Post on 03-Mar-2016
description
BAB 11
URAIAN TEORITIS TENTANG HOUSEKEEPING
DEPARTMENT
2.1.pengertian dan fungsi bagian Housekeeping
Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti; house berarti rumah /
bangunan / wisma / tempat menginap / hotel, sedangkan keeping adalah menjaga /
merawat / mengatur / memelihara. Housekeeping disebut juga tata graha, dimana
tata berarti menjaga / merawat / mengatur / memelihara, sedangkan graha adalah
bangunan / rumah / wisma / hotel.
Definisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang
bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan
kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar
rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi
penghuninya.
Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting.
Departemen housekeeping tidak hanya bertanggung jawab untuk mempersiapkan
dan membersihkan kamar (guestroom) pada saat kedatangan tamu, tapi
membersihkan, merawat dan memelihara secara keseluruhan bagian hotel area
sehingga terlihat rapi dan segar untuk memulai suatu bisnis.
Dalam operasional hotel, kegiatan pembersihan dilakukan dan dilaksanakan serta
menjadi tanggung jawab departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin
Universitas Sumatera Utara
oleh Housekeeping Manager atau Executive Housekeeper. Dalam hotel organisasi
departemen housekeeping biasanya mempunyai tanggung jawab area yang sangat
luas serta mempunyai jumlah staff yang
lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, untuk
melaksanakan pembersihan di seluruh area hotel, pelaksanaannya diatur menurut
seksi-seksi sebagai berikut :
Public Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk
menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area
hotel,baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain
Lobby area, restroom, restaurant,meeting room dan fasilitas untuk karyawan
hotel.Room, seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan
menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.
Laundry, seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan
linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room,
menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu
yang kotor.
Linen dan Uniform, seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola
sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.
Florist, seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-
bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.
Gardener, Seksi yang bertanggung jawab untuk memelihara tanaman-
tanaman baik didalam maupun diluar hotel.
Universitas Sumatera Utara
Laundry
Laundry merupakan section yang ada di departemen housekeeping yang
bertugas dan bertanggung jawab mengerjakan berbagai macam proses pencucian
yang diperuntukan bagi tamu maupun karyawan hotel tersebut. Sekarang ini
dalam menjalankan operasionalnya, laundry juga melayani pencucian dari luar
hotel yang bertujuan untuk meningkatkan pendapatannya.
Tugas utama laundry adalah membantu operasioanal hotel yang
berhubungan dengan proses pencucian linen untuk guest room, restaurant dan
meeting room serta uniform bagi karyawan.
Sekarang ini, penyediaan fasilitas laundry sangat wajib, selain fasilitas
bagi tamu juga untuk memenuhi keperluan linen-linen bersih yang dibutuhkan
bagi operasional hotel.
Operasional laundry di suatu hotel sangat bervariasi, secara umum hingga pukul
21:00 malam bahkan lebih awal, sebagai usaha untuk menekaan biaya
operasionalnya. Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan untuk menentukan
jam operasional laundry di suatu hotel, antara lain:
Tingkat occupancy, makin tinggi occupancy maka linen dan guest laundry
semakin banyak sehingga memprosesnya semakin lama.
Total output kilogram mesin washing, semakin besar jumlah outputnya, semakin
banyak linen yang diproses.
Parstock linen suatu hotel, parstock yang kurang menyebabkan laundry harus
memprosesnya hingga selasai untuk keperluan besok hari.
Universitas Sumatera Utara
TROLLY CART
Trolley bagi room attendant adalah instrumen penting untuk mendukung pekerjaannya guna membawa semua perlengkapan
penting bagi pekerjaan mereka.
Trolley set up biasanya dilakukan pada akhir setiap shift, untuk mempermudah mereka bekerja ke-esokan harinya
Trolley selalu diparkir dekat dinding/depan agar tidak menghalangi tamu yang lewat.
Trolley selalu terorganisir dan rapi, guest amenities disusun berkelompok dan rapi,terutama barang-barang yang sering dipakai.
Jangan set up trolley terlalu banyak, trolley akan berat didorong sekaligus menekan biayadari kerusakan guest amenities.
Dorong atau tariklah trolley secara hati-hati, karena dapat merusak dinding dan sudut-sudutnnya.
Standard set up trolley mungkin berbeda-beda, hal yang menjadi
pertimbangan adalah target kamar yang harus dibersihkan dan jumlah set up setiap
menit sertiap kamar.
Jumlah persedian maksimum berkisar 50% dari total kamar dikali jumlah
amenities tiap kamar, set up ulang bila diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
Dari hal diatas dapat diambil suatu kesimpulan tentang pengertian
housekeeping yang merupakan salah satu bagian yang memegang peranan penting
dalam suatu hotel, sebab bagian ini yang bertanggung jawab kebersihan, kerapian,
dan kenyamanan semua ruangan di hotel termasuk juga halaman di luar hotel.
Fungsi tatagraha dalam hotel sangat penting .kelancaran persiapan dan
pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan kamar ditentukan oleh
tatagraha.karena pendapatan hotel paling besar berasal dari penyewaan kamar
maka tatagraha harus diperhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di
hotel.
2.2.Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
Bagian housekeeping harus bertanggung jawab atas ,kerapian
,keteraturan,kelengkapan kebersihan ,serta kenyamanan seluruh ruangan-ruangan
yang ada di dalam ataupun area hotel:
Tanggung jawab bagian housekeeping meliputi area :
Ruang tamu (guest room)
Gang (corridor)
Restoran dan banquet
Ruang kantor
Toilet tamu
Universitas Sumatera Utara
Toilet karyawan
Locker karyawan
Taman di dalam dan di luar ruangan
Kolam renang
Halaman parkir
Tugas Housekeeping Deparment adalah sebagai berikut :
Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.
Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu ,supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.
Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor
Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan.
2.2.1.Houseman section
Universitas Sumatera Utara
Houseman section adalah seksi yang bertanggung jawab atas kebersihan dan
perawatan keseluruhan lingkungan hotel.
Adapun pembagian tugas dari pada seksi ini adalah sebagai berikut :
1.Kelompok kerja pagi (morning shift)
Pekerjaan pembersihan paling banyak dilakukan pada pagi sampai siang
hari.jumlah houseman yang melakukan pembersihan pada pagi sampai siang hari
lebih banyak dilakukan disbanding malam hari.
2.kelompok kerja sore (evening shift)
Pemeliharaan kebersihan setiap hari dilaksanakan terus menerus dengan
tujuan agar dapat menciptakan suasana bersih,rapi,dan hygiennes.pemeliharaan
kebersihan pada sore hari dilaksanakan pada kelompok kerja evening shift.
Tugas dari evening shift adalah sebagai berikut:
a. menjaga dan melanjutkan tugas rutin pada kelompok pagi.
b. Membersihkan dan merapikan seluruh kantor manajemen setelah usai jam
kerja.
c. Mengontrol kebersihan lobi,asbak,dan tempat sampah.
3.Kelonpok kerja malam (night shift)
Kelompok kerja ini selain membersihkan tempat-tempat tertentu juga
melaksanakan pembersihan secara menyeluruh. Kegiatan ini disebut general
Universitas Sumatera Utara
cleaning dilaksanakan pada malam hari supaya tidak menggangu hotel lainnya
dan tidak menggangu kenyaman tamu.
Kegiatan ini meliputi hal-hal berikut :
a. Pelaksanaan pencucian karpet lobi, restoran dan bar.
b. Pembersihan tangga ,gang dan dinding lobi.
c. Pembersihan ruang rapat,banquet setelah pesta atau acara selesai.
d. Pembersihan ruang locker karyawan.
2.2.2. Room Section
Seksi ini bertanggung jawab terhadap pemeliharaan kamar tamu
hotel,yang meliputin kebersihan ,kerapian ,keindahan dan kenyamanan tamu di
hotel.selain unsur-unsur penting itu pihak tatagraha khususnya seksi kamar di
tuntut untuk memberikan pelayanan sebaik-baiknya sehingga tamu merasa puas
selama tinggal di hotel dan menjadi pelanggan yang tetap (repeat guest),
Untuk melaksanakan tugas dengan baik seorang room boy harus
mengetahui peraturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku di room section.
adapun ketentuan-ketentuan antara lain:
1. Mengenakan seragam hotel ,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan
2. Selalu tepat waktu dan bila ada halangan diharap memberitahu
sebelumnya
Universitas Sumatera Utara
3. Segera melaporkan kepada supervisor atau kantor tata graham jika
menjumpain tamu yang sakit dan hal-hal yang mencurigakan misalnya
pencuri atau skipper.
4. Harus ramah dan member salam pada tamu serta melayani tamu dengan
senang hati.
5. Melaporkan pekerjaan yang belum selesai pada shift berikutnya.
6. Melaporkan dan membawa lost and found kepada supervior.
7. Dilarang meninggalkan roomboy station atau tempat tugas tanpa izin
supervisor.
8. Dilarang mengobrol dengan sesama karyawan ataupun tamu.
9. Dilarang merokok dan berbicara keras-keras ditempat tugas sehingga
mengganggu kenyaman tamu.
10. Dilarang menghidupkan radio atau nonton tv di kamar.
11. Dilarang mengajak teman berkunjung kedalam hotel.
12. Dilarang membawa barang atau apapun tanpa izin.
13. Dilarang mengunakan lift tamu.
14. Dilarang menyimpan barang yang bukan milik pribadi.
15. Dilarang meninggalkan hotel dengan seragam dan membawa kunci kamar
(pass key)
Universitas Sumatera Utara
2.2.3 Seksi Taman (Gardening Section)
Seksi ini bertanggung jawab atas keseluruhan taman baik yang ada di
dalam maupun di
Luar hotel. Ruang terbuka dengan taman yang indah di sebuah hotel sangat
diperlukan . adapun gunanya adalah untuk member kesan yang baik
kepada tamu. Disekitar pintu masuk hotel (main entrance) biasanya dibuat taman
yang di tata sedemikian rupa agar kelihatan menarik.
Petugas taman (gardener) perlu mengetahui fungsi dan nilai
estetika.Gardener dapat berusaha sedemikian rupa agar taman kelihatan indah,
menarik dan mempunyai nilai seni.Tugas dan tanggung jawab semua ini ada di
tangan chief gardener dan pelaksaan tugas dilakukan oleh para gardener. Tugas
pokok poara gardener adalah sebagai berikut:
1.Merawat tanaman dan meliputi
1. Mengelola tanah
2. Memupuk tanaman
3. Menyiram tanaman
4. Memangkas tanaman
2. Mengatur penempatan Tanamam dan pemeliharaan tanaman yang meliputin
Universitas Sumatera Utara
1. Menukar tanaman yang ada didalam untuk dibawah ke green house dan di
rawat
2. Menempatkan tanaman baru dari green house kedalam pot, boks tanaman
atau ke taman
3. mengembangkan tanaman, tugas ini meliputin
1. Menstek
2. Mencangkok
3. Menaman bibit
4. Membeli tanaman baru
5. Memelihara tanaman yang ada di green house.
2.2.4 Seksi Kolam Renang (swimmingpool section)
Seksi kolam renang adalah seksi yang bertanggung jawab akan
kebersihan,kerapian dan kenyaman di kolam berenang. Seski ini di pimpin oleh
chief swimmingpool yang bertanggung jawab pada pada Exc. Housekeeper.tugas
dan tanggung jawab seksi ini meliputi kebersihan areal kolam renang,kebersihan
dan kelancaran air kolam renang, tersedianya handuk untuk tamu di kolam renang
dan terjaminnya keamanan tamu di kolam renang
2.2.5 Seksi Seragam (uniform section )
Universitas Sumatera Utara
Pakaian seragam karyawan sangat penting bagi suatu perusahan
terutamama pengawai hotel.dpada umumnya seragam karnyawan dirancang
sesuan dengan anggaran peerusahaan dan bagian kerja masing masing dengan
maksud agar menarik,nyaman dan praktis. Warna seragam disesuaikan dengan
lingkingan kerja. Dilihat dari bahannya seragam dapat di bedakan menjadi
polester,wool,katun dan sutra.
Hal hal yamg harus diperhatikan dalam merancang seragam karyawan antara lain
sebangai berikut:
warna dan corak sesuai dengan lingkungan kerja
Bahan harus tahan lama
Rancangan dibuat sedemikian rupa agar cocok,menarik,dan nyaman ketika dipakai Karyawan.
Sasaran Housekeeping department meliputin hal-hal sebagai berikut:
1.Bersih
Kebersihan di suatu ruangan dan kamar tamu di hotel sangaat menentukan,
bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi tenang karena sanitasi dan hyginie
terjamin. Inilah langkah pertama tamu dalam menilai suatu hotel.
2.Menarik
Universitas Sumatera Utara
Dengan dasar kebersihan pada suatu ruangan di tunjang dengan perlengkapan
serta dekorasi yang serasi maka ruangan akan menarik.
3.Nyaman
Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang bersih .menarik. dan tenang dengan
pelayanan yang memuaskan maka akan membuat pengunjung merasa nyaman dan
betah tinggal atau kembali berkunjung ke hotel.
2.3 Hubungan Housekeeping Department dengan Department lainnya
Keberhasilan suatu hotel merupakan kerja sama yang baik antar semua
departemen yang saling mendukung untuk memberikan pelayanan yang
memuaskan, cepat dan tepat yang dilakukan secara efektif dan efesien.
Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, housekeeping departemen
melakukan kerja sama yang erat dengan departemen lainnya.
Guna mencapai target yang ditentukan, pihak Housekeeping tidak dapat
bekerja sendiri .dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, Housekeeping harus bekerja
sama dengan bagian lain. Hubungan kerja tersebut meliputin antara lain :
Universitas Sumatera Utara
2.3.1 Hubungan Housekeeping Denpartment Dengan Front Office
Department
1.ROOM DIVISION
Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah
berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua
sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian
frontoffice sebagai penjualnya.
Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah:
2.Laporan status kamar
Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer,
sehingga status kamar dengan mudah dapat diketahui oleh front office.
Housekeeping bertanggung jawab meng-update status kamar tersebut secepat
mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor.
Laporan room status termasuk Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection
(VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of
Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND).
Laporan.Discrepancy
Housekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamar
berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan
sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum
2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.
Laporan kehilangan dan penemuan barang
Universitas Sumatera Utara
Setelah check out, kamar diperiksa oleh housekeeping dan memastikan
bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada
yang hilang, housekeeping melapor ke front office untuk memproses
pengembalian atau pembayarannya. Housekeeping juga melaporkan setiap
penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai
barang Lost and Found.
Laporan lainnya Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan
laporan kerusakan oleh tamu.
Hubungan Front Office dengan Housekeeping
Antara lain:
Room Blocking
Front office melaporkan perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room
dan change room.
PermintaanTamu
Universitas Sumatera Utara
Front office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh
tamu, misalnya extra bed, baby cot, baby sister, kursi dan juga setiap
masalah/complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping
.Hubungan housekeeping dengan kantor depan dibagi menjadi dua hal,yaitu dari
pihak tatagraha dan pihak kantor depan. Tatagraha melakukan hal-hal berikut :
1. Laporan status kamar (room report)
2. housekeeping melaporkan kepada kantor depan mengenai status kamar
sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya. Hal ini penting karena kantor
depan akan tahu mengenai Kamar-kamar yang akan di sewa oleh
tamu,kamar yang bersih, dan kamar yang sedang general cleaning.
3. Laporan dikirim oleh housekeeping pada pukul 08.00 dan 15.00. ke kantor
depan.
4. Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa
tamu (room Articles missing report)
5. Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik tamu yang tertinggal di
kamar sesudah tamu berangkat /check out.
Dari pihak Front Office meliputi hal-hal berikut :
1. Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera
masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk
tamu tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2. mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.
3. mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi
tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).
4. memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang
tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.
5. memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.
6. .memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.
7. jika terjadi laporan perbedaan penghuni kamar,antara Housekeeping
dengan Front Office . maka room discrepancy report dan diadakan
pengecekan langsung.
2.3.2 Hubungan Housekeeping Department dengan Engineering Department
Hubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal
sebagai Berikut :
1. Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama menyangkut operasional
tatagraha,perbaikan telepon,ac,air dan listrik.
2. Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu.
3. Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.
Universitas Sumatera Utara
Memberitahukan housekeeping dan front office tentang perbaikan yang
lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order.Memberitahukan
housekeeping tentang perbaikan kamar yang sudah selesai, agar diperiksa dan
melakukan general cleaning untuk dapat dijual kembali.Melakukan program
perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, painting
dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara bagian tatagraha dengan
bagian engineering sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak
,berarti pekerjaan Tatagraha terganggu. Bagian tatagraha memerlukan bagian
engineering untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak.
2.3.3 Hubungan housekeeping Department Dengan Food and Beverage
Departement.
Hubungan kerja tatagraha dengan food and beverage meliputi hal-hal sebagai Berikut; Membantu mengeluarkan peralatan room service dari
dalam kamar.
Menyediakan room kebutuhan linen yang diperlukan di restaurant dan meeting room.
Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beverage departemen. meet
Universitas Sumatera Utara
Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room
.Pelayanan room service kepada tamu.
pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive room
Dengan pelayanan baik oleh tatagrahan dan food and beverage maka
tamuakan merasa puas dengan pelayanan pihak hotel.
2.3.4 Hubungan Housekeeping Department dengan Purchasing Department
Bagian housekeeping meminta barang-barang kepada bagia purchasing
(pembelian) dengan mengisi purchase requitition, seperti permintaan peralatan
kebersihan, chemical (bahan-bahan kimia),perlengkapan kamar,linen-linen dan
barang-barang lainnya yang dapat menunjang kegiatan operasional housekeeping.
Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan
yang dibutuhkan.Membantu persediaan barang-barang kebutuhan housekeeping
sesuai dengan jumlah yang ditetapkan.
2.3.5 Hubungan housekeeping Departement dengan Security Departement
Bagian housekeeping melaporkan hal-hal yang mencurigakan disekitar
area pekerjaa sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area
kerja houseeping dan berusaha untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapat
mengganggu kegiatan kerja, baik gangguan dari dalam maupun dari luar
hotel.Keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama
Universitas Sumatera Utara
menginap.Membantu mengawasi barang-barang milik hotel tidak dibawa keluar
hotel oleh karyawan.
2.3.6 Hubungan Housekeeping Departement dengan Laundry Departement.
Bagian housekeeping menghubungi bagian laundry jika ada cucian pakaian
kotor tamu yang sudah dimasukan kedalam laundry bag beserta laundry
listnya,sedangkan bagian laundry melaksanakan pencucian terhadap seragam
karyawan dan pencucian linen kotor yang akan dipakai oleh bagian housekeeping.
1. Menjaga kebutuhan persediaan harian linen dan seragam yang dibutuhkan.
2.Menjaga kuaMenlitas pencucian laundry tamu.
3.Memisahkan linen-linen yang bernoda sehingga kualitas linen yang dipakai
selalu yang terbaik.
2.3.7 Hubungan Housekeeping Departement dengan Bagian Personalia
Departement
Hubungan kedua bagian ini meliputi :
1.Pengadaan tenaga kerja
2.Pengangkatan pegawai
3.Pelatihan pegawai
4.Pemutusan hubungan kerja
Universitas Sumatera Utara
5.Cuti karyawan
6.Surat peringatan untuk pegawai
7.Pembayaran gaji dan lembur pegawai
8.Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.
9.Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.
Dengan demikian bagian personalia mengatur segala sesuatu mengenai
tatagraha selaku pegawai hotel tersebut.
Universitas Sumatera Utara