PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

RAHAYU GUEST HOUSE DI LOMBOK

NUSA TENGGARA BARAT

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Luh Medi Turyani

11.12.5665

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

1

PERANCANGAN APLIKASI INFORMASI ADMINISTRASI

RAHAYU GUEST HOUSE DI LOMBOK

NUSA TENGGARA BARAT

Luh Medi Turyani1)

, Armadyah Amborowati.2)

,

Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta1)

, Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta2)

Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283

Email : luh.t@students.amikom.ac.id1), armadyah.a@amikom.ac.id

2)

Abstract - Now, Information Systems has become a

fundamental requirement for all business fields. One

of them is the lodging, Rahayu Guest House is a

lodging place located in Lombok with this

comprehensive facilities which has 24 rooms for hire.

The old system makes trouble for the owner to

manage the lodging. And usually there are a lot of

mistakes for creating the monthly report. The owner

needs a new system that can help her to process the

data, so it can be available whenever she needs it.

Based on the current problems, with this research,

the author will be able to makes a new computerized

system that allow the owner to manage the lodging.

So it can improve quality and gives more satisfaction

for the customer.

Keywords - Information Systems,

Administration and Reservation

1. Pendahuluan

Zaman era digital membuat seorang atau perusahaan bisa

melakukan hal apa saja dengan mudah. Sangat banyak

perusahaan yang berusaha memanfaatkan keadaan ini

untuk memajukan usaha mereka. Dengan adanya era

modern dan canggih, banyak perusahaan yang membuat

sebuah sistem untuk mengolah data maupun mengambil

keputusan untuk mencapai laba sebesar-besar dan

pelayanan yang cepat. Salah satu bisnis usaha yang

menjanjikan untuk kedepannya adalah usaha

Penginapan. Menurut AHMA (American Hotel & Motel

Association), Guest House adalah suatu tempat yang

menyediakan tempat menginap, makanan dan minuman,

dan pelayanan lainnya untuk di sewakan kepada tamu

atau orang-orang yang tinggal untuk sementara waktu.

Sebuah Penginapan seharusnya mempunyai sasaran yang

harus di capai, harus mengetahui Pangsa Pasar yang di

tuju, jenis jasa apa saja yang di tawarkan, standart yang

di hasilkan, keuntungan yang ingin di capai, serta

memperhatikan pola hubungan antar karyawan, tamu,

serta masyarakat sekitarnya (A.A.GP.Widanaputra, 2009

: 22). Untuk tetap bisa bertahan pada era persaingan

global, maka perusahaan yang bergerak pada bidang jasa

Penginapan memerlukan adanya Sistem Informasi

Administrasi agar data yang masuk maupun keluar

terkelola dengan baik dalam sebuah Sistem yang

terintegrasi.

Rahayu Guest House merupakan salah satu penginapan

yang bergerak sejak tahun 2007 di Lombok, Provinsi

Nusa Tenggara Barat. Guest House dengan 24 kamar ini

mempunyai fasilitas yang cukup lengkap seperti Spring

bed, AC/Kipas Angin, TV, Lemari, Kamar mandi dalam

dengan closet duduk dan shower, dan laundry. Tamu

yang datang mencapai 10-15 orang per hari biasanya

berasal dari Surabaya, Jakarta, Yogyakarta, Bima, dan

sekitaran Lombok. Hingga saat ini, Rahayu Guest House

masih menggunakan Sistem Manual, yaitu memakai

kwitansi untuk melakukan transaksi. Pemasukan dari

transaksi yang ada tidak di catat sebagaimana mestinya.

Tamu yang datang hanya di minta KTP sebagai identitas

diri dan biaya penginapan di bayar di depan. Hal ini

tentu menjadi penghambat untuk kemajuan Penginapan

tersebut. Untuk membantu itu semua, di butuhkan

sebuah sistem informasi administrasi yang mengolah

data yang di input dan menyediakan data secara akurat

jika di perlukan.

Berdasarkan uraian di atas, akan dirancang sebuah

Sistem Informasi Administrasi untuk Rahayu Guest

House agar Perusahaan Jasa ini bisa mengetahui posisi

laba dan perkembangan pendapatan perusahaan, serta

bisa menentukan langkah untuk perbaikan di masa

mendatang dan bisa mengambil keputusan yang berguna

bagi pengembangan jasa serta memunculkan inovasi-

inovasi baru (Punto Wicaksono S.kom, 2012 : 9).

Dengan dibuatnya Sistem ini juga di harapkan bisa

menambah jumlah tamu, serta memudahkan pemilik

perusahaan mengolah perusahaannya.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Guest House [1]

Menurut AHMA (American Hotel & Motel

Association), Guest House adalah suatu tempat yang

menyediakan tempat menginap, makanan dan minuman,

dan pelayanan lainnya untuk di sewakan kepada tamu

atau orang-orang yang tinggal untuk sementara waktu.

2.2 Konsep Dasar Sistem [2]

Sistem menurut Murdick dan Ross (1993) adalah

seperangkat elemen yang di gabungkan satu dengan

lainnya untuk suatu tujuan bersama.

2.3 Konsep Dasar Informasi [2]

2

Menurut Mc Leod(1995) informasi adalah data

yang telah di proses atau data yang memiliki arti.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi [2]

Sistem Informasi dapat di definisikan sebagai

suatu alat untuk menyajikan informasi dengan

cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi

penerimanya. (Kertahadi,1995).

2.5 Sistem Informasi Reservasi [3]

Reservasi adalah pemesanan fasilitas yang

diantaranya akomodasi, meal, seat pada

pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus,

hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya (

Suartana, 1987 : 14 ). Sistem Informasi Reservasi

adalah Sistem yang akan mengolah data tamu

yang datang menginap menjadi informasi untuk

pemilik dan sistem akan memberikan informasi

berupa bentuk nota pembayaran untuk customer

yang menginap.

2.6 SDLC (System Development Life Cycle) [2]

1. Identifikasi dan seleksi proyek

Langkah awal dari pembuatan program,

dengan memilih proyek yang potensial,

menjelaskan kenapa sistem di butuhkan.

2. Inisiasi dan perencanaan proyek

Membuat rencana kerja secara detail, serta

mempersiapkan segala SDM, perangkat

lunak, finansial, dan estimasi biaya.

3. Analisis

Dalam sistem ini, menggunakan 3 analisis,

yaitu PIECES untuk mengetahui kelemahan

sistem, Fungsional dan Non-Fungsional

untuk mengetahui kebutuhan sistem secara

internal dan eksternal, dan Kelayakan dari

sisi teknis, opresional, dan hukum.

4. Design

Menggunakan DFD (Data Flow Diagram)

untuk membuat alur bisnis atau program

yang berjalan, ERD (Entity Relationship

Diagram) untuk membuat tabel database.

5. Implementasi

Perangkat lunak yang digunakan adalah

SQL Server 2005 dan VB 6.0

6. Pengujian

Saat sistem sudah jadi, tahap selanjutnya

adalah Uji Sistem. Dalam sistem ini

pengujiannya menggunakan blackbox

testing.

7. Pemeliharaan

Langkah terakhir, melakukan pemeliharaan

jangka panjang. Jika ada kesalahan maka harus di

perbaiki

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan umum

Berdiri tanggal 5 maret 2007 dengan 24 kamar

terletak di jalan pejanggik no.92, di dirikan oleh

Catur Sentana dan Gede Sentana. Banyaknya

wisatawan yang datang dan banyak event yang di

gelar di Lombok merupakan salah satu alasan di

dirikannya Rahayu Guest House. Ada 3 orang

yang bekerja di sana, yaitu resepsionis, satpam,

dan cleaning service.

3.2 Analisis PIECES

Merupakan alat bantu untuk mengetahui

kelemahan sistem yang lama, sehingga sistem

yang baru bisa bermanfaat dengan sebaik-

baiknya.

1. Analisis Performance

Tabel 3.1 Analisis Performance

Parameter Hasil Analisis

Throughput Tidak ada pencatatan secara

keseluruhan

Respon Time Membutuhkan waktu 10 menit

untuk pendaftran tamu, dan 3

jam untuk pembuatan laporan

2. Analisis Information

Tabel 3.2 Analisis Information

Parameter Hasil Analisis

Akurat Sering terjadi kesalahan

informasi tentang status kamar

dan kesalahan penulisan

Tepat Waktu Pembuatan laporan sering

tertunda karena keterbatasan

SDM

Relevan Kesalahan informasi yang

tidak sesuai dengan keadaan

karena kesalahan manusia.

3. Analisis Economic

Tabel 3.3 Analisis Economic

Parameter Hasil Analisis

Biaya Peningkatan alat tulis setiap

tahun, membuat peningkatan

biaya setiap tahun

4. Analisis Control

Tabel 3.4 Analisis Control

3

Parameter Hasil Analisis

Hak Akses

Sistem

Kemungkinan terjadi

duplikasi kwitansi

pembayaran dan mark-up

harga oleh karyawan

sangat besar.

5. Analisis Efficiency

Tabel 3.5 Analisis Efficiency

Parameter Hasil Analisis

SDM yang

ada

Beban yang di berikan

untuk satu orang

karyawan sangat berat

untuk mengurus semua

pekerjaan.

6. Analisis Service

Tabel 3.6 Analisis Efficiency

Parameter Hasil Analisis

Pelayanan Dengan waktu yang

sangat lama untuk

melayani pelanggan

membuat pelayanan

kurang bagus.

3.3 Analisis Kebutuhan Fungsional dan Non-

Fungsional

Merupakan alat bantu untuk menganalisis kebutuhan

sistem yang akan di buat.

1. Kebutuhan Fungsional

Merupakan gambaran hak akses yang akan di atur

sistem, admin : Olah data Resepsionis, Olah data

tamu, Olah data kamar, Olah data transaksi, Olah

data checkout, Olah data pelunasan, Laporan data

tamu, Laporan data kamar, Laporan data transaksi. Sedangkan resepsionis : Olah data tamu, Lihat data

kamar, Olah data transaksi, Olah data checkout, Olah

data pelunasan, Laporan data tamu, Laporan data

kamar, Laporan data transaksi.

2. Kebutuhan Non-Fungsional

Merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan

kebutuhan alat-alat yang di gunakan dalam

pembuatan dan menjalankan sistem informasi ini.

Berikut merupakan tabel yang menggambarkan

spesifikasi untuk Development dan Server.

Tabel 3.7 Tabel Development

No Kebutuhan Spesifikasi

1 Processor Intel Core i5

2 RAM 2048 MB

3 Harddisk 500 GB

Tabel 3.8 Tabel Server

No Kebutuhan Spesifikasi

1 Processor Dual Core

2 RAM 1024 MB

3 Harddisk 80 GB

3.4 Analisis Kelayakan

Merupakan alat yang di gunakan untuk menentukan

kemungkinan keberhasilan solusi yang di usulkan, dan

berguna untuk memastikan bahwa solusi yang di usulkan

tersebut benar-benar dapat di capai dengan sumber daya

dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada

perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

Sistem di pandang layak dari 3 sisi, yaitu teknik,

opresional, dan hukum. Layak secara teknik karena sdm

yang dipakai berkompeten di bidangnya, serta perangkat

lunak yang mudah di dapat, dan tingkat kesulitan tidak

tinggi. Layak secara opresional karena sistem ini telah

memenuhi kebutuhan yang di perlukan oleh pemilik.

Layak secara hukum karena sistem tidak melanggar hak

cipta orang lain.

4. Memproduksi Sistem

4.1 Design Database

Untuk pembuatan database menggunakan ERD(Entity

Relationship Diagram). Berikut merupakan design-nya :

Gambar 4.1 Rancangan Database

4.2 Design Program

Untuk membuat alur program menggunakan DFD (Data

Flow Diagram), berikut gambarnya :

a. Diagram Context

4

Gambar 4.2 Diagram Context

b. DFD level 1

Gambar 4.3 DFD Level 1

c. DFD level 2 olah data resepsionis

Gambar 4.4 DFD level 2 resepsionis

d. DFD level 2 olah data tamu

Gambar 4.5 DFD level 2 tamu

e. DFD level 2 olah data kamar

Gambar 4.6 DFD level 2 kamar

f. DFD level 2 olah data transaksi

Gambar 4.7 DFD level 2 transaksi

g. DFD level 2 olah data pelunasan

Gambar 4.8 DFD level 2 pelunasan

h. DFD level 2 olah data checkout

Gambar 4.9 DFD level 2 checkout

4.4 Pembahasan Sistem

1. Halaman Login

Untuk memvalidasi user yang login, admin

atau karyawan.

5

Gambar 4.3 Halaman Login

2. Halaman Admin/Resepsionis

Untuk memulai memasukkan data atau

memulai program.

Gambar 4.4 Halaman utama

3. Olah data tamu

Untuk memasukkan data tamu yang akan

menginap di Rahayu Guest House.

Gambar 4.5 Halaman Olah data tamu

4. Olah Data Kamar

Halaman untuk melihat atau mengolah data

kamar yang ada.

Gambar 4.6 Halaman Olah Data Kamar

5. Olah Data Resepsionis

Halaman untuk mengisi data resepsionis atau

karyawan yang menjadi bagian front office.

Gambar 4.7 Halaman olah data resepsionis

6. Olah Data Transaksi

Merupakan form yang berguna untuk

mengolah data transaksi yang ada.

Gambar 4.8 Halaman Form Transaksi

7. Olah Data Pelunasan

Merupakan form yang di gunakan untuk melakukan

pelunasan bagi tamu yang melakukan booking

Gambar 4.9 Halaman Form Pelunasan

8. Olah Data Check-out

Merupakan form yang di gunakan untuk mengubah

status kamar, dari yang “terpakai” menjadi “tersedia.

Form ini di gunakan ketika tamu melakukan check-

out dan pengembalian kunci.

6

Gambar 4.10 Halaman Forn Check-out

9. Pilih Laporan

Form ini berguna untuk memilih laporan yang ingin

di cetak, ada 3 yaitu laporan transaksi, laporan

kamar, laporan tamu. Laporan transaksi dan tamu

bisa di pilih berdasarkan periode. Laporan kamar

berisi informasi tentang kamar.

Gambar 4.11 Halaman form laporan

10. Kwitansi Pembayaran

Merupakan output yang keluar ketika transaksi di

proses.

Gambar 4.12 Kwitansi Pembayaran

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian,

analisis sistem, perancangan program hingga tahap

implementasi, maka dapat di tarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Untuk merancang sistem informasi administrasi

Rahayu Guest House, hal yang di lakukan adalah

analisis memakai PIECES, analisis kebutuhan

fungsional dan non-fungsional, dan analisis

kelayakan, merancang database menggunakan

ERD, dan merancang interface menggunakan VB

6.0

2. Pada modeling data di ERD di hasilkan 6 tabel

yaitu tabel kamar, tamu, pengguna, transaksi,

detailtransaksi, dan pembayaran.

3. Ada 2 user yang akan menggunakan sistem

informasi administrasi ini, yaitu admin dan

resepsionis.

4. Dengan di buatnya sistem administrasi ini maka

akan di hasilkan informasi dan laporan dengan

cepat dan akurat sehingga membantu pemilik

dalam mengelola usaha penginapan tersebut.

5.2 Saran

Dari keseluruhan fungsi sistem, maka di sarankan

beberapa hal untuk agar sistem bisa berkembang di

kemudian hari, yaitu :

1. Sistem ini masih sangat bisa di jadikan menjadi

sistem yang lebih kompleks dengan penambahan

button atau fitur.

2. Sistem ini bisa di kembangkan dengan cara

menambahkan fitur penyimpanan laporan dalam

bentuk pdf atau word.

3. Sistem bisa di rombak tampilannya menjadi lebih

minimalis dengan menambahkan fitur melihat

kamar yang tersedia dengan bantuan grafis atau

gambar. Misalkan kotak-kotak, jika hijau maka

kamar masih tersedia jika merah kamar sudah

terpakai.

4. Dengan berkembangnya Rahayu Guest House,

akan ada penambahan fasilitas seperti laundry dan

café, maka fungsi dari sistem ini juga harus

berkembang mengikuti perkembangan Rahayu

Guest House sendiri.

Daftar Pustaka

[1] Widanaputra, GP. 2009. Akutansi Perhotelan

Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta :

Graha Ilmu.

[2] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan

Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.

[3] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan

Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi

Offset.

[4] Ladjamudin, Al-Bahra. 2006. Rekayasa

Perangkat Lunak. Yogyakarta : Graha Ilmu.

[5] Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database

dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Andi Offset.