Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei...
Transcript of Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei...
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
1
EksantoKepala Bidang Pengembangan SIKN dan JIKN - Pusat SIKN dan JIKN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
2
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
3
SIMPUL JARINGAN SIKN DAN JIKN
Simpul Jaringan SIKN dan JIKN adalah:
Unit Kearsipan pencipta arsip pada: Kementerian Kabinet Kerja, Kejaksaan Agung, Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian Negara Republik Indonesia, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Kesekretariatan Lembaga Negara, Kesekretariatan Komisi/Dewan/Badan, Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, BUMN dan BUMD, Perguruan Tinggi.
Lembaga Kearsipan: Nasional (ANRI), Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi Negeri.
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
4
KELOMPOK PENGGUNA SIKN dan JIKN
Aplikasi SIKN - Pusat Jaringan (ANRI) Administrator sistem di pusat jaringan nasional, Administrator simpul jaringan dipusat jaringan nasional,
Aplikasi SIKN - Simpul Jaringan Administrator sistem di simpul jaringan, Pelaksana pengumpulan data kearsipan di simpul jaringan, Pelaksana validasi data kearsipan di simpul jaringan Pejabat berwenang yang menetapkan kategori hak akses, Pengguna khusus untuk dapat mengakses semua arsip internal,
Website JIKN Pengguna terdaftar JIKN, Pengguna umum JIKN.
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
5
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN
Sumber daya implementasi oleh simpul jaringan: Aplikasi SIKN;
Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya;
Koneksi Internet;
Tempat penyimpanan arsip online (cloud storage);
SDM;
Rakornas,
Pendidikan dan Pelatihan,
Workshop dan sosialisasi,
Penerimaan peserta magang,
Bimbingan teknis.
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
6
PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN
Tempat Penyimpanan Arsip Online
Penyelenggaraan SIKN dan JIKN memanfaatkan teknologi Cloud Computing PT.Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TelkomCloud), atas pertimbangan efisiensi danefektivitas :• penggunaan dan pemeliharaan aplikasi,• pengadaaan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan, perangkat keras dan
perangkat lunak,• pengadaaan dan pemeliharaan sarana penyimpanan dan backup yang aman,• sumber daya manusia TIK, sumber daya listrik, dan lain-lain.
Penetapan tempat penyimpanan pada satu data center TelkomCloud denganpertimbangan kemudahan dalam:• kontrol terhadap autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip,• menjamin keamanan data dan informasi,• migrasi (perpindahan) data di kemudian hari.
Biaya tempat penyimpanan arsip online menjadi tanggungan masing-masingsimpul jaringan.
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
7
KATEGORI AKSES
INFORMASI YANG DIMASUKKAN DI SIKN NAMUN TIDAK DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN• Pengguna khusus instansi yang bersangkutan (metadata dan kopi digital).
INFORMASI YANG DIMASUKKAN KE SIKN DAN DIPUBLIKASIKAN DI WEBSITE JIKN: Informasi yang bersifat terbuka
• Pengguna umum/pengguna terdaftar;• Metadata dan kopi digital.
Informasi yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas• Pengguna umum/pengguna terdaftar;• Hanya metadata (kopi digital arsipnya tertutup seluruhnya);• Metadata dan kopi digital ekstrak (sebagian informasi telah ditutupi). Informasi yang status keterbukaan/ketertutupannya belum ditetapkan
(cq. PPID)• Pengguna umum/pengguna terdaftar; • Hanya metadata
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
8
METADATA ARSIP DINAMIS
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
9
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
10
KATEGORI AKSES
Entri Data
Validasi Data
Edit Data
Terbuka penuhTerbuka penuhTertutup penuhTertutup penuh Terbuka dengan pengecualianTerbuka dengan pengecualian
Hanya metadataHanya metadata
Karena tertutupKarena
tertutup
Metadata
Kopi Digital
EkstrakEkstrak NonEkstrak
NonEkstrak
Edit Data
Publis Data Edit Data Status Akses
Hanya internal instansi
Dapat diakses olehmasyarakat
Karena blm ditetapkanKarena blm ditetapkan
Metadatadan
kopi digital ekstrak
Metadatadan
kopi digital ekstrak
Metadatadan
kopi digital
Metadatadan
kopi digital
Metadatadan
kopi digital
Metadatadan
kopi digital
Data Arsip
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
11
Pasal 125
(1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
(2) Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 126Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125, sekurang-kurangnya memuat:a. Pencipta arsip;b. Nomor arsip;c. Kode klasifikasi;d. Uraian informasi arsip;e. Kurun waktu;f. Jumlah arsip; dan g. Keterangan.
PP No. 28 Tahun 2012: Pelaksanaan UU 43 KearsipanPENGGUNAAN ARSIP DINAMIS
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
12
Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010tentang Standar Layanan Informasi Publik
Pasal 17
(1) PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi informasi yang dikecualikan dalam suatu salinan dokumen Informasi Publik yang akan diberikan kepada publik.
(2) PPID tidak dapat menjadikan pengecualian sebagian informasi dalam suatu salinan Informasi Publik sebagai alasan untuk mengecualikan akses publik terhadap keseluruhan salinan Informasi Publik.
(3) Dalam hal dilakukan penghitaman atau pengaburan informasi, PPID wajib memberikan alasan dan materinya pada masing-masing hal yang dihitamkan atau dikaburkan.
Pasal 18(1) Badan Publik dapat mengatur lebih lanjut mengenai tata cara pengecualian
Informasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 dan Pasal 17
INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
13
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
14
FITUR UTAMA
APLIKASI SIKN WEBSITE JIKN
Menghimpun data kearsipandinamis dan statis secara nasional
Mengelola arsip sesuai dengan kaedah kearsipan (menerapkan klasifikasi arsip, JRA, serta klasifikasi keamanan dan askes)
Menggunakan semua arsip yang dikelola oleh simpul jaringan secara efisien
Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsip
Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentu
Memesan kopi digital dan pesan baca arsip
Melihat galeri dan pameran virtual arsip Forum komunikasi bagi komunitas
kearsipan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
15
Domain Host SIKN-JIKN
Layanan Publik:http://www.jikn.go.id
Layanan Simpul Jaringan:https://sikn.jikn.go.id
Layanan Pelatihan/Diklat:https://diklat.jikn.go.id
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
16
Tampilan SIKN dan JIKN
1. Fitur W ebsite JIKNa. Mencari informasi kearsipan termasuk kopi digital arsipb. Mencari informasi kearsipan sesuai tema tertentuc. Memesan kopi digital dan pesan baca arsip d. Melihat galeri dan pameran virtual arsipe. Forum komunikasi bagi komunitas kearsipan
2. Pendaftaran Simpul Jaringan SIKN dan JIKNa. Calon Simpul Jaringanb. PT Telkomc. ANRI (Pusat Jaringan)
3. Pengguna SIKNa. Petugas Entri Data dan Informasib. Petugas Validasi Data dan Informasic. Petugas Pengelola Akses Data dan Informasi (PPID)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
17
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN
2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan
3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline)
4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan
6. Admin Simpul Jaringan Membuat:a. Struktur Organisasib. Pengguna
Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
18
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
19
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login
sebagai anggota
Website JIKN
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
20
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota (email konfirmasi )
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
21
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN
2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan
Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
22
Calon Simpul Jaringan
2. Mendaftar sebagai simpul jaringan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
23
Calon Simpul Jaringan
2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (isi data PPK dan Keuangan)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
24
Calon Simpul Jaringan
2. Mendaftar sebagai simpul jaringan (notifikasi dari PT Telkom)
3. Administrasi Kontrak Sewa Storage dengan PT Telkom (offline)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
25
Calon Simpul Jaringan
4. Melengkapi pendaftaran sebagai simpul jaringan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
26
Calon Simpul Jaringan
1. Mendaftar dan Login sebagai anggota Website JIKN
2. Mendaftar sebagai Simpul Jaringan
3. Melakukan Kontrak dengan PT Telkom (offline)
4. Melengkapi pendaftaran sebagai Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan
Pendaftaran Sebagai Simpul Jaringan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
27
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
28
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan(email notifikasi dari admin pusat jaringan untuk login ke SIKN)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
29
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan(admin login ke SIKN)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
30
Calon Simpul Jaringan
5. Mendaftarkan 2 orang Petugas Admin Simpul Jaringan(admin verifikasi kode saat login ke SIKN)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
31
Calon Simpul Jaringan
6. Admin simpul membuat struktur organisasi
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
32
Calon Simpul Jaringan
6. Admin simpul membuat pengguna
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
33
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data
2. Petugas Validator
3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID)
Pengelolaan Data dan Informasi Kearsipan
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
34
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
35
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Baru)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
36
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Berkas Arsip – Metadata Berkas)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
37
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
38
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Metadata Item telah terisi)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
39
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Entri Item Arsip – Kopi Digital)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
40
Simpul Jaringan
1. Petugas Entri Data (Daftar Item Arsip)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
41
Simpul Jaringan
2. Petugas Validasi Entri Data
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
42
Simpul Jaringan
2. Petugas Validasi Entri Data
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
43
Simpul Jaringan
3. Petugas Pengelola Akses Data (PPID)
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
44
MANFAAT SIKN DAN JIKN
INSTANSIONAL NASIONAL Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009 Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU
Pelayanan Publik No. 25/2009 Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open
Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance
Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeolaan arsip elektronik
Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima)
Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk
kemudahan akses Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual,
rakorda, bintek, diklat, dll.) Perolehan PNBP dari pemanfaatan arsip oleh kalangan lebih luas Mengangkat ranah kearsipan agar pendapat perhatian yang lebih baik
Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima)
Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan
Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa
Salah satu bukti implementasiIndonesia terhadap Open Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor
Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan
Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
45
PPID
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembanganpribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagipertahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusiadan keterbukaan informasi publik. Merupakan salah satu ciri penting Negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkanpenyelenggaran Negara yang baik. Pemberlakuan Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) Pada 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong Keterbukaan di Indonesia.
UU ini telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang untukmemperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap badan Publik mempunyaikewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi Publiksecara cepat, tepat waktu , biaya ringan dan cara sederhana.
Pelatihan SIKN dan JIKN - UNSAT Tangerang, 23 Mei 2014
46
Terima Kasih!Semoga memberi manfaat!