Post on 15-Nov-2019
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Perbub Jra.docx
BUPATI MALANG
PROPINSI JAWA TIMUR
PERATURAN BUPATI MALANG
NOMOR 123 TAHUN 2018
TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
URUSAN PERPUSTAKAAN DAN URUSAN KEARSIPAN
PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI MALANG,
Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan dalam Pasal 22
Ayat (7) dan Pasal 24 Peraturan Daerah Kabupaten
Malang Nomor 11 Tahun 2015 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan, perlu membentuk
Peraturan Bupati Malang tentang Jadwal Retensi Arsip
Substantif Urusan Perpustakaan dan Urusan
Kearsipan Pemerintah Kabupaten Malang;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang
Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten di Lingkungan
Propinsi Jawa Timur (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 1950 Nomor 41), sebagaimana telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1965 tentang
Perubahan Batas Wilayah Kotapraja Surabaya dan
Daerah Tingkat II Surabaya dengan mengubah
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang
Pembentukan Daerah-Daerah Kota Besar dalam
Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah,
Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 19,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 2730);
2
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Perbub Jra.docx
2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang
Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari
Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 3851);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011
Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5234);
5. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244 Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587),
sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015
tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang
Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5601);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5286);
8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 5
Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor
Kesejahteraan Rakyat Urusan Perpustakaan;
9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 19
Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan
Kearsipan;
3
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Perbub Jra.docx
10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 48 Tahun 2015 tentang Cara Penyusunan
Jadwal Retensi Arsip;
11. Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 11
Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
(Lembaran Daerah Kabupaten Malang Tahun 2015
Nomor 9 Seri D Indonesia Nomor 5679);
12. Peraturan Bupati Malang Nomor 122 Tahun 2018
tentang Tata Kearsipan (Berita Daerah Kabupaten
Malang Tahun 2018 Nomor 104 Seri D);
13. Peraturan Bupati Malang Nomor 36 tahun 2011 Tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Malang (Berita Daerah Kabupaten Malang
Tahun 2011 Nomor 12/E);
14. Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2016 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi,
serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
(Lembaran Daerah Kabupaten Malang 2016 Nomor 20
Seri C).
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN BUPATI MALANG TENTANG JADWAL RETENSI
ARSIP SUBSTANTIF URUSAN PERPUSTAKAAN DAN
URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:
1. Daerah adalah Kabupaten Malang.
2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten
Malang.
3. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang selanjutnya
disebut Dinas adalah unsur pelaksana urusan
pemerintahan bidang perpustakaan dan bidang kearsipan.
4. Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Malang.
5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan
urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
4
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Perbub Jra.docx
6. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
7. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik,
Organisasi Kemasyarakatan, Berbangsa, dan Bernegara.
8. Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan
suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung
didalamnya.
9. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
10. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi
jenis atau seri arsip yang diciptakan karena pelaksanaan
fungsi pokok (substantif) pemerintahan daerah yang
berada pada unit organisasi dilingkungan dinas-dinas
atau Unit Organisasi lain yang membidangi fungsi pokok
dilingkungan Pemerintah Kabupaten Malang.
BAB II
TUJUAN
Pasal 2
(1) Jadwal Retensi Arsip Substantif digunakan sebagai
pedoman Penyusutan Arsip yang berkaitan dengan
tugas dan fungsi urusan perpustakaan dan urusan
kearsipan pada Perangkat Daerah di lingkungan
Pemerintah Daerah.
(2) Jadwal Retensi Arsip Substanstif telah
mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.
(3) Jadwal Retensi Arsip Substantif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
5
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Perbub Jra.docx
BAB III
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 3
Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Bupati ini dengan
penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten
Malang.
Ditetapkan di Malang Pada tanggal 31 Desember 2018
WAKIL BUPATI MALANG
Ttd.
SANUSI
Diundangkan di Kepanjen Pada tanggal 31 Desember 2018
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN MALANG,
Ttd.
DIDIK BUDI MULJONO
Berita Daerah Kabupaten Malang Tahun 2018 Nomor 105 Seri D
AKTIF INAKTIF
1 3 4 5
1.
1. 3 Tahun Permanen
2.
3.
4.
2.
A.
1. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Permanen
3. 2 Tahun setelah data
diperbarui
3 Tahun PermanenPangkalan data penerbit dan pengusaha rekaman
Deposit Bahan Pustaka
Sosialisasi Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR)
Berkas penyerahan karya cetak dan karya rekam
Kebijakan pola pembinaan perpustakaan
Kajian Index Kepuasan Masyarakat (IKM)
PENGEMBANGAN BAHAN PUSTAKA DAN JASA INFORMASI
KEBIJAKAN PERPUSTAKAAN MELIPUTI KEBIJAKAN DI BIDANG
PENGEMBANGAN BAHAN PUSTAKA DAN JASA INFORMASI DAN
SUMBER DAYA PERPUSTAKAAN
Standar kebijakan Pengolahan, Pelayanan dan Pengembangan 2 Tahun setelah
diperbaruiKebijakan perpustakaan daerah
2
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN PERPUSTAKAAN DAN URUSAN KEARSIPAN
PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
I. URUSAN PERPUSTAKAAN
NO J E N I S A R S I PJANGKA WAKTU PENYIMPANAN
KETERANGAN
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI MALANG NOMOR 123 TAHUN 2018
TENTANGJADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN
PERPUSTAKAAN DAN URUSAN KEARSIPANPEMERINTAH KABUPATEN MALANG
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
2
1 3 4 52
4. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Musnah
5. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
1 Tahun Musnah
6. 3 Tahun Permanen
a.
b.
c.
d.
e.
B.
1.
a. 2 Tahun sejak masa
satu tahun anggaran
berakhir
8 Tahun Musnah
b. 2 Tahun setelah
perjanjian, kontrak,
kerjasama berakhir
dan kewajiban para
pihak telah ditunaikan
3 Tahun Permanen
c. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
d. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
1 Tahun
Musnah
e. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
1 Tahun Musnah
Berkas pemberian
Berkas administrasi pengajuan bahan pustaka
Berita Acara Serah Terima Bahan Terbitan
Pengembangan Koleksi
Akuisisi
Berkas pembelian bahan pustaka
Berkas hibah bahan pustaka
Katalog Induk Nasional (KIN)
Katalog Induk Daerah (KID)
Katalog Dalam Terbitan (KDT)
Bibliografi dan Katalog 2 Tahun setelah
diterimaBibliografi Nasional Indonesia (BNI)
Bibliografi Daerah (BD)
Terbitan internasional dan regional
Pemantauan wajib serah simpan karya cetak dan karya
rekam
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
3
1 3 4 52
f. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
g. 1 Tahun sejak
berakhirnya masa satu
anggaran
1 Tahun Permanen
h. 2 Tahun setelah
diperbarui
3 Tahun Permanen
2. 2 Tahun setelah jadi
buku induk dan
katalog siap dilayankan
3 Tahun Permanen
3. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
C.
1. 1 Tahun setelah
terdaftar sebagai
anggota
1 Tahun Musnah
2. 1 Tahunsetelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
1 Tahun Musnah
3. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Musnah
4. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
1 Tahun MusnahAlih aksara, alih bahasa dan kajian naskah nusantara
Keanggotaan
Sirkulasi
Layanan Referensi
Pengolahan bahan pustaka
Pangkalan data katalog koleksi
Jasa Perpustakaan dan Informasi
Terbitan internal
Pendistribusian bahan pustaka surplus
Inventarisasi koleksi (buku induk)
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
4
1 3 4 52
5.
a. 2 Tahun setelah MoU
atau kerjasama
berakhir dan kewajiban
para pihak ditunaikan
3 Tahun Permanen
b. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Permanen
6.
a. 1 Tahun setelah
diperbarui
1 Tahun Musnah
b. 2 Tahun setelah
diperbarui
3 Tahun Musnah
c. 2 Tahun setelah
diperbarui
3 Tahun Permanen
d. 2 Tahun diperbarui 3 Tahun Permanen
7. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
D.
1. 3 Tahun Musnah
a.
b.
c. Penjilidan
Preservasi bahan pustaka
Konservasi 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
Perawatan
Perbaikan
Pengembangan program aplikasi perpustakaan
Pengembangan pangkalan data kepustakaan digital
Pangkalan Data Layanan Perpustakaan
Pengembangan Implementasi Teknologi Informasi
Perpustakaan
Pengembangan situs web
Pengembangan kemas ulang informasi multimedia
Kerjasama Perpustakaan
MoU
Partisipasi organisasi profesi dan kerjasama internasional
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
5
1 3 4 52
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Musnah
4. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Permanen
3.
A.
1. 3 Tahun Musnah
a.
b.
c.
d.
e
2.
a. 1 Tahun setelah
diterima
1 Tahun Musnah
b. 1 Tahun setelah masa
berlaku akreditasi
berakhir
1 Tahun Musnah
c. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
a. Nomor Pokok Perpustakaan ( NPP)
b. Perpustakaan berbasis wilayah
Pemberian akreditasi ( sertifikat)
Pangkalan data perpustakaan yang diakreditasi
Pangkalan data perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi
Akreditasi perpustakaan
Permintaan akreditasi
Perpustakaan khusus
Perpustakaan sekolah
Perpustakaan desa
Kurasi digital
SUMBER DAYA PERPUSTAKAAN
Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca
Pengembangan perpustakaan 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
Perpustakaan umum
Reprografi (mikrofilm, reproduksi foto)
Transformasi digital
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
6
1 3 4 52
4. 3 Tahun Musnah
a.
b.
c.
d.
5. 1 Tahun setelah
organisasi dibubarkan
1 Tahun Musnah
6. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
2 Tahun Permanen
B.
1. 2 Tahun setelah
ditetapkan
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah
pelaksanaan kegiatan
3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun setelah
diterbitkan
3 Tahun Permanen
4. 3 Tahun Musnah
-
5. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Musnah
6. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
3 Tahun Musnah
Pemasyarakatan
Evaluasi tenaga perpustakaan
Penerbitan jurnal
Penilaian jabatan fungsional pustakawan 2 Tahun setelah masa
kerja tim berakhirTim penilai
Supervisi dan Pembinaan Perpustakaan
Pengembangan pustakawan
Sertifikasi tenaga perpustakaan
Pembinaan tenaga perpustakaan
Pameran Buku dan Implementasi Budaya Baca
Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Perpustakaan
Organisasi Perpustakaan
Pemasyarakatan Minat Baca
Lomba bercerita
Lomba perpustakaan
2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
7
1 3 4 52
7. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
8. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
9. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
1 Tahun Musnah
10. 2 Tahun anggaran
berjalan 2 Tahun
Musnah, kecuali SK
PAK
masuk berkas
perorangan
11. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan
selesai
1 Tahun Musnah
12. 2 Tahun data
diperbarui
4 tahun Permanen
Laporan penilaian angka kredit
Pangkalan data pengembangan
Pangkalan data tim penilai pustakawan
Fasilitasi/pengembangan Ikatan Pustakawan Indonesia di
daerah
Penetapan angka kredit pustakawan
Pangkalan data tenaga perpustakaan
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
8
AKTIF INAKTIF
1 4 5
1.
a. 3 Tahun Permanen
b.
c.
d.
e.
f.
2.
A.
1. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Permanen
3. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Permanen
berkas penetapan akreditasi dan penghargaan
kearsipan
database akreditasi dan penghargaan
Ketetapan NSPK (Perda, Pergub, Jadwal Retensi
Grand desain pembangunan kearsipan daerah
Standar Opersional Prosedur (SOP) pengelolaan
arsip
PEMBINAAN KEARSIPAN
Akreditasi dan fasilitasi akreditasi kearsipan:
lembaga kearsipan, unit kearsipan, lembaga
penyelenggara jasa kearsipan, dan diklat kearsipan
proses akreditasi/fasilitasi
KETERANGAN
2
KEBIJAKAN
Kebijakan tentang Pembinaan Kearsipan dan
Pengelolaan Arsip
Pengkajian dan pengusulan kebijakan 2 Tahun setelah diperbarui
Penyiapan kebijakan
Verbal Perumusan Kebijakan
II. URUSAN KEARSIPAN
NO J E N I S A R S I PJANGKA WAKTU PENYIMPANAN
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
9
1 4 52
B.
1. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah penetapan
sertifikasi selesai
dilaksanakan
3 Tahun Permanen
3. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Permanen
C.
1.
a. 1 Tahun sejak masa satu
tahun anggaran berakhir
1 Tahun Permanen
b. 1 Tahun setelah ditetapkan 1 Tahun Permanen
2. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
3.
a. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
b. 1 Tahun setelah penetapan 1 Tahun Musnah
c. 2 Tahun setelah selesai
penilaian
3 tahun Musnah
berkas pelaksanaan
berkas penetapan angka kredit
berkas penilaian kinerja pegawai ASN
Bina Arsiparis
Pengembangan Profesi Arsiparis
formasi jabatan arsiparis
standar kompetensi arsiparis
Bimbingan Konsultasi Arsiparis
Penilaian Arsiparis
Sertifikasi Arsiparis
proses sertifikasi arsiparis
berkas penetapan sertifikasi arsiparis
database sertifikasi arsiparis
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
10
1 4 52
d. 2 Tahun setelah diperbarui 3 tahun Permanen
4.
a. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
b. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Permanen
5. 2 Tahun setelah diperbarui 3 Tahun Permanen
D.
1. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
2. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
3. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
E. 3 Tahun Musnah
1.
2.
3.
4.
Bimbingan dan Konsultasi 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakanPenerapan sistem (Klasifikasi Arsip, Tata
Naskah Dinas, Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip)
Penggunaan sarana dan prasarana kearsipan
Unit kearsipan
Sumber daya manusia
berkas penetapan Arsiparis Teladan
Database Arsiparis
Bimbingan teknis dan pelatihan kearsipan
Berkas pelaksanaan pelatihan/bimtek
kearsipan
Laporan Bimtek dan pelatihan
Database pelatihan/bimtek kearsipan
database penilaian arsiparis
Pemilihan Arsiparis Teladan
berkas penyelenggaraan/pengiriman
peserta pemilihan
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
11
1 4 52
F.
1. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
3. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Permanen
G. 2 Tahun setelah data
diperbarui
3 Tahun Permanen
H.
1. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
3. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Permanen
4. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
I.
1. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun MusnahFasilitasi tenaga instruktur/narasumber/
pembimbing /magang/praktek
Pengawasan Kearsipan
Perencanaan
Pelaksanaan
Laporan Hasil Pengawasan
Database pengawasan
Fasilitasi kearsipan
Supervisi dan evaluasi kearsipan
Perencanaan
Pelaksanaan
Laporan hasil supervisi dan
evaluasi
Database bimbingan dan konsultasi, supervisi dan
evaluasi
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
12
1 4 52
2. 2 Tahun 1 Tahun Permanen
3. 5 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
5 Tahun Musnah
4. 5 Tahun 5 Tahun Permanen
5. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
6. 2 Tahun setelah data
diperbarui
3 Tahun Permanen
7. 1 Tahun setelah pengajuan
ditolak
1 Tahun Musnah
J.
1. 2 Tahun setelah ditetapkan 3 Tahun Permanen
2. 2 Tahun setelah diperbarui 3 Tahun Permanen
J.
1. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Permanen
K.
Penyelenggaraan lomba
Berkas Penetapan lomba/pemenang
Pemasyarakatan kearsipan
Database fasilitasi organisasi profesi arsiparis
Pengajuan permohonan fasilitasi yang ditolak
Jadwal Retensi Arsip
Pengusulan dan Persetujuan/ Pertimbangan
Jadwal Retensi Arsip
Database Persetujuan Jadwal Retensi Arsip
Lomba-lomba kearsipan
Database fasilitasi tenaga instruktur/
narasumber/pembimbing
Fasilitasi prasarana dan sarana
Data fasilitasi prasarana dan sarana kearsipan
Fasilitasi organisasi profesi arsiparis
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
13
1 4 52
1. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
4. 2 Tahun setelah database
diperbarui
2 Tahun Permanen
L.
1. 2 Tahun setelah disahkan 3 Tahun Permanen
2. 2 Tahun setelah kegiatan
dipertanggungjawabkan
3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun 2 Tahun Permanen
3.
A.
1. 3 Tahun Musnah
a.
b.
c.
2. 3 Tahun MusnahPendistribusian 2 Tahun setelah
pendistribusian diperbarui
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Penciptaan
Pencatatan 2 Tahun setelah pencatatan
diperbaruiBuku agenda
Kartu kendali
Lembar pengantar/buku ekspedisi
Database pemasyarakatan kearsipan
Dewan Kearsipan Daerah (DKD)
Pembentukan Dewan Kearsipan
Fasilitasi Dewan Kearsipan Daerah
Database kegiatan/aktifitas DKD
Berkas sosialisasi/deseminasi kearsipan
Pengembangan peran serta masyarakat
Fasilitasi peran serta masyarakat
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
14
1 4 52
B.
a. 1 Tahun setelah penetapan
keputusan terbaru
1 Tahun Permanen
b. 1 Tahun setelah dipinjam 1 Tahun Musnah
c. 1 Tahun 2 Tahun Permanen
C.
1.
- 2 Tahun setelah kegiatan
selesai
3 Tahun Musnah
2. 3 Tahun Musnah
a. Pengaturan fisik arsip
b.
c.
3.
a. 2 Tahun setelah diperbarui 3 Tahun Permanen
b. Pengamanan 2 Tahun setelah diperbarui 3 Tahun Musnah
4. 3 tahun Permanen
a.
b.
c.
D. 3 Tahun Permanen
1.
2.
3.
Daftar arsip yang di alihmediakan
Program arsip vital 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakanPelaksanaan identifikasi
Perlindungan dan pengamanan
Penyelamatan dan pemulihan
Penyimpanan arsip
Skema penyimpanan arsip aktif dan in aktif
Alih Media 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakanAutentikasi
Berita acara
Pemeliharaan
Pemberkasan
Daftar arsip aktif (daftar berkas dan isi
berkas)
Penataan arsip inaktif 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakanPengolahan informasi arsip
Penyusunan Daftar arsip inaktif
Penggunaan
Pengklasifikasian Pengamanan dan Akses Arsip
Peminjaman
Data pengguna arsip dinamis
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
15
1 4 52
E. 1 Tahun Permanen
1.
2.
3.
F.
1. Musnah
a.
b.
2. 1 Tahun Permanen
a.
b.
c.
d.
e.
f.
3. 1 Tahun Permanen
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Surat pertimbangan panitia penilai
Surat persetujuan dari kepala lembaga
Surat pernyataan autentik, terpercaya,
utuh, dan dapat digunakan dari pencipta
arsip
Keputusan penetapan penyerahan
Berita acara penyerahan arsip
Daftar arsip yang diserahkan
Permintaan persetujuan (Kepala ANRI,
Kepala Lembaga Kearsipan)
Penetapan arsip yang dimusnahkan
Berita acara pemusnahan arsip
Daftar arsip yang dimusnahkan
Penyerahan arsip statis 1 Tahun setelah
penyerahan arsip selesai
dilaksanakanPembentukan panitia penilai
Notulen rapat panitia
Pemindahan arsip inaktif 1 Tahun setelah arsip
dipindahkan
1 Tahun
Berita acara Pemindahan
Daftar arsip yang dipindahkan
Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna 1 Tahun setelah
pelaksanaan pemusnahanPanitia Penilai
Penilaian panitia penilai
Autentikasi arsip dinamis 1 Tahun setelah penetapan
Pendapat tenaga ahli
Pengujian dan pembuktian
Penetapan autentisitas arsip
Penyusutan
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
16
1 4 52
G.
1. 1 Tahun setelah data
diperbarui
1 Tahun Permanen
2. 1 Tahun setelah data
diperbarui
1 Tahun Permanen
3. 2 Tahun setelah data
diperbarui
3 Tahun Permanen
4.
A.
1. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
2. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
3. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
4. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
5. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Permanen
6. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Permanen
7. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun PermanenDaftar arsip yang diserahkan
Monitoring fisik dan daftar
Verifikasi terhadap daftar arsip
Penetapan status arsip statis
Persetujuan untuk penyerahan
Penetapan arsip yang diserahkan
Berita acara penyerahan arsip
Database Pengelolaan Arsip
Database pengelolaan arsip aktif
Database pengelolaan arsip inaktif
Database pengelolaan arsip vital dan aset
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Akuisisi
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
17
1 4 52
B.
1. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
2. Permanen
a.
b.
c.
C. Permanen
1.
2.
3. 1 Tahun setelah
penyelamatan arsip selesai
dilaksanakan
1 Tahun Permanen
D. Permanen
1.
2.
E.
1. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
Penataan Informasi
Penataan Fisik
Ganti rugi, imbalan dan penghargaan 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun
Pembentukan tim penilai
Penetapan pemberian ganti rugi, imbalan dan
penghargaan
Pengolahan Arsip
Daftar Pencarian Arsip (DPA) 1 Tahun setelah DPA
diumumkan
1 Tahun
Daftar pencarian arsip statis
Akuisisi DPA
Pengumuman /publikasi DPA
Wawancara sejarah lisan
Administrasi Pelaksanaan Wawancara Sejarah
Lisan
Hasil Wawancara Sejarah Lisan 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun
Berita Acara wawancara Sejarah Lisan
Laporan kegiatan
Hasil wawancara (Kaset atau CD) dan
transkrip
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
18
1 4 52
3. Permanen
a.
b.
c.
F.
1.
a. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
b. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
c. 3 Tahun Permanen
d. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
2.
- 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
3. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Permanen
4. 2 Tahun setelah data
diperbarui
3 Tahun Permanen
5. 2 Tahun setelah data
diperbarui
3 Tahun PermanenDatabase penanganan arsip pasca bencana
- Daftar Arsip yang dialihmediakan
Perencanaan dan penanggulangan bencana
Kuratif
Perawatan Arsip
Laporan hasil pengujian mutu preservasi
Database preservasi arsip
Preservasi
Preventif
Penyimpanan
Pengendalian hama terpadu
Reproduksi (Alih Media) 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai - Berita Acara alih media
Penyusunan sarana bantu temu balik 1 Tahun setelah sarana temu
balik selesai disusun
1 Tahun
Guide
Daftar Arsip Statis
Inventaris Arsip Statis
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
19
1 4 52
G. 1 Tahun Permanen
1.
2.
3.
H.
1.
a. 2 Tahun setelah penerbitan 3 Tahun Musnah
b. 2 Tahun setelah penerbitan 3 Tahun Permanen
c. 2 Tahun setelah penerbitan 3 Tahun Musnah
d. 2 Tahun setelah penerbitan 3 Tahun Permanen
e. 2 Tahun setelah penerbitan 3 Tahun Permanen
2. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
3. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
4. 2 Tahun
setelah data diperbarui
3 Tahun Permanen
Penetapan ISBN/ISSN
Blue print naskah sumber arsip
Pameran arsip
Wisata Arsip
Database publikasi kearsipan
Penetapan autentisitas arsip statis/surat
pernyataan LKD
Publikasi kearsipan
Penerbitan Naskah Sumber arsip
Administrasi dan proses penyusunan
Hasil naskah sumber arsip
Pengajuan ISBN/ISSN
Autentikasi Arsip Statis 1 Tahun setelah penetapan
Pendapat tenaga ahli
Pengujian dan pembuktian autentisitas
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
20
1 4 52
I.
1. 3 Tahun
a.
b.
c.
2. 2 Tahun setelah ditetapkan 1 Tahun Permanen
3. 1 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
1 Tahun Musnah
5
A.
1. 2 Tahun setelah kerjasama
berakhir
3 Tahun Permanen
2. 2 Tahun setelah kerjasama
berakhir
3 Tahun Permanen
3. 2 Tahun setelah kerjasama
berakhir
3 Tahun Permanen
4. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
B.
1. 2 Tahun setelah kontrak
berakhir serta hak dan
kewajiban terpenuhi
3 Tahun Musnah
2. 2 Tahun setelah kontrak
berakhir serta hak dan
kewajiban terpenuhi
3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun setelah kontrak
berakhir serta hak dan
kewajiban terpenuhi
3 Tahun Permanen
Database kerjasama
Kerjasama Layanan Jasa Teknis
KearsipanPembuatan Manual Kearsipan
Penataan Arsip
Desain Otomasi Kearsipan
Penelitian/kajian Indeks Kepuasan Masyarakat
(IKM)
Layanan edukasi penggunaan arsip
KERJASAMA KEARSIPAN
Kerjasama Dalam/Luar Negeri
Kerjasama luar negeri
Kerjasama dengan perguruan tinggi
Layanan arsip 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
Permanen
Kerjasama antar lembaga kearsipan
Database Pengguna Arsip
Database Penyediaan Arsip
Laporan Tahunan Kegiatan Layanan Arsip
Layanan/akses arsip
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
21
1 4 52
4. 2 Tahun setelah kontrak
berakhir serta hak dan
kewajiban terpenuhi
3 Tahun Musnah
5. 2 Tahun setelah kontrak
berakhir serta hak dan
kewajiban terpenuhi
3 Tahun Musnah
6. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
6
A. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
B. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
C. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
D. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
E. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
Otomasi Kearsipan
Penyimpanan Arsip
Perawatan dan Pemeliharaan Arsip
Database Layanan Jasa Kearsipan
JASA KEARSIPAN
Konsultasi
Manual Kearsipan
Penataan Arsip
Penyimpanan Arsip
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA
22
1 4 52
F. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Musnah
G. 2 Tahun setelah proses
kegiatan dinyatakan selesai
dilaksanakan
3 Tahun Permanen
Perawatan dan Pemeliharaan Arsip
Database Jasa Kearsipan
WAKIL BUPATI MALANG,
ttd.
SANUSI
D:\R ANANTA\Keputusan Pendek\2019\DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN\Perbup JRA\Lampiran Perbup JRA