Nomor:

RevisiKe:

BerlakuTgl:

SPO ( Standart Prosedur Operasional )

Pengendalikan Dokumen

PenanggungJawab

Disiapkan :DiperiksaDisahkan

Pokja Admen

...........................................NIP.......................................Ketua Tim Akreditasi

.............................................NIP........................................Kepala Puskesmas

Dr. KartikaningsihNIP. 19681125 200301 2010

DINAS KESEHATAN KABUPATEN PEMALANGPUSKESMAS KALIMAS KECAMATAN RANDUDONGKALJln. Raya Kalimas No. 01 Telp. (0284) 562065 Kalimas

PUSKESMASKALIMASPengendalian DokumenDisahkan olehKepala Puskesmas Kalimas

dr. KartikaningsihNIP. 19681125 200301 2010

SPONo. Kode:

Terbitan:

No. Revisi:

Tgl. Mulaiberlaku:

Halaman:

1. TujuanSebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi puskesmas maupun akreditasi puskesmas.

2. KebijakanPengendalian Dokumen Puskesmas Kalimas mengikuti langkah-langkah dalam Prosedur sbb :

3. Definisi Pengendalian dokumen puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen/surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun dokumen akreditasi puskesmas. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas. Dokumen/arsip aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/masih dipakai dalam kegiatan, masih disimpan di unit-unit pelayanan. Dokumen/arsip in aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medis apabila pasien yang sudah meninggal atau sudah pindah. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap puskesmas. Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis-jenis dokumen (contoh kelompok Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK), dst).

4. ProsedurA. Pengkodean (coding) dokumen kelompok pelayanan :1. Administrasi Manajemen dengan kode: A2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode: B3. Pelayanan program KIA dan KB dengan kode: C4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode: D5. Pelayanan program Gizi dengan kode: E6. Pelayanan program P2P dengan kode: F7. Pelayanan program Kesehatan Lingkungan (kesling) dengan kode: G8. Prosedur pelayanan/kerja disingkat: PK9. Instruksi kerja disingkat: IK10. Daftar tilik disingkat: Dt11. Kerangka acuan disingkat: KA12. Surat keputusan disingkat: SK13. Kebijakan disingkat: Kb14. Dokumen eksternal disingkat: Dek

B. Penyimpanan dokumen/arsip1. Dokumen rekam klinik/medis wajib disimpan sekurang-kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medis/klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya rekam medis.2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayanai di puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 2 tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda : a. Umum: resep umumb. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan.c. Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsostek/Jampersal untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi.3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang.4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-masing kelompok pelayanan/program, sedangkan administrasi manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program.

C. Sistem penomoran1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah daerah Kabupaten Pemalang.2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan.3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.4. Urutan penomoran meliputi : kode pelayanan, kode dokumen, bulan, tahun dan nomor urut dokumen.Contoh: C/PK/IV/13/002CKode KIA dan KB

PKProsedur Kerja

IVBulan April

13Tahun 2013

002Nomor urut prosedur

D. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir1. Format prosedur2. Format instruksi kerja3. Format rekam klinis/medis4. Format resep5. Format rujukan internal6. Format rujukan eksternal7. Format inform consent8. Format penolakan tindakan9. Format permintaan rujukan eksternal

5. Diagram Alir

6. Referensi Manajemen kearsipan, Zulkifli Amsah, Gramedia Pustaka Utama, 1995 Bahan Ajar Pelatihan Manajemen Perkantoran, Depkes RI, 2009

7. Dokumen Terkait PK, IK, Dokumen akreditasi program Dokumen pelayanan medis dasar

8. DistribusiSemua unit Pelayanan dan Program Puskesmas Kalimas

Kalimas,Kepala Puskesmas Kalimas

dr. KartikaningsihNIP. 19681125 200301 2010

9. Rekaman Historis PerubahanNO.YANG DIRUBAHISI PERUBAHANTgl mulai diberlakukan

PUSKESMASKALIMASPengendalian Dokumen

DAFTAR TILIKNo. Kode:

Terbitan:

No. Revisi:

Tgl. Mulaiberlaku:

Halaman:

NOKEGIATANYATIDAKTIDAK BERLAKU

1Apakah Pengkodean dokumen sudah sesuai dengan masing-masing dibawah ini?A. Pengkodean (coding) dokumen kelompok pelayanan :1. Administrasi Manajemen dengan kode: A2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode: B3. Pelayanan program KIA dan KB dengan kode: C4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode: D5. Pelayanan program Gizi dengan kode: E6. Pelayanan program P2P dengan kode: F7. Pelayanan program Kesehatan Lingkungan (kesling) dengan kode: G8. Prosedur pelayanan/kerja disingkat: PK9. Instruksi kerja disingkat: IK10.Daftar tilik disingkat: Dt11. Kerangka acuan disingkat: KA12. Surat keputusan disingkat: SK13. Kebijakan disingkat: Kb14. Dokumen eksternal disingkat: Dek

2Apakah penyimpanan dokumen seperti dibawah ini?B. Penyimpanan dokumen/arsip1. Dokumen rekam klinik/medis wajib disimpan sekurang-kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medis/klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya rekam medis.2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayanai di puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 2 tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda : a. Umum: resep umumb. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan.c.Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsostek/Jampersal untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi.3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang.4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-masing kelompok pelayanan/program, sedangkan administrasi manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program.

3Apakah Sistem penomoran sesuai dengan masing-masing dibawah ini?

C. Sistem penomoran1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah daerah Kabupaten Pemalang.2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan.3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.4. Urutan penomoran meliputi : kode pelayanan, kode dokumen, bulan, tahun dan nomor urut dokumen.Contoh: C/PK/IV/13/002CKode KIA dan KB

PKProsedur Kerja

IVBulan April

13Tahun 2013

002Nomor urut prosedur

4Apakah masing-masing format dokumen sudah diseragamkan?

D. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir1. Format prosedur2. Format instruksi kerja3. Format rekam klinis/medis4. Format resep5. Format rujukan internal6. Format rujukan eksternal7. Format inform consent8. Format penolakan tindakan9. Format permintaan rujukan eksternal