Post on 26-Dec-2015
description
TUGAS UKD 1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENERAPAN DAN PERKEMBANGAN SISTEM SAP & ERP
PADA PERUSAHAAN SUSU FRISIAN FLAG
Disusun Oleh :
Akbar Fauzie W H0812009
PROGRAM STUDI AGRIBISNISFAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARETSURAKARTA
2014
PT Frisian Flag Indonesia (FFI) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
pengolahan susu di Indonesia yang berada di bawah lisensi Royal Friesland Campina,
Belanda.PT Frisian Flag Indonesia menjalin kerja sama sinergi internasional dengan Royal
Friesland Coberco Dairy Foods yang sekarang dikenal dengan nama Friesland Foods. Saham
perusahaan ini dimiliki oleh PT Mantrust sebagai pihak nasional dan Friesland Foods dari
Leeuwarden, Belanda. Pada tahun 2008, perusahaan ini melakukan merger dengan
perusahaan Campina dan membentuk organisasi kooperatif dengan nama Royal Friesland
Campina. PT FFI merupakan perusahaan pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikat
ISO 9001/9002 dan disempurnakan dengan ISO 14001. Proses produksi susu di PT FFI
menggunakan teknologi mutakhir dan praktek sterilisasi terbaik dari awal hingga akhir untuk
menghindari kontaminasi dalam proses produksinya sehingga menerima GMP Award (Good
Manufacturing Practices)
Analisa Divisi Information and Communication Tehnology (ICT)
Sebagai faktor kesuksesan bagi perkembangan perusahaan dengan menyediakan
infrastruktur dalam divisi yang stabil, aman, dan dapat diandalkan, divisi ICT menyediakan
tenaga pembantu teknis dan fungsional yang handal guna membantu pengguna untuk masuk,
menyimpan secara sentral dan mengakses data secara efisien. Hal ini sangat penting karena
divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia yang berada di Pasar Rebo mengatur seluruh plant yang
tersebar di seluruh Indonesia. Semua ini diupayakan untuk mempermudah komunikasi dari
jaringan sentral ICT di Pasar Rebo dengan plant Ciracas dan dengan cabang-cabang yang
tersebar di seluruh Indonesia.
SAP (System Application Product)
SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung perusahaan ini
dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan
software Enterprise Resource Planning (ERP), yaitu suatu perangkat IT dan manajemen
untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktifitas sehari-hari.
SAP ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung
semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara
berkaitan sartu dengan yang lainnya. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat bekerja secara
terintegrasi satu sama lain. Sistem SAP ini dikembangkan dengan tujuan untuk
mengintegrasikan rangkaian proses bisnis yang dijalankan PT.Frisian Flag Indonesia. Sistem
ini menjalankan satu database yang memungkinkan banyak departemen untuk berbagi
informasi dan berkomunikasi satu sama lain.
Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning / ERP)
Menurut James O’Brien 2005, Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak
sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan
mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik,
distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya manusia perusahaan. Selama ini PT. Frisian
Flag Indonesia megimplementasikan Prism sebagai sistem back office yang dipakai untuk
penjadwalan produksi ataupun purchasing order. Akan tetapi PT.FFI tidak
mengimplementasikan modul Material Resources Planning (MRP), sehingga monitoring
pengadaan barang harus dicek langsung oleh user ke sistem, setelah itu user dari bagian
pengadaan memutuskan kapan pengadaan bahan mentahnya harus dilakukan. Sementara itu,
untuk keperluan logistik hingga transportasi ditambahkan submodul tersendiri ke dalam
Prism. Untuk memperoleh pelaporan, semua data harus dipindahkan ke aplikasi keuangan
yang dipakai FFI. Untuk menggabungkan pelaporan dan sejumlah simulasi yang dianggap
penting seperti manajemen akuntansi harus dikonversi ke format spreedsheet. Sementara
sistem yang ada cenderung untuk melakukan pencatatan, ketimbang proses pengolahan yang
lebih kompleks. Tanpa sistem yang terintegrasi dan otomatis, tidak mungkin dapat disajikan
informasi yang sangat cepat, begitu pula penyusunan laporan dan simulasi prediksi untuk
jangka waktu tertentu tidak mudah dillakukan. untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan yang
terkenal dengan merek susu bendera ini berinisiatif untuk mengaplikasikan electronic-Supply
Chain Management (e-SCM) yang berjalan paralel dengan ERP. Tahap awal penerapan e-
SCM di FFI dipararelkan dengan penerapan ERP, tujuannya untuk mendapatkan beberapa
keuntungan pada saat yang bersamaan. Secara logika e-SCM membutuhkan dukungan ERP,
baik dalam hal akurasi data maupun proses bisnis yang teruji.
Pembenahan dan moderenisasi sistem di FFI mulai dilakukan pada tahun 2003. Ini
sejalan dengan penggabungan (merger) ketiga unit usaha yakni FFI, Foremost Indonesia, dan
Tesori Mulia. Kesempatan itu tidak hanya digunakan untuk mengonsolidasikan aplikasi
bisnis yang digunakan tetapi juga infrastrukturnya, mulai dari sever, jaringan, fasilitas e-mail
dan infrastruktur TI lainnya. Tim TI juga membentuk unit help-desk untuk melayani user
dengan menggunakan aplikasi yang dibangun sendiri, dan untuk mengenalkan kolaborasi
diantara user diadakan perlombaan desain internet antar departemen dalam FFI. Selain itu,
dilakukan pula pengembangan dan penerapan sistem secondary sales berbasis web untuk
sekitar 150 distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Terutama pada cabang-cabang
yang menggunakan fasilitas Multi Protocol Label Switching (MPLS). Dan redundansi tidak
hanya dilakukan pada Local Area Network (LAN), tetapi uga antara cabang dan kantor pusat.
Dengan begitu jika ada gangguan pada salah satu koneksi, secara otomatis perangkat switch
over akan bekerja. Karena perusahaan ini menggunakan dua network yang berbeda, supaya
tidak ada interupsi akibat terputusnya koneksi. Fasilitas remote acces diberikan FFI kepada
kalangan mobile user. Sementara itu untuk meningkatkan keamanan jaringan, selain
menggunakan virtual Private Network (VPN), juga diterapkan token card seperti yang lazim
di gunakan pelaku transaksi e-banking.
Selanjutnya pada tahun 2005 FFI mulai mengimplementasikan sebuah sistem ERP
baru (yakni SAP) untuk menggantikn Prism. Tahap awal impelementasi dilakukan pada
fungsi SDM dengan modul struktur organisasi, personalia, time management dan payroll.
Kemudian secara regional diterapkan secara bersama-sama modul penjualan, distribusi,
produksi, finansial, dan lainnya. Persiapan yang matang, komitmen manajemen, dan
partisipasi aktif karyawan membuat implementasi sistem ini berjalan dengan lancar. Memang
ada beberapa fungsi seperti Secondary Sales dan Plant Maintenance yang masih dilakukan
dengan tidak menggunakan ERP ini. Aplikasi –aplikasi tersebut tentunya perlu didukung
infrastruktur yang memadai. Antara lain : firewall, switch, wireless dan network device
lainnya dengan menggunakan Cisco, serta server dan workstation yang andal. Bahkan untuk
mendukung kelangsungan bisnis nya di bangun pula sistem disaster recovery. Untuk
pertukaran data secara elektronis antara sistem FFI dan para logistic provider dipakai aplikasi
middleware (EAI). Alur proses dari FFI ke logistik provider ini meliputi : pengiriman produk
jadi (finished goods) dari pabrik ke main distribtor center ( MDC), lalu dari MDC ke gudang
cabang, dan seterusnya hingga ada bukti penerimaan barang dari pelanggan. Pada tahap ini
pula diterapkan sistem bar code pada barang jadi dengan demikian setiap bagian produksi
menghasilkan barang jadi, secara otomatis dihasilkan pula label bar code yang ditempelkan di
setiap valet barang jadi. Hal ini mengurangi proses entry data, sehingga mempercepat proses
dan meningkatkan akurasi, terutama saat mengirimkan barang dari pabrik ke MDC.
Tujuan dan Manfaat ERP
Tujuan penggunaan ERP bagi PT.FFI adalah : (1). Untuk mengantisipasi
pertumbuhan perusahaan yang terus berkembang; (2) menyajikan data yang konsisten dan
akurat sehingga meningkatkan visibilitas bisnis dan kemudahan dalam pengambiln
keputusan; (3) mengintegrasikan informasi diantara kantor dalam jaringan PT.FFI; (4)
mempermudah dalam fungsi produksi, akuntansi, serta penjualan perusahaan. Sedangkan
manfaat yang diperoleh yaitu efisiensi, penghematan biaya dan hubungan mitra yang kuat,
transaksi sudah bisa dilakukan secara online dan real time, dan perusahaan dapat terhubung
dengan 150 distributor melalui web.
Sumber Referensi :
O’Brien, James 2005. Management Infromation System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Fifth Edition. McGraw-Hill.
www.frieslandfoods.com (diakses pada tanggal 4 Oktober 2014 pukul 20.15 WIB)
www.frieslandfoods.co.id (diakses pada tanggal 4 Oktober 2014 pukul 20.15 WIB)