(IMADIKLUS INDONESIA) PENGURUS...

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA

(IMADIKLUS INDONESIA)

PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com

SOP Administrasi, Kesekretariatan & Keprotokeleran IMADIKLUS INDONESIA

Standard Operasional Prosedure (SOP)

IMADIKLUS INDONESIA

PERIODE 2013-2015

A. Pendahuluan

Imadiklus adalah organisasi kemahasiswaan tingkat nasional yang merupakan

wadah dan tempat perjuangan bersama seluruh mahasiswa jurusan Pendidikan Luar

Sekolah se-Indonesia dalam menyuarakan aspirasi dan menjalin komunikasi antar

mahasiswa untuk diakomodir dan disampaikan kepada pihak-pihak terkait .

Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah -

langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya manusia agar dapat menjaga

amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah

perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena

manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik.

Oleh karena itu dibuatlah sebuah Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berisi

tentang aturan berupa pedoman atau panduan tata tertib administrasi, kesekretariatan dan

keprotokolan Imadiklus Indonesia. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan

serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan kepada seluruh

pengurus baik ditingkat pusat, wilayah dan universitas yang ditujukan agar terciptanya

suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, terarah, akuntabel, transparan, dan

terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.

B. Maksud dan Tujuan

Adapun tujuan ditetapkannya standar operasional prosedur adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah pelaksanaan tugas

2. Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih

pekerjaan.






3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen

kepengurusan

4. Menguraikan (mem-breakdown) suatu pekerjaan menjadi langkah-langkah

5. Menata sistem administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan agar sinergis

C. Fungsi

Adapun fungsi dari Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut :

1. Menyamakan pedoman atau panduan tata tertib administrasi, kesekretariatan dan

keprotokolan baik ditingkat pusat, wilayah atau universitas.

2. Pembakuan administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan dan tata laksana

organisasi

3. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan

pada pelaksanaan tugas pada organisasi.

4. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan

persyaratan administratif, kesekretariatan dan keprotkolan organisasi.

5. Tertatanya sistem administrasi, kesekretariatan dan keprotokolan serta

pendokumenan

D. Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup yang akan menggunakan standar operasional prosedur

adalah sebagai berikut :

1. Pengurus Pusat (PP)

2. Badan Pengurus Wilayah (BPW)

3. Badan Pengurus Harian (BPH)






BAB I

Kerangka Umum Organisasi Imadiklus Indonesia

A. Pembukaan

Bahwa mahasiswa sebagai agen of change, control society, moral force di

masyarakat maka perlunya wadah organisasi untuk pengembangan wawasan dan

peningkatan kecendikiawanan serta integritas kepribadian mahasiswa demi terciptanya

sarjana yang religious,kreatif, inovatif dan profesional. Oleh karena itu, mahasiswa

bertekad memberikan dharma baktinya untuk mewujudkan nilai-nilai luhur yang

berdasarkan atas asas pancasila.

Imadiklus adalah suatu ikatan mahasiswa pendidikan luar sekolah Indonesia

dimana setiap kegiatan yang dilaksanakan dapat dilakukan di tingkat Universitas,

Wilayah dan juga nasional sehingga mampu membuktikan eksistensi mahasiswa

Pendidikan Luar Sekolah dan dapat mengeluarkan gaung kebesaran Pendidikan Luar

Sekolah serta memberikan pemahaman kepada masyarakat secara umum ataupun

mahasiswa secara khusus.

Dengan Ridho dan hidayah dari Tuhan Yang Maha Esa, maka akan terbentuk

keyakinan dalam mencapai tujuan yang telah disebutkan di atas sehingga akan

mewujudkan pergerakan-pergerakan yang terencana, teratur dan terarah, serta turut aktif

dalam memajukan Pendidikan Luar Sekolah melalui tulisan, lisan maupaun pergerakan.

Dengan kebijaksanaan ini mahasiswa PLS seluruh Indonesia membentuk Anggaran

Dasar Ikatan Mahasiswa Pendidikan Luar Sekolah Indonesia.

B. Prinsip

Prinsip IMADIKLUS adalah Ketuhanan Yang Maha Esa, kemanusiaan yang Adil

dan Beradab, Persatuan Indonesia, kerakyatan yang Dipimpin oleh Hikmat

Kebijaksanaan dalam Permusyawaratan/Perwakilan, Keadilan Sosial bagi Seluruh

Rakyat Indonesia.






C. Tujuan dan Usaha-usaha

1. Tujuan

Terbinanya mahasiswa PLS yang berkompeten dan berorientasi dalam membangun

masyarakat Indonesia dan dunia internasional yang adil dan sejahtera

2. Usaha – usaha

a. Meningkatkan kajian dan pelatihan tentang pendidikan luar sekolah

b. Berperan aktif dalam pengembangan masyarakat

c. Membina mahasiswa PLS yang inovatif serta kritis terhadap problematika

masyarakat

d. Mengembangkan fleksibilitas pendidikan luar sekolah dalam sistem pendidikan

nasional

e. Memperjuangkan kepentingan masyarakat yang lemah

f. Meningkatkan pencitraan IMADIKLUS ke setiap perguruan tinggi maupun ke

masyarakat luas.

D. Tugas Pengurus

1. KETUA UMUM

a. Melakukan tugas-tugas yang bersangkutan dengan hubungan eksternal

b. Mengorganisasikan, mengontrol, mengawasi, mengatur, mengkomunikasikan,

mengkoordinasikan dan bertanggung jawab sepenuhnya atas jalannya organisasi

2. WAKIL KETUA

a. Melakukan tugas-tugas yang bersangkutan dengan internal organisasi

b. Membantu ketua umum dalam mengorganisasikan, mengontrol, mengawasi,

mengatur, mengomunikasikan, mengkoordinasikan dan bertanggung jawab

sepenuhnya atas jalannya organisasi

3. SEKRETARIS I

a. Sebagai pembantu utama/ pendamping ketua umum/ wakil ketua umum

b. Mengatur, menjadwalkan, mengkoordinasikan agenda rapat organisasi

c. Bersama sekretaris II menata administrasi dan persuratan organisasi






d. Membuat proposal dan persuratan

e. Membuat kelengkapan kearsipan dan kesekretariatan organisasi.

f. Menerima dan melaporkan surat masuk dan keluar

g. Bertanggung jawab juga atas kinerja wilayah I, II, V

4. SEKRETARIS II

a. Membuat, mengatur dan menata administrasi dan persuratan organisasi

b. Mendistribusikan surat-surat/info penting dari dan/untuk ketupel dan semua

pengurus

c. Bertanggung jawab juga terhadap kinerja wilayah III dan IV

5. BENDAHARA

a. Mengkoordinasi keuangan organisasi

b. Mencatat arus keuangan organisasi

c. Membuat planning pemasukan khas organisasi

6. DEPARTEMEN

a. Mengadakan kegiatan-kegiatan imadiklus pada tingkat nasional

b. Berkoordinasi dengan Pengurus Pusat

c. Mengadakan kaderisasi tingkat nasional

7. BADAN PENGURUS WILAYAH

a. Mempimpin universitas anggota IMADIKLUS yang berada di wilayahnya.

b. Berkoordinasi dengan Pengurus Pusat

c. Membuat kebijakan terkait wilayah.

d. Mengadakan kaderisasi tingkat wilayah

e. Bertanggung jawab atas perkembangan imadiklus di masing-masing wilayah.

f. Membantu ketua umum dalam memberikan info-info terkait dengan

perkembangan IMADIKLUS di pusat

g. Melaksanakan kegiatan-kegiatan terkait pengembangan eksistensi PLS dan

IMADIKLUS di wilayah atau daerahnya.






8. BADAN PENGURUS HARIAN

a. Mempimpin anggota IMADIKLUS yang berada di universitasnya.

b. Mengadakan kaderisasi tingkat universitas.

c. Bertanggung jawab atas perkembangan IMADIKLUS di masing-masing

universitas.

d. Membantu BPW dalam memberikan info-info terkait dengan perkembangan

IMADIKLUS di pusat

e. Mengadakan kegiatan-kegiatan terkait eksistensi PLS dan imadiklus di

universitasnya masing-masing

f. BPH Universitas terpisah dari hima namun harus tetap berkoordinasi dengan

HIMA.

9. BIDANG

a. Membantu BPH/BPW dalam menjalankan kegiatan imadiklus terkait wilayah

b. Bekerjasama dengan BPH/BPW untuk melakukan kaderisasi di tingkat

universitas masing-masing.






BAB III

Keprotokolan

A. Teknik Persidangan

1. Latar belakang Sebuah Persidangan

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi pasti membutuhkan persidangan-

persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil

yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan

ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai

pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk

menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan bersama. Keputusan

dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum

diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku

bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan

berlangsung.

2. Jenis Persidangan

a. Sidang Pleno

1. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

2. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

3. Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee

4. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan

dengan Permusyawaratan

b. Sidang Paripurna

1. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

2. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

3. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang

berhubungan dengan Permusyawaratan

c. Sidang Komisi

a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi






b. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan

oleh Sidang Pleno

c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris

Sidang Komisi

d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi

tersebut

e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang

bersangkutan

3. Aturan Umum Sebuah Persidangan

a. Peserta

1. Peserta Penuh

a. Hak peserta penuh :

1) Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan

mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

2) Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan

keputusan

3) Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses

pemilihan

4) Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

b. Kewajiban peserta penuh :

1) Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

2) Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

2. Peserta Peninjau

a. Hak Peninjau :

1) Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan

usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

b. Kewajiban Peninjau:

1) Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

2) Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan






b. Presidium Sidang

1. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui

Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah

2. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya

persidangan seperti aturan yang disepakati peserta

3. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib

persidangan.

4. Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :

a. 1 kali ketukan

a) Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

b) Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan

sementara).

c) Menskorsing dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak

terlalu lama (biasanya skor 1X ?? menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu

meninggalkan tempat sidang.

d) Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

b. 2 kali ketukan

1) Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan

pendapat dalam pengambilan keputusan

2) Untuk mempending sidang sampai waktu yang disepakati

3) Untuk mencabut pending

c. 3 kali ketukan

1) Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

2) Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang






5. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya

nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok

Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil „Alamin, sidang pleno I saya

nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang

berikutnya” tok.

Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….

Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang

dilanjutkan” tok…….

6. Syarat-syarat Presidium Sidang :

a. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

b. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

c. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

d. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

7. Sikap Presidium Sidang :

a. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

b. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

c. Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

8. Quorum dan Pengambilan Keputusan

a. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½

+ 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui

konsensus)






b. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak

berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di

persidangan

c. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang,

maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

9. Interupsi

Interupsi ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena

adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

a. Macam macam interupsi antara lain.

1) Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan

atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan.

Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang

berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi

pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.

2) Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu

diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi

bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun

eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat

berpengaruh terhadap jalannya persidangan).

3) Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi

tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias

ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu

pernyataan.

4) Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan

yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu

pelurusan terhadap pernyataan kita.

5) Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan

yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung

menyerang secara pribadi.






a. Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara

setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang.

Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.Apabila dalam

persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan

jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk

mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau

Peserta Sidang.

10. Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat

persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal

dimasyarakat.

11. Sanksi-sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata

tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan

usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi

didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan

kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari

forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang

yang lain.

B. Pelantikan

Pusat

a. Ketua umum dan wakil ketua Umum terpilih dilantik oleh Dewan Pengawas

Organisasi (DPO)

b. Pengurus pusat terpilih dilantik oleh ketua umum dan wakil ketua umum






Wilayah

a. Ketua wilayah terpilih dilantik oleh Pengurus Pusat atau yang mewakili

b. Pengurus wilayah terpilih dilantik oleh ketua wilayah

Universitas

a. Ketua harian terpilih dilantik oleh Pengurus Wilayah atau yang mewakili

b. Pengurus harian terpilih dilantik oleh ketua harian

C. Teks Sumpah Jabatan

Pengurus Pusat :

SUMPAH JABATAN

SAYA KETUA DAN WAKIL KETUA UMUM IMADIKLUS INDONESIA,

BERSUMPAH

1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum

IMADIKLUS INDONESIA dengan penuh tanggung jawab.

2. Melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan yang berlaku (AD/ART) dan

menjalankan program kerja sebaik-baiknya.

3. Menjunjung tinggi nilai dan norma-norma.

4. Melaksanakan program IMADIKLUS sesuai GBHK.

5. Menjunjung tinggi loyalitas dan kredibilitas dalam bekerja.






SUMPAH JABATAN

KAMI PENGURUS PUSAT IMADIKLUS INDONESIA, BERSUMPAH

1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Pengurus Pusat IMADIKLUS

INDONESIA dengan penuh tanggung jawab.






Badan Pengurus Wilayah :

SUMPAH JABATAN

SAYA KETUA WILAYAH (......) IMADIKLUS INDONESIA, BERSUMPAH

1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Ketua Wilayah (.......) IMADIKLUS












SUMPAH JABATAN

KAMI PENGURUS WILAYAH (..........) IMADIKLUS INDONESIA,

BERSUMPAH

1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Pengurus Wilayah (........) IMADIKLUS







Badan Pengurus Harian :

SUMPAH JABATAN

SAYA KETUA DAN HARIAN ( UNIVERSITAS ................) IMADIKLUS

INDONESIA, BERSUMPAH

1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Ketua Harian ( Universitas ..............)












SUMPAH JABATAN

KAMI PENGURUS HARIAN (UNIVERSITAS ...........) IMADIKLUS

INDONESIA, BERSUMPAH

1. Berjanji akan melaksanakan tugas sebagai Pengurus Harian (Universitas ...........)







D. Susunan Acara

1. Susunan Acara Nasional

a. Pembukaan (ketua pelaksana)

b. Menyanyikan lagu Indonesia Raya + Mars IMADIKLUS

c. Sambutan-sambutan

1) Ketua pelaksana

2) Ketua Umum IMADIKLUS ( atau yang mewakili)

3) Sambutan menyesuaikan

a. Kegiatan inti

b. Doa

c. Penutupan

2. Susunan Acara Wilayah




1) Ketua pelaksana

2) Ketua Wilayah ( atau yang mewakili)






3) Sambutan menyesuaikan

d. Kegiatan inti

e. Doa

f. Penutupan

3. Susunan Acara Universitas




1) Ketua pelaksana

2) Ketua Harian ( atau yang mewakili)

3) sambutan menyesuaikan

d. Kegiatan inti

e. Doa

f. Penutupan






BAB IV

Pembakuan Surat Menyurat

A. Pendahuluan

Berkas surat yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi

dan penomorannya dan yang bertanggungjawab dalam mengatur penyusunan dan

pengelolaan berkas adalah sekretaris I/ Umum atau kesekretariatan masing-masing

badan pengurus.

B. Ketentuan Umum

1. Berkas disusun berdasarkan penomoran surat,

2. Untuk setiap klasifikasi yang sama harus dibuat daftar masing-masing berkas untuk

memudahkan penomoran pencarian ulang,

3. Harus ada manual sistem pengarsipan untuk pegangan pengurus keseketariatan yang

menanganinya,

4. Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun kertas berkas lainnya hendaknya disediakan

tempat tertentu dimana dapat disimpan dengan baik dan sedapat mungkin pada tempat

yang terdekat dengan pengurus atau yang mengelola.

5. Seluruh kegiatan administrasi IMADIKLUS INDONESIA baik di tingkat Nasional,

Wilayah dan Universitas adalah tanggung jawab SEKRETARIS I/UMUM sehingga

SEKRETARIS I/UMUM berwenang mengeluarkan kebijakan di bidang administrasi

dan kesekretariatan serta memberikan instruksi kepada seluruh pengurus

IMADIKLUS baik ditingkat nasional dan wilayah maupun universitas sesuai dengan

bidangnya.

6. Seluruh kegiatan administrasi dan kesekretariatan harus diarsipkan dan dicatat dalam

buku agenda khusus administrasi dan kesekretariatan.






7. Aktivitas administrasi dan kesekretariatan meliputi Surat Masuk-Surat Keluar, Surat

Mandat, Surat Keputusan IMADIKLUS, Surat Ketetapan IMADIKLUS, Surat

Keterangan/Rekomendasi dan Surat Tugas.

8. Seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan bidang pada pengurus nasional,

wilayah dan universitas, dilakukan pada masing–masingn dengan koordinasi dan

tanggung jawab SEKRETARIS I/UMUM tersebut.

9. Seluruh dokumentasi baik berupa tulisan, gambar, dan audio visual harus diarsipkan,

selanjutnya dilampirkan dalam Laporan Pertanggung Jawaban IMADIKLUS pada saat

akhir kepengurusan.

C. Ketentuan Khusus

1. KOP SURAT

Seluruh Kop surat yang dikeluarkan oleh IMADIKLUS INDONESIA :

a. Dalam lingkup struktural kepengurusan (Pusat, Wilayah dan Universitas) dan atau

Pelaksanaan Kegiatan Departemen hanya menyertakan logo IMADIKLUS

INDONESIA dan berstempel IMADIKLUS INDONESIA pada Ketua umum lalu

Stempel Departemen pada Ketua Pelaksana Kegitan.

b. Dalam lingkup umum kegiatan yang melibatkan masyarakat secara umum KOP

Surat harus ada logo Universitas yang menaungi di sebelah kanan dan logo

IMADIKLUS indonesia pada sebelah kiri.

2. STEMPEL

Surat dinyatakan legal apabila diberi stempel pada nama pimpinan pengurus

(BPH/BPW/PP). Berikut warna-warna stempel pengurus:

a. Pengurus Pusat : Ungu

b. Badan Pengurus Wilayah : Hijau

c. Badan Pengurus Harian : Merah






Contoh Kop Surat :

a. Kop Surat Penyelenggaraan Kegiatan

LOGO

IMADIKLUS

INDONESIA

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH Se-

INDONESIA


Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia

Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651

E-mail : [email protected] | Web : www.imadiklus.com

LOGO

UNIVERSITAS

ACARA

BERLANGSUNG

LOGO

IMADIKLUS

INDONESIA

BADAN PENGURUS WILAYAH (............)


INDONESIA


Sekretariat : (SEKRE WILAYAH)

(ALAMAT SEKRE WILAYAH)


LOGO

UNIVERSITAS

ACARA

BERLANGSUNG

LOGO

IMADIKLUS

INDONESIA

BADAN PENGURUS HARIAN

UNIVERSITAS (……….)


INDONESIA


Sekretariat : (SEKRE BPH)

(ALAMAT SEKRE BPH)


LOGO

UNIVERSITAS

ACARA

BERLANGSUNG

http://www.imadiklus.com/






b. Kop Surat Internal dan External

LOGO

IMADIKLUS

INDONESIA

IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH Se-INDONESIA


Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia

Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651


LOGO

IMADIKLUS

INDONESIA

BADAN PENGURUS WILAYAH (............)



Sekretariat : (SEKRE WILAYAH)

(ALAMAT SEKRE WILAYAH)


LOGO

IMADIKLU

S

INDONESIA

BADAN PENGURUS HARIAN

UNIVERSITAS (……….)



Sekretariat : (SEKRE BPH)

(ALAMAT SEKRE BPH)









Tabel Format Isi Kop Surat :

Kata Format

Huruf

Ukuran Jenis Font Tebal/Tipis

IKATAN

MAHASISWA

PENDIDIKAN

LUAR

SEKOLAH Se-

INDONESIA

KAPITAL

12

TIMES NEW

ROMAN

TEBAL

IMADIKLUS

INDONESIA

KAPITAL 14 TIMES NEW

ROMAN

TEBAL

BADAN

PENGURUS

PUSAT/WILAY

AH/ HARIAN

KAPITAL 16 TIMES NEW

ROMAN

TEBAL

Sektretariat :

Kampus………

…

BESAR-

KECIL

12 TIMES NEW

ROMAN

TEBAL

Jalan

Kalimantan……

……

BESAR-

KECIL

12 TIMES NEW

ROMAN

TIPIS

Telp........... BESAR-

KECIL

10 TIMES NEW

ROMAN

TIPIS

E-mail............. BESAR-

KECIL

10 TIMES NEW

ROMAN

TIPIS






B. JENIS SURAT DAN KODE SURAT

1. Surat Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang, dll) PM

2. Surat Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dll) UD

3. Surat Pemberitahuan (kunjungan, dll) PB

4. Surat Pengumuman PE

5. Surat Mandat MD

6. Surat Rekomendasi REK

7. Surat Keterangan KET

Ketentuan Lain-lain :

a. Page Layout :

Margin

- Top Bottom : 3 cm /1,18”

- Left Right : 3 cm/1,18”

Orientation : Potrait

Size : Legal

Coloumns : One

b. Insert

Header : 0,25

Footer : 0,25

c. Line and Paragraph Spacing

Line spasi 1,5 (Kecuali KOP dan Yth 1.0)

d. Aturan Logo

Size Logo IMADIKLUS INDONESIA :

High : 3 cm

Width : 3 cm

e. Garis Pembatas KOP : Horizontal Line






8. Surat Penugasan PN

9. Surat Ucapan UP

10. Surat Memo ME

11. Surat Nota NT

12. Surat Pernyataan PN

13. Surat Kerjasama KS

14. Surat Balasan BL

15. Surat Keputusan KEP

16. Surat Ketetapan TAP

C. Format Penomoran Surat

Definisi Surat Masuk adalah surat yang ditujukan untuk IMADIKLUS maupun Ketua

Umum IMADIKLUS dari perorangan maupun lembaga. Pihak yang bertanggung jawab

dalam hal pengarsipan dan pencatatan adalah SEKRETARIS UMUM.

Surat masuk harus dilaporkan kepada SEKRETARIS UMUM untuk selanjutnya

dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk dan diarsipkan di box file Surat Masuk.

Definisi Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh BPH, Departemen IMADIKLUS,

maupun panitia kegiatan IMADIKLUS yang ditujukan kepada perorangan maupun

lembaga lain dan dibuat arsipnya secara rapih.

Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar yaitu :

1. Pengurus Pusat dilakukan oleh SEKRETARIS UMUM dengan menggunakan

kop surat dan amplop IMADIKLUS.

2. Bidang Non Kepanitiaan dilakukan oleh Sekretaris Departemen dengan

menggunakan kop surat dan amplop IMADIKLUS, dan dicatat pada buku






agenda surat keluar Departemen yang bersangkutan yang dikoordinasikan oleh

SEKRETARIS UMUM IMADIKLUS. Kepanitiaan dilakukan oleh Sie./Div.

Kesekretariatan Panitia dengan menggunakan kop surat dan amplop kegiatan

IMADIKLUS serta dicatat pada buku agenda surat keluar panitia yang

bersangkutan dengan koordinasi SEKRETARIS UMUM, yang nantinya akan

dilampirkan dalam Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan tersebut.

Semua surat keluar harus dicopy terlebih dahulu untuk arsip SEKRETARIS

UMUM, dicatat di buku Agenda Surat keluar, dan disimpan dalam file box Surat

Keluar.

1. Surat Pengurus Harian

Format penomoran surat keluar Pengurus Pusat oleh Sektetaris Umum dan

Departemen adalah sebagai berikut :Nomor : xxx / xy / y / (Departemen) / Id / Bln /

Thn

Keterangan :

xxx : Nomor surat yang terdiri dari 3 digit dan merupakan nomor per kegiatan

xy : Jenis surat

y : Kode area surat/tujuan surat

A. : Internal Pengurus Nasional IMADIKLUS

B. : Internal IMADIKLUS seluruh Indonesia (Pengurus wilayah dan

Pengurus harian)

C. : Institusi/lembaga/perorangan di luar IMADIKLUS

(Departemen) : Kode Bidang, hanya jika yang mengeluarkan surat

tersebut adalah internal Departemen terkait, yaitu :

Contoh singkatan nama departemen :

Aai : Departemen Advokasi, Aksi dan Informasi

Lit : Departemen Penelitian dan Pengembangan

Kdd : Departemen Kaderisasi dan Pendidikan






Id : Nama lembaga, ditulis „PP.IMADIKLUS/BPW. (....)/BPH. (......)‟

Bln : Bulan pembuatan surat, ditulis dengan angka Romawi

Thn : Tahun pembuatan surat, ditulis lengkap

2. Surat Kepanitian Kegiatan

Format penomoran surat keluar Kepanitiaan Kegiatan adalah sebagai berikut :

Nomor : xxx / xy / y / Ikg / Id / Bln / Thn

Keterangan :

xxx : Nomor surat yang terdiri dari 3 digit dan merupakan nomor per kegiatan

xy : Jenis surat (PM, UD, PB, PE dll)

y : Kode area surat/tujuan surat

A : Internal Pengurus (IMADIKLUS)

B : kepengurusan lain masih dalam lingkup IMADIKLUS

(contoh dari PP ke BPW)

C : Institusi/lembaga/perorangan di luar IMADIKLUS

Ikg : Inisial Kegiatan

Id : Nama lembaga, ditulis „PP.IMADIKLUS/BPW. (....)/BPH. (......)‟

Bln : Bulan pembuatan surat, ditulis dengan angka Romawi

Thn : Tahun pembuatan surat, ditulis lengkap

Penomoran surat ditentukan oleh Perihal surat dan jika tujuan surat lebih dari satu

untuk internal Pengurus IMADIKLUS kode A sedangkan kode B untuk surat keluar






namun masih dalam lingkung IMADIKLUS secara luas (Pengurus wilayah dan

Pengurus harian). Sedangkan untuk eksternal IMADIKLUS (kode C)

direkomendasikan untuk disebutkan satu persatu personal/lembaga tujuan surat

dengan nomor surat yang berbeda.

Surat keluar dianggap sah bila terdapat tanda tangan Ketua Panitia, Ketua Umum

IMADIKLUS , menggunakan kop surat IMADIKLUS, dan berstempel

IMADIKLUS. Untuk tanda tangan jabatan yang lebih tinggi diletakkan di sebelah

kiri dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah.

Pada dasarnya tanda tangan Ketua Umum IMADIKLUS tidak dapat diatas namakan,

kecuali Ketua Umum berhalangan hadir atau ada pengurus yang diberikan mandat

oleh Ketua Umum. Pengurus yang berhak mengatas namakan Ketua Umum

IMADIKLUS adalah Wakil Ketua Umum atau Sekretaris Umum.

3. Surat Mandat

o Dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang diberikan pada pengurus

IMADIKLUS maupun pihak yang diberikan amanah oleh Ketua Umum

IMADIKLUS misalnya Ketua Panitia Kegiatan tertentu, pendelegasian, dan/atau

mandat untuk keperluan yang dianggap penting oleh masing-masing Departemen

maupun Ketua Umum IMADIKLUS.

o Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Mandat menjadi tanggung jawab

SEKRETARIS UMUM.

o Pengajuan pembuatan Surat Mandat dapat diajukan langsung kepada

SEKRETARIS UMUM dengan menyertakan informasi-informasi, diantaranya

yaitu Nama, Departemen, , Perguruan Tinggi orang yang akan diberi mandat,

Jenis Mandat yang diberikan, Tanggal berlakunya mandat, dan Kewenangan

Mandat versi pihak yang mengajukan.

o Penomoran surat mandat memiliki format tersendiri yaitu :

Nomor : xxx / MD/ PP.IMADIKLUS / Bln /Thn






4. Surat Keputusan

Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Kesekretariatan Umum dan

ditandatangani oleh PIMPINAN SIDANG memuat urutan-urutan sebagai berikut :

1) Menimbang.

2) Mengingat.

3) Memperhatikan

4) Memutuskan.

5) Menetapkan.

Surat keputusan dibuat berdasarkan keputusan dari rapat IMADIKLUS.

Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi tanggung jawab

SEKRETARIS UMUM.

Di dalam surat keputusan minimal harus mencakup hal-hal berikut :

Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang

pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat keputusan.

Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum yang mendasari dikeluarkannya

surat keputusan, seperti AD ART, GBHK surat keputusan sebelumnya yang

relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan fundamental.

Memerhatikan : Alur teknis yang dilaksanakan menuju proses pencapaian

keputusan.

Menetapkan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat keputusan.

Penomoron Dalam Surat Keputusan

Contoh;

No: 001/KEP/PP.IMADIKLUS/III/2014

Penomoran surat terdiri dari: A/B/C/D/E

A. : Nomor Surat (Harus berurutan)

B. : Jenis surat (KEP untuk Surat Keputusan)

C. : Pihak yang mengeluarkan.

D. : Kode Romawi ( Bulan)

E. : Kode tahun mengeluarkan surat.






5. Surat Ketetapan IMADIKLUS

Surat ketetapan dibuat berdasarkan ketetapan dalam rapat kerja Nasional IMADIKLUS.

Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat ketetapan menjadi tanggung jawab

SEKRETARIS UMUM. Dalam surat ketetapan minimal harus mencakup hal-hal

berikut :

Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang

pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat ketetapan.

Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum yang mendasari dikeluarkannya

surat keputusan, seperti AD ART, GBHK surat keputusan sebelumnya yang

relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan fundamental.

Memerhatikan : Alur teknis yang dilaksanakan menuju proses pencapaian

ketetapan.

Menetapkan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat ketetapan.

Penomoran surat ketetapan memiliki format tersendiri yaitu :

Nomor : xxx / TAP/PP.IMADIKLUS /Bln/Thn

6. Surat Keterangan (KET)/ Rekomendasi (REK)

Surat ini dikeluarkan untuk memberikan keterangan atau rekomendasi atas suatu

situasi, kondisi, personal, maupun lembaga lain yang dianggap penting dan perlu

klarifikasi.

Pihak yang berhak membuat surat ini HANYA Ketua Umum IMADIKLUS dengan

Sekretaris Umum sebagai penanggung jawab pembuatan surat.

Proses pencatatan dan pengarsipan surat ini dilakukan oleh SEKRETARIS UMUM.

Format penomoran dibuat tersendiri dengan format sebagai berikut :

Nomor : xxx /KET/PP.IMADIKLUS/ Bln /Thn






6. Surat Tugas

a. Dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang diberikan pada pengurus

IMADIKLUS dalam menjalankan tugas khusus yang membutuhkan surat tugas..

b. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Tugas menjadi tanggung jawab

SEKRETARIS UMUM.

c. Pengajuan pembuatan Surat Tugas dapat diajukan langsung kepada SEKRETARIS

UMUM dengan menyertakan informasi-informasi, diantaranya yaitu Nama,

Departemen, Perguruan Tinggi orang yang akan diberi tugas, Jenis Tugas yang

diberikan, Tanggal berlakunya tugas, dan Kewenangan Tugas versi pihak yang

mengajukan. Penomoran surat tugas memiliki format tersendiri yaitu :

Nomor : xxx /PN/PP.IMADIKLU /Bln /Thn






D. Format ukuran isi surat

Perihal

1 enter

Kepada Yth

Mr. X

1 enter

Dengan hormat,

1 inci Sehubungan dengan ini ……………………………

........................ :

hari/tanggal : Sabtu, 25 November 2011

waktu : 19.00WIB- selesai

tempat : Graha RCTI Kebun Jeruk, Jakarta

1 inci Sehubungan ………………………………………………………………

2 ENTER

Dengan hormat

Ketua IMADIKLUS

2 enter

TeguhAkbar

NIM. xxxxxxxxxxx






BAB V

SISTEM KOORDINASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana

dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari

manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur

sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Hal tersebut didefinisikan

sebagai berikut:

Top Level Management

Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan, dimana merupakan

manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah,

pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan ini

terdiri dari: Ketua*, Wakil Ketua*,Sekretaris*, dan Bendahara*.

Middle Level Management

Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top

level management dan first line management. Manajement ini bertugas

mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level

management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Koordinator

Departemen

First LineLevel Management

First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang

telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu

turut serta aktif dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.

First Line Level Management terdiri dari : Semua Anggota Departement

Pengurus Inti adalah Ketua*, Wakil Ketua*, Sekretaris*, Bendahara* dan Ketua/

Koordinator Departement.






A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus

1.Pengantar

Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka di

perlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle,

maupun low level management.

2. Macam Rapat

Rapat-Rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut

1. Rapat Pimpinan

1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan

2) Diikuti oleh Ketua*,Wakil Ketua*, Sekretaris*, dan Bendahara*.

3) Agenda Pembahasan :

a) Silahturahim pimpinan.

b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan

c) Laporan-laporan dan analisa stabilitas organisasi

d) Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.

e) Analisis dan Pembahasan program selanjutnya.

2. Rapat Pengurus Inti

1) Rutin dilaksanakan minimal 1(satu) kali dalam sebulan di minggu ke-2.

2) Diikuti oleh Ketua*, Wakil Ketua*, Sekretaris*, Bendahara*, dan semua Kepala

Departemen (jika berhalangan hadir digantikan dengan orang yang diberi

kepercayaan).


a) Silaturahim pengurus inti.

b) Laporan-laporan dan analisa stabilitas organisasi

c) Evaluasi Program kerja yang sudah, sedang, akan dilaksanakan dan Kinerja

Pengurus.

d) Analisis dan Pembahasan program selanjutnya.

e) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.






3. Rapat Departement

1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.


a. Silaturahim anggota Departement.

b. Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.

c. Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.

d. Strategi pencapaian program.

4. Rapat Koordinasi

1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam 2 bulan di akhir bulan.


a. Silaturahim seluruh pengurus pusat, wilayah dan harian.

b. Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Departement.

c. Persiapan kegiatan setiap Departement.

d. Penjadwalan aktivitas Departement selanjutnya.

e. Diikuti oleh seluruh pengurus IMADIKLUS INDONESIA.

5. Rapat Kepanitiaan

1) Dilaksanakan secara Insidental

2) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Departement yang

bersangkutan.


a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.

b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.

c) Pembahasan manajemen kegiatan.

d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.






B. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :

1. Dasar penyelenggaraan

Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.

2. Kriteria keberhasilan kegiatan

Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta

setelah kegiatan dilaksanakan.

3. Tujuan kegiatan

Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.

4. Peserta kegiatan

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan

jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target).

5. Nara sumber acara

Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan

kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber.

6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan

Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan

kegiatan.

7. Strategi dan proses teknis kegiatan

Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan,

prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.

8. Materi kegiatan

Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi

kegiatan.

9. Waktu dan tempat

Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan,berapa

lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.

10. Biaya

Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang

diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.






C. Pembentukan Panitia Kegiatan Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan

antara lain:

1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua* ataupun yang diberi wewenang oleh

Ketua*.

2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil musyawarah

panitia SC dan Ketua* ataupun yang diberi wewenang oleh Ketua*

3. Pembentukan Panitia Pelaksana (OC).

Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :

1) Penyusunan proposal

a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan

kesekretariatan.

b. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal

kegiatan sebagai berikut:

1) Latar Belakang

Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan

yang diajukan.

2) Landasan Kegiatan

Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah,

keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi

kegiatan yang kan diselenggarakan.

3) Nama Kegiatan

Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan

diselenggarakan.

4) Tema kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

5) Tujuan Kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga

dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus

kegiatan.






6) Sasaran Kegiatan

Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam

rangka mendukung pencapaian tujuan.

7) Peserta Kegiatan

Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut

izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka identitas

komponen ini pun harus dicantumkan pula.

8) Waktu dan tempat

Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang

akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas

ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam

penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan

kegiatan lain.

9) Materi Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan

diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan.

10) Jadwal acara/kegiatan

Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan

mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci

pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam

kegiatan tersebut.

11) Anggaran Biaya

Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan

yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan

memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar

dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar

pengalokasian biaya.

12) Susunan Kepanitiaan

Siapa saja yang terlibat dalam kepanitian kegiatan tersebut.






13) Penutup

14) Lampiran

D. Evaluasi Kegiatan

1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.

2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan

4. dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

5. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis

diwaktu mendatang.

E. Laporan Kegiatan

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan

pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan sekretaris Departement

(staf Sekretaris) dan Bendahara.

2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua* melalui Sekretaris

Departemen dalam bentuk:

a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :

1) Susunan Kepanitiaan

2) Susunan Acara

3) Realisasi Anggaran Biaya

4) Proposal Kegiatan

5) Bukti transaksi pengeluaran

6) Daftar hadir peserta dan panitia

7) Administrasi dan arsip surat menyurat

8) Pamflet dan hasil dokumentasi

Ket: * PP ditambah tulisan Umum

BPW ditambah tulisan Wilayah

BPH ditambah tulisan harian






F. Format Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan)

Departemen........

Pengurus Pusat/Wilayah/Harian ............

I. Pendahuluan :

II. Nama Kegiatan :

III. Tujuan Kegiatan :

IV. Waktu dan Tempat :

V. Peserta Kegiatan :

VI. Nara Sumber Kegiatan :

VII. Gambaran Kegiatan :

(persiapan, pengorganisasian dan pelaksanaan)

VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi :

IX. Rekomendasi Kegiatan :

X. Fortopolio :

a. Proposal

b. Realisasi Anggaran Biaya

c. Makalah pemateri

d. Nota

e. Arsip/berkas

f. Surat

g. Printout publikasi dan dokumentasi

h. Dan hal-hal penting

XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan :

XII. Lembar Pengesahan :






G. Format Tabel kegiatan

1. Format Persiapan Kegiatan

No. KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PENANGGUNG JAWAB

Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat

panitia yang pertama

2. Format Pelaksanaan Kegiatan

No

.

KEGIATAN WAKTU

&

TEMPAT

SARAN

A

PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ

PRA

ACARA

PELAKSANAA

N

PASCA

ACARA

Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua

pelaksana dan panitia.

3. Format Pasca Kegiatan

No. KEGIATAN WAKTU &

TEMPAT

SARANA PETUNJUK

TEKNIS

KEGIATAN

PJ

Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan

kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.






BAB VI

Aspek Aturan Tambahan

A. SOP ini dapat diubah dan atau ditambah sesuai dengan perubahan kondisi yang

terjadi dan atau dinilai sudah tidak relevan lagi dengan kondisi.

B. Perubahan dan penambahan isi SOP dinyatakan sah jika melalui mekanisme Surat

Keputusan IMADIKLUS.

C. Pihak yang berhak merubah isi SOP ini hanya SEKRETARIS UMUM atas

pertimbangan dan persetujuan Ketua Umum IMADIKLUS.

D. Hal-hal yang belum diatur dan bersifat teknis akan diatur dalam aturan dan atau

keterangan lain.






Contoh box file:

DAFTAR SURAT MASUK

IMADIKLUS

NO NOMOR SURAT TANGGAL

SURAT

TANGGAL

TERIMA

PERIHAL DARI FILE KETERANGAN

DAFTAR SURAT KELUAR

IMADIKLUS

NO NOMOR SURAT TANGGAL

SURAT

TANGGAL

TERIMA

PERIHAL DARI FILE KETERANGAN

(IMADIKLUS INDONESIA) PENGURUS...

Documents

Transcript of (IMADIKLUS INDONESIA) PENGURUS...