Post on 02-Jun-2018
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
1/17
1
Pendahuluan
Kamar operasi, walaupun merupakan salah satu revenue center terbesar bagi
suatu rumah sakit, ternyata juga memberi kontribusi terbesar pula bagi besarnya biaya
pengeluaran rumah sakit. Bahkan besarnya biaya di kamar operasi dapat jauh lebih
besar jika dibanding dengan biaya yang dihabiskan oleh bagian lain di rumah sakit.
Sehingga, walaupun mutu pelayanan pasien di kamar operasi selalu menjadi prioritas
utama, adanya tuntutan untuk melakukan efisiensi biaya membuat bagian kamar
operasi harus beroperasi dengan efisien pula. Dengan adanya pengelolaan yang baik,
di antaranya pengelolaan logistik (obat, barang medis, benang, dan bahan ortopedi),
dan penggunaan sistem teknologi informasi diharapkan dapat menekan biaya yang
dikeluarkan oleh kamar operasi, sehingga besarnya pendapatan yang bisa diperoleh
dari kamar operasi diharapkan akan semakin meningkat.1,,!
"S Dr. #$% S# B'" pun menyadari akan hal ini, sehingga sejak awal
sudah dioba dikembangkan suatu sistem dalam pengelolaan logistik di kamar
operasi. Sistem yang dikembangkan memang berusaha mengakomodir jumlah tenaga
di kamar operasi yang jika didasarkan pada penghitungan jumlah tenaga belum sesuai
dengan perhitungan kebutuhan. %amun ternyata pada pelaksanaannya tidak dapatberjalan sebagaimana yang diharapkan.
'danya permasalahan dalam sistem ini mengakibatkan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan administrasi pasien memanjang, sehingga jumlah
tenaga yang sudah terbatas, semakin dirasa kurang jumlahnya. *uga munul biaya+
biaya yang tidak perlu, misalnya biaya untuk menelepon rekan shift sebelumnya
untuk mengkonfirmasi apakah mereka menggunakan alat atau bahan tertentu. *uga
biaya yang harus dikeluarkan karyawan untuk mengganti biaya yang tidak tertagih
kepada pasien. Di sisi yang lain, kondisi ini mengakibatkan stok fisik tidak pernah
dapat dilakukan, dikarenakan laporan kebutuhan dan jumlah pemenuhan tidak sesuai.
asalah belum terstandarisasinya beberapa barang medis juga mengakibatkan
-olume penyimpanan di kamar operasi menjadi lebih besar, biaya yang dikeluarkan
untuk operasional menjadi lebih besar, dan juga mengakibatkan logistik menjadi lebih
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
2/17
2
sulit untuk dipantau. al ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Barlow di
Desert Springs ospital, &as /egas, 'merika Serikat, di mana dengan melakukan
standarisasi terhadap implan ortopedi dan prostesis serta melakukan konsinyasi
terhadap sekitar 02 dari total implan ortopedi di rumah sakit mampu mengurangi
jumlah stok di kamar operasi hingga 12 (dari 3.444 jenis menjadi .44 jenis) dan
menekan jumlah nilai barang yang tersimpan di kamar operasi hingga !2 (dari S5
044.444 menjadi S5 34.444).6
Kesemua hal ini membuat Direksi "S Dr. #$% S# B'" menuntut untuk
dilakukan pembenahan dalam pengelolaan logistik di kamar operasi "S Dr. #$%
S# B'". %amun bila ditanyakan kepada karyawan kamar operasi mengenai
alasan timbulnya permasalahan+permasalahan, selalu munul jawaban yang sama,
7pekerjaan terlalu banyak8, 7penatatan yang harus dikerjakan terlalu banyak8,
7seharusnya ada tenaga khusus yag ditempatkan untuk mengerjakan administrasi8,
atau 7tenaga di kamar operasi kurang8. 9alaupun jika menambah tenaga dijamin
dapat membantu, namun kita berada dalam dunia dengan sumber daya yang terbatas.
*ika kita tidak mampu untuk menyediakan lebih banyak sumber daya, pilihan yang
ada biasanya tidak bisa dengan mengharuskan karyawan untuk bekerja lebih keras
lagi. Kita perlu mengembangkan suatu sistem yang ada kalanya hal itu berarti untuk
membuat karyawan bekerja lebih sedikit karena pekerjaan mereka menjadi lebih
mudah, namun di sisi lain, outcomeyang didapat bisa lebih baik.
#leh karena itu, perlu diari dan dikaji akar permasalahan dari hal yang telah
dijabarkan di atas dan disusun suatu sistem baru yang efektif dan efisien untuk
mengatasi seluruh permasalahan yang terjadi di kamar operasi "S Dr. #$% S#
B'" serta mengarahkan seluruh karyawan kamar operasi agar dapat menerima dan
menjalankan sistem pengelolaan logistik yang baru.
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
3/17
3
Tujuan Penelitian
:ujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan suatu sistem
pengelolaan logistik baru yang efektif dan efisien dapat dilaksanakan oleh seluruh
karyawan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'". Sedangkan tujuan
khususnya adalah (1) mengidentifikasi penyebab (akar masalah) dari hambatan
dalam penerapan sistem pengelolaan logistik di kamar operasi "S Dr. #$% S#
B'", () menyusun modifikasi sistem pengelolaan logistik di kamar operasi "S
Dr. #$% S# B'" menggunakan pendekatan partisipatif, (!) melakukan
pendekatan kepada karyawan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'" agar dapat
menerima dan melaksanakan sistem pengelolaan logistik yang baru.
Metode Penelitian
;ada penelitian ini menggunakan metode action research. Action research
merupakan merupakan suatu upaya pemeahan masalah yang didasari adanya
kolaborasi antara peneliti dengan objek yang diteliti. Dalam ation researh
dibutuhkan keterlibatan seara aktif dari objek yang diteliti sejak mulai
pengidentifikasian masalah hingga penetapan renana yang akan diimplementasikan
untuk memeahkan masalah. Kemudian dilanjutkan dengan implementasi yang juga
dikerjakan oleh objek yang diteliti.3
;enelitian ini dilaksanakan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'"
dengan melibatkan 1 orang karyawan yang minimal sudah bekerja selama 1 tahun di
kamar operasi "S Dr. #$% S# B'" dan terlibat dalam pengelolaan logistik di
kamar operasi. ;enelitian dilakukan dalam ! siklus diawali dengan pelaksanaan
obser-asi di kamar operasi.
?D)
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
4/17
4
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Dari ! siklus yang dilaksanakan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'",
teridentifikasi wastesebagai berikut=
N
o
Tipe Waste Jenis kegiatan
1 Defect + ;enarian dan klarifikasi akibat penatatan yang kurang baik+ :ugas sirkulator dan dokter anestesi yang dikerjakan oleh perawat
anestesi+ 'kibat tidak adanya pemisahan obat yang disiapkan di apotek,
sering terjadi kesalahan penyiapan obat+ ;embuatan nota permintaan barang ulang akibat nomor nota kamar
operasi sama dengan nomor nota dari bagian lain
+ 'danya perbedaan antara data stok dalam komputer dengan stok riildi kamar operasi
+ ;enggunaan terminologi yang berbeda antara istilah di kamar
operasi dengan nama barang di dalam komputer yang biasanya
mmenyesuaikan dengan penamaan dalam faktur+ ;enatatan pemakaian obat dan barang medis di kamar operasi yang
kurang lengkap+ ;enulisan nama barang medis yang tidak lengkap di lembar
pemakaian+ ;roses updatingpenerimaan logistik dari apotek masih dilakukan
seara manual, mengakibatkan adanya perbedaan harga jual
+ Satuan penjualan berubah pada saat stok barang yang habis diisikembali
+ ;enggunaan obat diRecovery Room ada yang tidak teratat+ :erdapat barang yang tidak munul harga jualnya dalam komputer
(harga "p. 4,44)+ :idak semua jenis barang yang terdapat dalam komputer digunakan
oleh kamar operasi+
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
5/17
5
+ "ekapan penggunaan bahan operasi shift malam tidak bisa langsung
dilakukan bila perawat jaga masih mengikuti operasi, padahal
rekapan pemakaian harus segera diselesaikan sebelum tengahmalam
N
o
Tipe Waste Jenis kegiatan
+ ;engambilan obat dari apotek tidak bisa langsung dikerjakan bila
ada operasi yang berjalan pada dini hari+ 9aktu input ke dalam komputer menjadi lebih panjang akibat
adanya penggunaan merk barang baru karena barang yang
biasanya dipergunakan oleh kamar operasi tidak tersedia (kosong
di distributor)
3 Overprocessing + "ekap penggunaan barang yang sebenarnya sudah dikomputerisasi,
namun masih harus diikuti dengan adanya rekap logistik manual(misal= rekap benang, rekap impant ortopedi)
+ "ekap harian kamar operasi yang masih dikerjakan seara manual+ ;ermintaan barang ke gudang masih dilakukan seara manual
A Talent + :ugas administrasi yang dikerjakan oleh perawat
bedah@anestesi@instrumen+ ;embuatan rekapan pemakaian benang yang dilakukan oleh orang
;erbandingan antara alur proses pengelolaan logistik awal dengan siklus ke+!
digambarkan dalam gambar berikut=
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
6/17
6
'lur proses pengelolaan logistik awal di kamar operasi=
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
7/17
7
'lur proses pengelolaan logistik di kamar operasi pada siklus ke+!=
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
8/17
8
;erbandingan value stream mappingawal dan akhir tergambar dalam gambar di bawah=
Value Stream Mapping'wal=
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
9/17
9
Value Stream MappingSetelah Siklus ke+!
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
10/17
Keberhasilan efisiensi yang terjadi tidak lepas dari adanya partisipasi aktif
dari seluruh karyawan yang bekerja di kamar operasi. 9alaupun dengan segala
keterbatasan yang ada, namun kesepakatan yang dibuat mampu didukung oleh
sebagian besar karyawan yang bekerja di kamar operasi. "esistensi indi-idual dan
organisasional yang berpotensi untuk terjadi diminimalisir melalui komunikasi dan
partisipasi. ;ermasalahan+permasalahan yang dimunulkan dilontarkan langsung oleh
karyawan. Sehingga sejak awal sudah disepakati seara bersama bahwa hal+hal
tersebut merupakan suatu permasalahan yang perlu diarikan suatu jalan keluar.
:etapi masih terdapat akti-itas yang tetap dilakukan walaupun sudah
disepakati untuk diperbaiki. al tersebut di antaranya adalah masih adanya
penatatan penggunaan obat dan barang medis yang tidak dilakukan dengan lengkap.
'rgumentasi yang disampaikan adalah akibat belum lengkapnya anggota tim operasi,
sehingga tidak ada petugas khusus yang bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan
penatatan tersebut. %amun hal lain yang juga bisa menjadi penyebab adalah adanya
resistensi indi-idual. ;enatatan yang tidak lengkap sudah dianggap sebagai suatu
kebiasaan, sehingga dianggap sebagai hal yang wajar dan tidak perlu
dipermasalahkan. %amun dampak lebih jauh dari penatatan yang belum lengkap
tersebut dapat diminimalisir dengan dilakukannya pengeekan penggunaan obat dan
barang medis yang dilakukan oleh seluruh tim operasi pada saat operasi telah selesai.
;ada beberapa penelitian dinyatakan bahwa untuk memperbaiki sistem
pengelolaan logistik di kamar operasi salah satu kuni keberhasilannya adalah dengan
penggunaan sistem komputerisasi, misalnya yang dilakukan di emorial ospital,
ississippi dan di *ohns opkins ospital, aryland di 'merika Serikat. 16,1Di "S
Dr. #$% S# B'", program komputerisasi (penggunaan Information
Technology@
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
11/17
Sebenarnya bila pengaplikasian
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
12/17
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
13/17
aplikasi menjadi lebih mahal, serta kontrol internal menjadi buruk. Selain itu, pada
umumnya ranangan struktur dataase masih terbatas pada le-el subsistem, sehingga
ranangan struktur dataase tidak dapat memenuhi kebutuhan+kebutuhan baru dan
berakibat pada munulnya kerangkapan data (data redundancy) dalam dataase! al+
hal tersebut merupakan beberapa akibat negatif yang disebabkan oleh sistem yang
tidak terenana (tambal sulam). #leh karena itu, penyelesaian seara tambal sulam
terhadap ranangan struktur dataase dalam aplikasi sistem informasi manajemen
(S
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
14/17
dipakai saat ini diakhiri. *adi tidak semata+mata sistem lama harus di+updateseara
terus menerus1. ntuk menjawab hal ini, Eayasan Kesehatan ;anti Kosala selaku
pemilik "S Dr. #$% S# B'" sejak sekitar 3 tahun yang lalu telah memutuskan
untuk pembuatan suatu sistem
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
15/17
. Kegiatan yang melibatkan karyawan (pelaku) dalam proses pembuatannya bisa
membantu untuk mempermudah keberhasilan pelaksanaan, dikarenakan hal
tersebut dietuskan sendiri oleh karyawan.d. ;engembangan
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
16/17
DAFTA P!STAKA
1. "oeder, Farl. 16. $ontrolling and managing operating room inventory.
&ink=http=@@searh.proGuest.om.eproHy.ugm.a.id@do-iew@46A010!I
aountidJ1!AA1. &ast aess= #ktober 411. eyer, ., Drisoll, $. 446.%erioperative Surgery in the Twenty&first $entury&
Two $ase Studies, 'ssoiation of #perating "oom %urses. '#"% *ournal #t
446 04, 6 ;roLuest "esearh &ibrary pg. A!. ermaniller ealthare. 44. Ma"ing a $ase for $ase $arts. &ink=
http=@@www.hermanmiller.om@arket>aing:eh@hm@researhMsummaries@pdfs@
wpMFaseMforMFaseMFarts.pdf. &ast aess= #ktober 4116. Barlow, "ik D. 11. 'ormer Materials Manager Tac"les Operating Room
Inventory at Desert Springs #ospital. &ink=
http=@@searh.proGuest.om.eproHy.ugm.a.id@do-iew@46A04!60I
aountidJ1!AA1. &ast aess= #ktober 411. ?raban, ark. 44. (ean #ospital) Improving *uality+ %atiet Safety+ and
,mployee Satisfaction. %ew Eork= :aylor N >ranis ?roup3. Foghlan, D and Brannik, :. 44. Doing Action Research in -our Own
Organi.ation. &ondon= S'?$ ;ubliations &td. pg. !+4A. Kroenke, Da-id . 41. $nterprise Systems. ,/periencing MIS 0rd ,dition.
%ew *ersey= ;rentie all. ;g= 16+010. Sutanta, $dhy. 446. ,valuasi Rancangan Stru"tur Dataase 12ritisi %ada
Susistem Informasi A"ademi" %erguruan Tinggi 3 SIA%T4, &ink=
https=@@www.aademia.edu@34!64!@$-aluasiM"ananganMStrukturMDatabase.
&ast aess= 4 'gustus 416. Setiadi, Beni. 41.%engantar 2onsep Dasar Mana5emen Sistem Informasi Dan
Te"nologi Informasi. "epository ni-ersitas 'ndalas. &ink=
http=@@repository.unand.a.id@id@eprint@101. &ast aess= 4 'gustus 41614.
8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi
17/17
11. Stoia, ., irea, ., ?hili, B. 41!. Software Development) Agile vs!
Traditional.