KOMPUTER PERKANTORAN

DISUSUN OLEH:

DEA RIZKY

1301156778

JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS RIAU

PEKANBARU

2015

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur saya panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat

limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga saya dapat menyusun makalah ini dengan baik dan

benar, serta tepat pada waktunya. Dalam makalah ini saya akan membahas mengenai

Komputer terhadap perkantoran dan bidang anda di ilmu komunikasi

Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua.Untuk itu saya

berharap agar pembaca dapat memakluminya tentang segala kekurangan yang ada dalam

Makalah ini.Dan saya tidak lupa mengucapkan

Atas segala kekurangan dalam penyusunan Makalah ini.kami sangat mengharapkan

kritikan,saran,dan pengarahan dari pembaca yang sifatnya membangun demi perbaikan.Semoga

bermanfaat.

Pekanbaru,02 maret 2015

Penulis

1

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...1

DAFTAR ISI.2

BAB I PENDAHULUAN.3

1.1 LATARBELAKANG..3

1.2 RUMUSAN MASALAH .,......4

1.3 TUJUAN ........,.............4

BAB II PEMBAHASAN...,..5

2.1 Manfaat Komputer pada Perkantoran ..5-8

2.2 Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran9-10

BAB III PENUTUP..11

3.1 KESIMPULAN.....11

DAFTAR PUSTAKA 12

2

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pelatihan Instansi dengan materi Komputer Perkantoran masih sangat dibutuhkan, dengan

semakin berkembangnya penggunaan komputer terutama laptop diberbagai instansi baik

pemerintah maupun swasta, maka kemampuan mengoperasikan komputer untuk menyelesaikan

pekerjaan perkantoran sehari-hari kini menjadi tuntutan untuk dikuasai oleh semua personil

dalam organisasi, baik staf maupun level pimpinan. Program ini bersifat fundamental dan

ditujukan bagi personil organisasi yang sering mengelola pekerjaan administrasi perkantoran

umum sehari-hari dengan komputer, namun masih memiliki keterbatasan kemampuan dalam

pengoperasian komputer.

Pelatihan mempelajari dasar-dasar pengoperasian komputer, pembuatan presentasi elektronik

dengan Ms PowerPoint, pembuatan dan pengaturan pengetikan dokumen serta surat dengan Ms

Word, pembuatan tabel dan berbagai pertihungan serta grafik dengan Ms Excel, serta apresiasi

dan pengoperasian internet.

Target pelatihan adalah memberikan pemahaman dan meningkatkan kemampuan peserta dalam

mengoperasikan komputer dan internet, untuk pekerjaan administrasi perkantoran umum sehari-

hari dengan baik.

3

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan pemaparan latar belakang diatas,penulis mengambil beberapa

rumusan masalah diantaranya:

1.Manfaat Komputer pada Perkantoran

2. Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran

1.3Tujuan

Adapun tujuan yang diperoleh dari isi makalah ini yaitu:

Supaya dapat mengetahui manfaat komputer terhadap perkantoran di bidang

kehumasan

4

BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 Manfaat Komputer pada Perkantoran

Informasi dalam berbagai hal menjadi sangat penting bagi semua bentuk perusahaan atau

perkantoran. Kegagalan sebuah perusahaan untuk mencerna informasi akan berakibat kepada

lemahnya daya saing perusahaan tersebut terhadap perusahaan lain yang sejenis. Kecepatan

dunia usaha beradaptasi dengan teknologi Komputer, khususnya di Amerika berjalan sesuai

dengan perkembangan Komputer itu sendiri. Karena bagi perusahaan pengaruh Komputer

disuatu perkantoran diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan efisiensi kerja mereka.

Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomatis perkantoran karena sebagian dari waktu kerja

pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif. Mengenai hal-hal tersebut ternyata

dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Tanggapan mengenai masalah tersebut adalah

dengan memanfaatkan Komputer untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya

adanya masalah pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis. Manfaat Komputer juga bisa

untuk mengingatkan para pengelola tentang jadwal-jadwal penugasan dan dapat juga digunakan

untuk menyimpan informasi/data di dalam Komputer.

Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, jenis aplikasi pengolahan data pun

semakin meluas, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Macam macam aplikasi computer yang digunakan di perusahaan

1. Sistem Informasi Managemen (SIM)

sistem informasi yang sudah banyak diterapkan pada perusahaan yang bergerak bidang

perdagangan barang dan jasa baik pada perusahaan besar, menengah, bahkan perusahaan kecil.

Di perusahaan dagang seperti department store, telah dipergunakan mesin cash register (mesin

kasir) yang dilengkapi dengan kontrol komputer sehingga mesin tersebut dapat dikontrol oleh

pihak manajer hanya dari ruangan kerjanya secara cepat dan tepat, untuk scanning barcode kode

barang dagangan, menghitung rugi laba, inventori dan sebagainya.

5

2. Arsip Elektronik

Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja

pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain :

a. Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka

arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.

b. Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

Hal-hal tersebut diatas ternyata dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan.

Tanggapan mengenai masalah diatas adalah dengan memanfaatkan komputer untuk

melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya adalah masalah pengaturan arsip yang

disimpan secara elektronis.

Keuntungan arsip elektronik :

- Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur

komunikasi

- Pencarian dokumen mudah dilakukan

- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal.

Penggunaan teknologi baru biasanya menimbulkan masalah sosial, bagi pihak yang

menyangsikan kegunaanya. Mereka takut akan hilangnya kontak sosial diantara pekerja dengan

kata lain komunikasi elektronik akan mengisolasi pekerja dari lingkup sosialnya.

3. Pengolahan Kata (Word Processing).

3. Pengolah kata adalah suatu program aplikasi yang dirancang khusus dan mempunyai fungsi

sebagai alat bantu untuk pembuatan sebuah tulisan atau dokumen pada komputer. Kata-kata dan

kalimat tersebut dapat dibuat sesuai dengan keinginan kita, baik dari jenis huruf, tata letak dan

lainnya. Dahulu pengolah kata yang dikenal dan banyak digunakan adalah Wordstar dan

WordPerfect.

Saat ini, pengolah kata yang banyak digunakan adalah Microsoft Word for windows

mulai dari versi word 3.X, word 6.0, word97, word2000 dan saat ini word XP. Microsoft word

for windows banyak digunakan karena sudah cukup lengkap sebagai aplikasi pengolah kata dari

pengetikan yang sederhana sampai yang rumit. Selain itu juga versi dari Microsoft word yang

ada selalu kompatibel (dapat digunakan) dengan versi sebelumnya.

6

4. Surat elektronik

Pengiriman surat atau pesan secara elektronis, baik tulisan maupun gambar dengan beberapa

cara penyampaian :

1. Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer,pos).

2. Dengan Facsimili.

3. Komputer yang terhubung dalam jaringan (LAN)

5. Konferensi Jarak Jauh

Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan

data, suara dan gambar.

panggilan Teleconference adalah alternatif yang sangat baik bagi perusahaan yang perlu

berkomunikasi secara efektif dengan karyawan mereka di semua lokasi dan bahkan dengan klien

yang tidak lokal. Manfaat utama dari teleconferencing, dibandingkan dengan hanya mencoba

untuk berkomunikasi meskipun email, faks dan pesan suara, atau bahkan satu-satu percakapan

telepon adalah bahwa sekelompok orang dapat mendengar informasi yang sama pada waktu yang

sama. Ini adalah manfaat utama yang sama mengadakan rapat, untuk menyebarkan informasi

kepada kelompok sehingga setiap orang yang terlibat menerima informasi yang sama persis.

Menggunakan pertemuan teleconference memungkinkan kelompok untuk bertemu tanpa harus

berada di lokasi fisik yang sama. Ini berarti bahwa setiap orang yang perlu informasi, atau yang

perlu berpartisipasi dalam beberapa jenis diskusi atau acara pengambilan keputusan, bisa

melakukannya dari kenyamanan kantor mereka sendiri.

Hal ini secara drastis dapat mengurangi biaya perjalanan bagi perusahaan dan juga dapat

membantu agar para eksekutif dan karyawan kunci yang berharga lainnya dari menjadi

dikeringkan dan tertekan oleh tuntutan perjalanan. Dengan telekonferensi, orang dapat memiliki

akses ke semua informasi yang mereka biasanya ada di kantor mereka sendiri, dan mereka hanya

perlu untuk panggilan ke layanan telekonferensi pada waktu yang tepat.

Selain itu, bahan rapat dapat dikirim ke depan secara fisik melalui kurir atau jasa pengiriman,

atau bahan dapat dikirim secara digital, melalui lampiran email yang masing-masing peserta

dapat mencetak pada akhir mereka. Dalam kebanyakan kasus, teleconference host oleh sebuah

perusahaan yang menyediakan layanan telekonferensi grup.

7

6. Information Retrieval

Pengambilan kembali informasi/data yang telah disimpan dalam komputer.

7. Kegiatan Manajemen.

Kegiatan ini memanfaatkan komputer untuk mengingatkan para

pengelola tentang jadwal-jadwal penting,pengaturan jadwal

proyek, jadwal penugasan, dll.

8

2.2 Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran

Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan penting di

berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang

mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna

mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan. Saat ini teknologi informasi sudah

memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah

semakin cepat, semakin tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM) serta ruang

harddisk yang semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan response

popups computer.

SEKILAS TENTANG OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office

automation), atau OA.

Awalnya OA dimasudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif, kemudian

meningkat pada tingkat manajer dan profesional sebagai pemakai untuk meningkatkan

produktifitas mereka

Sedikitnya ada 11 penerapan OA, ada yang menggunakan komputer ada pula yang tidak.

Penerapan OA dipengaruhi oleh :

jenis organisasi, pilihan pribadi manajer, dan sumberdaya OA yang tersedia

MANFAAT Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi;

mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan

campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi

lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan

landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih

baik (competitive advantage)

Dengan mempelajari matakuliah ini, mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang diperoleh dalam

matakuliah Pengantar PDE, Sistem Informasi Manajemen dan Jaringan Komputer

KONSEP-KONSEP PENTING

Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke

otomatisasi

9

OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang

terencana dan terpadu (IOAS integrated office automation system)

OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

OA dapat memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

10

BAB3

PENUTUP

3.1KESIMPULAN

Komputer terhadap perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,

mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),

mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib

sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah

office work (pekerjaan perkantoran). Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran

jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan: tata penyelenggaraan;

pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; perencanaan,

pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

11

DAFTAR PUSTAKA

hirakos.(2011). Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan

[online]. Tersedia: http://hyrra.wordpress.com/2011/10/01/implementasi-teknologi-informasi-

untuk-keunggulan-kompetitif-perusahaan/ (26 November 2011)

Yaqin, Ainul.(2009).Peranan teknologi informasi khususnya system informasi dalam manajemen

perkantoran modern [online]. Tersedia: http://yaqinov.wordpress.com/2009/03/13/peranan-

teknologi-informasi-khususnya-system-informasi-dalam-manajemen-perkantoran-modern/ (26

November 2011)

12

DAFTAR ISIKATA PENGANTAR...1DAFTAR ISI.2BAB I PENDAHULUAN.31.1 LATARBELAKANG..31.2 RUMUSAN MASALAH .,......41.3 TUJUAN ........,.............4BAB II PEMBAHASAN...,..52.1 Manfaat Komputer pada Perkantoran ..5-82.2 Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran9-10BAB III PENUTUP..113.1 KESIMPULAN.....11DAFTAR PUSTAKA 122BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang