7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx

1/6

KABUPATEN

WAJO

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

Ditetapkan olehKepala Puskesmas

Maniangpajo

dr. H. GUSAIDI M.Kes

NIP. 19680104 00604

1 004SOP

No.

Kod :

Terbitan :

No. Revisi :

Tgl.Mulai Berlaku :

Halaman :

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen

yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai

acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian DokumenAdalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen

sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,

penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang

diatur dalam prosedur ini.

2. Dokumen Dikendalikan

Dokumen dengan status DI!"DA#IA" adalah bah$a dokumen

acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai

perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.

%. Dokumen &idak Dikendalikan

Dokumen dengan status &IDA DI!"DA#IA" adalah bah$a

dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan

karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.

'. Dokumen &idak (erlaku

Dokumen dengan status ADA#)A*+A artinya adalah bah$a

dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya

diperlakukan sebagai arsip.

. Pedoman utu

anual utu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat

ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan

7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx

2/6

yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua

kegiatan operasional organisasi.

. Prosedur erja

Prosedur erja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang

mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas ungsi agar

dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan

0. Program Pendukung

Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk

jad$al kegiatan yang memuat rencana aktiitas untuk mendukung

pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2. &ujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semuadokumen yang terkait dengan +istem anajemen utu I+-344152446

dapat dikelola dan dikendalikan secara eekti sehingga memenuhi

persyaratan standard Internasional I+-344152446 .

%. ebijakan

'. *eerensi

. Alat dan (ahan A&, 7ormulir

. Prosedur / #angkah-langkah (agan Alir

1. !"!&APA" 8!"I+ D)!" DA"

*!AA"

epala Puskesmas / * / Pemegang Program

/ oordinator )nit / enetapkan jenis

dokumen dan rekaman terkendali, meliputi 5

Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan

Formulir

2. !()A& D)!" DA" *!AA"

* / 9akil anajemen menetapkan

sistematika pembuatan dokumen sebagai

berikut 5

Prosedur erja dan Instruksi erja terdiri

dari 5 Pengertian, Tujuan, Kebijakan,

Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),

nit Terkait, !e"erensi, Dokumen terkait,

#atatan re$isi/ Peruba%an

%. !":!+A;A" I+I D)!" &!*!"DA#I? dengan persetujuan

*.

0. !*!@I+I D)!" DA" *!AA"

+uatu dokumen dapat direisi dengan tata

cara5

a.Pemohon reisi mengisi ormulir usulan

reisi kepada epala Puskesmas

b. Permintaan reisi disetujui pejabat yang

ber$enang

c.*eisi dicatat dalam rekaman historis

perubahan pada tiap dokumen

6. !"!*(I&A" )#A": D)!" DA"

*!AA"

7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx

5/6

+uatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika5

a. &erjadi perubahan sistem mutu

b. Ada perubahan struktur organisasi yang

mempengaruhi isi dokumen

c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan

urutan pelaksanaan tugas

d. (ila terjadi penerbitan ulang, dokumen

lama ditarik

3. !#A)A" P!"A*IA" DA"

P!)+"A;A" D)!" DA"

*!AA"

a. * menarik salinan dokumen dan

rekaman yang sudah tidak berlaku dari

peredaran dengan menggunakan ormulir

bukti penarikan dokumen

b. +alinan dokumen dan rekaman yang sudah

ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar

dan dicatat dalam ormulir berita acarapemusnahan dokumen

c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen

yang sudah ditarik diberi cap &A

&!*!"DA#IB , dan disimpan *

sebagai arsip

d. 7ormulir berita acara pemusnahan

dokumen disimpan oleh *.

14. !#A)A" P!"I"8A)A" )#A":

D)!"

+etiap dokumen ditinjau ulang setiap satu

tahun sekali

11. !#A)A" P!":!"DA#IA"

D)!" !+&!*"A#

oordinator )nit/Pemegang program

mengidentiikasi dan mengendalikan

distribusi dokumen eksternal dengan ormulir

datar dokumen eksternal. (ila suatu

7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx

6/6

dokumen eksternal sudah tidak digunakan,

* menarik dokumen eksternal tersebut dan

dicatat dalam ormulir datar dokumen

eksternal

0. ;al-hal yang perlu

diperhatikan

=atatan *eisi perubahan, (ukti Penerimaan dokumen, )sulan reisi,

(ukti penarikan dokumen, (erita acara pemusnahan dokumen

6. )nit &erkait

3. Dokumen &erkait 7ormulir (ukti Penerimaan dokumen

7ormulir Datar Induk Dokumen

7ormulir Datar Induk 7ormulir

7ormulir )sulan *eisi

7ormulir (ukti Penarikan Dokumen

7ormulir (erita Acara Pemusnahan Dokumen

7ormulir Datar induk dokumen eksternal