SOP PELELANGAN UMUM.pdf

KEMENTERIAN AGAMA RI UIN SYARIF HIDAYATULLAH

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia

No. Dok. Un.01-KPA-PPK-SOP-011

Tgl. Terbit 16 Desember 2011

Tgl. Efektif 16 Januari 2012 No. Revisi 000 Hlm. 1 |12

SOP PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI PELELANGAN UMUM

TUJUAN Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan untuk: a. Mengatur tata cara Pengadaan Barang/Jasa yang sederhana, jelas dan komprehensif,

sesuai dengan tata kelola yang baik, sehingga dapat menjadi pengaturan yang efektif bagi para pihak yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa.

b. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam Pengadaan Barang/Jasa.

RUANG LINGKUP Standard Operating Procedure (SOP) ini meliputi: a. Kegiatan dan anggaran Pengadaan barang/jasa yang akan dibiayai oleh UIN Syarif

Hidatullah Jakarta Sendiri. b. Kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibiayai berdasarkan kerja

sama antara UIN dan pihak lain secara pembiayaan bersama, selama diperlukan. c. Jenis Anggaran DIPA d. Kas Kecil e. Bendahara Penerimaan Anggaran f. Bendahara Pengeluaran Anggaran g. Persetujuan Penerimaan dan Pengeluaran Anggaran h. Unit/Fungsi yang terkait

REFERENSI a. Pedoman Mutu b. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan

Barang/Jasa

ISTILAH DAN DEFINISI 1. Pengguna Anggaran (PA); adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan

anggaran UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA); adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA atau Rektor

untuk menggunakan anggaran. 3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK); adalah pejabat yang bertanggung jawab atas

pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. 4. Pejabat Pengadaan; adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan

Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. 5. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaaan; adalah panitia/pejabat yang ditetapkan

oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. 6. Satuan Pengawas Intern (SPI); adalah pejabat yang melakukan pengawasan melalui

audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.

7. Penyedia Barang/Jasa; adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

8. Pakta Integritas; adalah surat pernyataan yang berisi ikrar untuk mecegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi dan nepotisme dalam pengadaan barang/jasa.







9. Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa; adalah tanda bukti pengakuan dari

pemerintah atas kompetensi dan kemampuan profesi di bidang Pengadaan Barang/Jasa. 10. Swakekola; adalah Pengadaan Barang/Jasa di mana pekerjaannya direncanakan,

dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai penanggung jawab anggaran.

11. Dokumen Pengadaan; adalah dokumen yang ditetapkan oleh Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

12. Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atau Kontrak; adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana Swakelola.

13. Pelelangan Umum; adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.

14. Pelelangan Terbatas; adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.

15. Pelelangan Sederhana; adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

16. Pemilihan Langsung; adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

17. Seleksi Umum; adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Jasa Konsultansi yang memenuhi syarat.

18. Seleksi Sederhana; adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

19. Sayembara; adalah metode pemilihan Penyedia Jasa yang memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.

20. Kontes; adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan Barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.

21. Penunjukan Langsung; adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.

22. Pengadaan Langsung; adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.

23. Surat Jaminan/Jaminan; adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank Umum/Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi yang diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada PPK/Pejabat Pengadaan untuk menjamin terpenuhinya kewajiban Penyedia Barang/Jasa.

DOKUMEN/REKAMAN MUTU/FORM 1. Dokumen Pengadaan 2. Dokumen Kualifikasi 3. Dokumen Penawaran 4. Kerangka Acuan Kerja







5. Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 6. Laporan Penggunaan Anggaran 7. Surat Penunjukan Penyedia Berang/Jasa 8. Surat Perintah Pencairan Dana 9. Form Pendaftaran 10. Form Kualifikasi 11. Form Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

INSTRUKSI KERJA a.







Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:

Dasar Hukum: 1. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355).

2. Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 64, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3956)

3. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor4609) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4855).

4. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa.

1. Pengguna Anggaran (PA) 2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) 3. Pejabat pembuat Komitmen (PPK)

a. Minimal S1 b. Berpengalaman minimal 2 tahun dalam

kegiatan Pengadaan Barang/Jasa c. Mampu bekerja secara berkelompok d. Bertanggung jawab dan memiliki kualifikasi

teknis serta manajerial e. Menandatangani Pakta Integritas f. Tidak menjabat sebagai pengelola

keuangan g. Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan

Barang/Jasa 4. Pejabat Pengadaan

a. Pegawai Negeri b. Memahami pekerjaan yang akan diadakan c. Memahami tugas tertentu yang menjadi

tugasnya d. Memahami isi dokumen, metode dan

prosedur pengadaan e. Tidak mempunyai hubungan keluarga

dengan pejaat yang menetapkannya sebagai Pejabat pengadaan

f. Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa

g. Menandatangani Pakta Integritas

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

KPA, Kepala Biro AUK, Kepala Biro PKSI, BLU, SPI, Penyedia Barang/Jasa

Dokumen Pengadaan Dokumen Kualifikasi Dokumen Penawaran

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

Pihak Panitia Pengadaan berhak memutus Kontrak Kerja apabila Penyedia Barang/Jasa terbukti melakukan pelanggaran terhadap Kontrak

Penggunaan anggaran







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi

Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu Output

1. Mulai

2. Menetapkan paket pekerjaan

b. Spesifikasi teknis barang/jasa

c. Rencana Anggaran

Paket-paket pekerjaan yang akan dilaksanakan

3. Menyusun rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

a. Uraian kegiatan

b. Wakt pelaksanaan

c. Spesifikasi teknis Pengadaan barang/jasa

d. Rencana Anggaran

Kerangka Acuan kerja (KAK)

4. Menetapkan sistem pengadaan Barang/Jasa

Disesuaikan dengan paket pekerjaan

a. Metode-metode yang akan digunakan

b. Jenis Kontrak

c. Tanda Bukti Perjanjian

5. Menetapkan metode penilaian kualifikasi

Sesuai dengan paket pekerjaan

Formulir Kualifi-kasi Penyedia Barang/Jasa







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi


Waktu Output

6. Menyusun Jadwal pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Tahapan pelaksanaan kegiatan pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Jadwal Pelaksa-naan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

7. Menetapkan Dokumen Pengadaan

a. KAK b. Dokumen

Kualifikasi c. Dokumen

Pemilihan

Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

8. Membuat rancangan Kontrak

Berpedoman pada Standar Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

9. Menetapkan Harga Perkiraan Sendiri

a. Didasarkan pada harga pasar

b. Informasi biaya satuan dari BPS

c. Daftar biaya dari pabrikan/distributor

d. Biaya Kontrak sebelumnya

e. Inflasi f. Perbanding

an dgn Kontrak sejenis

Norma/indeks

Disusun paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran

HPS







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi


Waktu Output

10. Mengumumkan prakualifikasi Pengadaan Barang/Jasa

a. Diumumkan setelah pengesahan DIPA/DPA

b. Pengumuman berisi tentang syarat dan ketentuan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Paling sedikit 7 hari kerja

Pengumuman melalui papan pengumuman, website dan media massa

11. Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi

Dokumen-dokumen yang dipersyaratkan

Sejak tanggal pengumuman sampai 1 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan Dokumen Kualifikasi

Formulir Kualifikasi

12. Memasukkan Dokumen Kualifikasi

Wajib memenuhi kelengkapan persyaratan yang telah ditetapkan

Surat tanda bukti penyerahan Dokumen KUalifikasi

13. Evaluasi dan pembuktian Dokumen Kualifikasi

ya

Tidak lulus kualifikasi

Peserta menandatangani surat pernyataan di atas materai tentang kebenaran informasi

Berita Acara Pembuktian Kualifikasi







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi


Waktu Output

14. Menetapkan hasil kualifikasi

Berita Acara Pembuktian Kualifikasi

Daftar nama Penyedia Barang/Jasa yang lulus kualifikasi

15. Mengumumkan hasil kualifikasi

Daftar nama Penyedia Barang/Jasa yang lulus tahap kualifikasi

Pengumuman di website dan media masa

16. Menetapkan masa sanggah hasil kualifikasi

Selama 5 hari kerja setelah pengumuman hasil kualifikasi

17. Membuat dan mengirimkan undangan lelang/seleksi

Daftar nama Peserta yang lulus kualifikasi

1 hari kerja setelah selesai masa sanggah

Undangan Lelang

18. Pengambilan Dokumen Pemilihan

Undangan lelang dan Dokumen Pemilihan

Sejak dikeluar-kan undangan – 1 hari kerja sblm batas akhir pemasuk-an penawaran

Bukti Pengambilan Dokumen







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi


Waktu Output

19. Pemberian penjelasan (Aanwizjing)

a. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

b. Daftar hadir

Paling cepat 4 hari kerja sejak tanggal undangan lelang

a. Berita Acara Pem-berian Penjelasan

b. Adendum Doku-men Pengadaan

20. Memasukkan Dokumen Penawaran

Dokumen Penawaran

1 hari kerja setelah pemberian penjelasan

Bukti serah terima dokumen

21. Evaluasi Dokumen Penawaran

Tidak lulus

Berpedoman pada tata cara/criteria yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan

Berita Acara Hasil Pelelangan

22. Penetapan dan pengumuman pemenang

Berita acara Hasil Pelelangan

Nama Pemenang lelang

23. Memberikan masa sanggah terhadap hasil lelang

Surat sanggahan dari peserta lelang (jika ada sanggahan)

5 hari kerja setelah pengu-muman peme-nang lelang







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi


Waktu Output

24. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

Tidak ada sanggahan dari peserta lelang selama masa sanggah dan masa banding sanggah

Nama Pemenang Lelang

25. Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

Diterbitkan setelah masa sanggah berakhir dan tidak ada sanggahan dari peserta lelang

Paling lambat 6 hari setelah penunjukan (jika tidak ada sanggahan)

Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

26. Menyempurnakan rancangan kontrak

Salinan dokumen pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Draft Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

27. Menandatangani Kontrak

a. Ditandatangani setelah DIPA disahkan

b. Ditandatangani oleh Direksi atau yang diberi Surat Kuasa oleh Direksi

Paling lambat 14 hari sejak tangal terbit SPPBJ

Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi


Waktu Output

28. Pelaksanaan Kontrak

Sesuai dengan (KAK) dan ketentuan Kontrak

Laporan Pelaksanaan

29. Menerima hasil pekerjaan

Hasil pekerjaan

Berita Acara Serah Terima Barang

29. Pemeriksaan barang/jasa

tidak

Dikembalikan jika rusak untuk diperbaiki/diganti

Berita Acara Pemeriksaan Barang

30. Mengajukan permohonan pencairan dana

tidak

Laporan Penggunaan Anggaran

Surat Permohonan Pengajuan Dana

31. Persetujuan dan verifikasi pencairan dana

Surat Permohonan Pencairan Dana

Cek

32. Menandatangani Cek

ya

Cek Cek yang sudah ditandatangani

33. Pencairan dana

Cek yang sudah ditandatangani

Bukti Pencairan dana

34. Melaporkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa kepada KPA setiap triwulan

a. Laporan Kemajuan Pekerjaan

b. Laporan Pengguna-an Anggaran

Laporan Triwulan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa







No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KPA Ka.

BAUK Pejabat

Pengadaan Ka. Biro

PKSI BLU SPI

Penyedia Jasa

Konstruksi


Waktu Output

35. Memberikan Pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada KPA

Laporan Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

36. Menyampaikan Laporan Keuangan kepada Rektor

Laporan Keuangan Pengadaan Barang/Jasa

37. Menyimpan dan menjaga keutuhan dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Arsip

38. Selesai

SOP PELELANGAN UMUM.pdf

Documents

Transcript of SOP PELELANGAN UMUM.pdf