t

T ANGGAP AN PEMERINT AH

ATAS PANDANGAN FRAKSl-FRAKSI DPR-RI

TERHADAP

RANCANGAN UNDANG-UNDANG TENTANG KEARSIPAN

ARSIP D

PR RI

r

MENTERINEGARA PENDAYAGUNAANAPARATURNEGARA

REPUBLIK INDONESIA

TANGGAPAN PEMERINTAH

ATAS PANDANGAN FRAKSl-FRAKSI DPR-RI

TERHADAP

RANCANGAN UNDANG-UNDANG TENTANG KEARSIPAN

Assalamu'a/aikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Salam sejahtera buat kita semua,

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

Pertama-tama, marilah kita panjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang

Maha Esa, karena berkat perkenannya-Nya pada hari ini kita dapat

menghadiri Sidang Paripurna DPR-RI dalam rangka Pembahasan

Rancangan Undang-Undang tentang Kearsipan.

Selanjutnya, kami mengucapkan terima kasih kepada Saudara Ketua,

para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang terhormat atas

kesempatan yang diberikan kepada kami mewakili pemerintah untuk

menyampaikan jawaban pemerintah terhadap pandangan fraksi-fraksi di

Dewan Perwakilan Rakyat yang berupa penilaian, tanggapan, saran,

usulan, pendapat yang telah disampaikan oleh wakil Fraksi pada Sidang

Rapat Komisi pada tanggal 29 Juni 2009.

ARSIP D

PR RI

,.

Aspirasi, tanggapan dan pandangan dari Anggota Dewan yang mulia

atas RUU Kearsipan tersebut merupakan masukan yang sangat

berharga bagi pemerintah yang nantinya dapat dijadikan bahan kajian

bersama dengan Dewan yang terhormat untuk penyempurnaan materi

RUU Kearsipan ini.

Pemerintah sungguh berterima kasih kepada Anggota Dewan yang pada

masa sidang terakhir sebelum mengakhiri masa tugasnya masih

bersemangat untuk menyelesaikan pembahasan RUU tentang

Kearsipan. Kita sama-sama berharap dan berupaya selama

pembahasannya nanti agar materi RUU dapat mengakomodasi semua

kebutuhan dan perkembangan di bidang dunia kearsipan, dan kita juga

berupaya agar tidak ada hak konstitusional warga atau kelompok

masyarakat yang dirugikan oleh ketentuan-ketentuan dalam RUU

Kearsipan ini.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

Sebe!um kami menyampaikan tanggapan secara rinci atas pertanyaan

dan saran dari Anggota Dewan, izinkanlah kami kembali memberikan

penjelasan mengenai pola pikir yang mendasari penyusunan RUU

Kearsipan ini.

Karakter Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) sebagai Negara

Kepulauan (archipelagic state) menempatkan arsip sebagai instrumen

penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip

menggambarkan dan mencerminkan jati diri bangsa, dan sekaligus

menjadi simpul pemersatu bangsa. Oleh karena itu, disadari atau tidak,

2

ARSIP D

PR RI

arsip telah berada dan bersama-sama dalam setiap kegiatan organisasi,

baik organisasi pemerintah maupun organisasi masyarakat. Bahkan

keberadaan arsip tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari

manusia. Secara esensial, arsip adalah informasi yang terlahir dari

setiap kegiatan administratif, namun bukan sekedar informasi, sebab

salah satu hal mendasar yang membedakan arsip dengan informasi

lain adalah bahwa arsip mempunyai nilai kebuktian, yang sangat

diperlukan bagi setiap kehidupan, mulai dari orang perorangan sampai

dengan kehidupan kenegaraan dan pemerintahan. Dengan

pertimbangan seperti itulah maka negara berkepentingan untuk

mengatur pengelolaan arsip di setiap lembaga negara dan badan

pemerintahan.

Berdasarkan pemikiran di atas, maka penyusunan RUU Kearsipan

secara filosofis terkait dengan kedudukan arsip yang merupakan salah

satu wahana untuk memupuk persatuan dan kesatuan bangsa,

mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia,

menumbuhkembangkan kesadaran berbangsa dan bernegara,

meningkatkan kesejahteraan rakyat dan mencerdaskan kehidupan

bangsa, pemenuhan kebutuhan publik dan hak asasi manusia

sebagaimana tertuang dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik

Indonesia Tahun 1945.

Selanjutnya, secara sosiologis kebutuhan terhadap penyempurnaan

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 dimaksudkan untuk memenuhi

kebutuhan pentingnya pengelolaan dalam suatu sistem yang

komprehenisif dan terpadu kearsipan lembaga-lembaga negara dan

pemerintah. Kebutuhan ini memiliki kaitan yang erat dengan upaya

3

ARSIP D

PR RI

mewujudkan pemerintahan yang baik dan bersih serta penegakan

kehidupan demokrasi melalui terciptanya transparansi dan akuntabilitas

dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dalam praktik kearsipan, peran

dan sekaligus kebutuhan akan arsip dinamis sama dengan arsip statis.

Sementara dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya

memberikan penekanan pada penyelamatan arsip statis. Di samping itu,

dalam praktiknya penyelamatan arsip untuk kepentingan masyarakat

umum sangat diperlukan. Namun, orientasi penyelamatan arsip dalam

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, hanya ditujukan untuk

kepentingan pemerintah, sehingga kepentingan masyarakat ~mum

kurang memperoleh perhatian. Selanjutnya, dari pokok-pokok . pengaturan yang ada, sebagian besar hanya ditujukan untuk lembaga

negara atau badan pemerintah, serta belum cukup memberikan

perhatian dan pertimbangan pengelolaan arsip untuk kepentingan

kesejahteraan masyarakat.

Sementara itu, secara yuridis pentingnya penyempurnaan Undang­

Undang Nomor 7 Tahun 1971 adalah dalam rangka harmonisasi materi

UU Kearsipan dengan Undang-undang lainnya yang terkait,

memasukkan materi pengaturan dalam beberapa peraturan di bawah

undang-undang yang seharusnya diatur dalam Undang-undang, upaya

merumuskan norma yang lebih rinci dan komprensif dalam satu undang­

undang kearsipan sehingga dapat menjadi landasan hukum yang kuat ~

bagi penyelenggaraan pengelolaan kearsipan yang terintegrasi.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

4

ARSIP D

PR RI

Perkenankanlah kami menyampaikan tanggapan dan jawaban terhadap

berbagai hal yang telah dikemukakan oleh masing-masing Fraksi melalui

wakilnya.

Sebelum menyampaikan tanggapan secara keseluruhan,

per-kenankanlah kami menyampaikan terima kasih kepada para Anggota

Dewan yang terhormat, karena menurut pemahaman kami semua

Fraksi dalam pemandangan umumnya mempunyai semangat dan

pemikiran yang sama untuk menduku!lY niat pemerintah dalam rangka

memperkuat dan memperbaiki, serta menyempurnakan kerangka hukum

kearsipan melalui Rancangan Undang-Undang tentang Kearsipan ini.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

Terhadap saran, usulan ataupun pandangan yang telah disampaikan

oleh Fraksi Partai Golongan Karya kepada Pemerintah, kami

sependapat dan sejalan dengan pandangan Fraksi Partai Golongan

Karya bahwa penguasaan dasar kearsipan, perkembangan teknologi

informasi tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya

justru menunjang pengembangannya. Hal ini pulalah yang menjadi salah

satu pertimbangan pentingnya mengajukan RUU tentang Kearsipan.

Sejalan dengan pemikiran tersebut, tentunya kami bersepakat pula

pembahasan RUU tentang Kearsipan merupakan upaya dalam

membangun sistem kearsipan nasional pada masa mendatang di atas

landasan hukum yang komprehensif sebagai sebuah bangsa yang

besar. Melalui RUU ini, kita berkehendak untuk mewujudkan

ketersediaan arsip bagi pemenuhan kebutuhan publik dan hak asasi

manusia dalam rangka meningkatkan kesejahteraan rakyat dan

5

ARSIP D

PR RI

mencerdaskan kehidupan bangsa. Dengan dasar hukum yang kuat,

maka fungsi kearsipan benar-benar bisa diwujudkan yakni kearsipan

sebagai bukti pertanggungjawaban /akuntabilitas nasional, rekaman

budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual

bangsa, dan bukti sejarah.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

Selanjutnya, Fraksi Partai Demokrasi Indonesia Perjuangan, telah

menyampaikan ucapan saran, usul dan pandangannya yang telah

disampaikan kepada Pemerintah. Kami berterima kasih kepada Fraksi

DPl-P yang mengingatkan kita bahwa Negara kita masih ketinggalan

dalam tata pamong informasi yang berbasis pada manajemen arsip

yang baik. Oleh karena itu. arsip belum dirasakan manfaatnya sebagai

sesuatu yang vital pada semua aspek proses pemerintahan dan

kedaulatan suatu negara. Dari semua aset negara yang ada, arsip

adalah aset negara yang paling berharga, bahkan tingkat keberadaban

suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian arsipnya.

Demikian pula saran Fraksi PDl-P agar arsip sebagai sumber informasi

harus dan akan terus dapat diakses oleh publik untuk meningkatkan

pengetahuan dan kesejahteraan. Dengan RUU yang baru ini, kiranya

ketentuan mengenai penyelenggaraan kearsipan, yang masih bersifat

parsial dalam berbagai peraturan perundang-undangan dapat tercakup

secara komprehensif dalam RUU Kearsipan ini.

Dalam kaitannya dengan usulan Fraksi PDl-P untuk memperluas

cakupan keberadaan arsip yang perlu diperluas, pemikiran tersebut

merupakan salah satu tujuan utama dari undang-undang baru tentang

kearsipan. Demikian pula mengenai usulan Fraksi PDl-P mengenai hak

6

ARSIP D

PR RI

publik untuk melakukan inspeksi, maka RUU ini secara khusus

mengatur mengenai partisipasi masyarakat sebagaimana dirumuskan

dalam Pasal 68, Pasal 69, Pasal 70, Pasal 71, Pasal 72, dan Pasal 73.

Bahkan dalam RUU Kearsipan ini, peran serta masyarakat diperluas

dengan kewenangan untuk menyelenggarakan pendidikc:!!} dan

pelatihan kearsipan melalui lembaga pendidjkan. V

Pemerintah juga sependapat dengan Fraksi PDl-P bahwa dengan RUU

Kersipan yang baru ini, arsip akan benar-benar menjadi simpul

pemersatu bangsa, dan keseluruhan substansi materi disusun untuk

menjadi standar baku kebijakan kearsipan secara nasional tanpa

mengesampingkan potensi dan keberagaman daerah yang diperlukan

untuk pelaksanaan kearsipan di daerah berdasarkan otonomi yang

dimiliki. Perlu kami jelaskan bahwa pemikiran ini telah terakomodasi

dalam Pasal 57 dan Pasal 59 RUU yang mengatur mengenai Arsip

Daerah Provinsi dan Arsip Daerah Kabupaten/Kota. Selanjutnya,

mengenai usulan pembentukan Dewan Arsip Nasional, Pemerintah

menyambut baik untuk mengkaji bersama antara Pemerintah

dan DPR- RI, selama pembahasan RUU Kearsipan ini.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

Terhadap saran, usulan, dan panuangan Fraksi Persatuan dan

Pembangunan kepada Pemerintah, Pemerintah sependapat dengan

Fraksi Partai Persatuan Pembangunan bahwa pembahasan RUU

Kearsipan ini harus diawali dengan persepsi yang sama dan tepat

mengenai arsip, agar betul-betul menempatkan arsip pada posisi yang

sangat penting dan strategis tidak hanya pada fungsi pemerintahan

7

ARSIP D

PR RI

tetapi juga tata hubungan antar negara dan antar bangsa. Hal ini perlu

dikemukakan, karena Pemerintah dan Fraksi Partai Persatuan

Pembangunan sama-sama melihat bahwa masyarakat banyak yang

masih keliru memahami tentang arsip sebagai barang yang sudah tidak

berguna dan tidak diperlukan lagi.

Mengenai usulan penyesuaian dan sinkronisasi dengan UU tentang

lnformasi dan Transaksi Elektronik (ITE), perlu kami jelaskan bahwa

ketentuan dalam UU ITE ini telah terakomodasi dalam RUU Kearsipan,

termasuk dalam pengertian atau defensi mengenai arsip itu sendiri yang

mengalami perluasan untuk mengakomodasi konsep dalam UU tentang

ITE.

Dalam kaitannya dengan usulan pentingnya pengaturan sanksi secara

tegas, RUU Kearsipan ini secara khusus mengatur mengenai Sanksi

Pidana dalam Pasal 75 sampai dengan Pasal 80. Namun demikian

apabila dirasa kurang tepat atau kurang mencukupi kebutuhan,

Pemerintah menyambut baik untuk mendiskusikan masalah ini selama,

pembahasan RUU Kearsipan ini.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kam i hormati.

-Terhadap saran, usul, ataupun pertanyaan yang telah disampaikan oleh

Fraksi Partai Demokrat, Pemerintah sependapat dengan Fraksi Partai

Demokrat bahwa arsip memiliki peran yang penting dalam menciptakan

pemerintahan yang baik, yang benar, dan yang bersih melalui sistem

kearsipan yang benar.

8

ARSIP D

PR RI

Dalam kaitannya pendapat Fraksi Demokrat mengenai pentingnya

aspek sarana parasana serta kelembagaan dalam pengelolaan

kearsipan ini, perlu kami jelaskan bahwa materi tersebut juga menjadi

perhatian Pemerintah, sehingga telah termuat dalam Pasal 9 mengenai

Lembaga Kearsipan serta ketentuan mengenai pengembangan sarana

dan prasarana kearsipan, baik untuk arsip statis, maupun arsip vital

dan dinamis yang tertuang dalam Pasal 12 dan Pasal 13 RUU

Kearsipan ini.

Pemerintah sependapat dengan Fraksi Partai Demokrat bahwa

kearsipan seyogyanya dilepaskan dari kepentingan politis. Kita tidak

menginginkan adanya pengaburan sejarah yang dimasuki oleh ranah

politik.

Selanjutnya, mengenai sumber-sumber keuangan bagi penataan dan

pengelolaan kearsipan, RUU mengaturnya dalam Pasal 21 dan

Pasal 22. Pada prinsipnya, pendanaan dalam rangka penyelenggaraan

kearsipan yang diselenggarakan oleh Pemerintah dialokasikan dalam

Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Sedangkan pendanaan

dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh

pemerintah daerah dialokasikan dalam Anggaran Pendapatan dan

Belanja Daerah. Bahkan, dalam Pasal 22 RUU ini diatur mengenai

pendanaan perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang

berskala nasional menjadi tanggungjawab Pemerintah, sedarigkan

pendanaan perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang

terjadi di daerah yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional

menjadi tanggungjawab Pemerintah Daerah yang bersangkutan.

9

ARSIP D

PR RI

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

Fraksi Partai Amanat Nasional (PAN) telah menyampaikan saran, usul,

ataupun pertanyaan yang telah disampaikan Pemerintah.

Pemerintah sependapat dengan pandangan Fraksi PAN bahwa Undang­

Undang Kearsipan yang baru berparadigma kontemporer, sehingga

mampu secara optimal memberikan kontribusi dalam hal pemenuhan

kebutuhan informasi dan perlindungan hukum bagi masyarakat, bangsa,

dan negara. Oalam kondisi pentingnya mewujudkan pemerintahan yang

baik, maka diperlukan dukungan sistem administrasi yang efektif,

akuntabel, dan transparan melalui arsip sebagai salah satu indikator

penyelenggaraan pemerintahan yang baik tersebut. Secara faktual arsip

memiliki dua fungsi yang sangat panting, yaitu fungsi masa depan dan

fungsi masa lampau.

Sebagaimana jug a telah disampaikan oleh Fraksi PDl-P, Pemerintah

sependapat dengan Fraksi PAN bahwa selama ini bidang kearsipan

belum memperoleh perhatian yang proporsional sebagai bidang yang

memiliki peran strategis. Paradigma mengenai signifikansi bidang

kearsipan belum tertanam dengan baik pada para penyelenggara

negara. Akibat paradigma yang tidak tepat tersebut, banyak daerah tidak

memiliki Lembaga Kearsipan. Organisasi kearsipan yang ada selama~ini

belum mampu berperan sebagai penggerak dalam pengembangan

kearsipan, baik dalam konteks pembinaan, pengembangan maupun

penyelamatan informasi yang penting bagi negara. Hal ini diperparah

dengan minimnya sumber daya manusia yang ahli di bidang kearsipan

10

ARSIP D

PR RI

dan lemahnya penegakan hukum terhadap penyimpangan yang terjadi

dalam mengelola arsip.

Pemerintah juga sependapat dengan Fraksi PAN bahwa UU Kearsipan

ini harus benar-benar memberikan paradigma baru mengenai arsip,

bukan sekedar tumpukan kertas yang menjadi penghasilan tambahan

bagi para penunggunya, tetapi sebagai aset yang sangat berguna bagi

negara dan bangsa.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

Terhadap saran, usul, ataupun pertanyaan yang telah disampaikan

kepada Pemerintah, Pemerintah sependapat dengan pemikiran Fraksi

Partai Kebangkitan Bangsa (PKB), bahwa perkembangan lingkungan

strategis nasional dan internasional yang kita hadapi dewasa ini dan di

masa yang akan datang, tentu mensyaratkan perubahan paradigma

kearsipan, pembaharuan sistem kearsipan dan peningkatan kompetensi

SOM. Namun, faktanya, kearsipan baik di pusat maupun di daerah

masih dilakukan secara manual, akibatnya banyak kendala yang

dihadapi antara lain keterbatasan ruangan penyimpanan arsip, kualitas

fisik arsip dan lambatnya atau sulit ditemukan kembali arsip, sehingga

perlu perubahan sistem dan peningkatan kompetensi kearsipan.

Modernisasi kearsipan akan mampu meningkatkan efisiensi dan

efektivitas kinerja aparatur. RUU Kearsipan ini diharapkan mengacu

kepada tiga aspek dalam model sistem kearsipan modern, yaitu

prosesnya meliputi penciptaan, penggunaan dan penyimpanan, serta

penyusutan. Kedua, terdapat ketentuan yang bersifat fungsional. Ketiga,

sarana yang dimiliki, sehingga dinilai mampu meningkatkan pola kerja

11

ARSIP D

PR RI

yang didasarkan pada imaging system. Dengan sistern tersebut, sistem

kearsipan akan marnpu memainkan peranan penting dalam

mengintegrasikan administrasi kearsipan baik arsip aktif maupun arsip

inaktif guna mewujudkan pengelolaan arsip yang akuntabel, yang pada

akhirnya rnampu rnenjamin dan rnelindungi hak warga negara untuk

mengakses secara mudah.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kam i tlormati.

Fraksi Partai Keadilan Sejahtera (PKS) telah mengajukan pernandangan

umurn kepada Pemerintah. Atas saran, usul, ataupun pertanyaan yang

telah disarnpaikan, kami Pemerintah sependapat dengan pemikiran

Fraksi PKS bahwa arsip memiliki peranan vital bagi sebuah bangsa,

bahkan bagi sebuah peradaban. Lemahnya sistem kearsipan disadari

atau tanpa disadari berdampak pada jati diri bangsa dan menunjukkan

betapa lemahnya sistem manajemen di negara kita. Oleh karena itu

sudah saatnya memperhatikan secara serius manajemen dan

kelembagaan kearsipan dan mengubah paradigma dalam memandang

arsip, yaitu sebagai hak dan kewajiban pemerintah atau warga negara

bukan sekedar sebagai tumpukan kertas dan tidak berguna.

Sejalan dengan pemikiran Fraksi PKS, pengajuan RUU Kearsipan ini

merupakan bagian dari perbaikan kerangka hukum nasional di bidang

kearsipan berdasarkan hasil kajian kritis untuk pemenuhan kebutuhan

informasi, perlindungan hukum, dan peningkatan kesejahteraan bagi

masyarakat, bangsa dan negara.

Saudara Ketua, para Wakil Ketua dan para Anggota Dewan yang

kami hormati.

12

ARSIP D

PR RI

Terhadap saran, usul, ataupun pertanyaan yang telah disampaikan oleh

Fraksi Partai Bintang Reformasi (PBR), sebagaimana juga telah

dikemukan oleh beberapa fraksi lainnya, Pemerintah sependapat

dengan pandangan Fraksi PBR bahwa keberadaan arsip atau lembaga

kearsipan bagi sebuah negara sangat penting. Arsip merupakan

kumpulan bukti-bukti autentik dari sebuah kejadian atau kegiatan yang

dilakukan oleh sebuah organisasi atau negara. Arsip tidak semata-mata

berisikan kesejarahan tetapi juga berisi masalah-masalah yang

menyangkut seluruh aspek kehidupan masyarakat seperti politik,

ekonomi, sosial, perdagangan, budaya, agama, militer, kesehatan dan

sebagainya yang pernah dilakukan atau dilaksanakan oleh oleh sebuah

bangsa.

Saudara Ketua, Wakil Ketua, dan para Anggota Dewan yang kami

hormati.

Demikian jawaban pemerintah sehubungan dengan Pemandangan

Umum DPR-RI terhadap RUU Kearsipan. Pemerintah dengan sungguh­

sungguh dan dalam batas kemampuan yang ada telah berusaha untuk

menjawab, menjelaskan dan menanggapi secara keseluruhan

pertanyaan, usul, dan saran serta pendapat yang dikemukakan oleh

para Anggota Dewan yang terhormat atas nama fraksi-fraksi. Apabila

masih terdapat pertanyaan, saran dan lain-lain yang belum tercakup

dalam jawaban ini, dapat didiskusikan pada rapat kerja yang akan

datang.

13

ARSIP D

PR RI

Akhirnya atas nama pemerintah, perkenankanlah kami mengucapkan

terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada Anggota

Dewan yang terhormat.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa melimpahkan rahmat dan

karuniaNya kepada kita semua.

Sekian dan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Jakarta, Agustus 2009

. Taufiq Effendi, MBA

14

ARSIP D

PR RI