SOP Kesekretariatan 2011
17
SOP Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran 2011 1. SOP Surat-menyurat 1.1 Nomorisasi a. Setiap kementerian dalam jajaran kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran (selanjutnya disebut BEM Kema FE Unpad 2011) memiliki nomor surat sebagai berikut: No_urut/kode_kementerian/BEM-KMFE/UNPAD/bulan_dalam_romawi/tahun No_urut tergantung pada urutan surat tersebut dikeluarkan oleh kementerian yang bersangkutan dan terdiri atas 3 angka. b. Nomorisasi surat keluar dibuat berdasarkan kebutuhan dikeluarannya surat (perihal / hal). Contoh: Kementerian Jaringan Lembaga mengeluarkan undangan untuk Lembaga Kemahasiswaan untuk hadir dalam satu acara yang sama, maka nomor yang digunakan hanya satu nomor saja, tidak sebanyak undangan yang disebarkan. c. Kode kementerian yang dimaksud adalah sebagai berikut: Kementerian Kode Keuangan KEU Perdagangan DAG Internal INT Kaderisasi KADR Komunikasi dan Informatika (Kominfo) KI Sosial Kesejahteraan Mahasiwa (Soskesma) SOSKE Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa (PSDM) KADR Olahraga dan Kesenian Mahasiswa (Orkesama) OKM Jaringan Lembaga (Jarlem) JAR Relasi Alumni dan Perusahaan (RAP) RAP Kajian Ekonomi (Kajek) KAJ
Transcript of SOP Kesekretariatan 2011
SOP Kesekretariatan
Badan Eksekutif Mahasiswa
Keluarga Mahasiswa Fakultas Ekonomi
Universitas Padjadjaran 2011
1. SOP Surat-menyurat
1.1 Nomorisasi
a. Setiap kementerian dalam jajaran kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga
Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran (selanjutnya disebut BEM Kema
FE Unpad 2011) memiliki nomor surat sebagai berikut:
No_urut/kode_kementerian/BEM-KMFE/UNPAD/bulan_dalam_romawi/tahun
No_urut tergantung pada urutan surat tersebut dikeluarkan oleh kementerian yang
bersangkutan dan terdiri atas 3 angka.
b. Nomorisasi surat keluar dibuat berdasarkan kebutuhan dikeluarannya surat (perihal / hal).
Contoh:
Kementerian Jaringan Lembaga mengeluarkan undangan untuk Lembaga
Kemahasiswaan untuk hadir dalam satu acara yang sama, maka nomor yang
digunakan hanya satu nomor saja, tidak sebanyak undangan yang disebarkan.
c. Kode kementerian yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Kementerian Kode Keuangan KEU
Perdagangan DAG Internal INT
Kaderisasi KADR Komunikasi dan Informatika (Kominfo) KI
Sosial Kesejahteraan Mahasiwa (Soskesma) SOSKE Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa (PSDM) KADR
Olahraga dan Kesenian Mahasiswa (Orkesama) OKM Jaringan Lembaga (Jarlem) JAR
Relasi Alumni dan Perusahaan (RAP) RAP Kajian Ekonomi (Kajek) KAJ
Non Kementerian Kode Pimpinan Kabinet PIMKAB Sekretaris Kabinet SEKAB
Internal Audit IA
Contoh:
Kementerian Internal mengeluarkan surat ke-9 pada Agustus 2011, maka nomor
suratnya adalah sebagai berikut:
009/INT/BEM-KMFE/ UNPAD/VIII/2011
d. Untuk kepanitiaan yang membutuhkan nomor surat tersendiri, dapat menggunakan nomor
surat sebagai berikut:
No_urut/nama_kegiatan/kementerian/BEM-KMFE/UNPAD/tahun
No urut tidak dipengaruhi oleh nomor urut surat dalam kementerian tersebut, dengan kata
lain, kepanitiaan memiliki nomor surat sendiri. Bulan tidak perlu dicantumkan mengingat
biasanya membutuhkan waktu lebih dari satu bulan. Kepanitiaan dapat dikatakan
membutuhkan nomor surat tersendiri jika:
Surat yang akan dikeluarkan diperkirakan dalam jumlah yang sangat banyak dengan
nomor yang berbeda-beda, dan/atau
Panitia banyak berhubungan dengan pihak eksternal yang mengharuskan panitia
mencantumkan identitas kepanitiaan di setiap suratnya, dan/atau
Hal-hal lain yang menjadi pertimbangan panitia dan diperbolehkan oleh kementerian
yang bersangkutan
Contoh:
Kementerian Kaderisasi mengadakan P5 dan membutuhkan nomor surat tersendiri
mengingat banyaknya surat yang akan dikeluarkan oleh kepanitiaan. No surat ke-
39 P5 adalah sebagai berikut:
039/P5/KADR/BEM-KMFE/UNPAD/2011
1.2. Pengarsipan
a. Setiap surat masuk diterima dan diarsipkan oleh Sekretaris Kabinet BEM Kema FE
Unpad (selanjutnya disebut Sekab), kemudian dibuat rangkap atau memo yang
menggantikan surat tersebut dan akan ditujukan kepada kementerian yang dimaksud
dalam surat tersebut
b. Setiap surat keluar yang dibuat oleh setiap kementerian wajib dibuat rangkapnya dalam
bentuk hardcopy untuk kemudian diarsipkan dan diserahkan kepada Sekab beserta
daftarnya setiap awal bulan pada waktu yang ditentukan kemudian
1.3. Tata Tertib Surat
a. Surat keluar harus menggunakan kertas standar yang telah disediakan. Tidak
diperkenankan membuat KOP surat sendiri.
Ket: Nama Acara menggunakan huruf capital
1.4. Legalisasi dan Pengesahan
a. Pengesahan surat keluar dilakukan oleh Presiden BEM Kema FE Unpad 2011, dengan
format sebagai berikut:
Menyetujui,
Presiden
BEM Kema FE Unpad 2011
Deden Amwar
NPM. 120210080152
b. Apabila Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 berhalangan, maka pengesahan surat
keluar dilakukan oleh Wakil Presiden BEM Kema FE Unpad 2011, dengan format
sebagai berikut:
Menyetujui,
a.n. Presiden BEM Kema FE Unpad 2011
Wakil Presiden
BEM Kema FE Unpad 2011
Nurul Ihsan
NPM. 120310080015
c. Apabila Presiden dan Wakil Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 berhalangan, maka
pengesahan surat keluar dilakukan oleh Koordinator Sekretaris Kabinet BEM Kema FE
Unpad 2011, dengan format sebagai berikut :
Menyetujui,
a.n. Presiden BEM Kema FE Unpad 2011
Koordinator Sekretaris Kabinet
BEM Kema FE Unpad 2011
Dwi Ayuningtyas
NPM. 120310080182
d. Semua surat keluar wajib disahkan oleh Presiden atau a.n. Presiden dan dilegalisasi cap
BEM Kema FE Unpad 2011
e. Legalisasi dilakukan oleh Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 di Ruang
Kegiatan Mahasiswa (RKM) FE Unpad, setiap hari Senin-Jumat pukul 09.00-15.00 WIB
atau dengan seizin Sekab.
2. SOP Pengajuan Program Kerja Kementerian
2.1. Program Kerja
Dalam pengajuan program kerja, kementerian harus mengklasifikasikan program
kerjanya ke dalam program kerja, proyek kerja, dan/atau incidental.
a. Program kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan kementerian secara terus-menerus atau
rutin (lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan).
b. Proyek kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan kementerian tidak secara terus-menerus.
c. Incidental adalah kegiatan yang dilaksanakan kementerian secara mendadak dikarenakan
permintaan / pengajuan pihak eksternal FE Unpad dan urgensi kepentingan.
2.2. Proposal Pengajuan Program Kerja
Pengajuan program kerja kementerian dilakukan di awal kepengurusan oleh setiap
kementerian dalam bentuk proposal pengajuan program kerja dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi
1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dengan format
judul terlampir.
b. Diserahkan kepada Sekab dalam bentuk softcopy melalui email [email protected]
pada waktu yang ditentukan kemudian.
c. Disusun dengan template sebagai berikut:
Nama program kerja
Tujuan
Jenis (program/proyek/incidental)
Penanggung jawab
Partner sinergi (bekerja sama dengan kementerian mana)*
Konsep
Waktu
Sasaran
Parameter keberhasilan
o Kuantitatif
o Kualitatif
Estimasi Anggaran
*Jika melakukan kerja sama
3. SOP Proposal Kegiatan
a. Format proposal kegiatan yang sifatnya internal diatur standar pembuatannya dalam
bentuk template proposal kegiatan dan terpisah dari SOP, sedangkan untuk proposal
kegiatan yang sifatnya eksternal tidak diatur dalam SOP ini, mengingat kebutuhan setiap
kementerian akan proposal kegiatan eksternal sangat variatif.
Proposal kegiatan internal diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman
berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci
di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. Proposal kegiatan internal
dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo warna
kuning
Proposal kegiatan (eksternal dan internal) diserahkan maksimal 1 (satu) bulan
sebelum kegiatan dilaksanakan. Waktu revisi maksimum adalah H-27 sebelum
pelaksanaan kegiatan. Pengecualian untuk proposal kegiatan incidental yang akan
ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama panitia
b. Proposal kegiatan yang akan diajukan ke Dekanat FE Unpad wajib mencantumkan
hasil publikasi kegiatan di “Website FE Unpad dalam bentuk print screen.”
Kementerian harap langsung berkoordinasi dengan Kementerian Kominfo BEM
Kema FE Unpad 2011. Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Pembantu
Dekan III FE Unpad sebelumnya harus mendapat pengesahan berupa paraf dari
staf Pembantu Dekan III FE Unpad.
c. Setiap proposal kegiatan wajib mendapatkan pengesahan dari Presiden BEM Kema FE
Unpad 2011.
Dengan mekanisme sebagai berikut:
Menyetujui, Presiden Ketua Pelaksana
BEM Kema FE Unpad 2011 Nama Kegiatan
Deden Amwar Nama Lengkap NPM. 120210080152 NPM.
Mengetahui, Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran Popy Rufaidah, S.E., M.B.A., Ph.D.
NIP. 19670807 199203 2 003
Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Presiden BEM Kema FE Unpad 2011
diserahkan melalui Sekab dalam bentuk hardcopy dan softcopy (dikirim ke email
Sekab) untuk kemudian diperiksa dan dilegalisasi dengan bukti memo tidak tertulis
ke Presiden BEM Kema FE Unpad 2011. Pada saat mengirimkan proposal
kegiatan yang hendak diperiksa, harap memberitahukan ke penanggung jawab
sekretaris bidang masing-masing dan memberikan kontak yang bisa dihubungi.
Proposal kegiatan yang sudah dilegalisasi sepenuhnya wajib untuk dibuat arsipnya
oleh masing-masing kementerian pada file box yang telah disediakan
Panitia maupun kementerian “TIDAK DIPERBOLEHKAN” menggunakan tanda
tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 sebelum
mendapat persetujuan Sekab dan Presiden BEM Kema FE Unpad 2011.
4. SOP Laporan Pertanggungjawaban
Laporan Pertanggungjawaban (selanjutnya disebut LPJ) disusun oleh kementerian
dimana program kerja dilaksanakan. Menteri, Sekretaris Kementerian dan/atau Sekretaris
Kepanitiaan BEM Kema FE Unpad 2011 bertanggung jawab atas penyusunan LPJ.
a. Mekanisme
LPJ disusun segera setelah program kerja selesai dilaksanakan
LPJ diserahkan kepada Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 dalam bentuk
hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke [email protected] lalu
dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy yang sudah dilegalisasi untuk diserahkan
kepada Dekanat FE Unpad
LPJ baik hardcopy maupun softcopy diserahkan selambat-lambatnya H+14 (tidak
termasuk tanggal merah dan hari Minggu) setelah tanggal pelaksanaan program kerja.
Waktu revisi maksimum adalah 3 hari setelah batas akhir pengumpulan LPJ (H+17)
Khusus untuk LPJ Menteri dan Pimkab BEM Kema FE Unpad 2011 dikumpulkan
setiap akhir periode kepengurusan dengan waktu yang ditentukan kemudian
b. Format
1) Diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi
1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan
halaman judul terlampir. LPJ dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan
kertas buffalo warna kuning.
2) A. Susunan LPJ program kerja adalah sebagai berikut:
Judul
Kata Pengantar
Pendahuluan
Laporan Program Kerja:
o Nama
o Tujuan
o Jenis
o Penanggung jawab
o Konsep
o Waktu
o Sasaran
o Tingkat keberhasilan
Kualitatif
Kuantitatif
o Realisasi Anggaran
Laporan Kinerja Panitia
o Susunan Panitia
o Job Description
o Pelaksanaan kinerja (pra event dan event)
o Deskripsi rencana acara
o Aktualisasi rencana acara
o Hambatan tiap divisi
o Solusi
o Saran
o Kesimpulan
Penutup
Lembar pengesahan, formatnya adalah sebagai berikut:
Ketua Pelaksana
Sekretaris Panitia Nama Kegiatan Nama Kegiatan
Nama Lengkap Nama Lengkap NPM. NPM.
Mengetahui, Presiden
Menyetujui, Menteri (Nama kementerian)
BEM Kema FE Unpad 2011 BEM Kema FE Unpad 2011
Deden Amwar Nama Lengkap NPM. 120210080152 NPM.
Lampiran
o Daftar Surat Masuk (no. surat, tanggal, asal, perihal)
o Daftar Surat Keluar (no. surat, tanggal, tujuan, perihal)
o Lain-lain (proposal, daftar hadir, dokumentasi, dll)
B. Susunan LPJ Menteri BEM Kema FE Unpad 2011 adalah sebagai berikut:
Judul
Pendahuluan
Visi kementerian
Misi Kementerian
Job description kementerian
Perencanaan
o Struktur kementerian
o Program kerja
Pelaksanaan
o Hambatan
o Solusi
o Saran
Rekomendasi
Penutup
C. Susunan LPJ Pimkab BEM Kema FE Unpad 2011 adalah sebagai berikut:
Judul
Pendahuluan
Perencanaan
o Peran
o Job description
Pelaksanaan
o Pencapaian
o Hambatan
o Solusi
o Saran
Rekomendasi
Penutup
5. SOP Sertifikat
a. Sertifikat yang dibuat harus mencantumkan:
o Logo Universitas Padjadjaran dan logo BEM Kema FE Unpad 2011
o Nama Kementerian dimana program/proyek/incidental kerja dilaksanakan
o Tulisan BEM Kema FE Unpad 2011 “Kabinet Produktif”
o Nama dan tanggal pelaksanaan kegiatan
o Pengesahan dari ketua panitia, Presiden BEM Kema FE Unpad 2011, dan
Dekan/Pembantu Dekan III FE Unpad beserta legalisasi dengan menggunakan cap
masing-masing instansi yang terkait
b. Sertifikat yang akan disahkan oleh Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 harus terlebih
dahulu diperiksa oleh Sekab dalam bentuk draft atau softcopy
c. Panitia maupun kementerian “TIDAK DIPERBOLEHKAN” menggunakan tanda
tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 sebelum
mendapat persetujuan Sekab dan Presiden BEM Kema FE Unpad 2011.
d. Legalisasi dilakukan oleh Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 di Ruang
Kegiatan Mahasiswa (RKM) FE Unpad, setiap hari Senin-Jumat pukul 09.00-15.00 WIB
atau dengan seizin Sekab.
e. Sertifikat harus sudah dicetak dan dibagikan H+30 setelah kegiatan berlangsung dengan
menaati peraturan di atas.
6. SOP Notulensi
a. Setiap kementerian akan diberikan notulensi yang akan diserahkan kepada Sekretaris
Kementerian.
b. Notulensi wajib dikumpulkan kepada Sekab setiap 1 (satu bulan) sekali pada waktu yang
ditentukan kemudian, untuk diperiksa konsistensi pelaksanaan dan hasil rapatnya.
c. Notulensi mencakup notulensi rapat rutin kementerian dan kepanitiaan, serta kegiatan
internalisasi.
d. Apabila notulensi sudah terisi penuh, harap segera mengabarkan ke Sekab untuk
diberikan yang baru.
Penjelasan Umum
SOP Keskretariatan
Badan Eksekutif Mahasiswa
Keluarga Mahasiswa Fakultas Ekonomi
Universitas Padjadjaran 2011
1. Revisi surat, proposal pengajuan program kerja kementerian, proposal kegiatan, laporan
pertanggungjawaban dan sertifikat dilakukan jika terdapat ketidaksesuaian isi dengan
SOP dan/atau EYD Bahasa Indonesia yang berlaku.
2. Pengarsipan surat keluar, proposal, dan LPJ kementerian dalam bentuk hardcopy pada file
box yang telah disediakan.
3. Menteri dan Sekretaris Kementerian BEM Kema FE Unpad 2011 wajib mengikuti
sosialisasi SOP Kesekretariatan, pelatihan proposal dan surat pada waktu yang ditentukan
kemudian. Apabila ada Menteri dan Sekretaris Kementerian BEM Kema FE Unpad 2011
yang tidak dapat hadir dengan alasan yang disetujui, maka akan diberika pelatihan susulan
oleh penanggung jawab Sekab masing-masing bidang.
4. Segala bentuk pemalsuan tanda tangan tanpa persetujuan dari pihak yang bersangkutan pada
segala dokumen yang disertai bukti dan/atau saksi, akan ditindaklanjuti melalui mekanisme
sidang yang dilakukan oleh Pimpinan Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 (selanjutnya
disebut Pimkab).
5. Keterlambatan penyerahan proposal kegiatan dan pengumpulan LPJ akan dikenakan sanksi
denda sebesar Rp10.000 (sepuluh ribu rupiah) per hari, sedangkan untuk keterlambatan
sertifikat dikenakan denda Rp. 5.000 (lima ribu rupiah) per hari. Denda dibayarkan kepada
Menteri Keuangan BEM Kema FE Unpad 2011. Denda tidak berlaku selama masa revisi.
6. Apabila sampai batas waktu pengajuan Rencana Anggaran Bersama (RAB) selanjutnya
denda belum dibayarkan, maka akan langsung dipotong dari pengajuan anggaran proker
kepanitiaan ke Menteri Keuangan BEM Kema FE Unpad 2011.
Lampiran
PROPOSAL
PENGAJUAN PROGRAM KERJA
(KEMENTERIAN .........)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2011
“KABINET PRODUKTIF”
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(NAMA ACARA)
(KEMENTERIAN..........)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2011
“KABINET PRODUKTIF”
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(MENTERI/PIMKAB)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2011
“KABINET PRODUKTIF”
