Post on 13-Nov-2015
KOMPUTER PERKANTORAN
DISUSUN OLEH:
DEA RIZKY
1301156778
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS RIAU
PEKANBARU
2015
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur saya panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga saya dapat menyusun makalah ini dengan baik dan
benar, serta tepat pada waktunya. Dalam makalah ini saya akan membahas mengenai
Komputer terhadap perkantoran dan bidang anda di ilmu komunikasi
Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua.Untuk itu saya
berharap agar pembaca dapat memakluminya tentang segala kekurangan yang ada dalam
Makalah ini.Dan saya tidak lupa mengucapkan
Atas segala kekurangan dalam penyusunan Makalah ini.kami sangat mengharapkan
kritikan,saran,dan pengarahan dari pembaca yang sifatnya membangun demi perbaikan.Semoga
bermanfaat.
Pekanbaru,02 maret 2015
Penulis
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...1
DAFTAR ISI.2
BAB I PENDAHULUAN.3
1.1 LATARBELAKANG..3
1.2 RUMUSAN MASALAH .,......4
1.3 TUJUAN ........,.............4
BAB II PEMBAHASAN...,..5
2.1 Manfaat Komputer pada Perkantoran ..5-8
2.2 Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran9-10
BAB III PENUTUP..11
3.1 KESIMPULAN.....11
DAFTAR PUSTAKA 12
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelatihan Instansi dengan materi Komputer Perkantoran masih sangat dibutuhkan, dengan
semakin berkembangnya penggunaan komputer terutama laptop diberbagai instansi baik
pemerintah maupun swasta, maka kemampuan mengoperasikan komputer untuk menyelesaikan
pekerjaan perkantoran sehari-hari kini menjadi tuntutan untuk dikuasai oleh semua personil
dalam organisasi, baik staf maupun level pimpinan. Program ini bersifat fundamental dan
ditujukan bagi personil organisasi yang sering mengelola pekerjaan administrasi perkantoran
umum sehari-hari dengan komputer, namun masih memiliki keterbatasan kemampuan dalam
pengoperasian komputer.
Pelatihan mempelajari dasar-dasar pengoperasian komputer, pembuatan presentasi elektronik
dengan Ms PowerPoint, pembuatan dan pengaturan pengetikan dokumen serta surat dengan Ms
Word, pembuatan tabel dan berbagai pertihungan serta grafik dengan Ms Excel, serta apresiasi
dan pengoperasian internet.
Target pelatihan adalah memberikan pemahaman dan meningkatkan kemampuan peserta dalam
mengoperasikan komputer dan internet, untuk pekerjaan administrasi perkantoran umum sehari-
hari dengan baik.
3
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan pemaparan latar belakang diatas,penulis mengambil beberapa
rumusan masalah diantaranya:
1.Manfaat Komputer pada Perkantoran
2. Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran
1.3Tujuan
Adapun tujuan yang diperoleh dari isi makalah ini yaitu:
Supaya dapat mengetahui manfaat komputer terhadap perkantoran di bidang
kehumasan
4
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 Manfaat Komputer pada Perkantoran
Informasi dalam berbagai hal menjadi sangat penting bagi semua bentuk perusahaan atau
perkantoran. Kegagalan sebuah perusahaan untuk mencerna informasi akan berakibat kepada
lemahnya daya saing perusahaan tersebut terhadap perusahaan lain yang sejenis. Kecepatan
dunia usaha beradaptasi dengan teknologi Komputer, khususnya di Amerika berjalan sesuai
dengan perkembangan Komputer itu sendiri. Karena bagi perusahaan pengaruh Komputer
disuatu perkantoran diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan efisiensi kerja mereka.
Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomatis perkantoran karena sebagian dari waktu kerja
pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif. Mengenai hal-hal tersebut ternyata
dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Tanggapan mengenai masalah tersebut adalah
dengan memanfaatkan Komputer untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya
adanya masalah pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis. Manfaat Komputer juga bisa
untuk mengingatkan para pengelola tentang jadwal-jadwal penugasan dan dapat juga digunakan
untuk menyimpan informasi/data di dalam Komputer.
Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, jenis aplikasi pengolahan data pun
semakin meluas, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Macam macam aplikasi computer yang digunakan di perusahaan
1. Sistem Informasi Managemen (SIM)
sistem informasi yang sudah banyak diterapkan pada perusahaan yang bergerak bidang
perdagangan barang dan jasa baik pada perusahaan besar, menengah, bahkan perusahaan kecil.
Di perusahaan dagang seperti department store, telah dipergunakan mesin cash register (mesin
kasir) yang dilengkapi dengan kontrol komputer sehingga mesin tersebut dapat dikontrol oleh
pihak manajer hanya dari ruangan kerjanya secara cepat dan tepat, untuk scanning barcode kode
barang dagangan, menghitung rugi laba, inventori dan sebagainya.
5
2. Arsip Elektronik
Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja
pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain :
a. Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka
arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.
b. Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.
Hal-hal tersebut diatas ternyata dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan.
Tanggapan mengenai masalah diatas adalah dengan memanfaatkan komputer untuk
melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya adalah masalah pengaturan arsip yang
disimpan secara elektronis.
Keuntungan arsip elektronik :
- Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur
komunikasi
- Pencarian dokumen mudah dilakukan
- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal.
Penggunaan teknologi baru biasanya menimbulkan masalah sosial, bagi pihak yang
menyangsikan kegunaanya. Mereka takut akan hilangnya kontak sosial diantara pekerja dengan
kata lain komunikasi elektronik akan mengisolasi pekerja dari lingkup sosialnya.
3. Pengolahan Kata (Word Processing).
3. Pengolah kata adalah suatu program aplikasi yang dirancang khusus dan mempunyai fungsi
sebagai alat bantu untuk pembuatan sebuah tulisan atau dokumen pada komputer. Kata-kata dan
kalimat tersebut dapat dibuat sesuai dengan keinginan kita, baik dari jenis huruf, tata letak dan
lainnya. Dahulu pengolah kata yang dikenal dan banyak digunakan adalah Wordstar dan
WordPerfect.
Saat ini, pengolah kata yang banyak digunakan adalah Microsoft Word for windows
mulai dari versi word 3.X, word 6.0, word97, word2000 dan saat ini word XP. Microsoft word
for windows banyak digunakan karena sudah cukup lengkap sebagai aplikasi pengolah kata dari
pengetikan yang sederhana sampai yang rumit. Selain itu juga versi dari Microsoft word yang
ada selalu kompatibel (dapat digunakan) dengan versi sebelumnya.
6
4. Surat elektronik
Pengiriman surat atau pesan secara elektronis, baik tulisan maupun gambar dengan beberapa
cara penyampaian :
1. Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer,pos).
2. Dengan Facsimili.
3. Komputer yang terhubung dalam jaringan (LAN)
5. Konferensi Jarak Jauh
Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan
data, suara dan gambar.
panggilan Teleconference adalah alternatif yang sangat baik bagi perusahaan yang perlu
berkomunikasi secara efektif dengan karyawan mereka di semua lokasi dan bahkan dengan klien
yang tidak lokal. Manfaat utama dari teleconferencing, dibandingkan dengan hanya mencoba
untuk berkomunikasi meskipun email, faks dan pesan suara, atau bahkan satu-satu percakapan
telepon adalah bahwa sekelompok orang dapat mendengar informasi yang sama pada waktu yang
sama. Ini adalah manfaat utama yang sama mengadakan rapat, untuk menyebarkan informasi
kepada kelompok sehingga setiap orang yang terlibat menerima informasi yang sama persis.
Menggunakan pertemuan teleconference memungkinkan kelompok untuk bertemu tanpa harus
berada di lokasi fisik yang sama. Ini berarti bahwa setiap orang yang perlu informasi, atau yang
perlu berpartisipasi dalam beberapa jenis diskusi atau acara pengambilan keputusan, bisa
melakukannya dari kenyamanan kantor mereka sendiri.
Hal ini secara drastis dapat mengurangi biaya perjalanan bagi perusahaan dan juga dapat
membantu agar para eksekutif dan karyawan kunci yang berharga lainnya dari menjadi
dikeringkan dan tertekan oleh tuntutan perjalanan. Dengan telekonferensi, orang dapat memiliki
akses ke semua informasi yang mereka biasanya ada di kantor mereka sendiri, dan mereka hanya
perlu untuk panggilan ke layanan telekonferensi pada waktu yang tepat.
Selain itu, bahan rapat dapat dikirim ke depan secara fisik melalui kurir atau jasa pengiriman,
atau bahan dapat dikirim secara digital, melalui lampiran email yang masing-masing peserta
dapat mencetak pada akhir mereka. Dalam kebanyakan kasus, teleconference host oleh sebuah
perusahaan yang menyediakan layanan telekonferensi grup.
7
6. Information Retrieval
Pengambilan kembali informasi/data yang telah disimpan dalam komputer.
7. Kegiatan Manajemen.
Kegiatan ini memanfaatkan komputer untuk mengingatkan para
pengelola tentang jadwal-jadwal penting,pengaturan jadwal
proyek, jadwal penugasan, dll.
8
2.2 Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran
Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan penting di
berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang
mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna
mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan. Saat ini teknologi informasi sudah
memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah
semakin cepat, semakin tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM) serta ruang
harddisk yang semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan response
popups computer.
SEKILAS TENTANG OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office
automation), atau OA.
Awalnya OA dimasudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif, kemudian
meningkat pada tingkat manajer dan profesional sebagai pemakai untuk meningkatkan
produktifitas mereka
Sedikitnya ada 11 penerapan OA, ada yang menggunakan komputer ada pula yang tidak.
Penerapan OA dipengaruhi oleh :
jenis organisasi, pilihan pribadi manajer, dan sumberdaya OA yang tersedia
MANFAAT Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi;
mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan
campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi
lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan
landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih
baik (competitive advantage)
Dengan mempelajari matakuliah ini, mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang diperoleh dalam
matakuliah Pengantar PDE, Sistem Informasi Manajemen dan Jaringan Komputer
KONSEP-KONSEP PENTING
Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi
9
OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang
terencana dan terpadu (IOAS integrated office automation system)
OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
OA dapat memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti
10
BAB3
PENUTUP
3.1KESIMPULAN
Komputer terhadap perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah
office work (pekerjaan perkantoran). Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran
jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan: tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
11
DAFTAR PUSTAKA
hirakos.(2011). Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan
[online]. Tersedia: http://hyrra.wordpress.com/2011/10/01/implementasi-teknologi-informasi-
untuk-keunggulan-kompetitif-perusahaan/ (26 November 2011)
Yaqin, Ainul.(2009).Peranan teknologi informasi khususnya system informasi dalam manajemen
perkantoran modern [online]. Tersedia: http://yaqinov.wordpress.com/2009/03/13/peranan-
teknologi-informasi-khususnya-system-informasi-dalam-manajemen-perkantoran-modern/ (26
November 2011)
12
DAFTAR ISIKATA PENGANTAR...1DAFTAR ISI.2BAB I PENDAHULUAN.31.1 LATARBELAKANG..31.2 RUMUSAN MASALAH .,......41.3 TUJUAN ........,.............4BAB II PEMBAHASAN...,..52.1 Manfaat Komputer pada Perkantoran ..5-82.2 Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran9-10BAB III PENUTUP..113.1 KESIMPULAN.....11DAFTAR PUSTAKA 122BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang