Pembuatan Sietem Pendaftaran Beasiswa (PPA/BBM) Secara Online

Latar Belakang Masalah

• Jumlah pendaftar tidak terkontrol dalam kurun waktu tertentu. Hal ini

menyebabkan pengantrian yang panjang pada saat pengembalian berkas-

berkas persyaratan.

• Tidak ada sistem yang mengatur jadwal pendaftaran dan pengembalian

berkas. Hal ini menyebabkan pendaftar mengulur-ngulur waktu hingga

batas akhir pendaftaran.

• Penyeleksian data berkas tertentu (contoh : Kartu Rencana Studi (KRS),

Daftar Nilai Semester (DNS) dan Daftar Nilai Utama (DNU)) secara

manual. Hal ini menyebabkan waktu yang diperlukan untuk melakukan

seleksi terlalu lama.

• Data yang telah masuk belum terorganisasi. Hal ini ditandai dengan

berkas-berkas yang diserahkan terlalu banyak.

Tujuan Tulisan

• Menyediakan informasi tentang beasiswa PPA & BBM, sehingga tiap

mahasiswa memiliki peluang yang sama untuk mendaftar.

• Memudahkan pendaftar(mahasiswa) untuk melakukan pendaftaran. Hal ini

berhubungan dengan bentuknya yang online, sehingga pendaftar dapat

melakukan pendaftaran kapanpun dan dimanapun.

• Membatasi jumlah pendaftar dalam kurun waktu 1 hari. Hal ini tidak akan

menimbulkan antrian yang panjang pada saat pengembalian berkas-berkas

pendaftaran.

• Mengatur pendaftar untuk menyerahkan berkas sebelum batas waktu yang

telah ditentukan, sehingga pendaftar tidak akan mengulur-ngulur

waktunya.

• Mengurangi jumlah penyerahan berkas-berkas tertentu seperti : KRS, DNS

dan DNU, karena adanya penyeleksian secara otomatis yang dilakukan

oleh sistem ini.

• Membantu panitia untuk melakukan penyeleksian dan pengaturan data

pendaftar.

Metode Penelitian

• Menganalisa masalah yang terdapat pada sistem lama.

• Mencari data-data yang diperlukan, seperti : persyaratan pendaftaran dan

informasi lainnya yang berhubungan dengan pendaftaran beasiswa ini.

• Menggambarkan cara kerja sistem pendaftaran beasiswa yang baru.

• Membuat pemodelan sistem dengan menggunakan UML (Unified

Modeling Language) dan Flowchart.

• Merancang tiap-tiap tampilan (interface) halaman sistem.

• Menggambarkan langkah-langkah pemakaian sistem.

• Melakukan penginstalan software-software yang digunakan untuk

membuat website yaitu : XAMPP yang di dalamnya terdapat Apache

(server lokal) dan Mysql (pengolah database) dan Macromedia

Dreamweaver 8 (alat untuk membantu perancangan tampilan halaman

sistem).

• Membuat sistem dengan menggunakan software-software yang ada.

• Mengimplementasikan sistem ke webhosting atau dengan kata lain meng-

online-kan sistem.

Sistematika Tulisan

• Pendahuluan, bab ini berisi latar belakang masalah yang mendasari

pembuatan tulisan ini disertai dengan ruang lingkup, tujuan, metode

penelitian serta sistematika tulisan .

• Tinjauan Pustaka, bab ini berisi tentang teori-teori yang mendukung atau

berhubungan dengan tulisan ini, seperti : Sistem, UML (Unified Modeling

Language), Flowchart, World Wide Web (WWW), Webserver, XAMPP,

HTML (Hyper Text Markup Language), PHP (Personal Home Page),

MYSQL dan Macromedia Dreamweaver 8.

• Perancangan Dan Implementasi, bab ini berisi tentang proses

perancangan website hingga proses pembuatannya.

• Penutup, bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari semua bahasan

dalam tulisan ini.

Defenisi Sistem

• Sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan

satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen

terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain

yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping

berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya

untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya .

Defenisi UML (Unified Modeling Language )

• UML (Unified Modeling Language) adalah metode pemodelan secara

visual sebagai sarana untuk merancang dan atau membuat software

berorientasi objek. Karena UML ini merupakan bahasa visual untuk

pemodelan bahasa berorientasi berorientasi objek, maka semua elemen dan

diagram berbasiskan pada paradigma object oriented.

Flowchart

• Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan

programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang

lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain

dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian

suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi

lebih lanjut.

Cara Kerja Sistem

• Mahasiswa mendownload formulir, melakukan register / pendaftaran

melalui website secara online untuk mendapatkan no.urut peserta. (dalam

1 hari hanya menerima pendaftaran untuk 20 orang)

• Mahasiswa menyerahkan kelengkapan data dan formulir dengan menulis

nomor urut peserta di sebelah kiri atas formulir selambat-lambatnya 1

minggu setelah pendaftaran. Jika lewat dari 1 minggu, diangggap

mengundurkan diri.

• Pada saat penyerahan kelengkapan data, penjaga loket memeriksa apakah

orang yang bersangkutan merupakan pendaftar baru atau perpanjang serta

diperbolehkan atau tidak untuk menyerahkan kelengkapan tersebut dengan

cara menginput nomor pendaftaran pada website.

Langkah-langkah Pemakaian Web

A. User

1. Peserta/mahasiswa mengetikkan alamat website

2. Setelah tampil webnya, lakukan login dengan menggunakan user dan

password. (karena website ini merupakan simulasi studentsite maka

username dan password harus sudah terdaftar)

3. Setelah login akan tampil sebuah menu “Beasiswa” yang berisi

pengumuman beasiswa dan aturan-aturan untuk mengikuti beasiswa PPA

& BBM

4. Klik menu tersebut, lalu tampil seluruh pengumuman, aturan dan link

untuk mendownload pengumuman dan formulir serta melakukan

pendaftaran

5. Download pengumuman dan formulir beasiswa

6. Lakukan registrasi dengan mengikuti petunjuk yang diberikan hingga

mendapatkan nomor urut pendaftaran

7. Peserta hanya dapat mendaftar sekali dan tidak dapat diulang lagi. Peserta

tidak diizinkan untuk mendaftarkan orang lain

8. Jika pendaftar tidak memenuhi syarat-syarat / aturan maka pendaftar tidak

dapat melakukan pendaftaran. Contoh: IPK kurang memenuhi syarat,

maka akan ada keterangan bahwa pendaftar tidak dapat mendaftarkan diri

karena nilai IPK tidak mencukupi.

9. Pada website ini, dalam 1 hari hanya menerima 20 pendaftar saja. Jika

sudah penuh, pendaftaran harus dilakukan pada keesokan harinya

10. Setelah selesai dan mendapatkan nomor urut pendaftaran, mahasiswa

tinggal melakukan logout

11. Jika mahasiswa/pendaftar beasiswa kurang mengerti aturan/langkah-

langkah pendaftaran, terdapat menu ”Bantuan” untuk membantu

mahasiswa melakukan pendaftaran

B. Admin

1. Lakukan login sebagai administrator, dengan memilih menu admin.

Masukkan username dan password (username: admin, password: admin)

2. Pada halaman ini terdapat fasilitas pencarian untuk mencari biodata

peserta beasiswa berdasarkan kategori yang ada, misalnya jenis beasiswa

PPA/BBM

3. Seluruh data pendaftar dapat diurutkan berdasarkan tanggal

pendaftaran,nama, nomor pendaftaran, NPM, jurusan, kategori beasiswa,

kelas.

4. Admin dapat mempercepat atau memperpanjang tanggal pendaftaran dan

tanggal penutupan beasiswa, dapat menambah atau mengurangi jumlah

pendaftar dalam 1 hari dan dapat menentukan siapa saja pendaftar yang

mendapatkan beasiswa.

5. Pada saat mahasiswa menyerahkan kelengkapan data di loket beasiswa,

admin/penjaga loket menginput nomor urut peserta tersebut pada fasilitas

“search”untuk mengecek nama, npm dan kelas yang pernah diisi sewaktu

registrasi.

6. Lalu akan tampil seluruh biodata pendaftar beserta tanggal awal dan

tanggal akhir untuk penyerahan berkas-berkas.

7. Jika penyerahan berkas-berkas melewati batas waktu 1 minggu / tanggal

akhir, maka pada kolom keterangan terdapat tulisan “TIDAK AKTIF”

dan pemohon beasiswa tidak diperbolehkan mendaftar.

8. Selanjutnya tinggal menghapus biodata mahasiswa/pemohon beasiswa

tersebut dari database.

9. Admin/penjaga loket juga dapat mengetahui apakah pendaftar beasiswa

merupakan perpanjang atau merupakan pendaftar baru. Sehingga admin

mengetahui berkas-berkas yang wajib diserahkan.

UML Sistem Pendaftaran Beasiswa PPA/BBM Secara Online

Kesimpulan

• Dengan website Sistem Pendaftaran Beasiswa PPA & BBM Secara Online

ini diharapkan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan

mahasiswa dapat melakukan pendaftaran dengan cepat dan mudah, jumlah

pendaftar dan waktu pengembalian berkas yang dibutuhkan dapat dibatasi

sehingga tidak akan ada antrian pada saat penyerahan berkas, panitia

beasiswa tidak akan direpotkan dengan banyaknya berkas persyaratan

sehingga pengaturan data pendaftar dapat dengan mudah dilakukan.

Saran

• Penulis menyadari bahwa pembuatan website Sistem Pendaftaran

Beasiswa PPA & BBM Secara Online ini masih jauh dari kesempurnaan,

seperti : tampilan website yang masih sederhana, pengaksesan website

masih berbasis PC (Personal Computer), jadi tidak dapat diakses melalui

Handphone (telepon genggam) dan penambahan aplikasi lainnya yang

mendukung yang perlu dilakukan peng-update-an. Oleh karena itu,

diharapkan partisipasi semua pihak untuk memberikan kritik dan saran

yang dapat membangun.

Contoh Output

Halaman Utama / Login

Halaman Informasi Beasiswa

Halaman Pendaftaran Beasiswa

Halaman Login Administrator

Halaman Pengaturan Pendaftar

Halaman Hasil Pencarian Data Pendaftar