Post on 08-Mar-2019
--- IT Division Ezzy
1 | P a g e
BAB 5
SISTEM HOTEL
5. 1 PENDAHULUAN
Hotel memiliki berbagai divisi yang saling terkait. Masing-masing divisi memiliki tugas
tersendiri dimana pada akhirnya akan melakukan pelaporan kepada posisi tertinggi baik itu
Genaeral manager atau pun Owener. Sistem pelaporan didapatkan dari kegiatan transaksi sehari-
hari, baik pendapatan, masalah atau pun hanya sekedar informasi saja.Dari berbagai segment
tersebut dalam kesehariannya membutuhkan waktu untuk merealisasikan laporan-laporan yang
dibutuhkan. Kemajuan teknologi memecahkan masalah tentang waktu. Dengan adanya berbagai
sistem hotel berbasis computer saat ini sebuah laporan bisa dihasilkan tidak lebih dari 1 menit.
Selain membuat laporan Sistem Hotel juga dapat sebagai database informasi berbagai kegiatan
di hotel.
Pada pertemuan Modul ini kita akan membahas gambaran umum alur sebuah sistem hotel
serta yang terkait dengan sistem hotel.
5.2 ALUR DASAR SISTEM HOTEL
Pada dasarnya apapun bentuk sistem, semuanya bermula dari sistem manual, sistem
manual tersebut dituangkan dalam sebuah sistem/program komputer. Intinya adalah manual alur
hampir sama dengan alur di dalam sistem. Input, Proses, dan Output adalah alur proses dasar di
berbagai sistem. Untuk Sistem Hotel, Inputnya adalah berbagai informasi yang akan diproses
dalam system seperti data tamu, data kamar, data harga, dan data yang lainnya. Untuk Proses
dalam sistem hotel adalah proses yang dilakukan masing – masing divisi, baik itu proses
--- IT Division Ezzy
2 | P a g e
transaksi ataupun yang lain. Sedangkan untuk Output yang dihasilkan dalam Sistem Hotel adalah
berbagai macam Report/laporan.
Ruang lingkup sebuah system manajemen hotel sangatlah luas, tergantung kelengkapan
fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri sangat tergantung pada
type/jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan. Sistem manajemen hotel harus dapat
menangani pekerjaan. Berikut Standart Manajemn Hotel :
1. Pada divisi kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office) dan bagian
tata graha (housekeeping).
2. Pada divisi accounting (accounting devision) untuk semua bagian accounting
3. Pada divisi restaurant dan bar (bar and restourant division).
4. Pada divisi sales (marketing devision)
5. Pada divisi teknisi dan peralatan (enginering division)
Contoh Alur Hotel
Tetapi tidak semua system manajemen hotel yang ada sekarang mendukung ke 5
pekerjaan di atas, ada beberapa sistem yang hanya mendukung sebagian pekerjaan atau pun ada
beberapa sistem yang dapat mencakup lebih dari kelima pekerjaan pokok di atas.
5.3 Mengenal Sistem – Sistem Hotel
Ada berbagai aplikasi sistem hotel yang digunakan diberbagai Negara dan hotel, berikut
akan dibahas tentang beberapa aplikasi hotel yang digunakan di Indonesia.
5.3.1 VHP (Visual Hotel Program)
VHP (Visual Hotel Program) adalah sebuah software bisnis yang terintegrasi untuk
semua kebutuhan industri hotel. VHP adalah system manajemen perhotelan yang sangat
aman. Beberapa tingkat keamanan diaktifkan oleh pengguna didefinisikan akses hak istimewa.
--- IT Division Ezzy
3 | P a g e
VHP mengintegrasikan modul Front Office, food and beverage, Point of Sales, Banquet
& Konferensi Manajemen, Manajemen Klub, Back Office, Akuntansi, Aktiva Tetap dan Sistem
Reservasi online menjadi All In One/Satu solusi dengan Single Entry Filsafat. Entri transaksi di
Front Office, Point of Sales dan modul Persediaan otomatis memproses dan Update terhadap
General Ledger.
Informasi lengkap dapat dikunjungi di http://www.supranusasindata.com
5.3.2 PMS (Property Management System) OPERA
Property Management System (PMS) Opera yang saat ini telah digunakan oleh mayoritas
hotel yang memiliki international chain. “Rata-rata pengguna Opera adalah hotel berbintang 4
dan 5″ dulunya dikenal dengan Fidelio yang sejak tahun 2007 telah dihentikan aktivitas
pendukungnya.
Informasi lengkap dapatdikunjungidi https://www.oracle.com/
5.3.3 PHIS (Probus Hotel Integrated System)
Probus Hotel adalah perangkat lunak yang dapat diandalkan untuk hotel dan villa
manajemen untuk kegiatan meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan Manusia. sistem
yang komprehensif ini membantu Anda secara efektif meningkatkan bisnis Anda tetap menjaga
kontrol atas semua proses manajemen dengan informasi penting untuk mencapai keseimbangan
penting antara biaya dan meningkatkan standar pelayanan.
Probus Hotel memberikan manfaat yang signifikan dalam berbagai aspek keramahan yang
bekerja sama dengan Anda untuk meningkatkan efisiensi operasional dan profitabilitas. Karena
PHIS dirancang untuk memenuhi hotel dan villa operasional, sangat efektif dan fleksibel, dengan
kebutuhan yang disesuaikandanterintegrasi dalam sistem tanpa menimbulkan biaya tinggi.
--- IT Division Ezzy
4 | P a g e
Informasi lengkap dapat dikunjungi di http://www.probussystem.com/
5.4 Front Desk Sistem dengan Sistem Hotel
Tahap awal dalam pengenalan system adalah proses transaksi depan atau transaksi front
desk.Dimana Transaksi ini akan menentukan laporan yang terbuat secara benar dan akan dicek
kembali oleh para pengguna di back desk. Front desk akan lebih banyak digunakan oleh division
Front office. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan menggunakan system PHIS dari probussystem.
Ada 4 besar tahapan transaksi yang akan di jalankan oleh Divisi front office sendiri untuk
transakasi front desk di dalam system yaitu Reservasi, Registrasi/Check In, Guest Folio &
Guest Bill, dan Payment/Chack Out.
5.4.1 Reservasi
Dalam dunia hospitality khususnya perhotelan, Pelayanan Customer/tamu sangat
diutamakan, agar terciptanya pelayanan yang memuaskan pihak hotel semaksimal mungkin
menyiapkan kebutuhan yang diinginkan oleh Customer/tamu. Salah satu persiapan tersebut
adalah reservasi, dengan adanya reservasi pihak hotel akan lebih mengetahui kebutuhan tamu
sebelum memulai aktivitas tamu di dalam hotel.
Reservasi dalam system hotel berfungsi sebagai catatan kebutuhan tamu dan data tamu.
Untuk memulai membuat reservasi dalam PHIS masukklah ke menu reservasi.
Pada saat masuk menu reservasi terdapat berbagai list tamu yang sudah pernah melakukan
reservasi sebelumnya, namun dalam Tab Reservasi yang harus diperhatikan adalah ada 2 jenis
reservasi yang terdapat di Pojok kiri bawah yaitu Individual Reservasi dan Group Reservasi
--- IT Division Ezzy
5 | P a g e
Tab Reservasi
Perbedaan dari Individual Reservasi dan Group Reservasi adalah Individual reservasi
melakukan pendataan satu nama tamu dengan satu kamar yang direservasi. Sedangakan Group
reservasi adalah pendataan satu nama tamu dengan lebih dari satu kamar.
Dalam kasus berikut akan dijelaskan proses reservasi menggunakan Individual reservasi.
Masuklah ke dalam menu Individual reservasi maka akan tampil Tab Reservasi yang harus
dilengkapi.
Tab Reservasi
Pada tahap awal reservasi, Tab reservasi dalam keadaan kosong dan harus diisi selengkap nya.
Dalam tab reservasi terdapat 5 tab menu yang harus diperhatikan dan dilengkapi.
--- IT Division Ezzy
6 | P a g e
Tab Menu Reservasi
1. Booking detail adalah data reservasi tamu yang terkait dengan data hotel seperti tanggal
tamu menginap, kamar yang dipesan, harga kamar, jumlah orang, breakfast dll
2. Guest Information adalah data reservasi tamu yang terkait dengan data tamu/guset
seperti nama lengkap, contact person, jenis pembayaran, profesi, informasi penerbangan,
catatan pesanan tamu, dll
3. Guest Deposit adalah pemberian tanda jadi atau deposit
4. Perfomance Invoice adalah pembayaran sementara dari jumlah hari dan harga kamar
yang diberikan
5. Joinner Guest, informasi tambahan untuk tamu tambahan yang ikut menginap selain atas
nama kamar.
5.4.2 Registrasi/Check in
Jika data reservasi sudah lengkap, selanjutnya adalah memproses tamu lebih lanjut agar
dapat check-in dengan baik. Dalam system PHIS data registrasi tamu diartiakan juga didalam
warna. Setiap warna list pada tamu memiliki arti yang berbeda.
Tab Registrasi
Ada 4 warna yang akan terlihat di dalam Tab reservasi.
Hijau adalah data tamu dengan keadaan reservasi masi ter-booking,
Biru adalah data reservasi yang sudah confirmed/pasti dengan terdapat deposit atau
sudah disetujui pihak manajemen
Coklat tua adalah data reservasi yang sudah lewat tanggalnya,
Putih adalah data reservasi yang di cancel atau no show
Kenapa terdapat perbedaan warna? Karena untuk men Check-in kan tamu, data reservasi
harus berstatus confirmed atau Biru. Jadi jika belum berwarna biru pastikan terlebih dahulu
status dari reservasi tamu tersebut.
--- IT Division Ezzy
7 | P a g e
Jika sudah pasti silahkan pilih salah satu tamu dan gunakan tombol menu individual
chack – in, maka akan tampil tab Easy Way, dan klik button Chack-in.
Setelah tombol terproses, tamu akan dianggap in house atau sudah tinggal di hotel. Dan dapat di
check di menu Guest Folio.
5.4.3 Guest Folio & Guest Bill
Selain melihat tamu-tamu yang tinggal di hotel, Guest Folio pada system PHIS berfungsi
juga untuk melihat tagihan menginap masing-masing tamu. Untuk melihat tagihan klik 2 x nama
dari tamu dalam list guest folio.
Guest Folio List
--- IT Division Ezzy
8 | P a g e
Tagihan Detail salah satu tamu
Tamu yang tinggal di hotel biasanya tidak hanya menikmati pelayanan kamar saja,
terkadang tamu juga akan menikmati outlet-outlet yang lain seperti Loundry, Restaurant,
Minibar, spa, dan jasa - jasa yang lainnya yang disediakan hotel. Terkadang tamu ingin
mengakumulasi pembayaran outlet-outlet tersebut pada saat tamu tersebut Check-out atau
istilahnya sering disebut “Charge To Room”. Untuk Transaksi Outlet bisa digunakan menu
Guest Bill agar transaskinya tercatat pada system. Menu Guest Bill terdapat pada menu deretan
bawah sebelah kanan Guest folio list.
Tab Guest Bill
Klik menu New untuk membuat Bill Outlet. Maka akan tampil sebuah tab Login Cashir yang
mengarah pada pembuatan nota outlet.
--- IT Division Ezzy
9 | P a g e
Login kasir Guest Bill
Setelah berhasil login, Maka tampil Guest Bill detail kosong untuk Outlet yang dipilih.
Guest Bill Sebuah Outlet
Klik Pilih Menu, untuk memasukkan produk yang dikonsumsi oleh tamu, untuk dimasukkan ke
dalam guest bill detail
--- IT Division Ezzy
10 | P a g e
Tampilan Pilih Menu di Guest Bill
Pilihlah produk-produk yang telah dikonsumsi, sehingga produk-produk tersebut terlihat pada
Guest Bill Detail
Guest Bill Detail dengan Produk yang sudah terpilih
Save terlebih dahulu kemudian pilih tombol Payment. Maka akan tampil Tab payement untuk
jenis pembayaran tamu ke outlet.
--- IT Division Ezzy
11 | P a g e
Tab Payment Guest Bill
Pada Tab payement diatas jenis pembayaran yang terjadi adalah “Charge To Room”, maka
nominal yang diisi adalah pada kotak hijau dengan tulisan “Charge To Room” dan klik kotak
“Room” untuk mencari atas nama tamu tersebut. Pastikan tulisan pada pojok kanan bawah
bertuliskan “Balance” bukan “Less” atau “Change”. Dan tekan save untuk mengakhiri
transaksi. Dengan transaksi tersebut otomatis bill akan dijadikan satu dengan Guest folio detail
dari tamu tersebut.
Untuk kasus-kasus tertentu pada saat tamu menginap seperti misalnya Pindah kamar,
perpanjangan menginap/extend, atau check out lebih awal, terdapat tombol khusus untuk
mengeksekusi kasus tersebut. Tombol tersebut bernama “Special Case”.
Tombol Khusus
Tab “Special Case”
--- IT Division Ezzy
12 | P a g e
Move room untuk memindahkan tamu dari kamar satu ke kamar yang lain, Extend untuk
memperpanjang masa menginap tamu yang sudah di konfirmasi, Early Checkout untuk
mempercepat atau keinginan tamu untuk meninggalkan hotel lebih awal.
5.4.4 Payment/Chack Out
Untuk transaksi terakhir yaitu pembayaran tamu jika tamu tersebut waktunya
meninggalkan hotel, klik nama tamu pada Guest Folio List untuk menampilkan semua
pembayaran yang harus di bayar. Centang terlebih dahulu list transaksinya dan klik tombol
Prebilling.
List Pembayaran yang harus diselesaikan pembayarannya
Prebilling diserahkan sebelum tamu bener-benar melunasi semua pembayaran transaksi yang
dilakukan selama menginap disana. Berfungsi sebagai data pengecekan oleh tamu agar tamu
tersebut dapat mengkonfirmasi transaksi yang mereka lakukan selama menginap disana. Setelah
mengecek tamu akan mulai melunasi dengan jenis pembayaran yang tamu berikan. Klik tombol
Payment untuk menyesuaikan jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu pada tab Guest Folio
Payment Detail.
Tab Guest Folio Payment Detail
--- IT Division Ezzy
13 | P a g e
Pastikan melengkapi “Guest Folio Payment Detail” menyesuikan dengan jenis pembayaran
tamu. Jika tamu membayar nya dengan cash, masukkan nominal dalam kolom Cash IDR, Jika
dengan mata uang asing masukkan kedalam Foreign Cash, Dan jika dengan kartu kredit lengkapi
di Kolom Credit/Debet Card. Pastikan tulisan Pada kanan Bawah “Balance” atau “Change”
Bukan “Less”. Jika sudah lengkap tekan tombol save. Jika terdapat Pemberitahuan seperti
kolom dibawah
Pemberitahuan
Pastikan memilih sesuai dengan kondisinya. Tombol Yes berarti tamu langsung Check-Out dari
hotel, Tombol No berarti tamu belum Check-Out, Hanya menyelesaikan pembayaran saja,
sedangakan tombol Cancel membatalkan proses pembayaran tamu.
Jika sudah memilih kondisi, system akan membuat sebuah form transaksi sudah terjadi
yang akan diserahkan kepada tamu dan juga disimpan untuk bukti bahwa tamu sudah
menyelesaikan transaksi.
Bukti transaksi yang siap dicetak