PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT …
78
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS TENAGA KERJA KAB.BEKASI SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat guna mencapai gelar Sarjana Komputer pada Program Studi Teknik Informatika Jenjang Program Strata-1 Oleh: ASEP SUGIHARTO 311410577 TEKNOLOGI INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI PELITA BANGSA BEKASI 2018
Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT …
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA DINAS TENAGA KERJA
KAB.BEKASI
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat guna mencapai gelar
Sarjana Komputer pada Program Studi Teknik Informatika
Jenjang Program Strata-1
Oleh:
ASEP SUGIHARTO
311410577
TEKNOLOGI INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI PELITA BANGSA
BEKASI
2018
ii
iii
iv
v
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahan karunianya kepada kita
bersama dan khususnya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
diberi judul “ Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat
Keluar Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Bekasi ”
Adalah bagian dari kurikulum yang merupakan salah satu persyaratan
yang peneliti harus tempuh untuk menyelesaikan pendidikan program Strata
Satu di STT PELITA BANGSA Cikarang.
Pada kesempatan yang baik ini, penulis ingin menyampaikan rasa
terima kasih yang setulus-tulusnya kepada yang terhormat :
1. Allah SWT yang telah melimpahkan karunia, rahmat, taufik, hidayat serta
hidayahnya.
2. Bapak Dr.Ir.Supriyanto, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika STT Pelita
Bangsa Cikarang.
3. Bapak Aswan Supriyadi Sunge, S.E, M.Kom., selaku Ketua Program Studi
Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Pelita Bangsa.
4. Bapak Ahmad Turmudi, Zy, Skom, M.Kom, selaku dosen pembimbing I dan
Bapak Muhtajudin Danny, S.Kom,M.Kom, selaku Dosen Pembimbing II.
5. Seluruh Dosen Teknik Informatika.
6. Bapak Drs.H.Effendi,M.Si Selaku Bapak Kepala Dinas Tenaga Kerja
kab.Bekasi
7. Kedua orangtua tercinta, dan adik adik saya yang telah memberikan do‟a,
semangat, dan motivasi kepada saya, sehingga dapat menyelesaikan skripsi
ini.
vi
8. Seluruh teman-teman Tekhnik Informatika TI.14.C.1 yang selalu memberikan
dorongan untuk terus maju kepada penulis
Penulis menyadari bahwa materi pada penulisan skripsi ini masih jauh
dari kata sempurna, penulis senantiasa menanti tegur sapa, saran dan kritik
yang membangun dari pembaca guna perbaikan dimasa yang akan datang.
Akhir kata semoga, keikhlasan dan bantuan yang telah diberikan
kepada penulis dapat bernilai pahala disisinya. Semoga karya ini dapat
memberikan manfaat kepada mereka yang membutuhkan, semoga Allah swt
melimpahkan rahmatnya kepada kita semua Amin.
Bekasi, November 2018
Asep Sugiharto
vii
ABSTRAK
Perkembangan dunia teknologi informasi sangatlah cepat karena didorong oleh
kebutuhan akan data dan informasi berbasiskan komputer. Data dan informasi
sangat dibutuhkan suatu perusahaan dan lembaga baik yang berskala besar,
sedang, dan kecil.
Pada bagian umum dan kepegawaian Kantor dinas ketana kerjaan Kab.Bekasi,
Surat merupakan sarana penting informasi-informasi penting dan rahasia terkait
dengan instansi tersebut terkandung di dalamnya. Ketepatan waktu dalam
penerimaan surat baik surat masuk maupun surat keluar juga harus diperhatikan,
oleh karena itu pendataan surat masuk dan surat keluar harus dilaksanakan dengan
tepat. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem informasi pendataan surat
yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pendataan dan pembuatan laporan.
Sistem Informasi pendataan surat ini mempunyai kemampuan sebagai berikut :
sistem informasi pendataan surat ini dijalankan pada jaringan personal komputer
bagian umum dan kepegawaian pada kantor dinas ketana kerjaan , Adapun
metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan
yang terjadi adalah study pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan sistem,
perancangan sistem, pembuatan program, pengujian program, implementasi
program. Yang dihasilkan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem
informasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di
tetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini.
Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi,Pendataan Surat.
viii
ABSTRACT
The development of the world of information technology is very fast because
driven by the need for computer-based data and information. Data and
information is needed a company and institutions good large-scale, medium, and
small. Computerized information system proved to accelerate performance, thus
increasing profits.
In the general section and staffing of the Office of the Workers Office of Bekasi,
the Letter is an important means of important and confidential information
related to the agency contained therein. The timeliness in receiving letters in both
incoming and outgoing letters should also be considered, therefore, the data
collection of incoming and outgoing mail should be executed appropriately. So at
this time required a more structured data collection letters information system to
accelerate data collection and report generation. Information System of data
collection of this letter have the ability as follows: information system of data
collection of this letter run on personal computer network of general section and
staffing at office of work ketana work, The research method used to solve various
problems that happened is literature study, observation, interview, Data and
systems, system design, programming, program testing, program implementation.
The result of this research is to produce an information system that can manage
incoming and outgoing mails according to the set flow, and can solve current
problems.
Keyword : Design, Informasi System, Mailling Record
ix
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI ............................................................. i
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ..............................................................ii
SURAT PERNYATAAN SKRIPSI ................................................................ iii
SURAT PERNYATAAN ILMIAH ................................................................. iv
KATA PENGANTAR ....................................................................................... v
ABSTRAK ................................................................................................... ....vii
DAFTAR ISI ...................................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................1
I.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1
I.2 Identifikasi Masalah …………………...…………………………..... 2
I.3 Batasan Masalah ................................................................................... 3
I.4 Rumusan Masalah ................................................................................4
I.5 Tujuan dan Manfaat Penelitian............................................................. 4
I.5.1 Tujuan Penelitian…………………………………………….... 4
I.5.2 Manfaat Penelitian ....................................................................... 4
I.6 Sistematika Penulisan ........................................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI...........................................................................7
2.1 Definisi Judul ....................................................................................... 7
2.1.1 Definisi Pendataan ..................................................................... 7
2.1.2 Definisi Sistem .......................................................................... 7
2.1.3 Definisi Informasi ...................................................................... 8
2.1.4 Definisi Surat ............................................................................. 9
2.2 Teori-Teori ......................................................................................... 11
2.2.1 Teori Basis Data ...................................................................... 10
2.2.2 Teori Waterfall ........................................................................ 14
2.2.3 Teori Pemrograman .................................................................16
2.2.4 Analisa Dan Pengembangan Sistem ........................................22
2.2.5 Teori Terstuktur ...................................................................... 24
x
2.2.6 Normalisasi ............................................................................. 28
2.2.7 ERD ........................................................................................ 30
2.2.8 Kamus Data ............................................................................ 32
2.2.9 HIPO ...................................................................................... 34
BAB III METODE PENELITIAN.…............................................................36
3.1 Sejarah Pemerintahan Kab Bekasi ..................................................... 36
3.2 Visi Dan Misi Disnaker ..................................................................... 35
3.3 Struktur Organisasi Dan Fungsi........................................................ 38
3.3.1 Tugas Organisasi ..................................................................... 39
3.4 Analisa Prosedur................................................................................ 40
3.4.1 Flowmap .................................................................................. 42
3.4.2 Hirarky Chart ......................................................................... 48
3.4.3 DFD ........................................................................................ 48
3.4.4 Permasalahan Yang Dihadapi ................................................. 52
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................ 53
4.1 Pengembangan Sistem Yang Akan Diusulkan .................................. 53
4.1.1 Tujuan Pengembangan Sistem................................................. 53
4.2 Gambaran Sistem Yang Diusulkan .................................................. 53
4.3 Perancangan Database ..................................................................... 54
5.1 Perancangan User Interface ............................................................. 60
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN..........................................................65
V.1 Kesimpulan ....................................................................................... 65
V.2 Saran ................................................................................................. 65
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 66
LAMPIRAN .........................................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.3 Notasi ERD ................................................................................... 32
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ........................................................................ 39
Gambar 3.2 Flowmap Surat Masuk Yang Berjalan .......................................... 43
Gambar 3.3 Flowmap Surat Keluar Yang Berjalan .......................................... 44
Gambar 3.4 Flowmap Surat Masuk Yang Diusulkan ....................................... 44
Gambar 3.5 Flowmap Surat Keluar Yang Diusulkan ....................................... 45
Gambar 3.6 Hipo ............................................................................................... 46
Gambar 3.7 Diagram Konteks........................................................................... 47
Gambar 3.8 Diagram Nol ................................................................................. 48
Gambar 3.9 Diagram Rinci ............................................................................... 49
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di zaman era globalisasi saat ini perkembangan teknologi dan informasi semakin
berkembang pesat khususnya di Negara Indonesia, perkembangan teknologi sangat
membantu manusia dalam beraktifitas. Namun pada saat ini masih terdapat beberapa
instansi pemerintah yang masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan
pekerjaan. Salah satunya pada kantor Dinas Tenaga Kerja (DISNAKER). Dinas
Tenaga Kerja adalah sebuah instansi pemerintah yang bertanggung jawab atas
pengolahan informasi dalam lingkungan pemerintah Kabupaten Bekasi.
Permasalahan yang terjadi pada Kantor Dinas Tenaga Kerja yaitu dalam pendataan
surat masuk dan surat keluar yang masih secara manual.
Proses pendataan surat masuk dimulai dengan diterimanya surat masuk oleh
bagian umum dan kepegawaian, lalu dilakukan proses mencatat di buku agenda surat
masuk, setelah mencatat di buku agenda proses selanjutnya pencatatn di kartu
disposisi, Dalam proses penulisan di kartu disposisi bagian umum dan kepegawaian
mengisi data seperti nomor surat, tanggal surat, asal surat, keterangan surat, lampiran
dan perihal.setelah lembar disposisi tercatat maka surat masuk dan lembar disposisi di
teruskan kepada Kepala Dinas Tenaga Kerja untuk ditinjak lanjuti.
Sedangkan untuk proses surat keluar juga dilakukan proses pendataan yang
dimulai dari bagian umum dan kepegawaian yang menerima perintah dari Kepala
Dinas untuk membuat surat keluar. Setelah surat keluar selesai dibuat, bagian umum
2
2
dan kepegawaian mencatat data di buku agenda surat keluar seperti nomor surat,
tanggal surat, keterangan surat,perihal,lampiran,dan tujuan. Setelah Proses pencatatan
selesai Surat keluar tersebut diserahkan kepada kepala dinas untuk di priksa, lalu
diberi tanda tangan setelah itu kepala dinas menyerahkan kembali kepada bagian
umum dan kepegawaian untuk di stempel dan di berikan kepada pengirim surat.
Masalah yang timbul akibat sistem yang masih manual yaitu lamanya proses
pendataan karna harus di tulis tangan dan menyulitkan dalam melakukan pencarian
data jika suatu saat di perlukan. Sistem informasi pendataan surat merupakan salah
satu upaya untuk membantu dan mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan
surat, sehingga dapat lebih efektif dan efisien.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka penulis mengambil judul
Penelitian “PERANCANGAN SISTEM INFORMAASI PENDATAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS TENAGA KERJA
KABUPATEN BEKASI
1.2 Identifikasi Masalah
Latar Belakang yang telah diuraikan, maka penulis mengambil beberapa pokok
masalah sebagai berikut :
1. Lamanya proses pendataan surat masuk dan surat keluar karna harus ditulis
tangan.
2. Menyulitkan dalam melakukan pencarian surat dan pembuatan laporan.
3. Sering terjadi pencatatan nomor surat masuk dan surat keluar ganda
3
3
4. Sulit ditemukan surat kembali. Pencarian surat secara satu per satu di lemari
membuat pengadaan surat yang dicari terkesan lamban.
5. Seiring banyaknya surat yang diterima ataupun dibuat mengakibatkan volume
penyimpanan bertambah secara terus menerus mengakibatkan tempat atau
peralatan yang tersedia tidak dapat menampung data surat lagi.
6. Hilangnya surat surat akibat dari system penyimpanan yang kurang sistematis,
system pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna. Serta peminjaman
atau pemakaian surat oleh pimpinan atau oleh Bidang/Bagian lainnya dengan
jangka waktunya lama, sehingga surat lupa di kembalikan.
1.3 Batasan Masalah
Dalam pembatasan system informasi pendataan surat ini. Penulis membatasi
masalah pada sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar sebagai
berikut:
1. Perancangan sistem yang dibangun menyediakan informasi yang berkaitan dengan
pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Tenaga Kerja
Kab.Bekasi.
2. Perancangan sistem Informasi pendataan surat masuk dan surat keluar ini
menggunakan bahasa pemograman visual basic.
3. Perancangan database yang menyimpan data-data surat pada kantor dinas
menggunakan MySQL.
1.4 Rumusan Masalah
4
4
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi yang dapat membantu
dalam penginputan data secara cepat dan akurat?
2. Bagaimana pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar bias dibuat lebih
cepat?
3. Bagaimana prosedur pengarsipan surat masuk dan surat keluar agar memudahkan
pencarian data pada pegawai DISNAKER?
1.5 Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Penulisan ini mempunyai beberapa tujuan dan manfaat antara lain
sebagai berikut :
1.5.1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan tugas ini adalah sebagai berikut:
1. Melakukan analisis proses kerja pada Dinas Tenaga Kerja dalam suatu
pengolahan data surat masuk dan surat keluar bagi Para masyarakat.
2. Melakukan perancangan terhadap hasil analisis dari sistem informasi pendataan
surat masuk dan surat keluar Dinas Tenaga Kerja kab.Bekasi.
1.5.2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan tugas ini adalah sebagai berikut :
5
5
1 Dapat memberikan masukan kepada bagian staf disnaker bagaiman sistem
informasi dianalis untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dan solusi
pemecahannya.
2 Menghasilkan rancangan sistem informasi untuk pihak Staff Dinas Tenaga Kerja
sebagai pengolahan data penerimaan surat rdmasuk dan surat keluar dari
masyarakat sebagai dasar untuk dilakukan implementasi pembuatan program
aplikasinya dengan database dan pemrograman tertentu.
1.6 Sistematika Penulisan
Penyusunan laporan Tugas Akhir ini menggunakan kerangka pembahasan yang
terbentuk dalam susunan bab, dengan uraian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi tentang latar belakang, identifikasi masalah, pembatasan masalah
atau ruang lingkup, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode
penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi kumpulan tinjauan pustaka, landasan teori dan kerangka pemikiran yang
brerhubungan dengan topik tugas akhir.
BAB III METODE PENELITIAN
Pada bab ini berisi pembahasan kajian pustaka ,dasar teori, tinjauanobjek yang
dilakukan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pembahasan analisa tentang kemiripan judul skripsi.
6
6
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil penyusunan laporan tugas akhir
yang telah di susun
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 DEFINISI JUDUL DAN TEORI-TEORI
2.1.1 Definisi Pendataan
Pendataan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan
data dan informasi mengenai program pembangunan yang dilaksanakan oleh
pemerintah dan masyarakat. Pendataan program pembangunan ini bertujuan untuk
mengetahui potensi sumber daya yang dimiliki dan kegiatan-kegiatan yang
menyeluruh lengkap dan akurat. Tujuan dari pendataan adalah untuk memperoleh
data yang akurat mengenai catatan keluar dan masuknya surat pada dinas tenaga kerja
di Kabupaten Bekasi yaitu sebagai berikut :
a. Pencatatan secara akurat dan detail tentang masuk dan keluarnya surat di
lingkungan Kantor Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Bekasi.
b. Langkah awal untuk menindak lanjuti sebuah kebijakan.
2.1.2 Definisi Sistem
Suatu sistem sangat di butuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi, karena
sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan , baik yang berskala kecil
7
7
maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara
unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Adapun berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti
dibawah ini :
1. “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. (Jogiyanto,2005.1).
2. Istilah sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau
elemen yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara
tertentu sehinga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna
mencapai suatu tujuan. Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
yaitu : Komponen Sistem, Batasan Sistem, Keluaran Sistem, Pengolahan Sistem
dan Sasaran Sistem (Edhy Suanta, 2009: 4).
3. Sistem adalah sekumpulan obyek-obyek yang saling berelasi dan berinteraksi
serta hubungan antar obyek bias dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang
untuk mencapai satu tujuan (Fatta, 2007:
Jadi saya sebagai penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah :
Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
2.1.3 Definisi Informasi
8
8
Istilah informasi Sering kita soroti dalam lingkup teknologi, seperti istilah
teknologi informasi yang umum kita ketahui. Namun informasi memiliki pengertian
yang sangat luas bukan hanya ada dalam teknologi. Meskipun kenyataannya tidak
bisa kita pungkiri bahwa informasi ini memiliki kaitan erat dengan teknologi, karena
dengan perkembangan teknologi itu sendiri informasi juga berkembang dengan pesat,
karena itu tepat lah bahwa perkembangan teknologi dan informasi ini membentuk
sebuah era yaitu “Era Informasi”.
Secara Etimologi, Kata informasi ini berasal dari kata bahasa Perancis kuno
informacion (tahun 1387) mengambil istilah dari bahasa Latin yaitu informationem
yang berarti “konsep, ide atau garis besar,”. Informasi ini merupakan kata benda dari
informare yang berarti aktivitas Aktifitas dalam “pengetahuan yang
dikomunikasikan”,
2.1.4 Definisi Surat
Menurut kamus Besar Bahasa Indonesia “surat merupakan secarik kertas sebagai
keterangan atas sesuatu yang tertulis. Menurut Silmi (2002) surat adalah sehelai
kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.
Unsur surat adalah suatu bagian yang penting dari pekerja administrasi
kesekretariatan, Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan sebagai berikut :
Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
9
9
Suatu Media pencurahan perasaan,kehendak,pikiran dan tujuan seseorang untuk
dapat diketahui orang lain.
Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain.
Merupakan suatu bentuk gambaran,peristiwa,atau keadaan yang dituangkan dalam
bentuk tulisan
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi
seseorang dan orang lain. Karena sifatnya demikian, maka surat-surat harus disusun
secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah
dimengerti, sederhana dan teratur. Demikian Surat terbagi menjadi 2 yaitu :
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baaik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari
kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengirim (ekspedisi).
b. Surat Keluar
segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain
atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebut penulis
mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan
dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat
menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.
2.2 TEORI-TEORI
10
10
2.2.1 TEORI BASIS DATA
1. Pengertian Basis Data
Basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis diartikan sebagai
markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah
representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek, seperti manusia (pegawai, siswa,
pembeli, pelanggan), hewan, barang, keadaan, dan sebagainya, yang diwujudkan
dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya
(Fathansyah, 2012). Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasikan
dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi
dari tipe data, struktur, dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan.
Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,
karena merupakan basis dalam menyediakan informasi kepada para pengguna.
2. Database Management System (DBMS)
Database Management System adalah perangkat lunak yang memungkinkan
pengguna dapat mendefinisikan, membuat, merawat dan dapat mengatur akses ke
database. Biasanya DBMS memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan Database
melalui sebuah Data Definition Language (DDL), menspesifikasikan tipe data,
struktur dan batasan pada data yang disimpan pada Database. Kemudian juga
memmungkinkan insert, update, delete, dan mengambil data dari Database melalui
Data Manipulation Languaage (DML) , mempunyai pusat penyimpanan untuk semua
data dan deskripsi data memungkinkan DML untuk menyediakan fasilitas umum
untuk data tersebut yang umumnya disebut bahasa query (Connolly & Begg, 2010:6).
11
11
3. Unsur – unsur Basis Data
Entititas
Entititas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam.
Pada bidang kesehatan Entity adalah Pasien, Dokter, Kamar.
Field
Setiap entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang
siswa dapat dilihat dari atributnya misalnya, NIM, Nama_siswa, Alamat.
Record
Record adalah kumpulan isi elemen data (atribut) yang saling berhubungan
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Contoh Kumpulan atribut
NIP, Nama, dan alamat berisikan “01001245566”, Sanusi, Jl. Hati suci No 2 Kupang.
Data Value
Merupakan data aktual atau infomasi yang disimpan ditiap data elemen. Isi atribut
disebut nilai data. Kunci Elemen Data ( Key Data Element ) Tanda pengenal yang
secara unik mengidentifikasikan entitas dari suatu kumpulan entitas.
4. Komponen basis data
Perangkat Keras ( Hardware ) Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam
sistem basis data adalah memori sekunder hardisk.
Sistem Operasi ( Operating System )
12
12
Sistem Operasi (Operating System) merupakan program yang mengaktifkan atau
mengfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource)
dan melakukan operasi-operasi dalam komputer. Sistem Operasi yang banyak
digunakan seperti: MS-DOS, MS-Windows 95 MS Windows NT, dan Unix.
Basis data ( Database )
Sebuah basis data ( Database ) dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data
dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperi file atau tabel
Database Management System ( DBMS )
Pengolahan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung,
tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang disebut DBMS yang menentukan
bagaimana data disimpan, diubah dan diambil kembali.
Pemakai ( User )
Bagi pemakai dapat berinteraksi dengan basis data dan memanipulasi data dalam
program yang ditulis dalam bahasa pemograman. Tujuan dan Manfaat Basis Data
Tujuan utama dalam pengolahan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat
memperoleh data yang kita cari dengan mudah dan cepat (Fathansyah,1999).
5. Data Base Language
Database language adalah sebuah data sublanguage terdiri atas dua bagian yaitu
Data Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). DDL
digunakan untuk menentukan skema Database dan DML digunakan untuk membaca
dan mengupdate Database. Keduanya disebut data sub language karena kedua data
tersebut tidak membangun semua kebutuhan pemprogramman komputer seperti
13
13
pernyataan kondisi dan iterative yang digunakan pada beberapa bahasa
pemprogramman tingkat tinggi lainnya (Connolly & Begg, 2010:91).
a) Data Definition Language
Data Definition Language (DDL) adalah suatu bahasa yangn memperoleh DBA atau
pengguna untuk mendeskripsikan dan memberi nama enititas, atribut dan relationship
yang diperlukan untuk aplikasi. DDL berfungsi untuk mengubah suatu data menjadi
suatu data yang bermanfaat bagi pengguna (Connolly & Begg, 2010:92).
b) Data Manipulation Language
Data Manipulation Language (DML) adalah suatu bahasa yang memberikan
sekumpulan operasi untuk mendukung operasi dasar dari manipulasi data yang ada
dalam Database.
2.2.2 TEORI WATERFALL
Waterfall adalah suatu metodologi pengembangan perangkat lunak yang
mengusulkan pendekatan kepada perangkat lunak sistematik dan sekuensial yang
mulai pada tingkat kemajuan sistem pada seluruh analisis, design, kode,
pengujiandanpemeliharaan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan pada metodologi Waterfall
1. Requirement Analysis
Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk
didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan
software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau
14
14
diskusi. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan
pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya.
2. Sistem Design
Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk
memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilannya.
Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta
mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.
3. Implementation
Dalam tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi
modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain
itu dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah
sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum.
4. Integration & Testing
Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan
dilakukan pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat
telah sesuai dengan desainnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak.
5. Operation & Maintenance
Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi
dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam
memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan
implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru.
2.2.3 TEORI PEMROGRAMAN
15
15
Dalam subbab ini penulis akan menguraikan teori-teori bahasa pemrograman serta
alat pendukung lainnya yang dipakai penulis dalam membangun aplikasi. Adapun
teori yang dimaksud adalah sebaagai berikut:
1. Visual Basic (VB.net)
Bahasa pemrograman yang paling awal dirancang pada tahun 1950-an dan dibuat
semata-mata untuk memecahkan masalah matematika yang kompleks. Bahasa-bahasa
tersebut agak membingungkan bagi orang awam. Namun hal itu bukanlah masalah
berbesar, karena komputer hanya ditemukan di lembaga-lembaga riset besar. Lambat
laut tentunya orang sadar bahwa teknologi komputer bisa berguna tidak hanya untuk
melakukan perhitungan matematika, namun bisa berguna untuk bidang yang lain.
Maka komputer pun mulai menjadi barang yang biasa ditemukan di lingkungan bisnis
dan universitas. Dengan semakin banyaknya orang yang menggunakan komputer,
semakin banyak pula orang yang sadar bahwa bahasa pemrograman yang rumit hanya
akan menghambat perkembangan komputer itu sendiri. Pada tanggal 1 Mei 1964,
penemu bahasa BASIC, yaitu Profesor John G. Kemeny dan Thomas E. Kurtz di
Dartmouth College di New Hampshire menjalankan pertama kali program BASIC.
Bahasa BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) merupakan
bahasa tingkat tinggi yang berbentuk interpreter, yang memungkinkan untuk
mengoperasikan komputer secara interaktif, program dapat ditulis, dijalankan, diubah
dan dijalankan lagi tanpa harus melalui tahap kompilasi seperti pada bahasa tingkat
tinggi lainnya yang berbentuk compiler. Bahasa ini dirancang khusus untuk
memudahkan tugas belajar memprogram.
16
16
Pada tahun 1975, Paul Allen, pemrogram muda yang bekerja ada perusahaan
komputer Honeywall dengan teman masa kecilnya William Bill Gates menawarkan
interpreter BASIC kepada Ed Robert, pemilik perusahaan MITS yang memproduksi
komputer mikro Altair 8800 yang mempunyai RAM 4 KB. Kedua orang ini semasa
di SMA sudah pernah mendirikan perusahaan dengan nama Traf-O-Data, tetapi tidak
sukses. Ed Robert berjanji akan membeli interpreter BASIC tersebut apabila ia bisa
berjalan di atas komputer Altair. Paul Allen dan Bill Gates mengembangkan
interpreter BASIC tersebut tanpa pernah melihat secara langsung bentuk dari
komputer Altair, apalagi menggunakannya. Apa yang mereka andalkan adalah
manual dari microprocessor Intel 8080 yang digunakan di Altair dan diagram dari
komputer Altair itu sendiri. Untuk mengujinya, mereka menjalankan interpreter
BASIC-nya pada komputer besar dan akhirnya merekam hasilnya ke pita kertas
(paper tape). Ketika Paul Allen akan mendemonstrasikan hasil kerjanya pada Ed
Robert, dia teringat bahwa belum ditulis suatu program loader untuk membaca dan
meletakkan interpreter BASIC yang ada di paper tape ke dalam main memory Altair.
Paul Allen langsung menulis program loader tersebut dalam bahasa mesin dan
memanggil interpreter BASIC dari pita kertas. Setelah beberapa menit, program
berhasil masuk ke main memory. Paul Allen menyadari bahwa dia dan Bill Gates
telah membuat banyak kesalahan di sana-sini, walaupun demikian, interpreter BASIC
ini akhirnya dapat berjalan juga di komputer mikro Altair dan Ed Robert jadi
membelinya. Untuk kedua kalinya, Paul Allen dan Bill Gates mendirikan suatu
perusahaan yang disebut dengan Microsoft, yang terkenal sampai sekarang. Inilah
cikal bakal dari BASIC yang terkenal itu.
17
17
Beberapa tahun kemudian munculah bahasa pemrograman tingkat tinggi yang
dengan menawarkan berbagai macam fungsi dalam pustakanya (library). Akan tetapi,
untuk membuat sebuah aplikasi bisnis berbentuk grafik masih merupakan pekerjaaan
yang cukup sulit untuk dilakukan. Jangankan aplikasi berbentuk grafik untuk
menangani permasalahan mencetak data ke dalam printer saja sudah cukup untuk
membuat pemrogram kesulitan. Belum lagi untuk membedakan antara printer satu
dengan yang lainnya, walaupun keduanya mempunyai tipe yang sama, yaitu sama-
sama dotmatrix, pemrogram harus terlebih dahulu membuat sebuah program yang
mengakomodasi semua printer tersebut. Itulah gambaran kesulitan yang dialami oleh
generasi pertama pemrogram. Dibutuhkan lebih dari 20 tahun untuk mendapatkan
lingkungan pemrograman berbasis DOS yang cukup stabil.
Ketika komputer mikro tergusur oleh IBM PC, maka inilah zaman dimulainya era
komputer pribadi (personal computer – PC) dengan antarmuka pemakai grafis
(Graphical User Interface – GUI). Dengan munculnya Microsoft Windows, para
pemakai PC bisa bekerja dalam lingkungan yang kaya grafis dan intuitif. Dengan
GUI menyebabkan aplikasi-aplikasi jauh lebih mudah dipelajari dan dipakai. Hal ini
sebagai ganti belajar mengetikkan dan menghafal perintah-perintah yang panjang,
para pemakai cukup memilih sebuah menu dengan mengklik tombol mouse. Jendela-
jendela pada layar memungkinkan pemakai untuk menjalankan lebih dari satu
program secara bersamaan (multi-tasking). Kotak-kotak dialog muncul ketika sebuah
program membutuhkan konfirmasi dari pemakai.
Pada tahun 1986, Dr. Bjarne Stroustrup meluncurkan bukunya yang sangat
berpengaruh dengan judul The C++ Programming Language sebagai tanda
18
18
dimulainya era pemrograman berorientasi objek (Object Programming Language -
OOP). Pada tahun yang sama Intel meluncurkan microprocessor 32 bit yang pertama
kali yakni 386. Banyak pemrogram profesional Amerika menggunakan bahasa C++
sebagai bahasa pemrogramannya ketika membangun suatu aplikasi yang berjalan di
atas Windows. Pustaka-pustaka class (class library) dibangun untuk membantu
kecepatan pengembangan suatu aplikasi. Terutama class yang berhubungan dengan
objek
Banyak orang percaya bahwa Windows mengawali masa berakhirnya pemrogram
amatir. Dalam dunia MS-DOS, para profesional dalam di bidang non-komputer,
biasanya mampu menulis aplikasi-aplikasi sederhana yang membantu mereka dalam
pekerjaannya, merampingkan perhitungan yang membosankan, atau mengelola data
dengan cepat. Jadi C++ bukanlah bahasa yang tepat untuk mereka. Karena yang
mereka butuhkan adalah bahasa pemrograman yang cepat dan mudah dipelajari.
Sementara C++ adalah bahasa yang benar-benar berbeda dengan bahasa C
sebelumnya karena mengandung OOP. Pada waktu itu, sebagian besar pemrogram
profesional membutuhkan waktu 6 bulan untuk akrab dengan konsep OOP seperti
pengkapsulan(encapsulation), istilah pewarisan (inheritance), dan istilah
polimorfisme (polymorphism). Namun bisakah setiap orang memahami hal-hal
tersebut? Tentu tidak, apalagi tuntutan pemrograman dalam Windows begitu rumit
bahkan untuk aplikasi yang paling sederhana sekalipun.
Tuntutan ini terjawab pada 1991, ketika Microsoft memperkenalkan Visual Basic
versi 1.0. Sistem pemrograman Visual Basic mengemas kerumitan Windows dengan
cara yang benar-benar menakjubkan. Sejumlah besar pemrogram yang kesulitan
19
19
untuk mempelajari C++ atau pemrogram yang membutuhkan bahasa pemrograman
yang lebih mudah dan lebih produktif untuk lingkungan Windows 3.0, dapat dengan
mudah dan sukses pindah ke Visual Basic.
Dengan mengkombinasikan kemampuan bahasa Basic dan peranti desain visual,
bahasa ini menyediakan kesederhanaan dan kemudahan pakai tanpa mengorbankan
kinerja atau fasilitas grafis yang menyebabkan Windows menjadi lingkungan kerja
yang begitu menyenangkan. Menu, tombol, textbox, font, dan semua elemen lainnya
dengan mudah dapat dirancang. Dan semua fasilitas tersebut tidak membutuhkan
lebih dari beberapa baris pemrograman.
2. MySQL SERVER
MySQL server merupakan salah satu produk DBMS (Data Management System)
yang dibuat oleh Microsoft berdasarkan suatu standart”( 2008:11 ) Microsoft SQL
Server diperkenalkan pada tahun 1990 untuk platform Microsoft OS/2 dalam
kerjasamanya dengan Sybase. Produk ini berasal dari Sybase SQL Server 4.x untuk
platform Unix. Dengan adanya Windows NT, muncul inisiatif untuk membangun
SQL Server versi Windows NT sehingga dihasilkan Microsoft SQL Server versi 4.2
untuk platform Windows NT. Kerjasama dengan Sybase masih berlanjut dan
diluncurkan SQL Server 6.0 pada tahun 1995 dan setahun kemudian SQL Server
versi 6.5 diluncurkan.
SQL Server 6.5 memperbarui kemampuan transaksi dan menjadi produk database
client/server yang banyak dipakai pada platform Windows NT. Untuk memenuhi
kebutuhan pengguna yang makin meningkat, maka SQL Server perlu didisain ulang
dan kerjasama dengan Sybase dihentikan. Kemudian Microsoft mengembangkan
20
20
SQL Server 7.0 yang difokuskan pada tiga area yaitu : easy to use, scalability dan
data warehousing. Pada tahun 2000, kemudian Microsoft meluncurkan SQL Server
2000. Di tahun 2005 ini, Microsoft mengeluarkan produk SQL Server versi
terbarunya yaitu Microsoft SQL Server 2005 seiring dengan dilauncingnya Microsoft
Visual Studio 2005 beta 2. SQL Server 2005 adalah RDMBS (Relational Database
Management System) dengan arsitektur client server yang disertai dengan berbagai
komponen dan service/layanan yang menjadikannya platform yang komprehensif
(memiliki cakupan luas) untuk aplikasi enterprise.
3. XAMPP
Xampp merupakan singkatan dari X (empat System operasi apapun), Apache,
MySQL, PHP, Perl. XAMPP adalah tool yang menyediakan paket perangkat lunak
dalam satu buah paket. Dalam paket XAMPP sudah terdapat Apache (web server),
MySQL (Database), PHP (server side scripting), Perl, FTP, server, phpMyadmin dan
berbagai pustaka bantu lainnya. Dengan meng-install XAMPP maka tidak perlu lagi
melakukan instalasi dan melakukan konfigurasi web server Apache,PHP dan
MySQL secara manual. XAMPP akan otomatis menginstalasi dan konfigurasi.
2.2.4 ANALISIS DAN PENGEMBANGAN SISTEM
a. Pengertian Analisis
Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk
merancang sistem baru atau diperbaharui. (Raymond McLeod 2001, p128) Analisis
21
21
sistem adalah memeriksa sebuah masalah yang ada yang akan diselesaikan oleh
perusahaan dengan menggunakan sistem informasi. Analisis sistem mencakup
beberapa langkah yang harus dilakukan (Laudon 1998, p400), yaitu :
1.Menentukan masalah
2.Mengidentifikasikan penyebab dari masalah tersebut
3.Menentukan pemecahan masalahnya
4.Mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan
masalah tersebut.
Analisis sistem meliputi formula dan evaluasi solusi-solusi masalah
sistem.Penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem.Dasar
dari semua ini adalah analisis untung rugi diantara tujuan-tujuan sistem. (Bodnar
2000, p21) Dari teori-teori di atas dapat dikatakan bahwa analisis sistem adalah
memeriksa, meneliti sistem yang sudah ada, dan mencari dimana letak kesalahan
sistem itu, untuk kemudian diperbaiki dan diperbaharui atau digunakan untuk
merancang sistem yang baru.
b. Pengertian Pengembangan
Pengembangan sistem merupakan suatu proyek yang harus melalui suatu proses
pengevaluasian seperti pelaksanaan proyek lainnya. (Amsa, 2008)Pengembangan
sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang
lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada (kami,
2008).Hal Mendasar Dalam Pengembangan Sistem :
Penganalisa
22
22
Dalam pengembangan dan perancangannya, penganalisa sistem merupakan
bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna
tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan dipengaruhi sejumlah
hal (Okta, 2007), yaitu:
Produktifitas
Saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih baik dan lebih cepat. Hal ini
membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas,
kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengembangkan sendiri, bahasa
pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50% s.d
70% sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian
perangkat lunak, dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.
Reliabilitas
Waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50%
dari waktu total pengembangan sistem.Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem
yang digunakan diberbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya tidak
mungkin untuk diubah. Sebagai contoh kasus; untuk setiap program yang dihasilkan
dari IBM‟s superprogramer project punya tiga sampai lima kesalahan untuk setiap
kesalahan untuk setiap sepuluh statement pemrograman.
2.2.5 TEORI TERSTRUKTUR
1. FLOWCHART
Flowchart atau diagram alir merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol
grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-
23
23
langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan
menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.
Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian
masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut. Berikut ini adalah symbol
– symbol flowchart :
Tabel 2.1 Symbol-Symbol Flowchart
Gambar Simbol Untuk dan
Keterangan
Gambar Simbol Untuk dan
Keterangan
Flow Direction
Symbol
Menghubungkan
antara symbol yang
satu dengan yang
lain.
Symbol Manual
Input
Simbol untuk
pemasukan data
secara manual on-
line keyboard
Terninator Symbol
Simbol untuk
permulaan atau
akhir suatu
kegiatan.
Symbol Prepation
Penyimpanan yang
akan digunakan
sebagai tempat
pengolahan di dalam
strorage.
24
24
Connector Symbol
keluar masuk atau
penyambungan
proses dalam
lembar/halaman
yang sama.
Simbol Predefine
Proses
Untuk pelaksanaan
suatu bagian (sub-
program)/prosedur.
Connector Symbol
keluar masuk atau
penyambungan
proses dalam
lembar/halaman
yang sama.
Simbol Display
Peralatan output
yang digunakan yaitu
layar, plotter, printer
dll.
Processing Symbol
Pengolahan yang
dilakukan oleh
computer.
Simbol Disk and
On-line Storange
Input yang berasal
dari disk atau
disimpan ke disk.
Symbol Manual
Operation
Pengolahan yang
tidak dilakukan
Symbol Magnetik
Tape Unit
Input berasal dari
pita magnetic atau
25
25
oleh computer. output disimpan ke
pita magnetik.
Symbol Decision
Simbol pemilihan
proses berdasarkan
kondisi yang ada.
Symbol Punch Card
Input berasal dari
kartu atau output di
tulis ke kartu.
Symbol Input-
Output
Proses input dan
output tanpa
tergantung dengan
jenis peralatannya.
Symbol Document
Input berasal dari
dokumen dalam
bentuk kertas atau
output dicetak di
kertas.
2. DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode untuk membuat
rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada
sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem Informasi, DFD sering digunakan.
DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem yang baik. Dimana DFD
ini nantinya diberikan kepada para programmer untuk melakukan proses coding.
Dimana para programmer melakukan sebuah coding sesuai dengan DFD yang dibuat
26
26
oleh para analis sebelumnya. Tools yang digunakan pada pembuatan DFD (Data
Flow Diagram) yaitu EasyCase, Power Designer.
Berikut ini adalah komponen DFD :
Tabel 2.2Symbol-Symbol DFD
Gambar Simbol Keterangan
Terminator atau
User
Kesatuan diluar sistem yang
memberikan input ke sistem
atau menerima output dari
sistem berupa orang, organisasi,
atau sistem lain.
Proses Aktivitas yang mengolah input
menjadi output
Data Flow Aliran pada data sistem
Data Store Penyimpanan pada database
Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :
1. DIAGRAM KONTEKS
Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi di dalam diagram aliran data dan
hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut
diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan oleh diagram konteks
berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak
27
27
memuat penyimpangan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-
entitas eksternal, serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui
menganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis
dokumen.Diagram konteks dimulai dengan pengambaran terminator, aliran data,
aliran kontrol penyimpanan dan terakhir yaitu proses tunggal yang menunjukkan
keseluruhan sistem. Bagian termudah yaitu menetapkan proses (yang hanya terdiri
dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama di dalam hal ini
dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau di dalam kasus ekstrem berupa nama
perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan
organisasi.
2. DIAGRAM ZERO
Diagram nol/Zero adalah diagram yang menggambarkan proses dari data
flowdiagram. Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai
sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang
ada, aliran data, dan eksternal entity. Pada level ini sudah dimungkinkan
adanya/digambarkannya data store yang digunakan. Untuk proses yang tidak dirinci
lagi pada level selanjutnya, symbol “*” atau “P (functional primitive) dapat
ditambahkan pada akhir nomor proses. Keseimbangan input dan output (balancing)
antara diagram 0 dengan diagram konteks harus terpelihara.Tujuan dari diagram nol
adalah untuk “memerinci” sebuah sistem enjadi “proses-proses” yang harus dilakukan
„orang dalam.‟ Atau jika dibuat dalam kalimat adalah : “Apa saja proses yang harus
dilakukan agar mencapai sistem tersebut ?.”Jadi, diagram ini adalah kelanjutan dari
diagram konteks, yang “memperbanyaklingkaran,” sedangkan untuk (jumlah dan isi)
28
28
terminator serta (jumlah dan isi) data flow dari dan ke terminator tersebut harus
tetap.Pada diagram ini pula mulai ditampilkan data store (penyimpan data/ file) yang
dibutuhkan.
3. ZERO LEVEL
Diagram rinci atau zero level adalah diagram yang menguraikan proses apa yang
ada dalam diagram zero atau diagram level di atasnya.
2.2.6 NORMALISASI
Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel
untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi.
Tujuan dari normalisasi
Untuk menghilangkan kerangkapan data
Untuk mengurangi kompleksitas
Untuk mempermudah pemodifikasian data
Proses Normalisasi
Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan
persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.
Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel
tersebu perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai
memenuhi bentuk yang optimal.
Tahapan Normalisasi
1. First Normal Form (1NF)
29
29
Bentuk normal yang pertama atau 1NF mensyaratkan beberapa kondisi dalam
sebuah database,berikut adalah fungsi dari bentuk normal pertama ini :
Menghilangkan duplikasi kolom dari tabel yang sama.
Buat tabel terpisah untuk masing-masing kelompok data terkait dan
mengidentifikasi setiap baris dengan kolom yang unik (primary key).
2. Second normal form (2NF)
Syarat untuk menerapkan normalisasi bentuk kedua ini adalah data telah
dibentuk dalam 1NF, berikut adalah beberapa fungsi normalisasi 2NF.
Menghapus beberapa subset data yang ada pada tabel dan menempatkan
mereka pada tabel terpisah.
Menciptakan hubungan antara tabel baru dan tabel lama dengan menciptakan
foreign key.
Tidak ada atribut dalam tabel yang secara fungsional bergantung pada
candidate key tabel tersebut.
3. Third Normal Form (3NF)
Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan
seluruh atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key.Dengan
demikian tidak ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Syarat
dari bentuk normal ketiga atau 3NF adalah :
Memenuhi semua persyaratan dari bentuk normal kedua.
30
30
Menghapus kolom yang tidak tergantung pada primary key.
2.2.7 ERD ((Entity Relationship Diagram)
Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model (ERM)
merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-Relationship adalah salah
satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema
konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali
memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk
menggambarkan model Entitiy-Relationship ini disebut Entitiy-Relationship diagram,
ER diagram, atau ERD.
Notasi-notasi simbolik yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram adalah
sebagai berikut :
Entitas, Adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga
dapat diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata
(eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Ada dua macam
entitas yaitu entitas kuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas
yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Contohnya entitas
anggota. Sedangkan entitas lemah merupakan entitas yang kemunculannya
tergantung pada keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi.
Atribut, Atribut merupakan pendeskripsian karakteristik dari entitas. Atribut
digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci
entitas atau key diberi garis bawah.
31
31
Relasi atau Hubungan, Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara
sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan
entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis.
Notasi ERD Seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 2.3Notasi ERD
a. Derajat relasi atau kardinalitas
Menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada
himpunan entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah:
Satu ke satu (one to one), Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan
dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.
32
32
Satu ke banyak (one to many), Setiap anggota entitas A dapat berhubungan
dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.
Banyak ke banyak (many to many), Setiap entitas A dapat berhubungan
dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebaliknya.
2.2.8 KAMUS DATA
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang
tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai
pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore. Pembentukan
kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD. Alur data pada DFD
ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa
menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data
secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam
DFD.Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data
flowdiagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga
mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung
mencarinya dengan mudah di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama
mempunyai
33
33
nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang
lainnya.
3. Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam
bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer,
laporan terarah,tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-
field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di
kamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan
mencariarus data di dalam data flow diagram.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini
perlu dicatatdi kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan
kapan input dataharus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program
harus dilakukan dankapan laporan-laporan harus dihasilkan.
34
34
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume
rata-ratadan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya arusdata yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan
volume puncakmenunjukkan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri dariitem-item atau elemen-elemen data.
2.2.9 HIPO (Hierarchy Input Process Output)
HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM.HIPO
adalah alat dokumentasi program, yang banyak digunakan sebagai alat desain dan
teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi,
yaitu tiap - tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO
dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan penggunaannya mempunyai
beberapa sasaran, yaitu :
a. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungs dari sistem.
b. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,
bukannya menunjukan statmen-statement program yang digunakan untuk
melaksanakan fungsi tersebut.
c. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan
output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi tiap tingkatan dari
diagram-diagram HIPO.
35
35
d. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakai.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Sejarah Pemerintahan Kabupaten Bekasi
Dalam catatan sejarah, nama "Bekasi" memiliki arti dan nilai sejarah yang khas.
Menurut Poerbatjaraka seorang ahli bahasa Sansekerta dan Jawa Kuno Asal mula
kata Bekasi, secara filosofis, berasal dari kata Chandrabhaga. Chandra berarti "bulan"
(dalam bahasa Jawa Kuno, sama dengan kata Sasi) dan Bhaga berarti "bagian". Jadi,
secara etimologis kata Chandrabhaga berarti bagian dari bulan. Kata Chandrabhaga
berubah menjadi Bhagasasi yang pengucapannya sering disingkat menjadi Bhagasi.
Kata Bhagasi ini dalam pelafalan bahasa Belanda seringkali ditulis "Bacassie"
kemudian berubah menjadi Bekasi hingga kini. Bekasi dikenal sebagai "Bumi
Patriot", yakni sebuah daerah yang dijaga oleh para pembela tanah air. Mereka
berjuang disini sampai titik darah penghabisan untuk mempertahankan negeri tercinta
dan merebut kemerdekaan dari tangan penjajah.
36
36
3.2 Visi Dan Misi DISNAKER
1. VISI
“ Terwujudnya Tenaga Kerja Dan Masyarakat Transmigrasi Yang Berkualitas
dan Sejahtera ”.
2. MISI
a. Mewujudkan tenaga kerja terampil,berkualitas dan produktif.
b. Mendorong perluasan kesempatan kerja dan meningkatkan tenaga kerja.
c. Meningkatkan dan mengembangkan system informasi ketenagakerjaan.
d. Mewujudkan mobilitas penduduk yang terarah memfasilitasi perpindahan
dan meningkatkan keterampilan sebagai upaya peningkatan kesejahteraan.
e. Mewujudkan hubungan industrial yang selaras dan seimbang.
f. Meningkatkan perlindungan tenaga kerja melalui penegakan hokum
ketenagakerjaan.
g. Meningkatkan pelayanan rumah tangga dinas dan kualitas sumber daya
manusia untuk mendukung ketenagakerjaan dan keterampil.
37
37
3.3 Struktur Organisasi Dan Fungsi
Penulis akan mengambarkan struktur organisa di ruang lingkup Instansi Dinas
Tenaga Kerja.
KEPALA DINAS TENAGA KERJA
Drs.H.EFFENDI,M.Si
SEKSI PENEMPATAN
MUDIANA, S.Ip
KEPALA PERENCANAAN
NOVIANSYAH, S.E
SEKSI TKI
Dra. HARBINA, M.sI
SEKSI
SERTIFIKASI
DRS. H. ASEP
SOPYAN
SEKSI
TRANSMIGRASI ENDANG SRI, S.E,
M.M
SEKSI
P.PELATIHAN
DARMANSYAH,
S.IP,M.Si
SEKSI PELATIHAN
GUNAWAN
SASTRA
BIDANG TENAGA
KERJA
Ir. DOUGLAS, M.M
KEPALA BAG UMUM
KASIH BA
BIDANG HUBUNGAN I
NUR HIDAYAT, S.E, M.M
BIDsNG PS KERJA
EMAN SULAIMAN, S.E
BIDANG INF PASAR
EMAN SULAIMAN,
S.E
SEKSI PELATIHAN
Drs. JULI SUHATONO
, MM
SEKSI
PRODUKTIFITAS
H. SUPRIYADI, S.Ag,
MM
SEKSI P. KERJA
DUDUNG S. Sos
SEKSI P.HUB.IND
Drs. BAMBANG, M.Si
SEKSI JAMINAN SOS
ANDI AKBAR , SH
SEKRETARIS DINAS TENAGA KERJA
RATNA SUSILAWATI, SH
BIDANG PEL
PEKERJA
JUANDA RAHMAT
S. STP
38
38
Gambar 3.1 Struktur Organisasi DISNAKER
3.3.1 Tugas Organisasi
Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat dijabar kan tugas dan
wewenang masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Kepala Dinas
a) Menetapkan planing pekerjaan untuk yang akan dating
b) Memimpin bawahan dan mengawasi pekerjaan yang sedang di kerjakan oleh
bawahan
c) Bertanggung jawab atas kemajuan instansi dan mengkoordinir seluruh kegiatan
2. Sekretaris
a) Melajuntkan planing yang di berikan oleh Kepala dinas
b) Mamastikan pekerjaan tidak ada masalah
c) Menghendel pekerjaan kepala dinas
3. Bagian umum
a) Melayani masyarakat tentang hubungan industri.
(UPTD) PELATIHAN KERJA
WIDARIYANTO, SE, M.Si
KEPALA SUB BAGIAN TU (UPTD) PELATIHAN KARJA
ANANG, S.AP
39
39
4. Bidang tenaga kerja
a) Memberikan informasi terhadap tenaga kerja.
b) Melayani komplainan pegawai ketika ada masalah di perusahaan .
c) Melakukan pengecekan terhadap perusahaan yang bermasalah.
3.4 Analisa Prosedur Yang sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja
yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini
berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit
organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan
data.
Prosedur merupakan langkah-langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat
memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur sistem yang sedang
berjalan yang di gambarkan melalui Flowmap, Diagram Konteks dan Data Flow
Diagram.
Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, surakeluar, serta
pembuatan laporan.
1. Prosedur Surat yang Masuk
40
40
Suratyang masuk diterima oleh bagian umum, kemudian bagian umum mencatat
surat yang masuk di kartu penerus disposisi setelah itu mencatat di buku agenda.
Setelah di catat dibuku agenda, bagian umum mendistribusikan surat ke penerima
surat.
2. Prosedur Surat Keluar
Bagian umum membuat surat keluar, kemudian memberikan kepada bagian
sekretariat untuk memperoleh persetujuan. Jika tidak disetujui oleh Sekretariat,maka
surat yang di buat di kembalikan ke bagian umum untuk di perbaharui,dan jika di
setujui oleh Sekretariat, maka bagian umum harus mencatatnya di buku agenda.
Setelah dicatat dibuku agenda, bagian umum menyerahkan surat keluar yang telah
disetujui oleh Sekretariat ke bagian pengirim surat untuk mengirimkan surat tersebut.
3. Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
Bagian umum membuat laporan surat masuk dan Surat Keluar kemudian
diserahkan kepada bagian Sekretariat. Setelah itu, bagian Sekretariat memberikan
laporan surat masuk dan surat keluar yang telah dibuat oleh bagian umum ke Kepala
Dinas.
Berikut ini adalah alur Informasi pendataan surat masuk dan surak keluar
yang ada di DISNAKER Kabupaten Bekasi yang sedang berjalan.
Alur Sistem Informasi Surat Masuk sbb :
a) Pemohon menyerahkan dokumen ke pegawai Disnaker (Bidang Tata Usaha)
b) Pegawai menyerahkan surat tanda terima dokumen
41
41
c) Pembuatan surat disposisi sebagai lampiran dokumen surat masuk
d) Meneliti kembali ketepatan isi surat dan alamat pemohon.
e) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
f) Pegawai menyerahkan dokumen atau surat masuk kepada kepala dinas untuk
di tanda tangani.
g) Pegawai mencatat pada buku agenda surat masuk
h) Menggolongkan surat sesuai bidang penyelesaiannya masing-masing
i) Pegawai menyerahkan surat kepada kepala bidang yang bersangkutan
j) Alur Sistem Informasi Surat Keluar
k) Pembuatan konsep biasanya disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang
di perintahkan oleh pimpinan
l) Penana tangani dalam bentuk persetujuan surat keluar berupa kegiatan dinas
keluar
m) Mencatat pada buku agenda surat keluar
n) Pegawai member nomor surat keluar tersebut
o) Pegaai mengecek ulang surat yang akan dikirim
p) Mendistribusikan surat.
3.4.1 Flowmap
1. Flowmap Sistem Yang Berjalan
Flowmap menggambarkan aliran dan informasi antar area didalam sebuah
organisasi. Flowmap menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya.
Secara rinci flowmap ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal,
distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Flowmap ini
42
42
bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah
sistem. Flowmap disebut juga bagan alir formulir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusannya.
Berikut alur flowmap prosedur Sistem Informasi Pendataan surat masuk dan surat
keluar yang ada di DISNAKER Kabupaten Bekasi.
a. Flowmap Surat masuk Disnaker Kabupaten Bekasi
PEMOHON PETUGAS
DISNAKER
KEPALA
DISNAKER
KEPALA
BIDANG
43
43
Gambar 3.2 Flowmap sistem informasi surat masuk yang berjalan
b. Flowmap Sistem Informasi Surat Keluar yang berjalan
Start
Membuat surat
masuk
Konsultasi
Mengajukan
surat masuk
Melengkapi dan
merevisi surat
Memberikan
Informasi dan
menyerahkan
Memberikan
dokumen
Cek
kelengkap
Rekap Data
Surat Masuk
Chrosscheck
Dokumen surat
Ars
Lengk
Menandata
ngani surat
Arsi
Y
T
T
Y Menerima surat
masuk yang sudah
Menghubun
gi pemohon
Laporan
44
44
Gambar 3.3 Flowmap sistem informasi surat keluar yang berjalan
2. Flowmap Sistem Yang Diusulkan
a. Flowmap surat masuk yang di usulkan
45
45
Pemohon PETUGAS DISNAKER KEPALA
DISNAKER
KEPALA
BIDANG
Gambar 3.4 Flowmap sistem informasi surat masuk yang di usulkan
Star
Konsult
Menerima
Dokumen
Memberikan
Informasi dan
menyerahkan
Cek
kelengkapa
Membuat
Surat Masuk
Mengajukan
Surat Masuk
Melengkapi dan
merevisi Surat
masuk
Input data surat
masuk
Chrosscheck surat
masuk&keluar
Lengka
p/Sesu
Menandatanga
ni Surat Masuk
T Y
T
Y
Menerima Surat
Masuk yang sudah
Menghubungi
Pemohon
Send notifikasi tindak
lanjut ke bagian proses
Cek Backup Data
Notifikasi Tidak
Lanjut Proses
Disposisi
Menerima
surat/dokumen
Seles
46
46
b. Flowmap sistem informasi pendataan surat keluar yang di usulkan di
DISNAKER
Pegawai Disnaker Kepala Bidang Kepala Dinas
Gambar 3.5 Flowmapsistem informasi surat keluar yang di usulkan
Star
Selesa
Membuat surat
perintah keluar
Melengkapi dan
merevisi surat
Rekap data
surat keluar
Menyerahkan
surat keluar
Menerima
Dokumen / Surat
Send notifikasi tindak lanjut
ke bagian proses berikutnya
Cek
Kelengkapan
Menerima
surat
Cek
Kelengkapa
Menyetujui &
menandatangani surat
Input Data Dokumen
Surat Keluar
Update data notifikasi
tindak lanjut proses
Input data dokumen
surat keluar
Menyetujui &
menandatangani surat
Cek Backup Data
Notifikasi Tindak Lanjut
Proses surat keluar
Update data notifikasi
Tindak lanjut Proses
47
47
3.4.2 Hirarky Chart (Hipo)
Berikut ini adalah gambar Diagram Hirarki Input Proses Output (HIPO)
dalam perancangan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar pada
DISNAKER Kabupaten Bekasi dengan metode waterfall sebagai berikut :
Gambar 3.6 HIPO
3.4.3 DFD (Data Flow Diagram)
Berikut ini adalah Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Rinci dari sistem
informasi perizinan penanaman modal pada DPMPTSP Kabupaten Bekasi.
1. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur
ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT
Menyerahkan
dokumen ke
pegawai Disnaker
Pencatatan
Surat Masuk
dan surat
Pemisahan Surat
Perbidang
bagian
Konfirmasi atas
terima / tidak
nya surat
Rekap data
Surat masuk
dan surat
Rekap Pemisahan
Surat di setiap
bidangnya masing-
Rekap Surat
masuk yang
telah di ACC
48
48
Diagram konteks pada sistem informasi pendataan surat masuk dan surtat keluar pada
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Bekasi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.7 Diagram Konteks ( kontect Diagram )
2. Diagram Nol (Zero Diagram)
Diagram Nol adalah representasi grafis dari suatu sistem menggambarkan
komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen
tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya. Berikut ini adalah Diagram
Nol perancangan system informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di
Disnaker Kabupaten Bekasi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
49
49
Gambar 3.8 Diagram Nol (Zero Diagram)
3. Diagram Rinci Proses 2.0 (Rekam formulir pendaftaran)
Berikut ini adalah gambar Diagram Rinci Proses 2.0 (Rekam formulir pendaftaran)
pada perancangan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di
DISNAKER Kabupaten Bekasi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
50
50
Gambar 3.9 Diagram Rinci Proses 2.0 (Rekam formulir pendaftaran)
51
51
4. Diagram Rinci Proses 3.0 (Rekam Pengesahan)
Berikut ini adalah gambar Diagram Rinci Proses 3.0 (Rekam Pengesahan) pada
rancang bangun sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar di
DISNAKER Kabupaten Bekasi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
Gambar 3.9 Diagram Rinci Proses 3.0 (Rekam Pengesahan)
3.4.4 Permasalahan yang dihadapi
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari perancangan system informasi
pendataan surat masuk dan surat keluar pada DISNAKER di Kabupaten yang sedang
berjalan maka penulis mengevaluasi sistem sebagai berikut:
52
52
Tabel 3.1. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
No. Masalah Entitas Solusi
1. Pengolahan data yang ada masih
bersifat tulis tangan sehingga
menghambat kegiatan operasional
dan menimbulkan banyak kesalahan
Bagian umum
disnaker
Perlu di
tingkatkan pada
proses
terkomputerisasi
2. Pengolahan data yang ada masih
bersifat tulis tangan sehingga
menghambat kegiatan operasional
dan menimbulkan banyak kesalahan
Mahasiswa Menggunakan
system
komputerisasi
dengan baik jika
disediakan
3. Pengiriman data terlalu lama, tidak
langsung menerima data dari bagian
umum
Kepala Bagian
Umum
Perlu
pengaplikasian
teknologi
databse yang
bias di akses
oleh bagian
umum
53
53
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Pengembangan Sistem Yang Diusulkan
Pengembangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan
proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru atau
memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat
memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memanfaatkan teknologi dan fasilitas
yang tersedia. Pada bab ini penyusun akan memberikan usulan pengembanagan yang
diharapkan dapat membantu dan mempermudah pekerjaan.
4.1.1. Tujuan Pengembangan Sistem
Adapun tujuan pengembangan sistem yang diusulkan yaitu :
1. Memperbaiki pengolahan data menjadi terkomputerisasi
2. Dapat menyimpan data, mengolah data, melakukan pencarian data, dan
menampilkan data-data informasi secara cepat dan tepat waktu.
4.2. Gambaran Sistem yang di usulkan
Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Perancangan basis data (Normalisasi, Relasi, Tabel, ERD, Struktur Tabel
Database).
2. Perancangan antar muka (Struktur menu, Perancangan Input dan Output).
3. Tidak sampai pada implementasi pembuatan program.
54
54
4.3.Perancangan Database
Tahap perancangan merupakan kelanjutan dari proses analisis dimana dilakukan
perubahan-perubahan terhadap sistem yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan
untuk mengatasi kekurangan yang ada, memudahkan pekerjaan yang dilakukan oleh
orang yang terlibat dan menghemat waktu pekerjaan.
Diagram relasi merupakan rangkaian hubungan antara dua atau lebih
pada database. Berikut merupakan penjelasan rangkaian database pada
perancangan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar pada disnaker
di kabupaten Bekasi, terdiri dari Normalisasi 1(1NF), Normalisasi 2 (2NF) dan
Normalisasi 3 (3NF), ERD/Struktur Diagram serta Struktur Tabel Database.
1. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses pengelompokan elemen data ke dalam tabel
yang menyatakan hubungan antar entitas sehingga terwujud suatu bentuk yang
memudahkan adanya perubahan dengan dampak terkecil.
Berikut ini tahapan normalisasi pada sistem informasi penanaman modal pada
SPIPISE di DPMPTSP Kabupaten Bekasi.
a. NORMALISASI 1 (1NF)
Bentuk normal kesatu terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut dengan
domain nilai yang sama. Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa grup
elemen ya ng berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara
setiap baris pada suatu tabel dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang
atomic (bersifat atomic value). Syarat normal kesatu (I NF) antara lain:
55
55
Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi
sarecord nilai dari field berupa ”automic value”.
Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda.
Telah ditentukan primary key untuk tabel/relasi tersebut.
Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.
b. Normalisasi 2 ( 2 NF )
Bentuk normal kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang
tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional (KF) pada
key primer secara utuh. Sebuah tabel dikatakan memenuhi 2NF,
jika ketergantungannya hanya bersifat parsial (hanya bergantung pada sebagian
dari key primer).
c. Normalisasi 3 ( 3 NF )
Bentuk normal tahap ketiga (3NF) merupakan kriteria alternatif, jika kriteria
BCNF yang ketat tidak dapat terpenuhi. Sebuah tabel dikatakan berada dalam Bentuk
Normal tahap Ketiga (3NF), jika untuk setiap KF dengan notasi X → A, dimana A
mewakili semua atribut tunggal didalam tabel yang tidak ada didalam X. Maka X
haruslah superkey pada tabel tersebut, atau A merupakan bagian dari key primer pada
tabel tersebut.
1. ERD
Gambaran hubungan antar entitas/relasi yang terbentuk dari database rekam medis,
adalah seperti terlihat pada gambar berikut ini:
56
56
Gambar 4.4 ERD (Entity Relationship Diagram)
57
57
2. Struktur Tabel Database
Perancangan basis data merupakan perancangan yang dibuat untuk menyimpan
data-data ke dalam tabel-tabel yang digunakan untuk mengelola sistem informasi
pengolahan data surat masuk dan surat keluar ini.
Adapun tabel-tabel tersebut adalah:
TabelSurat_Keluar_Disnaker
Nama Database : DBSurat
Nama Tabel : Surat_Keluar_Dinas
Primary Key : No_Surat
Foreign Key : No_Urut_SKD, Jenis_Surat
Tabel 4.5. Tabel Struktur Database Surat Keluar Dinas
Nama Column Type Data Ukuran Keterangan
No_Surat Varchar 30 Primary Key
Jenis_Surat Varchar 50 Jenis surat
keluar dinas
58
58
TabelSurat_Masuk_Dinas
Nama Database : DBSurat
Nama Tabel : Surat_Masuk_Dinas
Primary Key : No_Surat
Foreign Key : -
Tabel 4.6. Tabel Strukur Database Surat Masuk Dinas
Tanggal Varchar 20 Tanggal
keluar surat
dinas
Asal_Surat Varchar 20 Asal surat
keluar dinas
Perihal Varchar 50 Perihal pokok
surat
Keterangan Varchar 30 Keterangan
yang
bersangkutan
Nama Column Type Data Ukuran Keterangan
No_Surat Varchar 20 Primary Key
Tanggal Varchar 15 Tanggal surat
masuk dinas
Asal_Surat Varchar 40 Asal surat
59
59
Tabel Disposisi
Nama Database : DBSurat
Nama Tabel : Disposisi
Primary Key : Index
Foreign Key : -
Table 4.7. Tabel Struktur Database Disposisi
masuk dinas
Perihal Varchar 50 Perihal
pokok surat
Jenis_Surat Varchar 30 Jenis surat
masuk dinas
Pengelola Char 30 Pengelola
yang
bersangkutan
Keterangan Varchar 50 Keterangan
Nama Column Type Data Ukuran Keterangan
Index Varchar 20 Primary Key
Tanggal Varchar 15 Tanggal
surat masuk
nota dinas
Perihal Varchar 30 Perihal surat
masuk dinas
No_surat Varchar 50 Nomor surat
60
60
5.1.Perancangan User Interface
Akan lebih efektif jika pengolahan pendataan serta arsip surat masuk dan surat
keluar telah melalui proses komputersisasi yang akan menyimpan data-data surat
masuk dan keluar pada database dan sehingga akan mempermudah proses pencarian
data surat masuk dan surat keluar yang telah diinput dalam perancangan sistem
informasi pendataan surat masuk dan surat keluar pada DISNAKER di Kabupaten
Bekasi yang penulis usulkan akan seperti di bawah ini :
a. Form Login
Halaman Login Untuk menggunakan aplikasi Pengolahan data surat masuk dan
surat keluar, dengan membuka aplikasi sistem informasi pendataan surat masuk dan
surat keluar di DISNAKER adalah sebagai berikut:
61
61
b. Form Menu Utama
c. Surat Masuk
62
62
d. Form Surat Keluar
e. Form Disposisi
63
63
f. Form Pemohon
g. Form Pegawai
64
64
h. Form Transaksi
65
65
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang peneliti dapatkan yaitu:
1. Analisis Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat
Keluar, Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Bekasi memang sangat dibutuhkan.
Terutama bagi kelancaran dalam proses pendataan .
2. Setelah Analisis Pengembangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan
Surat Keluar Disnaker Kabupaten Bekasi dapat berjalan lancar, diharapkan
dapat dikembangkan seiring perkembangan teknologi dan informasi pada saat
ini.
3. Dibuatkan pengarsipan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan tanggal
surat yang dibuat supaya tidak tertukar dengan surat yang lainnya.
5.2. Saran
Sejalan dengan sistem yang di usulkan yang penulis buat, maka demi
tercapainya tujuan dan sasaran yang diharapkan, maka penulis dapat memberi saran
sebagai berikut :
1. Dalam perkembangan teknologi dan informasi saat ini diperlukan suatu media
perantara atau perpesanan yang akurat dan efektif, demi memperlancar kinerja
sistem.
2. Maka diperlukan Perkembangan dan Efaluasi pada sistem dan Media tersebut
agar dapat berjalan lancar dan dapat memperoleh hasil yang maksimal atau
hasil yang diinginkan user atau pengguna.
3. Dengan sistem yang baru belum tentu sama dengan sistem yang lama, untuk tiu
selama perihal terhadap sistem yang baru perlu diadakan berbagai evaluasi.
66
66
DAFTAR PUSTAKA
Aikens, Kimberly A., et al. "Mindfulness goes to work: Impact of an online
workplace intervention." Journal of Occupational and Environmental
Medicine 56.7 (2014): 721-731.
Hartono, Sugiarto. "Perancangan Sistem Informasi Akademik Lembaga Kursus Demi
Music Center." ComTech: Computer, Mathematics and Engineering
Applications 6.1 (2015): 44-54.E
Junaidi, Kevin Christian, Yulia Yulia, and Sugianto Halim. "Aplikasi Sistem
Informasi Akademik Untuk Mendukung Proses Administrasi Di Smak Santa
Maria Malang." Jurnal Infra 4.2 (2016): 189-192.
Jogiyanto, Hartono M. Analisis dan Desain (Sistem Informasi Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Penerbit Andi, 2017.
Jogianto.(2007).Analisis Dan Peracangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern.Yogyakarta:CV.Andi Offset
Newman, Erik T., et al. "Response to Letter to the Editor on “Risk Factors,
Outcomes, and Timing of Manipulation Under Anesthesia After Total Knee
Arthroplasty”." The Journal of arthroplasty 33.3 (2018): 970.
Sihotang, Hengki Tamando. "Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web
Pada Pengadilan Tinggi Medan." Journal Of Informatic Pelita Nusantara 3.1
(2018).
Safiudin, Safiudin, Moh Basirudin, and Lukman Hakim. "SISTEM INFORMASI
SURAT DESA (SISDES) BERBASIS WEB DESA." Seminar Nasional Hasil
Pengabdian Kepada Masyarakat. Vol. 2. No. 1. 2018.
Priyadi, Didin Agus, and Endah Wiji Lestari. "Perancangan Sistem Informasi
Pelayanan Surat Menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun
Kebumen Berbasis Desktop." Jurnal Teknik Komputer 4.2 (2018): 84-91.
Ray, Rayendra. "APPLICATION DESIGN OF INFORMATION SYSTEM OF
LETTERS SERVICE FOR THE RESIDENTS IN WALI NAGARI
OFFICE." Jurnal SAIKO 1.2 (2018): 55-68.
Priyadi, Didin Agus, and Endah Wiji Lestari. "Perancangan Sistem Informasi
Pelayanan Surat Menyurat pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun
Kebumen Berbasis Desktop." Jurnal Teknik Komputer 4.2 (2018): 84-91.
Utomo, Kurniawan Prambudi, and Daryoto Daryoto. "Analisis Sistem Proses
Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Di Pemerintah Kota Bekasi (Studi Kasus
Pada Bagian Bina Ekonomi, Pembangunan Dan Bina Ketahanan Pangan
Sekretariat Daerah Kota Bekasi)." Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan 3.1
(2018): 10-19.
67
67
