Post on 09-Dec-2020
20
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1.Sejarah dan Perkembangan Organisasi
Pembentukan organisasi ini merupakan Keputusan Direksi PLN nomor
093.K/023/DIR/1995. Tujuannya adalah lebih memfokuskan usaha pengelolaan
operasi sistem, memelihara dan mengembangkan sistem operasi dan sarana
penyaluran, mengelolan transaksi energi dan mengelola pengusahaan jasa
telekomunikasi masing-masing sesuai kebijakan Perseroan secara komersil sesuai
dengan kontrak kinerja yang ditetapkan oleh Direksi Perseroan.
Pada awal pembentukkannya, unit ini mengelola sistem tegangan ekstra tinggi
500 kV, Tegangan Tinggi 150 kV, Tegangan Menengah 70 kV dan tegangan rendah
20 kV dan dalam perjalanannya tegangan rendah, pengelolalaannya dilimpatkan ke
PLN Unit Distribusi. Pengalihan asset tersebut terjadi di awal tahun 2000-an.
Pengalihan termasuk migrasi pegawai PLN P3B Jawa Bali ke PLN Distribusi.
Pada 2 November. Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Bisnis
Strategis P3B Jawa Bali, maka PT PLN (Persero) P3B yang merupakan unit pusat
laba (profit center) berubah menjadi unit pusat investasi (investment center) dengan
nama Unit Bisnis Strategis P3B Jawa Bali (UBS P3B).
21
Tim Implementasi UBS P3B berdasarkan Keputusan Pemimpin P3B nomor:
001.K/021/PP3B/2001. Tim ini dibagi menjadi beberapa Bidang. Bidang
Perencanaan. Tim II (Bidang Teknik), Tim III Bidang Keuangan dan Niaga, Tim IV
Bidang SDMO, Tim V : Bidang Umum/General Affair, Tim VI Bidang Audit
Internal, Tim VII Unit, Tim VIII Unit Bidang Operasi Sistem. Bidang-bidang
tersebut merupakan cikal bakal bidang-bidang yang ada sekarang ini di Kantor Induk.
Hal yang baru pada organisasi UBS P3B adalah pembentukan Unit Pelayanan
Transmisi (UPT) dan Unit Jasa Teknik (UJT), yang merupakan bagian dari organisasi
Region. Pembentukan UPT dimaksudkan sebagai upaya untuk mengefisienkan
pelaksanaan proses bisnis operasi dan pemeliharaan sistem penyaluran sejalan dengan
rencana pengalihan kepemilikan aset trafo HV/MV dari UBS P3B kepada Distribusi.
Dan, Pembentukan UJT dilakukan sebagai langkah untuk pemisahan usaha di luar
pokok (non-core) dari usaha pokok (core) yang sifatnya monopoli. UJT didirikan
untuk transisi menuju pemisahan usaha core dan usaha non-core, mengoptimalkan
utilisasi sumber daya yang ada.
Pada 2 April 2012, perusahaan tersebut resmi meluncurkan Struktur
Organisasi baru. Struktur Organisasi yang semula terdiri dari 4 Kantor Region dan 31
UPT serta 1 Sub Region kini berubah menjadi struktur yang lebih ramping, yakni
terdiri dari atas 5 APB (Area Pengatur Beban) dan 16 APP (Area Pelaksana
Pemeliharaan). Perubahan ini dirasa perlu untuk memangkas proses birokrasi.
22
A. Visi
Visi dari perusahaan tersebut unit P3B Jawa Bali adalah Diakui sebagai
pengelola transmisi, operasi sistem, dan transaksi tenaga listrik dengan kualitas
pelayanan setara kelas dunia, yang mampu memenuhi harapan stakeholders dan
memberikan kontribusi dalam peningkatan kesejahteraan masyarakat.
B. Misi
1. Mengelola operasi sistem tenaga listrik secara andal.
2. Melakukan dan mengelola penyaluran tenaga listrik tegangan tinggi secara
efisien, handal dan akrab lingkungan.
3. Mengelola transaksi tenaga listrik secara kompetitif, transparan dan adil.
4. Melaksanakan pembangunan instalasi sistem transmisi tenaga listrik Jawa-Bali.
3.1.2. Struktur Organisasi
Sumber: Bidang SDM dan UMUM (2016)
Gambar III.1
Struktur Bidang SDM dan UMUM 2016
MANAJER SDM DAN UMUM
DM ADMINISTRASI
UMUM DAN
FASILITAS
SUPERVISOR
SEKRETARIAT
SUPERVISOR
PENGELOLAAN
FASILITAS KANTOR
SUPERVISOR
KEAMANAN DAN
KETERTIBAN
23
Adapun tanggung jawab dari tiap tiap bagian dalam struktur organisasi PT
PLN (Persero) P3B Jawa Bali adalah:
1. Manajer SDM dan UMUM
a. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan manajemen SDM
berbasis kompetensi.
b. pengembangan organisasi.
c. evaluasi tingkat organisasi unit
d. perencanaan tenaga kerja, dan anggaran kepegawaian.
e. pengelolaan data dan administrasi kepegawaian serta hubungan industrial.
2. Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas
a. Betanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengelolaan Administrasi Umum
(Kesekretariatan dan Pelayanan Umum)
b. dan pengelolaan fasilitas kantor.
3. Supervisor Sekretariat
a. Bertanggung jawab atas kegiatan kesekretariatan.
b. Kearsipan kegiatan kedinasan.
c. Mengendalikan biaya pemakaian ATK.
d. dan sarana kontor dan keamanan lingkungan kantor.
4. Supervisor Pengelolaan Fasilitas Kantor
Bertanggung jawab mengelola dan mengecek fasilitas kantor yang masih terpakai
atau tidak terpakai yang di dalam kantor.
24
5. Supervisor Keamanan dan Ketertiban
Bertanggung jawab atas menjaga keamanan dan ketertiban dalam area atau
wilayah lingkungan di PLN.
3.1.3. Kegiatan Organisasi
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memiliki peluang untuk mengembangkan
usaha lain dengan mengandalkan potensi intansi dalam membangun kredibilitas unit
dimata stakeholders.
Sehingga Mengoperasikan sistem tenaga listrik Jawa‐Bali, mengoperasikan dan
memelihara instalasi sistem transmisi tenaga listrik Jawa Bali, mengelola pelaksanaan
jual beli tenaga listrik di sisi tegangan tinggi sistem Jawa Bali, merencanakan
pengembangan sistem tenaga listrik Jawa‐Bali, membangun instalasi sistem transmisi
tenaga listrik Jawa‐Bali, Perencanaan sistem tenaga listrik yang terdiri dari indikasi
kebutuhan pembangkitan dan pengembangan sistem penyaluran serta operasi sistem
tenaga listrik yang meliputi manajemen energi dan pengendalian operasi.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Prosedur Sistem Pengarsipan Surat Masuk Via Online
a. Berikut adalah alur Prosedur sistem pengarsipan surat Masuk via online:
25
Pihak Pengirim Bagian Kesekretariatan
(Administrator)
Situs Aplikasi
Manajemen Surat
(AMS)
Pihak Penerima
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali (2016)
Gambar III.2
Alur Prosedur Sistem Pengarsipan Surat Masuk Via Online 2016
Start
Mengirim Surat
Membuka AMS
Membaca Surat
Memberikan
Disposisi
Print / Scan
Upload
Login Username &
Password
Menerima Surat
Masuk
Download Surat
Masuk
Mengirim Surat
Masuk
Seluruh Divisi
Dokumen
Dokumen
Mengarsipkan
End
Menerima E-mail
26
Berdasarkan gambar (III.2:27), Alur Sistem Pengarsipan Surat Masuk Via
Online pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali dapat dijelaskan, sebagai berikut:
1. Pihak Pengirim
Pengiriman surat yang dilakukan oleh kantor PLN Pusat PLN atau Cabang PLN
dan Organisasi atau Perusahaan lain yang mengirimkan surat masuk kepada
Bagian Kesekretariatan (Administrator) untuk memberitahukan informasi yang
ada di PLN P3B Jawa Bali Cinere Depok.
2. Bagian Kesekretariatan (Administrator)
Setelah Bagian Kesekretariatan (Administrator) bertugas menerima email dari
kantor PLN Pusat atau Cabang sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima,
bagian kesekretarian (administrator) membuka dan membaca surat masuk melalui
Aplikasi Manajemen Surat (AMS), kemudian surat masuk tersebut secara
otomatis memberikan disposisi dan surat masuk akan di print atau scan.
3. Situs Aplikasi Manajemen Surat (AMS)
Dan Aplikasi ini merupakan suatu aplikasi komputer yang berfungsi sebagai
sarana untuk pengelolaan administrasi kesekretariatan. Aplikasi ini dipakai untuk
menyimpan data surat menyurat dalam bentuk softcopy sekaligus sebagai sarana
bantu untuk menunjukkan lokasi/ tempat hardcopy disimpan dan memberi
kemudahan bagi user dalam melakukan pengarsipan maupun pencarian dokumen.
4. Pihak Penerima
Setelah Aplikasi Manajemen Surat (AMS) telah upload surat masuk, dan dari
bagian kesekretariatan (administrator) mengirimkan surat tersebut ke seluruh
27
divisi melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS) dan otomatis surat masuk
tersebut mengarsipkan.
b. Berikut adalah alur Prosedur sistem pengarsipan surat Keluar via online:
Bagian SDM Pimpinan
Bagian
Kesekretariatan
(Administrator)
Situs Aplikasi
Manajemen Surat
(AMS)
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali (2016)
Gambar III.3
Alur Prosedur Sistem Pengarsipan Surat Keluar Via Online 2016
Mulai
Mengajukan
Dokumen Dokumen
ttd
d
Mengetik surat
pada blangko
Dokumen Memberikan
stempel
input Scan surat
Mengirim surat
AMS
mengarsipkan
selesai
Ya
Tidak
28
Berdasarkan gambar (III.3:27), Alur Sistem Pengarsipan Surat Keluar Via
Online pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali dapat dijelaskan, sebagai berikut:
1. Bagian SDM
Bagian SDM yang telah mengajukan konsep surat keluar kepada pimpinan
sehingga surat tersebut dapat dikoreksi atau perlu adanya tambahan. Maka
pimpinan yang akan memberikan persetujuan dalam surat tersebut. Setelah
pimpinan menandatangani konsep surat keluar,
2. Pimpinan
Setelah itu pimpinan telah mengoreksi konsep surat keluar, sehingga pimpinan
telah memberikan persetujuan serta telah ditanda tangani konsep surat tersebut.
3. Bagian Kesekretariatan
Kemudian setelah pimpinan mentandatangani surat keluar diberikan blangko, dan
diberikan cap stempel oleh bagian kesekretariatan (administrator), kemudian di
scan dan disimpan ke dalam folder penyimpanan. surat keluar diinput ke dalam
Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
4. Situs Aplikasi Manajemen Surat (AMS)
Setelah diinput, surat dikirim melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS) oleh
bagian kesekretariatan sesuai kepada tujuan surat. Kemudian dikirim melalui
Aplikasi Manajemen Surat (AMS), surat keluar tersebut telah mengarsipkan
secara otomatis.
29
3.2.2. Penanganan Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar Via Online
1. Penanganan Sistem Surat Masuk Via Online
a. Mengirim Surat
Kantor PLN Pusat atau Cabang mengirim surat kepada bagian kesekretariatan
(administrator) kepada PLN P3B Jawa Bali.
b. Menerima E-mail
Bagian kesekretariatan (administrator) telah menerima e-mail yang telah dikirim
dari Kantor PLN Pusat atau Cabang untuk menginformasikan surat tersebut sudah
diterima atau masih mengalami kendala pada gangguan jaringan internet sehingga
surat tersebut pending dalam sementara.
c. Membuka Aplikasi Manajemen Surat
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.4
Tampilan Awal Aplikasi Manajemen Surat 2016
Aplikasi Manajemen Surat (AMS) merupakan aplikasi surat menyurat yang
digunakan oleh PT PLN P3B Jawa Bali. Aplikasi ini dapat di akses jika komputer
30
telah terhubung dengan jaringan internet. Pengguna harus memasukkan username dan
password terlebih dahulu untuk online pada Aplikasi Manajemen Surat. Aplikasi
Manajemen Surat akan segera online setelah pengguna memasukkan username dan
password.
d. Log-in Username dan Password
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.5
Log-in Username dan Password 2016
Setiap karyawan di perusahaan ini, telah memiliki username dan password
masing-masing yang digunakan untuk online pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
Namun semua karyawan hanya dapat melihat surat yang ditujukan atau disposisi
untuk mereka saja, sedangkan pada bagian kesekretariatan dapat melihat semua surat
masuk pada perusahaan.
31
e. Menerima Surat Masuk Pada Inbox
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.6
Pemberitahuan Surat Masuk 2016
Tahap selanjutnya yaitu membuka Surat Masuk pada Inbox Aplikasi Manajemen
Surat (AMS). Pengguna dapat melihat jika ada surat masuk, setelah online dan masuk
pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Pemberitahuan surat masuk terdapat pada
bagian menu surat masuk, sedangkan jumlah surat masuk terdapat pada inbox. Untuk
membaca surat tersebut, pengguna dapat memilih menu inbox pada Aplikasi
Manajemen Surat (AMS).
Keterangan surat terbagi menjadi empat yaitu data surat, arsip, tidak lanjut atau
disposisi dan histori. Setiap bagian menampilkan keterangan surat. Tampilan
keterangan surat ini membantu dan mempermudah bagian kesekretariatan untuk
mendapatkan informasi tentang surat. Bagian kesekretariatan dapat menentukan
tindakan selanjutnya terhadap surat setelah membaca tampilan tersebut.
Pemberitahuan Surat
Masuk
32
f. Download Surat Masuk
Setelah menerima surat masuk pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pengguna
bagian kesekretariatan (administrator) surat tersebut telah di download sebagai bukti
bahwa surat masuk telah diterima.
g. Membaca Isi Surat
Tahap selanjutnya membaca isi surat yang telah diketahui dengan bagian
kesekretariatan (administrator) memilih menu pada “baca surat” Surat yang muncul
hasil surat manual yang telah di scan dan tampilan pada bentuk PDF.
h. Pengisian Form Disposisi
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.7
Pengisian Form Disposisi 2016
Memberikan Pendisposisian atau penindak lanjutan surat. Surat akan ditindak
lanjuti oleh kepada bagian kesekretariatan (administrartor) yang ditunjuk melakukan
tugas sesuai disposisi surat. Penindak lanjutan surat ditujukan kepada satu orang saja
atau juga bisa lebih dari satu orang. Hal ini disesuaikan dengan tujuan dan isi surat.
33
Contohnya surat edaran dari pemerintah yang isinya harus diketahui oleh karyawan
perusahaan, maka sekretariatan harus menindak lanjuti untuk mengirim kepada
semua karyawan.
i. Print atau Scan Surat Masuk
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.8
Proses Scanner Surat 2016
Melakukan print atau scan pada surat masuk. Sebelum surat di scan, ada beberapa
hal yang harus diperhatikan, sebagai berikut:
1) Melakukan scanner khusus untuk support Aplikasi Manajemen Surat yang di
setting secara default.
2) Hasil dari scanner surat harus berformat .pdf dan dpi tidak terlalu besar (<150 dpi)
tetapi hasil scan mudah dibaca.
3) Pemberian nama file hasil scan harus mudah dicari agar pada saat unggah tidak
salah antara data surat dan hasil scan.
34
4) Membuat folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di
unggah ke Aplikasi Manajemen Surat.
5) Hasil scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di unggah
ke Aplikasi Manajemen Surat agar dihapus secara permanen.
j. Upload Surat Masuk Pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS)
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.9
Upload Surat Masuk pada Aplikasi Manajemen Surat 2016
Setelah surat masuk di print atau scan, surat tersebut kemudian di upload pada
bagian kesekretariatan (administrator) melalui Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
35
k. Mengirim Surat Masuk
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.10
Mengirim Surat 2016
Surat yang telah disposisi atau ditindak lanjuti memiliki beberapa kotak dan
kolom yang harus di check list dan diisi. Kotak yang harus di check list merupakan
kotak yang berisi tentang hal apa yang harus dilakukan oleh pihak yang telah
menerima disposisi terhadap surat. Sedangkan kolom yang diisi merupakan kolom
tujuan dan kolom keterangan.
l. Seluruh Divisi
Setelah mengirim surat masuk, surat tersebut diisi dengan nama orang yang dituju
pada surat atau orang yang telah menerima disposisi surat. Pada kolom keterangan
dapat diisi tentang keterangan surat. Pada bagian history Tindak lanjut/ Disposisi
digunakan untuk melihat kepada siapa aja surat tersebut telah didisposisikan atau
ditindak lanjuti. Bagian ini akan menampilkan nama-nama siapa saja yang telah
mendapatkan disposisi secara urut. Nama yang mendapatkan disposisi terlebih dahulu
36
akan berada diurutan paling atas lengkap dengan waktu dan hari pendisposisian surat.
Nama yang mendapatkan disposisi paling terakhir mendapatkan nama paling bawah.
m. Arsip telah Tersimpan di Aplikasi Manajemen Surat
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.11
Arsip telah Tersimpan di Aplikasi Manajemen Surat 2016
Tahap akhir via Online yaitu pengarsipan surat masuk. Telah diterapkan beberapa
metode pengarsipan elektronik pada semua surat, baik surat masuk maupun surat
keluar. Penerapan sistem pengarsipan elektronik dinilai memiliki banyak keuntungan
bagi perusahaan. Selain menghemat tempat dalam penyimpanannya, arsip akan lebih
terjamin keamanan dan perawatannya. Arsip elektronik surat masuk via online
tersimpan secara otomatis pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Pada Aplikasi
Manajemen Surat data surat masuk via online tersimpan di “inbox”surat masuk. Data
surat masuk pada Aplikasi Manajemen Surat bersifat permanen atau tidak ada
jangkah waktu penyimpanannya.
37
Data surat masuk dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS) sebanyak 100 surat
dari 100 surat penulis ambil 5 surat. Berikut adalah tabel data surat masuk dalam
Aplikasi Manajemen Surat (AMS):
Tabel III.1
REKAPAN SURAT MASUK BULAN FEBRUARI 2016
No Surat Tanggal Perihal Tujuan
0001/SDM.03.03/APBBLI/2016 4 Februari 2016
Pengembalian
Kontrak
Manajemen
PT PLN (Persero) P2B
0178/REN.01.01/DIV EPP/2016 02 Februari 2016
Usulan/Masukkan
untuk Perbaikan
Dokumen
GM PLN P2B
GM PLN P3B S
GM UT JBB
GM UT JBT
GM UT JBTB
0001/DIS.00.03/APB JTM/2016 12 Februari 2016 Bantuan Personil PT PLN (Persero) P2B
0073/REN.04.03 18 Februari 2016
Review
Pembebanan Unit
Pembangkitan PT
PJB
Manajer Bidang Operasi
Sistem (MBOPS) PT PLN
(Persero) P2B
0191/SDM.04.03/UDA.3/2016 22 Februari 2016 Sertifikat
PT PLN (Persero)
Distribusi Jawa Tengah &
DIY
Pusat Pendidikan Dan
Pelatihan
Pusat Pengatur Beban
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
2. Penanganan Sistem Surat Keluar Via Online
a. Mengajukan Konsep Surat Keluar
Konsep surat dapat dibuat oleh bagian SDM yang terkait dengan surat tersebut.
Mengajukan konsep surat sebaiknya disusun lengkap menyerupai bentuk surat yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut selain akan mempermudah
38
penyesuaian antara konsep surat dan bentuk surat yang sebenarnya juga akan
mempermudah pengetikkan surat.
b. Konsep Disetujui
Meminta persetujuan dilakukan setelah konsep surat keluar selesai dibuat. Apabila
pada konsep surat terdapat koreksi atau perlu adanya tambahan, maka pimpinan akan
memberikan koreksi dan segera memberikan persetujuan.
c. Konsep di Paraf
Konsep akan dikembalikan kepada pembuat konsep setelah konsep surat mendapat
persetujuan atau di paraf. Langkah selanjutnya konsep diketik dan dijadikan surat.
Dalam penyusun surat, setiap perusahaan memiliki aturan terdiri sesuai dengan
ketetapan perusahaan tersebut.
d. Mengetik Surat pada Blangko
Setelah konsep surat di paraf langkah selanjutnya yaitu mengetik surat pada
blangko kemudian dicetak. Pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memiliki enam
blangko khusus yang digunakan untuk mencetak surat keluar. Keenam blangko
tersebut memiliki fungsi masing-masing yaitu:
1) Blangko nomor 1001 digunakan untuk mengetik surat yang akan dikirimkan
kepada pihak yang bersangkutan atau pihak yang dituju.
2) Blangko nomor 1002 digumakan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan pada
bagian kesekretariatan.
3) Blangko nomor 1003 digunakan untuk mengetik surat yang akan diarsipkan oleh
pembuat konsep.
39
4) Blangko nomor 1004 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari blangko nomor
1001 jika tidak cukup.
5) Blangko nomor 1005 digunakan untuk mengetik lanjutan surat dari blangko 1002
jika tidak cukup.
6) Blangko nomor 1006 digunakan untuk mengetik lanjutan surat pada blangko 1003
jika tidak cukup.
e. Memberi Stempel Surat
Langkah selanjutnya surat kemudian diberikan stempel perusahaan PLN pada
bagian Kesekretariatan. Karena surat keluar yang tidak diberikan stempel, perusahaan
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali akan mengalami kesalahan yang sangat fatal.
f. Scan Surat Keluar
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.12
Proses Scanner Surat 2016
40
Melakukan scan pada surat dan kemudian di unggah pada Aplikasi Manajemen
Surat. Sebelum surat di scan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, sebagai
berikut:
1) Melakukan scanner khusus untuk support Aplikasi Manajemen Surat yang di
setting secara default.
2) Hasil dari scanner surat harus berformat .pdf dan dpi tidak terlalu besar (<150 dpi)
tetapi hasil scan mudah dibaca.
3) Pemberian nama file hasil scan harus mudah dicari agar pada saat unggah tidak
salah antara data surat dan hasil scan.
4) Membuat folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di
unggah ke Aplikasi Manajemen Surat.
5) Hasil scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di unggah
ke Aplikasi Manajemen Surat agar dihapus secara permanen
g. Menginput Surat ke Aplikasi Manajemen Surat
. Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.13
Form Surat Keluar Baru 2016
41
Langkah berikutnya setelah surat di scan dan di unggah pada Aplikasi
Manajemen Surat, kemudian surat keluar akan muncul form data surat keluar yang
harus diisi Pada tampilan “data surat keluar”, “tahun”, “kode masalah”, “tanggal
surat” dan “jenis surat” terisi secara otomatis. Pada kolom keterangan yag lain dapat
diisi sesuai dengan yang tercantum pada surat keluar yang di unggah. Jika kolom
telah terisi semua, selanjutnya “Register Nomor Surat Keluar” untuk mendapatkan
nomor surat pada tampilan “Update Surat Keluar”.
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
Gambar III.14
Form Update Surat Keluar Baru 2016
h. Mengirim Surat Via Aplikasi Manajemen Surat
Langkah berikutnya unggah file yang telah di scan dalam format .pdf, klik pada
browse, cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik “open” (besar file
maksimal 2 MB). Pastikan file hasil scan yang di upload benar. Pada kolom “Ruang
42
Penyimpanan”, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan. Pada kolom
“No.Almari & No.Ordner”. isikan file hardcopy disimpan di almari nomor berapa dan
ordner nomor berapa.
Pada kolom “untuk Internal”isikan kemana tujuan surat akan dikirim pada
internal PLN. Pada Kolom “History Surat Keluar”, isikan nama-nama perusahaan dan
nama-nama orang yang akan dituju. Setelah semua kolom pada form telah diisi,
selanjutnya kemudian klik “Update” untuk mengirimkan data-data surat beserta
softcopy-nya ke alamat tujuan kirim.
i. Pengarsipan Surat Keluar
Tahap akhir yaitu pengarsipan surat keluar via online. Pengarsipan surat keluar
mengunakkan elektronik, data surat keluar via online tersimpan secara otomatis pada
Aplikasi Manajemen Surat. Pada Aplikasi Manajemen Surat, data surat keluar via
online tersimpan di menu “Surat Keluar” dan bersifat permanen atau tidak memiliki
jangka waktu penyimpanannya. Data surat keluar via online pada Aplikasi
Manajemen Surat kemudian di backup di hardisk tersebut.
Data surat keluar dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS) sebanyak 70 surat
dari 70 surat penulis ambil 5 surat. Berikut adalah tabel data surat keluar dalam
Aplikasi Manajemen Surat (AMS):
43
Tabel III.2
REKAPAN SURAT KELUAR BULAN FEBRUARI 2016
No Surat Tanggal Perihal Tujuan
0006/STH.03.01/PLN P2B/2016 01 Februari 2016 Undangan
Knowledge Sharing
PT PLN (Persero)
WILAYAH RIAU &
KEP.RIAU
0018/SDM.04.01/P2B/2016 02 Februari 2016 Workshop BI & Data
Solution Terlampir
0004/MUM.00.07/P2B/2016 4 Februari 2016 Scan Tanda Tangan
PT PLN (Persero) P2B:
APB DKI JAKARTA &
BANTEN
APB JAWA BARAT
APB JAWA TENGAH
APB JAWA TIMUR
APB BALI
0006/MNJ.01.03/P2B/2016 05 Februari 2016
Ijin Libur Hari Raya
Suci di Bali Bulan
Februari 2016
PT PLN (Persero) P2B
APB BALI
0001/LOG.00.01/P2B/2016 12 Februari 2016
Informasi Bantuan
ex. GI Spinmill di
Gudang APP
Pulogadung
PT PLN (Persero) Kantor
Pusat
Sumber: PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali 2016
3.2.3.Kendala serta Solusi dalam Sistem Pengarsipan Surat Menggunakan
Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali:
Kendala dalam Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat dalam Sistem
Pengarsipan, adalah:
1. Jaringan Internet yang tidak Stabil
Jaringan internet yang terjadi pada PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Cinere
Depok di bagian Kesekretariatan memiliki jaringan yang tidak stabil yang terjadi
pada bulan Januari 2016 yang selama 2 hari sehingga dalam Aplikasi Manajemen
Surat tidak bisa terhubung .
44
2. Adanya Sistem Error dalam Proses Scanning
Adanya sistem error yang terjadi selama karyawan di bagian Kesekretariatan
tidak memperhatikan dalam proses scanning, biasanya disebabkan oleh letak kertas
surat yang posisinya tidak benar sehingga hasil dalam scan surat menjadi salah posisi
dan tidak muncul isi suratnya.
Solusi dalam Menggunakan Aplikasi Manajemen Surat dalam Sistem
Pengarsipan, adalah:
1. Jaringan Internet yang tidak Stabil
Solusinya, bagi pihak kesekretariatan pada PT PLN P3B (Persero) P3B Jawa Bali
Cinere Depok yang mengalami kendala tersebut diharapkan mengkonfirmasi kepada
pihak pengelola fasilitas kantor untuk mengkoordinasikan kelancaran dalam jaringan
internet.
2. Adanya Sistem Error dalam Proses Scanning
Solusinya, bagian Kesekretariatan sebelum di scan harus memperhatikan posisi
letak suratnya sehingga proses surat dalam mesin scan akan menghasilkan hasil yang
baik.