PENDOKUMENTASIAN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR (SOP)

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2014

PENDOKUMENTASIAN SOP ISI DOKUMEN SOP K/L/PEMDA HALAMAN JUDUL CONTOH HALAMAN JUDUL KEPUTUSAN PIMPINAN

K/L/PEMDA DAFTAR ISI DOKUMEN SOP PENJELASAN SINGKAT SOP DOKUMEN SOP UNSUR IDENTITAS DOKUMEN

SOP UNSUR PROSEDUR DOKUMEN

SOP

ISI DOKUMEN SOP K/L/PEMDA1. HALAMAN JUDUL2. SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN

K/L/PEMDA3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP4. PENJELASAN SINGKAT

PENGGUNAAN5. DOKUMEN STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR

HALAMAN JUDUL

UNSUR YANG HARUS ADA1. Judul Dokumen SOP2. Instansi/Satuan Kerja3. Tahun Pembuatan 4. Informasi lain yang diperlukan

OPERASIONALISASI1. Logo/lambang dari Kementrian/Lembaga/Pemda2. Judul Dokumen SOP3. Tahun Pembuatan 4. Alamat Instansi

CONTOH OPERASIONALISASI

KEPUTUSAN PIMPINAN K/L/PEMDAKarena Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggungjawab tertentu), maka dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Oleh sebab itu maka Dokumen SOP wajib ditetapkan dalam bentuk keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/ Pemda mengenai SOP.

DAFTAR ISI DOKUMEN SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait.

Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, maka kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat tebal.

Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi)

PENJELASAN SINGKAT SOP

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan cara membaca dan menggunakan dokumen tersebut.

Penjelasan singkat mencakup:

1. Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi;

2. Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat;

3. Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

DOKUMEN SOP

Isi Dokumen mencakup Unsur:

1. Identitas SOP, memuat data yang menjadi label identitas dan ketentuan pokok mengenai SOP;

2. Prosedur SOP, memuat flowchart, mutu baku dan keterangan sebagai penjelasan singkat terhadap SOP.

UNSUR IDENTITAS DOKUMEN SOP1. Label Identitas SOP

Nama Satuan Kerja/Unit Kerja Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Pengesahan oleh Pejabat yang berwenang

2. Ketentuan Pokok Dasar Hukum Keterkaitan Peringatan Kualifikasi Personil Peralatan dan Perlengkapan Pendataan dan Pencatatan

UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP1. Flowcharts

Aktivitas Aktor Simbol Mutu Baku

2. KeteranganPenjelasan singkat mengenai flowcharts (diagram alir) yang dapat berupa penjelasan detail mengenai: Aktivitas/kegiatan, SOP yang terkait; Aktor, unsur tim; Persyaratan/kelengkapan, waktu, dan

output.

TERIMA KASIHSEMOGA BERMANFAAT