BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada saat ini perkembangan pariwisata di Indonesia secara umumnya dan Kota Bandung

secara khususnya, salah satu aspek yang dapat dikatakan mempunyai peluang besar dalam

lapangan usaha saat ini adalah industri perhotelan, mengapa, mungkin masyarakat bandung telah

merasakan dampak apabila di adakannya atau tanpa disengajanya kegiatan atau weekend di

sekitar kota bandung. Dampak yang ada yaitu banyaknya pendatang dari luar kota bandung

untuk yang menghabiskan waktu akhir pecan di kota bandung. Dan bukan hanya untuk hari

weekend saja khususnya, bandung merupakan tempat yang di utamakan dalam mengadakan

acara - acara formal lainnya. Dan perhotelan tentunya memegang peranan penting. Hal ini

ditujukkan dengan besarnya investasi hotel baik di kota kota besar sehingga kondisi ini

memunculkan terjadinya persaingan yang sangat ketat antar perusahaan perhotelan. Untuk

menghadapi persaingan semacam ini, setiap perusahaan perhotelan diwajibkan untuk melakukan

beberapa usaha dalam artian perbaikan atau peningkatan terus menerus agar mendapatkan

performansi kerja dan layanan bagi konsumen yang semakin baik. Sehigga dapat memiliki daya

saing untuk berkompetisi dengan pesaing laya.

Begitu juga halnya dengan Hotel POP Bandung. Sebagai salah satu hotel berbintang dua

di Bandung, Dalam menilai kinerja hotel, pihak manajemen melakukan suatu koreksi apakah

target yang dicanangkan sudah terpenuhi atau belum. Dari sini dapat dilihat bahwa selama ini

pihak hotel melakukan pengukuran terhadap kinerjanya banyak dari sisi finansial saja, yaitu

dimana jika hotel berhasil mendapatkan room sales yang tinggi maka dianggap tujuan (target)

mereka telah tercapai. Di sisi lain perkembangan penelitian - penelitian sistem pengukuran

kinerja dewasa ini relatif berkembang, Para akademisi dan praktisi meyakini bahwa aspek

finansial perusahaan tidak representatif menggambarkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Selain itu aspek finansial saja juga tidak mampu untuk menghadapi perubahan - perubahan yang

seringkali terjadi dalam kondisi yang penuh dengan persaingan saat ini. Untuk itu pengukuran

terhadap kinerja perusahaan perlu juga dilakukan dan aspek non-finansial yang juga mampu

menggarnbarkan tercapai atau tidaknya tujuan perusahaan sebaik dari aspek finansial dan atas

dasar inilah, perlu dilakukan penelitian untuk merancang suatu sistem

Proses bisnis pada Hotel POP Bandung secara terintegrasi, yaitu baik dari aspek finansial

maupun non-finansial, seperti faktor - faktor kepuasan stakeholder (termasuk di dalamnya

investor, customer, employee, regulator, dan supplier). Dan untuk dapat mewujudkan kepuasan

para stakeholder tersebut secara sempurna, maka pihak hotel perlu juga mempertimbangkan

strategi-strategi apa saja yang harus dilakukan, proses - proses apa saja yang diperlukan untuk

dapat menjalankan strategi tersebut, serta kemampuan apa saja yang harus dipersiapkan untuk

melaksanakannya.

1.2 Rumusan Masalah

Dari permasalahan - permasalahan yang muncul dikarenakan sangat belum tertatanya

proses bisnis pada Hotel POP Bandung sekarang, maka Hotel POP Bandung untuk memberikan

kelebihan kepercayaan perusahaan terhadap konsumen, perusahaan harus memberikan pelayanan

yang memuaskan yaitu wajib melakukan perbaikan pada proses bisnis serta dapat menjalankan

alur informasi yang baik antara pihak perusahaan serta keinginan konsumen melalui prosedur

kerja atau proses bisnis yang baik. Oleh karena itu, perlu untuk melakukan perancangan proses

bisnis di Hotel POP Bandung yang berfokus pada proses bisnis perusahaan yaitu dari pemesanan

kamar, mulai dari check in hingga check out hotel.

Berdasarkan permasalahan diatas, perumusan masalah yang akan membantu dalam

perancangan proses bisnis di Hotel Pop Bandung, sebagai berikut :

1) Bagaimana memetakan proses bisnis Hotel Pop Bandung?

2) Bagaimana menganalisis aliran data dan proses yang terjadi di Hotel Pop Bandung?

1.3 Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, dan

sistematika penulisan

Bab II Gambaran Umum Perusahaan

Pada bab ini menjelaskan gambaran umum dari perusahaan yang diteliti, sejarah,

struktur organisasinya.

2

Bab III Pengumpulan dan Pengolahan Data

Deskripsi sistem saat ini menyangkut :

Deskripsi lengkap proses bisnis saat ini (termasuk pemetaan proses bisnis)

Deskripsi lengkap system informasi saat ini (termasuk pengorganisasian yang

ada saat ini)

Analisis sistem yang ada (Gunakan metode analisis system) menyangkut :

Identifikasi masalah yang terjadi terhadap sistem yang ada (Problem

discovery analysis)

Identifikasi requirement integrasi (Requirement Discovery)

Deskripsi rancangan integrasi (termasuk pemetaan proses bisnis, data modeling,

pengorganisasian rancangan integrasi)

3

BAB IIGAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PerusahaanHotel POP

Bandung yang dibangun tahun 2011 ini memiliki nama yang unik dan simple. Unik karena

dibangun dengan konsep trendy dengan desain yang terkesan cheerful. Simple karena interior

hotel dibuat minimalis modern, Hotel kami berlokasi dalam satu komplek Festival Citylink

dengan akses langsung ke pusat perbelanjaan yang memberikan kenyamanan bagi tamu kami

untuk berbelanja, tutur ibu Irene Janti. Segala properti di dalam hotel menggunakan warna-

warna cerah menyegarkan mata seperti oranye, kuning, merah dan hijau terang. Dengan

desain dan interior yang menarik, Anda tidak akan menyangka jika hotel di Bandung ini

masih bertaraf bintang 2. Salah satu nilai lebih hotel ini adalah terletak menyatu dengan Mal

Festival Citylink Bandung. Jadi para tamu dapat sesekali mengunjungi mal Festival Ctlink

Bandung untuk berbelanja atau sekedar kongkow-kongkow. Tidak jauh dari POP Hotel

Bandung, Anda dapat menemukan Masjid Cipaganti yang merupakan salah satu masjid tertua

karya arsitek Belanda, yaitu Kamal Wolf Schoemaker. Beliau dikenal sebagai arsitek yang

banyak meninggalkan karya bangunan di Bandung. Berjarak sekitar 5 km dari hotel, Anda

akan menemukan Mal Paris Van Java dan Gedung Sate yang merupakan salah satu tempat

menarik yang banyak dikunjungi wisatawan. Akses menuju Bandara Internasional Husein

Sastranegara cukup dekat, yaitu sekitar 3 km (20 menit perjalanan) dan hanya 10 menit

menuju pintu tol Pasir Koja. Penginapan ini memiliki 5 lantai dan menyediakan 175 kamar

yang nyaman dengan desain yang minimalis dan harga yang cukup terjangkau. Semua kamar

mendapat akses free wi-fi sebagai complimentary.

Fasilitas &

Layanan

Fasilitas Kamar: safety deposit box, ber-AC, makeup/shaving mirrors, bathtub, shower,

free wi-fi, televisi kabel/satelit, Fasilitas Hotel: elevator, ruang meeting, Internet: tersedia, Parkir:

parkir gratis. Check-in: dari pukul 14.00 dan Check-out: sebelum pukul 11.00, berikut

rinciannya:

Fasilitas kamar

4

Standar Non AC

Karpet, air panas / dingin bathcube, TV colour, Telepon extension.

Deluxe AC

Karpet, air panas / dingin bathcube, split AC, TV colour, Telepon extension.

Jenis kamar yang sudah disebutkan tadi mempunyai kamar mandi di dalam kamar dengan

perlengkapan seperti: handuk, sabun, sandal, dan lain-lain

Fasilitas food & beverage :

Restoran Hotel POP Bandung mempunyai seat capacity (kapasitas tempat duduk dan

meja) kurang lebih untuk 10 orang. Dengan jam pelayanan:

Pagi : sarapan pagi

Sore : makan malam

Tarif hotel POP Bandung:

Standar Non AC         Rp. 215.000,-

Deluxe AC                  Rp. 345.000,-

2.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah gambaran tentang jenjang dan alur kepemimpinan

serta menunjukkan hubungan wewenang dan tanggungjawab dari setiap unit kerja dalam

suatu organisasi.

5

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Hotel POP Bandung

Keterangan tugas-tugasnya:

1. Corporate Owner : komisaris/pemilik

2. General marketing : direktur atau pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang mengatur

semua urusan yang berkaitan dengan berjalannya perusahaan baik didalam maupun

diluar.

3. Executive manager : sekretaris direktur utama yang menagatur semua jadwal

kegiatan/acara.

4. Sales & marketing : bagian yang bertugas memasarkan hotel tersebut agar dikenal

banykan orang sehingga akan banyak tamu yang akan menginap dihotel tesebut,dan

dharapkan dengan dilakukannya pemasaran yaitu agar tamu mau datang kembali ke hotel

tersebut.

6

5. Duty manager : seseorang yang ditugaskan oleh perusahaan untuk menjadi manager dan

sebagai perwakilan pada perusahaan pada saat jam perkantoran sudah selesai serta

sebagai penganti manajemen atau manager yang tidak melakukan tugas pada jam kantor.

6. Hotel Account : yang bertanggung jawab mengendalikan segala operasional keuangan

yang ada didalam hotel.

7. F & B manager : merupakan penghasilan utama atau penghasilan lainnya sebagian besar

hotel yang menggantungkan dari penjualan makanan dan minuman.bagian ini memiliki

tugas dan tanggung jawab membuat,menyiapkan, dan menyajikan makan dan minuman

yang ad didalam hotel kepada tamu.

8. Chief engineer : memiliki tugas dan tanggung jawab melakukan perbaikan- perbaikan

jika ada suatu kerusakan serta perawatan baik itu interior maupuneksterior. Seperti

contohnya, mengecat, memperbaiki kerusakan listrik danlain-lain.

9.  Room divition manager : yang bertugas mempersiapkan kamar.

10. Personal manager : yang memiliki tugas dan tanggung jawab melakukan perencanaan,

pengawasan, dan berperan serta dalam perekrutan karyawan , serta membantu dalam

pengarahan program pelatihan bagi karyawan dalam suatu hotel.Demikianlah

department-departemen yang ada dalam hotel untuk menunjang pengoperasionalan hotel.

11. Front office manager : tempat yang paling depan yang ada di dalam suatu hotel yang

bertugas mengurusi regristrasi tamu sebelum menginap di dalam hotel,memesan kamar

dan juga check out.

12. Executive housekeep : yang memiliki tugas dan tanggung jawabmenyiapkan kamar bagi

para tamu yang akan menginap di dalam hotel serta membersihkannya selama tamu

menginap di hotel tersebut.

7

BAB III

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

3.1 Deskrpisi Sistem Saat Ini

Dalam melakukan pengumpulan data mengenai sistem yang diterapkan saat ini oleh

Hotel POP Bandung, dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada pemilik Hotel POP itu

sendiri, yaitu ibu Irene Janti. Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan seputaran

aktifitas yang terjadi di Hotel POP Bandung yang dalam hal ini, adalah untuk dapat mencoba

melakukan dan memetakan proses bisnis yang terdapat di Hotel POP Bandung dengan

menggunakan Tools yaitu IDEFØ sebagai alat untuk dapat memberikan gambaran dalam proses

bisnisnya. Proses Bisnisnya digambarkan di dalam DFD dan Flow Map di bawah ini :

Gambar 3.1 Flow Of Map Hotel POP Bandung

8

3.1.1 Identifikasi Proses Bisnis Hotel POP Bandung :

Berdasarkan hasil pengamatan dalam proses pelaksanaan penelitian, didapatkan data-data

yang akurat mengenai jalannya aktivitas proses bisnis yang dilakukan oleh Hotel POP Bandung

dalam melakukan proses bisnis. Hal tersebut dijadikan sebagai data yang akan dilakukan proses

improvement guna menghasilkan suatu proses bisnis yang lebih baik dari sebelumnya.

1. Memasarkan

Menentukan Media Promosi

Mengelola Data Media Partner

2. Memproduksi Layanan Hotel

Memproses Pesanan

Memberikan Pelayanan

Memproses Administrasi

3. Menyediakan Fasilitas Hotel

Menghitung Kebutuhan Fasilitas

Menyediakan Fasilitas

4. Mengelola Keuangan

9

3.1.2 System Informasi Saat Ini

IDEFØ

Jika dipetakan dalam proses bisnis Hotel POP Bandung dalam IDEFØ di bawah ini:

LEVEL 0

Proses Bisnis Hotel POP Bandung (IDEF Level 1)

Gambar 3.2 Proses Bisnis Hotel POP Bandung (IDEF Level 0)

10

Deskripsi Masing-masing Proses

Berikut ini adalah proses bisnis yang ada di POP Hotel Bandung :

1) Pemasaran [A1]

Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh hotel POP dilakukan oleh owner dan manager

hotel POP bandung. Dalam pemasarannya hotel POP bandung memanfaatkan beberapa

media partner untuk memperoleh perhatian pasar guna persaingan yang ada khususnya di

kota bandung sendiri.

2) Memproduksi Layanan Hotel [A2]

Kegiatan ini dilakukan POP hotel untuk menghasilkan pelayanan – pelayanan yang akan

diberikan kepada costumer dan diantara layanan yang diberikan diantaranya adalah

layanan pemesanan kamar. Pemesanan kamar dibuat berdasarkan pesanan tamu hotel,

karena yang memesan kamar mulai dari perorangan hingga rombongan daftar kebutuhan

kamar ini dibuat oleh staff front office, dalam hal ini tamu hotel dapat memilih kamar

yang ingin dipesan. Kegiatan mencatan kamar hotel dimulai dari dibuat berdasarkan

pesanan dari tamu hotel baik pesanan perorangan maupun rombongan yang didaftar di

bagian reception didata dan dilaporkan (output) berupa data pemesanan kamar

3) Menyediakan Fasilitas Hotel [A3]

Pada aktivitas penyediaan fasilitas kamar berokus pada proses makanan yang

dihidangkan untuk para tamu hotel, terdapat 3 aktivitas yang dilakukan pada aktivitas ini

yaitu: Penyediaan Makanan, Pembersihan Kamar dan Loundy..

4) Mengelola Keuangan [A4]

Pada aktivitas pengelolaan pembayaran, terdapat 4 proses utama yaitu : Pembayaran

Tagihan, Memproses Data Pembayaran, Pengecekan Data Pembayaran dan Penerimaan

Uang.

11

LEVEL 1

Proses Bisnis Hotel POP Bandung (IDEF Level 1)

Gambar 3.3 Proses Bisnis Seluruh Aktivitas Pemesanan Kamar di Hotel POP Bandung

12

Deskripsi Masing-masing Proses

Berikut ini adalah proses bisnis yang ada di POP Hotel Bandung :

1) Pemasaran [A1]

Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh hotel POP dilakukan oleh owner dan

manager hotel POP bandung. Dalam pemasarannya hotel POP bandung memanfaatkan

beberapa media partner untuk memperoleh perhatian pasar guna persaingan yang ada

khususnya di kota bandung sendiri.

a. Pemanfaatan Media Promosi [A11]

Kegiatan promosi melalui media promosi yang dekat dengan masyarakat seperti

koran, majalah, kartu – kartu treavel, baliho dan billboard. Proses ini melibatkan

manager serta owner dari Hotel POP Bandung sehingga data – data dari media

partner perlu dikelola dengan baik. Input dari proses ini adalah daftar media

promosi yang masuk ke bagian manager dari Hotel POP Bandung serta control

berupa harga dan jangka waktu media promosi serta fasilitas yang ditawarkan oleh

masing – masing media promosi. Mekanisme dilakukan oleh manager, marketing

dari media promosi serta cashier yang bertugas untuk melakukan pembayaran dari

media promosi tersebut sehingga menghasilkan data media partner yang bekerja

sama sebagai output dari proses ini.

b. Mengelola Data Media Partner [A12]

Kegiatan ini melibatkan semua media partner yang bekerja sama dengan Hotel

POP Bandung dengan perjanjian kerjasama sebagai input dari proses sehingga

menghasilkan output berupa data – data media partner. Sedangkan yang terlibat

adalah media partner, manager dan cashier dari Hotel POP Bandung dengan

kontrol berupa harga dan jangka waktu promosi yang telah disetujui sehingga

menghasilkan Data Perjanjian Promosi

13

LEVEL 2

Proses Pemasaran [A2]

Gambar 3.4 IDEF0 Proses Pemasaran Hotel POP [A1]

2) Memproduksi Layanan Hotel [A2]

Kegiatan ini dilakukan POP hotel untuk menghasilkan pelayanan – pelayanan yang

akan diberikan kepada costumer dan diantara layanan yang diberikan diantaranya

adalah layanan pemesanan kamar. Pemesanan kamar dibuat berdasarkan pesanan tamu

hotel, karena yang memesan kamar mulai dari perorangan hingga rombongan daftar

kebutuhan kamar ini dibuat oleh staff front office, dalam hal ini tamu hotel dapat

memilih kamar yang ingin dipesan. Kegiatan mencatan kamar hotel dimulai dari

dibuat berdasarkan pesanan dari tamu hotel baik pesanan perorangan maupun

14

rombongan yang didaftar di bagian reception didata dan dilaporkan (output) berupa

data pemesanan kamar.

a. Memproses Pesanan [A21]

Kegiatan ini adalah untuk memproses pesanan, dengan input pesanan dari

konsumen, dalam kegiatan ini yang terlibat adalah Resepsionis untuk

menawarkan daftar fasilitas dan daftar harganya, dan outputnya adalah rekap data

konsumen.

b. Memberikan Pelayanan [A22]

Kegiatan ini adalah kegiatan memberikan pelayanan yang sudah dipesan, dengan

input rekap data konsumen dan fasilitas yang dipesan pelanggan, dan input yang

dihasilkan bukti pemesan. Yang terlibat dalam proses ini adalah casier,

receptionis, room boy, food beaverage manager.

c. Memproses Administrasi [A23]

Kegiatan ini adalah proses administrasi dengan input fasilitas yang digunakan,

bukti pemesanan pelayanan,dan input yang dihasilkan adalah laporan tagihan,

bukti pembayaran, dan laporan fasilitas yang telah terpakai. Yang terlibat dalam

kegiatan ini adalah chasier, manager, dan room boy.

15

LEVEL 2

Proses Memproduksi Layanan Hotel POP [A2]

Gambar 3.5 IDEF0 Proses Memproduksi Layanan Hotel POP [A2]

3) Penyediaan Fasilitas Hotel [A3]

Pada aktivitas penyediaan fasilitas kamar berokus pada proses makanan yang

dihidangkan untuk para tamu hotel, terdapat 3 aktivitas yang dilakukan pada aktivitas ini

yaitu: Penyediaan Makanan, Pembersihan Kamar dan Loundy.

a. Penyediaan Makanan [A31]

Bahan makanan dibuat berdasarkan menu makanan yang diinginkan dari pihak

hotel melalui food beverage manager , karena menu makanan yang ditawarkan

16

tiap harinya akan berbeda untuk memberikan variasi pada tamu hotel dengan

memperhatikan standar mutu makanan. Proses pemasakan makanan ini dibuat

berdasarkan kebutuhan dari pihak hotel yang diterima dari aktivitas bahan

makanan. Daftar kebutuhan makanan disesuaikan dengan pengunjung hotel dan

lama tamu hotel menginap sebagai kontrol dalam aktifitas ini, sedangkan output

dari proses ini adalah sisa makanan yang akan dibersihkan oleh room boy pada

aktifitas selanjutnya. Mini market juga terlibat dalam proses ini karena tamu hotel

juga dapat melakukan pemesanan makanan yang ada di dalam mini market hotel

POP yang nantinya akan diantarkan oleh room boy melalui informasi dari front

office.

b. Pembersihan Kamar [A32]

Pada kegiatan ini biasanya dilakukan oleh room boy, dimana room boy akan

membersihkan kamar para tamu ketika tamu check out dari hotel atau ketika tamu

hotel memang meminta kamarnya untuk dibersihkan melalui informasi

receptionis.

c. Pencucian Pakaian [A33]

Pada kegiatan ini biasanya dilakukan oleh Room Boy, dimana Room Boy, akan

mengumpulkan, mengecek semua barang seperti kain sprei, selimut dan lain - lain

yang berada dalam hotel untuk mengganti, mencuci dan membersihkannya

termasuk pakaian dari tamu yang meminta untuk dicucikan / diloundry.

17

LEVEL 2

Proses Menyediakan Fasilitas Hotel POP [A3]

Gambar 3.6 IDEF0 Proses MenyediaKan Fasilitas Hotel POP [A3]

18

4) Pengelola Keuangan [A4]

Pada aktivitas pengelolaan pembayaran, terdapat 4 proses utama yaitu : Pembayaran

Tagihan, Memproses Data Pembayaran, Pengecekan Data Pembayaran dan

Penerimaan Uang

a. Pembayaran Tagihan [A41]

Aktivitas Pembayaran tagihan dibuat setelah semua tamu hotel telah selesai

menginap atau akan check out dari hotel. Harga kamar dan tagihan tambahan

merupakan control dari penentuan jumlah tagihan serta kwitansi pembayaran

sebagai hasil dari permintaan tamu hotel yang dikerjakan oleh Cashier.

b. Memproses Data Pembayaran [A42]

Dalam memproses Data Pembayaran dilakukan berdasarkan kwitansi pembayaran

yang dibuat setelah semua tamu hotel telah selesai menginap atau akan check out

dari hotel, pembayarannya sendiri dapat dlakukan secara cash atau melalui kartu

kredit yang dikerjakan oleh Cashier sehingga menghasilkan Billing Valid untuk

diserahkan kepada bagian manager.

c. Pengecekan Data Pembayaran [A43]

Pada bagian pengecekan data ini, segala sesuatu yang behubungan dengan

fasilitas yang didapat oleh tamu hotel yang tertulis dalam billing valid akan

dicheck kembali oleh manager apakah uang yang diterima sesuai dengan jumlah

billing valid yang telah keluarkan.

19

LEVEL 2

Proses Mengelola Keuangan Hotel POP [A4]

Gambar 3.7 IDEF0 Proses Mengelola Keuangan Hotel POP [A4]

20

Gambar 3.8 Pohon Aktivitas Proses Bisnis Hotel POP

21

Data Flow Diagram Hotel POP Bandung

Gambar 3.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Hotel POP

22

Gambar 3.10 DFD Level 1 Sistem Informasi Hotel POP

23

3.2 Analisis Permasalahan

Adapun kekurangan yang ada pada proses bisnis yang terjadi di Hotel POP Bandung

pada saat ini adalah aliran informasi masih berbasiskan kertas pada saat pelaporannya termasuk

pengelolaan tagihan pemesanan kamar, tagihan tambahan dan dalam pelaporan pendapatannya.

Dan kekurangan lain yang ada pada hotel POP ini adalah tidak adanya fasilitas antar jemput

untuk pelanggan, karena kami menilai pada saat ini sudah banyak perusahaan hotel di Indonesia

yang memberikan fasilitas tambahan seperti kendaraan untuk antar jemput ke bandara atau

kendaraan untuk berwisata di kota Bandung.

3.2.1 Rencana Integrasi

Integrasi Sistem Database

Dari segi informasi usulan yang diuraikan adalah dibentuknya desain untuk menerapkan

jaringan dan database di perusahaan yang dimana suatu sisstem akan terkait dan saling

berhubungan yang dimana nantinya untuk meminimasikan terjadinya suatu kesalahan (human

error) dan untuk suatu aliran datanya bias berjalan tertata dengan baik dan terkonsep. Dengan

menggunakan system aplikasi database ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data,

termasuk pengolahan tagihan pemesanan kamar, tagihan tambahan, dan dalam pelaporan

pendapatannya. Diharapkan dengan penerapan system informasi berbasis komputer di Hotel POP

semua pencatatan transaksi dan pendataan bisa lebih efisien dan akurat, selain itu keluhan-

keluhan yang dialami oleh karyawan tidak akan terjadi lagi karena sistem ini dapat

mempermudah pekerjaannya.

.

Gambar 3.11 Sistem Informasi Database

24

Integraasi Penambahan Fasilitas Hotel

Usulan perbaikan untuk penambahan fasilitas hotel POP guna memberikan kenyamanan

untuk pelanggan, kami mengusulkan penambahan fasilitas trasportasi khusus untuk pelanggan

hotel, baik untuk antar jemput ke bandara maupun untuk layanan paket wisata di kota Bandung.

Langkah pertama untuk bisa menambah fasilitas ini adalah disarankan untuk bekerjasama

dengan perusahaan Tour and Travel, selain dapat meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan

pun akan mendapatkan keuntungan tambahan yang dihasilkan dari kerjasama yang dilakukan

antara hotel POP dengan perusahaan Tour and Travel itu sendiri.

Gambar 3.12 IDEF0 Level 1 Usulan Perbaikan [A2]

25

Deskripsi Usulan Perbaikan [A2]

Kegiatan ini dilakukan POP hotel untuk menghasilkan pelayanan – pelayanan yang akan

diberikan kepada costumer dan diantara layanan yang diberikan diantaranya adalah layanan

pemesanan kamar, pelayanan transportasi, dan paket wisata.

a. Memproses Pesanan [A21]

Kegiatan ini adalah untuk memproses pesanan, dengan input pesanan dari konsumen,

dalam kegiatan ini yang terlibat adalah Resepsionis untuk menawarkan daftar fasilitas

dan daftar harganya, dan outputnya adalah rekap data konsumen.

b. Memberikan Pelayanan [A22]

Kegiatan ini adalah kegiatan memberikan pelayanan yang sudah dipesan, dengan input

rekap data konsumen dan fasilitas yang dipesan pelanggan, dan input yang dihasilkan

bukti pemesan. Yang terlibat dalam proses ini adalah casier, receptionis, room boy, food

beaverage manager, dan sopir (Perusahaan Tour and Travel)

c. Memproses Administrasi [A23]

Kegiatan ini adalah proses administrasi dengan input fasilitas yang digunakan, bukti

pemesanan pelayanan,dan input yang dihasilkan adalah laporan tagihan, bukti

pembayaran, dan laporan fasilitas yang telah terpakai. Yang terlibat dalam kegiatan ini

adalah chasier, manager, dan room boy.

26

LEVEL 2

Proses Memproduksi Layanan Hotel POP [A4]

Gambar 3.13 IDEF0 Level 2 Usulan Perbaikan [A2]

27

DFD Usulan Penambahan Fasilitas

Gambar 3.14 DFD level 0 Usulan Perbaikan

28

BAB IV

ANALISIS

4.1 Analisis Terhadap Langkah-Langkah Integrasi

Proses bisnis yang baik adalah proses bisnis yang menunjang rencana strategis

perusahaan yang tertuang pada misi dan visi yang ingin dicapai. Hotel POP sebagai suatu unit

usaha yang berorientasi pada keuntungan, maka semakin efektif dan effsien suatu proses bisnis

akan menghasilkan keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan dan penempatan input sampai

output suatu proses berhubungan dan tidak ada yang miss yang dimana suatu proses bisnis kali

ini diuraikan dengan suatu model proses bisnis IDEFØ.

IDEF Ø merupakan pemodelan fungsional suatu sistem. Dalam model dengan IDEF0 ini

fungsi-fungsi tersebut menjelaskan apa yang dikerjakan oleh sistem, apa yang

mengendalikannya, apa yang diproses, apa sarana untuk memproses, dan apa yang dihasilkan.

Juga terdapat kumpulan fungsi-fungsi yang saling berkaitan satu dengan yang lain untuk

menghasilkan suatu fungsi utama. Dimana didalam IDEF Ø terdapat suatu aktivitas yang akan

terbagi-bagi lagi menjadi suatu sub-aktivitas.

Dalam IDEF Ø ini mempunyai building blocks yaitu komponen penyusun sistem yang

digambarkan pada suatu model yang terdiri dari 2 macam yaitu aktivitas dan ICOM (Input,

Control, Output, & Mechanism). Dimana IDEF Ø ini juga suatu penggambaran aktivitas dan

ICOM yang saling berkaitan dalam suatu sistem.

Pada Proses yang kami teliti yaitu proses bisnis pada Hotel POP Bandung dengan metode

IDEF Ø mempunyai level hingga level 2, Adapun proses bisnis yang digunakan oleh Hotel POP

adalah sebagai berikut:

Pemasaran:

Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh Hotel POP dilakukan oleh owner dan manager

Hotel POP Bandung. Dalam pemasarannya Hotel POP Bandung memanfaatkan beberapa media

partner untuk memperoleh perhatian pasar guna persaingan yang ada khususnya di kota bandung

sendiri diantaranya:.

29

1. Pemanfaatan Media Promosi

2. Mengelola Data Media Partner

Pencatatan Pemesanan Kamar

Pemesanan kamar dibuat berdasarkan pesanan tamu hotel, karena yang memesan kamar

mulai dari perorangan hingga rombongan daftar kebutuhan kamar ini dibuat oleh staff front

office, dalam hal ini tamu hotel dapat memilih kamar yang ingin dipesan. Kegiatan mencatan

kamar hotel dimulai dari dibuat berdasarkan pesanan dari tamu hotel baik pesanan perorangan

maupun rombongan yang didaftar di bagian reception didata dan dilaporkan (output) berupa data

pemesanan kamar.

Penyediaan Fasilitas Hotel

Pada aktivitas penyediaan fasilitas kamar berfokus pada proses makanan yang

dihidangkan untuk para tamu hotel, terdapat 3 aktivitas yang dilakukan pada aktivitas ini yaitu:

Penyediaan Makanan, Pembersihan Kamar dan Loundry diantaranya:

1. Penyediaan Makanan

2. Pembersihan Kamar

3. Pencucian Pakaian

Pengelola Pembayaran

Pada aktivitas pengelolaan pembayaran, terdapat 4 proses utama yaitu : Pembayaran

Tagihan, Memproses Data Pembayaran, Pengecekan Data Pembayaran dan Penerimaan Uang

dimana dalam hal ini dibagi lagi menjadi:

1. Pembayaran Tagihan

2. Memproses Data Pembayaran

3. Pengecekan Data Pembayaran

4. Penerima Uang

4.2 Analisis Terhadap Infrastruktur yang Harus Disiapkan

Usulan perbaikan pertama yang diterapkan pada perancangan proses bisnis ini lebih

mengarah pada penggunaan database. Dengan kata lain, database merupakan infrastruktur

utama yang harus diciptakan dan ditunjang oleh infrastruktur lainnya dalam sistem integrasi ini.

30

Database yang dibuat dapat menampung informasi-informasi berapapun jumlahnya sehingga

dapat menghemat pemakaian kertas-kertas dan tempat penyimpanan dokumen, selain itu

keakuratan data yang diterima oleh setiap organisasi yang membutuhkan akan semakin terjamin.

Usulan perbaikan kedua adalah pada penambahan layanan fasilitas transfortasi untuk

pelanggan hotel POP, dengan menambah fasilitas ini diharapkan bisa meningkatkan kualitas

pelayanan yang ditawarkan hotel untuk pelanggan.

4.3 Analisis Terhadap Dampak yang Timbul Setelah Integrasi Dilakukan

Hasil rancangan dengan menggunakan system informasi database secara keseluruhan

membuat suatu proses bisnis menjadi lebih jelas. Dengan membagi, memudahkan perusahaan

dalam mengevaluasi proses bisnis yang terjadi di perusahaannya. Sistem aliran informasi yang

sudah ada pada hotel POP yang sudah ada pada saat ini masih menggunakan system berbasis

kertas (manual) sesuai yang telah dijelaskan di bab sebelumnya. Karena pada system ini terdapat

beberapa kekurangan maka kami mengusulkan untuk system informasi yang baru yang adapat

mendukung dan memperbaiki system sebelumnya. Teknik informasi hadir untuk menghadapi

tantangan zaman pada saat ini, dimana dituntuk keefisienan dan ketepatan dalam penyajian

informasi. System informasi ini diintegrasikan kedalam suatu perangkat computer, mengingat

computer pada saat ini bukan merupakan suatu hal yang baru. Dengan menggunakan system

aplikasi database yang berbasis windows ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data,

termasuk pengolahan tagihan pemesanan kamar, tagihan tambahan, dan dalam pelaporan

pendapatannya. Diharapkan dengan penerapan system informasi berbasis computer di Hotel POP

sehingga semua pencatatan transaksi dan pendataan bisa lebih efisien dan akurat.

Dari hasil suatu perbaikan tersebut kepada system perusahaan yang dimana merupakan

suatu unit usaha yang berorientasikan kepada profit. Dengan meng hilangkan system berbasis

kertas kepada system database proses bisnis yang diterapkan menjadi lebih efektif dan effisien.

Dengan penambahan fasilitas pelayanan untuk pelanggan dan proses bisnis yang baik,

perusahaan dapat melakukan perencanaan dengan lebih baik sehingga target keuntungan akan

tercapai.

31

BAB IV

KESIMPULAN

Metode IDEFØ adalah metode penggambaran model fungsional (aktivitas dan ICOM)

suatu system. Esensi building-block dari sebuah model IDEFØ adalah sebuah aktivitas yang

menggunakan mekanisme yang mentranformasikan input menjadi output secara langsung dengan

kontrol. Sebuah ICOM merupakan sebuah komponen sistem yang digunakan dalam beberapa

cara dengan satu atau lebih aktivitas. Dalam IDEFØ, Input, Control, Output, dan mechanisme

secara umum disebut ICOMs.

Dengan perbaikan system informasi dan penambahan pelayanan fasilitas pada Hotel POP

Bandung, diharapkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan dapat meningkat sehingga

perusahaan mampu memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pelanggan dan mampu

menghasilkan profit sebanyak-banyaknya.

32