Petunjuk PenggunaanCisco Webex Meeting

PUSAT INOVASI DAN KAJIAN AKADEMIK

Cisco Webex MeetingsExtend the video experience

JoinJoin

Internal Participants

External Participants

Sign in ke webex (https://ugm-spark.webex.com) untuk mendapatkan fasilitas cisco webex meeting

Sign In (Classic View)

Modern view untuktampilan menu terbaru webex

Sign in untuk dapatmasuk dengan tampilanmenu classic view webex

Sign In (Modern View)

Classic view dapatkembali ke menu home classic

Sign in untuk tampilanmenu Modren view webex

Sign In

Sign In (SSO UGM)

MasukkanUGM id danpassword email UGM

Personal Room Classic View

Menu Webex

Undang Peserta

Personal Info

Informasi Alamat Personal Room Webex

Alamat Personal Room Rekanan

Personal Room – Personal Info

Update Profile Picture

Update Display Name

Update Name

Update Email Address

Update Personal Address

Personal Room – Personal Info

Klik gambar person untukmengunggah personal picture.

File berasal dari PC

Personal Room – Personal Info

Klik Display Name untukmerubah nama profile webex.

Klik First/Last Name untuk merubahnama user person webex

Personal Room – Personal Info

Klik Email untuk mengganti alamatemail sign in webex

Personal Room – Personal Info

Klik Address untuk menambahkanalamat pengguna

Personal Room – More Way to Join

Cara akses via web (https), dial domain dan dial ipaddress via perangkat yang terkoneksi ke webexcloud

Personal Room – Invite

Invite menu untukmengundang pengguna lain dalam meeting webex

Personal Room – Start Meeting

Memulai meeting dapatlangsung klik start meeting

Personal Room – Webex Menu

Klik tanda panah arah atasuntuk menampilkan menu webex

Personal Room – Recent

Klik tanda panan arah kiri untuk menampilkanhome personal room

Klik tanda panah arah kanan untuk menampilkandaftar personal room pengguna webex lain yang pernah di kunjungi

Personal Room – Webex Site Menu

Klik webex site menus, untukadvance setting menu my webex

Classic View – Attend a Meeting

Attend a meeting untuk join ke personal room webex pengguna lain.

Melalui masukkan nomor id roompengguna kemudian klik join

Menu Attend a Meeting

Classic View – My Personal Room

My personal room ini fungsi-fungsi menu sama seperti home personal room.

Klik personal room full view untuk kembalike home personal room

Menu My Personal Room

Classic View – Schedule a Meeting

Parameter Keterangan

Meeting topic Judul agenda meeting

Password Password meeting

Date Mengatur tanggal meeting

Time Mengatur waktu meeting

Time zone Mengatur zona waktu

Duration Mengatur lama durasi meeting

Attendees Mengundang pengguna meeting melalui email

Use Address BookMengundang meeting melalui daftar kontak

pengguna

Let anyone with a host account on this site

or anyone joining from a Cisco Webex cloud-

registered video device in this organization

host my meeting.

Cek : Menyaratkan harus memakai perangkat vicon

yang terkoneksi ke sistem webex cloud.

Tidak cek : Semua pengguna dapat join meeting

Send a copy of the invitation email to meCek : Undangan akan di kirim ke email pribadi

Tidak cek : Undangan tidak akan dikirim

Audio conference Use VoIP only

Save as template

Apabila kegiataan meeting ini rutin 1 minggu

sekali, dapat di mudahkan untuk menyimpan

jadwal meeting yang sudah di buat

Menu schedule a meeting untuk membuat jadwal webex meeting, dengan krateria sebagai berikut :

Classic View – Schedule a MeetingMenu use address book

Menu schedule a meeting

Classic View – Advanced Meeting

Parameter Keterangan

Meeting topic Judul agenda meeting

Password Password meeting

Menu advanced scheduler untuk membuatjadwal webex meeting dengan menu lebih lengkap

Pada menu required information, terdapat kolom meeting topic dan meeting password yang harus diisi kemudian next

Classic View – Advanced MeetingMenu date & time, terdapat kolom yang harus diisi kemudian next

Parameter Keterangan

Meeting Date Mengatur tanggal meeting

Meeting Time Mengatur waktu meeting

Time zone Mengatur zona waktu

Plan meeting time zones Mengatur zona waktu pengguna lain

Estimated Duration Mengatur lama durasi meeting

Email Reminder Mengatur pengingat meeting melalui email

Recurrence

Mengatur meeting per :

None, Daily, Weekly (√), Monthly, Yearly

Every ( 1 ) weeks on :

Monday (√)

Ending

No end date { Tidak ada akhir waktu meeting}

Ending (Date) { Meeting berakhir sesuai tanggal di

tentukan}

After (10) meeting {Meeting berakhir setelah 10 kali

pertemuan}

Menu date & time

Classic View – Advanced MeetingMenu audio conference settings, terdapat kolom selected conference type yang secara default Use VoIP only kemudian next

Menu audio conference settings

Parameter Keterangan

Select conference type Komunikasi telepon melalui VoIP pada komputer

Classic View – Advanced MeetingMenu invite attendess, terdapat kolom attandees dan security yang dapat diaktifkan kemudian next

Parameter Keterangan

Attendees Mengundang pengguna meeting melalui email

Select attendeesMengundang meeting melalui daftar kontak

pengguna

Let anyone with a host account on this site or

anyone joining from a Cisco Webex cloud-

registered video device in this organization

host my meeting.

Cek : Menyaratkan harus memakai perangkat vicon

yang terkoneksi ke sistem webex cloud

Tidak cek : Semua pengguna dapat join meeting

Send a copy of the invitation email to meCek : Undangan akan di kirim ke email pribadi

Tidak cek : Undangan tidak akan dikirim

Security

Exclude password from email invitation

Cek : Password tidak terlampir pada undangan

email

Tidak cek : Password terlampir

Require attendees to have an account on this

site in order to join this meeting

Cek : Pengguna harus mempunyai account resmi

webex baru dapat join meeting

Tidak cek : Semua email pengguna join meeting

Menu invite attendees

Classic View – Advanced MeetingMenu registration, terdapat pilihan registration yang secara default none kemudian next

Menu registration

Parameter Keterangan

RegistrationNone

Require attendee regisration

Classic View – Advanced MeetingPada menu agenda & customizable welcome, terdapat kolom agenda yang dapat diisi untukmemberikan informasi seputar meeting kemudian next

Menu agenda & customizable welcome

Parameter Keterangan

Agenda Memberikan informasi meeting

Classic View – Advanced Meeting

Pada menu meeting options, terdapat pilihan meeting options yang dapat dipilih untuk memberikan fasilitas kepadapengguna meeting, kemudian next :

Parameter Keterangan

Meeting options

ChatCek : Mengizinkan partisipan menggunakan chat

Tidak cek : tidak mengizinkan menggunakan chat

Video Cek : Mengizinkan partisipan menggunakan video

Notes

Cek : Mengizinkan partisipan menggunakan notes

- Semua partisipan dapat menggunakan notes

- Hanya satu partisipan yang diizinkan

Tidak cek : tidak mengizinkan menggunakan notes

Enable closing captioningCek : Mengizinkan partisipan melalukan pesan penutup

Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan pesan penutup

File transferCek : Mengizinkan partisipan melakukan file transfer

Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan file transfer

Enable UFC rich media for attendeesCek : Mengizinkan partisipan menggunakan media

Tidak cek : tidak mengizinkan menggunakan media

Classic View – Advanced MeetingMenu Options

Classic View – Advanced Meeting

Pada menu attendee privileges, terdapat pilihanprivileges yang dapat dipilih untuk memberikanfasilitas kepada pengguna meeting, kemudian next :

Parameter Keterangan

Privileges

SaveCek : Mengizinkan partisipan menyimpan chat/dokumen

Tidak cek : tidak mengizinkan menyimpan chat/dokumen

PrintCek : Mengizinkan partisipan melakukan print dokumen

Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan print dokumen

AnnotateCek : Mengizinkan partisipan melakukan note saat meeting

Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan note saat meeting

View participant listCek : Mengizinkan partisipan melihat pengguna lain

Tidak cek : tidak mengizinkan melihat pengguna lain

View thumbnailsCek : Mengizinkan partisipan memberikan thumb

Tidak cek : tidak mengizinkan memberikan thumb

Control applications, web browser or desktop

remotely

Cek : Mengizinkan partisipan melakukan remote desktop

Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan remote desktop

View any document

Cek : Mengizinkan partisipan melihat dokumen pengguna selain

yang di share

Tidak cek : tidak mengizinkan melihat dokumen pengguna selain

yang di share

View any page

Cek : Mengizinkan partisipan melihat halaman dokumen

pengguna selain yang di share

Tidak cek : tidak mengizinkan melihat halaman dokumen

pengguna selain yang di share

Contract operator privatelyCek : Mengizinkan partisipan menghubungi operator

Tidak cek : tidak mengizinkan menghubungi operator

Participate in private chat with

Cek : Mengizinkan partisipan berkomunikasi private chat antara

host / presenter / other participants

Tidak cek : tidak mengizinkan berkomunikasi private chat antara

host / presenter / other participants

Classic View – Advanced MeetingMenu attendee privileges

Classic View – Advanced Meeting

Pada halaman menu review, terdapat kolom untuk melihat hasil jadwal yang telah dibuat dan jadwal webex dapat di simpansebagai template meeting, apabila kegiatan meeting menjadi rutin. Klik start untuk memulai meeting

Classic View – Meet Now

Pengguna dapat untuk melakukanmeeting webex secara langsung

Menu meet now

Classic View – My Webex Meetings

Menu my meetings untuk melihat semua jadwal meeting harian, mingguan danbulanan yang sudah dijadwalkan pribadi atau dijadwalkan oleh pengguna lain

Classic View – My Recording MeetingsMenu my recorded meetings untuk melihat semua daftar rekaman meeting, yang sudah di upload pengguna. Klik add recording untuk menambahkan rekaman hasil meeting

Classic View – My Recording Meetings

Menu add a recording, terdapat kolom dan pilihan recording options untuk upload file recordedpengguna webex meetings, kemudian save.

Parameter Keterangan

Topic Memberikan judul meeting

Description Memberikan deskripsi meeting

Recording file

I will provide URLCek : Mengizinkan pengguna upload file melalui URL

Tidak cek : Tidak mengizinkan upload file melalui URLTidak

Use the file on my local machineCek : Mengizinkan pengguna upload file melalui komputer

Tidak cek : Tidak mengizinkan upload file melalui komputer

Use a file that is already on the webex

network

Cek : Mengizinkan pengguna mengambil file yang sudah dishare

oleh pengguna webex lain

Tidak cek : Tidak mengizinkan mengambil file yang sudah dishare

oleh pengguna webex lain

Duration Menentukan lama durasi rekaman

Access settings (optional)

Require users to sign in

Cek : Mengharuskan pengguna untuk login dalam mengambil file

Tidak cek : Tidak mengharuskan pengguna untuk login dalam

mengambil file

Prevent downloadingCek : Mencegah pengguna untuk mengambil file

Tidak cek : Tidak mencegah pengguna untuk mengambil file

Password protection Membutuhkan password untuk mengambil file

Classic View – My Recording MeetingsMenu add a recording

Classic View – Set Up Webex Meetings

Set up webex meetings, untuk menginstal add-on webex pertama kali, guna menghemat waktu joinpada saat webex meeting.

Menu Set Up Webex Meetings

Classic View – PreferencesMenu preferences untuk mengatur fungsi webex meeting sesuai kebutuhan pengguna

Classic View – Preferences (General)

Menu preferences, terdapat menu general untuk mengatur time zone, bahasa dan tampilan personal room, kemudian save

Parameter Keterangan

Web page preference

Time zone Mengatur zona waktu

Language Mengatur tampilan bahasa pada website webex

Locale Mengatur tampilan bahasa pada website webex

Partner Integration Mengatur tampilan link pengguna lain pada personal room

Default page for each tab Mengatur tampilan menu webex

Classic View – Preferences (General)Menu general

Classic View – Preferences (Meet Now)

Menu preferences, terdapat menu meet now untuk mengatur template danenable/disable personal room, kemudiansave

Menu meet now

Parameter Keterangan

Use personal room for all my instant

meetings

Cek : Mengaktifkan personal room webex meeting

Tidak cek : Mengnon-aktifkan personal room webex meeting

Classic View – Preferences (Audio)Menu preferences, terdapat menu audio untuk menambahkan kontakpribadi dalam komunikasi webex meeting via perangkat, kemudian save

Classic View – Preferences (My Personal Room)

Menu preferences, terdapat menu my personal room untuk mengatur nama, akses, notifikasi personal room, kemudian save

Parameter Keterangan

Room name Mengatur nama personal room

URL Mengatur / mengganti identitas akses personal room

Host PIN Mengatur PIN personal room

Automatic lock Mengatur privasi meeting setelah meeting berjalan beberapa menit

Notification Mengiformasikan pengguna lain berada di personal room

Alternate hostMengizinkan pengguna lain menggunakan personal room dengan cara

mendaftarkan email pengguna

Classic View – Preferences (My Personal Room)

Menu my personal room

Classic View – My ProfileMenu my profile

Pengguna dapat mengganti informasi identitas, dengan cara klik change information. Pengaturan halaman ini sama seperti pengaturan personal info, dihalaman sebelumnya

Classic View – Help

Membantu pengguna mendapatkan informasi cara operational webex meeting

Menu help

Classic View – DownloadsMenu download

Memberikan pengguna fasilitas mendapatkan applikasi webex meeting

Personal Room Modern View

Personal Info

Informasi Alamat Personal Room Webex

Bergabung Meeting

Jadwalkan Meeting

Jadwal Meeting

Melihat laporan

Personal Room – My Personal RoomMy personal room

Parameter Keterangan

URL Informasi akses personal room

Start meeting Memulai meeting

More way to join Informasi alamat akses personal room

Pengaturan personal info

URL

Personal Room – Schedule a MeetingSchedule a meeting

Pengguna dapat mengatur schedule meeting dengan mengisi informasi sebagai berikut

Parameter Keterangan

Meeting topic Topik meeting

Meeting password Password meeting

Data and time Tanggal, waktu, durasi meeting yang akan berlangsung

Attendees Undangan untuk pengguna lain

Show advanced options

Audio connection option Use Voip only

Agenda Informasi detil agenda meeting

Scheduling options

Alternate host Mengizinkan pengguna lain menjadi host di personal room

Automatic recording Mengatur di rekan secara automatis pada saat meeting di mulai

Exclude password Mengatur tanpa password dalam join meeting

Save template Menyimpan format meeting guna dipakai pada meeting berikutnya

Personal Room – Schedule a MeetingSchedule a meeting

Modern View – MeetingsMeetings

Menjadwalkan meeting, dengan klik schedule a meeting. Pengaturan halaman ini sama seperti pengaturan schedule a meeting, dihalaman sebelumnya

Modern View – RecordingsRecordings

Pengguna dapat melihat semua hasil recording meeting yang muncul pada menu all. File recording dapat diunduh, dishare dan dihapus

Modern View – Preference (General)General

Pengguna dapat mengatur time zone,

bahasa dan wilayah personal room,

kemudian save

Parameter Keterangan

Time zone Mengatur zona waktu

Language Mengatur tampilan bahasa pengguna webex

Region Mengatur wilayah pengguna webex

Modern View – Preference (My Personal Room)

My personal room

Parameter Keterangan

Room name Mengatur nama personal room

URL Mengatur / mengganti identitas akses personal room

Host PIN Mengatur PIN personal room

Automatic lock Mengatur privasi meeting setelah meeting berjalan beberapa menit

Notification Mengiformasikan pengguna lain berada di personal room

Alternate hostMengizinkan pengguna lain menggunakan personal room, dengan cara

mendaftarkan email pengguna

Modern View – Preference (My Personal Room)My personal room

Pengguna dapat mengatur nama, akses, notifikasi personal room, kemudian save

Pengguna dapat menambahkan kontakpribadi dan alamat domain mesin video conference, misalnya mesin vicon ruangmeeting untuk berkomunikasi webex meeting via perangkat, kemudian save

Modern View – Preference (Audio and video)

Audio and video

Modern View – Preference (Scheduling)Scheduling

Parameter Keterangan

Email Reminder Mengatur pengingat meeting melalui email

Attendees Mengatur mengirimkan email undangan ke pembuat meeting

Share recording Mengatur secara automatis share recording ke pengguna lain

Require account Mengatur hanya yang mempunyai account webex dapat join meeting

Scheduling permission Mengatur hanya email undangan yang dapat join meeting

Pengguna dapat mengatur time zone, bahasa dan wilayah personal room, kemudian save

Modern View – InsightInsight

Pengguna dapat melihat statitika

laporan dalam jangka waktu

minggu dan bulan

Modern View – DownloadDownload

Memberikan pengguna fasilitas mendapatkan applikasi webex meeting

Operational Cisco Webex Meeting

klik start meeting untuk memulai meeting

Operational Cisco Webex Meeting

Operational Cisco Webex Meeting

Parameter Keterangan

Select audio connection Call using computer

Speaker Mengatur pemilihan audio pada komputer

Microphone Mengatur pemilihan microphone pada computer

More option Testing speaker and microphone

Select video connection HD WebCam

Connect Audio and Video Klik untuk perangkat terkoneksi ke meeting

Speaker

Microphone

Klik untuk perangkat terkoneksi ke meeting

Pengguna dapat memilih media audio dan video yaituperangkat computer atau handphone untuk komunikasi padawebex meeting

More options

Select video connection

Select video connection

Operational Cisco Webex Meeting

No Parameter Keterangan

1 Self

mute/unmute

audio

Mengatur menaktifkan dan nonatifkan suara

2 Self

mute/unmute

video

Mengatur menaktifkan dan nonatifkan gambar

3Share content

Melakukan sharing content layar yang di pilih

pengguna

4 Recorder Merekam meeting yang berlangsung

5 Participant Melihat partisipan berada dalam meeting

6 Chat Melakukan percakapan non-verbal

7 More option

Lock meeting Mengunci ruang meeting dari partisipan lain

Invite and

remaind

Mengundang atau mengingatkan partisipan

untuk join meeting

Copy meeting

link

Mensalin link untuk di edarkan ke partisipan

lain

Audio connection Memeriksa kualitas koneksi audio

8 End Meeting Mengakhiri meeting

Menu Webex Meeting

https://collaborationhelp.cisco.com/