PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
RAHAYU GUEST HOUSE DI LOMBOK
NUSA TENGGARA BARAT
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Luh Medi Turyani
11.12.5665
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014
1
PERANCANGAN APLIKASI INFORMASI ADMINISTRASI
RAHAYU GUEST HOUSE DI LOMBOK
NUSA TENGGARA BARAT
Luh Medi Turyani1)
, Armadyah Amborowati.2)
,
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta1)
, Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta2)
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email : [email protected]), [email protected]
2)
Abstract - Now, Information Systems has become a
fundamental requirement for all business fields. One
of them is the lodging, Rahayu Guest House is a
lodging place located in Lombok with this
comprehensive facilities which has 24 rooms for hire.
The old system makes trouble for the owner to
manage the lodging. And usually there are a lot of
mistakes for creating the monthly report. The owner
needs a new system that can help her to process the
data, so it can be available whenever she needs it.
Based on the current problems, with this research,
the author will be able to makes a new computerized
system that allow the owner to manage the lodging.
So it can improve quality and gives more satisfaction
for the customer.
Keywords - Information Systems,
Administration and Reservation
1. Pendahuluan
Zaman era digital membuat seorang atau perusahaan bisa
melakukan hal apa saja dengan mudah. Sangat banyak
perusahaan yang berusaha memanfaatkan keadaan ini
untuk memajukan usaha mereka. Dengan adanya era
modern dan canggih, banyak perusahaan yang membuat
sebuah sistem untuk mengolah data maupun mengambil
keputusan untuk mencapai laba sebesar-besar dan
pelayanan yang cepat. Salah satu bisnis usaha yang
menjanjikan untuk kedepannya adalah usaha
Penginapan. Menurut AHMA (American Hotel & Motel
Association), Guest House adalah suatu tempat yang
menyediakan tempat menginap, makanan dan minuman,
dan pelayanan lainnya untuk di sewakan kepada tamu
atau orang-orang yang tinggal untuk sementara waktu.
Sebuah Penginapan seharusnya mempunyai sasaran yang
harus di capai, harus mengetahui Pangsa Pasar yang di
tuju, jenis jasa apa saja yang di tawarkan, standart yang
di hasilkan, keuntungan yang ingin di capai, serta
memperhatikan pola hubungan antar karyawan, tamu,
serta masyarakat sekitarnya (A.A.GP.Widanaputra, 2009
: 22). Untuk tetap bisa bertahan pada era persaingan
global, maka perusahaan yang bergerak pada bidang jasa
Penginapan memerlukan adanya Sistem Informasi
Administrasi agar data yang masuk maupun keluar
terkelola dengan baik dalam sebuah Sistem yang
terintegrasi.
Rahayu Guest House merupakan salah satu penginapan
yang bergerak sejak tahun 2007 di Lombok, Provinsi
Nusa Tenggara Barat. Guest House dengan 24 kamar ini
mempunyai fasilitas yang cukup lengkap seperti Spring
bed, AC/Kipas Angin, TV, Lemari, Kamar mandi dalam
dengan closet duduk dan shower, dan laundry. Tamu
yang datang mencapai 10-15 orang per hari biasanya
berasal dari Surabaya, Jakarta, Yogyakarta, Bima, dan
sekitaran Lombok. Hingga saat ini, Rahayu Guest House
masih menggunakan Sistem Manual, yaitu memakai
kwitansi untuk melakukan transaksi. Pemasukan dari
transaksi yang ada tidak di catat sebagaimana mestinya.
Tamu yang datang hanya di minta KTP sebagai identitas
diri dan biaya penginapan di bayar di depan. Hal ini
tentu menjadi penghambat untuk kemajuan Penginapan
tersebut. Untuk membantu itu semua, di butuhkan
sebuah sistem informasi administrasi yang mengolah
data yang di input dan menyediakan data secara akurat
jika di perlukan.
Berdasarkan uraian di atas, akan dirancang sebuah
Sistem Informasi Administrasi untuk Rahayu Guest
House agar Perusahaan Jasa ini bisa mengetahui posisi
laba dan perkembangan pendapatan perusahaan, serta
bisa menentukan langkah untuk perbaikan di masa
mendatang dan bisa mengambil keputusan yang berguna
bagi pengembangan jasa serta memunculkan inovasi-
inovasi baru (Punto Wicaksono S.kom, 2012 : 9).
Dengan dibuatnya Sistem ini juga di harapkan bisa
menambah jumlah tamu, serta memudahkan pemilik
perusahaan mengolah perusahaannya.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Guest House [1]
Menurut AHMA (American Hotel & Motel
Association), Guest House adalah suatu tempat yang
menyediakan tempat menginap, makanan dan minuman,
dan pelayanan lainnya untuk di sewakan kepada tamu
atau orang-orang yang tinggal untuk sementara waktu.
2.2 Konsep Dasar Sistem [2]
Sistem menurut Murdick dan Ross (1993) adalah
seperangkat elemen yang di gabungkan satu dengan
lainnya untuk suatu tujuan bersama.
2.3 Konsep Dasar Informasi [2]
2
Menurut Mc Leod(1995) informasi adalah data
yang telah di proses atau data yang memiliki arti.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi [2]
Sistem Informasi dapat di definisikan sebagai
suatu alat untuk menyajikan informasi dengan
cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi
penerimanya. (Kertahadi,1995).
2.5 Sistem Informasi Reservasi [3]
Reservasi adalah pemesanan fasilitas yang
diantaranya akomodasi, meal, seat pada
pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus,
hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya (
Suartana, 1987 : 14 ). Sistem Informasi Reservasi
adalah Sistem yang akan mengolah data tamu
yang datang menginap menjadi informasi untuk
pemilik dan sistem akan memberikan informasi
berupa bentuk nota pembayaran untuk customer
yang menginap.
2.6 SDLC (System Development Life Cycle) [2]
1. Identifikasi dan seleksi proyek
Langkah awal dari pembuatan program,
dengan memilih proyek yang potensial,
menjelaskan kenapa sistem di butuhkan.
2. Inisiasi dan perencanaan proyek
Membuat rencana kerja secara detail, serta
mempersiapkan segala SDM, perangkat
lunak, finansial, dan estimasi biaya.
3. Analisis
Dalam sistem ini, menggunakan 3 analisis,
yaitu PIECES untuk mengetahui kelemahan
sistem, Fungsional dan Non-Fungsional
untuk mengetahui kebutuhan sistem secara
internal dan eksternal, dan Kelayakan dari
sisi teknis, opresional, dan hukum.
4. Design
Menggunakan DFD (Data Flow Diagram)
untuk membuat alur bisnis atau program
yang berjalan, ERD (Entity Relationship
Diagram) untuk membuat tabel database.
5. Implementasi
Perangkat lunak yang digunakan adalah
SQL Server 2005 dan VB 6.0
6. Pengujian
Saat sistem sudah jadi, tahap selanjutnya
adalah Uji Sistem. Dalam sistem ini
pengujiannya menggunakan blackbox
testing.
7. Pemeliharaan
Langkah terakhir, melakukan pemeliharaan
jangka panjang. Jika ada kesalahan maka harus di
perbaiki
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan umum
Berdiri tanggal 5 maret 2007 dengan 24 kamar
terletak di jalan pejanggik no.92, di dirikan oleh
Catur Sentana dan Gede Sentana. Banyaknya
wisatawan yang datang dan banyak event yang di
gelar di Lombok merupakan salah satu alasan di
dirikannya Rahayu Guest House. Ada 3 orang
yang bekerja di sana, yaitu resepsionis, satpam,
dan cleaning service.
3.2 Analisis PIECES
Merupakan alat bantu untuk mengetahui
kelemahan sistem yang lama, sehingga sistem
yang baru bisa bermanfaat dengan sebaik-
baiknya.
1. Analisis Performance
Tabel 3.1 Analisis Performance
Parameter Hasil Analisis
Throughput Tidak ada pencatatan secara
keseluruhan
Respon Time Membutuhkan waktu 10 menit
untuk pendaftran tamu, dan 3
jam untuk pembuatan laporan
2. Analisis Information
Tabel 3.2 Analisis Information
Parameter Hasil Analisis
Akurat Sering terjadi kesalahan
informasi tentang status kamar
dan kesalahan penulisan
Tepat Waktu Pembuatan laporan sering
tertunda karena keterbatasan
SDM
Relevan Kesalahan informasi yang
tidak sesuai dengan keadaan
karena kesalahan manusia.
3. Analisis Economic
Tabel 3.3 Analisis Economic
Parameter Hasil Analisis
Biaya Peningkatan alat tulis setiap
tahun, membuat peningkatan
biaya setiap tahun
4. Analisis Control
Tabel 3.4 Analisis Control
3
Parameter Hasil Analisis
Hak Akses
Sistem
Kemungkinan terjadi
duplikasi kwitansi
pembayaran dan mark-up
harga oleh karyawan
sangat besar.
5. Analisis Efficiency
Tabel 3.5 Analisis Efficiency
Parameter Hasil Analisis
SDM yang
ada
Beban yang di berikan
untuk satu orang
karyawan sangat berat
untuk mengurus semua
pekerjaan.
6. Analisis Service
Tabel 3.6 Analisis Efficiency
Parameter Hasil Analisis
Pelayanan Dengan waktu yang
sangat lama untuk
melayani pelanggan
membuat pelayanan
kurang bagus.
3.3 Analisis Kebutuhan Fungsional dan Non-
Fungsional
Merupakan alat bantu untuk menganalisis kebutuhan
sistem yang akan di buat.
1. Kebutuhan Fungsional
Merupakan gambaran hak akses yang akan di atur
sistem, admin : Olah data Resepsionis, Olah data
tamu, Olah data kamar, Olah data transaksi, Olah
data checkout, Olah data pelunasan, Laporan data
tamu, Laporan data kamar, Laporan data transaksi. Sedangkan resepsionis : Olah data tamu, Lihat data
kamar, Olah data transaksi, Olah data checkout, Olah
data pelunasan, Laporan data tamu, Laporan data
kamar, Laporan data transaksi.
2. Kebutuhan Non-Fungsional
Merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan
kebutuhan alat-alat yang di gunakan dalam
pembuatan dan menjalankan sistem informasi ini.
Berikut merupakan tabel yang menggambarkan
spesifikasi untuk Development dan Server.
Tabel 3.7 Tabel Development
No Kebutuhan Spesifikasi
1 Processor Intel Core i5
2 RAM 2048 MB
3 Harddisk 500 GB
Tabel 3.8 Tabel Server
No Kebutuhan Spesifikasi
1 Processor Dual Core
2 RAM 1024 MB
3 Harddisk 80 GB
3.4 Analisis Kelayakan
Merupakan alat yang di gunakan untuk menentukan
kemungkinan keberhasilan solusi yang di usulkan, dan
berguna untuk memastikan bahwa solusi yang di usulkan
tersebut benar-benar dapat di capai dengan sumber daya
dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada
perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.
Sistem di pandang layak dari 3 sisi, yaitu teknik,
opresional, dan hukum. Layak secara teknik karena sdm
yang dipakai berkompeten di bidangnya, serta perangkat
lunak yang mudah di dapat, dan tingkat kesulitan tidak
tinggi. Layak secara opresional karena sistem ini telah
memenuhi kebutuhan yang di perlukan oleh pemilik.
Layak secara hukum karena sistem tidak melanggar hak
cipta orang lain.
4. Memproduksi Sistem
4.1 Design Database
Untuk pembuatan database menggunakan ERD(Entity
Relationship Diagram). Berikut merupakan design-nya :
Gambar 4.1 Rancangan Database
4.2 Design Program
Untuk membuat alur program menggunakan DFD (Data
Flow Diagram), berikut gambarnya :
a. Diagram Context
4
Gambar 4.2 Diagram Context
b. DFD level 1
Gambar 4.3 DFD Level 1
c. DFD level 2 olah data resepsionis
Gambar 4.4 DFD level 2 resepsionis
d. DFD level 2 olah data tamu
Gambar 4.5 DFD level 2 tamu
e. DFD level 2 olah data kamar
Gambar 4.6 DFD level 2 kamar
f. DFD level 2 olah data transaksi
Gambar 4.7 DFD level 2 transaksi
g. DFD level 2 olah data pelunasan
Gambar 4.8 DFD level 2 pelunasan
h. DFD level 2 olah data checkout
Gambar 4.9 DFD level 2 checkout
4.4 Pembahasan Sistem
1. Halaman Login
Untuk memvalidasi user yang login, admin
atau karyawan.
5
Gambar 4.3 Halaman Login
2. Halaman Admin/Resepsionis
Untuk memulai memasukkan data atau
memulai program.
Gambar 4.4 Halaman utama
3. Olah data tamu
Untuk memasukkan data tamu yang akan
menginap di Rahayu Guest House.
Gambar 4.5 Halaman Olah data tamu
4. Olah Data Kamar
Halaman untuk melihat atau mengolah data
kamar yang ada.
Gambar 4.6 Halaman Olah Data Kamar
5. Olah Data Resepsionis
Halaman untuk mengisi data resepsionis atau
karyawan yang menjadi bagian front office.
Gambar 4.7 Halaman olah data resepsionis
6. Olah Data Transaksi
Merupakan form yang berguna untuk
mengolah data transaksi yang ada.
Gambar 4.8 Halaman Form Transaksi
7. Olah Data Pelunasan
Merupakan form yang di gunakan untuk melakukan
pelunasan bagi tamu yang melakukan booking
Gambar 4.9 Halaman Form Pelunasan
8. Olah Data Check-out
Merupakan form yang di gunakan untuk mengubah
status kamar, dari yang “terpakai” menjadi “tersedia.
Form ini di gunakan ketika tamu melakukan check-
out dan pengembalian kunci.
6
Gambar 4.10 Halaman Forn Check-out
9. Pilih Laporan
Form ini berguna untuk memilih laporan yang ingin
di cetak, ada 3 yaitu laporan transaksi, laporan
kamar, laporan tamu. Laporan transaksi dan tamu
bisa di pilih berdasarkan periode. Laporan kamar
berisi informasi tentang kamar.
Gambar 4.11 Halaman form laporan
10. Kwitansi Pembayaran
Merupakan output yang keluar ketika transaksi di
proses.
Gambar 4.12 Kwitansi Pembayaran
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian,
analisis sistem, perancangan program hingga tahap
implementasi, maka dapat di tarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Untuk merancang sistem informasi administrasi
Rahayu Guest House, hal yang di lakukan adalah
analisis memakai PIECES, analisis kebutuhan
fungsional dan non-fungsional, dan analisis
kelayakan, merancang database menggunakan
ERD, dan merancang interface menggunakan VB
6.0
2. Pada modeling data di ERD di hasilkan 6 tabel
yaitu tabel kamar, tamu, pengguna, transaksi,
detailtransaksi, dan pembayaran.
3. Ada 2 user yang akan menggunakan sistem
informasi administrasi ini, yaitu admin dan
resepsionis.
4. Dengan di buatnya sistem administrasi ini maka
akan di hasilkan informasi dan laporan dengan
cepat dan akurat sehingga membantu pemilik
dalam mengelola usaha penginapan tersebut.
5.2 Saran
Dari keseluruhan fungsi sistem, maka di sarankan
beberapa hal untuk agar sistem bisa berkembang di
kemudian hari, yaitu :
1. Sistem ini masih sangat bisa di jadikan menjadi
sistem yang lebih kompleks dengan penambahan
button atau fitur.
2. Sistem ini bisa di kembangkan dengan cara
menambahkan fitur penyimpanan laporan dalam
bentuk pdf atau word.
3. Sistem bisa di rombak tampilannya menjadi lebih
minimalis dengan menambahkan fitur melihat
kamar yang tersedia dengan bantuan grafis atau
gambar. Misalkan kotak-kotak, jika hijau maka
kamar masih tersedia jika merah kamar sudah
terpakai.
4. Dengan berkembangnya Rahayu Guest House,
akan ada penambahan fasilitas seperti laundry dan
café, maka fungsi dari sistem ini juga harus
berkembang mengikuti perkembangan Rahayu
Guest House sendiri.
Daftar Pustaka
[1] Widanaputra, GP. 2009. Akutansi Perhotelan
Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta :
Graha Ilmu.
[2] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan
Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.
[3] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan
Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi
Offset.
[4] Ladjamudin, Al-Bahra. 2006. Rekayasa
Perangkat Lunak. Yogyakarta : Graha Ilmu.
[5] Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database
dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta : Andi Offset.
Top Related