SOP Kesekretariatan BEM FT 2014mmm

Halaman i COVER

Halaman ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat, taufik, hidayah, serta inayah-Nya sehingga penulisan Standard

Operational Prosedure (SOP) Kesekretariatan Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik

Universitas Diponegoro ini dapat terselesaikan dengan baik.

SOP Kesekretariatan disusun sebagai standar untuk penulisan dan penomoran

surat, penomoran proposal dan laporan pertanggungjawaban, format KOP yang harus

digunakan, pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta

pembuatan sertifikat dan lain-lain.

SOP Kesekretariatan ini merupakan penyempurnaan dari edisi tahun-tahun

sebelumnya dengan revisi dan tambahan. Penulis menyadari bahwa SOP

Kesekretariatan ini masih terdapat kekurangan dalam penyajiannya. Untuk itu kritik dan

saran yang membangun sangat penulis harapkan guna penyempurnaan SOP

Kesekretariatan berikutnya.

SOP Kesekretariatan ini mulai berlaku setelah disetujui Pembantu Dekan III

Fakultas Teknik Universitas Diponegoro hingga akhir kepengurusan BEM FT KM

UNDIP 2014. Adapun SOP Kesekretariatan ini dapat mengalami perubahan sesuai

dengan berubahnya sistem dari pihak fakultas. Perubahan tersebut akan disampaikan

pada pertemuan Rumpi Sekretaris BEM FT KM UNDIP 2014.

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam kelancaran penulisan SOP Kesekretariatan ini. Penulis juga meminta

maaf apabila terdapat banyak kesalahan serta berharap semoga SOP Kesekretariatan ini

dapat digunakan sebagai pedoman yang bermanfaat bagi semua pihak.

Semarang, 10 Maret 2014

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP 2014

Halaman iii

LEMBAR PENGESAHAN


STANDAR OPERATIONAL PROSEDURE

LEMBAGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO

2014

Sekretaris I

BEM FT KM UNDIP

Riang Anggraini Rahmanisa

NIM 21030111130056

Sekretaris II

BEM FT KM UNDIP

Bytta Putri Malinda

NIM 21080112140131

Menyetujui,

Pembantu Dekan III

Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD

NIP 195511231983031014

a.n Ketua BEM FT KM UNDIP

Wakil Ketua

Hadi Maulana Rahmat

NIM 21120111120012

Halaman iv

DAFTAR ISI

COVER ........................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................. iii

DAFTAR ISI ................................................................................................................... iv

BAB I STANDARISASI FORMAT ........................................................................... 1

1.1 Format Header & Footer Lembaga ................................................................ 1

1.2 Format KOP Surat ......................................................................................... 2

1.3 Format KOP Proposal .................................................................................... 3

1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) ........................................ 4

1.5 Format KOP Amplop ..................................................................................... 5

1.6 Format Cover Proposal .................................................................................. 6

1.7 Format Cover Laporan Pertaggungjawaban (LPJ) ........................................ 8

BAB II SOP PEMBUATAN SURAT ........................................................................ 10

2.1 Format Penomoran Surat ............................................................................. 10

2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM)................................ 10

2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM ........................................ 11

2.4 Mekanisme Surat Menyurat ......................................................................... 13

2.5 Urutan Fakultas di Lingkungan Universitas Diponegoro ............................ 14

2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi di Lingkungan Fakultas Teknik ................ 14

2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik......................................................... 15

BAB III SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN ........................................... 16

3.1 Lembar 1 (Cover Proposal) ......................................................................... 16

3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) .................................................................. 16

3.3 Format Tanda Tangan .................................................................................. 17

3.4 Lembar 3 (Isi) .............................................................................................. 20

BAB IV SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN ......................................................... 25

4.1 Lembar 1 (Cover LPJ) ................................................................................. 25


4.3 Lembar 3 (Isi) .............................................................................................. 26

BAB V SOP PEMBUATAN PROPOSAL DELEGASI ............................................ 30

5.1 Lembar 1 (Cover Proposal) ......................................................................... 30

Halaman v


5.3 Lembar 3 (Isi) .............................................................................................. 31

BAB VI SOP PEMBUATAN LPJ DELEGASI ........................................................... 33

6.1 Lembar 1 (Cover LPJ) ................................................................................. 33


6.3 Lembar 3 (Isi) .............................................................................................. 34

BAB VII SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP ..................................... 36

BAB VIII SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK ........................................................... 38

BAB IX SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT .............................................................. 41

9.1 Sertifikat Kepengurusan .............................................................................. 41

9.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan ...................................................................... 42

BAB X ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN ........................ 43

10.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan .............................................................. 43

10.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan ...................................................................... 44

BAB XI DATA PENGURUS ...................................................................................... 45

11.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2014 ........................................... 45

11.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2014 ............................ 46

BAB XII CONTOH-CONTOH SURAT ....................................................................... 49

12.1 Surat Keputusan ........................................................................................... 49

12.2 Surat Undangan ........................................................................................... 51

12.3 Surat Permohonan ........................................................................................ 52

12.4 Surat Pemberitahuan .................................................................................... 56

12.5 Surat Peminjaman ........................................................................................ 57

12.6 Surat Pernyataan .......................................................................................... 58

12.7 Surat Mandat ................................................................................................ 59

12.8 Surat Tugas .................................................................................................. 60

12.9 Surat Keterangan ......................................................................................... 61

12.10 Surat Rekomendasi ...................................................................................... 62

12.11 Surat Balasan ............................................................................................... 63

Halaman 1

BAB I

STANDARISASI FORMAT

1.1 Format Header & Footer Lembaga

a. Format Header

Keterangan Gambar:

1. Nama lembaga yang bersangkutan, jika HM atau Biro dapat diganti dengan

nama HM atau Biro masing-masing

2. Alamat kesekretariatan lembaga yang bersangkutan

3. Jika memiliki website dan e-mail dari lembaga tersebut, maka dapat

dicantumkan

4. Logo Universitas Diponegoro

5. Logo dari lembaga yang bersangkutan

b. Format Footer

Keterangan Gambar:

1. Jargon atau slogan dari lembaga yang bersangkutan

2. Tahun kepengurusan lembaga yang bersangkutan

4 2 3 1 5

Halaman 2

1.2 Format KOP Surat

Keterangan:

1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing lembaga

2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4

3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12

4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)

Halaman 3

1.3 Format KOP Proposal

Keterangan:

1. Kop proposal menggunakan header footer masing-masing lembaga

2. Margin proposal adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4

3. Semua huruf dalam proposal ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12

4. Proposal ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after

paragraph)

5. Untuk proposal delegasi menggunakan header dan atau footer dengan

mencantumkan contact person ketua tim delegasi

Halaman 4

1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Keterangan:

1. Kop LPJ menggunakan header footer masing-masing lembaga

2. Margin LPJ adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4

3. Semua huruf dalam LPJ ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12

4. LPJ ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)

5. Untuk LPJ delegasi menggunakan header dan atau footer dengan mencantumkan

contact person ketua tim delegasi

Halaman 5

1.5 Format KOP Amplop

1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga

2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas

Amplop

3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman

dengan ukuran 12

4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth”, tetapi cukup

salah satu saja

5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau

Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah sebagai

berikut:

Yth. Dekan Fakultas Teknik

Universitas Diponegoro

di Semarang

Kepada

Bapak Ir. Bambang Pudjianto, MT.

di Semarang

Halaman 6

1.6 Format Cover Proposal

Format cover proposal kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah

distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk proposal kegiatan delegasi

dan sponsorsip desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada

format cover proposal kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo lembaga

penyelenggara kegiatan)

Keterangan:


2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan

departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara

kegiatan

Halaman 7

3. Nomor proposal (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun)

Keterangan:

No : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM

Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)

A = untuk kegiatan non kepanitiaan

B = untuk kegiatan kepanitiaan

Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab

PH : Pengurus Harian/ pimpinan

(Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)

LITBANG : Tim Penelitian dan Pengembangan

NIC : Departemen Networking, Information, and

Communication

RISTEK : Departemen Riset dan Teknologi

PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya

Manusia

KP : Departemen Kebijakan Publik

SOSIAL : Departemen Sosial

EKOBIS : Departemen Ekonomi dan Bisnis

PORA : Departemen Pemuda dan Olahraga

BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi

Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari

lembaga tersebut


Halaman 8

1.7 Format Cover Laporan Pertaggungjawaban (LPJ)

Format cover LPJ kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah

distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk LPJ kegiatan delegasi, LPJ

periodik, dan LPJ sponsorship desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap

mengacu pada format cover LPJ kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo

lembaga penyelenggara kegiatan).

Keterangan:


2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan

departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara

kegiatan

Halaman 9

3. Nomor LPJ (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun)

Keterangan:

No : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM

Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)

A = untuk kegiatan non kepanitiaan

B = untuk kegiatan kepanitiaan

Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab

PH : Pengurus Harian/ pimpinan

(Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)


NIC : Departemen Networking, Information, and

Communication


PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya

Manusia





BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi

Bulan : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi

Tahun : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari

lembaga tersebut


Halaman 10

BAB II

SOP PEMBUATAN SURAT

2.1 Format Penomoran Surat

Berikut merupakan kode penomoran surat:

a. Surat Keputusan (SK) : 01

b. Surat Undangan (SU) : 02

c. Surat Permohonan (SPm) : 03

d. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04

e. Surat Peminjaman (SPp) : 05

f. Surat Pernyataan (SPn) : 06

g. Surat Mandat (SM) : 07

h. Surat Tugas (ST) : 08

i. Surat Keterangan (SKet) : 09

j. Surat Rekomendasi (SR) : 10

k. Surat Balasan (SB) : 11

2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM)

Contoh Nomor: 02.1/SU/BEM-FT/I/2014

Keterangan:

02 : Kode nomor surat (lihat format penomoran surat pada subbab 2.1)

1 : Nomor urut surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir

kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah. Apabila kode

dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai dari nomer 1

(tujuan: untuk mengetahui jumlah masing-masing jenis surat yang

dikeluarkan BEM dalam satu tahun kepengurusan)

SU : Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan)

BEM-FT : Nama lembaga yang mengeluarkan surat

I : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)

2014 : Tahun berjalan

Halaman 11

Nb. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama lembaga dapat

menyesuaikan dengan nama masing-masing HM dan Biro

2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM

a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen)

Contoh Nomor: 03.5/SPm/PORA/BEM-FT/III/2014

Keterangan:

03 : Kode nomor surat

5 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga

akhir kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah.

Apabila kode dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut

surat dimulai dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah

masing-masing jenis surat yang dikeluarkan departemen dalam

satu tahun kepengurusan)

SPm : Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat yang

dikeluarkan)

PORA : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat

BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

III : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)


Kode untuk nama badan/ Departemen yang mengeluarkan surat:


NIC : Departemen Networking, Information, and Communication


PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia





Halaman 12

Nb.

1. Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-

masing sekretaris departemen dalam bentuk soft file, kemudian untuk 1 bulan

sekali dilaporkan kepada sekretaris I (Eksternal) BEM

2. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen

dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan

Biro

b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana Kegiatan)

Contoh Nomor: 05.2/S.Pp/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2014

Keterangan:

05 : Kode nomor surat

2 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga

akhir kepanitiaan meskipun kode dan jenis suratnya berubah.

(tujuan: untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam

suatu acara/ kepanitiaan)

SPp : Surat Peminjaman (disesuaikan dengan jenis surat yang

dikeluarkan)

LITBANG : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat

BEM-FT : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

I : Bulan berjalan (dalam angka Romawi)


Nb.

1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris acara

dalam bentuk hard file, kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan

kepada sekretaris I (Eksternal) BEM

2. Semua tiap jenis surat keluar dari suatu kegiatan, setelah ditandatangani,

harus difotokopi untuk dilampirkan di LPJ kegiatan

Halaman 13

3. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen

dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan

Biro

2.4 Mekanisme Surat Menyurat

1. Aturan untuk surat peminjaman tempat:

a. Dekanat Lt. 3

Ditujukan kepada Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi

Tembusan: Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset

b. Gedung Prof. Soedarto, SH

Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro


Tembusan: 1. Kabag Tarkum

2. Kasubbag Rumah Tangga

2. Aturan untuk surat perizinan

Pemasangan spanduk, permohonan keringanan biaya,sewa Rusunawa, sewa bus

UNDIP

Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro


Tembusan: 1. Kabag Tarkum


3. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan

banyaknya jumlah tembusan

4. Semua acara yang merupakan program kerja Departemen BEM FT KM UNDIP,

wajib memberikan undangan kepada Senat Mahasiswa Fakultas Teknik

5. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, wajib menggunakan amplop dengan KOP

BEM FT KM UNDIP

6. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ

atau kesektretariatan

Halaman 14

2.5 Urutan Fakultas di Lingkungan Universitas Diponegoro

01. Fakultas Hukum

02. Fakultas Ekonomika dan Bisnis

03. Fakultas Teknik

04. Fakultas Kedokteran

05. Fakultas Peternakan dan Pertanian

06. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

07. Fakultas Ilmu Budaya

08. Fakultas Kesehatan Masyarakat

09. Fakultas Sains dan Matematika

10. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

11. Fakultas Psikologi

2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi di Lingkungan Fakultas Teknik

01. S1 Teknik Sipil

02. S1 Teknik Arsitektur

03. S1 Teknik Kimia

04. S1 Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota

05. S1 Teknik Mesin

06. S1 Teknik Elektro

07. S1 Teknik Industri

08. S1 Teknik Lingkungan

09. SI Teknik Perkapalan

10 S1 Teknik Geologi

11 S1 Teknik Geodesi

12 S1 Teknik Siskom

13 D3 Teknik Sipil

14 D3 Teknik Desain Arsitektur

15 D3 Teknik Kimia

16 D3 Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota

17 D3 Teknik Mesin

18 D3 Teknik Elektro

Halaman 15

19 D3 Teknik Perkapalan

2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik

01. SMFT (Senat Mahasiswa Fakultas Teknik)

02. BEM FT (Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik)

03. FST (Forum Studi Teknik)

04. PSMT (Paduan Suara Mahasiswa Teknik)

05. Biro Kerohanian Islam Izzati

06. PMK (Persekutuan Mahasiswa Kristen)

07. PRMK (Pelayanan Rohani Mahasiswa Katolik)

08. FKMI (Forum Komunikasi Mahasiswa Islam DIII Fakultas Teknik)

09. Biro Pers Mahasiswa Momentum

10. HMS (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sipil)

11. HM Amoghasida (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Arsitektur)

12. HMTK (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Kimia)

13. HMTP (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Planologi)

14. HMM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Mesin)

15. HME (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Elektro)

16. HMTI (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Industri)

17. HMTL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Lingkungan)

18. HIMASPAL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Perkapalan)

19. HMTG Magmadipa (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geologi)

20. HM Teknik Geodesi (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geodesi)

21. HIMASKOM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sistem Komputer)

22. HMDS (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Sipil)

23. HM Sadhata (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Arsitektur)

24. Himatemia (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Kimia)

25. HMM (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin)

26. HME (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Elektro)

27. HM D3 Teknik Perkapalan (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Perkapalan

Halaman 16

BAB III

SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN

3.1 Lembar 1 (Cover Proposal)

Cover proposal kegiatan disesuaikan dengan format cover proposal pada subbab 1.6

3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)

LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan

Bentuk Kegiatan

Berisi bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan

Sasaran Kegiatan

Berisi pihak-pihak yang akan menjadi sasaran dalam kegiatan

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

Dana Total Kegiatan

Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan

Sumber Dana

Berisi sumber darimana dana diperoleh. Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/

lembaga yang paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah

Persetujuan

Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara

kegiatan

Nb:

Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan

rincian dana yang diajukan

Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

Halaman 17

3.3 Format Tanda Tangan

Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Ketua Panitia

..............................

NIM ....................

Nb:

1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar pengesahan)

2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri

3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan menyetujui

tanda tangan pihak Universitas oleh Pembantu Rektor III. Namun jika tidak

meinta dana Universitas, aka Pembantu rektor III tidak perlu dicantumkan

4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan tanda titik

5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan

Mengetahui,

Pembantu Dekan III


Prof.Ir.Abdullah,MS

NIP 195511231983031014

Menyetujui,

Pembantu Rektor III


Drs. Warsito, SU

NIP 195402021981031014

Cap

BEM FT Cap

Kegiatan

Cap

Fakultas

Cap

Universitas

Halaman 18

6. Apabila Ketua BEM FT KM UNDIP mempunyai kepentingan lain dalam jangka

waktu lama (lebih dari 1 minggu), maka tanda tangan untuk posisi Ketua BEM

dapat diatasnamakan oleh Wakil Ketua BEM sesuai surat mandat (kuasa) dari

ketua.

Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan:

Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen

Ketua Panitia kepada Wakil Ketua Panitia

Dan lain-lain sesuai kondisi

Contoh:

Mengetahui,

a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP

Wakil Ketua

Hadi Maulana Rahmat

NIM 21120111120012

Cap

BEM FT

Halaman 19

3.3.1 Format Tanda Tangan untuk Jurusan

Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua

Himpunan Mahasiswa

.........................................

NIM ........................

Ketua Panitia

..............................

NIM ....................

Mengetahui,

Pembantu Dekan III Ketua Jurusan Teknik

Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Prof.Ir.Abdullah,MS .........................................

NIP 195511231983031014 NIP ........................

Menyetujui,

Pembantu Rektor III


Drs. Warsito, SU

NIP 195402021981031014

Cap

Himpunan

Cap

Kegiatan

Cap

Universita

s

Cap

Fakultas

Cap

Jurusan

Halaman 20

3.4 Lembar 3 (Isi)

1. Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan

2. Tema Kegiatan

Berisi tema kegiatan yang akan dilaksanakan

3. Landasan Kegiatan

Berisi landasan kegiatan yang akan dilaksanakan

4. Latar Belakang Kegiatan

Berisi latar belakang kegiatan yang akan dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan

Berisi sasaran kegiatan yang akan dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan

Berisi deskripsi kegiatan yang akan dilaksanakan

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun

Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang akan digunakan untuk kegiatan

9. Susunan Panitia

Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP

Ir. Bambang Pudjianto, M.T.

Penasihat : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP

Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.

Penanggung jawab : Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP

Irfan Zamzami

Steering Commite : Nama Lengkap NIM

Organizing Commite :

Ketua Panitia : Nama Lengkap NIM

Wakil Ketua : Nama Lengkap NIM

Halaman 21

Sekretaris : Nama Lengkap NIM

Bendahara : Nama Lengkap NIM

Korlap : Nama Lengkap NIM

Sie Acara : Nama Lengkap NIM

Sie Perizinan : Nama Lengkap NIM

Sie Transportasi : Nama Lengkap NIM

Sie Konsumsi : Nama Lengkap NIM

Sie Pubdekdok : Nama Lengkap NIM

Sie Keamanan : Nama Lengkap NIM

Sie Sponsorship : Nama Lengkap NIM

Sie Perkap : Nama Lengkap NIM

Sie P3K : Nama Lengkap NIM

9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan

Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP


Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik

Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas

Teknik











Halaman 22







10. Susunan Acara

Berisi rundown acara

11. Rencana Anggaran Dana

a. Pengeluaran

Kesekretariatan

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Acara

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Perizinan

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Transportasi

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Konsumsi

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

*jumlah dipindahkan ke halaman 23 Rp ,00

Halaman 23

*jumlah pindahan dari halaman 22 Rp ,00

Sie Pubdekdok

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Keamanan

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Sponsorship

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie Perkap

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Sie P3K

(Rincian) Rp ,00

Sub Jumlah Rp ,00

Jumlah Rp ,00

b. Pemasukan

Dana Universitas Rp ,00

Dana Fakultas Rp ,00

Kas BEM Rp ,00

Kas Departemen Rp ,00

Dana Jurusan Rp ,00

Sponsorship Rp ,00

Halaman 24

Donatur Rp, 00

Iuran Peserta Rp, 00

Jumlah Rp ,00

Catatan : Jumlah pengeluaran harus sama dengan jumlah pemasukan

12. Layanan Informasi

Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi untuk

segala informasi kegiatan tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya ketua

panitia, koordinator sie acara dan koordinator sie humas)

13. Penutup

Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan

Halaman 25

BAB IV

SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN

4.1 Lembar 1 (Cover LPJ)

Cover LPJ kegiatan disesuaikan dengan format cover LPJ pada subbab 1.7


LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan

Bentuk Kegiatan

Berisi bentuk kegiatan yang telah dilaksanakan

Sasaran Kegiatan

Berisi pihak-pihak yang menjadi sasaran dalam kegiatan



Dana Total Kegiatan


Sumber Dana

Berisi sumber-sumber dana yang didapatkan dalam kegiatan. Format penulisannya

sama seperti pada proposal kegiatan

Persetujuan


kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan

Nb:

Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan

rincian dana yang diajukan

Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

Halaman 26

4.3 Lembar 3 (Isi)

1. Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan

2. Tema Kegiatan

Berisi tema kegiatan yang telah dilaksanakan

3. Landasan Kegiatan

Berisi landasan kegiatan yang telah dilaksanakan


Berisi latar belakang kegiatan yang telah dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan kegiatan yang telah dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan

Berisi sasaran kegiatan yang telah dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan

Berisi deskripsi kegiatan yang telah dilaksanakan



Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang digunakan dalam kegiatan

9. Susunan Panitia

Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP

Ir. Bambang Pudjianto, M.T.

Penasihat : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP

Halaman 27


Penanggung jawab : Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP

Irfan Zamzami

















9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan

Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP


Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik

Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas

Teknik




Halaman 28














10. Susunan Acara

Berisi rundown acara yang telah berlangsung di kegiatan

11. Anggaran Dana Terealisasi

Berisi Pengeluaran dan pemasukan real tentang dana yang dikeluarkan dan

didapatkan pada saat kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal

kegiatan


Formatnya sama seperti layanan informasi pada proposal kegiatan

13. Laporan Kegiatan

Berisi tentang tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai dari hambatan-

hambatan kegiatan, laporan masing-masing seksi, foto-foto kegiatan, laporan

keuangan berupa kuitansi maupun struk pembayaran, serta saran untuk kegiatan

selanjutnya

Halaman 29

14. Daftar Surat Keluar

Tanggal Nomor Surat Keterangan

Nb: didalam pembuatan LPJ kegiatan, semua jenis surat yang dikeluarkan di

copy sebanyak 1 lembar untuk laporan kemudian dilampirkan daftar

lembaga/instansi/orang dituju. Copian surat beserta daftar lampiran

dilampirkan di bagian akhir LPJ.

15. Penutup

Berisi kata penutup dan ucapan terima kasih

Halaman 30

BAB V

SOP PEMBUATAN PROPOSAL DELEGASI

5.1 Lembar 1 (Cover Proposal)

Cover proposal kegiatan disesuaikan dengan format cover proposal pada subbab 1.6

Namun desain dapat dikreasi semenarik mungkin dengan mencantumkan hal-hal

sebagai berikut:

Logo UNDIP dan logo kegiatan delegasi yang akan diikuti jika ada

Nama dan Contact Person Ketua Tim Delegasi

Tempat dan tanggal kegiatan delegasi akan diselenggarakan

Berikut merupakan contoh cover proposal delegasi :

Halaman 31


LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang akan diikuti

Bentuk Kegiatan

Berisi bentuk kegiatan yang akan diikuti

Ketua Tim Delegasi

Berisi nama ketua tim delegasi kegiatan dan jurusan serta NIM



Dana Total Kegiatan


Sumber Dana


sama seperti pada proposal kegiatan

Persetujuan


kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan

Nb:

1. Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama

dengan rincian dana yang diajukan

2. Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

3. Format tanda tangan seperti pada proposal kegiatan

5.3 Lembar 3 (Isi)

1. Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan yang akan diikuti


Berisi latar belakang kegiatan yang akan diikuti

3. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan kegiatan yang akan diikuti

Halaman 32

4. Bentuk Kegiatan

Berisi deskripsi kegiatan yang akan diikuti

5. Nama Delegasi

Berisi nama-nama delegasi yang akan mengikuti kegiatan


Tanggal : Tanggal Bulan Tahun

Tempat : Berisi tempat yang akan digunakan untuk kegiatan

7. Susunan Acara

Berisi rundown kegiatan yang akan diikuti

8. Rencana Anggaran Dana

a. Pengeluaran

Berisi seluruh rincian pengeluaran yang digunakan untuk kegiatan seperti

kesekretariatan, administrasi kegiatan, transportasi dan akomodasi. Format

penulisan sama seperti pada proposal kegiatan.

b. Pemasukan



Dana Jurusan Rp ,00

Sponsorship Rp ,00

Donatur Rp, 00


Jumlah Rp ,00



Berisi nama lengkap dan nomor telepon ketua tim delegasi yang dapat dihubungi

10. Penutup

Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan

11. Lampiran

Berisi Invitation Letter dari penyelenggara kegiatan yang akan diikuti kepada

delegasi

Halaman 33

BAB VI

SOP PEMBUATAN LPJ DELEGASI

6.1 Lembar 1 (Cover LPJ)

Cover LPJ kegiatan delegasi disesuaikan dengan format cover LPJ pada subbab 1.7


LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan delegasi yang telah dilaksanakan

Bentuk Kegiatan

Berisi bentuk kegiatan delegasi yang akan dilaksanakan

Ketua Tim Delegasi

Berisi nama ketua tim delegasi kegiatan dan jurusan serta NIM



Dana Total Kegiatan

Berisi dana total yang telah digunakan dalam kegiatan

Sumber Dana


sama seperti pada LPJ kegiatan

Persetujuan


kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada LPJ kegiatan

Nb:

1. Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama

dengan rincian dana yang diajukan

2. Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

3. Format tanda tangan seperti pada proposal kegiatan

Halaman 34

6.3 Lembar 3 (Isi)

1. Nama Kegiatan

Berisi nama kegiatan delegasi yang telah dilaksanakan


Berisi latar belakang kegiatan delegasi yang telah dilaksanakan

3. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan kegiatan delegasi yang telah dilaksanakan

4. Bentuk Kegiatan

Berisi deskripsi kegiatan delegasi yang telah dilaksanakan

5. Nama Delegasi

Berisi nama-nama delegasi yang telah mengikuti kegiatan


Tanggal : Tanggal Bulan Tahun

Tempat : Berisi tempat yang telah digunakan untuk kegiatan

7. Susunan Acara

Berisi rundown kegiatan delegasi yang telah dilaksanakan

8. Anggaran Dana Terealisasi

a. Pengeluaran

Berisi seluruh rincian pengeluaran yang digunakan untuk kegiatan seperti

kesekretariatan, administrasi kegiatan, transportasi dan akomodasi. Format

penulisan sama seperti pada LPJ kegiatan.

b. Pemasukan



Dana Jurusan Rp ,00

Sponsorship Rp ,00

Donatur Rp, 00


Jumlah Rp ,00


Halaman 35

9. Laporan Kegiatan

Berisi tentang aktivitas kegiatan yang dilakukan ketika mengikuti delegasi.

Mulai dari laporan mengenai hasil yang didapat dalam kegiatan delegasi, foto-

foto kegiatan, laporan keuangan berupa scan tiket PP, kuitansi maupun bukti

pendaftaran kegiatan.


Berisi nama lengkap dan nomor telepon ketua tim delegasi yang dapat

dihubungi

11. Penutup

Berisi kata penutup dan ucapan terimakasih

12. Lampiran

Berisi lampiran paper jika ada dan fotokopi sertifikat

Halaman 36

BAB VII

SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal sponsorship:

1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat pengantar berupa

permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti format surat pada

bab II

2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar pihak sponsor tertarik

dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan

3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut:

Logo lembaga yang bersangkutan dan logo UNDIP

Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan

Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan

Bentuk kerjasama yang ditawarkan

Rencana anggaran dana

Contact person penyelenggara kegiatan

Halaman 37

Berikut ini merupakan contoh proposal sponsorship Diponegoro Entrepreneur Summit

2013:

Halaman 1 Halaman 2

Halaman 3 Halaman 4

Halaman 38

BAB VIII

SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK

Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti dibawah ini:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

DEPARTEMEN XXX

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK


2014

I. VISI & MISI

1.1 Visi

Berisi Visi departemen masing-masing

1.2 Misi

Berisi Misi departemen masing-masing

II. ANALISA SWOT

2.1 Strenght

Berisi kekuatan-kekuatan departemen (faktor internal departemen)

2.2 Weakness

Berisi kelemahan-kelemahan departemen (faktor internal departemen)

2.3 Opportunity

Berisi kesempatan-kesempatan yang dimiliki departemen untuk

mengembangkan dirinya (faktor eksternal departemen)

2.4 Threath

Berisi ancaman-ancaman yang menghambat perkembangan departemen (faktor

eksternal departemen)

Halaman 39

III. KONDISI PERSONIL

3.1 Nama Lengkap : ....................................................

Kondisi Personil : ....................................................

3.2 Dst...

IV. EVALUASI PROGRAM KERJA

4.1 NAMA PROKER

1. Deskripsi Kegiatan

Berisi gambaran umum kegiatan

2. Tujuan Kegiatan

Berisi tujuan diadakannya kegiatan

3. Sasaran Kegiatan

Berisi hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan

4. Parameter Keberhasilan

Berisi tolak ukur kegiatan yang dibagi menjadi kualitatif dan kuantitatif

a. Kuantitatif

b. Kualitatif

5. Waktu dan Tempat pelaksanaan


Waktu : --:-- s.d. --:--

Tempat : Berisi tempat yang telah digunakan dalam kegiatan

6. Pendanaan

Berisi pemasukan dan pengeluaran secara rinci.

Jika surplus tuliskan berapa jumlah surplusnya. Dan jika defisit tuliskan

berapa jumlah defisitnya

7. Penanggung Jawab

Berisi nama penanggungjawab

8. Hasil Kegiatan

Berisi laporan kegiatan. Apakah sesuai dengan parameter dan tujuan yang

ditargetkan atau tidak

Halaman 40

9. Kendala dan Rekomendasi

Berisi kendala yang dihadapi selama kegiatan serta rekomendasi untuk

kegiatan selanjutnya

4.2 NAMA PROKER

Dst...

V. PENUTUP

Berisi rangkaian kata-kata penutupan serta ucapan terima kasih

Nb:

1. Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala Departemen dan Litbang

Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing Departemen

2. Untuk Point IV diisi masing-masing penanggungjawab tiap proker yang sudah

berjalan

3. Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan format sesuai dengan

standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ Periodik

masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan kepada Sekretaris II

(Internal) BEM

Halaman 41

BAB IX

SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT

9.1 Sertifikat Kepengurusan

Nb:

1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Senat. Setiap lembaga

menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus masing-masing pada

Senat untuk kemudia diajukan Sknya

2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan

sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat

dapat dikreasi sendiri

3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan adalah

Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Halaman 42

9.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan

Nb:

1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan dilakukan oleh masing-masing

penyelenggara kegiatan dengan cara membuat surat permohonan SK serta

melampirkan nama, NIM, serta jabatan dalam acara/ kepanitiaan

2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan

sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat

dapat dikreasi sendiri

3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/ kepanitiaan adalah

Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Halaman 43

BAB X

ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN

10.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan

Nb:

1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal melalui Ketua Komisi

D Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana sama dengan proposal kegiatan

2. Untuk Biro dan HMJ proposal dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan)

3. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk proposal ASLI

(tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.

4. Untuk permintaan dana ke universitas sebaiknya dicatatkan ke subbag

kemahasiswaan Fakultas Teknik

Halaman 44

10.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan

NB :

1. LPJ diajukan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana

2. Pada Pengajuan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan kepada Bendahara

Senat Fakultas Teknik untuk pencairan dana. Penyerahan LPJ maksimal 1 minggu

(7 hari) setelah tanggal kegiatan yang dicantumkan di Proposal.

3. Khusus untuk kegiatan delegasi, LPJ ditambah dengan CD/DVD kegiatan yang

berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran berupa paper, scan tiket-tiket

selama perjalanan, dan fotokopi sertifikat jika ada.

4. Untuk jurusan LPJ tetap dibuat rangkap 3 (sesuai kebutuhan) karena LPJ tidak

dibagikan ke sekretaris BEM.

5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ ASLI (tidak

fotokopian) ditambah 1 rangkap.

Sekretaris Eksternal BEM FT KM UNDIP 2014

Acc

Format

Ttd Ketua BEM FT KM UNDIP 2014

Ttd Pembantu Dekan III Fakultas Teknik

Ya

Pembagian LPJ 1 untuk Sekretaris BEM, 1 untuk

Ibu Suji, dan 1 untuk Arsip Departemen

Pembuatan LPJ (rangkap 3)

Tidak

Selesai

Halaman 45

BAB XI

DATA PENGURUS

11.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2014

NO NAMA NIM JURUSAN JABATAN CP

1 Irfan Zamzami 21030111060116 D3 Teknik Kimia Ketua BEM FT 08568138474

2 Hadi Maulana Rahmat 21120111120012 Teknik Sistem

Komputer

Wakil Ketua BEM FT 087744422333

3 Oding 21060111120002 Teknik Elektro Koordinator Litbang 085721110817

4 Riang Anggraini R. 21030111130056 Teknik Kimia Sekretaris Eksternal 085641624999

5 Bytta Putri Malinda 21080112140131 Teknik Lingkungan Sekretaris Internal 081228440425

6 Risty Khoirunisa 21110111190088 Teknik Geodesi Bendahara Eksternal 087731471294

7 Marezta Oszesa 21080112130071 Teknik Lingkungan Bendahara Internal 085758221828

8 Nugroho Budi W. 21120111140080 Teknik Sistem

Komputer

Ketua Kantor Media 085747006036

9 Amila Pramianshar 21030111140167 Teknik Kimia Litbang NIC 085641118808

10 Siti Dea R. 21040111130068 Teknik PWK Ketua Departemen NIC 085659877986

11 Pritha Aprianoor 21040111140106 Teknik PWK Litbang Ristek 089656169311

12 Denny Firmansyah 21030111140162 Teknik Kimia Ketua Departemen Ristek 087884606923

13 Teuku Irvan M. 21030111120022 Teknik Kimia Litbang PSDM 089631894292

14 Eren Marsyukrilla 21040111120005 Teknik PWK Ketua Departemen PSDM 085764205770

15 Putri Fatkhiyatul U. 21030111130047 Teknik Kimia Litbang Departemen KP 085640345254

16 Isnu Putra Pratama 21040111130062 Teknik PWK Ketua Departemen KP 085727752143

17 Noor Oktova F. 21020111130111 Teknik Arsitektur Litbang Departemen

Sosial

085641242802

18 M. Firman Prayogi 21070111120011 Teknik Industri Ketua Departemen Sosial 085664226181

19 M. Hisyam Basyeban 21020111130135 Teknik Arsitektur Litbang Departemen

Ekobis

085641225667

20 Rezqi Dwi Putra 21030111130092 Teknik Kimia Ketua Departemen Ekobis 085692499278

21 Doni Tiyas Efendi 21080111110092 TeknikLingkungan Litbang Departemen

PORA

085726726271

22 Slamet Riyadi 21010111060049 D3 Teknik Sipil Ketua Departemen PORA 085740222556

Halaman 46

11.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2014

No Lembaga Nama Jurusan NIM CP

1 SMFT Hanifah Fitri Izzati T. Industri „11 21070111140109 085729898034

2 BEM FT Irfan Zamzami D3 T. Kimia „11 21030111060116 08568138474

3 Biro FST Erwin Adriono T. Elektro „11 21060111120020 085641151753

4 Biro PSMT Roland Ginting T. PWK ‟11 21040111130038 08985708149

5 Biro Izzati Kurmadiyono T. Sipil ‟11 21010111120037 089653099290

6 Biro PMK Jan Pieter Candra S. T. Elektro ‟11 21060111120019 085261324036

7 Biro PRMK Tommy Darmawan T. Kimia‟12 21030112140138 085781424568

8 Biro FKMI M. Ilham Nazir D3 T.Sipil ‟12 21010112060040 085726947939

9 Biro Momentum Achmad Rizal T. Geologi „11 21100111130045 085641718180

10 HM T. Sipil Hafara Prasetiadi T. Sipil „11 21010111140215 085694994924

11 HM T. Arsitektur Syamsul Hadi T. Arsitektur „11 21020111130127 085693391992

12 HM T. Kimia M. Alpin Ma‟rup T. Kimia „11 21030111130071 085716034310

13 HM T. PWK Adam Maulana T. PWK „12 21040112130062 085691328090

14 HM T. Mesin Ilma Azam Firman S. T. Mesin „11 21050111130067 085643563405

15 HM T. Elektro M. Ridwan Tsanitiya T. Elektro „12 21060112130073 085747100360

16 HM T. Perkapalan Ihsan Aldi Prasetyo T. Perkapalan „12 21090112140071 081280560680

17 HM T. Industri M. Miftah Firmansyah T. Industri „11 21070111130032 085865612007

18 HM T. Lingkungan Zuhda Nur Prabowo T. Lingkungan „12 21080112130060 085727015426

19 HM T. Geologi Mahmud Faidh T. Geologi „11 21100111140074 085693100755

20 HM T. Geodesi Haryo Daruwedho T. Geodesi „11 21110111140072 085227864757

21 HM T. Siskom Fajar Yogi Hernawan T. Siskom „11 21120111130049 085736614023

22 HM D3 T. Sipil Albanu Khalam F.U D3 T. Sipil „12 21010112060015 085741231058

23 HM D3 T.

Arsitektur Ahmadinsyah Putra D3 T. Arsitektur „12 21020112060019 085297911462

24 HM D3 T. Kimia Okky Helja Octora D3 T. Kimia „12 21030112060112 085866248585

25 HM D3 T. Mesin Wahyu Kurniawan D3 T. Mesin „12 21050112060028 082324636969

26 HM D3 T. Elektro Yuda Aulia Rahman P. D3 T. Elektro „12 21060112060009 08992241208

27 HM D3 T.

Perkapalan Triantono

D3 T. Perkapalan

„12 21090112060060 085655775962

Halaman 47

11.3 Nama Pimpinan Universitas Diponegoro 2014

No Jabatan Nama NIP

1 Rektor Undip Prof. Sudharto Prawoto Hadi , MES, PhD 195403091980031003

2 Pembantu Rektor I Prof. Dr. dr. Hertanto Wahyu Subagio, MS. SpGK 194022011980011001

3 Pembantu Rektor II Dr. Mochamad Chabachib, M.Si, Akt 195411201980031002

4 Pembantu Rektor III Drs. Warsito, SU 195402021981031014

5 Pembantu Rektor IV Prof. Dr. Sultana MH Faradz,PhD 195202021979012001

6 Dekan FT Ir. Bambang Pudjianto, MT 195212051985031001

7 Pembantu Dekan I Dr. rer. nat. Imam Buchori, ST 197011231995121001

8 Pembantu Dekan II Ir. Mochamad Agung Wibowo, MM, M.Sc, PhD 196702081994031005

9 Pembantu Dekan III Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD 19551231983031014

10 Pembantu Dekan IV Dr. Dipl. Ing Ir. Berkah Fajar TK 195907221987031003

11 Ketua Jurusan S1 T. Sipil Ir. Sumbogo Pranoto, MT 195806041986021001

12 Ketua Jurusan S1 T.

Arsitektur Edward Endrianto Pandelaki,ST,MT,PhD 197402231997021001

13 Ketua Jurusan S1 T. Kimia Dr. Ir Budiyono, M.Si 199602201991021001

14 Ketua Jurusan S1 T. PWK Dr. Ing Asnawi, ST 197107241997021001

15 Ketua Jurusan S1 T. Mesin Dr. Sulardjaka, ST, MT 197104201998021001

16 Ketua Jurusan S1 T. Elektro Ir. Agung Warsito, DHET 195806171987031002

17 Ketua Program Studi S1 T.

Industri Ir. Bambang Purwanggono S, M.Eng 195704221986031001


Lingkungan Ir. Syafrudin, CES, MT 195811071988031001


Perkapalan Eko Sasmito Hadi, ST, MT 197310172000121001


Geologi Ir. Hadi Nugroho Dipl, Egs, MT 196310281993031002


Geodesi Ir. Bambang Sudarsono, MS 195709131986031001


Sistem Komputer Ir. Kodrat Iman Satoto, MT 196310281993031002

Halaman 48

23 Ketua Program Studi D3

Teknik Ir. Zainal Abidin, MS 195209161982031004

24 Sekretaris Program Studi

D3 Teknik Ir. Edy Supriyo, MT 195904281987031003

24 Ketua Program Studi D3 T.

Sipil Budi Dharmo, ST 195612091986031002


Desain Arsitektur Ir. Budi Sudarwanto, M.Si 196408041991021002


Kimia Ir. Edy Supriyo, MT 195904281987031003


PWK Samsul Ma‟arif, SP, MT 196002171987032001


Mesin Ir. Sutomo, M.Si 195203211987031001


Elektro Yuniarto, ST, MT 197106151998021001


Perkapalan Solichin Djazuli Said, AT, MSi 195609121983031002

31 Kabag Tata Usaha Dra. Sukasmi 196411301986032005

32 Kasubbag Pendidikan Heppy Haryanto, ST 197601022000031001

33 Kasubbag Kepegawaian &

Keuangan Widiani Rahajeng, S.H. 195804221981032001

34 Kasubbag Umum &

Pengelolaan Aset

Fajar Purwantoro, SAP 197301211995121001

35 Kasubbag

Kemahasiswaan

Sudjiati, S.H 195908021985032001

Halaman 49

BAB XII

CONTOH-CONTOH SURAT

12.1 Surat Keputusan

LEMBAR KETETAPAN SIDANG

RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA



2014

Nomor: 01.1/SK/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2014

Tentang :

Pedoman Pelaksanaan Kerja

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik

Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro

2014

Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa

Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik

Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro

2014

Menimbang : Demi cita-cita luhur mahasiswa dan demi tercapainya keselarasan

dalam kelembagaan Mahasiswa Teknik Fakultas Teknik UNDIP

maka perlu dibuat aturan-aturan yang mengatur dan mengikat

semua lembaga mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP.

Halaman 50

Mengingat : 1. Keputusan Mendikbud No.155/U/1998 tentang Pedoman

Umum Organisasi Kemahasiswaan.

2. Keputusan Rektor UNDIP No. 280/SK/1998 tentang

Pengelolaan Lembaga Kemahasiswaan.

Memperhatikan : Pedoman Pelaksanaan Kerja Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro Semarang.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Pedoman Pelaksanaan Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa

Fakultas Teknik Keluarga MahasiswaUniversitas Diponegoro

2014

Ditetapkan di : Semarang

Tanggal : 26 Januari 2014

Waktu : 11.05 WIB

Presidium Sidang I

Nadia Fridasaniya

NIM 21030113130115

Presidium Sidang II

Ikhwan Lazuardi

NIM 21040112130072

Presidium Sidang III

Sidiq Prasetyo

NIM 21070112130086

Halaman 51

12.2 Surat Undangan

Semarang, 26 Februari 2014

Nomor : 02.1/SU/RAKER/LITBANG/BEM-FT/II/2014

Lampiran : -

Perihal : Surat Undangan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa

Teknik Sistem Komputer

di Semarang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya Rapat Kerja / Musyawarah Kerja

BEM FT KM UNDIP 2014 pada :

Hari, Tanggal : Jumat, 28 Februari 2014

Waktu : 08.00 – selesai

Tempat : Gedung Kuliah Bersama Teknik Lingkungan C.303

Dengan ini kami selaku panitia bermaksud mengundang saudara untuk dapat ikut

berpartisipasi dalam acara tersebut.

Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kerjasama Saudara kami

mengucapkan terima kasih.

PANITIA RAPAT KERJA / MUSYAWARAH KERJA



2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP


NIM 21030111130056

Halaman 52

12.3 Surat Permohonan

26 Februari 2014

Nomor : 03.2/SPm/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/II/2014

Lampiran : 1 lembar

Hal : Permohonan Delegasi

Yth. Kepala Departemen NIC BEM FT KM UNDIP 2014

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya Acara Rapat Kerja dan Musyawarah

Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas

Diponegoro 2014 pada:

Hari, Tanggal : Kamis-Jumat, 27- 28 Februari 2014

Waktu : 08.00 s.d. selesai

Tempat : Ruang B201 Teknik Arsitektur

dengan ini kami bermaksud mengajukan permohonan pendelegasian sebanyak 2 orang

dari Departemen NIC sebagai panitia.

Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kesediaan

Saudara, kami ucapkan terima kasih.

PANITIA PELAKSANA RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA



2014

Ketua Panitia

Oding

NIM 21060111120002

Sekretaris

Bytta Putri Malinda

NIM 21080112140131

Mengetahui,

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Halaman 53

DELEGASI KEPANITIAAN RAKER-MUSKER



2014

Sehubungan dengan diadakannya Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan

Eksekutif Mahasiswa Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas

Diponegoro 2014, maka Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP

menugaskan nama yang tersebut dibawah ini :

NO NAMA NIM

1.

2.

Untuk menjadi panitia Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif

Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2014.

Semarang, 31 Januari 2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Halaman 54

2 Februari 2014

No : 03.02/SPm/BEM-FT/II/2014

Lampiran : 1 Bendel Proposal

Hal : Permohonan Dana

Yth. Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa

Tengah pada:

Hari, tanggal : Jumat-Sabtu, 9-10 Mei 2014

Tempat : Universitas Negeri Solo

maka dengan ini kami mengajukan permohonan dana delegasi sebesar Rp 1.000.000,00

untuk pembiayaan pendelegasian pada kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan

dari Bapak, kami sampaikan terima kasih.



2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP


NIM 21030111130056

Menyetujui,

Pembantu Dekan III



NIP 195511231983031014

Halaman 55

3 Februari 2014

No : 03.01/SPm/MAICON/NIC/BEM-FT/II/2014

Lampiran :

Hal : Peminjaman Tempat

Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan lomba mading 3D “Mading

Innovation Contest (Maicon)” tingkat Jawa Tengah pada:

Hari, Tanggal : Minggu, 20 Juli 2014


Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro

maka kami selaku panitia dengan ini mengajukan permohonan SK Rektor untuk dapat

terlaksananya kegiatan lomba mading 3D Maicon tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan

Bapak, kami sampaikan terima kasih.

PANITIA MADING INNOVATION CONTEST



2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Ketua Panitia

Amila Pramianshar

NIM 21030111140167

Menyetujui,

Pembantu Rektor III

UniversitasDiponegoro

Drs. Warsito, SU

NIP 195402021981031014

Pembantu Dekan III



NIP 195511231983031014

Halaman 56

12.4 Surat Pemberitahuan

24 September 2014

No. : 04.1/SPb/ LKMMD/PSDM/BEM-FT/IX/2014

Lampiran : 4 Lembar

Hal : Pemberitahuan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Arsitektur

di Semarang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya Open Recruitment dan Interview

Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM) Dasar Fakultas Teknik

Universitas Diponegoro 2014 yang dilaksanakan pada tanggal 5 s.d. 16 September 2014

dan 18 s.d. 20 September 2014 maka dengan ini kami bermaksud memberitahukan

bahwa mahasiswa berikut ini (terlampir) dinyatakan diterima sebagai peserta LKMM

Dasar Fakultas Teknik Universitas Diponegoro 2014.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami

ucapkan terima kasih.

PANITIA LKMMD



2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP


NIM 21030111130056

Halaman 57

12.5 Surat Peminjaman

3 Februari 2014

No : 05.01/SPp/MAICON/NIC/BEM-FT/II/2014

Lampiran :

Hal : Peminjaman Tempat

Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan lomba mading 3D “Mading

Innovation Contest” tingkat Jawa Tengah pada:

Hari, Tanggal : Minggu, 20 Juli 2014


Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro

maka dengan ini kami mengajukan permohonan peminjaman Gedung Prof. Soedarto,

SH untuk pelaksaan kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan

Bapak, kami sampaikan terima kasih.

PANITIA MADING INNOVATION CONTEST



2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Ketua Panitia

Amila Pramianshar

NIM 21030111140167

Menyetujui,

Pembantu Rektor III

UniversitasDiponegoro

Drs. Warsito, SU

NIP 19540202 198103 1 014

Pembantu Dekan III



NIP 19551123 198303 1 014

Tembusan:

1. Kabag Tarkum


Halaman 58

12.6 Surat Pernyataan

SURAT PERNYATAAN

No. 06.1/SPn/BEM-FT/III/2014

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro dengan ini menyatakan bahwa:

Nama : Rezqi Dwi Putra

NIM : 21030111130092

Jurusan : S1 Teknik Kimia

merupakan mahasiswa yang aktif organisasi dalam kepengurusan Badan Eksekutif

Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2014

sebagai Ketua Departemen Ekonomi dan Bisnis.

Demikian surat pernyataan ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.


Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Halaman 59

12.7 Surat Mandat

SURAT MANDAT

No. 07.1/SM/BEM-FT/II/2014

Sehubungan dengan adanya Kuliah Kerja Lapangan pada tanggal 5 s.d. 10 Maret

2014 yang akan dilaksanakan oleh:

Nama : Irfan Zamzami

NIM : 21030111060116

Jabatan : Ketua BEM FT KM UNDIP

maka dengan ini memberikan mandat kepada:

Nama : Hadi Maulana Rahmat

NIM : 21120111120012

Jabatan : Wakil Ketua BEM FT KM UNDIP

untuk menggantikan dan melaksanakan tugas ketua selama waktu tersebut di atas.

Demikian mandat ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.


Pemberi Mandat

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Penerima Mandat

Hadi Maulana Rahmat

NIM 21120111120012

Halaman 60

12.8 Surat Tugas

2 Februari 2014

Nomor : 08.1/ST/BEM-FT/II/2014

Lampiran : -

Hal : Surat Tugas

Yth. Ketua Panitia Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa Tengah

di tempat

Dengan hormat

Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa

Tengah pada:

Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari

Tempat : Universitas Negeri Solo

maka kami mengharapkan nama-nama tersebut di bawah ini:

1. Rezqi Dwi Putra

2. Bytta Putri Malinda

sebagai delegasi dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro dan diharapkan dapat mengikuti acara dengan sebaik-baiknya.

Demikian surat tugas ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami

ucapkan terima kasih.



2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP


NIM 21030111130056

Halaman 61

12.9 Surat Keterangan

SURAT KETERANGAN

No. 09.09/SKet/BEM-FT/II/2014

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa

Universitas Diponegoro 2014 menerangkan bahwa:

Nama : Destina Susanto

NIM : 21080112130037

Jurusan/ Angkatan : S1-Teknik Lingkungan/2012

merupakan mahasiswa yang aktif sebagai Sekretaris Departemen Riset dan

Teknologi dalam Organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga

Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2014.

Demikian surat keterangan ini kami buat agar digunakan sebagaimana mestinya.


Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Halaman 62

12.10 Surat Rekomendasi

10 Februari 2014

Nomor : 10.1/SR/BEM-FT /II/2014

Lampiran : -

Hal : Rekomendasi

Yth. Panitia Forum Indonesia Muda

di tempat

Dengan ini menyatakan bahwa nama yang tercantum dibawah ini:

Nama : Putri Fatkhiyatul Ulya

NIM : 21030111130047

Jurusan : S1-Teknik Kimia

merupakan Litbang Departemen Kebijakan Publik Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas

Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2014 yang mempunyai

prestasi cukup baik. Untuk itu kami merekomendasikan nama tersebut di atas sebagai

peserta Forum Indonesia Muda.

Demikian surat rekomendasi ini kami buat agar digunakan sebagaimana

mestinya.



2014

Ketua

BEM FT KM UNDIP

Irfan Zamzami

NIM 21030111060116

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP


NIM 21030111130056

Halaman 63

12.11 Surat Balasan

6 Maret 2014

No : 11.01/SB/BEM-FT/III/2014

Lampiran :

Hal : Balasan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Geologi

di tempat

Menanggapi surat Saudara dengan nomor 06.1/SPn/HMTG/I/2014 tentang

penangguhan keanggotaan bagi mahasiswa angkatan 2014 yang terdaftar sebagai

anggota BEM FT KM UNDIP 2014 dengan nama Doni Tiyas Effendi maka dengan ini

dinyatakan ditangguhkan.

Demikian pernyataan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan

terima kasih.



2014

a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP

Wakil Ketua

Hadi Maulana Rahmat

NIM 21120111120012

Sekretaris

BEM FT KM UNDIP


NIM 21030111130056

Halaman 64

SOP Kesekretariatan BEM FT 2014mmm

Documents

Transcript of SOP Kesekretariatan BEM FT 2014mmm