TUGAS MANDIRI
PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI & MANAJEMEN CV. FAJAR MANDIRI
PROPOSAL PROYEK SISTEM INFORMASI
Oleh
JERALD (09341054)
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOSEN: AMRIZAL, S. KOM
PUTERA BATAM
2012
PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI & MANAJEMEN CV. FAJAR MANDIRI
Ringkasan Eksekutif
Dalam dunia yang makin kompetitif ini CV Fajar Mandiri ingin mengembangkan sistemnya
supaya menghasilkan sietem yang baik software maupun hardware yang mampu mendukung
kegiatan CV Fajar Mandiri dengan fitur-fiturnya.
CV Fajar Mandiri bergerak di bidang advertising. Ruang lingkup bisnis yang ada meliputi
pengerjaan reklame, mempersiapkan kebutuhan event dan segala sesuatu yang berkaitan
dengan branding PT. Djarum. CV. Fajar Mandiri sebelumnya belum memiliki sistem
informasi yang dapat mengakomodir keseluruhan kinerja perusahaan. Aktifitas sehari-hari
misalnya pembukuan dan administrasi dilakukan secara manual menggunakan perangkat
office. Hal ini dirasa tidak efektif karena rentan terjadi kesalahan atau bahkan kehilangan
datakarena data tidak diakomodir secara efektif. Serta kurang produktif karena semua
aktifitas dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi.
Proyek ini bertujuan untuk memudahkan pekerjaan operasional perusahaan misalnya dalam
manajemen keuangan perusahaan, administrasi harian, pembuatan laporan-laporan,
perencanaan kerja dan pengelolaan bisnis, pencatatan dan perawatan barang-barang dan aset,
pengawasan perusahaan dengan mudah oleh direktur
Proyek ini dilaksanakan dengan tahapan-tahapan :Tahap Inisiasi (Studi Kelayakan) Planning
Analisis, Perancangan Hardware, Desain, Construction Software, Testing, Deployment,
Pelatihan, Maintenance, Dokumentasi dan Akomodasi. Dengan jangka waktu pengerjaan
selama 3 bulan dan biaya sebesar Rp. 17.000.000.
2
PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI & MANAJEMEN CV. FAJAR MANDIRI
SULAIMAN (093410154)
Disetujui,
Tanggal 22/06/2012
Project Sponsor
AMRIZAL, S. KOM
Dosen
PUTERA BATAM
3
2012
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
CV. Fajar Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang advertising. Ruang
lingkup bisnis yang ada meliputi pengerjaan reklame, mempersiapkan kebutuhan event dan
segala sesuatu yang berkaitan dengan branding PT. Djarum.
Dengan makin berkembangnya perusahaan baik dari segi bisnis yang dilakukan maupun
pekerjaan yang dilakukan, dan makin berkembangnya teknologi informasi yang dapat
memberikan manfaat dan kemudahan yang tidak bisa didapatkan dengan cara konvensional,
maka perusahaan merasa perlu adanya suatu sistem yang dapat mengakomodir semua
aktivitas pekerjaan perusahaan. Sistem tersebut diharapkan dapat memberikan kemudahan
dalam pengerjaan tugas perusahaan, efisiensi waktu dan biaya dalam melakukan suatu
pekerjaan, keamanan dan integritas data dan informasi perusahaan,serta pada akhirnya semua
itu akan berpangkal pada meningkatnya produktifitas perusahaan dan pengambilan keputusan
berdasarkan informasi yang tersedia.
B.Ruang Lingkup Masalah
CV. Fajar Mandiri sebelumnya belum memiliki sistem informasi yang dapat mengakomodir
keseluruhan kinerja perusahaan. Aktifitas sehari-hari misalnya pembukuan dan administrasi
dilakukan secara manual menggunakan perangkat office. Hal ini dirasa tidak efektif karena
rentan terjadi kesalahan atau bahkan kehilangan datakarena data tidak diakomodir secara
efektif. Serta kurang produktif karena semua aktifitas dilakukan secara manual dan tidak
terintegrasi.
Oleh karena itu kami mencoba menghadirkan sebuah solusi untuk membuat sebuah sistem
informasi perusahaan yang dapat mengakomodir aktifitas-aktifitas tersebut. Diantaranya :-
4
Manajemen Gudang Online
Selama ini proses pencatatan dan pengelolaan inventaris dan gudang masih dilakukan secara
manual. Hal ini tidak efektif karena rentan terjadi kehilangan barang atau kekeliruan
pencatatan barang ketika barang keluar dari tempat
penyimpanan atau dikembalikan yang berapapun nilainya barang tersebut akan menyebabkan
kerugian bagi perusahaan. Dengan menggunakan manajemen inventaris dan barang secara
online, diharapkan pencatatan akan menjadi lebih mudah. Keluar masuknya barang akan
lebih terkontrol. Perawatan barang akan lebih mudah karena bagian gudang dapat mengetahui
kondisi barang baik itu dari segi jumlah maupun kondisi fisik dengan cepat.-
Administrasi
Surat Perintah Kerja yang diterima oleh Fajar Mandiri semuanya dimasukkan kedalam
pembukuan, ini bisa dimudahkan dengan adanya pengarsipan SPK oleha dministrasi agar
datanya mudah dicari dan tidak hilang atau keselip. Untuk pengadaan inventaris kantor,
selama ini hanya dengan melihat apa yang ada dikantor, tetapi akan lebih efektif apabila data
kebutuhan kantor di catat secara pastioleh administrasi agar dapat diketahui apabila ada
kebutuhan kantor yang belum terpenuhi atau harus segera dipenuhi.-
Keuangan
Aktifitas perusahaan tentu tidak bisa lepas dari masalah keuangan. Mulai dari pembukuan,
jurnal keuangan dan laporan keuangan secara harian, mingguan, bulanan serta tahunan.
Pencatatan keluar masuknya uang (cash flow) menjadi hal yang penting untuk dikelola dan
diatur dengan baik. Menampilkan laporan keuangan yang baik dan kredibel, akan
memudahkan perusahaan tidak hanya memonitor keuangan namun juga menentukan
kebijakan perusahaan di masa mendatang.
Perencanaan Anggaran Biaya Untuk Kegiatan dan Order Bisnis
Dalam mengerjakan suatu pekerjaan branding atau pelaksanaan event, tentunya diperlukan
persiapan-persiapan agar dalam pelaksanaannya dilapangan pekerjaan tersebut dapat berjalan
dengan baik dan sesuai tujuan. Persiapan yang ada meliputi persiapan sumber daya manusia,
biaya dan keperluan perlengkapan lainnya. Perencanaan Anggaran akan dibuat secara
otomatis. Dimana pengguna hanya perlu memasukkan kegiatan jenis apa yang akan
dibuatkan rencana anggaran biayanya,
5
lalu pengguna dapat merubah secara custom rencana anggaran biaya tersebut sesuai
kebutuhan di lapangan-
Personalia, Absensi dan Penggajian
Proses manajemen pengelolaan pegawai baik staff maupun honorer masih dilakukan secara
manual. Tidak ada pencatatan yang baku mengenai struktur organisasi yang jelas dan data
sumber daya manusia yang ada. Dengan makin berkembangnya lingkup bisnis yang dimiliki
CV. Fajar Mandiri, dibutuhkan sebuah mekanisme untuk mengatasi hal tersebut. Dan
diharapkan dari sistem ini nantinya dapat menangani pengelolaan pegawai baik itu keluar
masuk pegawai, pengelolaan data pribadi pegawai, absensi, penggajian pegawai, serta hal-hal
yang berkaitan dengan humanresource development.
Pengawasan Oleh Manajer dan Direktur
Direktur dan manajer perusahaan perlu memantau keseluruhan perusahaan, baik aktifitas
keuangan, pekerjaan dan pegawai. Hal ini diperlukan untuk memberikan gambaran mengenai
keadaan perusahaan secara umum agar dapat diambil keputusan dan kebijakan perusahaan
yang tepat dan cepat
C.Tujuan
Proyek Sistem ini dikembangkan dengan tujuan untuk :
1. Menghasilkan sebuah sistem baik software maupun hardware yang mampu
mendukung kegiatan operasional CV. Fajar Mandiri dengan fitur-fitur sesuai
kebutuhan yang telah didefinisikan
2. Menghasilkan sistem yang memberikan solusi otomatis dan terkomputerisasi terhadap
permasalahan dan domain bisnis yang ada.
3. Memudahkan pekerjaan operasional perusahaan misalnya dalam manajemen
keuangan perusahaan, administrasi harian, pembuatan laporan-laporan, perencanaan
kerja dan pengelolaan bisnis, pencatatan dan perawatan barang-barang dan aset,
pengawasan perusahaan dengan mudah oleh direktur
6
4. Memudahkan pengelolaan informasi dan data yang dapat digunakan untuk
mendapatkan informasi yang bermanfaat dan menjadi pertimbangan pengambilan
keputusan perusahaan.
7
BAB II
METODOLOGI DAN KEBUTUHAN
A.Metodologi
Metodologi merupakan sebuah panduan atau aturan dalam proses pengembangan Sistem.
Pemilihan metodologi yang tepat dapat menjaga sebuah proyek perangkat lunak tetap pada
jalurnya dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan mempertimbangkan waktu
yang tersedia, sumber daya dan resiko yang ada, pengembangan Sistem ini rencananya akan
menggunakan metodologi Waterfall. Dalam kerangka Software Project Life Cycle
Berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Studi Kelayakan
Melakukan studi kelayakan apakah domain permasalahan yang ada dapat dan layak
diselesaikan. Melakukan Perencanaan Kerja, serencanaan sumber daya dan biaya, analisis
dan mitigasi resiko serta penyusunan proposal dan kontrak.
2. Analisis
Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di CV. Fajar Mandiri, mengidentifikasi
fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga dapat dihasilkan sebuah kesimpulan
mengenai kebutuhan sistem baik software maupun hardware secara pasti. Output yang
dihasilkan berupa daftar kebutuhan danhasil analisisnya, serta dokumen Software
Requirement Spesification (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)
3. Desain
Melakukan desain sistem secara detail berdasarkan hasil analisis, mulai dari desain data,
desain proses aplikasi, serta desain input-output sehingga dapat memberikan gambaran
lebih detail mengenai fungsi-fungsi bisnis yang ada pada aplikasi. Output yang dihasilkan
dari fase ini berupa dokumen Software Architectural Design (Deskripsi Perancangan
Perangkat Lunak)
4. Konstruksi / Pemrograman
Pada fase ini hasil desain yang telah dibuat direalisasikan/diterjemahkan dalam bentuk
bahasa pemrograman yang nantinya akan menghasilkan perangkat lunak sesuai fungsi-
8
fungsi bisnis yang ada. Serta melakukan instalasi hardware dan jaringan yang dibutuhkan
oleh sistem yang akan berjalan nantinya .
5. Pengujian
Dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dihasilkan dari fase sebelumnya telah
benar sehingga dapat mencakup fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki. Pengujian juga
dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan sistem yang dibuat untuk
sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.
6. Pelatihan
Setelah sistem telah jadi dan selesai dikembangkan , pihak developer proyek bertanggung
jawab melatih user atau operator CV. Fajar Mandiri yang memiliki hak akses untuk
mengakses program atau aplikasi yang ada sesuai jadwal yangada. Pihak developer juga
berkewajiban memberikan informasi yang benar danterbuka sesuai ketentuan sehingga
tidak menyulitkan pengguna di kemudianhari.
7. Pemeliharaan
Proyek sistem ini tidak begitu saja selesai setelah diserah terimakan, tetapi masih
berlanjut hingga tenggat waktu yang telah disepakati sesuai kontrak untuk melakukan
pemeliharaan dan perawatan baik dari segi hardware maupun software untuk memastikan
bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersbut dapat beroperasi dengan
baik dan tidak ada kendala yang berarti.
8. Dokumentasi
Dalam proyek ini dihasilkan beberapa dokumen yang menjadi wujud pencapaian suatu
target atau selesainya suatu aktivitas. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek
yang dikembangkan sebagai referensi untuk troubleshooting bila terdapat kendala,
sebagai pedoman operasional, dsb. Dokumen yang dihasilkan antara lain. Dokumen
Software Project Plan yakni dokumen yang berisi kerangka dan perencanaan kerja, dan
perencanaan biaya dan sumber daya. Dokumen Software Requirement Spesification
(Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak) yang menjadi hasil dokumentasi tahap analisis.
Dokumen Software Architecture Design (Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak) yang
menjadi hasil dokumentasi dari tahap design. Dokumen User Manual yakni panduan
9
penggunaan program. Dan dokumen Software Testing yakni dokumen yang menjadi
dokumentasi pengujian perangkat lunak pada fase pengujian
B. Kebutuhan
1. Kebutuhan Sistem
Software
Windows Presentation Foundation Framework
My-SQL Database
Clear-OS
Diagram UsecaseB.
Hardware
2. Biaya
Tahap Inisiasi (Studi Kelayakan) = Rp. 2.400.000
Tahap Planning = Rp. 450.000
Tahap Analisis = Rp. 1.800.000
Tahap Perancangan Hardware = Rp. 900.000
Tahap Desain = Rp. 1.800.000
Tahap Construction Software = Rp. 6.250.000
Tahap Testing = Rp. 420.000
Tahap Deployment = Rp. 1000.000
Tahap Pelatihan = Rp. 600.000
Tahap Maintenance = Rp. 900.000
Dokumentasi dan Akomodasi = Rp. 480.000
Total Rp. 17.000.000
10
Keterangan Tambahan : Biaya Maintenance yang termasuk dalam proposal adalah
biaya maintenance pada Maintenance Awal yakni pada bulan pertama, kedua dan
ketiga. Untuk Maintenance lanjutan dikenakan biaya tambahan sesuai kesepakatan
11
C. Jadwal dan Rencana Kerja
Berikut ini adalah jadwal dan rencana kerja dari pengembangan perangkat lunak ini
keterangan Tambahan: Tahap Maintenance dibagi menjadi empat bagian yakni
1. Maintenance Bulan Pertama Dilakukan Pada bulan pertama setelah Software dan
Hardware selesai di pasang dengan jumlah delapan kali pertemuan dalam satu bulan.
2. Maintenance Bulan Kedua Dilakukan Pada bulan kedua pada tahap maintenance
Dengan jumlah empat kali pertemuan dalam satu bulan
3. Maintenance Bulan Ketiga Dilakukan Pada bulan ketiga pada tahap maintenance
dengan jumlah dua kali pertemuan dalam satu bulan.
4. Maintenance Lanjutan Maintenance lanjutan dilakukan setelah tiga bulan maintenance
sebelumnya yakni hanya pada saat CV. Fajar Mandiri membutuhkan, dan pihak
developer wajib memenuhi panggilan dan menangani masalah yang ada berkaitan
dengan sistem yang dikembangkan. Biaya yang dikenakan pada maintenance lanjutan
dihitung pada tiap kali pertemuan.
12
D. Sumber Daya Manusia
Untuk merealisasikan proyek ini dibutuhkan personil-personil yang tergabung dalam satu
tim pengembang perangkat lunak dengan job description masing-masing sebagaiberikut :
Project Manager : Wahyu Tri Prasetyo
Analyst software : Ekanda Susaptyo Hidayat, Teguh Jiwandana, Panaling Gotra
Desainer : Rizky Ichsan P. P, Krizal Erdiyan P, Wahyu Tri P
Hardware & Jaringan : Gigih Prio Nugroho, Gelorawan Adi N
Programmer : Arwin Luthfir R, Arief Nanda Syafrudin, Wahyu Tri Prasetyo
Ekanda Susaptyo Hidayat, Teguh Jiwandana, Panaling Gotra P.
Rizky Ichsan P. P, Krizal Erdiyan P. Gigih Prio Nugroho,
Gelorawan Adi N.
Tester : Wahyu Tri P,Rizky Ichsan P. P
13
Daftar Pustaka
http://www.google.com
http://www.wikipedia.com
14