MAKALAH

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Disusun Untuk Melengkapi Tugas

Mata Kuliah Pengendalian Mutu

Oleh:

DWI CAHYONO K2509017

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014

KATA PENGANTAR

Segala puji hanya milik Allah SWT, karena berkat limpahan rahmat-Nya

penulis dapat menyelesaikan tugas pengendalian kualitas ini dan tak lupa pula

sholawat salam kita sanjungkan kepada nabi Muhammad SAW. Penulis

mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah turut membantu dalam

penyusunan makalah yang penulis beri judul “TOTAL QUALITY

MANAGEMENT”

Tidak lupa pula penulis ucapkan terimakasih kepada dosen pengampu dalam

mata kuliah pengendalian mutu. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh

dari kesempurnaan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari para

pembaca untuk perbaikan makalah berikutnya dan harapan penulis semoga makalah

ini bermanfaat bagi kita semua, khususnya yang sedang dalam proses pembelajaran.

Boyolali, 30 Desember 2013

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................................2

DAFTAR ISI..............................................................................................................................3

BAB I.......................................................................................................................................4

PENDAHULUAN.......................................................................................................................4

1.1 Latar Belakang Pengendalian Kualitas...........................................................................4

1.2 Tujuan Pengendalian Kualitas.......................................................................................5

BAB II......................................................................................................................................6

PENGENDALIAN KUALITAS......................................................................................................6

2.1 Pengertian Kualitas.......................................................................................................6

2.2 Pengendalian Kualitas Secara Umum............................................................................7

2.3 Perkembangan Kualitas................................................................................................7

A. Total Quality Management.....................................................................................8

B. Quality Assurance.................................................................................................20

C. Inspection.............................................................................................................23

D. Quality Control......................................................................................................23

BAB III...................................................................................................................................25

KESIMPULAN.........................................................................................................................25

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................................26

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pengendalian Kualitas

Kebutuhan pengendalian kualitas timbul setelah masa revolusi industri, dimana

proses produksi yang dilakukan oleh mesin menimbulkan dua persoalan utama,

yaitu:

a) Penggunaan mesin mulai menggantikan kedudukan tenaga kerja manusia.

b) Produksi barang dilakukan secara besar-besaran sehingga memerlukan

keseragaman komponen dalam proses assembling dimana hal tersebut hanya

dapat dilakukan oleh mesin.

Agar proses produksi berjalan dengan lancar, dibutuhkan tenaga kerja untuk

menyortir barang yang memiliki kualitas dibawah standar, sehingga pada saat itu

mulai dikenal usaha pengendalian kualitas. Namun adanya perkembangan sistem

mekanisasi industri yang lebih maju menyebabkan keadaan industri menjadi tidak

beraturan, sehingga para produsen menjadi berkurang perhatiannya dalam

menghasilkan barang-barang yang bermutu tinggi. Sehingga timbul anggapan bahwa

petugas yang melaksanakan pengawasan merupakan penghalang bagi pekerja dan

supervisor untuk dapat melaksanakan kegiatan produksi.

Namun seiring dengan perkembangan penerangan dan komunikasi, maka keadaan

tersebut mulai berubah dimana pentingnya peranan pengendalian kualitas semakin

dibutuhkan sehingga prosedur dan metode pengendalian mutu mulai dikembangkan

kearah yang lebih baik.

1.2 Tujuan Pengendalian Kualitas

Maksud dari pengendalian kualitas adalah mengusahakan produk akhir yang

dihasilkan sesuai dengan spesifikasi produk dan standar yang ditetapkan. Selain itu

terdapat beberapa tujuan dilakukannya usaha pengendalian kualitas, yaitu:

1. Untuk memperbaiki adanya proses yang tidak terkendali.

2. Untuk mengendalikan produk jadi, dalam hal ini dilakukan dengan sampling

penerimaan.

3. Untuk menghasilkan produk yang berkualitas.

4. Mengusahakan biaya inspeksi atau pemeriksaan dapat ditekan seminimal

mungkin.

5. mengusahakan agar biaya desain produk dan proses dengan menggunakan

mutu produksi tertentu dapat menjadi seminimal mungkin.

6. Mengusahakan agar biaya produksi dapat ditekan serendah mungkin.

Dengan mengarah kepada pencapaian tujuan diatas berarti akan terjadi peningkatan

kualitas produk akhir, pengendalian kualitas terhadap proses produksi yang

berlangsung sehingga dapat dilakukan tindakan-tindakan apabila terjadi perubahan

yang tidak diharapkan.

BAB II

PENGENDALIAN KUALITAS

2.1 Pengertian Kualitas

Pengertian kualitas mengandung banyak definisi dan makna, tergantung pada

tujuan dan penggunaannya. Adapun beberapa befenisi kualitas yang banyak

digunakan, antara lain:

1. Kualitas merupakan kesesuaian dengan persyaratan atau tuntutan.

2. Kualitas merupakan kecocokan dengan pemakaian.

3. Kualitas merupakan perbaikan dan penyempurnaan yang berkelanjutan.

4. Kualitas merupakan usaha pemenuhan kebutuhan konsumen sejak awal dan

setiap saat.

5. Kualitas merupakan usaha untuk melakukan sejak awal secara tepat.

6. Kualitas merupakan sesuatu yang dapat memberikan kepuasan kepada

konsumen.

Kualitas secara umum dapat diartikan sebagai sejumlah karakter terukur yang

menunjukkan derajat kebaikan suatu produk, ataupun dapat diartikan sebagai suatu

keadaan terbaik dalam batas-batas kondisi tertentu sesuai dengan keinginan

konsumen.

Pada umumnya syarat-syarat kondisi yang diinginkan oleh konsumen sebagai

hal yang paling utama adalah harga produk dan manfaat produk. Kedua hal tersebut

menyangkut:

a. Spesifikasi dari karakteristik operasi.

b. Umur produk dan keandalan.

c. Ongkos pembuatan.

d. Kondisi dimana produk dibuat.

e. Pemasangan dan perawatan produk serta fasilitas di lapangan.

Adapun karakteristik dari produk yang diinginkan oleh konsumen pada

umumnya dapat berupa keadaan dan keindahan bentuk dari produk. Sehingga secara

singkat kualitas dapat didefinisikan sebagai kepuasan dalam pemakaian produk yang

mencakup aspek:

Quality of product : Kualitas produk atau jasa

Quality of cost : Kualitas dari biaya

Quality of delivery : Kualitas pengiriman produk

Quality of safety : Kualitas keamanan

Quality of morale : Kualitas dalam melayani konsumen

Berdasarkan pengertian kualitas diatas, maka yang menjadi penentu bagi

karakteristik mutu produk adalah konsumen, sehingga walaupun pihak produsen

telah menghasilkan suatu produk yang dianggap telah tepat untuk mencapai tujuan

yang diharapkan, namun konsumenlah yang menilai manfaat serta kualitas dari

produk tersebut. Sehingga dalam mendesain, memproduksi dan menjual suatu

produk pihak produsen harus berorientasi pada kepentingan konsumen.

2.2 Pengendalian Kualitas Secara Umum

Pada dasarnya kegiatan pengendalian kualitas mempunyai ruang lingkup yang

sangat luas, karena semua aspek yang mempengaruhi kualitas harus diperhatikan.

Secara garis besar, pengendalian kualitas dapat dibedakan menjadi tiga tingkatan

yaitu pengendalian kualitas pra proses, pengendalian kualitas selama proses

berlangsung dan pengendalian kualitas terhadap produk yang dihasilkan. Dengan

demikian akan dapat dikurangi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi.

2.3 Perkembangan Kualitas

Pada mulanya sistem untuk memonitor dan memanager kualitas hanya berupa

pengukuran (inspection), yang akhirnya banyak mengalami perkembangan sehingga

dikenal dengan adanya sistem pengendalian kualitas (Quality Control) serta jaminan

kualitas (Quality Assurance). Sejak tahun 1970, sistem-sistem tersebut diatas yaitu

Inspection, Quality Control dan Quality Assurance dikembangkan dan

disempurnakan menjadi Total Quality Management (TQM). Dimana TQM ini

mengintegrasikan semua level di atas menjadi satu kesatuan untuk menghasilkan

sesuatu yang berkualitas.

A. Total Quality Management

Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu sistem

perkembangan di Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang

diperhatikan oleh masyarakat, khususnya masyarakat bisnis. Namun, beberapa

dari mereka merupakan pemegang kunci dalam pengenalan dan pengembangan

konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen terpadu telah

dihargai di seluruh dunia.

TQM adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada

kualitas dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia

dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan

dan memberikan manfaat pada anggota organisasi (sumber daya manusianya)

dan masyarakat TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi

pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan

perbaikan terus menerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu

organisasi. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan,

dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi

untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan

kepuasan kepada pelanggan (output). Tujuan utama Total Quality Management

adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus-menerus. Dengan demikian, juga

Quality Management sendiri yang harus dilaksanakan secara terus-menerus.

Sejak tahun 1950-an pola pikir mengenai mutu terpadu atau TQM sudah

muncul di daratan Amerika dan Jepang dan akhirnya Koji Kobayashi, salah

satu CEO of NEC, diklaim sebagai orang pertama yang mempopulerkan TQM,

yang dia lakukan pada saat memberikan pidato pada pemberian penghargaan

Deming prize di tahun. Banyak perusahaan Jepang yang memperoleh sukses

global karena memasarkan produk yang sangat bermutu. Perusahaan/organisasi

yang ingin mengikuti perlombaan/ bersaing untuk meraih laba/manfaat tidak

ada jalan lain kecuali harus menerapkan Total Quality Management. Philip

Kolter (1994) mengatakan “Quality is our best assurance of custemer

allegiance, our strongest defence against foreign competition and the only path

to sustair growth and earnings”.

Di Jepang, TQM dirangkum menjadi empat langkah, yaitu sebagai berikut:

a. Kaizen: difokuskan pada improvisasi proses berkelanjutan (continuous

Improvement) sehingga proses yang terjadi pada organisasi menjadi visible

(dapat dilihat), repeatable (dapat dilakukan secara berulang-ulang), dan

measurable (dapat diukur).

b. Atarimae Hinshitsu: berfokus pada efek intangible pada proses dan

optimisasi dari efek tersebut.

c. Kansei: meneliti cara penggunaan produk oleh konsumen untuk peningkatan

kualitas produk itu sendiri.

d. Miryokuteki Hinshitsu: manajemen taktis yang digunakan dalam produk

yang siap untuk diperdagangkan. Penerapan Total Quality Management

dipermudah oleh beberapa piranti, yang sering disebut “alat TQM”. Alat-alat

ini membantu kita menganalisis dan mengerti masalah-masalah serta

membantu membuat perencanaan.

Delapan alat TQM yang diuraikan adalah sebagai berikut:

1. Curah Pendapat (Sumbang Saran) – Brainstorming

Curah pendapat adalah alat perencanaan yang dapat digunakan untuk

mengembangkan kreativitas kelompok. Curah pendapat dipakai, antara lain

untuk menentukan sebab-sebab yang mungkin dari suatu masalah atau

merencanakan langkah-langkah suatu proyek.

2. Diagram Alur (Bagan Arus Proses)

Bagan arus proses adalah satu alat perencanaan dan analisis yang digunakan,

antara lain untuk menyusun gambar proses tahap demi tahap untuk tujuan

analisis, diskusi, atau komunikasi dan menemukan wilayah-wilayah

perbaikan dalam proses.

3. Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah suatu alat analisis yang digunakan untuk menganalisis

masalah-masalah dengan kerangka Strengths (kekuatan), Weaknesses

(kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).

4. Ranking Preferensi

Alat ini merupakan suatu alat interpretasi yang dapat digunakan untuk

memilih gagasan dan pemecahan masalah di antara beberapa alternatif.

5. Analisis Tulang Ikan

Analisis tulang ikan (juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat) merupakan

alat analisis, antara lain untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari

suatu masalah dan menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu

proses.

6. Penilaian Kritis

Penilaian kritis adalah alat bantu analisis yang dapat digunakan untuk

memeriksa setiap proses manufaktur, perakitan, atau jasa. Alat ini membantu

kita untuk memikirkan apakah proses itu memang dibutuhkan, tepat, dan

apakah ada alternatif yang lebih baik.

7. Benchmarking

Benchmarking adalah proses pengumpulan dan analisis data dari organisasi

kita dan dibandingkan dengan keadaan di dalam organisasi lain. Hasil dari

proses ini akan menjadi patokan untuk memperbaiki organisasi kita secara

terus menerus. Tujuan benchmarking adalah bagaimana organisasi kita bisa

dikembangkan sehingga menjadi yang terbaik.

8. Diagram Analisa Medan Daya (Bidang Kekuatan)

Diagram medan daya merupakan suatu alat analisis yang dapat digunakan,

antara lain untuk mengidentifikasi berbagai kendala dalam mencapai suatu

sasaran dan mengidentifikasi berbagai sebab yang mungkin serta pemecahan

dari suatu masalah atau peluang.

Syarat-syarat pelaksanaan TQM dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus meneurus melakukan

perbaikan mutu produk dan pelayanan sehingga dapat memuaskan para

pelanggan.

b. Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan, dan para

pemegang saham.

c. Memiliki wawasan jauh ke depan dalam mencari laba dan memberikan

kepuasan.

d. Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.

e. Menciptakan kondisi di mana para karyawan aktif berpartisipasi dalam

menciptakan keunggulan mutu.

f. Ciptakan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif

memotivasi karyawan bukan dengan cara otoriter sehingga diperoleh suasana

kondusif bagi lahirnya ide-ide baru.

g. Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah

memberikan maaf bagi yang belum berhasil/berbuat salah.

h. Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman/

pendapat.

i. Setiap langkah kegiatan harus selalu terukur jelas sehingga pengawasan lebih

mudah.

j. Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam

upaya peningkatan mutu.

1. Sejarah TQM

A. 1946 – 1950, periode perintisan dan penelitian. Dr.W.E.Deming

menyampaikan seminar 8 hari mengenai kualitas pada para ilmuwan,

insinyur, dan para eksekutif perusahaan Jepang.

B. 1951 – 1954, periode pengendalian mutu statistik (Statistical Quality

Qontrol)

C. 1955 – 1960, periode pengendalian mutu sistematik. Diperkenalkan

istilah CWQC ( Company Wide Quality Control )

D. 1961 – sekarang, periode pemantapan dan pengembangan.

Prof.DR.Kaoru Ishikawa memperkenalkan Gugus Kendali Mutu

(Quality Control Circle)

2. Prinsip TQM

Prinsip-prinsip TQM:

a. Kepuasan pelanggan

b. Partisipasi

c. Manajemen berdasar fakta

d. Perbaikan berkesinambungan

3. Unsur-unsur TQM:

a. Pelanggan (internal dan eksternal)

b. Obsesi terhadap kualitas

c. Pendekatan Ilmiah

d. Komitmen jangka panjang

e. Kerjasama tim

f. Perbaikan sistem berkelanjutan

g. Pendidikan dan Pelatihan

h. Kebebasan terkendali

i. Kesatuan tujuan

Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

4. Elemen Pendukung Dalam TQM

Elemen-elemen pendukung TQM dimaksud adalah sebagai berikut.

a. Kepemimpinan

Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan

memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif,

menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil

menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan

untuk menggunakan MMT/TQM sebagai kunci proses manajemen,

peranan manajer senior sebagai penasihat, guru, dan pimpinan tidak

bisa diremehkan.Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya

menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi

internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu,

dan paling hebat pendidikannya di dunia harus diperebutkan melalui

persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan

menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus

mengembangkan secara partisipatif, baik misi, visi, maupun proses

manajemen, yang dapat mereka gunakan untuk mencapai keduanya.

Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa MMT adalah suatu proses

yang terdiri atas tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang

harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang

berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.

b. Pendidikan dan Pelatihan

Mutu didasarkan pada keterampilan setiap karyawan yang

pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini

mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan

informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan

memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu

bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh

perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik, dan

teknik lainnya juga digunakan dalam rangka mencapai kepuasan

pelanggan yang paripurna.

c. Struktur Pendukung

Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan

perubahan yang dianggap perlu dalam melaksanakan strategi

pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari

luar melalui konsultan. Akan tetapi, lebih baik kalau diperoleh dari

dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat

membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep

mengenai mutu, membantu melalui “network” dengan manajer mutu

di bagian lain dalam organisasi, dan membantu sebagai narasumber

mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim

manajer senior.

d. Komunikasi

Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh

dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh

karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk

melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal

manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk

menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab

pertanyaan dari setiap karyawan.

5. Model TQM

Salah satu kerangka model TQM:

a. Ethics / etika

b. Integrity / integritas

c. Trust / kepercayaan

d. Training /diklat

e. Teamwork / kerja sama

f. Leadership / kepemimpinan

g. Recognition / akredibilitas

h. Communication / komunikasi

6. Elemen Kunci TQM

Model TQM di atas menunjukkan suatu philosophy bahwa mutu yang

diinginkan didapat dari kekuatan kepemimpinan, perencanaan, design,

dan peningkatan inisiatif. Kedelapan elemen kunci tersebut dapat

dikelompokkan menjadi empat bagian, yaitu sebagai berikut.

a. Foundation, termasuk di dalamnya ethics, integrity, and trust.

b. Building Bricks, termasuk di dalamnya training, teamwork, and

leadership.

c. Binding Mortar, termasuk di dalamnya adalah communication.

d. Roof adalah recognition.

Adapun penjabaran serta pengertian dari ke empat elemen diatas adalah

sebagai berikut :

1. Foundation

TQM dibangun di atas suatu fondasi yang terdiri atas ethics, integrity,

dan trust. Ini akan menumbuhkan keterbukaan, keadilan, ketulusan dan

memberikan peluang bagi semua orang untuk ikut serta dalam proses

pelaksanaannya.Ketiga elemen kunci pada grup ini akan membuka potens

TQM yang luar biasa. Ketiganya berjalan beriringan, tetapi memberikan

kontribusi yang berbeda dan saling melengkapi dalam TQM. Adapun

sebagai berikut :

a) Ethics adalah suatu bentuk kedisiplinan akan menjalankan halhal

yang dianggap baik oleh perusahaan dan menghindarkan diri dari

tindakan-tindakan yang dianggap buruk. Ada dua jenis etika

perusahaan, yaitu yang berkaitan dengan etika bisnis dan etika

personal, etika dari individual SDM terhadap perusahaan dan

sesama SDM.

b) Integrity termasuk di dalamnuya adalah kejujuran, moralitas, nilai,

keadilan, dan ketulusan. Semuanya harus terwujud dalam

hubungan antara komponen perusahaan terhadap konsumen.

Suatu perusahaan hendaknya mampu menilai apa yang konsumen

harapkan dan apa yang pantas diberikan kepada konsumen

berdasarkan nilai-nilai tersebut.

c) Trust kepercayaan di antara karyawan dan pihak-pihak terkait

dengan perusahaan akan memudahkan proses pengambilan

keputusan dan pelaksanaan. Jadi, kepercayaan akan

mendatangkan lingkungan yang kooperatif terhadap TQM.

2. Bricks

Setelah memiliki fondasi yang kuat, maka pilar penyangga akan lebih

kuat lagi dalam mencapai “atap“ yang menjadi tujuan TQM, yaitu

recognition. Bricks terdiri atas hal-hal berikut:

a) Training–Diklat sangat penting bagi karyawan untuk

meningkatkan produktivitasnya. Tugas diklat biasanya

dibebankan pada supervisor atau badan tersendiri dari Human

Resources Departement. Pada dasarnya diklat yang dibutuhkan

karyawan di antaranya keahlian personal sesuai dengan pekerjaan

masing-masing, kemampuan untuk bekerja aktif dalam tim,

pemecahan masalah, pembuatan keputusan, ekonomi dan bisnis,

dan keahlian teknis lainnya sehingga akan mampu mendapatkan

karyawan yang efektif.

b) Teamwork–Kekuatan tim akan lebih hebat dari individu. Dengan

tim permasalahan akan lebih cepat diselesaiakan dengan lebih

banyak solusi yang dapat saling mengisi. Tim juga akan mampu

mingimprovisasi proses dan pelaksanaan TQM. Ada tiga tipe tim

yang disarankan dalam TQM, yaitu sebagai berikut:

1. Quality Improvement Teams or Excellence Teams (QITS) –

Ini adalah bentukan tim yang sifatnya temporer yang

bertugas untuk menyelesaikan problem yang spesifik.

Biasanya bentukan tim ini digunakan dalam kurun waktu

tiga sampai dengan dua belas bulan. Tim ini juga biasanya

digunakan lagi ketika permasalahan yang sama timbul pada

periode waktu berikutnya.

2. Problem Solving Teams (PSTs) – Tim ini juga bersifat

temporer dengan tugas menyelesaikan permasalahan yang

juga spesifik dan mengidentifikasi serta menangani

penyebab permasalahan dengan kurun waktu satu minggu

sampai dengan tiga bulan. Dengan tingkat permasalahan

yang lebih rendah daripada permasalahan yang dihadapi

QITS.

3. Natural Work Teams (NWTs) – Bentukan tim ini terdiri

atas sekelompok kecil SDM ahli di bidangnya dengan tiap-

tiap anggota tim memikul tugas dan tanggug jawab sendiri-

sendiri yang dibagi berdasarkan kapabilitasnya. Konsep

yang terdapat di dalam tim yang melibatkan karyawan,

kesanggupan me-manage tim secara professional, dan

kesatuan di antara anggota tim yang berupa lingkaran

berkualitas. Tim ini berkesinambungan tanpa ada batas

waktu dengan jam kerja kurang lebih satu sampai dengan

dua jam setiap minggunya.

c) Leadership – Bisa dikatakan sebagai kunci utama dalam TQM.

Sosok kepemimpinan dalam TQM hendaknya yang memiliki visi

ke depan dan mampu menginspirasi anggotanya. Pemimpin di sini

juga berarti mampu membuat arah strategi yang dapat dipahami

oleh semua komponen yang ada dengan nilai-nilai yang mewakili

seluruh kepentingan. Sosok kepemimpinan ini biasanya dipegang

oleh seorang manajer. Dalam TQM juga dibutuhkan supervisor

yang berkomitmen untuk memimpin karyawan. Seorang

supervisor harus paham betul. TQM dengan seperangkat nilai dan

philosophy yang terkandung di dalamnya dan mampu

mengkomunikasikannya ke seluruh elemen yang berada di

bawahnya. Intinya keseluruhan TQM harus dipahami, dipegang,

dan dipimpin oleh perangkat top management yang harusmemiliki

komitmen tinggi terhadap hal tersebut. Nilai obyektivitas harus

dijunjung tinggi karena top management bertindak dari planer

sampai measurement.

3. Binding Mortar

Binding Mortar merupakan elemen kunci yang melingkupi

keseluruhan model dari TQM. Communication – Komunikasi adalah

suatu jembatan yang menentukan keberhasilan TQM. Komunikasi

yang tidak tepat dan tidak tertuju ke sasaran akan mengakibatkan

rubuhnya model TQM. Kesatuan dari keseluruhan elemen kunci ini

disatukan dengan suatu komunikasi yang tepat, yang tepat sasaran dan

tepat ide. Komunikasi yang baik dalam TQM diperlukan antara

seluruh elemen organisasi, supplier, dan konsumen. Dalam kondisi

apa pun seorang supervisor harus peka terhadap aliran informasi yang

ada di sekitarnya yang kemudian disampaikan ke manajemen untuk

diolah sedemikian rupa menjadi suatu keputusan terhadap suatu

kondisi berupa informasi untuk kemudian disampaikan ke pihak-

pihak yang terkait. Ada beberapa macam komunikasi, yaitu sebagai

berikut:

a. Downward communication – Aliran komunikasi dari atas ke

bawah. Komunikasi ini tergolong dominan dalam organisasi.

Dari top manajemen yang menyampaikan informasi ke

supervisor, selanjutnya dari supervisor ke karyawan adalah

contoh dari komunikasi ini.

b. Upward communication – Dapat berupa kritikan karyawan

terhadap manajemen atau hasil mata-mata karyawan dan

pengetahuan lainnya dari karyawan yang disampaikan ke atas,

demi kesempurnaan TQM.

c. Sideways communication – Komunikasi ini sangat penting

karena memecah dinding pembatas antara satu departemen

dengan departemen lainnya. Tanpa kom

d. unikasi ini TQM akan terpecah dari satu departemen dengan

yang lainnya.

4. Roof atau Recognition

Recognition adalah elemen terakhir dari TQM. Seharusnya elemen ini

mampu memberikan sugesti dan achivement bagi tim dan karyawan

individual. Dengan seseorang memperoleh suatu pengakuan,

akredibilitas, maka secara otomatis akan terjadi perubahan yang luar

biasa dalam kepercayaan diri, self esteem, produktivitas, dan kualitas

kerja yang sesuai dengan mutu yang diharapkan perusahaan. Secara

tidak langsung hal inilah yang pada akhirnya akan memberikan

kepuasan kepada konsumen berupa produk dengan mutu yang tinggi

sebagai hasil dari pemberdayaan SDM yang berkualitas.

Pengakuan atau kredibilitas dapat terjadi dengan cara, terjadi pada

tempat serta terjadi pada waktu, antara lain sebagai berikut:

a) Cara – Berupa sertifikat penghargaan, trofi, plakat, dan

sebagainya.

b) Tempat – Penampilan yang baik dapat dilihat dari kondisi

kerja departemen, panitia, tim, dan top manajemen.

Pengakuan di sini terjadi di kalangan departemen, top

manajemen, ataupun di kalangan karyawan

c) Waktu – Pengakuan dapat diberikan pada waktu tertentu,

seperti rapat staf, penghargaan yang sifatnya rutin, dan

sebagainya.

4. Model TQM Yang Disederhanakan

Untuk membuat dan mengaplikasikan sebuah model dari Total Quality

Management, maka dilakukan langkahlangkah awal sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi elemen-elemen yang diperlukan untuk

kesuksesan pendekatan manajemen kualitas.

b. Mengetahui cara cara agar keseluruhan elemen tersebut dapat

terkoneksi satu dengan yang lain sehingga dapat mencapai tujuan.

c. Membuat pilihan-pilihan proses yang dapat dipilih dalam mecapai

tujuan dari manajemen kualitas.

d. Mempelajari keahlian dan pengetahuan untuk menyeimbangankan

perencanaan startegik perusahaan yang akan dilakukan dengan

rutinitas proses operasional sehari- hari.

e. Mempelajari keahlian dan pengetahuan yang akan digunakan oleh

tiap-tiap sumber daya manusia dan sumber daya perusahaan untuk

peningkatan aktivitas produksi sehari-hari.

f. Belajar untuk menghilangkan kesan cambukan SDM dalam

peningkatan produktivitas sebagai upaya mereka untuk menjadi

karyawan pilihan dalam satu bulan, tetapi membuat mereka

melakukannya secara tulus.

g. Mempelajari keahlian manajemen dengan baik dan mengetahui

kebutuhan karyawan dan sumber daya perusahaan lainnya agar

semua elemen yang berperan dalam TQM dapat bekerja sampai

pada titik tertinggi.

h. Menghindari titik kepuasan karyawan yang akan menyebabkan

mereka berhenti untuk meningkatkan produktivitas dan justru

sebaliknya harus mempelajari hal-hal yang membakar semangat

mereka pada saat proses TQM berlangsung.

Pelaksanaan Model TQM harus berpegang pada prinsip-prinsip kesuksesan

model TQM berikut:

A. Kesuksesan TQM membutuhkan perubahan tingkah laku dan budaya

B. Manajemen TQM harus dipisah dari HRD dan Manajemen

Organisasional (OM), dengan kata lain divisi TQM hendaknya dibuat

tersendiri.

C. Kesuksesan sistem TQM adalah kemampuan untuk memadukan

manajemen organisasi dengan Departemen Human Resource

Development.

D. TQM, HRM, dan OM haruslah memiliki satu kesatuan pandangan

dan berkesinambungan.

Dua macam pendekatan Model TQM adalah sebagai berikut:

a. Traditional Management Approach (Model Pendekatan Tradisional)

Model ini adalah model yang paling sering digunakan, yaitu pimpinan

perusahaan membuat suatu pendekatan TQM dengan memaksakan

penerapan TQM yang akan diberlakukan ke HRD dan OM. Hal ini

berarti bahwa pimpinan tidak berdampingan dengan HRD dan OM

dalam merancang TQM itu sendiri. Akibatnya adalah pendekatan ini

dapat mengalami kegagalan sebanyak 80%. Hal itu terjadi karena

yang terkesan dari TQM dengan pendekatan ini adalah Rat Race atau

perburuan hadiah yang akan menimbulkan cara-cara tidak sehat atau

Run end atau kinerja yang mendadak berhenti ketika seorang

karyawan merasa tidak mampu ataupun sudah puas.

b. Integrated Management Approach (Model Pendekatan Terpadu)

TQM adalah perpaduan dan penyeimbangan antara budaya kerja yang

telah ada di OM dan HRD dengan budaya yang akan diciptakan oleh

TQM sehingga tercipta suatu garis tengah yang menjembatani semua

kebutuhan dan kebudayaan HRD dan OM dengan alur dari TQM

dengan tujuan yang dibawa oleh TQM. Dengan demikian, di antara

ketiganya akan tercipta suatu integritas, kesepahaman, tanpa adanya

rasa saling dirugikan dan mereka akan berkinerja lebih baik tanpa

perlu merasakan aura kompetisi yang tidak sehat seperti Rat Race dan

Runs end. Tingkat keberhasilan sangat tinggi mengingat akan

disesuaikan antara tingkat keberhasilan yang diinginkan perusahaan

dengan kemampuan dan kemauan para pelaksana.

B. Quality Assurance

Quality Assurance  adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang

diimplementasikan di dalam sistem mutu. Quality Assurance sebagai

bagian dalam system mutu  adalah peningkatan mutu dengan berbasis

pencegahan dan pemecahan masalah. Tujuan Quality Assurance :

Peningkatan mutu layanan. Peningkatan mutu adalah suatu proses

pengukuran derajat kesempurnaan pelayanan dibandingkan dengan standar

dan tindakan perbaikan yang sistematik dan berkesinambungan, untuk

mencapai mutu pelayanan yang optimal sesuai dengan standar dan sumber

daya yang ada. QA biasanya membutuhkan evaluasi secara terus-menerus

dan biasanya digunakan sebagai alat bagi manajemen. Menurut Gryna

(1988), Quality Assurance merupakan kegiatan untuk memberikan bukti-

bukti untuk membangun kepercayaan bahwa kualitas dapat berfungsi

secara efektif. Bentuk Quality Assurance terdiri dari 2 yaitu : Individual

based program dan team based Activity, Dimana Individual based program

dilakukan terhadap individu, melalui pemantauan / monitoring (alatnya

berbentuk dokumen atau pencatatan), penilaian (internal audit) dan

pengendalian (koreksi) . Sedangkan team based activity merupakan

kegiatan penilaian mutu terhadap team. Dengan menggunakan langkah

USE PDSA yang adalah: Understanding Quality improvements State the

quality problems  Evaluate the root causes.

1. P: Plan the solutions  (merencanakan pemecahan masalah kualitas),

2. D: Do-  implement the plan solutions,

3. S: Study the solution results

4. A: Act the standarize the solutions

Selain itu, tujuan dari diadakannya quality assurance ini adalah agar dapat

memuaskan berbagai pihak yang terkait di dalamnya, sehingga dapat

berhasil mencapai sasaran masing-masing. Penjaminan kualitas merupakan

bagian yang menyatu dalam membentuk kualitas produk dan jasa suatu

organisasi atau perusahaan. Mekanisme penjaminan kualitas yang

digunakan juga harus dapat menghentikan perubahan bila dinilai perubahan

tersebut menuju ke arah penurunan atau kemunduran.melihat pentingnya

kegiatan Quality assurance di dalam keefektifan sistem mutu, maka tidak

heran di dalam hampir semua industri, baik industri barang atau jasa

(perbankan) terdapat fungsi Quality Assurance di dalam manajemen

organisasinya. Di dalam kegiatan Quality assurance tercakup di dalamnya

pengendalian kualitas dan inspeksi terhadap kualitas dimana kedua

kegiatan tersebut merupakan bagian dari komitmen terhadap mutu secara

keseluruhan. Sekalipun begitu departemen yag memegang Quality

Assurance tidak bertugas untuk melakukan pengecekan pekerjaan yang

dilakukan  bagian lain. Tetapi QA membantu bagian-bagian lain sehingga

dapat mengendalikan penerapan prosedur-prosedur yang berlaku  secara

benar, sehingga dapat mencapai perbaikan dalam efisiensi, produktivitns,

dan profitabilitas. Yang diharapkan melalui Quality Assurance adalah

mengerjakan semua pekerjaan dengan baik dan benar di setiap waktu

secara efisien yaitu terkait dengan terkait dengan proses layanan sesuai

dengan standar pelayanan minimal atau standar mutu (SOP), dan secara

efektif  terkait dengan tercapainya tujuan berupa keluaran dan hasil (efek)

yang diharapkan atau direncanakan.Monitoring & Langkah Monitoring QA

Di dalam rangka meningkatkan mutu melalui kegiatan Quality Assurance

maka dilakukan monitoring dengan menggunakan metoda baik kualitatif

maupun kuantitatif. Kualitatif misalnya: Flowchart, Brainstroming, NGT

(Nominal Group Technique), Tree Diagram, Fish Bone Analysis. Atau

Kuantitatif misalnya: Tree Diagram, Fish Bone Analysis, Pareto Diagram,

Histogram.Berikut ini adalah langkah-langkah yang digunakan dalam

monitoring QA:- Melaksanakan dokumentasi dan membuat catatan

mutu :Manual Mutu  Rencana Mutu  Prosedur Perbaikan  Catatan Mutu

Melakukan Audit (Internal dan Eksternal),  menguji implementasi dan

efektivitas program peningkatan mutu dan ketaatan pada standar yang telah

ditetapkan.Kedua hal diatas dalam pelaksanaannya di organisasi harus

diikuti dengan komitmen dari seluruh unit fungsi di dalam organisasi.

Dimana semua memiliki persepsi atau mindset yang sama di dalam

meningkatkan kualitas perusahaan dan bersedia mendukung di dalam setiap

aktivitas yang ada di dalamnya. Termasuk di dalamnya melaksanakan

kebijakan /manual mutu, membuat rencana mutu, melakukan prosedur

perbaikan dan membuat catatan mutu. Audit internal dan eksternal perlu

dilaksanakan untuk memastikan semua standard mutu yang telah ditetapkan

dilakukan secara konsisten di setiap bagian organisasi. Salah satu

keberhasilan dari team QA dapat diukur dari besarnya dukungan dan

kontribusi dari setiap unit organisasi dalam usaha meningkatkan mutu di

unitnya. Perlu diakui bersama bahwa kesulitan yang terbesar di dalam

melaksanakan kegiatan peningkatan mutu perusahaan   adalah untuk

menyamakan persepsi dan kesadaran dari semua anggota organisasi

perusahaan mengenai peningkatan mutu.Untuk itu salah satu tugas team

Quality Assurance adalah secara periodik memberikan sosialisasi atau

training yang berkesinambungan bagi semua anggota organisasi mengenai

visi dan misi Quality Improvement. Dengan demikian setiap anggota

organisasi memiliki kesadaran untuk turut serta melaksanakan

pekerjaannya sesuai dengan standard mutu dan juga bersedia melakukan

perbaikan secara terus menerus, tidak sebagai beban tetapi sebagai

tanggung jawab dan bagian didalam performance yang dicapai.

C. Inspection

Pada zaman ini, kualitas hanya melekat pada produk akhir. Dengan kata

lain, masalah kualitas berkaitan dengan produk rusak atau cacat. Zaman ini

berlangsung di negara Barat sekitar tahun 1800-an. Pada zaman ini,

produsen mulai mendapatkan pesaing dan produksi yang digunakan adalah

produksi massal. Pemilahan terhadap produk akhir dilakukan dengan

melakukan inspeksi. Perhatian produsen terhadap kualitas sangat terbatas.

Manajemen puncak sama sekali tidak menaruh perhatian terhadap kualitas

produk, dan tanggung jawab terhadap kualitas produk didelegasikan ke

departemen inspeksi dengan titik berat penanganan terletak pada produk

akhir sebelum dilepas ke konsumen.

Pemeriksaan (Inspection) merupakan suatu aktivitas mengukur, menguji,

pengetesan terhadap satu atau lebih karakteristik dari suatu produk atau

pelayanan dan membandingkan hasil yang diperoleh dengan spesifikasi

yang telah ditentukan. Dalam suatu sistem manufaktur, Inspection

dilakukan dari mulai pembuatan suatu komponen, perakitan komponen

yang satu dengan yang lainnya sampai menjadi suatu produk jadi sebelum

produk tersebut dimasukkan ke gudang.

D. Quality Control

pada zaman inspeksi terjadi penyimpangan atribut produk yang dihasilkan

dari atribut standar, departemen inspeksi tidak dapat mendeteksi apakah

penyimpangan tersebut disebabkan karena kesalahan pada produksi atau

hanya karena kebetulan. Dengan demikian, informasi yang diperoleh tidak

dapat digunakan untuk melakukan perbaikan terhadap produksi untuk

mencegah terjadinya hal serupa. Tetapi pada statistical quality control era,

departemen inspeksi dilengkapi dengan alat dan metode statistik dalam

mendeteksi penyimpangan yang terjadi dalam atribut produk yang

dihasilkan pada proses produksi. Data penyimpangan tersebut dapat

diberitahukan kepada departemen produksi sebagai dasar diadakannya

perbaikan terhadap proses dan sistem yang digunakan untuk mengolah

produk.

Pada era ini, deteksi penyimpangan signifikan secara statistik sudah mulai

dilakukan oleh departemen produksi. Dengan demikian, kualitas produk

sudah mulai dikendalikan melalui departemen produksi, tidak sekadar

diinspeksi oleh departemen inspeksi pada akhir proses produksi. Akan

tetapi, pada tahap ini, konsep kualitas masih terbatas pada atribut yang

melekat pada produk yang sedang dan telah diproduksi. Era ini mulai

berkembang pada tahun 1930 yang diperkenalkan oleh Walter A. Shewart.

Pengendalian kualitas merupakan suatu teknik operasional yang digunakan

untuk menghasilkan sesuatu yang berkualitas. Dimana sistem pengendalian

kualitas adalah suatu alat dan teknik dalam manajemen kualitas yang

merupakan perkembangan dari kegiatan pemeriksaan (inspection). Dalam

sistem pengendalian kualitas terdapat tujuh alat yang digunakan yaitu:

Histogram, Checksheet, Pareto analysis, Cause and Effect Diagram,

Graphs, Control Chart dan Scatter Diagram.

BAB III

KESIMPULAN

Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang

dianggap merupakan kualitas saat mi mungkin dianggap kurang berkualitas pada

masa mendatang).

pengendalian kualitas merupakan suatu kegiatan yang sangat erat

hubungannya dengan proses produksi, dimana pada pengendalian kualitas ini

dilakukan pemeriksaan atau pengujian atas karakteristik kualitas yang dimiliki

produk guna penilaian atas kemampuan proses produksinya yang dikaitkan dengan

standar spesifikasi produk. Kemudian dengan analisis akan didapatkan sebab-sebab

terjadinya penyimpangan, sebagai dasar untuk mengambil tindakan perbaikan dan

pencegahan.

Total Quality Management adalah pendekatan manajemen pada suatu

organisasi, berfokus pada kualitas dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan

sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui

kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada anggota organisasi (sumber daya

manusianya) dan masyarakat.

Quality Assurance  adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang

diimplementasikan di dalam sistem mutu. Quality Assurance sebagai bagian dalam

system mutu  adalah peningkatan mutu dengan berbasis pencegahan dan pemecahan

masalah.

Pemeriksaan (Inspection) merupakan suatu aktivitas mengukur, menguji,

pengetesan terhadap satu atau lebih karakteristik dari suatu produk atau pelayanan

dan membandingkan hasil yang diperoleh dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

DAFTAR PUSTAKA