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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYORITARIA VELHER

ANDREA DEL PILAR VELEZ RAMIREZ

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA

2009

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYORITARIA VELHER

ANDREA DEL PILAR VELEZ RAMIREZ

Informe de Práctica Profesional

Tutor CLAUDIA MILENA ALVAREZ

ADMINISTRADORA DEL EMPRESAS

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRACTICAS PROFESIONALES

PEREIRA 2009

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DEDICATORIA

Este trabajo de investigación lo dedico a mis padres, que además de ser mis jefes

y guías en todo este proceso, me brindaron el apoyo necesario durante mi estadía

en una ciudad diferente a la mía brindándome los ánimos necesarios para sacar

adelante este proceso y cumplir con mis metas como profesional.

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AGRADECIMIENTOS

Agradezco principalmente al equipo de trabajo que estuvo a mi cargo en todo le

proceso de práctica; también a todo el equipo de personas que conforman la

empresa como tal, ya que de cada uno de ellos recibí el apoyo y asesoría

necesaria para poder llevar a cabo mi trabajo.

Agradezco a todas aquellas personas que me apoyaron mientras estuve en

Manizales ya que esto contribuyo a me sintiera como en casa así poder seguir mi

vida sin problemas concentrada en mi trabajo.

Esta fue una experiencia muy gratificante por eso agradezco a todas las personas

que me apoyaron directa o indirectamente para que en este cargo me pudiera

desempeñar sabiendo atravesar los obstáculos que trae un cargo de tanta

responsabilidad.

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 1 2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 2 3. DIANOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES 7 4. EJE DE INTERVENCIÓN 8 5. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN 9 6. OBJETIVO GENERAL 10 6.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS 10 7. REFERENTE CONCEPTUAL 10 8. PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE RESULTADOS 20 8.1 VENTAS 20 8.1.1 SEPARADO DE MERCANCIA 23 8.1.2 ENTREGA DE MERCANCIA 24 8.2 INVENTARIOS 28

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8.2.1 INVENTARIO FISICO 29 8.3 COMPRAS 30 8.3.1 FIJACIÓN DE PRECIOS 32 8.4 COMERCIO EXTERIOR 32 8.5 CONTABILIDAD 37 8.5.1 CUADRES DE CAJA 38

8.6 PERFIL DE CARGO 41

9. CONCLUSIONES 43 10. RECOMENDACIONES 44 11. BIBLIOGRAFIA 45

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LISTAS ESPECIALES

Cuadro 1 DIAGRAMA DE PROCESOS 19 Cuadro 2 FORMATO DE COMPRA 31 Cuadro 3 CUADRO PERFIL DE CARGO 42

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GLOSARIO

Velher: Uno de los componentes de los nombres de la empresa que significa:

Vélez - Herrera Revendidos: Productos comprados para luego ser vendidos al consumidor

final.

Borrador: Formato utilizado por la empresa para dejar sentado en el sistema

el pedido del cliente antes de imprimir la factura en limpio.

Legajador: Carpeta que se archiva con un gancho llamado “legajador”

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RESUMEN ( ESPAÑOL E INGLÉS)

En este trabajo de investigación se busca resolver un

problema sobre la empresa, en el caso de Mayoritaria

Velher se realizó un análisis que llevo a obtener como

resultado lo necesario que se hace la elaboración de

manual de funciones el cual le permitirá a la empresa

estandarizar sus procesos y alivianar las cargas, al iniciar

el trabajo se hizo el levantamiento de los procesos

relevantes de la empresa que no sufren cambios

constantes, fue un proceso que permitió encontrar cosas

interesantes acerca de la empresa mostrando paso a paso

su manera de proceder según el respectivo departamento.

In this work of investigation(research) one seeks to solve a

problem on the company, in case of Majority Velher an analysis

was realized that I lead to obtaining like proved the necessary

thing that does to itself the production(elaboration) of manual of

functions which will allow him(her) the company to standardize

his(her,your) processes and alivianar the loads(charges), on

having initiated the work there was done the raising of the

relevant processes of the company that do not suffer constant

changes, was a process that allowed to find interesting things

it(he,she) brings over of the company showing stepwise

his(her,your) way of proceeding according to the respective

department

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. INTRODUCCIÓN Hoy en día las empresas deben preocuparse día a día por ser más

competitivas para tener un puesto en el mercado en el que compiten,

principalmente para una empresa en crecimiento es primordial generar

cambios que le den la posibilidad de expansión para llegar a nuevos mercados.

Este es el caso de Mayoritaria Velher, una empresa sólida que se encuentra en

crecimiento, sus directivos tienen la mente abierta para los cambios pero es

necesario hacer un estudio que determine cual es el problema que hace que se

generen altibajos en la parte humana.

El proyecto consiste en la documentación de procesos que permitan a todo el

equipo que compone la empresa conocer los procedimientos de forma

estandarizada dejando sentado por escrito sus deberes dentro de la

organización, la importancia de este proyecto radica en que se eliminaran las

brechas que existen entre la filosofía de la empresa y el empirismo generada

por miembros de la organización a la hora de proceder con lo cual a la largo

plazo generara incremento en la ventas debido a que se mejorara el buen

servicio, la eficacia y la efectividad ya que cada cual sabe que debe hacer en el

momento indicado.

Toda esta investigación se realizó con la ayuda del personal de la empresa,

haciendo entrevistas constantes para hacer seguimiento minucioso de cada

uno de los procesos, adicional a esto esta la experiencia vivida años anteriores

dentro de la empresa permitiendo así realizar un trabajo mucho más verídico y

completo

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2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

• HISTORIA Nace en Pereira Mayoritaria Velher, inicilmente en un espacio pequeño. Con el

tiempo fuimos innovando y esto nos llevo al éxito, generando cobertura en los

departamentos de: Risaralda, Caldas, Quindio, Valle del Cauca, Tolima,

Chocó, a la par la empresa se convierte en importadora directa de algunos de

sus productos más importantes teniendo contanto con países como: Perú,

Ecuador, Brasil y Panamá. Para el futuro se vislumbra crecimiento para nuestra

empresa y cambios que nos hagan más competitivos en el mercado.

• LOGOTIPO DE LA ORGANIZACIÓN

• NOMBRE OFICIAL DE LA EMPRESA La Mayoritaria Velher S. A.

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• PRINCIPIOS Y VALORES TRABAJO EN EQUIPO: Integramos nuestras capacidades para en conjunto

brindarle a nuestros clientes un buen servicio generando en ellos confiabilidad y

seguridad.

RESPETO: Aceptamos y acatamos las normas y preceptos establecidos porla

empresa con clientes, proveedores y sociedad,

CALIDAD: Calidad reflejada en entrega de productos en óptimas condiciones con

el mejor respaldo generando en nuestros clientes confianza.

SERVICIO: Entregar el producto en el tiempo, cantidad, calidad e información

necesaria para satisfacer las expectativas del cliente.

• VISION

Consolidarnos en la región como la mejor opción en el mercado de la

comercialización de productos de consumo masivo, implementando en cada uno

de nuestros pasos el mejoramiento continuo de los procesos para ser eficaces en

el desarrollo de nuestra misión e ir acorde a los cambios en el mercado

• MISION

Mayoritaria Velher es una empresa importadora y comercializadora de productos

de consumo masivo, acompañados de la mayor variedad en un portafolio amplio,

para dar un mejor servicio; atendemos a productores, intermediarios y

consumidores con la ayuda de personal idóneo y comprometido con el cual

brindamos a nuestros clientes el mejor asesoramiento y atención personalizada

que nos permite crecer en conjunto

13

HISTORIA ACTUALIZADA Y AVANCES

Mayoritaria Velher es una empresa que nace hace 32 años como resultado de la

necesidad originada a partir de la ausencia de un esquema de negocio que

reuniera para mayoristas y distribuidores diferentes líneas de productos en un solo

almacén. Empieza sus labores en la ciudad de Pereira y el crecimiento de la

empresa desde sus inicios fue de manera constante, lo cual le permitió identificar

las necesidades de los clientes potenciales y desarrollar de manera exitosa cada

mercado.

Esta dedicada a la distribución y comercialización de productos para negocios

como: Papelerías, Cacharrerías, Tiendas, misceláneas, Droguerías, Ferreterías,

entre otros. Mayoritaria Velher tiene como objetivo constante dar el mejor

asesoramiento a sus clientes para siempre buscar un crecimiento en conjunto para

que nuestros clientes nos tengan como primera opción.

Con el paso del tiempo la empresa ha ido innovando para responder a las

necesidades del mercado, buscando siempre en nuestros procesos la rapidez y

efectividad, como resultado de todos estos cambios la empresa a tenido la

posibilidad de incrementar su cobertura y hoy en día tiene sucursales en ciudades

como: Manizales, Armenia y Cartago.

Hoy día, Mayoritaria Velher importa desde varios países sus productos líderes

consolidando cada día su relación con el extranjero, a nivel interno y externo la

empresa se fortalece teniendo como plan para el futuro la cobertura completa de

la región.

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IDENTIDAD a. FECHA DE ELABORACIÓN: 1 DE enero de 2009 b. NOMBRE DEL CARGO: Gerente Sucursal Manizales c. AREA A LA QUE PERTENECE SU CARGO: Administrativa d. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General e. PERSONAS A CARGO: 17 Personas f. NUMERO DE CARGOS IGUALES: Ninguno

DESCRIPCION

g. OBJETIVO DEL CARGO: Estar al tanto de que todos los procesos

se lleven en concordancia con lo planteado por la empresa desde su

sede principal con el fin de que la sucursal a cargo cumpla con todos

los objetivos planteados. h. DETALLE DE FUNCIONES:

• Estar al tanto de los requerimientos de los clientes.

• Cumplir objetivos presupuestados por medio de la dirección de

todo el equipo.

• Capacitación continua para cada integrante nuevo y viejo dentro

de la empresa.

• Velar porque la provisión de proveedores sea en el momento

justo para evitar faltantes.

• Apoyo a la Gerencia General en la elaboración de estrategias que

tengan que ver con el punto de venta a cargo. ESPECIFICACIONES

EXIGENCIAS DEL CARGO i. EDUCACIÓN: Cursar carreras afines con la administración j. OTROS ESTUDIOS: Conocimientos en sistemas k. ENTRENAMIENTO: 6 meses paralelos a la ejecución del trabajo l. DESTREZAS:

i. Liderazgo

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ii. Trabajo en Equipo iii. Tolerancia iv. Compromiso v. Iniciativa

m. HABILIDADES i. Capacidad de delegar tareas en otros

ii. Capacidad analítica para la toma de decisiones iii. Disposición para la realización de tareas que no tienen

relación directa con el cargo pero que llevan a consolidarlo.

n. PERSONALIDAD i. Persona alegre con gran fluidez, espontaneidad y capacidad

de comunicación ii. Debe tener un carácter que le ayude a imponer su palabra por

encima de cualquiera subordinado. iii. Disposición para recibir críticas para poner en práctica su

corrección. iv. Iniciativa en el campo de la innovación para el mejoramiento

de la empresa.

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3. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE

LAS NECESIDADES

Mayoritaria Velher, es una empresa organizada que día tras día se traza camino

hacia el futuro, a lo largo del tiempo se ha ido expandiendo por la región formando

una identidad propia. Es importante para mi como estudiante emprender esta

experiencia como meta personal ya que el grado de responsabilidad que tiene

este trabajo de intervención es muy alto y el trabajo de práctica contra el trabajo

cotidiano es bastante absorvente, pero estos dos factores permitiran que la

realización del proyecto sea màs facil ya que tengo la posibilidad de hacer una

observación de campo mucho más elaborada que cualquiera por el cargo que

desempeño.

He tenido la oportunidad por medio de entrevistas y observación, no solo en este

periodo de tiempo de práctica universitaria sino también en el proceso anterior en

esta misma empresa de identificar necesidades basándome en todas sus

debilidades.

Desde el 2001 Mayoritaria Velher vive un proceso que le ha permitido hacer

cambios trascendentales en su filosofía, todas estas guidas por su Gerente

General y dueño, que como resultado de un proceso de ley 550 convirtió una

derrota en una oportunidad de renacer como empresa, hoy han pasado ya 8 años,

en los cuales no se ha identificado decrecimiento, sino un crecimiento constante

sustentado en la apertura de 3 nuevas sucursales que han fortalecido el nombre

de la empresa.

Hoy después de tropiezos que han ido fortaleciendo el good will, he podido

identificar falencias, que en el presente aunque no son la representación de un

problema que en estos momentos afecte de manera sustancial el proceso

organizacional, en un futuro lo será ya que la parte de gestión humana debe

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desarrollarse y fortalecerse en la parte de procesos que le permitan a la empresa

seguir creciendo eliminando la dependencia que hay por parte del personal a la

hora de tomar decisiones sino que se generen pautas preestablecidas para

desarrollar los procesos de manera correcta y además tener las herramientas para

la toma de decisiones que permitan que no haya oportunidad de error en el día a

día de la empresa.

Por la naturaleza autoritaria de Mayoritaria Velher no existe planeación previa para

los proyectos ni documentación que permita al equipo humano tener herramientas

e ideas de lo que la empresa tiene planeado, quien es y para donde va, entonces

es indispensable este cambio principalmente por el hecho de que su jefe no tiene

la oportunidad de estar presente en todos los puntos de venta al mismo tiempo

para vigilar de cerca los movimientos que se generan, por lo cual es necesario

iniciar un proceso de planeación donde se documenten las maneras de proceder y

actuar según la situación y así estar seguros de que la filosofía de la empresa se

está difundiendo de la manera correcta para así tener la posibilidad de pensar en

abrir nuevos puntos de venta partiendo del hecho de que la empresa tiene bases

solidas que disminuirán la posibilidad de error teniendo más control sobre el

proceder de los empleados.

4. EJE DE INTERVENCIÓN

El eje de intervención gira entorno a la parte humana, específicamente a la

elaboración del manual de funciones donde se documenten los procesos que

sustenten el diagnostico previo que he venido haciendo a lo largo de este proceso,

la idea es dejar sentado por escrito la forma de proceder de la empresa haciendo

una guía a la que todo el equipo humano pueda tener acceso de modo que

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siempre cada persona sin importar el rango este lo suficientemente informada de

modo que el.

5. JUSTIFICACIÓN DE EJE DE INTERVENCIÓN

En la parte del desarrollo e innovación en los procesos ese camino esta un poco

crudo ya que la empresa enfatiza en sus procesos de corto plazo, o en los que le

generan ingresos inmediatos, es por esta razón que el proceso de documentación

de procesos nunca ha sido primordial ni se ha identificado como una necesidad.

Esta necesidad se generara a largo plazo debido a que al ser una empresa

familiar son ellos mismos los que están a la cabeza y los conocimientos de la

misma están difundiéndose solo entre ellos evitando un conocimientos más a

fondo por partes de los encargados en otras sucursales.

Será útil principalmente por la necesidad de suprimir en el Gerente General la

carga de estrés generada a partir de los errores constantes y repetitivos en el

personal de la empresa debido a la falta de información que reciben o que él como

gerente no alcanza a transmitir en el momento y situación indicada, lo cual en un

futuro le permitirá a él crecer más en su puesto para así buscar más posibilidades

de crecimiento para la empresa si tener la necesidades de prestar atención a

eventos repetitivos que viene corrigiendo desde que la empresa inicio.

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6. OBJETIVO GENERAL

• Documentación de manual de funciones donde se dejen plasmados los

procesos para lograr un mejor funcionamiento de la empresa.

6.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Mejorar y aprovechar de una manera eficaz el talento humano que hay

dentro de la organización.

• Maximizar la parte financiera logrando que se alineen los objetivos de la

empresa y de su capital humano convirtiendo todos los proyectos colectivos

en uno solo para impulsar así el crecimiento de la empresa.

• Por medio de este manual fortalecer el área de ventas para que esta

implemente sus métodos de una manera estándar en todos los puntos de

venta de la empresa.

7. REFERENTE CONCEPTUAL

Hoy en día no pensar en estrategia, planeación, control y muchos otros términos

que componen lo que es el administrar una empresa sería no saber que la

competencia esta afuera esperando por nosotros para ser devorados, pero todas

estas ideas surgen a partir de experiencias de la humanidad en la busqueda de la

de riqueza individual que se genera a partir de la aparición del capitalismo, “en los

20

países latinoamericanos, las presiones provenientes de la competencia por efecto

de la apertura y de la crisis, generaron estrategias de carácter defensivo en el

sector industrial (Malaver, 2002), que se manifestaron en fuertes procesos de

racionalización de los costos, especialmente los salariales; pero agotado este

proceso por sus propias limitaciones y por la persistencia de la crisis de los

mercados internos, obligó a las empresas a exportar y a innovar; lo cual está

incidiendo en el desarrollo de las prácticas innovadoras en gestión humana y de

transformaciones profundas en las organizaciones”1.

Las transformaciones son generadas por cada entorno en el que se desarrolla la

organización respondiendo a las necesidades que se han ido fusionando

generando esas ideas de innovación que con el pasar del tiempo siguen en

proceso, su propósito fundamental y de prioridad siempre fue el factor económico

y todo lo que a corto plazo lo generara pero “el surgimiento de la sociedad del

conocimiento ha generado un impacto sobre la gestión organizacional, pues al

aceptar la existencia de fuentes de riqueza más allá del capital y la tecnología, se

empezó a reconocer el papel protagónico de las personas en el logro de la ventaja

competitiva de los negocios, así como a reconocer las evidencias empíricas de la

relación entre prácticas de gestión humana e innovación. Para lograr que esas

innovaciones realmente impacten los resultados del negocio normalmente se

requieren transformaciones organizacionales.2

Estas transformaciones son de vital importancia debido a que las empresas hoy en

día no se encuentran en una sola economía; en un solo país o región; no se

encuentran en una sola cultura por lo cual no pensar en el cambio sería una

muerte segura ya que las empresas de hoy no son de un país sino del mundo, una

“transformación organizacional implica tanto un marco conceptual o cognitivo

1 CALDERON HERNANDEZ, Gregorio, CASTAÑO CUARTAS Juliana Transformación organizacional: Una mirada desde la gestión humana Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales pg2 2 IBID pg2

21

como un cambio estructural material; es decir, que para que haya lugar a una

transformación debe existir una intencionalidad bien fundamentada para crear un

nuevo estado y además que ese estado deseado se convierta en realidad. Según

Barrett (1997) cuando ocurre una transformación organizacional es posible

evidenciar una nueva actitud en los “estados de conciencia”, en la que se pasa de

una preocupación por el bienestar personal a una preocupación por el bienestar

organizacional, es decir se logra una “conciencia organizacional”. Newman (2000)

entiende por transformación organizacional el “…cambio intraorganizacional que

deja a la organización con mayor disposición para competir efectivamente en su

entorno”3.

Para una organización aunque el termino de cambio y tranformación a simple vista

suene igual cada uno tiene efectos en ella direccionándose en caminos distintos

pero siempre para llegar a un fin, el de el mejoramiento de la empresa en todos los

niveles.“El cambio se define como el conjunto de variaciones de orden estructural

que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento

organizacional; mientras que la transformación organizacional es un proceso a

través del cual se dinamiza el poder individual y colectivo de la organización para

generar y mantener una actitud permanente de renovación, innovación y

aprendizaje a tono con las características y las situaciones que se requieran y

presenten como resultado o impacto de las relaciones internas y externas.

Reconocer la transformación como proceso implica que esta no debe confundirse

con “modificaciones tangenciales” ni con “la aplicación de un programa que se

emplea por una vez”; lo cual podría ser la diferencia entre cambio y

transformación”4

La transformación de la empresa al ocurrir una vez siempre es preciso buscar en

ella la permanencia de modo de la actitud y manera de pensar de todos los

3 IBID pg 3 4 IBID pg.3

22

colaboradores no decaída sino que se mantenga como nueva filosofía en la

empresa, los cambios van de la mano en importancia sin que la ocurrencia de uno

desmerite la del otro ya que los dos son totalmente necesarios ya que la parte del

cambio siempre va a ser constante según lo que demande la empresa tanto a

nivel interno como externo.

Para todos estos cambios y transformaciones es necesario principalmente llegar a

realizar un diagnostico donde se toquen lo puntos más pequeños de la empresa,

para así llegar a conclusiones verídicas que de verdad tengan peso para lograr

identificar las falencias que se deben mejorar y lo más importante, cuál será el

orden de prioridades para atacar aquellos errores en los que la empresa esta

incurriendo. “Para aportar a los procesos de transformación de la gestión humana

debe: Prever las necesidades de la empresa y tratar de definir y crear aquello que

realmente agrega valor al desempeño organizacional, encargarse de realizar un

diagnostico organizacional, priorizar las iniciativas, rediseñar procesos, garantizar

la eficiencia en los recursos humanos, dar apoyo visible, estar al tanto de las

necesidades de los empleados y aportarles recursos e identificar y hacerles

continuo seguimiento a los factores clave de éxito que permitan transformar el

deseo de cambio, en capacidad (reconociendo los obstáculos que enfrenta el

cambio para llegar a buen fin, creando planes y modelos de cambio para

afrontarlos y diseñando la arquitectura y las acciones conducentes a una nueva

cultura)”5.Para la realización de todos estos propósitos la empresa siempre

necesitará un equipo dispuesto, donde las personas en observación siempre

aporten a estos cambios y transformaciones con una perspectiva objetiva de la

empresa para que de verdad este paso sea sustancial y permita que este trabajo

sea un aporte que haga que la empresa cambie lo que debe cambiar.

A partir de aquí se hace necesaria la planeación por la cual se llevan a cabo todos

estos cambios y transformaciones. “La planeación estratégica antecede a la 5 IBID pg.6

23

planeación de recursos humanos y es el proceso por el cual la alta dirección

determina los propósitos y objetivos globales y la forma en que deben alcanzarse.

La planeación de recursos humanos tiene una importancia vital porque los

principales desafíos para implantar estrategias se relacionan con los aspectos de

recursos humanos, y de manera más precisa con la estabilización de la fuerza de

trabajo para facilitar la implantación de las estrategias corporativas, La planeación

de recursos humanos significa acoplar la oferta interna y externa de gente con las

vacantes que se anticipan en la organización en un período específico de

tiempo.”6.

La planeación general de la empresa es indispensable para el buen desarrollo de

toda ella en conjunto dentro de esas se encuentra “La planeación de recursos

humanos es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y

demanda de empleados que serían necesarios, el departamento de personal

puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación, entre otras.

Todas las organizaciones deberían identificar sus necesidades de personal a corto

y largo plazos. A corto plazo se determinan las necesidades de personal a 1 año;

a largo plazo se estiman las condiciones del personal en lapsos de por lo menos 5

años. El costo de la planeación es elevado, por lo que se ha difundido entre las

empresas grandes”7.

“La planeación trata con el porvenir de las decisiones actuales. Esto significa que

la planeación de recursos humanos observa la cadena de consecuencias de

causas y efectos durante un tiempo, relacionada con una decisión real o

intencionada que tomará el director. Si a este último no le agrada la perspectiva

futura, la decisión puede cambiarse fácilmente8”. Hoy día para empresas

6 [ en línea] www.tress.com.mx GRUPOTRESS INTERNACIONAL Generalidades de la planeación de recursos humanos ( 4 de abril de 2009 ) 7 IBID 8 IBID

24

pequeñas y medianas se busca de aterrizar estos conceptos ya que aunque la

planeación es un costo que de redime a largo plazo siempre será mejor tener en

cuenta todo lo que pueda pasar en determinado tiempo para estar listo para actuar

según todas las posibilidades de cambio planteadas en un tiempo determinado.

La planeación aunque tiene sus pros y sus contras siempre será fundamental en el

desarrollo y desempeño de la organización, “en otras palabras, a pesar de lo que

se diga en contra, la planeación en lo general y más específicamente la

planeación estratégica, no significa pensar estratégicamente, sino pensar en forma

racionalizada, descompuesta y articulada respecto de las estrategias a

implementar, entonces, aclaremos lo que ha sido la planeación estratégica para

las organizaciones:9”

• En la planeación estratégica los administradores hacen coincidir los

recursos de la organización con sus oportunidades de mercado a un largo

plazo.

• La planeación estratégica incluye liderazgo, conocimiento organizacional,

competencia, estructura de la empresa, así como la formulación de

estrategias.

• Aunque el concepto de planeación estratégica y su aplicación han

cambiado con el paso del tiempo, la idea de "Organización y Negocio" como

parte inicial del proceso de planeación, se transformó en "Misión", los

conceptos de "Objetivos, Estrategias y Tácticas" se observan ahora como

las consecuencias operativas de la "Misión" y la formulación del plan

estratégico se ha hecho cada vez más complejo

9 CALDERA MEJIA, Rodolfo Conceptos y teoría sobre planeación efectiva de Recursos Humanos Universidad politécnica de Nicaragua 2004 . 4 pg.

25

La planeación en la organización hace que sus colaboradores se encuentren tanto

preparados como más tranquilos para proceder en la realización de las metas y

objetivos de la organización por eso es muy importante, centralizar las ideas de la

empresa para hacer un conjunto de ella y generar una estrategia global con unos

objetivos claros.

“El éxito a largo plazo de una organización depende definitivamente en lograr

tener las personas adecuadas en los puestos adecuados y en el momento

adecuado. Los objetivos y estrategias definidos por la Planeación de Recursos

Humanos sólo tienen sentido cuando se dispone de personas con las

capacidades, habilidades y ambición apropiadas para llevar a cabo estas

estrategias. Una mala planificación de los recursos humanos, puede traer a la

empresa problemas graves a corto plazo10.”

Ya teniendo en cuenta la planeación el propósito fundamental en un empresa es

estandarizar los procesos y procedimientos para la realización de cualquier

actividad dentro de la empresa de modo que es necesario la documentación de un

manual del que puedan ayudarse todos los colaboradores, “ un manual de

procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o

de dos o más de ellas; el manual incluye además los puestos o unidades

administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación”11.

El manual de procedimientos tiene cantidad de beneficios para la empresa entre

ellos: “ permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a la

descripción de tareas, ubicación , requerimientos a los puestos responsables de

su ejecución; auxilian en la inducción del puesto y el adiestramiento y capacitación

del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto; 10 IBID pg 9 11 en línea] www.scribd.com PALMA, José MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Consultado: 1 de abril de 2009

26

sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema; interviene en

la consulta de todo el personal; determina en forma más sencilla las

responsabilidades por fallas o errores; facilita las labores de auditoría, evaluación

del control interno y su evaluación”12

Para el manual de procedimientos es necesario iniciar el análisis de los puestos

“es el proceso que consiste en describir y registrar el fin de un puesto de trabajo,

sus cometidos y actividades, las condiciones bajo las que estas se llevan a cabo y

los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarias.13 Es indispensable el

análisis de puesto ya que por medio de este se pueden tomar decisiones relativas

a recursos humanos, tales como selección, promoción, evaluación del rendimiento

y otras actividades y funciones.

Estos manuales deben tener un orden cronológico que nos permita conocer la

empresa de forma completa, debe tener la siguiente información:

• Logotipo de la organización

• Nombre oficial de la organización

• Denominación y extensión. Debe corresponder a una unidad particular y

debe anotarse el nombre de la misma

• Lugar y fecha de elaboración

• Unidades responsables de sus elaboración, revisión y/o autorización.14

12 IBID 13 IBID 14 IBID

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MAYORITARIA VELHER S.A. Cuadro 1

VENTAS

SEPARADO DE

MERCANCIA

ENTREGA DE MERCANCIA

INVENTARIO FISICO

INVENTARIOS

FIJACIÓN DE PRECIOS

COMPRAS COMERCIO EXTERIOR

CONTABILIDAD

CUADRES DE CAJA

PROCESOS

28

8. PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE RESULTADOS

PROCESOS 8.1 VENTAS

Es una de las áreas más importantes de la empresa, ya que es en esta donde se

tiene el contacto más cercano con nuestros clientes y representa los ingresos de

la misma.

Nuestro cliente es primordial y usted en este cargo debe tener carisma, simpatía,

desenvolvimiento verbal y no tener pena en el momento de atenderlos; en

MAYORITARIA VELHER se vela principalmente por que nuestro cliente reciba la

mejor asesoría para que su compra se vuelva una inversión y no un gasto.

En el momento que usted tiene contacto con el cliente debe tener en cuenta los

siguientes puntos:

• Identificar la clase de cliente: manejamos 3 clases

Venta por mayor: es aquel que tiene una papelería, cacharrería, droguería

entre otros, debe tener una empresa o debe ser un cliente que compra los

productos exclusivamente para ser revendidos.

Venta de oficina: es aquel que tiene empresa pero los productos que compra

son complementarios de su objeto social, no los utiliza para ser revendidos

sino para consumirlos

29

Venta publico: es aquel que compra para consumir, ni lo revende ni es un

complementario simplemente compra productos para consumo personal:

• Cuando ha identificado la clase de cliente y este se encuentre registrado en

el sistema podrá proceder a facturar los productos, sino debe solicitar la

codificación del cliente según la identificación que usted hizo anteriormente.

• Cada persona que ya es cliente de MAYORITARIA VELHER o es uno

nuevo debe ser creado con todos los datos completos especialmente

teniendo en cuenta su NIT y/o su cedula con sus datos personales

• Debe empezar por preguntar por los productos que necesita y esperar a

que termine de pedir lo que trae en su lista, cuando termine empiece a

ofrecerle más sin presionarlo, ofrezca principalmente los productos que se

encuentren en promoción o los que pertenezcan a la temporada del año en

la que se encuentre la empresa en ese momento.

• Si ya termino con su venta pida el favor a un compañero (ra) para que le

colabore en la separación del pedido esto únicamente cuando sea

necesario que usted siga atendiendo a otro cliente) o sino sepárelo usted y

entregue tanto la factura como los productos a la persona encargada de

entregar mercancía en ese momento

• Debe estar pendiente también de separar los productos de papeles que se

encuentren en el pedido ya que estos no son empacados por la persona

encargada de entregar mercancía.

• Debe tener en cuenta que la mercancía mostrada nunca debe dejarse

encima del mostrador.

Ya cuando el pedido esta listo para ser empacado debe estar al pendiente de que

su pedido sea empacado por la persona encargada de entregar mercancía

30

NOTA: recuerde que su venta termina en el momento en el que el cliente recibe

su mercancía por lo cual usted debe estar al pendiente de todos los procesos que

se generan después de que usted factura o hace un borrador del pedido.

• Usted estará CAPACITADA para ser vendedora en el momento que tenga

un conocimiento principalmente, de la mercancía y las unidades de

empaque que aquí se manejan.

• Debe tener en cuenta que nuestra modalidad principal es la venta por

mayor por eso es muy importante que entienda que su percepción de una

venta tiene que ser en cantidades y esa debe ser la forma de ofrecer la

mercancía, además debe buscar los argumentos suficientes para vender

nuestros productos con propiedad ya usted como vendedora tiene el

respaldo de la empresa y debe saber que no esta vendiendo cualquier

producto sino que estos son debidamente seleccionados para satisfacer las

necesidades de nuestros clientes.

• Siempre muestre los productos que va a ofrecer o a vender, esto con el

objetivo de que no hayan malentendidos en un futuro y el cliente se vaya

mucho más contento con su compra.

• VENTAS TELEFONICAS

Igualmente cuando usted hace un pedido telefónico debe realizar el mismo

proceso de venta pero debe tener cuidado ya que debe facturar únicamente

si sabe que es un cliente sino espere que la persona llegue por su

mercancía y en ese momento lo podrá facturar.

31

8.1.1 SEPARADO DE MERCANCIA Lo ideal sería que este proceso se llevara a cabo durante la venta ya que siempre

debemos tratar de maximizar el tiempo de entrega de mercancía y entre más

rápido iniciemos este proceso más efectivo será.

Lo más importante a tener en cuenta son las especificaciones sugeridas por el

cliente en el momento de la venta especialmente cuando la persona que esta

separando es diferente a la que esta vendiendo; debe tener en cuenta

especificaciones como: Colores, Tamaños, Cantidades, motivos, referencias, entre

otras.

La persona que esta realizando esta tarea deberá ayudarse con una canasta o

caja que le permita hacer el separado de una forma ordenada para que en el

momento del empaque se le facilite al encargado tener los productos a la vista y

en buen estado.

Siempre usted deberá priorizar el separado de mercancía teniendo en cuenta el

tamaño del pedido y tipo de cliente, por ejemplo en el caso de que sea un cliente

público, de oficina o mayor para que así el orden de entrega este acorde con la

necesidad de cada tipo de cliente especialmente en temporadas altas cuando hay

gran acumulación de pedidos en la parte de entrega de mercancía.

Cuando el pedido esta separada en su totalidad o por lo menos la parte de

productos de otras líneas diferentes a las de papeles ya están separados,

comuníqueselo a la persona encargada de entrega de mercancía para que el

pedido pueda ser empacado teniendo en cuenta también si el cliente en ese

momento se encuentra en espera o volverá después para que entregas considere

en que momento debe empacar el pedido.

32

Mientras entregas empaca el pedido, el vendedor o encargado de separarlo tiene

la responsabilidad de dejar lista la parte de papeles para que en el momento de la

entrega total sea posible tener todo en las condiciones óptimas para el cliente.

8.1.2 ENTREGA DE MERCANCIA La persona encargada de entregar debe estar al pendiente de la clientela que esta

haciendo sus pedidos en el almacén, para que de este modo puedan estar al tanto

de que se este separando la mercancía acorde al pedido de cada cliente y mucho

más si es un pedido de gran tamaño.

En el momento en que el cliente termina de hacer su pedido y la factura o

borrador están listos es necesario saber la ubicación de la mercancía separada

para así poderla preparar para ser entregada, antes de esto es necesario tener en

cuenta cuales son los clientes prioritarios en ese momento para evacuar los

pedidos de manera que cada uno de nuestros clientes se vaya satisfecho. En el

momento en que se empieza el proceso de empaque se deben tener en cuenta

puntos como:

• El tamaño total de la mercancía para así saber si esta se puede empacar

en caja o en bolsa.

• Lugar de procedencia del cliente para así saber el modo como debe ser

empacada la mercancía y esto para que el paquete no se deteriore

mientras llega a su lugar de destino.

• Paquetes externos que el cliente ha guardado previamente en nuestro

establecimiento para que a la hora de entregar la mercancía se pueda llevar

todo junto.

33

• La clase de mercancía que se encuentra dentro del pedido ya que

MAYORITARIA VELHER vende varias líneas de productos entre las cuales

están: productos de cacharrería, papelería, droguería entre otros. es

importante tener en cuenta este hecho ya que al empacar productos que

pertenecen a líneas diferentes es necesario tener cuidado para que unos

no deterioren los otros.

• Todo tipo de papelería cortada que sea empacada por la MAYORITARIA

(ejemplo: papel seda, papel bond, cartulina, entre otros.) debe estar

separada oportunamente para que se pueda entregar junto con la demás

mercancía que conforma el pedido.

• En la factura o borrador con el que se vaya a empacar es necesario dejar

sentado con algún símbolo o señal que cada producto si este empacado

Cuando la mercancía ya esta empacada, esta debe ser marcada con el nombre

del cliente y en la factura o borrador dejar referenciado tanto la firma de la persona

que haya empacado como la cantidad de unidades de empaque de los productos

comprados por el cliente ( bolsa, caja, rollo, huacal, etc.) luego se debe mirar si el

propietario de la mercancía se encuentra en el almacén para poder entregarle el

paquete o en su defecto se debe guardar mientras este llega.

Cuando la mercancía es empacada con un borrador previo a la factura, se pueden

modificar referencias y cantidades si se requiere:

1. en el caso de que no haya la mercancía.

2. no haya la cantidad pedida.

3. cuando el cliente no tiene todo el dinero.

4. cuando se registro en el borrador lo que el cliente en realidad no pidió.

NOTA: MAYORITARIA ofrece a sus clientes servicios óptimos, más no extensos

ni prolongados. Esto quiere decir:

34

• Los servicios prestados son regulados de acuerdo a la dinámica y al flujo de

pedidos que se estén trabajando en el establecimiento. Por lo tanto

cualquier solicitud hecha por el cliente, que se salga de los parámetros que

se indican para este cargo, debe consultarse con la persona encargada.

Al entregar la persona asignada para este cargo, debe estar pendiente de la

entrega de cualquier tipo de producto en el caso de la papelería, o empaques para

el resto de mercancías, este seguimiento se hace hasta el momento en que el

cliente reciba la mercancía.

También debe tener presente, que la factura este cancelada. Que no tenga el

sello de entregado (esto indicaría que la mercancía ya fue entregada).

Se debe verificar el nombre del cliente con la vendedora y preguntando por la

persona llamando por el nombre; para confirmar la entrega.

INDICACIONES PARA EL EMPACADO DE PRODUCTOS

• los productos líquidos (colonias, esmaltes, removedores, entre otros)

deben ser puestos en bolsas aparte (que no sean bolsas de empaque

negra sino de reciclaje) para empacarlas con la misma mercancía.

• Los productos que se ensucian fácilmente se deben empacar igualmente en

bolsas (como sobres, chupos, entres otros).

• Productos de vidrio como espejos y parques deben ser zunchados de modo

que queden seguros y no se quiebren.

• Productos como el cartón paja en ½ y ¼ se entregan por separado.

• Todos aquellos productos que con su deterioro pueden dañar otros

productos ( vinilos, esmaltes, removedores, etc.), deben ser empacados en

el fondo de la caja o bolsa.

35

PARTE 2

Todos los productos serán empacados en el orden de la factura y señalados con

alguna marca. Si se empaca con la ayuda de otra persona, esa persona contara

los productos con la presencia del entregador y debe tenerlos empacados en la

unidad de empaque que se este almacenando, para hacer efectivo el conteo. Al

finalizar el entregador dejara su nombre indicado en la factura, con la descripción

de unidades de empaque.

En caso de algún cambio o error cometido, este será resuelto por el mismo

entregador, además si el cambio es autorizado, el entregador revisara y dará

veracidad de que los contenidos coincidan con lo anotado en la factura, para

proceder con el intercambio.

Cuando las mercancías queden en poder de mayoritaria para guardar

provisionalmente, estas deben marcarse y numerarse, sin exclusiones

En el caso de los papeles cortados sin importar el tipo de empacado, deben estar

marcados: con nombre del cliente y los diferentes productos que contenga lo

empacado.

Se debe tener en cuenta que la entrega de mercancía solo se hace con la factura

original cancelada. En los casos de crédito se debe verificar firma y sello de la

entidad, si es institucional; en los casos de mayoristas autorizados firman cheque

o letra que también debe verificarse con la persona encargada de la caja.

Debemos recordar que al cliente debe mantenérsele enterado por lo menos cada

15 segundos del proceso en el que se encuentra su pedido. (Tener muy en cuenta en ventas)

La persona encargada de este puesto debe estar pendiente que no hayan clientes

que estén esperando en mostrador un pedido, y se este empacando a uno que no

esta.

36

Los pedidos que se vayan adelantando, se deben ir separando o empacando, sin

necesidad que el cliente haya terminando su pedido.

Mercancías que se van a entregar a domicilio, deben ser chequeadas fuera del

mostrador. Contabilizadas las unidades de empaque para entregarse a la persona

que efectúa el domicilio y anotarse en la factura.

Antes de hacer el envío, se debe confirmar con el vendedor una llamada de

verificación con el cliente, para asegurar que pueda hacerse la recepción de la

mercancía sin problemas.

8.2 INVENTARIOS Este proceso esta muy ligado al de compras ya que es necesario para este

proceso saber que hay en stock en cualquiera de los cuatro almacenes para así

saber cual es la cantidad a comprar que brinda más viabilidad.

El proceso de inventarios inicia desde la recepción de mercancía, esta es una de

las actividades más delicadas del proceso ya que es aquí donde se verifica que en

realidad entró al almacén la cantidad acorde con la factura, cuando la mercancía

entra, siempre debe ser verificada por la persona encargada sea de: Inventarios,

Bodega o administrador dejando sentado por escrito en la factura o guía el nombre

o firma de la persona que recibió y la fecha de recibido teniendo en cuenta que

cuando se recibe mercancía un sábado siempre se firma con fecha del lunes.

De aquí en adelante cuando toda la mercancía ha sido debidamente contada se

procede a que la persona encargada de sistemas haga el descarga de la factura

en el sistema de modo que la cantidad ingresada quede en las existencias del

inventario, en la empresa se utiliza un método de promedio ponderado lo cual

permite que cuando la mercancía ingresa al sistema se promedien los costos de

cada producto.

37

De aquí en adelante sigue la dinámica en compra y venta permitiendo la rotación

de los inventarios y dentro de esta misma siempre hay una evaluación constante

entre inventarios de almacenes para que no se recargue el stock de un producto

en un almacén, sino buscar un balance constante que vaya de acuerdo a la

rotación.

8.2.1 INVENTARIO FISICO Durante el año se realiza un inventario físico general por almacén y se hacen

sondeos constantes de los productos verificando que estos están bien

comparados con el sistema.

Estos son los pasos a seguir para:

a. Lo principal para iniciar el proceso de inventario es la unificación de

productos tanto en el punto de venta como en la bodega y la organización

por líneas para que se facilite el proceso de inventarios.

b. El segundo paso es la sectorización, teniendo en cuenta por separado las

estanterias y las vitrinas.

c. Ya cuando el almacén esta sectorizado por completo es necesario

organizar los productos tratando de no pedir mercancía a la bodega ya que

las pocas existencias en estantería y vitrina facilitaran el proceso de

inventario.

d. En los formatos diseñados para el control de inventario se dejaran

referenciados los productos con códigos, lo cual para el día del inventario

facilitara el trabajo ya que solo tendrán que poner las cantidades en los

formatos

e. El día del inventario para cada sección se asignaran personas encargadas

que recontaran lo que las otras personas contaron en cada sección.

38

f. Ya al haber recopilado toda la información, esta se descarga en el sistema

y se inicia la revisión para confrontar lo que se hizo con lo que había para

así poder determinar cuales son los errores y poder entrar a corregirlos

8.3 COMPRAS

Este es uno de los procesos más importantes de la empresa debido a que del

éxito de este depende la acogida que se tenga con los clientes de la empresa,

especialmente los mayoristas los cuales son nuestros clientes objetivos.

En este proceso es muy importante la innovación en la consecución de productos

que se conviertan en líderes del mercado según la línea a la que pertenezcan, el

número de proveedores para cada producto oscila entre 2 y 3, este número

siempre dependerá de la marca, ya que se debe tener en cuenta que hay

excepciones en las cuales una misma clase de producto tiene varios proveedores

debido a la rotación que tiene. Como es el caso de los shampoo`s ( sedal, head

and sholders, Jhonson`s, elvive, entre otros).

La persona que realiza este proceso debe estar siempre al tanto de los cambios

que afecten a la empresa, lo cual le permitirá tomar mejores decisiones que

beneficien la acogida en precios con nuestros clientes, permitiendo aceptar por

parte de proveedores solo las mejores opciones, como: distribuciones, compra de

promociones, pedidos contra alza, descuentos financieros, descuentos pronto

pago, entre otros.

El departamento de compras esta estrechamente ligado al de inventarios ya que

por medio de este se logra saber a ciencia cierta según la temporada del año, cual

es la rotación e inventario que se tenia en una fecha determinada para así poder

realizar la requisición de los productos de la forma indicada.

39

Es indispensable tener en cuenta el cuadro que se muestra a continuación donde

se referencia toda la información necesaria para hacer la requisición de los

productos, aquí se debe dejar por escrito la información más relevante del

proveedor, además se tiene en cuenta la fecha y rotación anterior que sirve de

referencia para el pedido actual, siempre teniendo en cuenta que los pedidos de

los cuatro puntos de venta se deben hacer simultáneos haciendo un análisis que

permita verificar la existencia de cada punto de venta para descartar primero los

traslados que se puedan hacer entre los puntos de venta antes de realizar un

pedido externo.

Cuadro 2

El anterior es el formato principal de pedido que reciben los proveedores y queda

copia en el archivo, es muy importante que en formato se deje sentada la

información principal como el precio al que se compró cada producto lo cual

eliminara problemas futuros y malentendidos con el proveedor

40

8.3.1 FIJACIÓN DE PRECIOS DE VENTA Esta actividad esta muy ligada al departamento de compras ya que es en ese

departamento donde se definen los costos que serán base fundamental para la

determinación del precio de venta.

En la empresa se manejan varias líneas de productos por lo cual es muy

importante en esta actividad la descripción de los mismos, ya que siempre

debe buscar que a las vendedoras se les facilite el trabajo de la búsqueda de

productos en el momento en el que están realizando la venta.

En el momento que ya se ha revisado la mercancía y se autoriza para ser

vendida se procede a la revisión de la factura para verificar si la rentabilidad del

producto esta acorde con el precio que se tenía anteriormente en la base de

datos, si el producto es nuevo lo ùnico es crearlo en el sistema teniendo en

cuenta la rentabilidad, la cual siempre esta determinada por el jefe de compras.

8.4 COMERCIO EXTERIOR

Este es un departamento de la empresa que aunque lleva aproximadamente 8

años todavía se encuentra en desarrollo, buscando posibilidades que le

brinden a la empresa crecimiento en la parte comercial acreditando la imagen

ante los grupos de interes.

Funciones Generales de Comercio exterior.

• Estar en continua comunicación con los proveedores del exterior, siendo

puente entre la gerencia y la empresa.

• Leer y responder los mail enviado por los proveedores.

41

• Dar repuesta a los requerimientos de la DIAN con relación a comercio

exterior, aduanas y cambiaria.

• Contabilizar todos los documentos relacionados a importaciones.

• Controlar las fechas de vencimiento de las importaciones a crédito y

elaborar los documentos soportes para la legalización ante los bancos

para los giros al exterior.

• Mantener a disposición de la gerencia y las autoridades el archivo de

cada una de las importaciones con sus respectivos documentos

soportes.

• Pasos para una importación.

• La primera fase de la importación está dirigida directamente por el

Gerente General con el proveedor, donde se hace la negociación de

precios y forma de pago.

• Después de tener lista la negociación, el coordinador de comercio

exterior se encarga de elaborar inventarios físicos y rotación de los

productos.

• El Gerente General elaboran el borrador del pedido con base a la

rotación y el Inventario.

• El coordinador de comercio exterior envía el pedido al proveedor.

• El proveedor elabora una factura proforma que debe ser firmada por el

Gerente General, como documento soporte de la negociación.

El manejo de las importaciones depende el tipo de negociación con el

proveedor del exterior.

42

• Negociación EXWORK (La entrega de la mercancía al comprador se

hace en la fabrica, los gastos de transporte terrestre y flete marítimo son

por cuenta del comprador).

Esté tipo de negociación es la que se maneja con Panama, por que la

compra se hace en la Zona Libre y debe pagarse por anticipado.

• Con la factura proforma se elaboran los documentos necesarios para

realiza el giro anticipado al exterior.

• El coordinador de Comercio exterior debe previamente debe cotizar el

flete marítimo con las diferentes navieras buscando un mejor precio.

• Con el apoyo del Gerente General se elige la mejor alternativa de

naviera analizando costos y fechas de despacho.

• La naviera se encarga de recoger la mercancía en la fabrica o almacén

del proveedor y trasladarla al puerto hasta embarcarla con destino a

Buenaventura, todo esto bajo la vigilancia y control del coordinador de

comercio exterior.

• Durante el transito de la mercancía, el coordinador de comercio exterior

debe proporcionar toda la documentación para el tramite la

nacionalización, requerida por el Agente aduanero (SIA que representa

al Importador ante la DIAN).

Para una correcta nacionalización se requiere como mínimo los siguientes

documentos:

43

• Factura Original donde se describa el detalle de los productos,

referencia, precio, tipo de negociación, tipo de moneda etc.

• Lista de empaque

• Certificado de origen

• BL ORIGINAL (Documento de Transporte)

• Factura de Flete Marítimo

• Póliza de seguro para transporte Marítimo

• Poderes autenticados firmados por el representante legal, otorgando la

autorización de representación a la SIA.

• El coordinador de exportación debe tramitar el pago de fletes marítimos

y anticipo solicitado por la SIA. Dicha cancelación debe hacerse en el

menor tiempo posible después de que sale el barco de puerto origen,

con el fín de que el contenedor sea liberador en el tiempo estimado para

que no se generen cobros por moras.

• Cuando el barco llega a puerto, los trámites de nacionalización los

ejecuta los representantes de la SIA elegida por el importador. El buen

desempeño de la SIA depende directamente del trabajo del Coordinador

de Importación.

• Después de presentar y pagar los impuestos ante la DIAN existen dos

posibilidades, que el levante sea automático o el contenedor le pueden

hacer inspección física hecho que aumenta el costo de la mercancía por

que se genera un gasto adicional.

• Cuando ya esta el contenedor legalmente nacionalizado, el coordinador

de importación autoriza la entrega del contenedor a la Cooperativa de

Transporte para que realice la entrega en la sucursal que indique la

gerencia.

• El descargue del contenedor se realiza por cuenta del comprador,

previamente el coordinador se importación y el jefe de bodega deben

dar la ordenes necesarias para tener el espacio suficiente para recibir la

44

importación, se debe coordinar con los jóvenes de bodega para recibir a

las 5 de la mañana.

• Después de la nacionalización, el coordinador de importación tiene

quince días para legalizar ante el banco de la republica el giro

anticipado.

• El coordinador de importación debe liquidar el costo de la mercancía

teniendo presente todos los gastos directos e indirectos, procedimiento

necesario para determinar los precios de venta y hacer el ingreso a

inventarios.

• Contabilizar la importación y los gastos generados.

NEGOCIACION FOB : (La responsabilidad del Proveedor termina cuando el

barco zarpa rumbo al puerto destino- Mercancía puesta en el puerto origen, los

fletes marítimos + seguro debe ser cancelados por el comprador)

El tramite es el mismo de la negociación EXWORK.

NEGOCIACION CIP : (Transporte y seguro pago hasta el destino convenido).

Esté tipo de negociación es la que se maneja con el Ecuador, donde el costo

de la mercancía incluye gastos internacionales y nacionales hasta el momento

de la entrega en el lugar donde el comprador lo indique.

• Durante el transito de la mercancía, el coordinador de comercio exterior

debe proporcionar toda la documentación para el tramite la

nacionalización, requerida por el Agente aduanero (SIA que representa

al Importador ante la DIAN).

• La documentación es similar a la descripta anteriormente.

• El descargue del contenedor se realiza por cuenta del comprador,

previamente el coordinador se importación y el jefe de bodega deben

dar la ordenes necesarias para tener el espacio suficiente para recibir la

45

importación, se debe coordinar con los jóvenes de bodega para recibir a

las 5 de la mañana.

• El coordinador de importación debe liquidar el costo de la mercancía

teniendo presente todos los gastos directos e indirectos, procedimiento

necesario para determinar los precios de venta y hacer el ingreso a

inventarios.

• Contabilizar la importación y los gastos generados.

• En este tipo de negociaciones las compras por lo general son acredito

por esta razón el coordinador de importación debe hacer la planificación

de pagos bajo la supervisión y autorización del gerente.

• El coordinador debe tramitar ante el banco el respectivo giro directo al

exterior, elaborando todos los documentos necesarios (Negociación del

valor del cambio del dólar, Declaración de Cambio, autorización para la

transferencia).

NEGOCIACION CFR : (El costo incluye fletes internacionales, la

responsabilidad del Proveedor termina cuando zarpa el Barco, el proveedor

debe adquirir póliza de seguros que ampare la mercancía)

Los trámites son muy similares a los de la negociación Exwork.

8.5 CONTABILIDAD

El proceso de contabilidad viene de manos de la persona encargada de

descargar la mercancía en inventarios, donde pasa a manos de una persona

encargada en contabilidad que tiene la responsabilidad de revisar los datos

que no tienen que ver con el ingreso de mercancía, entre esas que las facturas

vengan con los descuentos acordes con la negociación que se estableció antes

de que llegara la mercancía.

46

Adicional a esto se verifica que las facturas hayan sido realizadas para la

sucursal respectiva y acorde con el nit e identificación que le corresponde a

cada sucursal; se verifica que el IVA, retenciones y características de orden

legal de la facturación sean pertinentes.

Luego pasan a ser codificadas contablemente en el sistema de modo que todo

quede acorde a costos, gastos, ingresos y las cuentas que corresponden a

cada transacción, anexas a estas facturas siempre debe ir una fotocopia donde

se separa la que va para el comprobante de contabilidad y la original que viene

con todos los soportes de entrada de la mercancía.

El siguiente paso es pasar a pagos allí se orden las facturas por edad de

vencimiento o por proveedor, donde se pasa a la elaboración del programador

de pagos, este departamento va muy ligado al gerente general ya que es este

el que determina el orden en que se debe pagar y a cuales se les debe dar

prioridad.

8.5.1 CUADRES DE CAJA

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA

Todas las cajas son controladas x un formato digital de Excel que aparece en la

red. Y aparte la cajera lleva su control en un cuaderno, donde incluye el

consecutivo de soportes que finalmente quedara registrado en el formato mencionado al comienzo.

47

Cualquier tipo de descuadre debe ser verificado por la persona encargada de la

caja y solo por ella, y el tiempo que le demore la solución al problema corre por

cuenta de esta persona.

PASOS A SEGUIR

- En las mañanas a primera hora se deben juntar las facturas del día anterior,

para almacenarlas en bolsa por día o archivarlas con gancho legajador en

paquetes de 10 días.

- Se debe imprimir el formato digital de Excel y anexar los documentos de

soporte. Este quedara listo para entregar al encargado y ser enviado para

Pereira.

- Todos los datos registrados en el cuaderno deben llenarse

consecutivamente y en el orden en que se recibe la información, dinero, o

documento; que verifique un recibido o entrega.

- Para devoluciones en caja se debe pedir autorización al encargado.

- La cajera debe de estar pendiente del consecutivo de las facturas.

- En el cuaderno de control de la cajera, se deben registrar los cortes de

entrega de dinero al encargado. Estos deben hacerse por lo menos tres

veces al día, y en temporadas cuando hay flujo de dinero constante, los

cortes se hacen con más frecuencia, proporcional a la acumulación del

recaudo. Para ningún caso se deben acumular dineros que pongan en

riesgo al negocio y su personal.

• Enseñar como se saca una retención a un cliente.

• Llevar documentados con fechas los créditos y sacar cada 5 días el informe

de soporte que arroja el sistema desde la división de cartera.

48

COMO RECONOCER UN BILLETE

LOS BILLETES SON FABRICADOS DE FIBRA DE ALGODÓN

1. Billete de 50.000 por la cara, tiene cinta metálica con letra legible que

esta divida en 5 fracciones

2. billete de 20.000 por el respaldo, tiene cinta metálica con letra legible

dividida en 6 fracciones.

3. si el billete tiene una cinta de unión, verificar la numeración de las dos

partes del billete.

4. Hacer prueba del agua.

5. la numeración más pequeña de los billetes debe ser legible y en un

tamaño estándar; verificar con un billete bueno si hay sospecha.

49

8.6 PERFIL DE CARGO En el formato que se muestra a continuación se deben dejar sentados por escrito y

por separado las responsabilidades de cada cargo de esta dentro de los procesos

de modo que se dejen claro las cualidades y cometidos que debe tener el

encargado de cada cargo.

El perfil de cargo se realizara según la necesidad que se genere para cada

persona que ingresa a la empresa debido a que en Mayoritaria Velher aunque los

procesos son los mismos, los cargos son variables lo cual no permite generar un

perfil para cada cargo ya que según la confianza que se le tenga se le agregan o

restan responsabilidades de uno o más departamentos, se deja sentado el

proceso completo de cada departamento para que a cada perfil se le agreguen o

resten sea cualidades o cometidos en el cargo asignado.

50

DENOMINACION DEL PUESTO: CODIGO

CUALIFICACION ( Cualificación mínima requerida para acceder al puesto)

COMETIDOS ( Comenzar cada uno de los puntos con un verbo de acción) PARA USO EXCLUSIVO DE RECURSOS HUMANOS Denominaciòn del puesto de trabajo: Codigo del puesto de trabajo: Tienda/Dpto:

Revisado por: Uso autorizad: _______________________ _________________________ Fecha Firma

Cuadro 3

51

9. CONCLUSIONES

• Mayoritaria Velher es una empresa sólida en muchos sentidos, pero tiene

deficiencias grandes en su parte Humana, la partes legal de los recursos

humanos pero el valor agregado de este departamento no esta desarrollado

de ninguna forma.

• Aunque los directivos están abiertos a este proyecto no le dan la

importancia necesaria que demuestre que en realidad al finalizarlo, este se

implementará y entrara a ser parte del día a día de la empresa ya que

aunque en la sede principal todo funciona de acuerdo a su filosofía, otros

puntos de venta los procesos se llevan a cabo a medias debido a que no

hay un seguimiento constante.

• En general la empresa tiene departamentos muy sólidos y estables, pero

hay otros que por falta de dedicación y comunicación tienen muchos

altibajos que hacen que en algunos momentos se estanquen aquellos

procesos que son sólidos.

• Es difícil la recopilación de información en puntos de venta diferentes al

principal debido a que en los tres puntos de venta diferentes a este el

equipo de trabajo se a dedicado a formar los procesos de forma empírica

debido a la falta de comunicación y capacitación que existe en la empresa.

• En la empresa existe mucha dependencia hacia el Gerente General, esto

genera una falta de autonomía en el equipo de trabajo que en el futuro será

un problema muy visible para la empresa ya que solamente se delegan

52

funciones mecánicas mientras las que son de toma de decisión,

corresponden al Gerente General.

10. RECOMENDACIONES La principal recomendación es implementar métodos que permitan delegar en

personas de confianza algunas partes de la empresa para eliminar la

dependencia total que existe.

Se le recomienda a los directivos aprovechar este proyecto para mejorar los

procesos en cada punto de venta y elaborar los perfiles de cargo de modo que

se le asigne uno a cada persona comprometiéndolo con su trabajo de una

forma escrita.

Sería recomendable que junto con este proyecto se pudiera conjugar la

capacitación externa de los empleados que están dentro de la organización

para mejorar su desempeño y así elevar el conocimiento de los miembros de la

empresa especialmente en el equipo de ventas

53

11. BIBLIOGRAFIA

• CALDERON HERNANDEZ, Gregorio, CASTAÑO CUARTAS Juliana Transformación

organizacional: Una mirada desde la gestión humana Universidad Nacional de Colombia Sede

Manizales 19 pg.

• CALDERA MEJIA, Rodolfo Conceptos y teoría sobre planeación efectiva de Recursos Humanos

Universidad politécnica de Nicaragua 2004 . 52 pg.

OTRAS FUENTES

• www.tress.com.mx GRUPOTRESS INTERNACIONAL boletín mayo del 2008 4 pg.

• www.scribd.com PALMA, José MANUAL DE PROCEDIMIENTOS