Post on 30-Jan-2016
description
RMK Pertemuan 11
IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Ruang : EII1
Oleh:KELOMPOK 2
Putu Setia Ariningsih 1315351099 / 28I Gusti Ayu Laksmi Indraswari 1315351112 / 31Luh Gede Ira Pratiwi Swara 1315351136 / 34
PROGRAM EKSTENSI (NON REGULER)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN
IMPLEMENTASI SISTEM
Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi
Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam
upaya mengelola implementasi dengan baik, dibutuhkan rencana-rencana khusus yang
tersusun dengan baik untuk dikembangkan.
Melakukan Aktivitas Implementasi
Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang
telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara
lain menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru komputer dan detail
desain sistem, menulis dan menguji program-program komputer, pengembangan standar,
dokumentasi, dan konversi file.
Pelatihan Karyawan
Semua implementasi sistem yang berhasil memberikan perhatian yang cukup besar
pada pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengaharuskan
rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru. Sementara dikasus lainnya, para karyawan
yang sudah ada pun harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur
yang baru.
Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru
Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas yang
bersifat monumental. Untuk memasang suatu perlengkapan yang cukup mahal,
pemanufakturan komputer biasanya menyediakan teknisi dan personelnya untuk membantu
instalasi sistem atau jaringan komputer baru.
Rincian Desain Sistem
Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail selama tahap implementasi
adalah pemrograman komputer. Dalam beberapa kasus, rencana desai dapat saja
membutuhkan beberapa program komputer pre-packed; walaupun pada umumnya
kebanyakan pemasangan sistem skala besar membutuhkan proses pemrograman.
Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi adalah salah satu bagian penting dalam implementasi sistem, namun
hal tersebut sering terlupakan. Salah satu alas an keengganan untuk melakukan
dokumentasi yang baik adalah pada umumnya para programmer sebelumnya telah
menerima pendidikan dan pelatihan bahasa pemrograman, ternyata mereka hanya sedikit
atau bahkan tidak menerima pelatihan dalam melakukan dokumentasi.
Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data.
Dalam banyak kasus, file-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format
komputer. Dan seringkali diperlukan untuk mengonversi dari suatu komputer ukuran
sedang ke komputer lainnya.
Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah
diuji secara cermat secara keseluruhan. Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan
untuk menguji akhir suatu sistem: (1) pendekatan langsung, (2) operasi pararel, dan (3)
konversi modular.
Mengevaluasi Sistem Baru
Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya telah
selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses tindak lanjut
diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan.
Banyak pendekatan yang bisa digunakan dalam proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti
observasi, kuesioner, pengukuran kinerja, dan uji banding.
MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI PROYEK SISTEM
Secara operasional, teknik-teknik manajemen proyek adalah jantung siklus hidup
pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Manajemen proyek dimulai dan hal ini
berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman,
pengujian, implementasi, operasi dan perawatan proyek juga dimulai.
Seleksi Proyek
Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya pengembangan
proyek harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar
bagi organisasi. Proyek-proyek yang berpotensi dapat langsung diajukan oleh departemen-
departemen yang mebutuhkan atau oleh sistem informasi tertentu, fungsi perencanaan
perusahaan atau sebagai respons atas permasalahan yang muncul, seperti perubahan dalam
persyaratan pelaporan yang ditetapkan pemerintah.
Tim Proyek
Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu tugas
penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek
yang sesuai. Untuk sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para analis, para
programmer, dan teknisi lainnya adalah penting, namum adanya perwakilan dari
departemen-departemen pengguna tempat aplikasi ini akan dikembangkan adalah sesuatu
yang juga diperlukan. Salah satu anggota tim harus dipilih menjadi pimpinan proyek agar
mampu memfokuskan tanggung jawab pengendalian untuk proyek tersebut
Tanggung Jawab Pimpinan Proyek
Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah dalam
hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Komite pengarah atau unit organisasi digunakan
untuk menjamin keterlibatan yang tinggi dari pengguna dalam pengembangan yang
dikerjakan oleh departemen sistem informasi. Anggota-anggota tim proyek terdiri dari
pimpinan proyek, analis dan programmer dari departemen sistem informasi serta satu atau
lebih partisipan yang berasal dari unit organisasi yang menjadi target proyek.
Ketidakpastian Proyek
Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian
yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk itu para teknisi harus bekerja sama
dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem. Ketidakpastian juga sering
muncul dalam pengembangan sistem. Sekali sebuah desain sistem ditetapkan, para
programmer harus menginterpretasikan rincian spesifikasi dan menuliskan perangkat lunak
yang diperlukan.
Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan
Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif, dibutukhan
uraian tugas-tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan tahapan. Jika sebuah
proyek telah dengan baik diurai dalam komponen-komponen yang lebih kecil dalam sebuah
siklus hidup sistem, maka proyek tersebut makin mudah untuk dikendalikan dan dipahami
oleh siapa saja. Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan
pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya
Estimasi Waktu
Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu
hal yang sulit karena adanya ketidakpastian dalam pengembangan sistem. Estimasi yang
buruk terhadap waktu penyelesaian tugas akan membatasi efektivitas teknik-teknik
manajemen proyek yang digunakan.
Teknik-teknik Pengukuran Kerja
Pengukuran kerja meliputi emapat langkah dasar, yaitu:
1) Identifikasi tugas yang akan diestimasi
2) Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan tepat dan
sesuai kebutuhan
3) Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam waktu estimasi dengan
mengalikannya dengan standar atau tingkat estimasi pemrosesan
4) Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan-
pertimbangan tertentu seperti waktu menganggur, kompleksitas tugas, atau tingkat
kecanggihan tugas
Akurasi Estimasi
Akurasi estimasi waktu penyelesaian proyek sebagian tergantung pada pengalaman
manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Literature atau buku-buku tentang
manajemen proyek merupakan sumber untuk mendapatkan teknik-teknik estimasi seperti
juga bila ingin mendapatkan rincian estimasi waktu atau tingkat pemrosesan untuk berbagai
tugas proyek. Dan tidak ada standar umum yang dapat digunakan karena tidak ada
kesepakatan umum dalam tahapan-tahapan dan tugas-tugas standar proyek. Namum
terdapat kesepakatan umum dalam beberapa poin yang terkait dengan proses estimasi. Poin
yang pertama adalah “estimasi adalah tetap estimasi”, bagaimanapun baiknya hal tersebut
disiapkan. Poin kedua adalah akurasi estimasi akan meningkat seiring proyek tersebut
memberikan hasil-hasilnya dari aktivitas-aktivitas yang dilakukannya.
Akuntansi Proyek
Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan menentukan serangkaian
tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan proyek,
membandingkan laporan kinerja aktual dengan tujuan – tujuan tersebut, dan mengevaluasi
setiap penyimpanan signifikan yang terjadi terhadap rencanan proyek yang telah disusun.
Analisis tujuan – tujuan yang terukur difasilitasi oleh dokumentasi atau deliverbal yang
dibutuhkan setiap tahap atau tugas sebagai bukti penyelesaian tugas atau tahap tersebut,atau
oleh mileston atau checkpoint proyek, manakala status keseluruhan proyek akan dievaluasi
sewaktu – waktu oleh tingkatan manajemen yang lebih tinggi.
Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang di
dalamnya biaya – biaya ditetapkan pada proyek – proyek individual seiring proses
pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu
menulusuri dan menmantau biaya – biaya yang terjadi selama masa proyek dan
memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai, guna memastikan terjadinya
kontrol proyek yang efektif, baik apakah biaya – biaya proyek tersebut dialokasikan pada
pengguna dalam konteks sistem pertanggungjawaban akuntansi atau tidak. Sistem
akuntansi proyek biasanya dapat berupa manual atau otomatis.
Tingkat Rincian
Pada setiap sistem pengendalian, jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh
sistem akuntansi proyek, maka biaya overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu
tinggi, dan biasanya orang – orang yang terlibat di dalam proyek akan bersikap antagonis
dengan data yang dibutuhkan dari mereka. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang
tersedia, hasilnya pun akan bersifat ambigu. Tingkat yang memadai dalam detail atau
seberapa rinci data yang dibutuhkan harus ditentukan oleh manajemen proyek.
PENGENDALIAN TERHADAP SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI
NONFINANSIAL
Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi adalah merupakan hal penting
bagi manajemen dari sisipengawasan, namun tidak dapat diukur dalam satuan moneter
(rupiah atau dollar). Hal ini termasuk di dalamnya ukuran – ukuran kinerja untuk perangkat
keras, perangkat lunak, dan personel. Pengukuran kinerja perangkat keras meliputi utilasi,
system dowtime,dan responsivitas sistem. Pengukuran terhadap utilisasi sistem biasanya
menggunakan beberapa rasio, seperti rasio waktu, CPU yang betul- betul dipakai terhadap
waktu yang tersedia. Dalam sistem downtime adalah persentase waktu yang tidak
digunakan oleh mesin. Sederhananya downtime adalah laporan total jumlah jamkerja mesin
tidak bekerja dalam satu bulan. Faktor penting nonkumulatif lainnya untuk mengontrol
perangkat keras adalah kinerja perangkat lunak.
Auditing Sistem Informasi
Banyak perusahaan yang menggunakan baik internal auditor atau eksternal auditor
atau eksternal auditor untuk mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Fokus petugas
audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan validitas serta akurasi data yang di
proses dalam sistem. Pendekatan umum yang banyak diikuti oleh para auditor adalah
pertama – tama berusaha mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal,
biasanya dengan menggunakan kuisioner pengendalian internal. Sekali sebuah deskripsi
sistem pengendalian internal diperoleh, kemudian auditor akan berusaha memastikan
bahwa seberapa besar perusahaan telah benar – benar mengaplikasi pengendalian internal
seperti yang telah di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian internal.
Memelihara dan Memodifikasi Sistem
Dalam keseluruhan sistem operasional, membuat perubahan adalah sesuatu yang
diperlukan. salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat
memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan informasi
pun membutuhkan perubahan. Demi tujuan pengendalian, adalah penting untuk seluruh
modifikasi yang dilakukan terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk
senantiasa dikaji ulang secara formal dan disetujui terlebih dahulu. Pada saat disetujui,
permintaan tersebut harus dirujuk kepada programer sistem atau programmer aplikasi yang
sesuai untuk implementasinya.