ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATANMubdi Afdhal

•Sekretariat•Kesekretariatan•sekretaris

Apa perbedaan ?

Sekretariat• Menurut Webster’s New Words

Dictionary:– Sekretariat dapat dimaknai sebagai

kantor atau tempat kedudukan sekretaris

– Sekretariat adalah tempat dimana seorang sekretaris itu bekerja

– Sekretariat merupakan kumpulan staff dalam berbagai departemen yang dipimpin oleh sekretaris

Jadi……• Sekretariat adalah suatu tempat

dimana sekretaris bersama dengan staf-stafnya bekerja menjalankan fungsi-fungsi administrasi, pengarsipan dan operasional suatu organisasi.

BatasanAdministrasi adalah ilmu atau seni yang

mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

• administrasi kesekretariatan adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat meliputi penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lancar

Tujuan Administrasi Kesekretariatan• Memperlancar lalu lintas dan distribusi

informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.

• Mengamankan kerahasiaan perusahaan atau organisasi.

• Mengelola dan memelihara seluruh dokumen perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

Fungsi• Mengadakan pencatatan (recording)

disemua kegiatan manajemen. Hasil pencatatan harus dilakukan menurut suatu sistem yang telah ditentukan.

• Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan;

• Sebagai alat komunikasi perusahaan;

• Sebagai pusat dokumen;

Sekretarisberasal dari kata Secretum dalam bahasa latin rahasia.

secretum Secretarius dalam bahasa Perancis Secretary dalam bahasa Inggris Secretaries (bahasa Belanda

sekretaris adalah orang, yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Organisasi, Negara atau perusahaan

Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis (kamus besar bhs indonesia)

Sekretaris organisasi◦ sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi

manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.

Sekretaris pimpinan◦ seorang pembantu pimpinan yang bertugas

meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.

Tugas Sekretaris• Merencanakan (Planning)• Menyusun (Arranging)• Menghimpun (Collecting)• Mencatat (Recording)• Mengolah (Processing)• Mengendalikan (Controlling)• Mengirim (Transfering)• Menyimpan (Filing)

Kedudukan Sekretaris (sekretariat)

Prinsip Pelaksanaan Tugas Sekretaris/Sekretariat• Jelas.

– Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.

• Sederhana. – Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang

praktis.• Fleksibel.

– Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.

• Bermetode. – Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.

• Sistem Kesatuan. – Berada dalam suatu lingkaran sistem komando

organisasi.

• dari Sayyidina Ali bin Abi Thalib:• ِ ِّظَام بِالن اْلبَاطُِل يَغْلِبُُه ٍ نِظَام َ باِل اَلَْحقُّ

• “Kebenaran yang tidak diorganisir dapat dikalahkan oleh kebatilan yang diorganisir.”