ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

OLEHAHMAD TAUFIK

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN OSIS YAYASAN PARAMARTASEPUTIH BANYAK

Defini Adminstrasi

ADMINISTRASI AD + MINISTRARE TO + SERVE MELAYANI KONOTASI PEKERJAAN PEMBANTU TEKNIS KETATAUSAHAAN (ADMINISTRASI DLM ARTI SEMPIT)

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna, yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Fungsi AdministrasiPlanning (Perencanaan) merupakan bagian awal yang tersusun secara sistematik dan terorganisir

Organizing (Pengorganisasian) merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatukesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan

Directing (Bimbingan alau Pengarahan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju yang telah ditetapkan semula..

Coordinating (Koordinasi) yaitu bagaimana seluruh kepentingan dan tujuan organisasi disatukan dan diharmoniskan dengan sinkronisasi waktu serta tempat

Reporting (Pelaporan) merupakan manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi

Budgeting (Penganggaran) meliputi perencanaan keuangan, pembiayaan, perhitungan uang keluar masuk serta pengawasan yang dilaksanakan.

Ciri-ciri administrasi

Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebihAdanya kerja samaAdanya proses/usahaAdanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasanAdanya tujuan

KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:

Merencanakan (Planning) Menyusun (Arranging) Menghimpun (Collecting) Mencatat (Recording) Mengolah (Processing) Mengendalikan (Controlling) Mengirim (Transfering) Menyimpan (Filing)

TUJUAN

Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.

Mengamankan rahasia organisasi. Mengelola dan memelihara seluruh

dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

FUNGSI

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.

Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. Pengendali informasi internal dan eksternal

organisasi Sebagai alat komunikasi organisasi. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia

organisasi. Sentral teknologi transfer informasi. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

URGENSI

Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam menyokong organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan administrasi, sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi.

Elemen Kesekretariatan

Sumber daya manusia / pengurus Sekretariat Perlengkapan dan peralatan

kesekretariatan Identitas organisasi

1. Sumber daya manusia / pengurus

Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa ada manusia yang menjalankannya, termasuk kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi.

2. Sekretariat

Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki tempat tersendiri sebagai basecamp, yang berfungsi sebagai pusat administrasi serta tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi antar pengurus

3. Peralatan dan perlengkapan kesekretariatan

Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya, maka begitu pun dengan kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan dan perlengkapan standar minimum untuk bisa menjalankan fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar, seperti : Lemari, komputer, peralatan kantor /alat tulis, sarana komunikasi antar pengurus (papan pengumuman), alat-alat kebersihan dll.

4. Identitas organisasi

Identitas organisasi menjadi elemen penyokong eksistensi organisasi. Identitas organisasi merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi yang membedakannya dari organisasi lain. Biasanya, identitas organisasi direalisasikan dan divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang ORGANISASI, papan nama, bendera, stempel, dll.

Fungsi umum kesekretariatan

A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi

B. Pengelolaan fisik sekretariat

A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).

2. Surat menyurat (baik surat masuk dan keluar,)3. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi4. pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus

organisasi (seperti papan informasi/ pengumuman)

5. manajemen pengarsipan data dan informasi.

6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis (Pembukuan)

B. Pengelolaan fisik sekretariat

Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja organisasi.

Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di dalam struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga.

surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:

1. surat pribadi,2. surat dinas (resmi), dan3. surat niaga.

BAGIAN BAGIAN SURAT

1) Kop/Kepala Surat; (2) tanggal surat; (3) nomor. Lampiran, perihal (4) alamat,tujuan; (5) salam pembuka; (6) Isi surat (7) Salam penutup; (8) pengirim surat; dan (9) tembusan;

Kerasipan, Agenda dan Ekspedisi

1). Arsip Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan

pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper

Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan

dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.

2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hUkum

3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.

4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lain lain.

2) Agenda Buku agenda, adalah buku

catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris.

3. Ekspedisi Ekspedisi adalah kegiatan mengurus

(mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barang-barang disebut ekspeditur.

Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn buku ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.

APA SAJA YANG BERHUBUNGAN DENGAN

ADMINISTRASI (PEMBUKUAN)

Data AnggotaStrukturProgram Kerja (jangka pendek, menengah dan panjang)Buku TamuAdministrasi KeuanganBuku InventarisSurat menyuratProposal dan laporan pertanggung jawabanBuku rapat (Agenda, notulen)Buku bidangDaftar hadir

INI DIA......