BAB III

IMPLEMENTASI PROGRAM

3.1. BAGAN ALIR DOKUMEN

Sistem informasi adalah sebuah sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri

dari komponen-komponen dalam sebuah organisasi untuk sebuah tujuan yaitu

menyajikan informasi.

Ada beberapa hal yang berhubungan dengan sistem informasi, salah satunya

yaitu bagan alir data dan diagram alir data yang termasuk dalam sistem analisa dan

desain. Bagan alir dokumen adalah bagan yang menunjukkan aliran dokumen, yang

berupa formulir-formulir yang ada dan berupa gambaran kegiatan secara keseluruhan,

yang digambarkan dengan simbol-simbol :

SIMBOL-SIMBOL KETERANGAN

Menunjukkan dokumen input atau proses secara

manual atau komputerisasi.

Menunjukkan pekerjaan atau proses

Menunjukkan proses komputerisasi

Media penyimpanan dokumen atau arsipkan

Melambangkan arah aliran

Digunakan untuk menyambung halaman yang sama

Simbol 3.1 Simcol BAD

3.1.1 BAD Pengolahan Data Pengiriman Barang

Gambar 3.1 BAD Pengolahan Data Permintaan Barang (Material Requisitioning)

Gambar 3.1 BAD Pengolahan Data Permintaan Barang (Material Requisitioning)

Narasi :

1. Bagian Pembelian Memberikan Parts Order Form kepada User (Yang akan

merequest Barang)

2. User melakukan pengisian Parts Order Form

3. Parts Order Form telah diisi oleh User

4. User memberikan Parts Order Form yang telah diisi kembali ke bagian

pembelian

5. Bagian pembelian mengecek Parts Order Form

6. Parts Order Form yang telah dicek

7. Bagian Pembelian melakukan Penandatanganan Parts Order Form

8. Parts Order Form yang telah ditandatangani

9. Bagian Pembelian memberikan Parts Order Form yang telah ditandatangani

kepada Vendor/Supplier untuk dibuatkan Surat Penawaran

10. Vendor/Supplier membuatkan surat penawaran atas item yang diminta

11. Parts Order Form yang telah dibuatkan Penawaran

12. Quotation Letter/Surat Penawaran Barang

13. Parts Order Form yang telah dibuatkan Penawaran diarsipkan

14. Vendor/Supplier memberikan Quotation Letter/Surat Penawaran Barang

kepada bagian Pembelian untuk diproses lebih lanjut

15. Bagian Pembelian melakukan Entry Data Penawaran

16. Purchasing Order/Surat Pembelian Barang

17. Bagian Pembelian memberikan Purchasing Order/Surat Pembelian Barang

kepada Petugas Logistik

18. Quotation Letter/Surat Penawaran Barang yang telah dientri

19. Quotation Letter/Surat Penawaran Barang diarsipkan

3.1.2 BAD Pengolahan Data Pembelian (Purchase Ordering)

Gambar 3.2 BAD Penngolahan Data Pembelian (Purchase Ordering)

Narasi :

1. Petugas Logistik mengentri data pembelian

2. Outstanding List/Data Pembelian Barang

3. Purchasing Order yang telah dientri

4. Petugas Logistik memberikan Purchasing Order kepada Vendor/Supplier

5. Vendor/Supplier melakukan pengecekan dan pemgumpulan item pembelian

berdasarkan Purchasing Order

6. Purchasing Order yang telah dicek itemnya

7. Delivery Order/Surat Pengiriman Barang

8. Purchasing Order yang telah dicek diarsipkan

9. Petugas Logistik memberikan Outstanding List lembar kedua kepada bagian

pembelian

10. Bagian Pembelian mengarsipkan Outstanding List lembar kedua

11. Petugas Logistik mengarsipkan Outstanding List lembar Pertama

3.1.3 BAD Pengolahan Data Penerimaan Barang (Receiving)

Gambar 3.3 BAD Pengolahan data penerimaan Barang (Receiving)

Narasi :

1. Surat Pengiriman Barang diterima bagian Logistik

2. Bagian logistik melakukan pengecakan barang berdasarkan Surat Pengiriman

Barang

3. Bagian logistik melakukan pengecekan berdasarkan Outstanding List

4. Surat Pengiriman Barang telah dicek dan ditandatangani

5. Daftar Pesanan Barang telah dicek dan ditandatangani

6. Bagian logistik memberikan Surat Pengiriman Barang yang telah

ditandatangani rangkap 1 ke supplier

7. Surat Pengiriman Barang yang telah ditandatatangani rangkap 2 diberikan ke

bagian Store (Gudang)

8. Surat Pengiriman Barang yang telah ditandatatangani rangkap 1 diberikan ke

bagian Vendor/Supplier

9. Surat Pengiriman Barang rangkap 3 dientri

10. Surat Pengiriman Barang yang telah dientri menghasilkan Daftar Pengiriman

Barang

11. Surat Pengiriman Barang yang telah dientri

12. Daftar Pengiriman Barang lembar ke 2 diarsipkan

13. Daftar Pengiriman Barang lembar pertama diberikan ke bagian store

14. Surat Pengiriman Barang rangkap ke3 yang telah dientri diarsipkan

3.1.4 BAD Pengolahan Data Penerimaan Tagihan (Invoice)

Gambar 3.4 BAD Pengolahan Data Penerimaan Tagihan (Invoice)

Narasi :

1. Surat Pengiriman Barang lembar pertama dientri

2. Surat pengiriman Barang telah dientri

3. Surat Pengiriman Barang telah dientri diarsipkan

4. Invoice/Surat Tagihan

5. Invoice/surat tagihan diberikan kepada petugas logistik

6. Petugas melakukan pengecekan Invoice

7. Petugas Logistik melakukan pengecekan invoice berdasarkan Delivery Note

8. Invoice/surat Tagihan telah dicek

9. Delivery Note/Daftar Pengiriman Barang yang telah dicek

10. Delivery Note/Daftar Pengiriman Barang yang telah dicek diarsipkan kembali

11. Tanda Terima Invoice

12. Invoice/surat Tagihan telah dicek diberikan ke bagian keuangan

13. Tanda Terima Invoice Ditandatangani

14. Tanda Terima Invoice yang telah Ditandatangani

15. Tanda Terima Invoice yang telah Ditandatangani diberikan kepada

Vendor/Supplier

16. Vendor mengarsipkan Tanda Terima Invoice yang telah Ditandatangani

3.2. DIAGRAM ALIR DATA

Diagram alir data adalah alat yang dipergunakan untuk menggambarkan suatu

Sistem yang telah ada atau Sistem yang akan di kembangkan secara logika. Pada

tahap Analisis, penggunaan notasi diagram alir data sangat membatu dalam

komunikasi dengan Sistem untuk pemahaman secara logika.

Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam DAD :

Simbol Keterangan

External Entity

Data Flow, menunjukkan arah alir data

Menunjukkan proses atau kegiatan

Menunjukkan Simbol dari File

Simbol 3.2 Simbol DAD

3.2.1 Context Diagram Sistem Komputerisasi Pembelian dan Penerimaan

Barang di PT. Madhani Talatah Nusantara

Narasi :

A. Parts Order Form yang telah diisi

B. Purchasing Order/Surat Pembelian Barang

C. Purchasing Order/Surat Pembelian Barang diberikan kepada Petugas Logistik

D. Outstanding List/Daftar Pembelian Barang

E. Outstanding List/Daftar Pembelian Barang diberikan kepada Bagian

Pembelian

F. Delivery Note/Daftar Pembelian Barang

G. Surat Pengiriman Barang telah dicek dan ditandatangani

Gambar 3.3 Diagram Sistem Komputerisasi Pembelian dan Penerimaan Barang di PT. Madhani Talatah

Nusantara.

H. Delivery Note/Daftar Pengiriman Barang diberikan ke bagian Gudang

I. Invoice/Surat Tagihan

J. Invoice /Surat Tagihan diberikan kepada bagian Keuangan

3.2P.2 DAD Level 0 Sistem Komputerisasi Pembelian dan Penerimaan Barang

di PT. Madhani Talatah Nusantara

Gambar 3.4 DAD Level 0 Sistem Komputerisasi Pembelian dan Penerimaan Barang

Narasi :

B1. Tulis Tabel Pembelian

C.1. Baca Tabel Pembelian

D.1. Tulis Tabel Penerimaan

E.1. Baca Tabel Penerimaan

E.2. Tulis Tabel Tagihan

G. Bagian Pembelian Memberikan Daftar Pesanan (PO) kepada Bagian Logistik

3.2.3 DAD LEVEL 1 Sistem Komputerisasi Pembelian dan Penerimaan Barang

Gambar 3.5 DAD level 1 Sistem komputerisasi Pembelian dan Penerimaan Barang

3.3 DESAIN DATABASE

3.3.1 Struktur Tabel Barang

Struktur tabel jabatan berisi field-field untuk menginput data-data

barang dan menyimpannya untuk ditampilkan kembali.

Field Name Type Width Keterangan

part_no Text 4 No. Barang/Kode Barang

nm_barang Text 50 Deskripsi/Nama Barang

harga Integer Harga Barang

Tabel 3.1 Barang

3.3.2 Struktur Tabel Pembelian

Tabel Pembelian berisi field-field menginput data-data Pembelian dari

Purchasing Order yang dikeluarkan oleh Bagian Pembelian lalu menyimpannya

untuk ditampilkan kembali.

Field Name Type Width Indexs Keterangan

po_no Text 8 Primary Key No. PO

part_no Text 4 Kode Barang

nm_barang Text 50 Nama Barang

jumlah Number Jumlah Pesan

satuan Text 10 Satuan Barang

harga Integer Harga Barang

Tabel 3.2 Pembelian

3.3.3 Tabel Penerimaan

Tabel Penerimaan berisi field-field menginput Barang-barang yang di

terima dalam satu hari dari supplier/vendor untuk ditampilkan kembali.

Field Name Type Width Indexs Keterangan

no_spb Text 12 Primary Key No. Surat Jalan

tanggal Date/Time Tanggal terima barang

po_no Text 8 No. PO

part_no Text 4 Kode Barang

qty Number Jumlah yang disuplly

sisa NumberJumlah yang belum

disupply

satuan Text 10 Satuan Barang

Tabel 3.3 Penerimaan

3.3.4 Tabel Tagihan

Tabel Tagihan berisi field-field menginput surat tagihan yang diterima

perhari, menyimpannya untuk ditampilkan kembali.

Field Name Type Width Indexs Keterangan

no_tagihan Text 10 No. Surat tagihan/Invoice

po_no Text 8 Purchasing Order number

no_spb Text 10 No. Surat Jalan

total Integer Total Tagihan

Tabel 3.4 Tagihan