RMK Pertemuan 11

IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Ruang : EII1

Oleh:KELOMPOK 2

Putu Setia Ariningsih 1315351099 / 28I Gusti Ayu Laksmi Indraswari 1315351112 / 31Luh Gede Ira Pratiwi Swara 1315351136 / 34

PROGRAM EKSTENSI (NON REGULER)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN

IMPLEMENTASI SISTEM

Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam

upaya mengelola implementasi dengan baik, dibutuhkan rencana-rencana khusus yang

tersusun dengan baik untuk dikembangkan.

Melakukan Aktivitas Implementasi

Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang

telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara

lain menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru komputer dan detail

desain sistem, menulis dan menguji program-program komputer, pengembangan standar,

dokumentasi, dan konversi file.

Pelatihan Karyawan

Semua implementasi sistem yang berhasil memberikan perhatian yang cukup besar

pada pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengaharuskan

rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru. Sementara dikasus lainnya, para karyawan

yang sudah ada pun harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur

yang baru.

Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru

Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas yang

bersifat monumental. Untuk memasang suatu perlengkapan yang cukup mahal,

pemanufakturan komputer biasanya menyediakan teknisi dan personelnya untuk membantu

instalasi sistem atau jaringan komputer baru.

Rincian Desain Sistem

Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail selama tahap implementasi

adalah pemrograman komputer. Dalam beberapa kasus, rencana desai dapat saja

membutuhkan beberapa program komputer pre-packed; walaupun pada umumnya

kebanyakan pemasangan sistem skala besar membutuhkan proses pemrograman.

Dokumentasi Sistem Baru

Dokumentasi adalah salah satu bagian penting dalam implementasi sistem, namun

hal tersebut sering terlupakan. Salah satu alas an keengganan untuk melakukan

dokumentasi yang baik adalah pada umumnya para programmer sebelumnya telah

menerima pendidikan dan pelatihan bahasa pemrograman, ternyata mereka hanya sedikit

atau bahkan tidak menerima pelatihan dalam melakukan dokumentasi.

Konversi File

Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data.

Dalam banyak kasus, file-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format

komputer. Dan seringkali diperlukan untuk mengonversi dari suatu komputer ukuran

sedang ke komputer lainnya.

Operasi Pengujian

Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah

diuji secara cermat secara keseluruhan. Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan

untuk menguji akhir suatu sistem: (1) pendekatan langsung, (2) operasi pararel, dan (3)

konversi modular.

Mengevaluasi Sistem Baru

Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya telah

selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses tindak lanjut

diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan.

Banyak pendekatan yang bisa digunakan dalam proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti

observasi, kuesioner, pengukuran kinerja, dan uji banding.

MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI PROYEK SISTEM

Secara operasional, teknik-teknik manajemen proyek adalah jantung siklus hidup

pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Manajemen proyek dimulai dan hal ini

berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman,

pengujian, implementasi, operasi dan perawatan proyek juga dimulai.

Seleksi Proyek

Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya pengembangan

proyek harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar

bagi organisasi. Proyek-proyek yang berpotensi dapat langsung diajukan oleh departemen-

departemen yang mebutuhkan atau oleh sistem informasi tertentu, fungsi perencanaan

perusahaan atau sebagai respons atas permasalahan yang muncul, seperti perubahan dalam

persyaratan pelaporan yang ditetapkan pemerintah.

Tim Proyek

Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu tugas

penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek

yang sesuai. Untuk sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para analis, para

programmer, dan teknisi lainnya adalah penting, namum adanya perwakilan dari

departemen-departemen pengguna tempat aplikasi ini akan dikembangkan adalah sesuatu

yang juga diperlukan. Salah satu anggota tim harus dipilih menjadi pimpinan proyek agar

mampu memfokuskan tanggung jawab pengendalian untuk proyek tersebut

Tanggung Jawab Pimpinan Proyek

Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah dalam

hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Komite pengarah atau unit organisasi digunakan

untuk menjamin keterlibatan yang tinggi dari pengguna dalam pengembangan yang

dikerjakan oleh departemen sistem informasi. Anggota-anggota tim proyek terdiri dari

pimpinan proyek, analis dan programmer dari departemen sistem informasi serta satu atau

lebih partisipan yang berasal dari unit organisasi yang menjadi target proyek.

Ketidakpastian Proyek

Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian

yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk itu para teknisi harus bekerja sama

dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem. Ketidakpastian juga sering

muncul dalam pengembangan sistem. Sekali sebuah desain sistem ditetapkan, para

programmer harus menginterpretasikan rincian spesifikasi dan menuliskan perangkat lunak

yang diperlukan.

Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan

Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif, dibutukhan

uraian tugas-tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan tahapan. Jika sebuah

proyek telah dengan baik diurai dalam komponen-komponen yang lebih kecil dalam sebuah

siklus hidup sistem, maka proyek tersebut makin mudah untuk dikendalikan dan dipahami

oleh siapa saja. Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan

pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya

Estimasi Waktu

Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu

hal yang sulit karena adanya ketidakpastian dalam pengembangan sistem. Estimasi yang

buruk terhadap waktu penyelesaian tugas akan membatasi efektivitas teknik-teknik

manajemen proyek yang digunakan.

Teknik-teknik Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja meliputi emapat langkah dasar, yaitu:

1) Identifikasi tugas yang akan diestimasi

2) Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan tepat dan

sesuai kebutuhan

3) Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam waktu estimasi dengan

mengalikannya dengan standar atau tingkat estimasi pemrosesan

4) Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan-

pertimbangan tertentu seperti waktu menganggur, kompleksitas tugas, atau tingkat

kecanggihan tugas

Akurasi Estimasi

Akurasi estimasi waktu penyelesaian proyek sebagian tergantung pada pengalaman

manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Literature atau buku-buku tentang

manajemen proyek merupakan sumber untuk mendapatkan teknik-teknik estimasi seperti

juga bila ingin mendapatkan rincian estimasi waktu atau tingkat pemrosesan untuk berbagai

tugas proyek. Dan tidak ada standar umum yang dapat digunakan karena tidak ada

kesepakatan umum dalam tahapan-tahapan dan tugas-tugas standar proyek. Namum

terdapat kesepakatan umum dalam beberapa poin yang terkait dengan proses estimasi. Poin

yang pertama adalah “estimasi adalah tetap estimasi”, bagaimanapun baiknya hal tersebut

disiapkan. Poin kedua adalah akurasi estimasi akan meningkat seiring proyek tersebut

memberikan hasil-hasilnya dari aktivitas-aktivitas yang dilakukannya.

Akuntansi Proyek

Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan menentukan serangkaian

tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan proyek,

membandingkan laporan kinerja aktual dengan tujuan – tujuan tersebut, dan mengevaluasi

setiap penyimpanan signifikan yang terjadi terhadap rencanan proyek yang telah disusun.

Analisis tujuan – tujuan yang terukur difasilitasi oleh dokumentasi atau deliverbal yang

dibutuhkan setiap tahap atau tugas sebagai bukti penyelesaian tugas atau tahap tersebut,atau

oleh mileston atau checkpoint proyek, manakala status keseluruhan proyek akan dievaluasi

sewaktu – waktu oleh tingkatan manajemen yang lebih tinggi.

Operasi Sistem

Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang di

dalamnya biaya – biaya ditetapkan pada proyek – proyek individual seiring proses

pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu

menulusuri dan menmantau biaya – biaya yang terjadi selama masa proyek dan

memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai, guna memastikan terjadinya

kontrol proyek yang efektif, baik apakah biaya – biaya proyek tersebut dialokasikan pada

pengguna dalam konteks sistem pertanggungjawaban akuntansi atau tidak. Sistem

akuntansi proyek biasanya dapat berupa manual atau otomatis.

Tingkat Rincian

Pada setiap sistem pengendalian, jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh

sistem akuntansi proyek, maka biaya overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu

tinggi, dan biasanya orang – orang yang terlibat di dalam proyek akan bersikap antagonis

dengan data yang dibutuhkan dari mereka. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang

tersedia, hasilnya pun akan bersifat ambigu. Tingkat yang memadai dalam detail atau

seberapa rinci data yang dibutuhkan harus ditentukan oleh manajemen proyek.

PENGENDALIAN TERHADAP SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI

NONFINANSIAL

Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi adalah merupakan hal penting

bagi manajemen dari sisipengawasan, namun tidak dapat diukur dalam satuan moneter

(rupiah atau dollar). Hal ini termasuk di dalamnya ukuran – ukuran kinerja untuk perangkat

keras, perangkat lunak, dan personel. Pengukuran kinerja perangkat keras meliputi utilasi,

system dowtime,dan responsivitas sistem. Pengukuran terhadap utilisasi sistem biasanya

menggunakan beberapa rasio, seperti rasio waktu, CPU yang betul- betul dipakai terhadap

waktu yang tersedia. Dalam sistem downtime adalah persentase waktu yang tidak

digunakan oleh mesin. Sederhananya downtime adalah laporan total jumlah jamkerja mesin

tidak bekerja dalam satu bulan. Faktor penting nonkumulatif lainnya untuk mengontrol

perangkat keras adalah kinerja perangkat lunak.

Auditing Sistem Informasi

Banyak perusahaan yang menggunakan baik internal auditor atau eksternal auditor

atau eksternal auditor untuk mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Fokus petugas

audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan validitas serta akurasi data yang di

proses dalam sistem. Pendekatan umum yang banyak diikuti oleh para auditor adalah

pertama – tama berusaha mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal,

biasanya dengan menggunakan kuisioner pengendalian internal. Sekali sebuah deskripsi

sistem pengendalian internal diperoleh, kemudian auditor akan berusaha memastikan

bahwa seberapa besar perusahaan telah benar – benar mengaplikasi pengendalian internal

seperti yang telah di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian internal.

Memelihara dan Memodifikasi Sistem

Dalam keseluruhan sistem operasional, membuat perubahan adalah sesuatu yang

diperlukan. salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat

memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan informasi

pun membutuhkan perubahan. Demi tujuan pengendalian, adalah penting untuk seluruh

modifikasi yang dilakukan terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk

senantiasa dikaji ulang secara formal dan disetujui terlebih dahulu. Pada saat disetujui,

permintaan tersebut harus dirujuk kepada programer sistem atau programmer aplikasi yang

sesuai untuk implementasinya.