--- IT Division Ezzy

1 | P a g e

BAB 5

SISTEM HOTEL

5. 1 PENDAHULUAN

Hotel memiliki berbagai divisi yang saling terkait. Masing-masing divisi memiliki tugas

tersendiri dimana pada akhirnya akan melakukan pelaporan kepada posisi tertinggi baik itu

Genaeral manager atau pun Owener. Sistem pelaporan didapatkan dari kegiatan transaksi sehari-

hari, baik pendapatan, masalah atau pun hanya sekedar informasi saja.Dari berbagai segment

tersebut dalam kesehariannya membutuhkan waktu untuk merealisasikan laporan-laporan yang

dibutuhkan. Kemajuan teknologi memecahkan masalah tentang waktu. Dengan adanya berbagai

sistem hotel berbasis computer saat ini sebuah laporan bisa dihasilkan tidak lebih dari 1 menit.

Selain membuat laporan Sistem Hotel juga dapat sebagai database informasi berbagai kegiatan

di hotel.

Pada pertemuan Modul ini kita akan membahas gambaran umum alur sebuah sistem hotel

serta yang terkait dengan sistem hotel.

5.2 ALUR DASAR SISTEM HOTEL

Pada dasarnya apapun bentuk sistem, semuanya bermula dari sistem manual, sistem

manual tersebut dituangkan dalam sebuah sistem/program komputer. Intinya adalah manual alur

hampir sama dengan alur di dalam sistem. Input, Proses, dan Output adalah alur proses dasar di

berbagai sistem. Untuk Sistem Hotel, Inputnya adalah berbagai informasi yang akan diproses

dalam system seperti data tamu, data kamar, data harga, dan data yang lainnya. Untuk Proses

dalam sistem hotel adalah proses yang dilakukan masing – masing divisi, baik itu proses

--- IT Division Ezzy

2 | P a g e

transaksi ataupun yang lain. Sedangkan untuk Output yang dihasilkan dalam Sistem Hotel adalah

berbagai macam Report/laporan.

Ruang lingkup sebuah system manajemen hotel sangatlah luas, tergantung kelengkapan

fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri sangat tergantung pada

type/jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan. Sistem manajemen hotel harus dapat

menangani pekerjaan. Berikut Standart Manajemn Hotel :

1. Pada divisi kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office) dan bagian

tata graha (housekeeping).

2. Pada divisi accounting (accounting devision) untuk semua bagian accounting

3. Pada divisi restaurant dan bar (bar and restourant division).

4. Pada divisi sales (marketing devision)

5. Pada divisi teknisi dan peralatan (enginering division)

Contoh Alur Hotel

Tetapi tidak semua system manajemen hotel yang ada sekarang mendukung ke 5

pekerjaan di atas, ada beberapa sistem yang hanya mendukung sebagian pekerjaan atau pun ada

beberapa sistem yang dapat mencakup lebih dari kelima pekerjaan pokok di atas.

5.3 Mengenal Sistem – Sistem Hotel

Ada berbagai aplikasi sistem hotel yang digunakan diberbagai Negara dan hotel, berikut

akan dibahas tentang beberapa aplikasi hotel yang digunakan di Indonesia.

5.3.1 VHP (Visual Hotel Program)

VHP (Visual Hotel Program) adalah sebuah software bisnis yang terintegrasi untuk

semua kebutuhan industri hotel. VHP adalah system manajemen perhotelan yang sangat

aman. Beberapa tingkat keamanan diaktifkan oleh pengguna didefinisikan akses hak istimewa.

--- IT Division Ezzy

3 | P a g e

VHP mengintegrasikan modul Front Office, food and beverage, Point of Sales, Banquet

& Konferensi Manajemen, Manajemen Klub, Back Office, Akuntansi, Aktiva Tetap dan Sistem

Reservasi online menjadi All In One/Satu solusi dengan Single Entry Filsafat. Entri transaksi di

Front Office, Point of Sales dan modul Persediaan otomatis memproses dan Update terhadap

General Ledger.

Informasi lengkap dapat dikunjungi di http://www.supranusasindata.com

5.3.2 PMS (Property Management System) OPERA

Property Management System (PMS) Opera yang saat ini telah digunakan oleh mayoritas

hotel yang memiliki international chain. “Rata-rata pengguna Opera adalah hotel berbintang 4

dan 5″ dulunya dikenal dengan Fidelio yang sejak tahun 2007 telah dihentikan aktivitas

pendukungnya.

Informasi lengkap dapatdikunjungidi https://www.oracle.com/

5.3.3 PHIS (Probus Hotel Integrated System)

Probus Hotel adalah perangkat lunak yang dapat diandalkan untuk hotel dan villa

manajemen untuk kegiatan meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan Manusia. sistem

yang komprehensif ini membantu Anda secara efektif meningkatkan bisnis Anda tetap menjaga

kontrol atas semua proses manajemen dengan informasi penting untuk mencapai keseimbangan

penting antara biaya dan meningkatkan standar pelayanan.

Probus Hotel memberikan manfaat yang signifikan dalam berbagai aspek keramahan yang

bekerja sama dengan Anda untuk meningkatkan efisiensi operasional dan profitabilitas. Karena

PHIS dirancang untuk memenuhi hotel dan villa operasional, sangat efektif dan fleksibel, dengan

kebutuhan yang disesuaikandanterintegrasi dalam sistem tanpa menimbulkan biaya tinggi.

--- IT Division Ezzy

4 | P a g e

Informasi lengkap dapat dikunjungi di http://www.probussystem.com/

5.4 Front Desk Sistem dengan Sistem Hotel

Tahap awal dalam pengenalan system adalah proses transaksi depan atau transaksi front

desk.Dimana Transaksi ini akan menentukan laporan yang terbuat secara benar dan akan dicek

kembali oleh para pengguna di back desk. Front desk akan lebih banyak digunakan oleh division

Front office. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan menggunakan system PHIS dari probussystem.

Ada 4 besar tahapan transaksi yang akan di jalankan oleh Divisi front office sendiri untuk

transakasi front desk di dalam system yaitu Reservasi, Registrasi/Check In, Guest Folio &

Guest Bill, dan Payment/Chack Out.

5.4.1 Reservasi

Dalam dunia hospitality khususnya perhotelan, Pelayanan Customer/tamu sangat

diutamakan, agar terciptanya pelayanan yang memuaskan pihak hotel semaksimal mungkin

menyiapkan kebutuhan yang diinginkan oleh Customer/tamu. Salah satu persiapan tersebut

adalah reservasi, dengan adanya reservasi pihak hotel akan lebih mengetahui kebutuhan tamu

sebelum memulai aktivitas tamu di dalam hotel.

Reservasi dalam system hotel berfungsi sebagai catatan kebutuhan tamu dan data tamu.

Untuk memulai membuat reservasi dalam PHIS masukklah ke menu reservasi.

Pada saat masuk menu reservasi terdapat berbagai list tamu yang sudah pernah melakukan

reservasi sebelumnya, namun dalam Tab Reservasi yang harus diperhatikan adalah ada 2 jenis

reservasi yang terdapat di Pojok kiri bawah yaitu Individual Reservasi dan Group Reservasi

--- IT Division Ezzy

5 | P a g e

Tab Reservasi

Perbedaan dari Individual Reservasi dan Group Reservasi adalah Individual reservasi

melakukan pendataan satu nama tamu dengan satu kamar yang direservasi. Sedangakan Group

reservasi adalah pendataan satu nama tamu dengan lebih dari satu kamar.

Dalam kasus berikut akan dijelaskan proses reservasi menggunakan Individual reservasi.

Masuklah ke dalam menu Individual reservasi maka akan tampil Tab Reservasi yang harus

dilengkapi.

Tab Reservasi

Pada tahap awal reservasi, Tab reservasi dalam keadaan kosong dan harus diisi selengkap nya.

Dalam tab reservasi terdapat 5 tab menu yang harus diperhatikan dan dilengkapi.

--- IT Division Ezzy

6 | P a g e

Tab Menu Reservasi

1. Booking detail adalah data reservasi tamu yang terkait dengan data hotel seperti tanggal

tamu menginap, kamar yang dipesan, harga kamar, jumlah orang, breakfast dll

2. Guest Information adalah data reservasi tamu yang terkait dengan data tamu/guset

seperti nama lengkap, contact person, jenis pembayaran, profesi, informasi penerbangan,

catatan pesanan tamu, dll

3. Guest Deposit adalah pemberian tanda jadi atau deposit

4. Perfomance Invoice adalah pembayaran sementara dari jumlah hari dan harga kamar

yang diberikan

5. Joinner Guest, informasi tambahan untuk tamu tambahan yang ikut menginap selain atas

nama kamar.

5.4.2 Registrasi/Check in

Jika data reservasi sudah lengkap, selanjutnya adalah memproses tamu lebih lanjut agar

dapat check-in dengan baik. Dalam system PHIS data registrasi tamu diartiakan juga didalam

warna. Setiap warna list pada tamu memiliki arti yang berbeda.

Tab Registrasi

Ada 4 warna yang akan terlihat di dalam Tab reservasi.

Hijau adalah data tamu dengan keadaan reservasi masi ter-booking,

Biru adalah data reservasi yang sudah confirmed/pasti dengan terdapat deposit atau

sudah disetujui pihak manajemen

Coklat tua adalah data reservasi yang sudah lewat tanggalnya,

Putih adalah data reservasi yang di cancel atau no show

Kenapa terdapat perbedaan warna? Karena untuk men Check-in kan tamu, data reservasi

harus berstatus confirmed atau Biru. Jadi jika belum berwarna biru pastikan terlebih dahulu

status dari reservasi tamu tersebut.

--- IT Division Ezzy

7 | P a g e

Jika sudah pasti silahkan pilih salah satu tamu dan gunakan tombol menu individual

chack – in, maka akan tampil tab Easy Way, dan klik button Chack-in.

Setelah tombol terproses, tamu akan dianggap in house atau sudah tinggal di hotel. Dan dapat di

check di menu Guest Folio.

5.4.3 Guest Folio & Guest Bill

Selain melihat tamu-tamu yang tinggal di hotel, Guest Folio pada system PHIS berfungsi

juga untuk melihat tagihan menginap masing-masing tamu. Untuk melihat tagihan klik 2 x nama

dari tamu dalam list guest folio.

Guest Folio List

--- IT Division Ezzy

8 | P a g e

Tagihan Detail salah satu tamu

Tamu yang tinggal di hotel biasanya tidak hanya menikmati pelayanan kamar saja,

terkadang tamu juga akan menikmati outlet-outlet yang lain seperti Loundry, Restaurant,

Minibar, spa, dan jasa - jasa yang lainnya yang disediakan hotel. Terkadang tamu ingin

mengakumulasi pembayaran outlet-outlet tersebut pada saat tamu tersebut Check-out atau

istilahnya sering disebut “Charge To Room”. Untuk Transaksi Outlet bisa digunakan menu

Guest Bill agar transaskinya tercatat pada system. Menu Guest Bill terdapat pada menu deretan

bawah sebelah kanan Guest folio list.

Tab Guest Bill

Klik menu New untuk membuat Bill Outlet. Maka akan tampil sebuah tab Login Cashir yang

mengarah pada pembuatan nota outlet.

--- IT Division Ezzy

9 | P a g e

Login kasir Guest Bill

Setelah berhasil login, Maka tampil Guest Bill detail kosong untuk Outlet yang dipilih.

Guest Bill Sebuah Outlet

Klik Pilih Menu, untuk memasukkan produk yang dikonsumsi oleh tamu, untuk dimasukkan ke

dalam guest bill detail

--- IT Division Ezzy

10 | P a g e

Tampilan Pilih Menu di Guest Bill

Pilihlah produk-produk yang telah dikonsumsi, sehingga produk-produk tersebut terlihat pada

Guest Bill Detail

Guest Bill Detail dengan Produk yang sudah terpilih

Save terlebih dahulu kemudian pilih tombol Payment. Maka akan tampil Tab payement untuk

jenis pembayaran tamu ke outlet.

--- IT Division Ezzy

11 | P a g e

Tab Payment Guest Bill

Pada Tab payement diatas jenis pembayaran yang terjadi adalah “Charge To Room”, maka

nominal yang diisi adalah pada kotak hijau dengan tulisan “Charge To Room” dan klik kotak

“Room” untuk mencari atas nama tamu tersebut. Pastikan tulisan pada pojok kanan bawah

bertuliskan “Balance” bukan “Less” atau “Change”. Dan tekan save untuk mengakhiri

transaksi. Dengan transaksi tersebut otomatis bill akan dijadikan satu dengan Guest folio detail

dari tamu tersebut.

Untuk kasus-kasus tertentu pada saat tamu menginap seperti misalnya Pindah kamar,

perpanjangan menginap/extend, atau check out lebih awal, terdapat tombol khusus untuk

mengeksekusi kasus tersebut. Tombol tersebut bernama “Special Case”.

Tombol Khusus

Tab “Special Case”

--- IT Division Ezzy

12 | P a g e

Move room untuk memindahkan tamu dari kamar satu ke kamar yang lain, Extend untuk

memperpanjang masa menginap tamu yang sudah di konfirmasi, Early Checkout untuk

mempercepat atau keinginan tamu untuk meninggalkan hotel lebih awal.

5.4.4 Payment/Chack Out

Untuk transaksi terakhir yaitu pembayaran tamu jika tamu tersebut waktunya

meninggalkan hotel, klik nama tamu pada Guest Folio List untuk menampilkan semua

pembayaran yang harus di bayar. Centang terlebih dahulu list transaksinya dan klik tombol

Prebilling.

List Pembayaran yang harus diselesaikan pembayarannya

Prebilling diserahkan sebelum tamu bener-benar melunasi semua pembayaran transaksi yang

dilakukan selama menginap disana. Berfungsi sebagai data pengecekan oleh tamu agar tamu

tersebut dapat mengkonfirmasi transaksi yang mereka lakukan selama menginap disana. Setelah

mengecek tamu akan mulai melunasi dengan jenis pembayaran yang tamu berikan. Klik tombol

Payment untuk menyesuaikan jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu pada tab Guest Folio

Payment Detail.

Tab Guest Folio Payment Detail

--- IT Division Ezzy

13 | P a g e

Pastikan melengkapi “Guest Folio Payment Detail” menyesuikan dengan jenis pembayaran

tamu. Jika tamu membayar nya dengan cash, masukkan nominal dalam kolom Cash IDR, Jika

dengan mata uang asing masukkan kedalam Foreign Cash, Dan jika dengan kartu kredit lengkapi

di Kolom Credit/Debet Card. Pastikan tulisan Pada kanan Bawah “Balance” atau “Change”

Bukan “Less”. Jika sudah lengkap tekan tombol save. Jika terdapat Pemberitahuan seperti

kolom dibawah

Pemberitahuan

Pastikan memilih sesuai dengan kondisinya. Tombol Yes berarti tamu langsung Check-Out dari

hotel, Tombol No berarti tamu belum Check-Out, Hanya menyelesaikan pembayaran saja,

sedangakan tombol Cancel membatalkan proses pembayaran tamu.

Jika sudah memilih kondisi, system akan membuat sebuah form transaksi sudah terjadi

yang akan diserahkan kepada tamu dan juga disimpan untuk bukti bahwa tamu sudah

menyelesaikan transaksi.

Bukti transaksi yang siap dicetak