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PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
ICBF
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PGD
Aprobado en Comité de Desarrollo Administrativo y
Adoptado mediante Resolución No. 036 (4 enero de 2016)
Este documento es vigente para 2021 y 2022
SECRETARIA GENERAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Bogotá D.C.
2021
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 4
1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 5
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 5
3. DESARROLLO .................................................................................................................. 6
3.1. PUBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO ..................................................................... 6
3.2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ...................................... 8
3.2.1. Normativos ............................................................................................................. 8
3.2.2. Económicos ............................................................................................................ 8
3.2.3. Administrativos ....................................................................................................... 8
3.2.4. Tecnológicos .......................................................................................................... 9
3.2.5. Gestión del Cambio .............................................................................................. 25
3.3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ...... 25
3.3.1.1. Planeación Estratégica ......................................................................................... 26
3.3.1.2. Planeación Documental ........................................................................................ 28
3.3.1.3. Producción Documental ........................................................................................ 30
3.3.1.4. Gestión y Trámite ................................................................................................. 32
3.3.1.5. Organización ........................................................................................................ 34
3.3.1.6. Transferencias ...................................................................................................... 36
3.3.1.7. Disposición de Documentos ................................................................................. 37
3.3.1.8. Preservación a Largo Plazo .................................................................................. 39
3.3.1.9. Valoración Documental ......................................................................................... 40
3.4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN PGD .................................................................. 41
3.5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ASOCIADOS AL PGD .......................................... 43
3.6. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD .... 44
4. ANEXOS .......................................................................................................................... 45
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................. 45
6. RELACIÓN DE FORMATOS ............................................................................................ 45
7. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................ 45
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Lista de tablas Tabla 1. Niveles de responsabilidad del Programa de Gestión Documental ...................................... 6
Tabla 2. Requerimiento administrativo para el desarrollo del PGD ...................................................... 8
Tabla 3. Sistemas de Información del ICBF ............................................................................................. 9
Tabla 4. Avance en el proceso de planeación estratégica de la gestión documental ..................... 26
Tabla 5. Plan de Trabajo-Planeación Estratégica de la Gestión Documental .................................. 27
Tabla 6. Avances en el proceso de planeación documental ................................................................ 28
Tabla 7. Plan de trabajo-Proceso de planeación documental ............................................................. 29
Tabla 8. Avances en el proceso de producción documental ............................................................... 30
Tabla 9. Plan de trabajo-Proceso de producción documental ............................................................. 31
Tabla 10. Avances del proceso de gestión y trámite ............................................................................. 32
Tabla 11. Plan de trabajo-Proceso de gestión y trámite ....................................................................... 33
Tabla 12. Avances en el proceso de organización ................................................................................ 34
Tabla 13. Plan de trabajo-Proceso de organización ............................................................................. 35
Tabla 14. Avance en el proceso de transferencias documentales ..................................................... 36
Tabla 15. Plan de trabajo- Proceso de transferencias documentales ................................................ 36
Tabla 16. Avance en el proceso de disposición de documentos ........................................................ 37
Tabla 17. Plan de trabajo-Proceso de disposición de documentos .................................................... 38
Tabla 18. Avance en el proceso de preservación a largo plazo .......................................................... 39
Tabla 19. Plan de trabajo-Proceso de preservación a largo plazo ..................................................... 39
Tabla 20. Avance en el proceso de valoración ...................................................................................... 40
Tabla 21. Plan de trabajo-Proceso valoración documental .................................................................. 41
Tabla 22. Cronograma de implementación ............................................................................................. 42
Tabla 23. Programas específicos ............................................................................................................. 43
Índice de ilustraciones
Ilustración 1. Implementación Programa Gestión Documental .................................................... 42
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INTRODUCCIÓN
El Programa de Gestión Documental es realizado en el marco de la Ley 1080 de 2015, artículo
2.8.2.5.10. “Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado
deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como
parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.”, como mecanismo que permita
asegurar la información de tipo institucional que, se produce y recibe en el ICBF.
El Programa de Gestión Documental -PGD del ICBF, se proyectó para una ejecución de tres años
a partir de su promulgación en la vigencia 2016 (Resolución 036 de 2016), situación que no fue
posible ejecutar, debido a la alta rotación de personal y asignación de presupuesto.
En la vigencia 2019, se hizo necesario actualizar la normativa que lo rige, versión de
procedimientos, formatos y cronograma de ejecución.
Este instrumento archivístico en las últimas vigencias ha tenido avances significativos, los cuales
se reflejan en el presente documento y se ajustan algunas actividades, que no se realizaron en
los periodos anteriores (2018-2019) y están programadas para ser ejecutadas durante las
vigencias 2021 y 2022.
Por lo anterior, El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en cumplimiento con lo normado por
el Archivo General de la Nación, determina los procesos de planeación, producción documental,
gestión y trámite, organización de documentos, transferencias, disposición de documentos,
preservación a largo plazo y valoración, mediante el presente Programa de Gestión Documental
– PGD.
El PGD se encuentra articulado con la misión, visión, objetivos y metas estratégicas; al igual que
la armonización con el Direccionamiento estratégico institucional, el contexto de la organización,
el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, los Sistemas de Gestión del Instituto y el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión Administrativa -MIPG.
Por consiguiente, el Programa de Gestión Documental, se describe como la herramienta
archivística que normaliza y define los procedimientos para la administración de la documentación,
de acuerdo con el ciclo vital, de tal forma que se asegure la integridad, disponibilidad, usabilidad
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y fiabilidad de la información como fuente para la historia, soporte para la continuidad de
actividades y funciones de la Entidad, y servicio de cara al ciudadano.
1. OBJETIVO
Establecer estrategias que le permitan a la Entidad, administrar la información producida y recibida
de manera eficiente, atendiendo las políticas de Gobierno Digital, Austeridad en el Gasto, a través
de la optimización de los procesos técnicos archivístico, con el fin de garantizar la transparencia,
eficiencia y eficacia de la gestión documental en el ICBF, en el marco del direccionamiento
estratégico institucional, bajo la construcción de una cultura archivística basada en la
socialización, capacitación, implementación, monitoreo y seguimiento del cumplimiento de
políticas archivísticas que propendan por el mejoramiento y fortalecimiento de la gestión
administrativa.
2. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental del ICBF, se interrelaciona con el Plan Estratégico de la
Entidad, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG y el Plan de Acción Anual, aplica a
todos los documentos generados y recibidos por las unidades administrativas,
independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan.
Este programa está liderado por la Secretaría General de la Entidad y su implementación está
dirigida por el Grupo de Gestión Documental, quien coordinará las actividades propuestas, con las
dependencias que conforman la estructura orgánica del ICBF.
Inicia con la descripción de las estrategias de planeación e implementación de los procesos
técnicos archivísticos para la optimización de la gestión documental al interior del ICBF.
Continúa con el establecimiento de fases de implementación, las cuales permitirán el desarrollo
del PGD de manera secuencial, incluyendo los diferentes soportes documentales, acceso y
seguridad de la información, conservación y preservación de la documentación.
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Finaliza con el establecimiento de indicadores de seguimiento a la gestión e implementación de
herramientas de evaluación y control relacionadas con la transparencia, eficacia y eficiencia de la
gestión documental y la implementación de herramientas técnicas y tecnológicas.
3. DESARROLLO
3.1. PUBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO
El Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los colaboradores del ICBF, así como a
los grupos de interés, por cuanto es el instrumento diseñado para brindar directrices y orientar a
la Entidad, en la producción y administración de documentos.
Por lo anterior, se definieron los siguientes niveles de responsabilidad, para su implementación y
desarrollo:
Tabla 1. Niveles de responsabilidad del Programa de Gestión Documental
Dependencia Responsabilidad
Secretaría General
“… los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán
la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información
de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así
como de la prestación de los servicios archivísticos1”
Comité Institucional de
Gestión y Desempeño
“instancia orientadora del modelo integrado de planeación y gestión, en donde se discutirán
todos los temas referentes a las políticas de desarrollo; además, dispone que este Comité
integra el Comité de Desarrollo Administrativo y el Comité del sistema Integrado de Gestión
y sustituye los demás comités que tengan relación directa con la implementación del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, con el fin de obtener ventajas como: i)
articulación de la planeación, ii) racionalización de reportes en informes, iii) reducción de
requerimientos, iv) alineación de los planes a las metas del Plan Nacional de Desarrollo, y
v) único instrumento de reporte de avances”.
Dirección Administrativa
“… es responsable de la planeación, coordinación y seguimiento a los procesos
relacionados con la administración de los recursos materiales y físicos del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar, garantizando su adecuado funcionamiento”2. Es
importante tener en cuenta que de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015, Capítulo IX Bienes
Culturales de Carácter Archivístico, los archivos y expedientes documentales se constituyen
1 Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”. Art. 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas 2 Decreto 987 de 2012. Art. 12 Dirección Administrativa. Num.5
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en bienes muebles de carácter archivístico, razón por la cual se encuentran bajo la
responsabilidad de la Dirección Administrativa.
Coordinación Grupo de
Gestión Documental
Liderar, diseñar, aplicar, coordinar y hacer seguimiento a las actividades y políticas
archivísticas de conformidad con las disposiciones legales vigentes, procedimientos y
lineamientos establecidos.
Directores, Coordinadores,
Jefes de Oficina y
Coordinadores de Grupo
Acuerdo 042 de 2002. Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de unidades administrativas “Las unidades administrativas
y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental
aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos
de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital
de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina será el
responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de
gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en numeral 5 de la
Ley 734 de 2002 para todo servidor público”.
Colaboradores de la Entidad
(Servidores Públicos y
Contratistas)
“Aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas” ... (Decreto 1080 de 2015, Artículo
2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos).
Entregar mediante inventario los documentos de archivo que se encuentren bajo su custodia
o trámite, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, y
reintegrar los expedientes que se encuentren en préstamo al archivo central o histórico, sin
perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 2094 de 2021 para todo servidor
público, para lo cual se deberán tener en cuenta los procedimientos establecidos para tal
fin.
Terceros que cumplen
funciones públicas
(operadores)
“Aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas” ... (Decreto 1080 de 2015, Artículo
2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos).
El operador que no continúe al servicio del ICBF o que culmine las obligaciones
contractuales, debe entregar los expedientes que se encuentren a su cargo al Supervisor
del Contrato a través de oficio remisorio y con inventario documental (FUID) de las carpetas
que se entreguen.
Ley 1474 del 2011, Art 83 y siguientes. ICBF -Guía general para el ejercicio de supervisión
e interventoría de contratos y convenios suscritos por e ICBF.
Fuente: elaboración propia
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3.2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
3.2.1. Normativos
El Programa de Gestión Documental se encuentra articulado con las disposiciones y
requerimientos normativos para la gestión documental en Colombia, así mismo la Entidad cuenta
con una matriz de requisitos legales que se actualiza de manera permanente, la cual se encuentra
publicada en el Sistema Integrado de Gestión.
3.2.2. Económicos
Los requerimientos económicos están sujetos al presupuesto de gastos de inversión y de
funcionamiento asignados por el ICBF para el desarrollo de actividades tendientes a la gestión
documental.
3.2.3. Administrativos
Con el propósito de dar cumplimiento a los procesos de la gestión documental, el ICBF cuenta
con la siguiente estructura:
Tabla 2. Requerimiento administrativo para el desarrollo del PGD
INSTANCIA RESPONSABILIDAD
Comité Institucional de Gestión
y Desempeño
Máxima instancia asesora de la Entidad y a partir de éste el ICBF desarrolla y da cumplimiento a
las políticas institucionales, entre las cuales se encuentra la de Gestión Documental.
Modelo de Planeación y
Sistema Integrado de Gestión
Mediante el cual se simplifica e integra los sistemas de desarrollo administrativo y gestión de
calidad, permitiendo su articulación con el sistema de control interno para facilitar el desarrollo de
los procesos, y se encuentra integrado por los ejes de Calidad, ambiental, seguridad de la
información y seguridad y salud en el trabajo; garantizando el cumplimiento de las metas y
misionalidad de la entidad.
Secretaria General Dependencia de nivel directivo encargada de la gestión documental y da cumplimiento a lo
establecido en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000.
Grupo de Gestión Documental
En cumplimento del Artículo 2.8.2.5.4., del Decreto 1080 de 2015 del Archivo General de la Nación,
dentro de la estructura de las entidades públicas debe existir una oficina encargada de la gestión
documental o archivo; el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar mediante la Resolución 050
de 1996, crea el Grupo de Gestión Documental, el cual es el encargado apoyar a la Dirección
Administrativa en los procesos de gestión documental, en cuanto a la administración, control,
supervisión y manejo de correspondencia y archivo de la Entidad. de ……
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Dependencias de la entidad Encargados de implementar las actividades del PGD.
Eje de Seguridad de la
Información
Instancia encargada de fortalecer la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad,
privacidad, autenticidad, seguridad digital de la información y los entornos donde es tratada,
gestionada, administrada y custodiada, así como la continuidad del servicio público de bienestar
familiar; promoviendo con ello la gestión del conocimiento institucional con base en la norma NTC-
ISO 27001:2013.
Fuente: elaboración propia
3.2.4. Tecnológicos
A continuación, se relacional los recursos tecnológicos que apoyan los procesos de la Entidad:
Tabla 3. Sistemas de Información del ICBF
No Sistema Clasificación Descripción del sistema Usuario funcional
1 CUENTAME
Software
Sistema de información misional orientado al registro de información de las diferentes modalidades de las direcciones de prevención del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, que permite el registro de información de Representante Legal, Entidades Contratistas, Contratos, Talento Humano, Unidades de Servicio, Sedes Educativas, Estructura Paramétrica y Cargue de Archivos
Dirección de
Primera Infancia
Dirección de Niñez
y Adolescencia
Dirección Familias
y Comunidades
Dirección Nutrición
Dirección de
Planeación y
Control de Gestión
Todas las
Regionales
2 SIM
Software
Sistema misional de la entidad compuesto por los módulos MSF - Metas Sociales Y Financieras, AAC - Atención al ciudadano, BEN - Beneficiarios, ADO - Adopciones, AUS - Administración de unidades de servicio, Capacitación, Seguimiento a Planes, Programas y Proyectos, ACP - Actuaciones de profesionales, PRO – Profesionales. Está asociado: RPA (Responsabilidad Penal para Adolescente). Módulo de SIM. Permite registrar información correspondiente a la etapa de aprehensión, etapas procesales (indagación, investigación, juicio y recursos), ubicar al adolescente en una unidad de servicio y registrar de actuaciones profesionales. RUB (Registro Único de Beneficiarios). Módulo de SIM. Catalogación de servicios, Solicitud de cupos,
Dirección de
Protección
Subdirección de
Restablecimiento
de Derechos
Subdirección de
Responsabilidad
Penal para
Adolescentes
Subdirección de
Adopciones
Dirección de
Planeación y
Control de Gestión
Dirección de
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No Sistema Clasificación Descripción del sistema Usuario funcional
reasignación y cancelación de cupos, actualización de beneficiarios. Consulta y carga información a SIPOD, SISBEN, JUNTOS, SIMAT, RUB.
Nutrición Dirección
de Servicios y
Atención Todas las
Regionales
3 Actas Complementarias
Software
Utilizado por las notarías, registradurías y consulados para gestionar la información de los menores que son registrados como no reconocidos".
Subdirección de
Restablecimiento
de Derechos
4 Sistema de Asignación
Electrónico de Citas SIM –
SEAC
Software Registro de solicitudes de citas realizadas por los ciudadanos a profesionales del ICBF y Manejo de las agendas de estos.
Dirección de
Servicios y
Atención
5 NMF - Nuevo Modelo Financiero
Software
El Nuevo Modelo Financiero interopera con el SIIF Nación y soporta las funcionalidades que no tiene el SIIF Nación y que son requeridas para el funcionamiento de la institución a través de los módulos: acciones, bancos, apropiaciones, parametrizador contable, análisis y seguimiento presupuestal. (ASP), cajas menores, tributario, peguntas frecuentes y vigencias futuras
Dirección
Financiera
6 SIA – Proveedores
Software
Permite el registro y administración de la información de los terceros, a fin de conformar una única base de terceros, este sistema captura la información de datos generales de la persona, información financiera, información de experiencia, datos del representante legal, sucursales, clase y tipo de entidad, entre otros datos.
Dirección de
Abastecimiento
7 SIA SITCO - Sistema de
Información y Trámite
Contractual
Software
Es una herramienta tecnológica para la práctica y eficaz gestión contractual, así como para la realización de consultas, seguimiento de la información contractual y
Dirección de
Contratación
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No Sistema Clasificación Descripción del sistema Usuario funcional
generación de reportes de la adquisición de bienes y servicios del ICBF, buscando que las actividades y responsables de las diferentes etapas se integren y comuniquen, en la actualidad este sistema consume información de PACCO, SIIF NACION 2, KACTUS, SIGEPCYP y NMF.
8 SIA - Gestión de Denuncias
Bienes Mostrencos y
Vocaciones Hereditarias
Software
Registro y radicado de la denuncia de BVMVH, por parte de denunciantes externos, por otra parte, permite la gestión del proceso administrativo y llevar el control de cada una de las fases y actuaciones, que conforman el proceso.
Oficina Asesora
Jurídica
9 SIA Estudios del Sector
Software
Permite llevar la configuración y parametrización de cada una de las fechas para las actividades relacionadas con los estudios del sector o costos para la adquisición de bienes y servicios, con el fin de contar con los estudios de factibilidad y comprobación de costos
Dirección de
abastecimiento
10 SIA Proyección de
necesidades
Software
Permite programar y realizar seguimiento a las necesidades de contratación de prestación de servicio profesionales y de apoyo a la gestión del ICBF, este sistema consume información de PACCO.
Secretaría General
y Dirección de
Gestión Human
11 SIA Banco de Oferentes
Software
Esta versión permite el registro de convocatorias, publicación de la convocatoria, registro y asignación de las observaciones y gestión de respuesta a las observaciones.
Dirección de
Primera Infancia
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No Sistema Clasificación Descripción del sistema Usuario funcional
12 SIA SIGEPCYP
Software
Sistema de Gestión para Pagos a Contratistas y Proveedores. Permite al usuario (contratista) generar la cuenta de cobro minimizando el riesgo de error de valores y de diligenciamiento del documento, elabora de forma automática la planilla de control para los “Encargados de Área”, permite realizar el respectivo control y seguimiento de las cuentas para pago en los diferentes pasos de la cadena presupuestal facilitando la labor diaria a los usuarios del Área Financiera en el proceso de pagos.
Dirección
Financiera
13 OAC Online - Aseguramiento
de la calidad
Software
Permite registrar, administrar y consultar en línea la información de personerías jurídicas, licencias de funcionamiento, autorizaciones a organismos acreditados e inspección, vigilancia y control a las instituciones que prestan el servicio del SNBF.
Oficina
Aseguramiento de
la Calidad
14 SUIN - Sistema Único de
información de la Infancia
Software
Sistema Único de Información de la Infancia que soporta el cargue de indicadores calculados por las entidades que pertenecen al SNBF.
Dirección del SNBF
Entes Territoriales
15 MIT (Módulo de Información
Territorial)
Software
Módulo de Información Territorial para Seguimiento a los derechos de Primera Infancia, Infancia, Adolescencia y Consejos de Política Social.
Dirección del SNBF
Entes Territoriales
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16 SINAD
Software Sistema de reparto de casos a los defensores de responsabilidad penal adolescente.
Centro
Especializado en
Protección Puente
Aranda
17 PILA WEB
Software Le permite al aportante, generar y descargar el Certificado de aportes parafiscales.
Dirección
Financiera
18 SIREC (Sistema de Información
de Recaudos Parafiscales)
Software
Sistema que apoya el proceso de Recaudo de Aportes parafiscales en el Grupo de Recaudo de la Dirección General y las 33 Regionales, permitiendo el recaudo realizado a través de los bancos recaudadores de las regionales, Cuenta Única Nacional y las Cajas de Compensación Familiar
Dirección
Financiera
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No Sistema Clasificación Descripción del sistema Usuario funcional
19 N-SIR
Software
Administra los aportes parafiscales de los aportantes, desde el recaudo, presentación de la planilla, certificaciones y pagos de los servicios que presta los operadores de información.
Dirección
Financiera
20 PACCO – PLAN DE COMPRAS
Software
Permite realizar la programación, ejecución y seguimiento al plan de adquisición anual de la entidad, así como realizar las respetivas modificación y aprobación a lo largo de su gestión por cada uno de los responsables en el proceso. Dirección de Abastecimiento
Dirección de
Abastecimiento
21 ORFEO GESTION
DOCUMENTAL
Software
Sistema que permite controlar, gestionar y facilitar la gestión documental de la Entidad considerando el ciclo vital documental: desde el ingreso al ICBF de los documentos físicos y electrónicos, hasta la generación de la respuesta y su envío
Dirección
Administrativa
(grupo de gestión
documental)
Transversal a todas
las dependencias,
Regionales y
Centros Zonales
del ICBF
22 SCAD
Software
Aplicación que se utiliza para el registro y consulta de los procesos disciplinarios reportados contra funcionarios y ex funcionarios del ICBF, es utilizado más como base de datos de registro y consulta de dichos procesos.
Oficina de Control
Interno Disciplinario
23 SIGUV- Sistema de Gestión
Vehicular Software Sistema que permite el registro y
seguimiento del uso de vehículos, a nivel de
Dirección de
Administrativa
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No Sistema Clasificación Descripción del sistema Usuario funcional
sus recorridos, rutas y consumo de combustible
24 SITCO – Sistema de
Información de Cooperación y
Convenios
Software
Directorio de socios, cooperación y acuerdos, compromisos internacionales, se registran los contratos de cooperación y la gestión de los aportes de cooperación realizados por las diferentes entidades que cofinancian los proyectos. Coordinar la oferta y demanda de cooperación, desarrollar alianzas y dar respuesta a los compromisos internacionales a cargo del ICBF, para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales. En la actualidad la información global del contrato se está consultando desde SITCO.
Oficina de
Cooperación y
Convenios
25 AIPA – Avisos de
Incumplimiento Parafiscal
Software
Identifica la morosidad de los aportantes, generando avisos de Incumplimiento en el Pago, actualización de datos básicos y de ubicación de los aportantes activos.
Dirección
Financiera
26 GESTOR BANCARIO
Software
Sistema que de forma segura permite realizar pagos de la nómina y seguridad social de los empleados del ICBF, llevando a cabo el proceso de trazabilidad y retroalimentación de la dispersión realizada por el Banco
Dirección
Financiera
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27 Avanza Plan
Software Sistema integrado de reportes inmediatos, libros e información único de información de la niñez.
Dirección del SNBF
28 SITE
Servicio para
manejar
encuestas
Encuesta prueba de talento y potencial de emprendimiento.
Subdirección de
Responsabilidad
Penal para
Adolescentes
29 ADMINSIM
Software Módulo de administración del SIM para peticiones, actuación, beneficiarios y afectados.
Dirección de
Protección
30 ISOLUCION
Licencia
Herramienta que facilita la planeación, implantación, distribución, publicación, actualización, consulta y control de los documentos del sistema de Gestión integral SIGE, así como el seguimiento a servicios no conformes, no conformidades del sistema, acciones correctivas, acciones preventivas, administración de riesgos, asignación y agendamiento a los usuarios tanto de acciones correctivas y preventivas, servicios no conformes, no conformidades del sistema, y tareas a realizar
Subdirección de
Mejoramiento
Organizacional Es
transversal a todas
las dependencias
del instituto en los
tres niveles de la
Entidad
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31 SEVEN
Licencia
Es una aplicación en la que se gestiona el catálogo de productos de la entidad. Cuenta con los módulos de inventarios, activos fijos e inmuebles.
Dirección
Administrativa
(Grupo Gestión de
Bienes) Dirección
Administrativa
(Almacenistas de
las Diferentes
Regionales
32 KACTUS
Licencia
Sistema diseñado en forma modular y paramétrico, su función principal es la de administrar el Talento Humano y la Nómina, por medio de diferentes programas, los cuales pueden trabajar independiente o estrechamente relacionados según la necesidad y criterio definido: Liquidación de Nomina y de Aportes de Seguridad Social, Planta Personal Manual de Funciones Niveles de Nomina. Novedades de Biodata (Hojas de Vida), Encargos. - Bonificaciones. Valoración de Competencias (evaluación del Desempeño 360) Formación y Desarrollo. Bienestar de Personal / Beneficios. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Administración y Seguridad.
Dirección de
Gestión Humana
Los usuarios
funcionales son los
Coordinadores y
Analista de Gestión
Humana Sede
Nacional y las
personas
encargadas de
Talento Humano en
cada una de las
Regionales
33 GECO
Herramienta
Es un sistema que permite al ciudadano buscar información puntual relacionada con el ICBF y permite visualizar la respuesta y preguntas por lenguaje de señas y audio
Dirección de
Servicios y
Atención
34 DOCUNET
Licencia Sistemas de información documental para pruebas de filiación. Documentación generada en las tomas de muestras de ADN
Subdirección de
Restablecimiento
de Derechos
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35 Exógenas
Herramienta
Herramienta para reportes de información de Exógena. Incluye consulta exógenas DIAN, DIAN Nacional, Secretaría de Hacienda Distrital.
Dirección
Financiera
36 SIMEI
Software Sistema Integral de Monitoreo y Evaluación Institucional
Subdirección de
Monitoreo y
Evaluación
37 Modulo Transversal de
Seguridad Software
Sistema de información que integra de forma trasversal las calidades sistémicas de autenticación y autorización, para los diferentes sistemas de información que tiene la Entidad.
Dirección de
Información y
Tecnología
38 Central de Mensajes
Software
Sistema de información que permite Centralizar la definición de los mensajes, realiza la validación mediante reglas de envío y variables de mensaje, por último, contiene las definiciones y especificaciones del manejo técnico de las conexiones hacia los proveedores de correo, con ello se independiza la lógica de envíos de los sistemas de información reduciendo la complejidad en ellas y abriendo la posibilidad a una trazabilidad transversal de notificaciones a nivel de persona.
Dirección de
Información y
Tecnología
39 SIEM (Sistema de eventos de
log)
Software
Herramienta que permita la consulta de la información de auditoria y trazabilidad la cual se encuentra persistida de forma local por cada uno de los sistemas de información, realizando la salvedad que a pesar que la información se encuentre dispersa en su ubicación se requiere que sea homogénea en cuanto a su estructura para su correcto
Dirección de
Información y
Tecnología
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tratamiento, de esta forma se estandariza la estructura de la información, con ello el sistema central SIEM (Sistema de Gestión de Eventos y Logs) puede realizar la consulta sobre cada sistema de información de la misma forma.
40 SAC (Sistema de
Administración de catálogos) –
Paramétricas
Software
Permite a través de interfaces de usuario la creación, consulta y modificación de paramétricas y sus correspondientes registros de forma centralizada y homogénea y además esta información se debe exponer a través de servicios REST para que pueda ser utilizada por las demás aplicaciones
Dirección de
Información y
Tecnología
41 Portal de aplicaciones
Software
El portal de aplicaciones provee un entorno unificado para la autenticación, autorización y presentación de las aplicaciones integradas
Dirección de
Información y
Tecnología
42 AVISPA
Software Medio electrónico institucional que administra y gestiona los procesos de cualificación para agentes educativos
Dirección de
Primera Infancia
43 PORTAL WEB (Drupal)
Software
El portal web es el principal medio de consulta de información para el ciudadano. Se informa al ciudadano acerca de programas, procedimientos, lineamientos, leyes, gestión de bienes y de más información relacionada, se registran denuncias, peticiones, reclamos, quejas, sugerencias y se hace seguimiento a estas
Oficina Asesora de
Comunicaciones
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solicitudes, se publican los procesos de contratación de régimen especial, es el único medio público interactivo por el cual puede consultarse la ubicación de todos los puntos de atención, centros zonales y regionales del ICBF
44 INTRANET (Drupal)
Software
La intranet es el medio electrónico institucional que almacena de manera centralizada toda la Información institucional de interés general que ya ha sido oficializada. Es el principal medio de consulta y publicación a nivel nacional
Oficina Asesora de
Comunicaciones
45 Escuela Virtual ICBF
Software
Medio electrónico institucional que administra y gestiona los procesos de formación y/o capacitación para los colaboradores del ICBF
Dirección de
Gestión Humana
46 NEWSLETTERS
Software
Aplicación Web que permite a través de una suscripción registrar temas de interés a usuarios interesados, esta aplicación tiene acceso a través del Portal Web Institucional.
Oficina Asesora de
Comunicaciones
47 Portafolio de Servicios
Software Micrositio para la gestión de Contenidos en Infografías de trámites, programas y servicios de atención
Dirección de
Servicios y
Atención
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48 Encuestas en línea
Software Herramienta Web para llevar a cabo la medición de la percepción ciudadana a través de encuestas en línea
Dirección de
Servicios y
Atención
49 Citaciones
Software
Aplicación Web con acceso a través del Portal Web, que automatiza el proceso de citaciones y emplazamientos realizado por los Defensores de Familia a nivel nacional.
Oficina Asesora de
Comunicaciones
Dirección de
Protección
50 Audioteca (Agua viento verdor)
Software Portal web que contiene canciones, audios y narraciones de las etnias indígenas colombianas.
Dirección de
Primera Infancia
51 POSIGE
Software
Solución tecnológica que integra las diferentes labores de aseguramiento de la calidad, garantizando el oportuno registro, administración, consulta en línea y reportes
Subdirección de
Mejoramiento
Organizacional
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de la información relacionada con el seguimiento y cumplimiento del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión.
52 Requisitos Legales
Software
Aplicativo que Facilita la verificación de la matriz de requisitos legales y otros requisitos, así como controlar los cambios que la misma tiene en los niveles Nacional (Procesos) y Regional para los ejes de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Seguridad de la Información pertenecientes al SIG.
Subdirección de
Mejoramiento
Organizacional
53 Portal NNA
Software
Contar con una versión de Portal Web para los niños y niñas en donde puedan interactuar, jugar, aprender, participar y sentirse parte de la Institución a través de sus equipos móviles.
Dirección de
Servicios y
Atención
54 Recomendaciones médicas
Software Herramienta para el registro, seguimiento y control de las recomendaciones médicas y ausentismo de los funcionarios del ICBF
Dirección de
Gestión Humana
55 Lector CHIP
Software
Solución que permite al ICBF, estructurar, convertir y analizar la información que reportan las Alcaldías en el sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación, referente al uso que dan estás a los recursos asignados por CONPES para la atención de la Primera Infancia por las diferentes líneas de acción.
Dirección del SNBF
56 Activa2-Gestión del cambio
Software
App Multijugador, que a través de la mecánica del juego permite fortalecer el uso y apropiación de TI).
Dirección de
Gestión Humana
Dirección de
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Información y
Tecnología
57 Portal Cautivo
Software
App que concede permiso de conectarse a Internet a través de la utilización de la red WIFI de los puntos de atención del ICBF
Dirección de
Servicios y
Atención
58 Revista Digital
Software
App que permite dar información de interés relacionada con la Dirección de Información y Tecnología una manera innovadora y fácil de usar, también se describe como una herramienta que permitirá fortalecer el uso y apropiación de TI
Dirección de
Información y
Tecnología
59 HICO - Herramienta Interactiva
para la Gestión del
Conocimiento
Software Herramienta Interactiva para la Gestión del Conocimiento en el Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
Dirección SNBF
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60 Módulo Beneficiario Único
Software Consulta de actuaciones, actuaciones y valoraciones nutricionales del beneficiario
Dirección de
Información y
Tecnología
61 Asistente de Adopciones (ADA)
Software
Aplicación que integra el proceso de solicitud de adopciones y su trámite y la consulta del estado de la solicitud permitiendo realizar un trámite en línea
Dirección de
Protección
Subdirección de
Adopciones
62 Sistema de Plan de Emergencia
Sanitaria
Software
Permite registrar la entrega de raciones brindadas a los beneficiarios, realizar acompañamiento a las familias de los beneficiarios atendidos y realizar seguimiento al estado de nutrición de los beneficiarios atendidos por la Dirección de Primera Infancia.
Dirección de
Primera Infancia
Fuente: Diagnóstico de documentos electrónicos de archivo
De igual forma, el Programa de gestión documental se articula con el sistema de seguridad de la
información y su relación con el componente de TIC; contando con la política de seguridad de la
información
La Entidad cuenta con una política de seguridad de la información, aprobada mediante la
Resolución 4286 del 27 de julio de 2020 “Por la cual se adopta la Política de Seguridad y Privacidad de la
Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación, las Políticas Generales de Manejo y se definen
lineamientos frente al uso y manejo de la información…”
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Así mismo, la Dirección de Información y Tecnología DIT debe realizar el levantamiento del
diagnóstico de recursos y requerimientos tecnológicos a nivel nacional, territorial y zonal (análisis
de la infraestructura tecnológica, riesgos sobre seguridad física, del entorno y seguridad
informática, potencial de crecimiento de la infraestructura física, e identificación en el mercado de
herramientas tecnológicas y de infraestructura), necesarios para la implementación y
sostenimiento de la herramienta tecnológica a implementar para la gestión documental del ICBF,
articulando el cumplimiento de lineamientos exigidos por la estrategia de Gobierno en Línea del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Ley 1712 de 2014 “Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
3.2.5. Gestión del Cambio
El ICBF, cuenta con un Plan de Capacitación que hace parte del Plan Institucional de Archivos
PINAR y del PGD, éste se encuentra articulado con el Plan Institucional de Capacitación PIC, lo
cual permite el fortalecimiento de la cultura archivística y el desarrollo de competencias y
habilidades que, en la materia se requieren para dar cumplimiento con planes de mejoramiento
archivístico, transferencias primarias y secundarias, organización de archivos, entre otros, por
cuanto éste se encuentra basado en las necesidades de gestión documental de la Entidad.
De otra parte, el ICBF se encuentra en proceso de desarrollo de un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, lo que facilitará la búsqueda y recuperación de la
información, reducción del uso de papel, optimización de procesos e interoperabilidad con los
demás recursos tecnológicos, dando cumplimiento a lo normado en el Decreto 1080 de 2015.
3.3. DIRECTRICES PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
En este ítem se relacionan las estrategias de planeación, producción, gestión y trámite,
organización, transferencia, disposición final, conservación y/o preservación y valoración
documental, teniendo en cuenta los principios de la gestión documental en concordancia con el
Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.5.
En el ICBF, cada dependencia diseña los procedimientos y formatos de acuerdo con las
necesidades propias de sus funciones, según los procedimientos definidos por la Dirección de
Planeación y Control de Gestión y en concordancia con el Modelo de Planeación y Sistema
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Integrado de Gestión; detallando cada una de las actividades que generan tipos documentales y
expedientes para determinar la pertinencia de los mismos, los cuales se reflejan en las Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental (serie, subserie, tipo documental /
asunto).
Es importante anotar que los formatos deben estar incluidos y codificados por el Sistema de Gestión
de Calidad e integrados en el Listado Maestro de Documentos Internos. Los documentos externos
deben registrarse en la tipología documental de cada serie y/o subserie documental, cuando los
mismos hagan parte integral del expediente.
Los documentos electrónicos, que no corresponden a documentos electrónicos de archivo, en
razón a que no hacen parte integral del expediente y soportan actividades administrativas
facilitando la consolidación, consulta y entrega de información, tales como bases de datos,
directorios, matrices de seguimiento, formatos de proyección de documentos, ofimática de
beneficios y memorandos, entre otros, no serán tenidos en cuenta para la normalización de su
producción en cuanto a estructura, código o contenido en las TRD, TVD, CCD, pero si para el
proceso de almacenamiento, conservación y custodia.
3.3.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DOCUMENTAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3.3.1.1. Planeación Estratégica
El ICBF, elabora los procedimientos, formatos, guías, instructivos y demás documentación
inherente a la gestión documental, donde se involucran todos los colaboradores de la Entidad,
identificando avances en las actividades planteadas inicialmente en el Programa de Gestión
Documental, aprobado en la vigencia 2016:
Tabla 4. Avance en el proceso de planeación estratégica de la gestión documental
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
Estandarización y actualización de la matriz de requisitos legales, en cumplimiento de la política
archivística a nivel interno, esta matriz se actualiza anualmente.
Procesos y procedimientos (planeación, producción, gestión y trámite, organización,
transferencias, disposición de la documentación, preservación y valoración documentales) de
gestión documental divulgados, aplicados y en revisión constante para la mejora continua.
Elaboración de los programas específicos del PGD de: programa de documentos vitales y
esenciales, documento electrónico, reprografía, normalización de formas y formularios
electrónicos, documentos especiales.
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ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
Implementación del Sistema Integrado de Conservación: Plan de Conservación: Programa de
Sensibilización, Capacitación y reinducción, Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas
de Almacenamiento y Programa de Saneamiento Ambiental.
Se adoptó el Registro del Esquema de Publicación del ICBF
Plan Institucional de archivos actualizado y aprobado
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
Vistas de seguimiento a los archivos de gestión de la Dirección General
Control del proceso de gestión documental mediante indicadores tales como: Porcentaje de metros
lineales de transferencia primaria al archivo central y Porcentaje de avance en la implementación
del Plan Institucional de Archivos -PINAR
Fuente: elaboración propia
Por lo anterior y debido a la capacidad técnica, administrativa y económica de la Entidad, se hizo
necesario ajustar el plan de trabajo inicialmente definido para ser ejecutadas durante las
vigencias 2021 y 2022.
Tabla 5. Plan de Trabajo-Planeación Estratégica de la Gestión Documental
ASPECTO ACTIVIDADAES A
DESARROLLAR
TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN
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o Largo Plazo
(2021 -2022
Administración
Documental
Verificar el cumplimiento
del Plan Institucional de
Archivos PINAR
X X X X X
Realizar seguimiento a la
implementación del PGD X X X
Actualizar el diagnóstico
integral de archivos de la
Entidad
X X X X
Implementar los programas
específicos establecidos en
el Programa de Gestión
Documental
X X X X
Mantener actualizada la
matriz de evaluación y
cumplimiento de requisitos
legales y los
X X X
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procedimientos asociados a
la gestión documental de la
Entidad.
Establecer y realizar
seguimiento a los
indicadores de gestión,
relevantes para el
desempeño de la Gestión
Documental.
X X X
Actualizar los
procedimientos que se
requieran, de acuerdo con
los procesos asociados.
X X X
Fuente: elaboración propia
3.3.1.2. Planeación Documental
En relación con este proceso la Entidad presenta el siguiente avance:
Tabla 6. Avances en el proceso de planeación documental
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA PLANEACIÓN
DOCUMENTAL
Actualización de la documentación asociada a la gestión documental, publicada en el Sistema Integrado de Gestión.
Publicación y socialización de los procesos, procedimientos y herramientas archivísticas de la Entidad.
Seguimiento a la actualización de los activos de información del ICBF.
Actualización de las Tablas de Retención y Cuadros de Clasificación Documental.
Creación e implementación del Plan de Conservación que hace parte del Sistema Integrado de Conservación - SIC
Se cuenta con un protocolo para la realización de transferencia primarias y secundarias.
El ICBF protege, preserva y administra la integridad, confidencialidad, disponibilidad y autenticidad de la información, así como la seguridad digital y la gestión de la continuidad de la operación, conforme al mapa de procesos y en cumplimiento a lo establecido en las Tablas de Retención y Valoración Documental.
Seguimiento al desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental a través de la Oficina de Control Interno
MECANISMOS DE AUTENTICACIÓN
Implementación del Correo Electrónico Certificado para el envío de comunicaciones oficiales. (El correo institucional y los sistemas del ICBF cuentan con mecanismos de autenticación por Directorio Activo a los usuarios que requieran el ingreso a los sistemas y que sean
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colaboradores del ICBF. La autenticación en los sistemas de información puede realizarse de forma mixta si el sistema cuenta con usuarios externos al ICBF y en caso de que estos no se encuentren registrados en el directorio activo del ICBF.).
PLANES Y/O PROGRAMAS
Diseño del Programa de Documentos Vitales o Esenciales
Diseño e implementación del Plan de Conservación Documental en Soporte Físico.
Diseño del Plan de Preservación Digital en Soportes
Electrónicos y Digitales
Diseño e implementación del plan de capacitación
PROCEDIMIENTOS, GUIAS E INSTRUCTIVOS Actualización y creación de procedimientos y protocolos
inherentes a la gestión documental del ICBF.
Fuente: elaboración propia
En relación con el proceso de planeación documental, es necesario modificar algunas actividades
que comprometen la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF, por lo cual se
ajustaron actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022:
Tabla 7. Plan de trabajo-Proceso de planeación documental
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN
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Largo Plazo (2021 -2022
GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA
PLANEACIÓN DOCUMENTAL
Crear e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, a través del diseño del modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos que incluya los metadatos para la descripción de documentos de archivo.
X X X X X
Inclusión en las TRD de los nuevos soportes documentales.
X X X X X
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Aplicación de la Política de Gestión Documental y de Documento Electrónico.
X X X X X
Diseñar el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.
X X X X
Diseñar el Plan de Preservación Digital en Soportes Electrónicos y Digitales
X X X X
Actualizar la Guía de Gestión Documental, la cual debe contener un capítulo sobre documento electrónico y digital.
X X X X
PROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS
ASOCIADOS A ESTE PROCESO
Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de planeación documental:
• Programa específico de documentos vitales o esenciales
• Programa específico de gestión de documentos electrónicos de archivo
• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales)
• Programa específico de Normalización de formas y formularios electrónicos.
• Programa específico de reprografía.
• Guía para la gestión documental
• Guía para la rotulación de la información Fuente: elaboración propia
3.3.1.3. Producción Documental
En relación con este proceso, se identificó el siguiente avance:
Tabla 8. Avances en el proceso de producción documental
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
El SIGE controla los documentos de archivo a través del
listado maestro.
El ICBF cuenta con instructivos de diligenciamiento para
cada formato y formulario, relacionados con los procesos y
procedimientos de la Entidad.
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ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
La Entidad tiene un procedimiento para la elaboración y
control de documentos y copias controladas.
Implementación del correo electrónico certificado
Creación y actualización de los procesos y procedimientos
de recepción y radicación de comunicaciones oficiales.
Implementación del Aplicativo ORFEO para la
administración de las comunicaciones oficiales.
El ICBF ha implementado estrategias que, le permiten
realizar seguimiento en línea de trámites solicitados por los
ciudadanos (PQRS)
PROCEDIMIENTOS, GUIAS E INSTRUCTIVOS
Elaboración e implementación del Procedimiento para la
gestión ambiental del ICBF.
Actualización del procedimiento para la Radicación y
Distribución de Comunicaciones Oficiales Externas
(Salida) e Internas (Memorandos
Actualización del Procedimiento Gestión de Cambios de
Tecnologías de Información.
Elaboración e implementación del Procedimiento de
Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información
Fuente: elaboración propia
Frente al proceso de producción documental, es necesario modificar algunas actividades que
comprometen la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF, por lo cual se ajustaron
actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022: Tabla 9. Plan de trabajo-Proceso de producción documental
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN
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Largo Plazo (2021 -2022
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Implementar una herramienta tecnológica que, permita la gestión del documento durante su ciclo vital y la conformación de expedientes digitales, electrónicos e híbridos
X X X X
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Actualizar la Guía de Gestión Documental que, incluya la definición de la estructura, condiciones diplomáticas (internas y externas), el formato de preservación, el soporte, el medio, las técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los documentos de archivo y documento electrónico y digital.
X X X X
Diseñar el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.
X X X X
Diseñar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA
X X X X
Fuente: elaboración propia
3.3.1.4. Gestión y Trámite
En cuanto al proceso de gestión y trámite, se identificó el siguiente avance:
Tabla 10. Avances del proceso de gestión y trámite
ASPECTO
SITUACIÓN ACTUAL
DISTRIBUCIÓN
La Entidad cuenta con un procedimiento para la recepción y distribución de comunicaciones oficiales a través de ORFEO, el cual genera una planilla de control para su distribución.
El ICBF realiza seguimiento a la gestión de las PQRSD, mediante el uso de canales de atención: correo electrónico, telefónico, presencial y escrito; adicional las peticiones son registradas en la herramienta tecnológica para su trámite.
ACCESO Y CONSULTA
Actualización del procedimiento control, préstamo y devolución de expedientes.
Elaboración e implementación de matriz para solicitud y préstamo de expedientes.
La Entidad cuenta con alertas tempranas para PQRS de acuerdo con los términos de ley
Actualización de la Guía de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias del ICBF.
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ASPECTO
SITUACIÓN ACTUAL
Creación e implementación de la Guía para Radicación de Documentos de entradas, internas y salidas en ORFEO.
PLANES Y/O PROGRAMAS Actualización del Plan de Acción de la Entidad.
Fuente: elaboración propia
Frente al proceso de gestión y trámite, es necesario modificar algunas actividades que
comprometen la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF, por lo cual se ajustaron
actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022:
Tabla 11. Plan de trabajo-Proceso de gestión y trámite
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
EJECUCIÓN TIPO DE REQUISITO
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Largo Plazo (2021 -2022
ACCESO Y CONSULTA
Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE
X X X X
Actualizar la Guía de Gestión Documental, la cual debe contener un capítulo sobre documento electrónico y digital.
X X X
Revisar y actualizar los procedimientos del Grupo de Gestión Documental, con el fin de realizar acciones de mejora.
X X X X X
Crear el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.
X X X X X
ROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS
ASOCIADOS A ESTE PROCESO
Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de gestión y trámite:
• Programa específico de gestión de documentos electrónicos
• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales).
• Guía para la gestión documental
Fuente: elaboración propia
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3.3.1.5. Organización
En relación con este proceso el ICBF, presentó el siguiente avance, como se describe a
continuación:
Tabla 12. Avances en el proceso de organización
ASPECTO
SITUACIÓN ACTUAL
CLASIFICACIÓN,
ORDENACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Actualización de las Tablas de Retención Documental
Organización de archivos a nivel nacional, con base en las
Tablas de Retención Documental vigentes, donde se han
realizado procesos de clasificación, ordenación y
descripción documental, para la conformación de
expedientes en físico y digital.
Convalidación de las Tablas de Valoración Documental de
la Entidad.
El ICBF se encuentra en proceso de organización de sus
Fondos Documentales Acumulados, a través de la
implementación de las TVD.
Elaboración e implementación del Plan para la
Organización de un Fondo Documental Acumulado.
Elaboración e implementación del procedimiento para la
reconstrucción de expedientes.
Elaboración del Banco Terminológico de series y subseries
documentales.
Elaboración e implementación del formato de Hoja de
Control para los expedientes de archivo en físico y digital.
Diseño del Programa de Documentos Vitales o Esenciales
Actualización de la Guía para la Rotulación de la
Información.
Elaboración del Protocolo de prevención y primeros
auxilios a documentos para evitar biodeterioro.
Fuente: elaboración propia
No obstante, el avance que presenta la Entidad en relación con este proceso se hace necesario
ajustar algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por cuanto se
compromete la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF:
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Tabla 13. Plan de trabajo-Proceso de organización
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
EJECUCIÓN TIPO DE REQUISITO
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Largo Plazo (2021 -2022
CLASIFICACIÓN,
Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE
X X X X
ORDENACIÓN Y
Actualizar la Guía de Gestión Documental, la cual debe contener un capítulo sobre documento electrónico y digital.
X X X X
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Diseñar la guía o programa de descripción documental en diferentes soportes.
X X X X X
Diseñar el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos
X X X X
Diseñar e implementar del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE.
X X X X X
ROGRAMAS, GUÍAS E
INSTRUCTIVOS ASOCIADOS A
ESTE PROCESO
Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de organización:
• Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales).
• Guía para la gestión documental
• Guía para la rotulación de la información
Fuente: elaboración propia
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3.3.1.6. Transferencias
En atención a los logros presentados en relación con este proceso, se identificaron los siguientes
avances: Tabla 14. Avance en el proceso de transferencias documentales
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
REALIZACIÓN TRANSFERENCIAS
Ejecución de Transferencias Primarias, dando
cumplimiento al cronograma establecido anualmente para
tal fin y en cumplimiento del indicador “Porcentaje de
metros lineales de transferencia primaria al archivo central”
Elaboración e implementación del Plan de Transferencias
Primarias y Secundarias.
Elaboración e implementación del procedimiento de
transferencias primarias y secundarias.
Creación e implementación del plan para la organización
de un fondo documental acumulado.
Fuente: elaboración propia
De cara al avance que presenta la Entidad en relación con este proceso se hace necesario ajustar
algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por cuanto se
compromete la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF:
Tabla 15. Plan de trabajo- Proceso de transferencias documentales
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN
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Largo Plazo (2021 -2022
REALIZACIÓN TRANSFERENCIASDOCUMENTALES EN SOPORTE FISÍCO, ELECTRÓNICO
E HIBRÍDO
Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA.
X X X X
Diseño e implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.
X X X X
Actualización de los procedimientos de transferencias primarias y secundarias que incluyan la transferencia de expedientes electrónicos e híbridos, de manera
X X X X X
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articulada con los lineamientos emitidos por el AGN asegurando la integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo
ROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS ASOCIADOS A ESTE
PROCESO
Los programas que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de transferencias:
• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales).
• Programa específico de documentos electrónicos
• Guía para la Gestión Documental Fuente: elaboración propia
3.3.1.7. Disposición de Documentos
En relación con este proceso, la Entidad presenta avances en el manejo de residuos sólidos y
aplicación de instrumentos archivísticos Tablas de Retención y Valoración Documental, como se
evidencia a continuación:
Tabla 16. Avance en el proceso de disposición de documentos
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
APLICACIÓN DE
INSTRUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS
TRD Y TVD
Seguimiento y control para la disposición final de documentos por aplicación de
TRD o TVD a través de empresa recicladora “Procedimiento eliminación por
aplicación de TRD y TVD”
Actualización de las Tablas de Retención Documental del ICBF.
Convalidación de las Tablas de Valoración.
Actualización del procedimiento eliminación por aplicación de TRD y TVD.
Elaboración y aplicación del procedimiento selección por aplicación de Tablas de
Retención Documental.
Elaboración y aplicación del Plan de transferencias primarias y secundarias.
Realización de sensibilización a nivel nacional en temas relacionados con la
aplicación de TRD y TVD.
Elaboración del plan de preservación a largo plazo, el cual hace parte del Sistema
Integrado de Conservación - SIC
Elaboración y aplicación del plan para la organización de un fondo documental
acumulado.
Actualización del “Instructivo para Gestionar Solicitudes de Borrado Seguro de
Dispositivos de Cómputo”
Actualización de procedimientos inherentes al proceso.
Fuente: elaboración propia
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De cara al avance que presenta la Entidad en relación con este proceso, se hace necesario ajustar
algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por cuanto se
compromete la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF:
Tabla 17. Plan de trabajo-Proceso de disposición de documentos
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN
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Largo Plazo (2021 -2022
ELIMINACIÓN
Diseñar e implementar un procedimiento para la eliminación de documentos análogos y electrónicos.
X X X X X
Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA, que incluya la valoración y disposición final de series y subseries documentales establecidas en TRD y TVD.
X X X X
Diseñar e implementar el programa de normalización de formas y formularios electrónicos, que incluya la valoración y disposición final de series y subseries documentales.
X X X X
PROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS
ASOCIADOS A ESTE PROCESO
Los programas, guías e instructivos que se relacionan a continuación se encuentran relacionados con el proceso de disposición de documentos:
• Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales).
• Programa de reprografía.
• Instructivo para Gestionar Solicitudes de Borrado Seguro de Dispositivos de Cómputo
• Guía para la gestión documental.
Fuente: elaboración propia
Nota: La Entidad no requiere elaborar fichas de valoración documental, por cuanto se encuentran establecidas
para las entidades del Distrito.
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3.3.1.8. Preservación a Largo Plazo
En relación con este proceso, la Entidad presenta los siguientes logros:
Tabla 18. Avance en el proceso de preservación a largo plazo
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
SIC
Dando cumplimiento a lo normado por el Archivo General de la Nación, Acuerdo 06 de 2014, la Entidad cuenta con Plan de conservación y Plan de Preservación digital a Largo Plazo, los cuales constituyen el Sistema Integrado de Conservación.
Del Plan de Conservación del Sistema Integrado de Conservación, se han implementado los siguientes subprogramas: Programa de capacitación, sensibilización y reinducción, Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas y Programa de saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
Adquisición de instrumentos de medición para los depósitos de archivos centrales a nivel nacional.
Fuente: elaboración propia
De cara al avance que presenta la Entidad en relación con este proceso, se hace necesario ajustar
algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 a 2022, por cuanto se
compromete la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF:
Tabla 19. Plan de trabajo-Proceso de preservación a largo plazo
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN
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Largo Plazo (2021 -2022
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE, que incluya las características y estrategias del Sistema de Gestión Documental para garantizar la accesibilidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad y conservación de los documentos digitales y electrónicos.
X X X X X
Diseñar e implementar Plan de emergencias para depósitos y
X X X X
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áreas destinadas al almacenamiento de archivos.
PROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS
ASOCIADOS A ESTE PROCESO
Los programas, guías e instructivos que se renuncian a continuación se encuentran relacionados con el proceso de preservación a largo plazo:
• Programa del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Programa de Vigilancia Epidemiológica Ocupacional de Prevención de Riesgos Psicosocial
• Programa de Orden y Aseo.
• Plan de Emergencias y Contingencias Dirección General.
• Protocolo de prevención y primeros auxilios a documentos para evitar biodeterio.
• Guía para la Gestión Documental. Fuente: elaboración propia
3.3.1.9. Valoración Documental
En relación con este proceso, la Entidad presenta los siguientes logros:
Tabla 20. Avance en el proceso de valoración
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN Y TABLA DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL
La Entidad cuenta con procedimientos y Tablas de
Retención actualizadas, en las cuales se encuentran
identificadas las series documentales de carácter misional
y Tablas de Valoración Documental convalidadas por el
Archivo General de la Nación.
Diseño e implementación del Plan para organización de un
Fondo Documental Acumulado.
Elaboración diagnóstico integral de archivos a nivel
nacional.
Elaboración del Programa de documentos especiales
Fuente: elaboración propia
Nota: La Entidad no requiere elaborar fichas de valoración documental, por cuanto se encuentran establecidas
para las entidades del Distrito.
En relación con el avance que presenta la Entidad en correlación con este proceso, se hace
necesario ajustar algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 y 2022, por
cuanto se compromete la capacidad administrativa, técnica y económica del ICBF:
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Tabla 21. Plan de trabajo-Proceso valoración documental
ASPECTO ACTIVIDADAES A DESARROLLAR
TIPO DE REQUISITO EJECUCIÓN
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Largo Plazo (2021 -2022
APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN Y TABLA
DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE.
X X X X X
Implementar Programa de documentos especiales
X X X X
PROGRAMAS, GUÍAS E INSTRUCTIVOS
ASOCIADOS A ESTE PROCESO
Los programas, guías e instructivos que se renuncian a continuación se encuentran relacionados con el proceso de preservación a largo plazo:
• Protocolo de prevención y primeros auxilios a documentos para evitar biodeterioro
• Guía para la Gestión Documental
• Procedimiento Organización de Archivos
• Procedimiento eliminación por aplicación de tabla de retención y valoración documental.
• Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
• Programa específico de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales).
Fuente: elaboración propia
3.4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN PGD
3.4.1. Elaboración: diseño de estrategias y actividades que se deben alinear al Plan de Acción
Anual de la Entidad, se encuentran establecidas en el plan de trabajo y se pretenden
implementar a corto, mediano y largo plazo (2018 – 2022)
3.4.2. Ejecución y puesta en marcha: comprende el desarrollo de las actividades propuestas
en los planes de trabajo.
3.4.3. Seguimiento y mejora: dentro del seguimiento y mejora al Programa de Gestión
Documental diseñado y publicado en la vigencia 2016 y actualizado en el 2019, el Grupo
de Gestión Documental, identificó avances en su implementación y desarrollo que,
permitió la actualización de este instrumento archivístico. No obstante, lo anterior, se hizo
necesario ajustar algunas actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2021 a
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2022. Así mismo, la Oficina de Control Interno realiza auditoría a las actividades
planteadas en el plan de trabajo, determinando las acciones de mejora a que haya lugar.
Ilustración 1. Implementación Programa Gestión Documental
Fuente: elaboración propia
Por lo anterior, se establece cronograma a ser ejecutado en las vigencias 2021 a 2022:
Tabla 22. Cronograma de implementación
CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO
Programa de Gestión Documental - PGD
ASPECTOS POR IMPLEMENTAR
Plazo de Ejecución
Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo
2018 2019 2020 2021 2022
IMPLEMENTACIÓN
PROCESO DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Planeación estratégica y
documental
Producción
Gestión y trámite
Organización
Transferencia documental
Disposición final
Preservación a largo plazo
Valoración documental
IMPLEMENTACIÓN
DE PROGRAMAS
ESPECÍFICOS
Programa de Gestión de
Documentos Electrónicos de
Archivo PGDEA.
Elaboración
Ejecución y puesta en
marcha
Seguimiento y mejora
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Programa de documentos
vitales
Programa de reprografía
Programa de documentos
especiales (Cartográficos,
fotográficos,
planos, sonoros y
audiovisuales
Programa Plan de
capacitación
AUDITORIA Y
CONTROL
Seguimiento a las
actividades propuestas en el
PGD
MEJORAMIENTO
CONTINUO
Implementación de planes de
mejora de ser necesario
Fuente: elaboración propia
Nota: Los planes y programas se encuentran formulados a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con el Plan
Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
3.5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ASOCIADOS AL PGD
Los planes y programas específicos definidos en el marco del Programa de Gestión Documental
del ICBF se encuentran documentados y son los siguientes:
Tabla 23. Programas específicos
PROGRAMA DESCRIPCIÓN
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo PGDEA Permiten la gestión, planificación, manejo y organización de
los documentos electrónicos de archivo.
Normalización de Formas y Formularios Electrónicos
Permite el control adecuado de la producción documental en
medios electrónicos, garantizando la fiabilidad y autenticidad
de estos, facilitando su posterior recuperación y permitiendo el
aprovechamiento de los datos consignados en estos formatos
y formularios con el fin de buscar la eficiencia administrativa.
Programa Documentos Vitales o Esenciales
Comprende la identificación, evaluación, selección,
protección, preservación y recuperación de los documentos
que son indispensables para el funcionamiento de la Entidad.
Programa de Reprografía
Establece políticas para la normalización y control de los
procesos de reprografía que se llevan a cabo en cada una de
las fases del ciclo de vida de los documentos.
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Programa Documentos Especiales
Garantiza la preservación y conservación de los documentos
especiales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, aplicando
metodologías adecuadas para el tratamiento de cada tipo de
soporte.
Plan de Capacitación
El programa específico de capacitación en materia de gestión
documental se encuentra incluido en el Plan Institucional de
Capacitación PIC, liderado por el Grupo de Gestión Humana.
Auditoría y Control Garantiza el seguimiento, medición y evaluación del Programa
de Gestión Documental del ICBF.
Archivos Descentralizados
El ICBF no requiere desarrollar este programa, por cuanto la
Entidad cuenta con depósitos de archivo central en la
Dirección General y en cada una las 33 regionales a nivel
nacional.
Fuente: elaboración propia
Nota: Los documentos técnicos de los Programas Específicos se encuentran publicados en la página web de la
Entidad: https://www.icbf.gov.co/apoyo/servicios-administrativos
3.6. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD
El ICBF implementó el Sistema Integrado de Gestión a través de la Resolución Interna 8080 de
2016 por medio de la cual se adopta el Manual del Sistema Integrado de Gestión del ICBF, la
Norma Técnica del Sistema de Calidad (NTC ISO 9001:2015), y el Decreto 1499 de 2017 “Por
medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector
Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la
Ley 1753 de 2015” armonizando el Sistema de Gestión de Calidad con el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión (MIPG), con base en lo anterior, el Instituto implementó el modelo de
planeación y sistema integrado de gestión, como estrategia gerencial que orienta el desarrollo de
las actividades y mejora el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los
procesos de evaluación que se realizan en la Entidad.
El Programa de Gestión Documental PGD, están dirigidos a fortalecer los procesos del ciclo vital
del documento en el marco del Sistema Integrado de Gestión, bajo los principios de
responsabilidad social, gestión de calidad, sostenibilidad ambiental, seguridad de la información y
seguridad y salud en el trabajo.
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4. ANEXOS
• Cronograma general de Actividades
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Matriz de Requisitos Legales
• Programa de Documentos Vitales o Esenciales
• Programa de Reprografía
• Programa Documentos Especiales
• Programa de Seguimiento a la Gestión Documental
6. RELACIÓN DE FORMATOS
CODIGO NOMBRE DEL FORMATO
N/A N/A
7. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción del Cambio
N/A N/A
El Programa de Gestión Documental -PGD del ICBF, se
proyectó para una ejecución de tres años a partir de su
promulgación en la vigencia 2016, situación que no fue posible
ejecutar, debido a la alta rotación de personal y asignación de
presupuesto. Por tal razón, se hizo necesario actualizar la
normativa que lo rige, versión de procedimientos, formatos y
cronograma de ejecución, por lo anterior se realiza la primera
versión del Programa de Gestión Documental cargada en el
SIGE.
31/05/2019 V1
Se actualiza estructura y contenido del documento, de acuerdo
con los avances obtenidos a partir de su implementación.
Se actualiza la portada, según lo establecido en el Manual de
Implementación de un programa de Gestión Documental- PGD
(2014) del Archivo General de la Nación.