127420077-makalah-implementasi-tqm
-
Upload
daimal-fadli -
Category
Documents
-
view
207 -
download
0
Transcript of 127420077-makalah-implementasi-tqm
PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN DI SUBBAG PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
DENGAN PENDEKATAN MODEL
“TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)”
I. Latar Belakang
Dunia usaha saat ini dihadapkan pada persaingan global dengan salah satu ciri
menonjol adalah berkembangnya teknologi informasi yang sangat pesat. Hal tersebut
menjadikan siapa saja dapat dengan mudah mengakses setiap informasi bisnis tanpa
dibatasi ruang dan waktu. Bagi konsumen, mereka bisa dengan leluasa mendapatkan
informasi pasar, memiliki banyak preferensi produk, dan menentukan pilihan produk
yang berkualitas seperti yang diharapkan. Dengan demikian konsumen memegang peran
strategis bagi keberhasilan perusahaan. Kepuasan konsumen merupakan inti dari
pencapaian profitabilitas jangka panjang. Konsumen akan memperoleh kepuasan jika
mereka mendapatkan produk yang berkualitas. Dengan demikian keberhasilan suatu
perusahaan dalam berkompetisi sangat bergantung bagaimana mereka dapat
memberikan kepuasan kepada konsumen melalui penciptaan produk yang berkualitas.
Lingkungan bisnis yang selalu mengalami perubahan menuntut setiap perusahaan untuk
melakukan perbaikan kualitas secara kontinyu dan berkelanjutan, disesuaikan dengan
dinamika harapan konsumen.
Banyak pihak yang sepakat bahwa Total Quality Management (TQM)
merupakan salah satu altematif untuk mengelola perusahaan dalam upaya memperbaiki
kualitas produk, dan pada perkembangan selanjutnya bisa memberikan kepuasan kepada
konsumen. Dengan menerapkan TQM, perusahaan diharapkan akan dapat meningkatkan
kepuasan konsumen melalui perbaikan kualitas produk dan dengan meningkatkan
kualitas produk perusahaan. TQM memberikan peralatan untuk menjawab setiap
tantangan global dan mengarahkan perusahaan pada perbaikan kualitas yang
berkesinambungan yang menunjang tercapainya kepuasan konsumen secara total dan
terus menerus.
1
Banyak perusahaan yang memiliki keunggulan dalam persaingan global karena
menerapkan TQM. Penerapan TQM diakui telah membawa perusahaan-perusahaan
seperti Xerox, IBM, Motorola, Astra Grup, Harley Davidson, dan lain-lain, berhasil
meningkatkan kinerja, produktivitas, maupun daya saing. Keberhasilan perusahan
perusahaan tersebut telah memacu perusahaan lain untuk mengadopsi dan menerapkan
TQM, tidak terkecuali organisasi jasa, termasuk perguruan tinggi (PT). TQM diakui
sebagai suatu pendekatan manajemen yang dapat memperbaiki kinerja dan efisiensi
organisasi. TQM merupakan filosofi manajemen kualitas yang bersifat universal.
Filosofi TQM bisa diadopsi dan diterapkan pada perusahaan manufaktur maupun
perusahaan jasa. TQM menjanjikan sukses bagi institusi pendidikan tinggi yang
beroperasi pada lingkungan bisnis global, karena TQM menggunakan pendekatan
menyeluruh terhadap kualitas. Meskipun penerapan TQM pada perguruan tinggi masih
menimbulkan perdebatan berbagai pihak, dalam kenyataannya berdasarkan data yang
dikumpulkan oleh Quality Progress, sampai dengari tahun 1992 terdapat 220 institusi
pendidikan tinggi di Amerika Serikat yang menerapkan TQM' (Lewis dan Smith: 1994).
Ada empat bidang utama dalam perguruan tinggi yang dapat mengadopsi prinsip-prinsip
TQM, yaitu: 1) penerapan TQM untuk meningkatkan fungsi administrasi dan operasi, 2)
mengintegrasikan TQM ke dalam kurikulum, 3) penggunaan TQM dalam pengajaran di
kelas, dan 4) penggunaan TQM untuk mengelola aktivitas riset perguruan tinggi.
Persaingan antar lembaga pendidikan tinggi dalam memberikan jasa kepada
konsumennya (khususnya mahasiswa) dan dalam proses menghasilkan kualitas keluaran
yang memadai, menuntut lembaga pendidikan tinggi untuk selalu berbenah diri agar
dapat memberikan kepuasan mahasiswanya (Allen dan Davis: 1991). Tuntutan terhadap
perguruan tinggi saat ini lebih luas, tidak hanya sekedar mampu menghasilkan lulusan
berdasar kuantitas dan standar akademik, namun keseluruhan program dan lembaga
pendidikan tinggi harus membuktikan kualitas yang tinggi yang didukung oleh
akuntabilitas yang ada. Bukti prestasi, penilaian, sertifikasi kualitas, keberhasilan alumni
dalam mendapatkan pekerjaan yang sesuai bidang ilmunya, serta hasil evaluasi juga
diperlukan untuk memperoleh pengakuan dari masyarakat.
2
Peguruan tinggi sebagai organisasi yang bergerak dalam bidang jasa dapat
mengadopsi: filosofi TQM melalui suatu konsep yang disebut Total Quality Service
(TQS). TQS merupakan derivasi TQM dalam industri jasa yang merupakan konsep
tentang bagaimana menanamkan kualitas jasa pada setiap fase penyelenggaraan jasa
yang melibatkan semua personal organisasi (Handriana: 1998). Menurut Stamatis
(1996), TQS didefinisikan sebagai sistem manajemen strategik dan integratif yang
melibatkan semua manajer dan karyawan, serta menggunakan metode-metode kualitatif
dan kuantitatif untuk memperbaiki secara berkesinambungan proses-proses organisasi
agar dapat memenuhi dan melebihi kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan.
Dukungan terhadap penerapan TQM/TQS di perguruan tinggi semakin kuat
dengan mengacu pada penelitian yang dilakukan pada perguruan tinggi di USA oleh
Holmes, et al. (1995), "TQM in The Business School: The Faculty Viewpoint" dan
diteruskan oleh Kusdiartini pada perguruan tinggi di Jawa Tengah. Hasil penelitian
tersebut menunjukkan basil bahwa pihak luar/pengguna jasa perguruan tinggi menuntut
agar perguruan tinggi memiliki nilai tambah yang bermanfaat, perguruan tinggi harus
mampu mengidentifikasi konsumennya dengan tepat, kesadaran yang tinggi dan sikap
positif para pengelola akademik terhadap prinsip-prinsip TQM/TQS yang ditunjukkan
dengan perlunya perbaikan berkelanjutan dalam proses belajar mengajar maupun
mekanisme kerja, customer focus, dan pendidikan-Iatihan, pengakuan para pengelola
akademik bahwa TQM/TQS memberikan kontribusi ke dalam praktek-praktek
manajemen.
Meskipun TQM/TQS menjanjikan keberhasilan bagi organisasi yang
menerapkannya, namun tidak sedikit organisasi yang gagal dalam menerapkan
TQM/TQS. Kegagalan organisasi dalam menerapkan TQM/TQS bukan disebabkan oleh
filosofi TQM/TQS-nya yang salah, tetapi disebabkan kesalahan pada metode dan
strategi penerapannya. Banyak pihak sepakat bahwa dengan menerapkan TQM/TQS,
suatu perusahaan akan memperoleh keberhasilan dalam persaingan. Tetapi banyak
perusahaan yang menerapkan TQM/TQS tanpa berusaha untuk memprakirakan
keberadaan kendala-kendala yang ada. Menilai kendala potensial penerapan
TQM/TQS seharusnya merupakan bagian integral dari proses penerapan TQM/TQS
(Ngai dan Cheng: 1999). Ngai dan Cheng dari The Hongkong Polytechnic University,
3
telah melakukan penelitian terhadap para profesional manajer di Hongkong untuk
mengetahui kendala-kendala potensial yang dihadapi dalam penerapan TQM. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa terdapat 4 faktor yang diidentifikasi menjadi kendala-
kendala potensial dalam penerapan TQM, yaitu: kendala pekerja dan budaya, kendala
infrastruktur, kendala manajerial, dan kendala organisasional. Dalam penelitiannya,
Ngai dan Cheng menggunakan reseponden para pofesional manajer pada berbagai
perusahaan tanpa membedakan apakah perusahaan manufaktur ataupun jasa. Penelitian
ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari penelitian yang telah dilakukan oleh Ngai
dan Cheng. Berbeda dengan penelitian Ngai dan Cheng, penelitian ini akan
memfokuskan pada kendala-kendala potensial penerapan TQM/TQS pada organisasi
jasa perguruan tinggi.
Menurut sejarah, Frederick Taylor (seorang Amerika) yang sekaligus diakui
sebagai bapak manajemen, pada tahun 1920-an, mencetuskan gerakan Total Quality
Management (TQM). Kemudian pada tahun 1950 secara gencar Jepang
mengembangkan TQM untuk memperbaiki dan membangkitkan perekonomiannya,
setelah W. Edwards Deming mengajarkan salah satu penekanan dalam TQM, yaitu
kualitas kepada para ilmuwan, insinyur dan eksekutif perusahaan Jepang. Sejak tahun
1980-an TQM mulai sangat populer di dunia bisnis. Boleh dikatakan bahwa, TQM lahir
di Amerika Serikat kemudian dibesarkan di Jepang yang selanjutnya berkembang di
Amerika Utara dan Eropa.
Jepang meyakini bahwa, kunci pokok perusahaan-perusahaannya adalah kualitas
produknya. Oleh karena itu, secara terus menerus perusahaan-perusahaan tersebut
berusaha menciptakan infrastruktur sebagai dasar tercapainya kualitas, yaitu aspek
manusia, proses dan fasilitas. Selain itu, Jepang juga mengirimkan para ahlinya ke luar
negeri. Kenyataan menunjukkan bahwa, barang-barang produk Jepang bisa melampaui
kualitas yang diproduksi oleh negara barat, sehingga volume ekspor industri Jepang
sangat drastis peningkatannya.
Total Quality Management (TQM) atau dengan terjemahannya dalam Bahasa
Indonesia “Manajemen Kualitas Terpadu”, merupakan konsep yang mengutamakan
kualitas/mutu, tidak hanya diterapkan dalam dunia bisnis atau industri, tetapi terakhir
ini juga telah diterapkan di dunia pedidikan. “Customers’ satisfaction oriented”, melalui
4
optimalisasi dan aspek-aspek manajemen inilah yang menjadi obsesi dalam penerapan
TQM, sehingga pelanggan (costumer) akan merasa puas dengan kualitas produk/jasa
yang dihasilkan.
Dalam situasi sumberdaya yang sangat terbatas, padahal Subbag Pendidikan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik - sub unit administrasi pendidikan yang secara
langsung di bawah kendali Dekan, Pembantu Dekan I dan Kabag Tatusaha - dituntut
untuk selalu memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan yang terdiri dari : unsur-
unsur pimpinan : fakultas, jurusan, program; dosen, mahasiswa, alumni, masyarakat
peminat pendidikan (calon mahasiswa) dan masyarakat lainnya.
Adapun kebutuhan pelanggan dari Subbag Pendidikan tersebut dapat
digambarkan sebagai berikut :
daftar mahasiswa untuk setiap matakuliah yang akurat
daftar hadir mahasiswa untuk setiap matakuliah
daftar mahasiwa per angkatan yang akurat
hasil evaluasi mahasiswa yang dituangkan dalam Kartu Hasil Studi (KHS) yang
akurat
data capaian Satuan Kredit Semester (SKS) mahasiswa yang akurat
judisium yang tepat waktu dan akurat
jadwal perkuliahan dan ujian yang tepat waktu dan akurat
data ijazah dan transkrip akademik yang tepat waktu dan akurat
surat-surat keputusan mengajar dan Penasihat Akademik (PA) yang tepat waktu
dan akurat
dll.
II. Permasalahan
Dari latarbelakang di atas dapatlah dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
Bagaimanakah penerapan TQM dalam meningkatkan kualitas pelayanan Subbag
Pendidikan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ?
II. Pembahasan
5
3.1 Sumber Daya Manusia
Sumberdaya Manusia (SDM) mempunyai posisi yang sanat vital untuk
melaksanakan kegiatan organisasi/institusi, tidak terkecuali Subbag Pendidikan Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebalas Maret. Posisi ini diperkuat dengan
fakta bahwa, staf Subbag Pendidikan memiliki otoritas yang tinggi dalam proses
administrasi akademik sampai produk/hasil dari proses tersebut.
Adapun staf Subbag Pendidikan adalah sebagai berikut (staf pustakawan tidak
dicantumkan) :
No. Nama NIP Pendd. Gol Tugas
Endang Sri Hastuti, S.Sos.
130 891 776
S1 III/c
Pendaftaran wisuda, cek nilai/transkirp, penyimpanan arsip akademik, layanan surat keterangan
Komarulhadi130 900 882
SLAIII/b
Administrasi akademik dan nilai untuk jurusan Ilmu Administrasi
Okta Triswantara, SIP.
131 656 828
S1III/b
Jadwal perkulihan, jadwal ujian, cek nilai/transkrip untuk jurusan Ilmu Komunilasi, surat-surat keputusan
Sawrono, S.Sos.131 106 040
S1 III/aAdministrasi akademik dan nilai untuk jurusan Ilmu Komunikasi
Sabardi130 901 890
SLA III/aAdministrasi akademik dan nilai untuk jurusan Sosiologi, arsip nilai
H. Suhadak131 656 131
SLA III/aPendaftaran ujian skripsi dan pelaksanaannya, nilai skripsi, kelenegkapan ujian skripsi
Maryani, S.Sos.132 231 686
S1 III/aLegalisasi ijasah, transkrip, cek nilai /transkrip, surat-surat keterangan, surat-surat keputusan
3.2 Produk/Jasa
Sebagaimana disebutkan di atas, Subbag Pendidikan merupakan subbag
administrasi di bidang akademik dengan produk/jasa yang berupa pelayanan sebagai
berikut :
Kartu Hasil Studi (semester, semester pendek dan revisi)
Jadwal perkuliahan (semester dan semester pendek)
Jadwal ujian (mid semester, semester pendek dan semester)
6
Pendaftaran dan pelaksanaan ujian skripsi
Transkrip akademik
Legalisasi (transkrip akademik, ijasah, KHS, surat keterangan lain)
Pengajuan ijazah
Pendaftaran wisuda universitas
Surat Keputusan mengajar bagi dosen dna dosen luar biasa
Surat Keputusan Pembimbing Akademis (PA)
Presensi mahasiswa
Surat-surat keterangan
Cek ijazah dan transkrip
Cek rekap nilai
Penyimpanan arsip bidang akademik
3.3 Total Quality Management (TQM)
Pengertian Total Quality Management (TQM) dari sumber acuan yang satu
dengan yang lain agak berbeda. Perbenaan ini hanyanya sebatas pada cara menguraikan.
Pengertian TQM menurut Tjiptono dan Diana (1998 : 4) sebagai berikut :
“adalah suatu pedekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk
memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk,
jasa, manusia, proses, dan lingkungannya”.
Dari pengertian di atas dapatlah digarisbawahi bahwa adanya upaya perbaikan
yang terus menerus dari produk/jasa yang didasari dengan perbaikan elemen-
elemennya : orang-orang yang terlihat di dalam produksi, mekanisme/teknis produksi
dan mesin produksi. Boleh dikatakan bahwa, konsep TQM adalah mengutamakan
kualitas/mutu yang diorientasikan pada pelanggan.
Poerwowidagdo dalam makalahnya yang berjudul : “Upaya Implementasi ‘Total
Quality Management’ di TNI-Angkatan Laut” memberikan pengertian TQM adalah :
7
“satu himpunan prinsip-prinsip, alat-alat, dan prosedur-prosedur yang memberikan
tuntunan dalam praktek penyelenggaraan organisasi. TQM melibatkan seluruh
anggauta organisasi dalam mengendalikan dan secara kontinyu meningkatkan
bagaimana kerja harus dilakukan dalam upaya mencapai harapan pengguna atau
pelanggan (customer) mengenai mutu atau kualitas produk atau jasa yang dihasilkan
organisasi. Dalam penerapannya, TQM menuntut pemberlakuan di seluruh organisasi,
baik vertikal maupun horisontal”.
Dalam pengertian yang dikemukakan Poerwowidagdo tersebut yang dimaksud
produk atau jasa bukanlah produk yang umumnya dihasilkan oleh suatu industri atau
perusahaan, melainkan lebih ditekankan pada bentuk pelayanan yang melibatkan seluruh
komponen dalam suatu organisasi guna mencapai keinginan pengguna atau pelanggan.
Pelayanan di sini harus selalu ditingkatkan.
Selanjutnya Poerwowidagdo mengemukakan karakteristik TQM sebagai berikut :
partisipasi aktif dari semua pihak, baik pimpinan maupun karyawan
berorientasi pada kualitas berdasarkan kepuasan pengguna
dinamika manajemen, top down dan bottom up
menanamkan budaya ‘team work’ dengan baik
menanamkan budaya ‘problem solving’ melalui konsep ‘PDCA ( Plan – Do –
Check – Action) approach’ dengan baik
perbaikan berkelanjutan
Sedangkan bila meminjam pendapat Tjiptono dan Diana (1998: 4-5),
karakteristik TQM adalah :
fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal
memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah
memiliki komitmen jangka panjang
membutuhkan kerja tim (teamwork)
memperbaiki proses secara berkesinambungan
8
menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
memberikan kebebasan yang terkendali
memiliki kesatuan tujuan
adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
Karakteristik ini juga diyakini sebagai komponen utama dalam TQM
3.4 Kualitas
Dalam kehidupan sehari-hari, banyak orang bahkan kita sendiri membicarakan
masalah kualitas, apalagi menyangkut kulitas produk. Dalam menilai suatu produk,
misalnya, kualitas produk dalam negeri tidak kalah dengan produk luar negeri; kualitas
pelayanan di suatu institusi sangat memuaskan, karena cepat, murah dan tidak berbelit.
Apa sebenarnya pengertian “kualitas” ?. Pengertian kualitas yang diangkat dalam
makalah ini diambil dari pendapat (Tjiptono dan Diana : 4) :
“suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan
lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.”
Untuk lebih konkritnya dapatlah diberikan contoh sebagai berikut : seseorang
mahasiswa telah selesai menerima revisi Kartu Hasil Studi (KHS) di Subbag Pendidikan
Fisip UNS. Dari layanan yang diberikan oleh staf Subbag Pendidikan, mahasiswa
tersebut akan bisa segera menentukan kualitas produk/jasa yang berupa layanan tersebut.
Beberapa aspek untuk menentukan kualitas layanan, misalnya :
kecepatan dan ketepatan waktu yang dijanjikan
cara petugas merespon KHS yang akan direvisi
cara petugas menyerahkan kembali KHS
hasil cetakan KHS
data dalam KHS
Dari contoh di atas dapat menggambarkan suatu aspek dari kualitas, yaitu aspek
hasil. Konsep kualitas sendiri sering dianggap sebagai ukuran kebaikan suatu produk
atau jasa. Jika aspek-aspek tersebut telah memenuhi atau melebihi keinginan pencari
jasa, maka kualitas akan dianggap baik. Perlu digarisbawahi bahwa, dalam konsep TQM
9
aspek kualitas bukalah satu-satunya untuk menentukan tingkat keberhasilan atau mutu
produk/jasa, tetapi harus dilihat dari kualitas manusia, proses, peralatan dan tekniknya.
Menurut Tjiptono dan Diana (1998: 27) yang mengutip pendapat Zeithaml, Berry
dan Parassuraman, lima rambu-rambu yang sering digunakan oleh pelanggan dalam
menilai/mengevaluasi kualitas jasa :
tangibles (bukti langsung), meliputi fasilitas fisik, perlengkapan, pegawai dan sarana
komunikasi
reliability (kehandalan) yaitu kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan
dengan segera dan memuaskan
responsiveness (tanggap), yaitu keiginan para staf untuk membantu para pelanggan
dan memberikan pelayanan dengan tanggap
assurance (jaminan) mencakup kemampuan, kesopanan dan sifat dapat dipercaya
yang dimiliki para staf, bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan
empty (empati), meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang
baik, dan memahami kebutuhan para pelanggan.
IV. Implementasi Total Quality Management (TQM)
Sebagaimana disebutkan di muka bahwa, TQM menekankan pada kualitas
produk/jasa. Peningkatan kualitas layanan tidak akan tercapai apabila tidak didukung
budaya kerja tim dan budaya kualitas/mutu.
4.1 Budaya Kerja Tim
Untuk menciptakan budaya kerja tim perlu adanya pengembangan staf Subbag
Pedidikan secara individual maupun secara tim. Konsep pengembangan ini perlu dilihat
dari sisi kualitatif, bukan dari sisi kuantitatif. Dengan demikian pengembangan staf
Subbag Pendidikan merupakan upaya pemberdayaan komponen staf sehingga akan
memberikan kontribusi yang optimal terhadap kualitas/mutu, proses dan hail bidang
administrasi akademik.
Pengembangan SDM ini dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa sub
pengembangan, yaitu :
10
a. Competency (kompetensi),
Yang terdiri dari knowledge, performance, dan consequence. Perkembangan ini
berkaitan erat dengan :
peningkatan kemampuan penguasaan bahan bidang administrasi akademik
penyelenggaraan/pemrosesan administrasi akademik
penguasaan komunikasi dengan baik (public relation)
pegembangan diri dengan menanamkan rasa, karsa dan cipta, sehingga memiliki
pusaka/pegangan/”piandel” yang berupa KERIS (kreatif, efektif/efisien, respektif,
inovatif, sensitif)
berwawasan ke depan
selalu mengembangkan kemampuannya, misalnya dengan pelatihan dan
pendidikan formal. Hanya sayangnya pengembangan staf Subbag Pendidikan
melalui pendidikan formal harus mengeluarkan beaya dari kantongnya sendiri, tidak
seperti tenaga fungsional dosen dan pustakawan yang diberi kesempatan untuk
memperoleh beasiswa yang seluas-luasnya..
b. Discipline (disiplin),
Pengembangan budaya disiplin. Hal ini tidak hanya menyangkut tepat waktu kerja,
namun lebih mengarah pada konsistensi individu dalam memahami, menghayati, dan
melaksanakan ketentuan berperilaku dalam sistem kelembagaan. Berbagai aturan dan
ketentuan mengenai disiplin harus disosialisasikan, bila ketentuan tidak
disosialisasikan akan bisa menyebabkan pelanggaran atas disiplin kerja.
c. Motivation (pengembangan semangat kerja).
Semangat kerja berkaitan dengan keiklasan/ketulusan hati yang berdampak pada
kepuasan kerja sebagai akibat terpenuhinya kebutuhan dasar dari pekerjaan,
misalnya : fasilitas, peralatan dan suasana kantor. Semangat kerja bisa ditentukan oleh
adanyan harapan masa depan, misalnya bagi yang memenhui kriteria tertentu akan
bisa mendapatkan kesempatan ke jenjang karier yang lebih tinggi.
d. Career (pengembangan karier),
11
Pengembangan ini sangat dibutuhkan dalam mendukung usaha-usaha pengembangan
di atas. Pengembangan ini diberikan untuk memperoleh kesempatan ke jenjang
pejabat seselon (struktural).
e. Wealthy (kesejahteraan),
Hal ini menyangkut penghargaan atas profesi staf Subbag Pendidikan dalam
memperoleh penghargaan yang berupa penghasilan resmi di luar gaji., yang jelas
asalnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini perlu diketengahkan bahwa,
mengingat perekonomian Indonesia yang begitu lesu menyebabkan nilai penghasilan
dari gaji tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Perlu ditambahkan bahwa, pengembangan SDM sangat bergantung dari lembaga
induk yang ada dalam struktur internal Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dan
lembaga induk universitas.
Pengembangan kinerja staf Subbag Pendidikan dalam berbagai bentuk, harus
selalu diupayakan. Hal ini sangat penting dalam usaha mencapai produktivitas yang
lebih baik, namun pengembangan ini harus dipikirikan secara terintegrasi dengan
mempertimbangan aspek finansial dan psikologis.
4.2 Budaya Kualitas/Mutu
Sehubungan dengan produk yang dihasilkan oleh Subbag Pendidikan berupa
jasa/pelayanan administrasi akademik, maka kualitas/mutu pelayanan tersebut akan
bergantung kepada aspek-aspek kualitas manusia, proses, peralatan/fasilitas, teknik,
pemasok data, dan lingkungannya, di mana kesemua aspek tersebut tidak dapat
dipisahkan dari yang satu dengan yang lainnya. Budaya kualitas/mutu ini bisa
direalisasikan dengan :
penanaman pemahaman akan pentingnya kualitas/mutu atas produk/jasa kepada
staf Subbag Pendidikan, di mana kualitas/mutu ditujukan/difokuskan kepada
pelanggan (customer)
penyediaan peralatan/fasilitas yang memenuhi dan sesuai dengan perkembangan
teknologi, berserta bahan-bahannya
12
penyederhanaan dan perbaikan prosedur/proses administrasi pendidikan yang
tidak menyimpang dari rambu-rambu/aturan-aturan yang ada
penyempurnaan yang terus menerus atas software yang diterapkan beserta
output-nya dalam komitmen jangka panjang
membangun komunikasi secara vertikal dan horisontal internal Subbag
Pendidikan, antar subbag, dan pimpinan terkait serta pemasok
pembudayaan seluruh staf dalam koridor “teamwork”
pemberian kesempatan kepada staf untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan
yang relevan dengan bidang tugasnya
penggunaan pendekatan ilmiah dalam pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan
V. Hambatan-Hambatan
TQM merupakan pendekatan yang sudah lama diimplementasikan di dunia
bisnis, namun relatif baru diadopsi di dunia pendidikan. TQM memerlukan perubahan
atas paradigma manajemen konvensional, komitmen jangka panjang, kesatuan tujuan
dan pelatihan-pelatihan. Adapun hambatan-hambatan yang kemungkinan dijumpai
dalam implementasi TQM adalah :
lambannya kontribusi pemasok, baik dosen maupun mahasiswa, misalnya dalam
penyerahkan nilai mahasiswa oleh dosen, dan penyerahan Kartu Rencana Studi
(KRS) oleh mahasiswa
lambannya penyerahan daftar nama pengampu matakuliah dari jurusan/program
adanya kesenjangan bila subbag lain tidak menerapkan TQM
suasana kantor yang kurang nyaman, misalnya mahasiswa bebas keluar masuk di
ruang administrasi
aturan universitas terkadang bertentangan dengan aturan fakultas
kelambanan pihak terkait, misalnya Puskom – institusi yang mengkoordinasikan
jaringan kampus - dalam penanganan “problemshooting” dan pengembangan sistem
jaringan komputer
adanya keragu-raguan staf dalam menerima konsep dan impelmentasi TQM
13
VI. Penutup
Hasil yang diharapkan dari implementasi TQM tidaklah semudah membalik
tangan, melainkan perlu waktu yang panjang. Implementasi TQM menuntut perubahan
dan perombakan fundamental atas budaya yang selama ini berjalan, karena menyangkut
salah satu unsur pokok, yaitu manusia yang sering/sudah terkondisi dengan kerja
individual dan sering menunda-nunda pekerjaan. TQM akan berhasil dengan baik
apabila didukung oleh semua unsur-unsur yang diperlukan.
-----------------------
14
SUMBER RUJUKAN
1. ------------- Business excellence through Total Quality Management
http://www.pqm-iris.co.id/pqm/tqm.htm
2. ------------- Kick off implementasi TQM UP III PLAJU
http://www.pertamina.com/indonesia/head_office/hupmas/news/BPertamina/2002/
Desember/30_Desember/BP301202M416.html
3. ------------- Pengembangan kinerja menuju produktivitas (Telaah Masalah
Sumber Daya Dosen PTS) http://jurnal-kopertis4.tripod.com/8-02.html
4. ------------- Total quality management and effective leadership
http://www.dti.gov.uk/mbp/bpgt/m9ja91001/m9ja910011.html
5. Poerwowidagdo, Sapto. J. Upaya implementasi ‘total quality leadership”
di TNI-Angkatan Laut http://www.hangtuah.ac.id/Sapto/total-quali.htm
6. Sukarna. Kepemimpinan dalam administrasi. Bandung : Mandar Maju, 1989.
7. Tjiptono, Fandy dan Diana, Anastasia Total Quality Managemen Yogyakarta :
Andi Offset, 1998.
15