M. TAUFIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL

“Digitalisasi Tata Naskah dan Kearsipan Institusi di Era New Normal“

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun

2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

DASAR HUKUM

PENYELENGGARAA

N KEARSIPAN

NASIONAL

PEMBINAAN

KEARSIPAN

PENGELOLAAN

ARSIP

PENETAPAN

KEBIJAKAN

Pembinaan,Pengelolaa

n arsip, SIKN dan

JIKN, Organisasi,

SDM, Sarana

prasarana, Lin dan mat

arsip, Sosialisasi, Kerja

sama, pendanaan

Koordinasi, pedoman

dan standar,

bimbingan/

supervisi/fasilitasi/

konsultasi, sosilaisasi,

pengawasan, diklat,

perencanaan/litbang/

pemantauan/evaluasi,

serta akreditasi dan

sertifikasi

Arsip Dinamis

Arsip Statis

Pasal 6 -8

Pasal 9 -28

Pasal 29-

108

SIKN

&JIKN

Pasal 109-

126

SUMBE

R DAYA

Pasal 127-

162

GAMBARAN UMUM UU 43 Tahun 2009 Jo PP 28

Tahun 2012

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

• Lembaga

• Sistem

• Prasarana dan Sarana

• SDM

Level Penanggungjawab Pelaksana

Penyelenggaraan

Kearsipan nasional

Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI).

ANRI sebagai lembaga

kearsipan nasional

Penyelenggaraan

Kearsipan provinsi

Pemerintahan daerah provinsi Lembaga kearsipan

provinsi

Penyelenggaraan

Kearsipan

Kabupaten/kota

Pemerintahan daerah

kabupaten/kota

Lembaga kearsipan

kabupaten/kota

Penyelenggaraan

Kearsipan perguruan

tinggi

Perguruan tinggi Lembaga kearsipan

perguruan tinggi

TANGGUNG JAWAB PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

menjamin keselamatan aset nasional

dalam bidang ekonomi, sosial, politik,

budaya, pertahanan, serta keamanan

sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara. (UU No. 43 Thn 2009 ttg Kearsipan)

FISIK AUTENTIK & LEGAL ( Utuh, Lengkap) UU No.43/ 2009 Ps. 41 ayat 1

INFORMASI TERPECAYA

( Struktur, Isi,Konteks) UU No.43 /2009 Ps.41 ayat 3

ARSIP

(Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10

November 2011 di Jakarta)

A.A. Filosofis

- arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa.

- arsip, merekam kegiatan atau peristiwa sebagaimana apa adanya.

- arsip, mewakili fakta yang direkam.

- arsip menunjukkan kejujuran (informasi)

B. Yuridis

- arsip adalah alat bukti.

- arsip adalah alat/bahan pertanggungjawaban.

C. Sosiologis

- arsip adalah identitas.

- arsip bermanfaat bagi kehidupan perseorangan, organisasi, masyarakat, negara.

- arsip adalah refleksi masa lalu.

- arsip, dapat membangkitkan sense of ownership.

Pemahaman...

KEARSIPAN DINAMIS

KEARSIPAN STATIS

REKAMAN

KEGIATAN

DIBUAT DAN

DITERIMA

ARSIP

DINAMIS

RELIABEL,

AUTENTIK,

UTUH, DAPAT

DIGUNAKAN

KELEMBAGAAN,

SDM, PRASARANA DAN SARANA,

PENDANAAN

LINGKUNGAN:

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN ,

IPTEK, PEDOMAN DAN STANDAR

A

D

B

E ARSIP DINAMIS

YANG BERNILAI

KESEJARAHAN

ARSIP STATIS

AUTENTIK,

RELIABEL,

UTUH, DAPAT

DIGUNAKAN

ARSIP SEBAGAI

TULANG

PUNGGUNG

MANAJEMEN,

BUKTI

AKUNTABILITAS

KINERJA, ALAT

BUKTI SAH,

ARSIP SEBAGAI

MEMORI KOLEKTIF

DAN JATI DIRI

BANGSA

C

F

KONTROL

SUMBER DAYA PENDUKUNG

INP

UT

OU

TP

UT

OU

TC

OM

E

FEEDBACK

PROSES

1

2

3

4

Kerangka Berpikir

Penyelenggaraan Kearsipan

yang Komprehensif dan Terpadu

Instrumen

Pengelolaan Arsip Dinamis

Tata Naskah

Dinas

Klasifikasi

Arsip Jadwal Retensi

Arsip (JRA) Sistem Klasifikasi

Keamanan dan

Akses Arsip

Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip

berdasarkan Pedoman yang ditetapkan oleh

Kepala ANRI

Manajemen Arsip Dinamis

(Records Management)

DAUR HIDUP ARSIP

(Life Cycle of Records)

PENGGUNAAN

&

PEMELIHARAAN

PENYUSUTAN

PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen

* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah

* Manajemen Laporan

* Manajemen Produk Hukum

* Pengurusan Surat

* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik

* Manajemen Arsip aktif

* Manajemen Arsip Inaktif

* Program arsip Vital

* Disaster prevention & recovery plan

* Program Perawatan

*Survei/Inventarisasi arsip

* Penilaian arsip

* Jadwal retensi

* Pemindahan arsip inaktif

* Pemusnahan

* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

WAJAH KEGIATAN PEMERINTAHAN DAN DUNIA

USAHA SAAT INI

TRANSFORMASI PENGELOAAN ARSIP PADA ERA

REVOLUSI INDUSTRI KE-4

Smart

Manufactu

ring

Smart City

e-Education e-Government

Online Health Services Cloud

Collaborativ

e

Sharing economy

Marketplace

Smart Appliances

Saat ini berbagai macam kebutuhan manusia telah banyak menerapkan dukungan internet dan dunia digital sebagai wahana interaksi dan transaksi

Akses Digital

Sistem Digital

Arsip dikelola

secara digital

Arsip diakses

secara digital

Arsip diciptakan

dalam format

digital

Kebutuhan

Pilar Demokrasi

Budaya Digital

Komitmen

ARAH KEBIJAKAN

TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM DIGITAL

Seluruh K/L/D, PTN, & BUMN/D akan membuat arsip dalam format digital

• termasuk otorisasi & persetujuan diselesaikan secara digital, dalam rangka beralih ke budaya & proses kerja secara digital

Seluruh K/L/D, PTN, & BUMN/D akan mengelola arsip secara digital

• dapat dioperasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan & kaidah kearsipan

Seluruh K/L/D, PTN, & BUMN/D akan menyediakan akses arsip secara digital

• mendukung akuntabilitas & transparansi dalam manajemen pembangunan & memori kolektif bangsa

PROSES KEGIATAN

ELEKTRONIK

dilakukan secara

MANUAL MANUAL &

ELEKTRONIK

menghasilkan

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

“HIBRIDA”

(berbasis TIK)

SISTEM PENGELOLAAN

ARSIP ELEKTRONIK

(berbasis TIK)

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

MANUAL

OTOMASI

PENGELOLAAN

ARSIP

(berbasis TIK)

ARSIP

NON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK

SISTEM INFORMASI

KEARSIPAN STATIS

( SIKS )

SISTEM INFORMASI

KEARSIPAN DINAMIS

( SIKD )

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Arsip

(Fisik)

Sistem

Informasi

Pencipta /

Lembaga

Kearsipan

Norma,

Standar,

Prosedur,

Kriteria

AKTIF INAKTIF STATIS

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )

JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )

Norma,

Standar,

Prosedur,

Kriteria

Norma,

Standar,

Prosedur,

Kriteria

Sistem

Informasi

Nasional

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (SIKN) JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (JIKN)

Pembentukan JIKN dilaksanakan

melalui:

Pusat Jaringan diselenggarakan oleh

ANRI

Simpul jaringan yang dilaksanakan

oleh Lembaga Kearsipan (Provinsi,

Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi

serta Unit Kearsipan pada lembaga

negara) menjadi simpul jaringan)

JIKN digunakan sebagai wadah

layanan informasi kearsipan untuk

kepentingan pemerintah dan

masyarakat

Untuk mendukung pengelolaan

arsip dalam rangka memberikan

informasi yang autentik dan utuh

dari lembaga negara, pemda, PTN,

BUMN, dan BUMD, ANRI

bertanggung jawab membangun

dan mengelola sistem informasi

kearsipan nasional (SIKN).

Dalam melaksanakan fungsi SIKN,

ANRI membentuk jaringan informasi

kearsipan nasional (JIKN).

A2A Access to Archives (www.a2a.org.uk)

Archives Canada Canadian Archival Information

Network (www.archivescanada.ca)

SCAN Scottish Archives Network

(www.scan.org.uk)

NAD National Archival Database

(www.nad.ra.se)

JIKN (jikn.sikn.go.id)

TREN LAYANAN KEARSIPAN

arsip kacau arsip tertib

Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional

RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU

Domestic

Akar

Budaya

International

SOFT

DIPLOMACY

COMPETITIVE-

NESS

COLLECTIVE

MEMORY

NATIONAL

IDENTITY

PRODUCTIVITY

TRANSPARENCY

ACCOUNTABILITY

ARSIP

PERAN KEARSIPAN

CULTURAL

VALUE

ORGANIZATIONAL

VALUE

Kebutuhan

Masa

Depan

ARSIP: DULU-KINI-MENDATANG

ARCHIVES LIFE

TODAY THE

FUTURE

LEGACY

BEST CHOICE FORECAST

Arsip merupakan rekaman yang

digunakan untuk refleksi dalam

menjalani kekinian dan

menyiapkan masa depan

28

Lambang Negara

Undang Undang Dasar 1945

UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara

serta Lagu Kebangsaan

PP Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara

PP Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara

Teks Proklamasi

29 Ditulis tangan oleh Bung Karno

30

Lagu Kebangsaan Indonesia Raya

Undang Undang Dasar 1945 UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan

PP Nomor 44 Tahun 1958

Bendera Kebangsaan

31

Undang Undang Dasar 1945

UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu

Kebangsaan

PP Nomor 40 Tahun 1958

Access our archives

as collective memory and

identity of the nation