Post on 11-Aug-2015
description
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat ini perkembangan pariwisata di Indonesia secara umumnya dan Kota Bandung
secara khususnya, salah satu aspek yang dapat dikatakan mempunyai peluang besar dalam
lapangan usaha saat ini adalah industri perhotelan, mengapa, mungkin masyarakat bandung telah
merasakan dampak apabila di adakannya atau tanpa disengajanya kegiatan atau weekend di
sekitar kota bandung. Dampak yang ada yaitu banyaknya pendatang dari luar kota bandung
untuk yang menghabiskan waktu akhir pecan di kota bandung. Dan bukan hanya untuk hari
weekend saja khususnya, bandung merupakan tempat yang di utamakan dalam mengadakan
acara - acara formal lainnya. Dan perhotelan tentunya memegang peranan penting. Hal ini
ditujukkan dengan besarnya investasi hotel baik di kota kota besar sehingga kondisi ini
memunculkan terjadinya persaingan yang sangat ketat antar perusahaan perhotelan. Untuk
menghadapi persaingan semacam ini, setiap perusahaan perhotelan diwajibkan untuk melakukan
beberapa usaha dalam artian perbaikan atau peningkatan terus menerus agar mendapatkan
performansi kerja dan layanan bagi konsumen yang semakin baik. Sehigga dapat memiliki daya
saing untuk berkompetisi dengan pesaing laya.
Begitu juga halnya dengan Hotel POP Bandung. Sebagai salah satu hotel berbintang dua
di Bandung, Dalam menilai kinerja hotel, pihak manajemen melakukan suatu koreksi apakah
target yang dicanangkan sudah terpenuhi atau belum. Dari sini dapat dilihat bahwa selama ini
pihak hotel melakukan pengukuran terhadap kinerjanya banyak dari sisi finansial saja, yaitu
dimana jika hotel berhasil mendapatkan room sales yang tinggi maka dianggap tujuan (target)
mereka telah tercapai. Di sisi lain perkembangan penelitian - penelitian sistem pengukuran
kinerja dewasa ini relatif berkembang, Para akademisi dan praktisi meyakini bahwa aspek
finansial perusahaan tidak representatif menggambarkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Selain itu aspek finansial saja juga tidak mampu untuk menghadapi perubahan - perubahan yang
seringkali terjadi dalam kondisi yang penuh dengan persaingan saat ini. Untuk itu pengukuran
terhadap kinerja perusahaan perlu juga dilakukan dan aspek non-finansial yang juga mampu
menggarnbarkan tercapai atau tidaknya tujuan perusahaan sebaik dari aspek finansial dan atas
dasar inilah, perlu dilakukan penelitian untuk merancang suatu sistem
Proses bisnis pada Hotel POP Bandung secara terintegrasi, yaitu baik dari aspek finansial
maupun non-finansial, seperti faktor - faktor kepuasan stakeholder (termasuk di dalamnya
investor, customer, employee, regulator, dan supplier). Dan untuk dapat mewujudkan kepuasan
para stakeholder tersebut secara sempurna, maka pihak hotel perlu juga mempertimbangkan
strategi-strategi apa saja yang harus dilakukan, proses - proses apa saja yang diperlukan untuk
dapat menjalankan strategi tersebut, serta kemampuan apa saja yang harus dipersiapkan untuk
melaksanakannya.
1.2 Rumusan Masalah
Dari permasalahan - permasalahan yang muncul dikarenakan sangat belum tertatanya
proses bisnis pada Hotel POP Bandung sekarang, maka Hotel POP Bandung untuk memberikan
kelebihan kepercayaan perusahaan terhadap konsumen, perusahaan harus memberikan pelayanan
yang memuaskan yaitu wajib melakukan perbaikan pada proses bisnis serta dapat menjalankan
alur informasi yang baik antara pihak perusahaan serta keinginan konsumen melalui prosedur
kerja atau proses bisnis yang baik. Oleh karena itu, perlu untuk melakukan perancangan proses
bisnis di Hotel POP Bandung yang berfokus pada proses bisnis perusahaan yaitu dari pemesanan
kamar, mulai dari check in hingga check out hotel.
Berdasarkan permasalahan diatas, perumusan masalah yang akan membantu dalam
perancangan proses bisnis di Hotel Pop Bandung, sebagai berikut :
1) Bagaimana memetakan proses bisnis Hotel Pop Bandung?
2) Bagaimana menganalisis aliran data dan proses yang terjadi di Hotel Pop Bandung?
1.3 Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, dan
sistematika penulisan
Bab II Gambaran Umum Perusahaan
Pada bab ini menjelaskan gambaran umum dari perusahaan yang diteliti, sejarah,
struktur organisasinya.
2
Bab III Pengumpulan dan Pengolahan Data
Deskripsi sistem saat ini menyangkut :
Deskripsi lengkap proses bisnis saat ini (termasuk pemetaan proses bisnis)
Deskripsi lengkap system informasi saat ini (termasuk pengorganisasian yang
ada saat ini)
Analisis sistem yang ada (Gunakan metode analisis system) menyangkut :
Identifikasi masalah yang terjadi terhadap sistem yang ada (Problem
discovery analysis)
Identifikasi requirement integrasi (Requirement Discovery)
Deskripsi rancangan integrasi (termasuk pemetaan proses bisnis, data modeling,
pengorganisasian rancangan integrasi)
3
BAB IIGAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PerusahaanHotel POP
Bandung yang dibangun tahun 2011 ini memiliki nama yang unik dan simple. Unik karena
dibangun dengan konsep trendy dengan desain yang terkesan cheerful. Simple karena interior
hotel dibuat minimalis modern, Hotel kami berlokasi dalam satu komplek Festival Citylink
dengan akses langsung ke pusat perbelanjaan yang memberikan kenyamanan bagi tamu kami
untuk berbelanja, tutur ibu Irene Janti. Segala properti di dalam hotel menggunakan warna-
warna cerah menyegarkan mata seperti oranye, kuning, merah dan hijau terang. Dengan
desain dan interior yang menarik, Anda tidak akan menyangka jika hotel di Bandung ini
masih bertaraf bintang 2. Salah satu nilai lebih hotel ini adalah terletak menyatu dengan Mal
Festival Citylink Bandung. Jadi para tamu dapat sesekali mengunjungi mal Festival Ctlink
Bandung untuk berbelanja atau sekedar kongkow-kongkow. Tidak jauh dari POP Hotel
Bandung, Anda dapat menemukan Masjid Cipaganti yang merupakan salah satu masjid tertua
karya arsitek Belanda, yaitu Kamal Wolf Schoemaker. Beliau dikenal sebagai arsitek yang
banyak meninggalkan karya bangunan di Bandung. Berjarak sekitar 5 km dari hotel, Anda
akan menemukan Mal Paris Van Java dan Gedung Sate yang merupakan salah satu tempat
menarik yang banyak dikunjungi wisatawan. Akses menuju Bandara Internasional Husein
Sastranegara cukup dekat, yaitu sekitar 3 km (20 menit perjalanan) dan hanya 10 menit
menuju pintu tol Pasir Koja. Penginapan ini memiliki 5 lantai dan menyediakan 175 kamar
yang nyaman dengan desain yang minimalis dan harga yang cukup terjangkau. Semua kamar
mendapat akses free wi-fi sebagai complimentary.
Fasilitas &
Layanan
Fasilitas Kamar: safety deposit box, ber-AC, makeup/shaving mirrors, bathtub, shower,
free wi-fi, televisi kabel/satelit, Fasilitas Hotel: elevator, ruang meeting, Internet: tersedia, Parkir:
parkir gratis. Check-in: dari pukul 14.00 dan Check-out: sebelum pukul 11.00, berikut
rinciannya:
Fasilitas kamar
4
Standar Non AC
Karpet, air panas / dingin bathcube, TV colour, Telepon extension.
Deluxe AC
Karpet, air panas / dingin bathcube, split AC, TV colour, Telepon extension.
Jenis kamar yang sudah disebutkan tadi mempunyai kamar mandi di dalam kamar dengan
perlengkapan seperti: handuk, sabun, sandal, dan lain-lain
Fasilitas food & beverage :
Restoran Hotel POP Bandung mempunyai seat capacity (kapasitas tempat duduk dan
meja) kurang lebih untuk 10 orang. Dengan jam pelayanan:
Pagi : sarapan pagi
Sore : makan malam
Tarif hotel POP Bandung:
Standar Non AC Rp. 215.000,-
Deluxe AC Rp. 345.000,-
2.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah gambaran tentang jenjang dan alur kepemimpinan
serta menunjukkan hubungan wewenang dan tanggungjawab dari setiap unit kerja dalam
suatu organisasi.
5
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Hotel POP Bandung
Keterangan tugas-tugasnya:
1. Corporate Owner : komisaris/pemilik
2. General marketing : direktur atau pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang mengatur
semua urusan yang berkaitan dengan berjalannya perusahaan baik didalam maupun
diluar.
3. Executive manager : sekretaris direktur utama yang menagatur semua jadwal
kegiatan/acara.
4. Sales & marketing : bagian yang bertugas memasarkan hotel tersebut agar dikenal
banykan orang sehingga akan banyak tamu yang akan menginap dihotel tesebut,dan
dharapkan dengan dilakukannya pemasaran yaitu agar tamu mau datang kembali ke hotel
tersebut.
6
5. Duty manager : seseorang yang ditugaskan oleh perusahaan untuk menjadi manager dan
sebagai perwakilan pada perusahaan pada saat jam perkantoran sudah selesai serta
sebagai penganti manajemen atau manager yang tidak melakukan tugas pada jam kantor.
6. Hotel Account : yang bertanggung jawab mengendalikan segala operasional keuangan
yang ada didalam hotel.
7. F & B manager : merupakan penghasilan utama atau penghasilan lainnya sebagian besar
hotel yang menggantungkan dari penjualan makanan dan minuman.bagian ini memiliki
tugas dan tanggung jawab membuat,menyiapkan, dan menyajikan makan dan minuman
yang ad didalam hotel kepada tamu.
8. Chief engineer : memiliki tugas dan tanggung jawab melakukan perbaikan- perbaikan
jika ada suatu kerusakan serta perawatan baik itu interior maupuneksterior. Seperti
contohnya, mengecat, memperbaiki kerusakan listrik danlain-lain.
9. Room divition manager : yang bertugas mempersiapkan kamar.
10. Personal manager : yang memiliki tugas dan tanggung jawab melakukan perencanaan,
pengawasan, dan berperan serta dalam perekrutan karyawan , serta membantu dalam
pengarahan program pelatihan bagi karyawan dalam suatu hotel.Demikianlah
department-departemen yang ada dalam hotel untuk menunjang pengoperasionalan hotel.
11. Front office manager : tempat yang paling depan yang ada di dalam suatu hotel yang
bertugas mengurusi regristrasi tamu sebelum menginap di dalam hotel,memesan kamar
dan juga check out.
12. Executive housekeep : yang memiliki tugas dan tanggung jawabmenyiapkan kamar bagi
para tamu yang akan menginap di dalam hotel serta membersihkannya selama tamu
menginap di hotel tersebut.
7
BAB III
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
3.1 Deskrpisi Sistem Saat Ini
Dalam melakukan pengumpulan data mengenai sistem yang diterapkan saat ini oleh
Hotel POP Bandung, dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada pemilik Hotel POP itu
sendiri, yaitu ibu Irene Janti. Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan seputaran
aktifitas yang terjadi di Hotel POP Bandung yang dalam hal ini, adalah untuk dapat mencoba
melakukan dan memetakan proses bisnis yang terdapat di Hotel POP Bandung dengan
menggunakan Tools yaitu IDEFØ sebagai alat untuk dapat memberikan gambaran dalam proses
bisnisnya. Proses Bisnisnya digambarkan di dalam DFD dan Flow Map di bawah ini :
Gambar 3.1 Flow Of Map Hotel POP Bandung
8
3.1.1 Identifikasi Proses Bisnis Hotel POP Bandung :
Berdasarkan hasil pengamatan dalam proses pelaksanaan penelitian, didapatkan data-data
yang akurat mengenai jalannya aktivitas proses bisnis yang dilakukan oleh Hotel POP Bandung
dalam melakukan proses bisnis. Hal tersebut dijadikan sebagai data yang akan dilakukan proses
improvement guna menghasilkan suatu proses bisnis yang lebih baik dari sebelumnya.
1. Memasarkan
Menentukan Media Promosi
Mengelola Data Media Partner
2. Memproduksi Layanan Hotel
Memproses Pesanan
Memberikan Pelayanan
Memproses Administrasi
3. Menyediakan Fasilitas Hotel
Menghitung Kebutuhan Fasilitas
Menyediakan Fasilitas
4. Mengelola Keuangan
9
3.1.2 System Informasi Saat Ini
IDEFØ
Jika dipetakan dalam proses bisnis Hotel POP Bandung dalam IDEFØ di bawah ini:
LEVEL 0
Proses Bisnis Hotel POP Bandung (IDEF Level 1)
Gambar 3.2 Proses Bisnis Hotel POP Bandung (IDEF Level 0)
10
Deskripsi Masing-masing Proses
Berikut ini adalah proses bisnis yang ada di POP Hotel Bandung :
1) Pemasaran [A1]
Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh hotel POP dilakukan oleh owner dan manager
hotel POP bandung. Dalam pemasarannya hotel POP bandung memanfaatkan beberapa
media partner untuk memperoleh perhatian pasar guna persaingan yang ada khususnya di
kota bandung sendiri.
2) Memproduksi Layanan Hotel [A2]
Kegiatan ini dilakukan POP hotel untuk menghasilkan pelayanan – pelayanan yang akan
diberikan kepada costumer dan diantara layanan yang diberikan diantaranya adalah
layanan pemesanan kamar. Pemesanan kamar dibuat berdasarkan pesanan tamu hotel,
karena yang memesan kamar mulai dari perorangan hingga rombongan daftar kebutuhan
kamar ini dibuat oleh staff front office, dalam hal ini tamu hotel dapat memilih kamar
yang ingin dipesan. Kegiatan mencatan kamar hotel dimulai dari dibuat berdasarkan
pesanan dari tamu hotel baik pesanan perorangan maupun rombongan yang didaftar di
bagian reception didata dan dilaporkan (output) berupa data pemesanan kamar
3) Menyediakan Fasilitas Hotel [A3]
Pada aktivitas penyediaan fasilitas kamar berokus pada proses makanan yang
dihidangkan untuk para tamu hotel, terdapat 3 aktivitas yang dilakukan pada aktivitas ini
yaitu: Penyediaan Makanan, Pembersihan Kamar dan Loundy..
4) Mengelola Keuangan [A4]
Pada aktivitas pengelolaan pembayaran, terdapat 4 proses utama yaitu : Pembayaran
Tagihan, Memproses Data Pembayaran, Pengecekan Data Pembayaran dan Penerimaan
Uang.
11
LEVEL 1
Proses Bisnis Hotel POP Bandung (IDEF Level 1)
Gambar 3.3 Proses Bisnis Seluruh Aktivitas Pemesanan Kamar di Hotel POP Bandung
12
Deskripsi Masing-masing Proses
Berikut ini adalah proses bisnis yang ada di POP Hotel Bandung :
1) Pemasaran [A1]
Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh hotel POP dilakukan oleh owner dan
manager hotel POP bandung. Dalam pemasarannya hotel POP bandung memanfaatkan
beberapa media partner untuk memperoleh perhatian pasar guna persaingan yang ada
khususnya di kota bandung sendiri.
a. Pemanfaatan Media Promosi [A11]
Kegiatan promosi melalui media promosi yang dekat dengan masyarakat seperti
koran, majalah, kartu – kartu treavel, baliho dan billboard. Proses ini melibatkan
manager serta owner dari Hotel POP Bandung sehingga data – data dari media
partner perlu dikelola dengan baik. Input dari proses ini adalah daftar media
promosi yang masuk ke bagian manager dari Hotel POP Bandung serta control
berupa harga dan jangka waktu media promosi serta fasilitas yang ditawarkan oleh
masing – masing media promosi. Mekanisme dilakukan oleh manager, marketing
dari media promosi serta cashier yang bertugas untuk melakukan pembayaran dari
media promosi tersebut sehingga menghasilkan data media partner yang bekerja
sama sebagai output dari proses ini.
b. Mengelola Data Media Partner [A12]
Kegiatan ini melibatkan semua media partner yang bekerja sama dengan Hotel
POP Bandung dengan perjanjian kerjasama sebagai input dari proses sehingga
menghasilkan output berupa data – data media partner. Sedangkan yang terlibat
adalah media partner, manager dan cashier dari Hotel POP Bandung dengan
kontrol berupa harga dan jangka waktu promosi yang telah disetujui sehingga
menghasilkan Data Perjanjian Promosi
13
LEVEL 2
Proses Pemasaran [A2]
Gambar 3.4 IDEF0 Proses Pemasaran Hotel POP [A1]
2) Memproduksi Layanan Hotel [A2]
Kegiatan ini dilakukan POP hotel untuk menghasilkan pelayanan – pelayanan yang
akan diberikan kepada costumer dan diantara layanan yang diberikan diantaranya
adalah layanan pemesanan kamar. Pemesanan kamar dibuat berdasarkan pesanan tamu
hotel, karena yang memesan kamar mulai dari perorangan hingga rombongan daftar
kebutuhan kamar ini dibuat oleh staff front office, dalam hal ini tamu hotel dapat
memilih kamar yang ingin dipesan. Kegiatan mencatan kamar hotel dimulai dari
dibuat berdasarkan pesanan dari tamu hotel baik pesanan perorangan maupun
14
rombongan yang didaftar di bagian reception didata dan dilaporkan (output) berupa
data pemesanan kamar.
a. Memproses Pesanan [A21]
Kegiatan ini adalah untuk memproses pesanan, dengan input pesanan dari
konsumen, dalam kegiatan ini yang terlibat adalah Resepsionis untuk
menawarkan daftar fasilitas dan daftar harganya, dan outputnya adalah rekap data
konsumen.
b. Memberikan Pelayanan [A22]
Kegiatan ini adalah kegiatan memberikan pelayanan yang sudah dipesan, dengan
input rekap data konsumen dan fasilitas yang dipesan pelanggan, dan input yang
dihasilkan bukti pemesan. Yang terlibat dalam proses ini adalah casier,
receptionis, room boy, food beaverage manager.
c. Memproses Administrasi [A23]
Kegiatan ini adalah proses administrasi dengan input fasilitas yang digunakan,
bukti pemesanan pelayanan,dan input yang dihasilkan adalah laporan tagihan,
bukti pembayaran, dan laporan fasilitas yang telah terpakai. Yang terlibat dalam
kegiatan ini adalah chasier, manager, dan room boy.
15
LEVEL 2
Proses Memproduksi Layanan Hotel POP [A2]
Gambar 3.5 IDEF0 Proses Memproduksi Layanan Hotel POP [A2]
3) Penyediaan Fasilitas Hotel [A3]
Pada aktivitas penyediaan fasilitas kamar berokus pada proses makanan yang
dihidangkan untuk para tamu hotel, terdapat 3 aktivitas yang dilakukan pada aktivitas ini
yaitu: Penyediaan Makanan, Pembersihan Kamar dan Loundy.
a. Penyediaan Makanan [A31]
Bahan makanan dibuat berdasarkan menu makanan yang diinginkan dari pihak
hotel melalui food beverage manager , karena menu makanan yang ditawarkan
16
tiap harinya akan berbeda untuk memberikan variasi pada tamu hotel dengan
memperhatikan standar mutu makanan. Proses pemasakan makanan ini dibuat
berdasarkan kebutuhan dari pihak hotel yang diterima dari aktivitas bahan
makanan. Daftar kebutuhan makanan disesuaikan dengan pengunjung hotel dan
lama tamu hotel menginap sebagai kontrol dalam aktifitas ini, sedangkan output
dari proses ini adalah sisa makanan yang akan dibersihkan oleh room boy pada
aktifitas selanjutnya. Mini market juga terlibat dalam proses ini karena tamu hotel
juga dapat melakukan pemesanan makanan yang ada di dalam mini market hotel
POP yang nantinya akan diantarkan oleh room boy melalui informasi dari front
office.
b. Pembersihan Kamar [A32]
Pada kegiatan ini biasanya dilakukan oleh room boy, dimana room boy akan
membersihkan kamar para tamu ketika tamu check out dari hotel atau ketika tamu
hotel memang meminta kamarnya untuk dibersihkan melalui informasi
receptionis.
c. Pencucian Pakaian [A33]
Pada kegiatan ini biasanya dilakukan oleh Room Boy, dimana Room Boy, akan
mengumpulkan, mengecek semua barang seperti kain sprei, selimut dan lain - lain
yang berada dalam hotel untuk mengganti, mencuci dan membersihkannya
termasuk pakaian dari tamu yang meminta untuk dicucikan / diloundry.
17
LEVEL 2
Proses Menyediakan Fasilitas Hotel POP [A3]
Gambar 3.6 IDEF0 Proses MenyediaKan Fasilitas Hotel POP [A3]
18
4) Pengelola Keuangan [A4]
Pada aktivitas pengelolaan pembayaran, terdapat 4 proses utama yaitu : Pembayaran
Tagihan, Memproses Data Pembayaran, Pengecekan Data Pembayaran dan
Penerimaan Uang
a. Pembayaran Tagihan [A41]
Aktivitas Pembayaran tagihan dibuat setelah semua tamu hotel telah selesai
menginap atau akan check out dari hotel. Harga kamar dan tagihan tambahan
merupakan control dari penentuan jumlah tagihan serta kwitansi pembayaran
sebagai hasil dari permintaan tamu hotel yang dikerjakan oleh Cashier.
b. Memproses Data Pembayaran [A42]
Dalam memproses Data Pembayaran dilakukan berdasarkan kwitansi pembayaran
yang dibuat setelah semua tamu hotel telah selesai menginap atau akan check out
dari hotel, pembayarannya sendiri dapat dlakukan secara cash atau melalui kartu
kredit yang dikerjakan oleh Cashier sehingga menghasilkan Billing Valid untuk
diserahkan kepada bagian manager.
c. Pengecekan Data Pembayaran [A43]
Pada bagian pengecekan data ini, segala sesuatu yang behubungan dengan
fasilitas yang didapat oleh tamu hotel yang tertulis dalam billing valid akan
dicheck kembali oleh manager apakah uang yang diterima sesuai dengan jumlah
billing valid yang telah keluarkan.
19
LEVEL 2
Proses Mengelola Keuangan Hotel POP [A4]
Gambar 3.7 IDEF0 Proses Mengelola Keuangan Hotel POP [A4]
20
Gambar 3.8 Pohon Aktivitas Proses Bisnis Hotel POP
21
Data Flow Diagram Hotel POP Bandung
Gambar 3.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Hotel POP
22
Gambar 3.10 DFD Level 1 Sistem Informasi Hotel POP
23
3.2 Analisis Permasalahan
Adapun kekurangan yang ada pada proses bisnis yang terjadi di Hotel POP Bandung
pada saat ini adalah aliran informasi masih berbasiskan kertas pada saat pelaporannya termasuk
pengelolaan tagihan pemesanan kamar, tagihan tambahan dan dalam pelaporan pendapatannya.
Dan kekurangan lain yang ada pada hotel POP ini adalah tidak adanya fasilitas antar jemput
untuk pelanggan, karena kami menilai pada saat ini sudah banyak perusahaan hotel di Indonesia
yang memberikan fasilitas tambahan seperti kendaraan untuk antar jemput ke bandara atau
kendaraan untuk berwisata di kota Bandung.
3.2.1 Rencana Integrasi
Integrasi Sistem Database
Dari segi informasi usulan yang diuraikan adalah dibentuknya desain untuk menerapkan
jaringan dan database di perusahaan yang dimana suatu sisstem akan terkait dan saling
berhubungan yang dimana nantinya untuk meminimasikan terjadinya suatu kesalahan (human
error) dan untuk suatu aliran datanya bias berjalan tertata dengan baik dan terkonsep. Dengan
menggunakan system aplikasi database ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data,
termasuk pengolahan tagihan pemesanan kamar, tagihan tambahan, dan dalam pelaporan
pendapatannya. Diharapkan dengan penerapan system informasi berbasis komputer di Hotel POP
semua pencatatan transaksi dan pendataan bisa lebih efisien dan akurat, selain itu keluhan-
keluhan yang dialami oleh karyawan tidak akan terjadi lagi karena sistem ini dapat
mempermudah pekerjaannya.
.
Gambar 3.11 Sistem Informasi Database
24
Integraasi Penambahan Fasilitas Hotel
Usulan perbaikan untuk penambahan fasilitas hotel POP guna memberikan kenyamanan
untuk pelanggan, kami mengusulkan penambahan fasilitas trasportasi khusus untuk pelanggan
hotel, baik untuk antar jemput ke bandara maupun untuk layanan paket wisata di kota Bandung.
Langkah pertama untuk bisa menambah fasilitas ini adalah disarankan untuk bekerjasama
dengan perusahaan Tour and Travel, selain dapat meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan
pun akan mendapatkan keuntungan tambahan yang dihasilkan dari kerjasama yang dilakukan
antara hotel POP dengan perusahaan Tour and Travel itu sendiri.
Gambar 3.12 IDEF0 Level 1 Usulan Perbaikan [A2]
25
Deskripsi Usulan Perbaikan [A2]
Kegiatan ini dilakukan POP hotel untuk menghasilkan pelayanan – pelayanan yang akan
diberikan kepada costumer dan diantara layanan yang diberikan diantaranya adalah layanan
pemesanan kamar, pelayanan transportasi, dan paket wisata.
a. Memproses Pesanan [A21]
Kegiatan ini adalah untuk memproses pesanan, dengan input pesanan dari konsumen,
dalam kegiatan ini yang terlibat adalah Resepsionis untuk menawarkan daftar fasilitas
dan daftar harganya, dan outputnya adalah rekap data konsumen.
b. Memberikan Pelayanan [A22]
Kegiatan ini adalah kegiatan memberikan pelayanan yang sudah dipesan, dengan input
rekap data konsumen dan fasilitas yang dipesan pelanggan, dan input yang dihasilkan
bukti pemesan. Yang terlibat dalam proses ini adalah casier, receptionis, room boy, food
beaverage manager, dan sopir (Perusahaan Tour and Travel)
c. Memproses Administrasi [A23]
Kegiatan ini adalah proses administrasi dengan input fasilitas yang digunakan, bukti
pemesanan pelayanan,dan input yang dihasilkan adalah laporan tagihan, bukti
pembayaran, dan laporan fasilitas yang telah terpakai. Yang terlibat dalam kegiatan ini
adalah chasier, manager, dan room boy.
26
LEVEL 2
Proses Memproduksi Layanan Hotel POP [A4]
Gambar 3.13 IDEF0 Level 2 Usulan Perbaikan [A2]
27
DFD Usulan Penambahan Fasilitas
Gambar 3.14 DFD level 0 Usulan Perbaikan
28
BAB IV
ANALISIS
4.1 Analisis Terhadap Langkah-Langkah Integrasi
Proses bisnis yang baik adalah proses bisnis yang menunjang rencana strategis
perusahaan yang tertuang pada misi dan visi yang ingin dicapai. Hotel POP sebagai suatu unit
usaha yang berorientasi pada keuntungan, maka semakin efektif dan effsien suatu proses bisnis
akan menghasilkan keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan dan penempatan input sampai
output suatu proses berhubungan dan tidak ada yang miss yang dimana suatu proses bisnis kali
ini diuraikan dengan suatu model proses bisnis IDEFØ.
IDEF Ø merupakan pemodelan fungsional suatu sistem. Dalam model dengan IDEF0 ini
fungsi-fungsi tersebut menjelaskan apa yang dikerjakan oleh sistem, apa yang
mengendalikannya, apa yang diproses, apa sarana untuk memproses, dan apa yang dihasilkan.
Juga terdapat kumpulan fungsi-fungsi yang saling berkaitan satu dengan yang lain untuk
menghasilkan suatu fungsi utama. Dimana didalam IDEF Ø terdapat suatu aktivitas yang akan
terbagi-bagi lagi menjadi suatu sub-aktivitas.
Dalam IDEF Ø ini mempunyai building blocks yaitu komponen penyusun sistem yang
digambarkan pada suatu model yang terdiri dari 2 macam yaitu aktivitas dan ICOM (Input,
Control, Output, & Mechanism). Dimana IDEF Ø ini juga suatu penggambaran aktivitas dan
ICOM yang saling berkaitan dalam suatu sistem.
Pada Proses yang kami teliti yaitu proses bisnis pada Hotel POP Bandung dengan metode
IDEF Ø mempunyai level hingga level 2, Adapun proses bisnis yang digunakan oleh Hotel POP
adalah sebagai berikut:
Pemasaran:
Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh Hotel POP dilakukan oleh owner dan manager
Hotel POP Bandung. Dalam pemasarannya Hotel POP Bandung memanfaatkan beberapa media
partner untuk memperoleh perhatian pasar guna persaingan yang ada khususnya di kota bandung
sendiri diantaranya:.
29
1. Pemanfaatan Media Promosi
2. Mengelola Data Media Partner
Pencatatan Pemesanan Kamar
Pemesanan kamar dibuat berdasarkan pesanan tamu hotel, karena yang memesan kamar
mulai dari perorangan hingga rombongan daftar kebutuhan kamar ini dibuat oleh staff front
office, dalam hal ini tamu hotel dapat memilih kamar yang ingin dipesan. Kegiatan mencatan
kamar hotel dimulai dari dibuat berdasarkan pesanan dari tamu hotel baik pesanan perorangan
maupun rombongan yang didaftar di bagian reception didata dan dilaporkan (output) berupa data
pemesanan kamar.
Penyediaan Fasilitas Hotel
Pada aktivitas penyediaan fasilitas kamar berfokus pada proses makanan yang
dihidangkan untuk para tamu hotel, terdapat 3 aktivitas yang dilakukan pada aktivitas ini yaitu:
Penyediaan Makanan, Pembersihan Kamar dan Loundry diantaranya:
1. Penyediaan Makanan
2. Pembersihan Kamar
3. Pencucian Pakaian
Pengelola Pembayaran
Pada aktivitas pengelolaan pembayaran, terdapat 4 proses utama yaitu : Pembayaran
Tagihan, Memproses Data Pembayaran, Pengecekan Data Pembayaran dan Penerimaan Uang
dimana dalam hal ini dibagi lagi menjadi:
1. Pembayaran Tagihan
2. Memproses Data Pembayaran
3. Pengecekan Data Pembayaran
4. Penerima Uang
4.2 Analisis Terhadap Infrastruktur yang Harus Disiapkan
Usulan perbaikan pertama yang diterapkan pada perancangan proses bisnis ini lebih
mengarah pada penggunaan database. Dengan kata lain, database merupakan infrastruktur
utama yang harus diciptakan dan ditunjang oleh infrastruktur lainnya dalam sistem integrasi ini.
30
Database yang dibuat dapat menampung informasi-informasi berapapun jumlahnya sehingga
dapat menghemat pemakaian kertas-kertas dan tempat penyimpanan dokumen, selain itu
keakuratan data yang diterima oleh setiap organisasi yang membutuhkan akan semakin terjamin.
Usulan perbaikan kedua adalah pada penambahan layanan fasilitas transfortasi untuk
pelanggan hotel POP, dengan menambah fasilitas ini diharapkan bisa meningkatkan kualitas
pelayanan yang ditawarkan hotel untuk pelanggan.
4.3 Analisis Terhadap Dampak yang Timbul Setelah Integrasi Dilakukan
Hasil rancangan dengan menggunakan system informasi database secara keseluruhan
membuat suatu proses bisnis menjadi lebih jelas. Dengan membagi, memudahkan perusahaan
dalam mengevaluasi proses bisnis yang terjadi di perusahaannya. Sistem aliran informasi yang
sudah ada pada hotel POP yang sudah ada pada saat ini masih menggunakan system berbasis
kertas (manual) sesuai yang telah dijelaskan di bab sebelumnya. Karena pada system ini terdapat
beberapa kekurangan maka kami mengusulkan untuk system informasi yang baru yang adapat
mendukung dan memperbaiki system sebelumnya. Teknik informasi hadir untuk menghadapi
tantangan zaman pada saat ini, dimana dituntuk keefisienan dan ketepatan dalam penyajian
informasi. System informasi ini diintegrasikan kedalam suatu perangkat computer, mengingat
computer pada saat ini bukan merupakan suatu hal yang baru. Dengan menggunakan system
aplikasi database yang berbasis windows ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data,
termasuk pengolahan tagihan pemesanan kamar, tagihan tambahan, dan dalam pelaporan
pendapatannya. Diharapkan dengan penerapan system informasi berbasis computer di Hotel POP
sehingga semua pencatatan transaksi dan pendataan bisa lebih efisien dan akurat.
Dari hasil suatu perbaikan tersebut kepada system perusahaan yang dimana merupakan
suatu unit usaha yang berorientasikan kepada profit. Dengan meng hilangkan system berbasis
kertas kepada system database proses bisnis yang diterapkan menjadi lebih efektif dan effisien.
Dengan penambahan fasilitas pelayanan untuk pelanggan dan proses bisnis yang baik,
perusahaan dapat melakukan perencanaan dengan lebih baik sehingga target keuntungan akan
tercapai.
31
BAB IV
KESIMPULAN
Metode IDEFØ adalah metode penggambaran model fungsional (aktivitas dan ICOM)
suatu system. Esensi building-block dari sebuah model IDEFØ adalah sebuah aktivitas yang
menggunakan mekanisme yang mentranformasikan input menjadi output secara langsung dengan
kontrol. Sebuah ICOM merupakan sebuah komponen sistem yang digunakan dalam beberapa
cara dengan satu atau lebih aktivitas. Dalam IDEFØ, Input, Control, Output, dan mechanisme
secara umum disebut ICOMs.
Dengan perbaikan system informasi dan penambahan pelayanan fasilitas pada Hotel POP
Bandung, diharapkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan dapat meningkat sehingga
perusahaan mampu memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pelanggan dan mampu
menghasilkan profit sebanyak-banyaknya.
32