Analisis Proses Bisnis (APB)

Erlanie Sufarnap

airlanee@yahoo.com

085830132449

Analisis Proses Bisnis (APB)

• Bobot : 3 sks• Penilaian :

– Kehadiran : Bagi yang tidak pernah Absen (minimal 1 kali absen ) mendapat

bonus nilai 10% dari total nilai akhir – Tugas&Kuis : 30%– UTS : 35%– UAS : 35%

• Mahasiswa masuk ruang kuliah sebelum Pengajar masuk ruang & waktu tunggu kehadiran Pengajar 15 menit

Tujuan Matakuliah

• Peserta mata kuliah akan dapat mengetahui cara mengukur performansi proses bisnis

• Peserta mata kuliah akan dapat mengetahui berbagai macam jenis tool untuk analisis proses bisnis

Silabus Ringkas• Merupakan sebuah mata kuliah di

jurusan Sistem Informasi yang bertujuan agar mahasiswa mampu untuk mengenal, mengerti dan memahami berbagai proses dan prosedur standart yang berlaku dalam sebuah perusahaan di setiap pokok bagian dalam perusahaan, seperti : produksi, pemasaran, sdm dan keuangan

Silabus ..

• Setelah mahasiswa mengenal, mengerti dan memahami mereka akan melakukan analisis terhadap setiap bagian pokok perusahaan tersebut berdasarkan tinjauan teknologi informasi, sehingga setiap proses dan prosedur yang standart mungkinkah dilakukan modifikasi atau tidak,dimana tujuannya adalah peningkatan produktivitas dan efektivitas kerja

Silabus ..

• Materi ini 60% berisikan teori tentang berbagai standart pokok proses dan prosedur dalam setiap pokok bagian dalam perusahaan dan 40% berisikan study case untuk melakukan analisis terhadap setiap proses dan prosedur yang berlaku. Study Case yang dilakukan dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan di sebuah perusahaan atau pengajar memberikan sebuah contoh real company.

Silabus ..

• Pada sesi presentasi, setiap mahasiswa atau kelompok harus mampu melakukan presentasi tentang hasil analisisnya terhadap perusahaan yang menjadi obyek pengamatannya, dan melakukan perbandingan terhadap proses dan prosedur standart yang berlaku dengan proses dan prosedur di perusahaan tersebut. Dan apabila akan dikembangkan dengan menggunakan IT, bagaimana proses dan prosedur yang baik.

Materi Kuliah Proses Dokumentasi dan Pengukuran Performansi

– Definisi Prosess Bisnis.

– Model Proses Bisnis

– Analisa Sistem

– Perbaikan Organisasi Bisnis

– Dokumentasi Proses Bisnis dan SIFO

– Proses Order To Cash I : Pemasaran dan Penjualan

– Proses Order To Cash II: Pengumpulan Data

– Proses Purchase To Pay & Proses-Proses Bisnis Lainnya

Pustaka dan Referensi

• Gelinas , Sutton & Fedorowicz , 2004 , Business Processes and Information Technology , Thomson South-Western

• Hollander , Denna & Cherrington , 2003 , Accounting , Information Technology and Business Solutions , Second Edition , McGraw Hill

Introduction Analisis Proses Bisnis (APB)

Proses Bisnis

Proses Bisnis

• Tujuan : Memahami bagaimana organisasi Anda bekerja sekarang.

• Definisi Proses adalah sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas.

Bisnis

• Definisi Bisnis : untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang konsumen) yang membutuhkan hasil tersebut.

• Proses Bisnis adalah Sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi . [Butler Group]

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT • Sejalan dengan tuntutan persaingan bisnis, banyak

perusahaan menyadari bahwa keunggulan teknologi dan produk yang dihasilkan semata tidak lagi dapat diandalkan menjadi sumber keunggulan dalam bersaing. Karena itu, untuk memenangkan persaingan pasar berbagai perusahaan mengembangkan diferensiasinya melalui unsur service yang semakin memanjakan konsumennya. Kepuasan dan loyalitas konsumen menjadi fokus perhatian dalam memenangkan persaingan. Business Process Management merupakan aliran praktek manajemen yang relatif baru khususnya bagi masyarakat bisnis di Indonesia. Business Process Management (BPM) berfokus pada perancangan dan peningkatan mutu dan efektivitas seluruh proses/aktivitas inti perusahaan yang terjadi di dalam lintas fungsi yang bermuara pada peningkatan mutu layanan kepada pelanggan.

• Bagaimana meningkatkan rancangan proses bisnis inti agar menjadi lebih efektif dan berfokus pada kepuasan pada pelanggan, dan dengan menggunakan pengalaman dari perusahaan-perusahaan best practices atau standar dunia, para peserta diharapkan akan dapat memperoleh gagasan bagaimana melakukan pengukuran efektivitas proses bisnis inti yang terjadi di perusahaannya. Selain itu program ini membantu para manajer dalam melakukan analisis proses bisnis yang diperlukan bagi usaha peningkatan efektivitas rancangan proses/aktivitas inti di perusahaannya.

Topik Utama dalam Bisnis Proses• Pengenalan pengertian dan ruang lingkup

Business Process Management, organisasi vertikal dan horizontal

• Bagaimana melakukan analisis proses bisnis, bagaimana melakukan dekomposisi proses serta melakukan pemetaan proses yang dipergunakan untuk menentukan langkah peningkatan dan penyempurnaan disain proses yang lebih efektif dan berfokus pada kepuasan pelanggan

• Bagaimana melakukan improvement atas proses-proses bisnis utama, konsep serta alat-alat (tools) yang dipergunakan

Proses Bisnis

• Pentingnya Proses Bisnis : Memperbaiki PROSES BERARTI Memperbaiki BISNISBisnis dapat lebih bersaing dan menghasilkan profit lebih banyak, Kenaikan produktifitas, Menyediakan tingkat pelayanan konsumen yang lebih tinggi, Memperoleh fleksibilitas lebih besar dalam penggunaan sumber daya, termasuk staf, Merespon lebih cepat pada peluang baru, Meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik, Menjalankan teknologi yang lebih baru tanpa hambatan

SDLC Prosess

Cara Pemodelan Proses Bisnis :

1. Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan batasan

2. Pemahaman & memetakan proses yang berjalan

3. Mengukur kinerja proses

4. Menentukan akar masalah (root cause)

5. Mengidentifikasi perbaikan proses (Menggunakan cara ESIA) :

6. Implementasi perbaikan proses bisnis

Komponen Logis Dari Proses Bisnis

3 Komponen proses yang saling bekerja sama dalam mendukung aktifitas bisnis secara logis yaitu :

• The Management Process / Proses Manajemen

• The Information Process / Proses Informasi

• The Operation Process / Proses Operasi

The Management Process / Proses Manajemen

• The Management Process is a human made system consisting of the people, authority, organization, policies, and procedures whose objective is to plan and control the operations of the organization.

• The three most prominent management activities are planning, controlling, and decision making.

The Information Process / Proses Informasi

• The Information Process is that portion of the overall IS related to a particular business process.

• The information process plays a critical role in the way all three process work together.

The Operation Process / Proses Operasi

• The Operation Process is a human made system consisting of the people, equipment, organization, policies, and procedures whose objective is to accomplish the work of the organization.

• Operations process typically include distribution, manufacturing, human resources, and their sub-processes.

Pengelolaan Pengguna Informasi• Data vs Informasi

• Kualitas Informasi (Secara umum )1. Informasi harus AkuratInformasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.2. Tepat waktu (timeliness)Informasi datang ke penerima tidak boleh terlambat karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Misalnya jika dalam pengambilan keputusan penting terlambat akan berakibat fatal untuk organisasi.3. Efektif & Relevan Berarti informasi tersebut haruslah mempunyai manfaat untuk pemakainya.

QUALITIES of INFORMATION (1) :

1. Effectiveness : deals with information being relevant and pertinent to business process as well as being delivered in a timely, correct, consistent and usable manner.

2. Efficiency : concern the provision of information through the optimal (most productive and economical) usage of resource.

3. Confidentiality : concern the protection of sensitive information from unauthorized disclosure.

4. Integrity : related to accuracy and completeness of information as well as to its validity in accordance with business values and expectations.

5. Availability : related to information being available when required by business process now and in the future. It also concern the safeguarding of necessary resources and associated capabilities.

6. Compliance : deals with complying with those laws, regulations and contractual obligations to which the business process is subject, i.e. externally imposed business criteria.

7. Reliability of Information : relates to provision of appropriate information for management to operate the entity and for management to exercise its financial and compliance reporting responsibilities. [Source : from COBIT – Control Objectives for Information and Related Technology – Framework, 3 ed.]

QUALITIES of INFORMATION (2) :

Nilai informasi ditentukan 2 hal, yaitu :• Manfaat• Biaya mendapatkannyaSuatu informasi dikatakan bernilai bilamanfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya mendapatkannya.

Aturan-Aturan dalam Bisnis Profesional

In relation to an Information System, the business profesional may assume one or more of three roles : designer, user and evaluator.As A Designer of an IS, the business professional brings a knowledge of business, information technique and system development method. In designing the IS, the business professional might answer suchquestion as :• What will be recorded? (i.e what is a recordable business event?)• How will the event be recorded? (i.e what data stores will be used?)• When will the event be recorded (i.e before or after occurrence?)• What controls will be necessary to provide valid, accurate, and complete

records to protect assets and to ensure that IS can be audited ?• What reports will be produced and when will they produced?• How much detail will the reports include ?

The business professional is also a user of the IS to perform functions.

The business professional’s effectiveness depends on how well she knows the IS and the technology used to implement it. For Instance, to analyze financial information, a financial analyst must know what data are stored in the IS, how to access those data, what analysis tools exist and how to use them and how to present the information using available report writing facilities.

• As a User, the business professional may also be called to participate in the IS design process. In fact, an Information System user should insist on being involved to make sure that a new system contains required features. To be effective in the design process, the user must know how system are developed, the techniques used to develop a system and the technology that will be used in a new system.

• As business process owners, business professionals are Evaluators of the IS. They may stipulate the system’s controls, access the system’s efficiency and effectiveness, and participate in the system design process. To be effective, the evaluator must possess knowledge of system development techniques, of controls, of the technology used in the information systems and of the design and operation of the IS.

Review Question :1. Mengapa sistem informasi sangat

dibutuhkan dalam organisasi ? Jelaskan.2. Hal apa saja yang termasuk dalam

kualitas informasi? Jelaskan masing-masing nilai kualitasnya dengan kalimat anda dan berikan contoh.

3. Jelaskan 3 aturan bisnis proses yang direlasikan dengan sistem informasi.

4. Mengapa kita harus memiliki pengetahuan tentang tujuan sistem untuk mempelajari sistem tersebut? Jelaskan.

5. Mampukah seorang menjadi salah satu komponen proses bisnis : informasi, manajemen, dan operasi ? Jelaskan.

Reference Books:

• Gelinas, Sutton & Fedorowicz, 2004, Business Processes and Information Technology, Thomson South-Western.

• Hollander, Denna & Cherington, 2003, Accounting, Information Technology and Business Solutions, Second Edition, Mc.Graw Hill.