Modul ke:

Fakultas

Program Studi

Manajemen Persediaan

FEB

Manajemen

Manajemen Pembelian

www.mercubuana.ac.id

Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi produksi dalam kegiatan produksinya. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan).

Pembelian

• Salah satu fungsi manajemen persediaan yang berkaitan dengan pengadaan barang.

• Biaya pembelian mencapai 50%- 70% total biaya produksi

• Menjamin ketersediaan barang sesuai standar yang ditetapkan oleh bagian produksi

• Memberi jaminan ketepatan waktu, efisiensi biaya, dan mutu barang

Peranan Penting ‘Pembelian’

• Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis• Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses

Produksi• Sebagai Bagian Yang Bertanggungjawab

Outside Manufacturing• Sebagai Profit Centre Perusahaan• Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan

prinsip pembelian

• Ø The Right Price• Ø The Right Quantity• Ø The Right Time• Ø The Right Place• Ø The Right Quality• Ø The Right Source

Tahap pembelian

• Pengadaan– Berhubungan dengan pemasok

• Penyimpanan– Berhubungan dengan bagian gudang

• Penyerahan barang untuk produksi– Berhubungan dengan bagian produksi

Tugas bagian pembelian

• Melakukan pengadaan barang untuk kegiatan proses produksi dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan, haga yang layak, penyerahan yang tepat waktu, dan kualitas yang sesuai dengan ketentuan

• Mengikuti perkembangan teknologi dan sistem persediaan

Tanggung jawab departemenpembelian

• Menempatkan, mengevaluasi, dan mengembangkansumber daya material persediaan dan layanan yang dibutuhkan perusahaan

• Menjamin hubungan kerja yang baik dalam hal kualitas, pengiriman, pembayaran, dan penukaran, sertapengembalian

• Mencari material baru serta sumber baru untukpeningkatan kualitas perusahaan

• Melakukan pembelian item yang dibutuhkan pada hargayang terbaik dengan kualitas sesuai dengan standarperusahaan

• Berinisiatif dan bekerjasama melakukan program pengurangan biaya, analisis nilai, studi/ analisa pasar, danmembuat perencanaan jangka panjang

• Melakukan komunikasi yang efektif antardepartemen di perusahaan dan antar perusahaandengan pemasok

• Menyeleksi pemasok• Melakukan ekspedisi dan menjamin waktu

pengiriman sesuai jadwal, serta negosiasiperubahan jadwal pembelian

• Melakukan pengendalian kualitas atas produkyang dipesan

• Mencari produk baru, material, dan pemasokyang dapat meningkatakan keuntunganperusahaan.

Proses penyeleksian pemasok

• Melakukan survey terhadap semua kemungkinan sumber produk yang dicari

• Menganalisis persyaratan relatif dan keuntungan sumber-sumber yang potensial

• Melakukan negosiasi dan seleksi• Mencari sumber-sumber yang memuaskan

sebelum menjalin hubungan dengan pemasok

Kebutuhan Perdana

Kebutuhan perdana adalah perhitungankebutuhan barang umum atau suku cadang yang pertama kali dilakukan, sejak suatu peralatandibeli atau suatu fasilitas atau pabrik dibangun.

Pemesanan perdana meliputi 3 jenis kebutuhan perdana

• Barang persiapan (Comissioning Materials)• Barang perdana (Initial Materials)• Barang untuk operasi Normal (Normal

Operation Materials)

Persyaratan bagian pembelian

• Memahami pengetahuan manajemen danmemiliki keahlian serta pengetahuan tentangmanajemen pembelian

• Selalu mengikuti perkembangan teknologi daninformasi barang yang dibutuhkan olehperusahaan

• Tanggap terhadap perubahan perekonomian yang terjadi seperti inflasi, perubahan nilai rupiah, dll

• Memiliki pengetahuan tentang biaya pembeliandan dapat menganalisa perkiraan pembelian danbiaya pembelian

Langkah-langkah dalam Pembelian

• Membuat perencanaan produksi• Mengukur kemampuan pemasok• Menentukan waktu tunggu• Mempertimbangkan harga• Menentukan jumlah pembelian

Pengisian Kembali Persediaan

Selanjutnya sesudah dilakukan pemesananuntuk mengisi persediaan kembali karenasebagian dari persediaan sudah digunakanuntuk mengganti barang yang rusak.Pengisiankembali atau pemesanan kembali ini tetap harusmemperhatikan prinsip pengendalianpersediaan yaitu penentuan jumlah dan jenisbarang yang disimpan dalam persediaan harusdilakukan agar operasi perusahaan tidakterganggu.

4 sistem yang digunakan dalam pengisian kembali persediaan

• Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riview system)

• Sistem tinjauan periodik (Periodic Review system)

• Sistem jumlah tetap • Sistem tepat waktu

Reorder Point

• Lead Time. Persediaan Pengaman (Safety Stock)

• Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu.

• Persediaan Pengaman (Safety Stock),

Reorder Point

Re-Order Point= (LD x AU) + SS

Dimana:• LD = Lead Time• AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata• SS = Safety Stock

Daftar Pustaka

• Andi Wijaya (2012) Pengantar Riset Operasi, Edisi 2, Mitra WacanaMedia, Jakarta

• Coyle, Yangle (2009) Supplay Change Management, A Logistic Perpective, 8th, South-Wester Cangage Learning, USA

• Gasperz (2012) All-in one, Production and Inventory Management, Vinchristo Publiction, Jakarta

• Heizer Jay B. Rander (2006), Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta

• Hani Handoko (2002) Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta

• Indriyogito Sudarmo (2000) Manajemen Bisnis Logistik, BPFE, Yogyakarta.

• Siswanto (2005) Riset Operasi, Erlangga, Jakarta

Terima KasihChristian Kuswibowo, M.Sc.