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ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018
Manual de Procedimientos
DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS
Septiembre 2018
Sistema Municipal DIF
Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión:01
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ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018
Manual de Procedimientos
de Planeación y Proyectos
Autorizaciones
Lic. Gabriela Castro Hernández
Directora del DIF
Lic. Gabriela Jácome Pérez
Jefa de Planeación y Proyectos
Mtro. José Cuautle García
Contralor Municipal
M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora
Sub Contralora de Planeación, Evaluación y Control
Actualizado el veintisiete de septiembre de dos mil dieciocho, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417.
Sistema Municipal DIF
Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión:01
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Índice
Planeación y Proyectos
Página
I Introducción 4
II Presentación de los procedimientos 5
III NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO 6
Planeación de eventos y proyectos 6
Difusión de eventos y proyectos 9
IV Formatos 12 Formato de planeación 12
Ejemplo de oficio 13
Formato de calendarización interno 14
Ejemplo boletín y ficha informativa 15
V Glosario de Términos 17
Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión:01
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I.- INTRODUCCIÓN
En la Jefatura de Planeación y Proyectos del Sistema Municipal DIF de San Martín Texmelucan (SMDIF), tenemos clara nuestra función, que es la de divulgar la asistencia social y buscar maneras nuevas y creativas de llegar a todos y cada uno de los texmeluquenses.
Además de generar y planear proyectos que atiendan y desarrollen las necesidades del Sistema Municipal DIF de Texmelucan (SMDIF), a través de la gestión de donaciones, planeación, realización y difusión de los mismos.
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II.- PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Planeación de eventos y proyectos
Difusión de eventos y proyectos
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Fecha de elaboración: Abril 2017
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III.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, DIAGRAMA DE FLUJO Y FORMATOS
Nombre del procedimiento: Planeación de eventos y proyectos
Objetivo: Crear la logística atendiendo los protocolos de actividades, cívicas, recreativas o de servicios que las jefaturas que integran el SMDIF hagan en el cumplimiento de su función.
Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Políticas de operación: 1. La directora del DIF, realizara la planeación de los eventos de todo el año de acuerdo a las actividades mismas o cívicas, así como recreativas y los demás que surjan en el periodo.
2. La directora autorizará todos y cada uno de los eventos.
3. Se solicitará el apoyo para la realización de evento a los diferentes departamentos involucrados.
4. Se llenarán formatos de planeación. * Calendarizar eventos con área interesada. *Planeación del evento.
5. Enviará oficios, correos electrónicos para gestionar donación/ lugar. (Si aplica)
6. Realización del diseño de la imagen a proyectar durante el evento.
7. Se deberá delegar la supervisión de los eventos y/o proyectos.
Tiempo de gestión: N/A
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Descripción del Procedimiento: Planeación de eventos y proyectos
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Directora del SMDIF
1 Realizara la planeación de los eventos de todo el año de acuerdo a las actividades cívicas, así como recreativas y los demás que surjan en el periodo.
N/A N/A
Directora del SMDIF
2 Autorizara todos y cada uno de los eventos.
N/A
N/A
Directora del SMDIF
3 Solicitará el apoyo para la realización de evento a los diferentes departamentos involucrados
N/A N/A
Jefatura de planeación y
proyectos
4 Se llenarán formatos de planeación. * Calendarizar eventos con área interesada. *Planeación del evento.
Formato de planeación
1
Asistente Administrativo
5 Enviará oficios, correos electrónicos para gestionar donación/ lugar. (Si aplica)
Oficios N/A
Jefatura de planeación y
proyectos
6 Realización del diseño de la imagen a proyectar durante el evento.
N/A N/A
Directora del SMDIF
7 Delegará la supervisión de los eventos y/o proyectos.
N/A N/A
Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
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Diagrama de flujo: Planeación de eventos y proyectos
Directora del SMDIF
Jefatura de Planeación y Proyectos
Asistente Administrativo de Planeación y
Proyectos
Realizara la planeación de los eventos de todo el año.
3 4
5
Enviara oficios y/o correos electrónicos
Llenara formatos
de planeación.
Realización del diseño
Fin
Decide
2
Autoriza los eventos
Fin
Si No
Solicitará el apoyo para la realización
de evento
6
Inicio 1
Delegará la supervisión de los eventos y/o proyectos.
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Nombre del procedimiento: Difusión de eventos y proyectos
Objetivo: Dar a conocer a la ciudadanía las actividades, cívicas, recreativas o de servicios que las jefaturas que integran el SMDIF hagan en el cumplimiento de su función.
Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Políticas de operación: 1.-La directora del DIF, autorizara que eventos y/o proyectos son los que se difundirán para conocimiento de la ciudadanía.
2.-Realizará los boletines y seleccionará las fotos correspondientes a cada evento programado.
3.- Elaborará ficha informativa y/o boletín. 4.-Realizará la difusión del evento en redes
sociales.
Tiempo de gestión: N/A
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Fecha de elaboración: Abril 2017
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Descripción del Procedimiento: Difusión de eventos y proyectos
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Directora del SMDIF
1 Autorizara que eventos y/o proyectos son los que se difundirán para conocimiento de la ciudadanía.
Jefatura de planeación y
proyectos
2 Realizar los boletines y selección de fotos correspondientes a cada evento programado.
Formato de calendarización
interno
N/A
Jefatura de planeación y
proyectos
3 Elaborará ficha informativa y/o boletín.
Asistente Administrativo de
Jefatura planeación y
proyectos
4 Realizar difusión del evento en redes sociales.
Formato de planeación
1
Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
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Diagrama de flujo: Difusión de eventos y Proyectos
Directora del SMDIF
Jefatura de Planeación y Proyectos
Asistente Administrativo de Jefatura de planeación y
proyectos
1
2
Fin
Realizar los boletines y
selección de fotos
Inicio
Autorizara que eventos y/o
proyectos son los que se difundirán
Elaborará ficha informativa y/o boletín.
3
Difusión en redes sociales
4
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Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
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IV. FORMATOS 1.- FORMATO DE PLANEACIÓN
OBJETIVO ACTIVIDADES RECURSOS
Transmitir
conocimientos de la convención de manera lúdica e informar a los
pequeños para que sean
DIFusores de sus derechos.
Se llevará a cabo con 100 niños divididos en 5
grupos de 20 cada 1.
Determinar espacios de trabajo y para las actividades/ Instalar equipo de audio para explicar rally. DINÁMICAS DE INICIO: 1.-Cartero (presentación) 2.-Grupos numéricos (integración de equipos) 3.-Dinámica de telaraña (Etiquetas para distinguir a cada equipo) RETO 1: recorrido de (cangrejo para todos) al final tendrán que formar una frase. RETO 2: Cada uno debe pasar 1frootloop con un palito, usando la boca> Quien termine primero adquiere el derecho de picar globo con segunda frase dentro. RETO 3: recorrido de carretilla. A cada uno se le da una palabra para formar una frase. RETO 4: llevar agua en cuchara sobre una viga y llenar un vaso al final donde se les dará una palabra para armar la frase al final. RETO 5: Pasar pecho tierra bajo lazo y después saltar llantas hasta llegar a la meta, donde a cada uno se le dará una palabra para formar una frase
Equipo de audio DINÁMICAS DE INICIO: *Etiquetas (100, 20 de cada color). *5 madejas de estambre RETO 1: 5 frases divididas y sus respectivos papelitos. (papel estraza y sobres) RETO 2: *100 palitos y froot loops> *10 globos rellenos de harina o agua con frase dentro (2 por cada equipo), * lazo o cordón para colgar, *palitos para picar. *5 frases enrolladas dentro de cada globo. RETO 3: *5 frases con sus respectivos papelitos. RETO 4: *paquete de cucharas y 5 vasos *Viga y dos sillas *Mesa al final *5 frases con sus respectivos papelitos. RETO 5: * 20 sillas, madeja de hilo y llantas. *5 sobres con sus respectivos papelitos. DINAMICA DE CIERRE: 1 cartulina por cada equipo y crayones/ plumones/ gises.
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2.- EJEMPLO DE OFICIO
Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión:01
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3.- FORMATO DE CALENDARIZACIÓN INTERNO
JEFATURA:__________________________________
Actividad/evento
Fecha
Lugar
Datos generales
(asistentes, tema, palabras clave)
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Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión:01
15
4.- EJEMPLO BOLETÍN y FICHA INFORMATIVA
Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión:01
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Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos
Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión:01
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V.- Glosario de Términos
Boletines: Se les conoce como boletín informativo debido a que cumplen con una finalidad de hacer llegar cierto tipo de información a un público, ya sea en formato impreso o electrónico, permiten a la ciudadanía y otros interesados enterarse de las actividades relacionadas. Planeación: Es un accionar que está vinculado a planear, este verbo consiste en elaborar un plan. A través de la planeación una persona u organización se fija alguna meta y estipula que pasos debería seguir para llegar hasta ella. Proyectos: Proviene del latín proiectus, conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Difusión: Es la acción y efecto de difundir (propagar, divulgar o esparcir). El término, que procede del latín diffusio, hace referencia a la comunicación extendida de un mensaje.