Pembuatan Sietem Pendaftaran Beasiswa (PPA/BBM) Secara Online
Latar Belakang Masalah
• Jumlah pendaftar tidak terkontrol dalam kurun waktu tertentu. Hal ini
menyebabkan pengantrian yang panjang pada saat pengembalian berkas-
berkas persyaratan.
• Tidak ada sistem yang mengatur jadwal pendaftaran dan pengembalian
berkas. Hal ini menyebabkan pendaftar mengulur-ngulur waktu hingga
batas akhir pendaftaran.
• Penyeleksian data berkas tertentu (contoh : Kartu Rencana Studi (KRS),
Daftar Nilai Semester (DNS) dan Daftar Nilai Utama (DNU)) secara
manual. Hal ini menyebabkan waktu yang diperlukan untuk melakukan
seleksi terlalu lama.
• Data yang telah masuk belum terorganisasi. Hal ini ditandai dengan
berkas-berkas yang diserahkan terlalu banyak.
Tujuan Tulisan
• Menyediakan informasi tentang beasiswa PPA & BBM, sehingga tiap
mahasiswa memiliki peluang yang sama untuk mendaftar.
• Memudahkan pendaftar(mahasiswa) untuk melakukan pendaftaran. Hal ini
berhubungan dengan bentuknya yang online, sehingga pendaftar dapat
melakukan pendaftaran kapanpun dan dimanapun.
• Membatasi jumlah pendaftar dalam kurun waktu 1 hari. Hal ini tidak akan
menimbulkan antrian yang panjang pada saat pengembalian berkas-berkas
pendaftaran.
• Mengatur pendaftar untuk menyerahkan berkas sebelum batas waktu yang
telah ditentukan, sehingga pendaftar tidak akan mengulur-ngulur
waktunya.
• Mengurangi jumlah penyerahan berkas-berkas tertentu seperti : KRS, DNS
dan DNU, karena adanya penyeleksian secara otomatis yang dilakukan
oleh sistem ini.
• Membantu panitia untuk melakukan penyeleksian dan pengaturan data
pendaftar.
Metode Penelitian
• Menganalisa masalah yang terdapat pada sistem lama.
• Mencari data-data yang diperlukan, seperti : persyaratan pendaftaran dan
informasi lainnya yang berhubungan dengan pendaftaran beasiswa ini.
• Menggambarkan cara kerja sistem pendaftaran beasiswa yang baru.
• Membuat pemodelan sistem dengan menggunakan UML (Unified
Modeling Language) dan Flowchart.
• Merancang tiap-tiap tampilan (interface) halaman sistem.
• Menggambarkan langkah-langkah pemakaian sistem.
• Melakukan penginstalan software-software yang digunakan untuk
membuat website yaitu : XAMPP yang di dalamnya terdapat Apache
(server lokal) dan Mysql (pengolah database) dan Macromedia
Dreamweaver 8 (alat untuk membantu perancangan tampilan halaman
sistem).
• Membuat sistem dengan menggunakan software-software yang ada.
• Mengimplementasikan sistem ke webhosting atau dengan kata lain meng-
online-kan sistem.
Sistematika Tulisan
• Pendahuluan, bab ini berisi latar belakang masalah yang mendasari
pembuatan tulisan ini disertai dengan ruang lingkup, tujuan, metode
penelitian serta sistematika tulisan .
• Tinjauan Pustaka, bab ini berisi tentang teori-teori yang mendukung atau
berhubungan dengan tulisan ini, seperti : Sistem, UML (Unified Modeling
Language), Flowchart, World Wide Web (WWW), Webserver, XAMPP,
HTML (Hyper Text Markup Language), PHP (Personal Home Page),
MYSQL dan Macromedia Dreamweaver 8.
• Perancangan Dan Implementasi, bab ini berisi tentang proses
perancangan website hingga proses pembuatannya.
• Penutup, bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari semua bahasan
dalam tulisan ini.
Defenisi Sistem
• Sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan
satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen
terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain
yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping
berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya .
Defenisi UML (Unified Modeling Language )
• UML (Unified Modeling Language) adalah metode pemodelan secara
visual sebagai sarana untuk merancang dan atau membuat software
berorientasi objek. Karena UML ini merupakan bahasa visual untuk
pemodelan bahasa berorientasi berorientasi objek, maka semua elemen dan
diagram berbasiskan pada paradigma object oriented.
Flowchart
• Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan
urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan
programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang
lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain
dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian
suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi
lebih lanjut.
Cara Kerja Sistem
• Mahasiswa mendownload formulir, melakukan register / pendaftaran
melalui website secara online untuk mendapatkan no.urut peserta. (dalam
1 hari hanya menerima pendaftaran untuk 20 orang)
• Mahasiswa menyerahkan kelengkapan data dan formulir dengan menulis
nomor urut peserta di sebelah kiri atas formulir selambat-lambatnya 1
minggu setelah pendaftaran. Jika lewat dari 1 minggu, diangggap
mengundurkan diri.
• Pada saat penyerahan kelengkapan data, penjaga loket memeriksa apakah
orang yang bersangkutan merupakan pendaftar baru atau perpanjang serta
diperbolehkan atau tidak untuk menyerahkan kelengkapan tersebut dengan
cara menginput nomor pendaftaran pada website.
Langkah-langkah Pemakaian Web
A. User
1. Peserta/mahasiswa mengetikkan alamat website
2. Setelah tampil webnya, lakukan login dengan menggunakan user dan
password. (karena website ini merupakan simulasi studentsite maka
username dan password harus sudah terdaftar)
3. Setelah login akan tampil sebuah menu “Beasiswa” yang berisi
pengumuman beasiswa dan aturan-aturan untuk mengikuti beasiswa PPA
& BBM
4. Klik menu tersebut, lalu tampil seluruh pengumuman, aturan dan link
untuk mendownload pengumuman dan formulir serta melakukan
pendaftaran
5. Download pengumuman dan formulir beasiswa
6. Lakukan registrasi dengan mengikuti petunjuk yang diberikan hingga
mendapatkan nomor urut pendaftaran
7. Peserta hanya dapat mendaftar sekali dan tidak dapat diulang lagi. Peserta
tidak diizinkan untuk mendaftarkan orang lain
8. Jika pendaftar tidak memenuhi syarat-syarat / aturan maka pendaftar tidak
dapat melakukan pendaftaran. Contoh: IPK kurang memenuhi syarat,
maka akan ada keterangan bahwa pendaftar tidak dapat mendaftarkan diri
karena nilai IPK tidak mencukupi.
9. Pada website ini, dalam 1 hari hanya menerima 20 pendaftar saja. Jika
sudah penuh, pendaftaran harus dilakukan pada keesokan harinya
10. Setelah selesai dan mendapatkan nomor urut pendaftaran, mahasiswa
tinggal melakukan logout
11. Jika mahasiswa/pendaftar beasiswa kurang mengerti aturan/langkah-
langkah pendaftaran, terdapat menu ”Bantuan” untuk membantu
mahasiswa melakukan pendaftaran
B. Admin
1. Lakukan login sebagai administrator, dengan memilih menu admin.
Masukkan username dan password (username: admin, password: admin)
2. Pada halaman ini terdapat fasilitas pencarian untuk mencari biodata
peserta beasiswa berdasarkan kategori yang ada, misalnya jenis beasiswa
PPA/BBM
3. Seluruh data pendaftar dapat diurutkan berdasarkan tanggal
pendaftaran,nama, nomor pendaftaran, NPM, jurusan, kategori beasiswa,
kelas.
4. Admin dapat mempercepat atau memperpanjang tanggal pendaftaran dan
tanggal penutupan beasiswa, dapat menambah atau mengurangi jumlah
pendaftar dalam 1 hari dan dapat menentukan siapa saja pendaftar yang
mendapatkan beasiswa.
5. Pada saat mahasiswa menyerahkan kelengkapan data di loket beasiswa,
admin/penjaga loket menginput nomor urut peserta tersebut pada fasilitas
“search”untuk mengecek nama, npm dan kelas yang pernah diisi sewaktu
registrasi.
6. Lalu akan tampil seluruh biodata pendaftar beserta tanggal awal dan
tanggal akhir untuk penyerahan berkas-berkas.
7. Jika penyerahan berkas-berkas melewati batas waktu 1 minggu / tanggal
akhir, maka pada kolom keterangan terdapat tulisan “TIDAK AKTIF”
dan pemohon beasiswa tidak diperbolehkan mendaftar.
8. Selanjutnya tinggal menghapus biodata mahasiswa/pemohon beasiswa
tersebut dari database.
9. Admin/penjaga loket juga dapat mengetahui apakah pendaftar beasiswa
merupakan perpanjang atau merupakan pendaftar baru. Sehingga admin
mengetahui berkas-berkas yang wajib diserahkan.
UML Sistem Pendaftaran Beasiswa PPA/BBM Secara Online
Kesimpulan
• Dengan website Sistem Pendaftaran Beasiswa PPA & BBM Secara Online
ini diharapkan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan
mahasiswa dapat melakukan pendaftaran dengan cepat dan mudah, jumlah
pendaftar dan waktu pengembalian berkas yang dibutuhkan dapat dibatasi
sehingga tidak akan ada antrian pada saat penyerahan berkas, panitia
beasiswa tidak akan direpotkan dengan banyaknya berkas persyaratan
sehingga pengaturan data pendaftar dapat dengan mudah dilakukan.
Saran
• Penulis menyadari bahwa pembuatan website Sistem Pendaftaran
Beasiswa PPA & BBM Secara Online ini masih jauh dari kesempurnaan,
seperti : tampilan website yang masih sederhana, pengaksesan website
masih berbasis PC (Personal Computer), jadi tidak dapat diakses melalui
Handphone (telepon genggam) dan penambahan aplikasi lainnya yang
mendukung yang perlu dilakukan peng-update-an. Oleh karena itu,
diharapkan partisipasi semua pihak untuk memberikan kritik dan saran
yang dapat membangun.
Contoh Output
Halaman Utama / Login
Halaman Informasi Beasiswa
Halaman Pendaftaran Beasiswa
Halaman Login Administrator
Halaman Pengaturan Pendaftar
Halaman Hasil Pencarian Data Pendaftar
Top Related