Post on 26-Oct-2020
M. TAUFIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL
“Digitalisasi Tata Naskah dan Kearsipan Institusi di Era New Normal“
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
DASAR HUKUM
PENYELENGGARAA
N KEARSIPAN
NASIONAL
PEMBINAAN
KEARSIPAN
PENGELOLAAN
ARSIP
PENETAPAN
KEBIJAKAN
Pembinaan,Pengelolaa
n arsip, SIKN dan
JIKN, Organisasi,
SDM, Sarana
prasarana, Lin dan mat
arsip, Sosialisasi, Kerja
sama, pendanaan
Koordinasi, pedoman
dan standar,
bimbingan/
supervisi/fasilitasi/
konsultasi, sosilaisasi,
pengawasan, diklat,
perencanaan/litbang/
pemantauan/evaluasi,
serta akreditasi dan
sertifikasi
Arsip Dinamis
Arsip Statis
Pasal 6 -8
Pasal 9 -28
Pasal 29-
108
SIKN
&JIKN
Pasal 109-
126
SUMBE
R DAYA
Pasal 127-
162
GAMBARAN UMUM UU 43 Tahun 2009 Jo PP 28
Tahun 2012
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
• Lembaga
• Sistem
• Prasarana dan Sarana
• SDM
Level Penanggungjawab Pelaksana
Penyelenggaraan
Kearsipan nasional
Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI).
ANRI sebagai lembaga
kearsipan nasional
Penyelenggaraan
Kearsipan provinsi
Pemerintahan daerah provinsi Lembaga kearsipan
provinsi
Penyelenggaraan
Kearsipan
Kabupaten/kota
Pemerintahan daerah
kabupaten/kota
Lembaga kearsipan
kabupaten/kota
Penyelenggaraan
Kearsipan perguruan
tinggi
Perguruan tinggi Lembaga kearsipan
perguruan tinggi
TANGGUNG JAWAB PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
menjamin keselamatan aset nasional
dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan
sebagai identitas dan jati diri bangsa.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara. (UU No. 43 Thn 2009 ttg Kearsipan)
FISIK AUTENTIK & LEGAL ( Utuh, Lengkap) UU No.43/ 2009 Ps. 41 ayat 1
INFORMASI TERPECAYA
( Struktur, Isi,Konteks) UU No.43 /2009 Ps.41 ayat 3
ARSIP
(Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10
November 2011 di Jakarta)
A.A. Filosofis
- arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa.
- arsip, merekam kegiatan atau peristiwa sebagaimana apa adanya.
- arsip, mewakili fakta yang direkam.
- arsip menunjukkan kejujuran (informasi)
B. Yuridis
- arsip adalah alat bukti.
- arsip adalah alat/bahan pertanggungjawaban.
C. Sosiologis
- arsip adalah identitas.
- arsip bermanfaat bagi kehidupan perseorangan, organisasi, masyarakat, negara.
- arsip adalah refleksi masa lalu.
- arsip, dapat membangkitkan sense of ownership.
Pemahaman...
KEARSIPAN DINAMIS
KEARSIPAN STATIS
REKAMAN
KEGIATAN
DIBUAT DAN
DITERIMA
ARSIP
DINAMIS
RELIABEL,
AUTENTIK,
UTUH, DAPAT
DIGUNAKAN
KELEMBAGAAN,
SDM, PRASARANA DAN SARANA,
PENDANAAN
LINGKUNGAN:
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN ,
IPTEK, PEDOMAN DAN STANDAR
A
D
B
E ARSIP DINAMIS
YANG BERNILAI
KESEJARAHAN
ARSIP STATIS
AUTENTIK,
RELIABEL,
UTUH, DAPAT
DIGUNAKAN
ARSIP SEBAGAI
TULANG
PUNGGUNG
MANAJEMEN,
BUKTI
AKUNTABILITAS
KINERJA, ALAT
BUKTI SAH,
ARSIP SEBAGAI
MEMORI KOLEKTIF
DAN JATI DIRI
BANGSA
C
F
KONTROL
SUMBER DAYA PENDUKUNG
INP
UT
OU
TP
UT
OU
TC
OM
E
FEEDBACK
PROSES
1
2
3
4
Kerangka Berpikir
Penyelenggaraan Kearsipan
yang Komprehensif dan Terpadu
Instrumen
Pengelolaan Arsip Dinamis
Tata Naskah
Dinas
Klasifikasi
Arsip Jadwal Retensi
Arsip (JRA) Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip
berdasarkan Pedoman yang ditetapkan oleh
Kepala ANRI
Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management)
DAUR HIDUP ARSIP
(Life Cycle of Records)
PENGGUNAAN
&
PEMELIHARAAN
PENYUSUTAN
PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen
* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah
* Manajemen Laporan
* Manajemen Produk Hukum
* Pengurusan Surat
* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik
* Manajemen Arsip aktif
* Manajemen Arsip Inaktif
* Program arsip Vital
* Disaster prevention & recovery plan
* Program Perawatan
*Survei/Inventarisasi arsip
* Penilaian arsip
* Jadwal retensi
* Pemindahan arsip inaktif
* Pemusnahan
* Penyerahan arsip Statis ke ANRI
WAJAH KEGIATAN PEMERINTAHAN DAN DUNIA
USAHA SAAT INI
TRANSFORMASI PENGELOAAN ARSIP PADA ERA
REVOLUSI INDUSTRI KE-4
Smart
Manufactu
ring
Smart City
e-Education e-Government
Online Health Services Cloud
Collaborativ
e
Sharing economy
Marketplace
Smart Appliances
Saat ini berbagai macam kebutuhan manusia telah banyak menerapkan dukungan internet dan dunia digital sebagai wahana interaksi dan transaksi
Akses Digital
Sistem Digital
Arsip dikelola
secara digital
Arsip diakses
secara digital
Arsip diciptakan
dalam format
digital
Kebutuhan
Pilar Demokrasi
Budaya Digital
Komitmen
ARAH KEBIJAKAN
TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM DIGITAL
Seluruh K/L/D, PTN, & BUMN/D akan membuat arsip dalam format digital
• termasuk otorisasi & persetujuan diselesaikan secara digital, dalam rangka beralih ke budaya & proses kerja secara digital
Seluruh K/L/D, PTN, & BUMN/D akan mengelola arsip secara digital
• dapat dioperasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan & kaidah kearsipan
Seluruh K/L/D, PTN, & BUMN/D akan menyediakan akses arsip secara digital
• mendukung akuntabilitas & transparansi dalam manajemen pembangunan & memori kolektif bangsa
PROSES KEGIATAN
ELEKTRONIK
dilakukan secara
MANUAL MANUAL &
ELEKTRONIK
menghasilkan
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
“HIBRIDA”
(berbasis TIK)
SISTEM PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK
(berbasis TIK)
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
MANUAL
OTOMASI
PENGELOLAAN
ARSIP
(berbasis TIK)
ARSIP
NON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK
SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN STATIS
( SIKS )
SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN DINAMIS
( SIKD )
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Arsip
(Fisik)
Sistem
Informasi
Pencipta /
Lembaga
Kearsipan
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
AKTIF INAKTIF STATIS
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Sistem
Informasi
Nasional
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (SIKN) JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (JIKN)
Pembentukan JIKN dilaksanakan
melalui:
Pusat Jaringan diselenggarakan oleh
ANRI
Simpul jaringan yang dilaksanakan
oleh Lembaga Kearsipan (Provinsi,
Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi
serta Unit Kearsipan pada lembaga
negara) menjadi simpul jaringan)
JIKN digunakan sebagai wadah
layanan informasi kearsipan untuk
kepentingan pemerintah dan
masyarakat
Untuk mendukung pengelolaan
arsip dalam rangka memberikan
informasi yang autentik dan utuh
dari lembaga negara, pemda, PTN,
BUMN, dan BUMD, ANRI
bertanggung jawab membangun
dan mengelola sistem informasi
kearsipan nasional (SIKN).
Dalam melaksanakan fungsi SIKN,
ANRI membentuk jaringan informasi
kearsipan nasional (JIKN).
A2A Access to Archives (www.a2a.org.uk)
Archives Canada Canadian Archival Information
Network (www.archivescanada.ca)
SCAN Scottish Archives Network
(www.scan.org.uk)
NAD National Archival Database
(www.nad.ra.se)
JIKN (jikn.sikn.go.id)
TREN LAYANAN KEARSIPAN
arsip kacau arsip tertib
Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional
RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU
Domestic
Akar
Budaya
International
SOFT
DIPLOMACY
COMPETITIVE-
NESS
COLLECTIVE
MEMORY
NATIONAL
IDENTITY
PRODUCTIVITY
TRANSPARENCY
ACCOUNTABILITY
ARSIP
PERAN KEARSIPAN
CULTURAL
VALUE
ORGANIZATIONAL
VALUE
Kebutuhan
Masa
Depan
ARSIP: DULU-KINI-MENDATANG
ARCHIVES LIFE
TODAY THE
FUTURE
LEGACY
BEST CHOICE FORECAST
Arsip merupakan rekaman yang
digunakan untuk refleksi dalam
menjalani kekinian dan
menyiapkan masa depan
28
Lambang Negara
Undang Undang Dasar 1945
UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara
serta Lagu Kebangsaan
PP Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara
PP Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara
Teks Proklamasi
29 Ditulis tangan oleh Bung Karno
30
Lagu Kebangsaan Indonesia Raya
Undang Undang Dasar 1945 UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan
PP Nomor 44 Tahun 1958
Bendera Kebangsaan
31
Undang Undang Dasar 1945
UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu
Kebangsaan
PP Nomor 40 Tahun 1958
Access our archives
as collective memory and
identity of the nation