Post on 09-Aug-2015
description
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 1 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
TUJUAN Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan untuk: a. Mengatur tata cara Pengadaan Barang/Jasa yang sederhana, jelas dan komprehensif,
sesuai dengan tata kelola yang baik, sehingga dapat menjadi pengaturan yang efektif bagi para pihak yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa.
b. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam Pengadaan Barang/Jasa.
RUANG LINGKUP Standard Operating Procedure (SOP) ini meliputi: a. Kegiatan dan anggaran Pengadaan barang/jasa yang akan dibiayai oleh UIN Syarif
Hidatullah Jakarta Sendiri. b. Kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibiayai berdasarkan kerja
sama antara UIN dan pihak lain secara pembiayaan bersama, selama diperlukan. c. Jenis Anggaran DIPA d. Kas Kecil e. Bendahara Penerimaan Anggaran f. Bendahara Pengeluaran Anggaran g. Persetujuan Penerimaan dan Pengeluaran Anggaran h. Unit/Fungsi yang terkait
REFERENSI a. Pedoman Mutu b. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa
ISTILAH DAN DEFINISI 1. Pengguna Anggaran (PA); adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan
anggaran UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA); adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA atau Rektor
untuk menggunakan anggaran. 3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK); adalah pejabat yang bertanggung jawab atas
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. 4. Pejabat Pengadaan; adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan
Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. 5. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaaan; adalah panitia/pejabat yang ditetapkan
oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. 6. Satuan Pengawas Intern (SPI); adalah pejabat yang melakukan pengawasan melalui
audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.
7. Penyedia Barang/Jasa; adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.
8. Pakta Integritas; adalah surat pernyataan yang berisi ikrar untuk mecegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi dan nepotisme dalam pengadaan barang/jasa.
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 2 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
9. Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa; adalah tanda bukti pengakuan dari
pemerintah atas kompetensi dan kemampuan profesi di bidang Pengadaan Barang/Jasa. 10. Swakekola; adalah Pengadaan Barang/Jasa di mana pekerjaannya direncanakan,
dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai penanggung jawab anggaran.
11. Dokumen Pengadaan; adalah dokumen yang ditetapkan oleh Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.
12. Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atau Kontrak; adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana Swakelola.
13. Pelelangan Umum; adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.
14. Pelelangan Terbatas; adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.
15. Pelelangan Sederhana; adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
16. Pemilihan Langsung; adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
17. Seleksi Umum; adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Jasa Konsultansi yang memenuhi syarat.
18. Seleksi Sederhana; adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
19. Sayembara; adalah metode pemilihan Penyedia Jasa yang memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
20. Kontes; adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan Barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
21. Penunjukan Langsung; adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.
22. Pengadaan Langsung; adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.
23. Surat Jaminan/Jaminan; adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank Umum/Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi yang diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada PPK/Pejabat Pengadaan untuk menjamin terpenuhinya kewajiban Penyedia Barang/Jasa.
DOKUMEN/REKAMAN MUTU/FORM 1. Dokumen Pengadaan 2. Dokumen Kualifikasi 3. Dokumen Penawaran 4. Kerangka Acuan Kerja
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 3 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
5. Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 6. Laporan Penggunaan Anggaran 7. Surat Penunjukan Penyedia Berang/Jasa 8. Surat Perintah Pencairan Dana 9. Form Pendaftaran 10. Form Kualifikasi 11. Form Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
INSTRUKSI KERJA a.
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 4 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:
Dasar Hukum: 1. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355).
2. Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 64, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3956)
3. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor4609) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4855).
4. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa.
1. Pengguna Anggaran (PA) 2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) 3. Pejabat pembuat Komitmen (PPK)
a. Minimal S1 b. Berpengalaman minimal 2 tahun dalam
kegiatan Pengadaan Barang/Jasa c. Mampu bekerja secara berkelompok d. Bertanggung jawab dan memiliki kualifikasi
teknis serta manajerial e. Menandatangani Pakta Integritas f. Tidak menjabat sebagai pengelola
keuangan g. Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan
Barang/Jasa 4. Pejabat Pengadaan
a. Pegawai Negeri b. Memahami pekerjaan yang akan diadakan c. Memahami tugas tertentu yang menjadi
tugasnya d. Memahami isi dokumen, metode dan
prosedur pengadaan e. Tidak mempunyai hubungan keluarga
dengan pejaat yang menetapkannya sebagai Pejabat pengadaan
f. Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa
g. Menandatangani Pakta Integritas
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
KPA, Kepala Biro AUK, Kepala Biro PKSI, BLU, SPI, Penyedia Barang/Jasa
Dokumen Pengadaan Dokumen Kualifikasi Dokumen Penawaran
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
Pihak Panitia Pengadaan berhak memutus Kontrak Kerja apabila Penyedia Barang/Jasa terbukti melakukan pelanggaran terhadap Kontrak
Penggunaan anggaran
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 5 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
1. Mulai
2. Menetapkan paket pekerjaan
b. Spesifikasi teknis barang/jasa
c. Rencana Anggaran
Paket-paket pekerjaan yang akan dilaksanakan
3. Menyusun rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
a. Uraian kegiatan
b. Wakt pelaksanaan
c. Spesifikasi teknis Pengadaan barang/jasa
d. Rencana Anggaran
Kerangka Acuan kerja (KAK)
4. Menetapkan sistem pengadaan Barang/Jasa
Disesuaikan dengan paket pekerjaan
a. Metode-metode yang akan digunakan
b. Jenis Kontrak
c. Tanda Bukti Perjanjian
5. Menetapkan metode penilaian kualifikasi
Sesuai dengan paket pekerjaan
Formulir Kualifi-kasi Penyedia Barang/Jasa
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 6 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
6. Menyusun Jadwal pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Tahapan pelaksanaan kegiatan pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Jadwal Pelaksa-naan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
7. Menetapkan Dokumen Pengadaan
a. KAK b. Dokumen
Kualifikasi c. Dokumen
Pemilihan
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
8. Membuat rancangan Kontrak
Berpedoman pada Standar Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
9. Menetapkan Harga Perkiraan Sendiri
a. Didasarkan pada harga pasar
b. Informasi biaya satuan dari BPS
c. Daftar biaya dari pabrikan/distributor
d. Biaya Kontrak sebelumnya
e. Inflasi f. Perbanding
an dgn Kontrak sejenis
Norma/indeks
Disusun paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran
HPS
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 7 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
10. Mengumumkan prakualifikasi Pengadaan Barang/Jasa
a. Diumumkan setelah pengesahan DIPA/DPA
b. Pengumuman berisi tentang syarat dan ketentuan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Paling sedikit 7 hari kerja
Pengumuman melalui papan pengumuman, website dan media massa
11. Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi
Dokumen-dokumen yang dipersyaratkan
Sejak tanggal pengumuman sampai 1 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan Dokumen Kualifikasi
Formulir Kualifikasi
12. Memasukkan Dokumen Kualifikasi
Wajib memenuhi kelengkapan persyaratan yang telah ditetapkan
Surat tanda bukti penyerahan Dokumen KUalifikasi
13. Evaluasi dan pembuktian Dokumen Kualifikasi
ya
Tidak lulus kualifikasi
Peserta menandatangani surat pernyataan di atas materai tentang kebenaran informasi
Berita Acara Pembuktian Kualifikasi
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 8 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
14. Menetapkan hasil kualifikasi
Berita Acara Pembuktian Kualifikasi
Daftar nama Penyedia Barang/Jasa yang lulus kualifikasi
15. Mengumumkan hasil kualifikasi
Daftar nama Penyedia Barang/Jasa yang lulus tahap kualifikasi
Pengumuman di website dan media masa
16. Menetapkan masa sanggah hasil kualifikasi
Selama 5 hari kerja setelah pengumuman hasil kualifikasi
17. Membuat dan mengirimkan undangan lelang/seleksi
Daftar nama Peserta yang lulus kualifikasi
1 hari kerja setelah selesai masa sanggah
Undangan Lelang
18. Pengambilan Dokumen Pemilihan
Undangan lelang dan Dokumen Pemilihan
Sejak dikeluar-kan undangan – 1 hari kerja sblm batas akhir pemasuk-an penawaran
Bukti Pengambilan Dokumen
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 9 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
19. Pemberian penjelasan (Aanwizjing)
a. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
b. Daftar hadir
Paling cepat 4 hari kerja sejak tanggal undangan lelang
a. Berita Acara Pem-berian Penjelasan
b. Adendum Doku-men Pengadaan
20. Memasukkan Dokumen Penawaran
Dokumen Penawaran
1 hari kerja setelah pemberian penjelasan
Bukti serah terima dokumen
21. Evaluasi Dokumen Penawaran
Tidak lulus
Berpedoman pada tata cara/criteria yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan
Berita Acara Hasil Pelelangan
22. Penetapan dan pengumuman pemenang
Berita acara Hasil Pelelangan
Nama Pemenang lelang
23. Memberikan masa sanggah terhadap hasil lelang
Surat sanggahan dari peserta lelang (jika ada sanggahan)
5 hari kerja setelah pengu-muman peme-nang lelang
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 10 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
24. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
Tidak ada sanggahan dari peserta lelang selama masa sanggah dan masa banding sanggah
Nama Pemenang Lelang
25. Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
Diterbitkan setelah masa sanggah berakhir dan tidak ada sanggahan dari peserta lelang
Paling lambat 6 hari setelah penunjukan (jika tidak ada sanggahan)
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
26. Menyempurnakan rancangan kontrak
Salinan dokumen pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Draft Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
27. Menandatangani Kontrak
a. Ditandatangani setelah DIPA disahkan
b. Ditandatangani oleh Direksi atau yang diberi Surat Kuasa oleh Direksi
Paling lambat 14 hari sejak tangal terbit SPPBJ
Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 11 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
28. Pelaksanaan Kontrak
Sesuai dengan (KAK) dan ketentuan Kontrak
Laporan Pelaksanaan
29. Menerima hasil pekerjaan
Hasil pekerjaan
Berita Acara Serah Terima Barang
29. Pemeriksaan barang/jasa
tidak
Dikembalikan jika rusak untuk diperbaiki/diganti
Berita Acara Pemeriksaan Barang
30. Mengajukan permohonan pencairan dana
tidak
Laporan Penggunaan Anggaran
Surat Permohonan Pengajuan Dana
31. Persetujuan dan verifikasi pencairan dana
Surat Permohonan Pencairan Dana
Cek
32. Menandatangani Cek
ya
Cek Cek yang sudah ditandatangani
33. Pencairan dana
Cek yang sudah ditandatangani
Bukti Pencairan dana
34. Melaporkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa kepada KPA setiap triwulan
a. Laporan Kemajuan Pekerjaan
b. Laporan Pengguna-an Anggaran
Laporan Triwulan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011
Tgl. Terbit 16 Desember 2011
Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 12 |12
SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KPA Ka.
BAUK Pejabat
Pengadaan Ka. Biro
PKSI BLU SPI
Penyedia Jasa
Konstruksi
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
35. Memberikan Pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada KPA
Laporan Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
36. Menyampaikan Laporan Keuangan kepada Rektor
Laporan Keuangan Pengadaan Barang/Jasa
37. Menyimpan dan menjaga keutuhan dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Arsip
38. Selesai