1 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
MODUL
MATA PELAJARAN
MENGANALISIS PERSYARATAN PERSONIL KANTOR
KELAS X OTKP 2
Disusun Oleh:
DWI IKE PURNAMASARI, S.Pd
PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 MALANG
BISNIS MANAJEMEN, PARIWISATA, TEKNOLOGI, AGRIBISNIS
Jl. Sonokembang/ Janti Kotak Pos 108 Telp. 0341-325399 Malang 65148
Website : smkn1malang.sch.id E-mail : [email protected]
2 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah serta puji syukur kami panjatkan Kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan
hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan pembuatan Modul Bahan Ajar Mata Pelajaran
Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi kelas X-AP Program Administrasi Perkantoran di
SMK Negeri 01 Malang.
Buku Modul ini kami buat untuk memenuhi kebutuhan dalam pemenuhan materi
pembelajaran yang telah ditetapkan dalam menunjang pembelajaran siswa secara aktif dan mandiri
khususnya untuk siswa di SMK Negeri 01 Malang program Administrasi Perkantoran.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan
membantu dalam pembuatan modul ini. Besar harapan kami, modul ini dapat membantu siswa
dalam memahami materi pembelajaran Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi di SMK
Negeri 01 Malang.
Kami mengharap kritik dan saran untuk masukan dan perbaikan modul ini di masa yang
akan datang.
Malang, 06 November 2019
Penyusun
3 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
PLAGIARISM CHECKER
Plagiarism Checker X Originality Report Similarity Found: 27%
Date: Sunday, December 01, 2019
Statistics: 1520 words Plagiarized / 5639 Total words
Remarks: Medium Plagiarism Detected - Your Document needs Selective Improvement.
MODUL MATA PELAJARAN MENGANALISIS PERSYARATAN PERSONIL KANTOR KELAS X
OTKP 2 / Disusun Oleh: DWI IKE PURNAMASARI, S.Pd PEMERINTAH PROPINSI JAWA
TIMUR DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 MALANG
BISNIS MANAJEMEN, PARIWISATA, TEKNOLOGI, AGRIBISNIS Jl. Sonokembang/ Janti
Kotak Pos 108 Telp. 0341-325399 Malang 65148 Website : smkn1malang.sch.id E-mail :
[email protected] KATA PENGANTAR Alhamdulillah serta puji syukur kami
panjatkan Kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan
pembuatan Modul Bahan Ajar Mata Pelajaran Menganalisis Persyaratan Personil
Administrasi kelas X-AP Program Administrasi Perkantoran di SMK Negeri 01 Malang.
Buku Modul ini kami buat untuk memenuhi kebutuhan dalam pemenuhan materi
pembelajaran yang telah ditetapkan dalam menunjang pembelajaran siswa secara aktif
dan mandiri khususnya untuk siswa di SMK Negeri 01 Malang program Administrasi
Perkantoran. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
mendukung dan membantu dalam pembuatan modul ini.
Besar harapan kami, modul ini dapat membantu siswa dalam memahami materi
pembelajaran Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi di SMK Negeri 01 Malang.
Kami mengharap kritik dan saran untuk masukan dan perbaikan modul ini di masa yang
akan datang. Malang, 06 November 2019 Penyusun DAFTAR ISI COVER KATA
PENGANTAR .............................................................. 2
DAFTAR ISI ............................................................................... 3 PENDAHULUAN
4 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
................................................................................................4 A. Tujuan Pembelajaran
......................................................................................4 B. Gambaran Umum
...........................................................................................4 C. Durasi Waktu
5 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
.................................................................................................4 D. Strategi Pembelajaran
....................................................................................5
E. Presentasi Penilaian ......................................................................... ISI
.......................................................................................................................6 A. Pengantar
.......................................................................................................6 B. Tujuan Pembelajaran
.................................................................................... .6 C. Ringkasan Materi
...........................................................................................6-28 D. Rangkuman Materi
.......................................................................................
28-29 E. Penugasan ............................................................................ .. 29-30 F. Evaluasi
.......................................................................................................... 30-33 G. Daftar Rujukan
...............................................................................................34 PENDAHULUAN TUJUAN
PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi pada modul Menganalisis Persyaratan
Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa dapat lebih memahami dan dapat
menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan macam-macam personil
kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor, serta siswa dapat
menjelaskan syarat-syarat personil kantor yang telah di sampaikan.
GAMBARAN UMUM Buku Modul bahan ajar mandiri ini berisi materi mengenai
bagaimana cara Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi seperti pengertian ,
macam-macam, tugas dan tanggung jawab serta syarat menjadi personil kantor yang
baik. DURASI WAKTU Durasi waktu sesuai dengan kompetensi yang dipelajari pada
kelas X semester ganjil.
Kompetensi Pengetahuan _Kompetensi Keterampilan _Durasi Waktu ___ 3.3.1
Menganalisis pengertian personil kantor _3.3.1 Menjelaskan pengertian personil kantor
_2 Minggu _ _3.3.2 Menganalisis macam-macam personil kantor _3.3.2 Menjelaskan
macam-macam personil kantor _2 Minggu _ _3.3.3 Menganalisis tugas dan tanggung
jawab personil kantor _3.3.3 Menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor _3
Minggu __ 3.3.4
Menganalisis Syarat-syarat personil kantor _3.3.4 Menjelaskan Syarat-syarat personil
kantor _2 Minggu _ _ STRATEGI PEMBELAJARAN Pendekatan : Saintifik Model : Problem
based solving Metode : Membentuk diskusi kelompok, penugasan, presentasi, tanya
jawab serta evaluasi.
PROSENTASE PENILAIAN NO _KOMPONEN _PRESENTASI _ _1 _Penugasan _50% ___ 2
_Kegiatan diskusi _20% _ _3 _Evaluasi _30% _ _ ISI MODUL PENGANTAR Buku Modul ini
menyampaikan materi tentang pengertian personil administrasi, macam-macam
6 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
personil kantor, tugas dan tanggung jawab personil kantor, serta syarat-syarat personil
kantor yang baik.
TUJUAN PEMBELAJARAN KOMPETENSI DASAR 4 Sesudah mempelajari materi pada
modul Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa lebih
memahami dan dapat menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan
macam-macam personil kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor,
serta siswa dapat menjelaskan syarat-syarat personil administrasi.
RINGKASAN MATERI Pengertian personil kantor Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa
Indonesia), personil kantor dapat diartikan sebagai pegawai; anak buah; awak.Ada yang
mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta,
karyawan tetap ataupun karyawan honorer di sebuah perusahaan atau instansi
pemerintahan. Pengertian dari pegawai negeri yaitu, pegawai yang bekerja pada instansi
pemerintah dan digaji oleh pemerintah.
Pegawai swasta yaitu, pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi
pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut dimana tempat dia bekerja.
Sedangkan Pegawai tetap yaitu, pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status
pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun
swasta tempat dia bekerja.
Pengertian Pekerja honorer adalah mereka yang bekerja secara tidak tetap yang upah
mereka dibayar secara bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja pekerja itu.
Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian personil kantor merupakan orang-orang
atau karyawan atau pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan
dalam suatu organisasi atau kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu
tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan selama ia
bekerja di tempat tersebut.
Macam-macam personil kantor Macam-macam personil kantor antara lain: Seorang
Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang
menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh
kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Pimpinan perusahaan atau Manajer adalah
orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf,
mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan atau
instansi.
Seorang Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan
7 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor yang ada. Seorang Worker atau
pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor yang ada.
Tugas dan tanggung jawab personil kantor Biasanya besar kecilnya tugas dan tanggung
jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Secara
umum tugas dan tanggung jawab personil kantor antara lain: Manager atau Kepala
kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab
terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan di sebuah kantor atau instansi.
Seorang Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan
bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan
masuk setiap harinya. Staff Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap
pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk dalam perusahaan atau
suatu instansi. Seorang sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal
kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat
keluar yang di tujukan pada perusahaan klien.
Seorang Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau
orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, maka seorang
penerima tamu haruslah bersikap sopan, ramah dan tamah kepada tamu kantor.
Syarat-syarat personil kantor Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan
tingkat pendidikan formal, misalnya minimal SMA atau maksimal lulusan dari
Perguruan Tinggi.
Persyaratan keterampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran
modern, dikatakan bahwa seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila
karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas
pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan, enam pola kegiatan itu antara lain:
Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, dan Menyimpan,
Persyaratan kepribadian Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat yang dimiliki
oleh seseorang.
Berikut ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain: Cara berbicara dan cara
berjalan, Sikap badan pada saat duduk, Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi
disesuaikan dengan waktu dan acara yang tepat, Sifat bersih dan rapi, Sifat yang
berkaitan dengan menjaga kesehatan diri, Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari
keterampilan dalam bekerja, dan Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
Syarat-syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor antara lain: Loyalitas
(kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa
8 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
memiliki dan saling menjaga, Tekun dan rajin, Kesabaran, Kerapian, serta Dapat
menyimpan rahasia Perangkat Kerja Personil Kantor Pada umumnya perangkat kerja
yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas
tulis, komputer, mesin ketik, pesawat telepon, dan lain-lain. Perangkat kerja yang
dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer.
Berikut ini beberapa kemudahan penggunaan computer yakni: Dengan adanya
microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat yang ingin
dikirim ke klien Aplikasi spreedsheet yang ada pada microsoft excel dapat memudahkan
pengerjaan laporan keuangan seorang akuntan Aplikasi data base, digunakan
menyimpan data-data yang ada pada kantor agar tidak hilang Alat scanner, digunakan
untuk scan data dari kertas ke digital Lokal area networking Email, digunakan untuk
mengirim data dan lain sebagainya Tahapan-tahapan pengadaan personil kantor
Tahapan pengadaan personil kantor antara lain: Analisis Jabatan Menurut KBBI (Kamus
Besar Bahasa Indonesia), adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,
perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya atau sebab musabab dari
sesuatu.
Selain itu Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal
yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job
specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Nah, analisis jabatan berguna
untuk: Perekrutan dan seleksi karyawan kantor, Kompensasi gaji karyawan kantor,
Evaluasi jabatan, Penilaian prestasi kerja karyawan, Pelatihan (training), Promosi dan
pemindahan karyawan, Organisasi, Memperkaya pekerjaan, Penyederhanaan pekerjaan,
dan Penempatan karyawan Rekrutmen Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia),
rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja.
Jadi Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja
agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau
instansi, baik instansi swasta maupun pemerintahan. Kegiatan Rekrutmen harus
berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan
tersebut. Selain itu spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui
kualifikasi apa saja yang dibutuhkan oleh pelamar.
Penentuan sumber-sumber rekrutmen yakni: Sumber internal adalah tenaga kerja atau
karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan
tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke
suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru yang sekiranya di
butuhkan oleh kantor atau instansi.
9 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Kelebihan sumber internal antara lain: a) Dapat Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan
karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi jabatan. b) Loyalitas karyawan
menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan tempat ia kerja. c) Biaya rekrutmen dapat
ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan yang lebih. d) Waktu perekrutan relatif
singkat dan berjalan dengan lancar.
Kekurangan sumber internal antara lain: a) Kurang membukanya kesempatan untuk
angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan atau instansi. b) Kurang adanya
wibawa bagi karyawan yang dimutasikan ke bagian lain. Sumber eksternal merupakan
tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan
atau suatu instansi.
Contoh sumber eksternal antara lain: a) Pelamar datang sendiri ke tempat kerja, b)
Kantor dinas tenaga kerja c) Lembaga-lembaga pendidikan formal maupun nonformal
d) Pemuatan iklan/advertising e) Referensi seseorang/rekanan karyawan kantor f)
Mengambil dari perusahaan lain g) Nepotisme Kelebihan sumber eksternal antara lain:
a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik serta berkualitas. b) Kemungkinan
akan membawa sistem kerja baru pada perusahaan.
Kekurangan sumber eksternal antara lain: a) Kurang adanya kesempatan bagi karyawan
untuk promosi jabatan. b) Biaya rekrutmen karyawan relatif besar karena ada biaya iklan
dan biaya tahapan seleksi yang dilaksanakan. c) Waktu rekrutmen relative lama d)
Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui oleh perekrut karyawan baru
Metode-metode dalam perekrutan karyawan antara lain: 1) Metode tertutup Adalah
pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang
tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit
memperoleh karyawan yang baik dan berkualitas.
2) Metode terbuka Adalah pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di
media massa atau online. Biasanya Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak
lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi
lebih besar dan relative cepat. Kendala-kendala dalam proses rekrutmen karyawan
antara lain: 1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji dan lain sebagainya. 2)
Persyaratan jabatan.
Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat pencari kerja. 3)
Soliditas perusahaan. Biasanya besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya pada
perusahaan. 4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Biasanya Sistem terbuka dan tertutup
mempengaruhi minat pelamar kerja pada perusahaan. 5) Kondisi pasar tenaga kerja.
Berdasarkan Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja yang ada. 6) Kondisi
10 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
lingkungan eksternal. Biasanya Kondisi perekonomian dan pesaing di luar perusahaan.
Seleksi Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), tahap seleksi adalah pemilihan
(untuk mendapatkan pekerja yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian
personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan suatu pekerjaan tertentu.
Langkah-langkah dalam tahap seleksi personil kantor antara lain: Seleksi administrative,
berhubungan dengan surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup dan lain sebagainya
Penarikan tenaga kerja Klasifikasi jabatan atau pengelompokkan jabatan yang di
butuhkan dalam perusahan Tes dan wawancarayang dilakukan oleh perusahaan
terhadap pelamar kerja Penempatan personil kantor di bagian tertentu Di dalam
melakukan tahapan seleksi harus memperhatikan hal-hal.
Hal-hal tersebut antara lain adalah: Seleksi harus efisien dan efektif agar berjalan
dengan lancer dan mendapatkan karyawan yang terbaik Kegiatan seleksi Harus
memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku sesuai dengan SOP
Seorang Petugas seleksi harus cerdas dan jujur dalam melakukan kegiatan seleksi
Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan
secara dinamis dalam kegiatan ini Kemudian Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui
tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan sangatlah
perlu Macam-macam Tes antara lain terdiri dari di bawah ini: Tes individuàtes artinya
kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik oleh
individu-individu Tes kelompokàtes artinya kemampuan yang dilakukan secara bersama,
biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis dalam suatu waktu yang telah di tentukan
Tes intelegensiàtes digunakan untuk mengetahui tingkat kecerdasan seseorang Tes
minatàtes digunakan untuk mengetahui minat pelamar kerja Tes kepribadian digunakan
untuk mengetahui kepribadian pelamar kerja Tes bakat digunakan untuk mengukur
bakat pelamar kerja Tes kesehatan merupakan tes untuk mengetahui kesehatan pelamar
kerja Berikut Tujuan dari wawancara adalah: Memastikan bahwa pelamar kerja
benar-benar berminat untuk bekerja dalam suatu perusahaan atau sebuah instansi
Memastikan kebenaran data tertulis pelamar kerja agar suatu saat tidak terjadi
kekeliruan Memastikan bahwa seorang pelamar kerja yang dipilih adalah orang yang
tepat dan benar Memberikan informasi kepada pelamar kerja tentang perusahaan yang
telah ia lamar Adanya ajang promosi bagi perusahaan untuk meningkatkan suatu kinerja
karyawan Pada Umumnya ada dua jenis wawancara antara lain: Wawancara subjektif
Biasanya dalam wawancara ini masih terjadi unsur subjektivitas dalam pemilihan
karyawan.
Dan bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung
melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara
tidak berjalan secara objektif, maka dengan adanya wawancara seperti ini di anggap
11 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
tidaklah efektif dan efisien. Wawancara objektif Supaya wawancara berlangsung secara
objektif, haruslah memperhatikan hal-hal seperti di bawah ini: Pewawancara haruslah
bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku
bangsa dan agama pelamar kerja Pewawancara merupakan seorang ahli dan
mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang
perusahaan tempat dia bekerja Pewawancara seharusnya lebih menyimak dengan baik
setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh pada karyawan yang sedang
di wawancara Pewawancara seharusnya mencatat semua hasil wawancara secara singkat,
jelas dan sistematis agar tidak lupa atau salah panggil terhadap pelamar kerja yang
telah melaksanakan seleksi administrative dan wawancara.
Tempat wawancara lebih baik di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana
bersahabat serta enjoy, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan
pendapatnya baik itu mengenai pribadi atau tentang perusahaan Penempatan personil
kantor, berikut penjelasan mengenai penempatan personil kantor: Nah apabila proses
seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu dalam
perusahaan.
Dan Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi
karyawan lama yang mengalami mutasi atau pemindahan jabatan. Tujuan seleksi,
berikut tujuan dari tahap seleksi antara lain: Untuk memperoleh karyawan yang memiliki
sikap: 1) Qualified dan professional dalam bekerja 2) Jujur dan disiplin dalam
melaksanakan kerja 3) Inovatif dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan 4) Cakap
dengan penempatan yang tepat 5) Kreatif dan dinamis dalam bekerja 6) Berdedikasi
tinggi dalam melaksanakan pekerjaan 7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan
yang berlaku 8) Dapat bekerja sama dengan rekan kerja 9) Dapat bekerja mandiri
dengan baik 10) Mudah berkembang agar jika ada mutasi jabatan ia mampu
mengikutinya 11) Mempunyai budaya dan perilaku malu Cara-cara seleksi, antara lain:
Non-ilmiah Merupakan seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada
standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau suatu jabatan,
tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman kerja
seseorang.
Unsur-unsur yang diseleksi antara lain: a) Surat lamaran bermaterai atau tidak
bermaterai b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus tertentu c)
Surat keterangan pengalaman pekerjaan sebelumnya d) Surat referensi dari seseorang
atau instansi sebagai bahan pertimbangan di terimanya dia bekerja di suatu perusahaan
e) Wawancara tatap muka atau langsung. f) Penampilan secara fisik si pelamar kerja
(appearance).
12 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
g) Garis keturunan si pelamar kerja h) Bentuk tulisan si pelamar kerja 2. Ilmiah
Merupakan seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan
dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu dengan
pelamar kerja.
Berikut Unsur-unsur seleksi ilmiah, antara lain: a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata
karyawan baru pada perusahaan b) Berorientasi kepada prestasi kerja karyawan c)
Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis yang baik d) Berdasarkan
pada job analysis dan ilmu sosial lainnya. e) Berpedoman pada undang-undang
perburuhan yang berlaku di Negara kita Kualifikasi seleksi Biasanya Kualifikasi dasar
seleksi antara lain: 1) Usia 2) Keahlian yang dimiliki 3) Pendidikan terakhir 4) Kesehatan
fisik sang pelamar 5) Jenis kelamin pelamar kerja 6) Bakat yang di miliki oleh pelamar
kerja 7) Tampang atau raut wajah 8) Karakter pelamar kerja 9) Pengalaman kerja yang di
miliki pelamar kerja 10) Kejujuran yang tinggi 11) Kerja sama dengan tim yang baik 12)
Kedisiplinan yang tingi 13) Inisiatif dan kreatif dalam melaksanakan kerjanya Tingkatan
seleksi Berikut Tingkatan seleksi Antara lain: 1) Seleksi tingkat pertama: biasanya
mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar
dinyatakan diterima dalam perusahaan 2) Seleksi tingkat kedua: biasanya dilakukan
pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6
bulan atau 1 tahun saat memulai kerja 3) Seleksi tingkat ketiga: biasanya dengan
mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan
tetap dalam perusahaan.
Pada umumnya langkah-langkah pengadaan personil kantor antara lain: 1) Menetapkan
perencanaan kepegawaian yang baik sesuai SOP 2) Menentukan penarikan karyawan
dari sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern dengan efektif 3) Membuat
iklan lowongan kerja yang menarik 4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja
yang indin bekerja dalam perusahaan 5) Mengadakan seleksi atau penyaringan
administrative bagi pelamar kerja 6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja
yang masuk dalam perusahaan 7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti
soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan) dengan sistematis 8)
Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti
tes atau ujian di perusahaan tempat ia melamar kerja 9) Mengadakan seleksi karyawan,
berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani dengan baik
10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus ujian
11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan atau
training 12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status masa
percobaan atau training 13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan di
perusahaan tempatnya melamar kerja 14) Melakukan penilaian selama calon karyawan
mengikuti masa orientasi dalam perusahaan 15) Menentukan lulus tidaknya masa
13 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
orientasi atau training 16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus
karyawan tetap dalam perusahaan 17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan
tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap dalam
perusahaan 18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para
karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja dalam perusahaan.
Pelatihan dan pengembangan personil kantor Berikut pengertian pelatihan dan
pengembangan yakni, Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian
pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih seseorang. Merupakan suatu kegiatan
dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor
untuk melaksanakan pekerjaan tertentu yang ada dalam perusahaan.
Merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi pemerintah atau
swasta yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan
mental personil kantor yang baik. Sedangkan Menurut intruksi presiden no. 15 tahun
1974 pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk
memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku
dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada
teori-teori.
Dan dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan
kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk
melaksanakan pekerjaan di suatu perusahaan atau instansi. Sedangkan Menurut Wexley
dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personalia, pengembangan
adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas
hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan tingkat atas.
Manfaat pelatihan antara lain: Biasanya untuk meningkatkan kualitas pengetahuan,
bakat, dan keterampilan para personil kantor baik yang lama maupun yang baru dalam
bekerja. Manfaat pelatihan lainnya adalah: Dapat meningkatkan kinerja personil atau
karyawan kantor dalam melaksanakan tugasnya Karyawan dapat berkembang dengan
lebih cepat dan relative baik. Memperbaiki cara kinerja karyawan, sehingga dapat
menyesuaikan dengan perkembangan perusahaan dimana tempat ia bekerja.
Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efektif serta
efisien. Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri di dalam
perusahaan. Karyawan Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan
meningkatkan produktivitas kinerjanya. Berikut Jenis dan tujuan pelatihan antara lain:
Supervisory training Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk membantu perusahaan
untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai
14 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
instruktur untuk melatih karyawan baru.
Administrative training Merupakan pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan
tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan
pekerjaan kantor yang ada. Office method training Merupakan pelatihan yang bertujuan
untuk melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin,
khususnya bidang kesekretariatan dalam perusahaan.
Refreshing training Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan
tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan yang telah bekerja sebelumnya di
perusahaan. Berikut Tujuan dari pelatihan antara lain: 1) Dapat Meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan karyawan kantor 2) Dapat mengembangkan keahlian
karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif dalam kerja. 3) Dapat mengubah
dan membentuk sikap karyawan kantor.
4) Dapat mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan dalam
kantor. 5) Dapat memudahkan pengawasan terhadap karyawa yang sedang bekerja
Berikut Prinsip-prinsip pelatihan antara lain: Prinsip perbedaan individu (jadi bsetiap
individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman kerja.
Prinsip pengembangan karyawan dalam bekerja Komponen pelatihan dan
pengembangan karyawan Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus
disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai dalam perusahaan. Materi
pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
kerja Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya
Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat tertentu
Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan yang telah di tetapkan
Berikut penyebab pemberhentian personil kantor antara lain: Pemutusan hubungan
kerja atau PHK Pemberhentian atas kehendak perusahaan (biasanya perusahaan
mengalami pailit atau lain sebaginya) Dalam rangka melaksanakan perampingan atau
pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)
sehingga harus mengurangi jumlah karyawan perusahaan Karena permintaan sendiri
atau inisiatif sendiri dari karyawan Karena sudah mencapai usia pension kerja Karena
sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam bekerja Tidak cakap jasmani
dan rohani Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan yang baik Meninggal
dunia Terkena wajib militer atau tersangkut masalah dengan hukum Tersangkut partai
terlarang Mutasi Personil Kantor Pengertian dari mutasi yakni: Menurut KBBI (Kamus
Besar Bahasa Indonesia), pengertian mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu
jabatan ke jabatan lain yang ada dalam perusahaan atau organisasi.
15 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Kegiatan Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun
vertikal (promosi dan demosi) Kegiatan Mutasi dilakukan karena : Atas keinginan
perusahaan Alasannya: 1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin
kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan
tersebut dimutasi bukan karena hukuman tapi kaena prestasinya. 2) Perusahaan ingin
meyakinkan bahwa karyawan tidak diberhentikan dari tempat ia bekerja.
3) Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja, agar karyawan tidak bosan dalam
melaksanakan tugasnya. 4) Atas keinginan sendiri dari karyawan. Berikut Alasan mutasi
antara lain : 1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan kondisi
fisik yang dimiikinya. 2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama
lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya di tempat ia bekerja.
Berikut Cara mutasi antara lain: Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa) Merupakan
pemindahan karyawan dari satu posisi atau jabatan atau tempat atau pekerjaan ke posisi
atau jabatan atau tempat atau pekerjaan yang lain yang setara tanpa di ikuti dengan
kenaikan atau penurunan jabatan dalam perusahaan. Manfaat rotasi atau mutasi biasa:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu
mengambil tenaga kerja dari luar perusahaan.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan
bidang tugas dan kemampuan yang dimilikinya. 3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan
bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja karyawan. 4)
Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya
dalam bekerja.
Vertikal (promosi dan demosi) 1) Promosi a) Pengertian promosi Merupakan
pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai
dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar dalam perusahaan. Promosi
dapat juga diartikan sebaga berikut: Promosi merupakan perubahan dalam kekuasaan,
derajat, dan pangkat kerja seseorang.
Promosi merupakan perubahan jabatan lama ke jabatan baru yang lebih tinggi
tanggung jawab dan kekuasaannya dari pekerjaan sebelumnya. Promosi merupakan
kenaikan pangkat atau jabatan atau yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung
jawab yang lebih besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya yang ia
kerjakan.
Promosi merupakan kemajuan seorang karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga
diberi tugas dan tanggung jawab yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar
16 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
juga. Berikut Manfaat dari promosi antara lain: Untuk meningkatkan semangat dan
gairah kerja karyawan kantor Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan
dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang efisien dan efektif. Untuk membina jenjang
karir karyawan kantor. Untuk mengembangkan kemampuan karyawan kantor.
Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia
dari dalam atau internal perusahaan atau organisasi tempat ia bekerja. Sebagai jaminan
bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju dan
berkembang untuk mengembangkan kinerjanya. Berikut Syarat-syarat dari promosi
antara lain: Adanya formasi atau lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang
mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia di tempat kerja sebelumnya.
Biasanya Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan
dalam analisis jabatan tertentu.
Seorang Karyawan tersebut telah lulus seleksi yang di ikutinya. Karyawan mempunyai
kemampuan atau kecakapan untuk mengisi posisi atau suatu jabatan tersebut yang
sekiranya masih kosong. Promosi harus dilakukan berdasarkan metode penilaian
objektif tan tidak subjektif.
Kebijakan pelaksanaan program promosi haruslah terbuka dan disampaikan kepada
seluruh karyawan yang ingin menaikkan jabatannya. Berikut Evaluasi promosi karyawan
Kegiatan Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan
kemudian akan dijawab oleh karyawan yang mengikuti promosi.
Berikut Hal-hal yang perlu di evaluasi antara lain: Apakah promosi juga diikuti kenaikan
pangkat atau jabatan kerja? Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian yang ada
lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua bagian di perusahaan?
Bagian atau bidang apa saja yang akan menjadi persaingan dalam kegiatan promosi
jabatan? Apakah promosi di peruntukkan bagi karyawan di bagian tertentu saja, atau
kah juga di bagian-bagian lain dalam suatu perusahaan atau organisasi tempat ia
bekerja? Apakah seorang karyawan di luar perusahaan di perkenankan ikut juga untuk
bersaing dalam promosi jabatan kerja tersebut? Bagaimanakah sistem penilaian
untuk menentukan kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan promosi
jabatan? Pengertian Senioritas dalam promosi yakni Senioritas dalam promosi
merupakan kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja
karyawan kantor.
Maksudnya adalah dalam pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya karyawan
bekerja lebih diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas
utama dalam memperoleh promosi jabatan tersebut. Jadi Sistem senioritas ini pada
dasarnya bertujuan agar supaya karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu
17 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
perusahaan tersebut yang mana ia bekerja.
Cara Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan jabatannya: Biasanya Sebelum
promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan
melakukan pengaderan karyawan, karena melalui pengaderan dapat di ketahui bahwa:
Seseorang Karyawan diberi kesempatan untuk mempersiapkan diri dalam hal
kemampuan, kecakapan maupun mental dengan sebaik-baiknya untuk mengikti
kegiatan tersebut.
Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut
menduduki jabatan yang baru dalam perusahaan. Dapat menciptakan loyalitas yang
tinggi, disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan. Agar kinerja
karyawan tersebut dapat berkembang dengan baik.
Diharapkan karyawan yang dipromosikan dapat meraih keberhasilan dalam
melaksanakan tugasnya untuk di masa yang akan dating dan membawa nama
perusahaan menjadi lebih baik dan di kenal oleh masyarakat luas di sekitar dan di luar
kantor. Berikut Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi antara lain: Kegiatan
promosi dapat Berpengaruh positif, apabila dilaksanakan secara objektif melalui
persaingan yang sehat dan tidak melalui penilaian yang subjektif.
Dapat Berpengaruh negatif, jika dilakukan secara tidak objektif, sehingga
mengakibatkan hal-hal sebagai berikut ini: – Terjadinya Pertentangan antarsesama
karyawan kantor – Terjadinya pertentangan antara atasan dan bawahan dalam kantor –
Adanya Sikap saling curiga antar karyawan dan antara atasan dan bawahan sehingga
suasana kerja tidak harmonis lagi seperti sedia kala.
– Mengakibatkan rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas karyawan dalam
bekerja di perusahaan atau suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun
swasta. -Adanya karyawan yang memiliki sifat ambisius dalam mengejar jabatan,
sehingga karyawan tersebut menghalalkan segala cara untuk mendapatkan jabatan
tersebut, tanpa mempertimbangkan resiko yang akan ia hadapi.
2) Demosi Merupakan pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang
lebih rendah dalam suatu organisasi atau instansi, sehingga wewenang, tanggung
jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena
karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan dengan efisien dan efektif. Sehingga
Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain sebagai berikut : Karyawan dapat
melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman
yang setimpal dengan perbuatannya itu. Adanya karyawan yang Membangkang,
18 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
contohnya: menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama dan lain sebagainya.
Dan biasanya Terjadi karena jabatan baru tidak cocok (misalnya: secara fisik tidak
sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai dengan pekerjaan).
Perusahaan tengah mengalami krisis moneter atau krisis keuangan sehingga
perusahaan melakukan re-organisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan,
beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah agar tidak tambah memperburuk
kondisi perusahaan saat ini.
Adanya Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran) melebihi
demand (permintaan), sehingga tidak seimbangnya antara penawaran dan permintaan
yang ada dalam pasar. Seorang Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan
pekerjaannya dengan baik. RANGKUMAN ISI MATERI Pengertian Personil Kantor
Personil administrasi atau personil kantor merupakan orang-orang atau karyawan atau
pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi
atau kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah
di tetapkan, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan sesuai kinerja
mereka.
Macam-macam personil kantor antara lain: Administrator atau petugas kantor Manager
atau direktur atau pimpinan Staff atau karyawan Worker atau pekerja Tugas dan
tanggung jawab personil kantor antara lain: Kepala kantor atau pimpinan kantor atau
direktur kantor bertugas mengatur keseluruhan kegitan yang berlangsung dlam
perusahaan atau kantor atau instansi. Administrasi bertugas membantu kerja dari
manajer atau pimpinan. Bagian keuangan atau kasir bertugas mengatur keuangan
perusahaan.
Sekretaris bertugas membuat surat. Penerima tamu bertugas menerima tamu yag dating
ke perusahaan. Syarat-syarat personil kantor Persyaratan pengetahuan (dilihat dari
tingkat pendidikan) Persyaratan keterampilan (yang dimiliki oleh seorang karyawan)
Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, serta Menyimpan.
Persyaratan kepribadian (dilihat dari pribadi seorang karyawan tersebut) Berikut ciri-ciri
yang menyangkut kepribadian anatara lain: Cara berbicara dan cara berjalan yang baik
Sikap badan pada saat duduk yang baik Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi
disesuaikan dengan waktu dan acaranya (jadi tidak seenaknya memakai baju yang tidak
sesuai dengan kantor) Sifat bersih dan rapi.
Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri (biasanya jasmani) Sifat yang
berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja (mampukah on time
19 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
dalam menyelesaikan tugas yang di berikan oleh pimpinan) Sifat agamis yang berkaitan
dengan segi kerohanian setiap individu karyawan. Berikut syarat kepribadian yang
diperlukan seorang personil kantor antara lain: Loyalitas (kesetiaan terhadap
perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling
menjaga antar sesama karyawan. Tekun dan rajin dalam bekerja. Memiliki Kesabaran
yang tinggi. Memiliki sikap rapi dalam segala hal.
Dapat menyimpan rahasia perusahaan. PENUGASAN Penugasan modul ini
meliputi Praktik berdiskusi dan presentasi materi Menganalisis Persyaratan Personil
Administrasi Kantor yang telah di pelajari dalam materi ini. Petunjuk Pengerjaan
antara lain sebagai berikut : Kerjakan tugas berikut secara berkelompok. Setiap
kelompok beranggotakan 5-6 siswa atau anggota.
Bacalah soal dibawah dengan seksama dan teliti. Bacalah literature atau modul untuk
memperkuat pemahaman kalian tentang materi menganalisis persyaratan personil
administrasi kantor. Selesaikan masalah yang diberikan dengan menggunakan strategi
yang telah di diskusikan bersama sesuai dengan petunjuk di atas.
Kerjakan hasil kerja kelompok pada lembar yang telah disediakan oleh guru. Kumpulkan
hasil pekerjaan pada guru dengan rapi. Siswa perkelompok dipilih secara acak untuk
mempresentasikan di depan kelas. EVALUASI Di dalam evaluasi ini kalian akan
mendapatkan 10 soal pilihan ganda (multiple choice).
Berikut beberapa ketentuan yang harus diperhatikan yakni: ? Waktu pengerjaan evaluasi
adalah 60 menit. ? Total Nilai yang disediakan untuk latihan atau ulangan ini adalah 100.
? Pilihlah satu jawaban yang benar untuk soal pilihan ganda. ? Evaluasi dituliskan
jawabannya pada kertas 1 lembar. ? Setelah selesai, hasil jawaban kalian dikumpulkan
kepada tutor atau pengawas.
? Jangan lupa memberi nama kalian pada kertas jawaban kalian. Dan jika kalian telah
membaca dan siap. Silakan menyelesaikan soal evaluasi yang telah disediakan tutor.
Selamat Mengerjakan!!! Semoga Berhasil!!! JAWABLAH PERTANYAAN DIBAWAH INI
SESUAI DENGAN JAWABAN YANG TEPAT. Orang-orang atau karyawan atau pegawai
yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau
kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan
mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari kinerjanya.
Merupakan perngertian dari… Personil kantor Pegawai negeri Pegawai swasta Personil
administrasi Personil Berikut macam-macam personil kantor, kecuali… Administrator
Manager Staff Worker Satpam Para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan
20 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor.
Merupakan pengertian dari… Worker Staff Manager Professor Administrator Setiap
personil kantor pasti memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Lantas apa
tugas dari kepala kantor atau pimpinan kantor atau direktur kantor… Mengelola urusan
rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat
atau surat keluar dan masuk. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan,
mengatur arus kas keluar dan kas masuk.
Bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara
keseluruhan. Bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan,
juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar. Bertanggung jawab
atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan
terhadap kantor.
Ada berapakan syarat-syarat menjadi bagian dari personil kantor… 3 4 5 2 6 Menurut
The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor
dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu
dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan,
kecuali… Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Menulis Syarat kepribadian
yang diperlukan seorang personil kantor: Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan)
sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga Tekun
dan rajin Kesabaran Kerapian Dapat menyimpan rahasia Nomor berapa sajakah yang
menunjukkan syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor… 1 dan 2
1, 2 dan 3 3 dan 4 Benar semua 3, 4 dan 5 Analisis jabatan berguna untuk, Kecuali…
Perekrutan dan seleksi karyawan Kompensasi gaji karyawan Evaluasi jabatan Penilaian
prestasi kerja karyawan Penentuan gaji tertinggi Mereka yang bekerja secara tidak tetap
yang upah mereka dibayar secara bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja
pekerja tersebut.
Merupakan pengertian dari… Pekerja honorer Pegawai tetap Pegawai negeri Pegawai
swasta Staff Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain, Kecuali… Cara berbicara
dan cara berjalan Sikap badan pada saat duduk Sikap luwes dan cara berbusana yang
serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya Sifat bersih dan rapi Membuat dan
mengirim surat DAFTAR RUJUKAN http://alinaliana11.blogspot.co.id/
https://lp2m.asia.ac.id/wp-content/uploads/2013/08/Tommy-Septian-Purnomo_E-recrui
tment-suatu-inovasi-dalam-perekrutan.pdf
INTERNET SOURCES:
21 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
<1% -
https://budistemdabo.blogspot.com/2014/09/ketentuan-lomba-kompetensi-siswa-lks.ht
ml
<1% - https://uchauchiha.blogspot.com/2014/03/try-out-2.html
<1% -
https://sekolahanggikusumah.blogspot.com/2018/05/makalah-jenis-dan-peranan-iptek-
dalam.html
<1% - http://digilib.fkip.uns.ac.id/cari.php?mode=search
1% - http://pjj.disdik.jabarprov.go.id/public/assets/document/Contoh-Modul-SMK.pdf
<1% -
https://linaherawaty94.blogspot.com/2019/02/makalah-kewirausahaan-tentang-pembu
atan.html
<1% - https://docplayer.info/75284733-Akuntansi-keuangan-1-i.html
<1% - https://bengkelmotorarmes.blogspot.com/2010/06/modul-1-kewirausahaan.html
<1% - https://www.dinamikabelajar.com/2015/07/rpp-dan-silabus-administrasi_73.html
<1% -
https://apkcoyy.blogspot.com/2013/12/materi-administrasi-perkantoran-kelas-x.html
<1% -
https://referensi-plus.blogspot.com/2016/11/syarat-tugas-dan-tanggungjawab-personil.
html
<1% -
https://www.academia.edu/37131744/Adoc.site_prosedur_k3_kesehatan_dan_keselamata
n_kerja
<1% -
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Dra.%20Emy%20Budiastuti,%20M.Pd.
/MODUL%20PENGEMBANGAN%20PERANGKAT%20PENILAIAN%20PEMBELAJARAN%20
KOMPETENSI%20TATA%20BUSANA.pdf
<1% - https://ridwanjuli.blogspot.com/2011/
3% -
https://maryamkim177.blogspot.com/2014/04/tanya-jawab-tentang-personil-kantor.ht
ml
<1% - http://digilib.unila.ac.id/7126/12/BAB%20II.pdf
<1% -
https://syafriliarn.blogspot.com/2013/05/membuat-soal-essay-prinsip-prinsip-adm_30.h
tml
<1% -
https://www.tribunnews.com/regional/2019/02/11/seorang-dokter-ahli-cpns-kota-jambi
-mundur-karena-tak-bisa-resign-dari-rs-swasta-tempatnya-bekerja
<1% -
22 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
https://semarangkota.bps.go.id/index.php/istilah/index?Istilah_page=38&Istilah_sort=de
skripsi_ind
9% -
https://wahyuawaludinblog.wordpress.com/2017/12/15/persyaratan-personil-administra
si/
<1% - https://brainly.co.id/tugas/12542427
<1% -
https://setiawatisusi66.blogspot.com/2014/05/macam-macam-personil-kantor.html
<1% -
https://seputarpengertian.blogspot.com/2016/07/pengertian-personil-kantor.html
4% -
https://sitimardiana97.blogspot.com/2014/10/modul-5-mengidentifikasi-persyaratan.ht
ml
<1% - https://www.academia.edu/36523242/KOMPETENSI_DASAR_2
<1% - https://benikno.wordpress.com/2017/12/02/persyaratan-personil-administrasi/
<1% -
http://chintyaelvira.blog.widyatama.ac.id/2019/03/22/macam-macam-software-dan-fun
gsinya/
<1% -
https://www.academia.edu/8110243/MENDESKRIPSIKAN_ADMINISTRASI_PERKANTORA
N
<1% -
https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/6023/Bab%202.p
df?sequence=9
<1% -
https://windiadmin.blogspot.com/2014/10/tahapan-pengadaan-karyawan-atau-pegawai
.html
<1% -
https://sugengrusmiwari.blogspot.com/2014/03/perbedaan-job-analysis-dengan-job.ht
ml
<1% - https://artikbbi.com/rekrutmen/
1% -
https://fadhilsense.wordpress.com/2017/12/05/menganalisis-persyaratan-personil-admi
nistrasi/
1% -
https://ridwanjuli.blogspot.com/2011/04/mengidentifikasi-persyaratan-personil.html
<1% -
https://www.academia.edu/35153514/KAJIAN_SUMBER_DAYA_MANUSIA_DALAM_PROS
ES_REKRUTMEN_TENAGA_KERJA_DI_PERUSAHAAN
<1% -
23 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
https://sukanyapamer.blogspot.com/2014/04/konsep-dan-penerapan-administrasi.html
1% -
https://anandadesita.wordpress.com/2017/12/13/menganalisis-persyaratan-personil-ad
ministrasi/
<1% - https://fauziah-youngentrepreneur.blogspot.com/2011/01/rekrutmen.html
<1% -
https://docplayer.info/123178205-Daftar-isi-daftar-isi-1-modul-1-mendeskripsikan-adm
inistrasi-perkantoran-2-a-administrasi-2-b-kantor-3-c-pengertian-administrasi.html
<1% - https://osis-cs.blogspot.com/
<1% - https://smkicsingaparna.blogspot.com/
<1% -
https://luphitaandrade.blogspot.com/2011/10/bab-1-menyimak-untuk-menyimpulkan.h
tml
<1% -
https://fakhirahumar.blogspot.com/2018/07/makalah-sumber-daya-manusia-ii.html
<1% - https://fitrinurnovitasarii.wordpress.com/2015/12/11/tugas_5ss_p-bisnis/
<1% -
https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/8884/Bab%202.p
df?sequence=10
<1% - https://id.m.wikipedia.org/wiki/Pembelajaran
<1% - https://portal-ilmu.com/pelatihan-dan-pengembangan-personil-kantor/
<1% - http://digilib.unila.ac.id/20824/14/BAB%20II.pdf
<1% -
https://guruprofesionalyes.blogspot.com/2017/07/contoh-surat-perintah-kerjatugas-spk
.html
<1% -
http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/65775/Chapter%20II.pdf?seque
nce=3&isAllowed=y
<1% - https://junitakarnila.blogspot.com/2012/11/prinsip-penyelenggaraan-adm.html
<1% - https://ujiansma.com/jenis-jenis-pelatihan
<1% - http://repository.upi.edu/7751/3/d_pls_0809583_chapter2.pdf
<1% -
https://nadya-nandy.blogspot.com/2010/06/mengembangkan-semangat-wirausaha.htm
l
<1% - https://www.pahlevi.net/pengertian-rekrutmen/
<1% -
https://ikhtisarmateri.blogspot.com/2016/01/pelatihan-dan-pengembangan-personil.ht
ml
<1% -
https://sdnkarangtengah01.blogspot.com/2013/02/mengidentifikasi-persyaratan-person
24 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
il.html
<1% - https://purenama.blogspot.com/2012/03/memahami-prinsip-prinsip.html
<1% -
https://dewianggraeni107.blogspot.com/2014/05/pemberhentian-personil-kantor.html
<1% - https://iraperkantoran.wordpress.com/
<1% -
http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/44090/Chapter%20II.pdf;sequen
ce=3
<1% -
http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/44090/Chapter%20II.pdf?seque
nce=3&isAllowed=y
<1% -
https://tugassekolah.co.id/2019/07/fungsi-tugas-dan-tanggung-jawab-dalam-ti.html
<1% -
https://whattini.blogspot.com/2012/09/c-mengidentifikasi-persyaratan-personil.html
<1% -
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2006-2-00977-AKSI-bab%202.pdf
<1% - https://gaji.id/blog/pentingnya-membangun-motivasi-kerja-karyawan/
<1% - https://brainly.co.id/tugas/12093505
<1% - https://jurnalsrigunting.com/tag/kejahatan/
<1% -
https://dosenekonomi.com/ilmu-ekonomi/ekonomi-makro/penyebab-terjadinya-inflasi
<1% - https://apkcoyy.blogspot.com/
<1% - https://shelanogu.blogspot.com/2015/06/kegiatan-dalam-kantor.html
<1% -
https://news.detik.com/kolom/d-4755836/andai-ada-komisi-penegak-kaidah-bahasa
<1% - https://nrlanggraini.wordpress.com/
<1% -
https://puterahalong.blogspot.com/2016/10/skripsi-peningkatan-kualitas-dan.html
<1% -
https://sichesse.blogspot.com/2012/04/skripsi-pengaruh-model-pembelajaran.html?m=
1
<1% -
https://rumushitung.com/2018/08/06/mengenal-jangka-sorong-beserta-cara-menggun
akannya-contoh-soal/
<1% - https://docplayer.info/114736787-Plagiat-merupakan-tindakan-tidak-terpuji.html
<1% - https://eddyutomo.blogspot.com/2008/11/rpp-ips-smp-kelas-ix.html
<1% -
https://www.muttaqin.id/2017/01/soal-biologi-bab-bakteri-pilihan-ganda-jawaban.html
<1% - https://lya-arlya.blogspot.com/2014/09/jawaban-mid-d4-bidan-pendidik.html
25 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
<1% - https://srimulmulyono.blogspot.com/2013/01/soal-soal-tik_22.html
<1% -
https://id.scribd.com/doc/214794497/Materi-Lengkap-Prosedur-Adm-
Perkantoran
<1% - https://asfirifati.blogspot.com/2012/
<1% -
https://ptun-jakarta.go.id/wp-
content/uploads/file/ISO%20PTUN%20Jakarta%202015/S
OP_Sub_Bag_Umum.pdf
26 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
DAFTAR ISI
Contents KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2
PLAGIARISM CHECKER ...................................................................................................... 3
DAFTAR ISI ........................................................................................................................... 26
PENDAHULUAN .................................................................................................................. 27
A. TUJUAN PEMBELAJARAN ..................................................................................... 27
B. GAMBARAN UMUM ............................................................................................... 27
C. DURASI WAKTU ...................................................................................................... 27
D. STRATEGI PEMBELAJARAN ................................................................................. 28
E. PROSENTASE PENILAIAN ..................................................................................... 28
ISI MODUL ............................................................................................................................ 29
A. PENGANTAR ............................................................................................................ 29
B. TUJUAN PEMBELAJARAN KOMPETENSI DASAR 4 ......................................... 29
C. RINGKASAN MATERI ............................................................................................. 29
F. EVALUASI ................................................................................................................. 58
DAFTAR RUJUKAN ............................................................................................................. 62
27 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
PENDAHULUAN
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari materi pada modul Menganalisis Persyaratan
Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa dapat lebih memahami
dan dapat menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan macam-
macam personil kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil
kantor, serta siswa dapat menjelaskan syarat-syarat personil kantor yang telah
di sampaikan.
B. GAMBARAN UMUM
Buku Modul bahan ajar mandiri ini berisi materi mengenai bagaimana
cara Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi seperti pengertian ,
macam-macam, tugas dan tanggung jawab serta syarat menjadi personil
kantor yang baik.
C. DURASI WAKTU
Durasi waktu sesuai dengan kompetensi yang dipelajari pada kelas X
semester ganjil.
Kompetensi
Pengetahuan
Kompetensi
Keterampilan
Durasi Waktu
3.3.1 Menganalisis
pengertian personil kantor
3.3.1 Menjelaskan
pengertian personil
kantor
2 Minggu
3.3.2 Menganalisis
macam-macam personil
kantor
3.3.2 Menjelaskan
macam-macam personil
kantor
2 Minggu
3.3.3 Menganalisis tugas
dan tanggung jawab
personil kantor
3.3.3 Menjelaskan tugas
dan tanggung jawab
personil kantor
3 Minggu
28 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
3.3.4 Menganalisis Syarat-
syarat personil kantor
3.3.4 Menjelaskan
Syarat-syarat personil
kantor
2 Minggu
D. STRATEGI PEMBELAJARAN
Pendekatan : Saintifik
Model : Problem based solving
Metode : Membentuk diskusi kelompok, penugasan, presentasi, tanya
jawab serta evaluasi.
E. PROSENTASE PENILAIAN
NO KOMPONEN PRESENTASI
1 Penugasan 50%
2 Kegiatan diskusi 20%
3 Evaluasi 30%
29 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
ISI MODUL
A. PENGANTAR
Buku Modul ini menyampaikan materi tentang pengertian personil
administrasi, macam-macam personil kantor, tugas dan tanggung jawab personil
kantor, serta syarat-syarat personil kantor yang baik.
B. TUJUAN PEMBELAJARAN KOMPETENSI DASAR 4
Sesudah mempelajari materi pada modul Menganalisis Persyaratan
Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa lebih memahami dan dapat
menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan macam-macam
personil kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor, serta
siswa dapat menjelaskan syarat-syarat personil administrasi.
C. RINGKASAN MATERI
1. Pengertian personil kantor
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), personil kantor
dapat diartikan sebagai pegawai; anak buah; awak.Ada yang mengatakan
personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta,
karyawan tetap ataupun karyawan honorer di sebuah perusahaan atau
instansi pemerintahan.
Pengertian dari pegawai negeri yaitu, pegawai yang bekerja pada
instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah. Pegawai swasta yaitu,
pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah
dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut dimana tempat dia bekerja.
Sedangkan Pegawai tetap yaitu, pegawai yang sudah diangkat resmi
memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di
instansi pemerintah maupun swasta tempat dia bekerja. Pengertian Pekerja
honorer adalah mereka yang bekerja secara tidak tetap yang upah mereka
dibayar secara bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja pekerja
itu.
30 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian personil kantor merupakan
orang-orang atau karyawan atau pegawai yang menjalankan atau melayani
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor pemerintahan atau
swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan
jasa berupa gaji dan tunjangan selama ia bekerja di tempat tersebut.
2. Macam-macam personil kantor
Macam-macam personil kantor antara lain:
a. Seorang Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah
orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang
harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
b. Pimpinan perusahaan atau Manajer adalah orang yang memimpin
pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan
mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan atau
instansi.
c. Seorang Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena
kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
kantor yang ada.
d. Seorang Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang
langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan kantor yang ada.
3. Tugas dan tanggung jawab personil kantor
Biasanya besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil,
tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Secara
umum tugas dan tanggung jawab personil kantor antara lain:
31 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
a. Manager atau Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas
memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor
secara keseluruhan di sebuah kantor atau instansi.
b. Seorang Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor
dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau
surat keluar dan masuk setiap harinya.
c. Staff Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap
pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk dalam
perusahaan atau suatu instansi.
d. Seorang sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal
kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta
membuat surat keluar yang di tujukan pada perusahaan klien.
e. Seorang Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap
tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor,
maka seorang penerima tamu haruslah bersikap sopan, ramah dan
tamah kepada tamu kantor.
4. Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan tingkat pendidikan
formal, misalnya minimal SMA atau maksimal lulusan dari Perguruan
Tinggi.
b. Persyaratan keterampilan, menurut The Liang Gie dalam buku
administrasi perkantoran modern, dikatakan bahwa seorang personil
kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi
tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas
pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan, enam pola kegiatan itu
antara lain:
Menghimpun,
Mencatat,
Mengolah,
Menggandakan,
32 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Mengirim, dan
Menyimpan,
c. Persyaratan kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat yang dimiliki oleh
seseorang. Berikut ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain:
Cara berbicara dan cara berjalan,
Sikap badan pada saat duduk,
Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan
waktu dan acara yang tepat,
Sifat bersih dan rapi,
Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri,
Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari keterampilan dalam
bekerja, dan
Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
Syarat-syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor
antara lain:
Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense
of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga,
Tekun dan rajin,
Kesabaran,
Kerapian, serta
Dapat menyimpan rahasia
5. Perangkat Kerja Personil Kantor
Pada umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi
kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin
ketik, pesawat telepon, dan lain-lain.
33 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas
admistrasi adalah komputer. Berikut ini beberapa kemudahan penggunaan
computer yakni:
Dengan adanya microsoft word tidak perlu lagi repot-repot
berulang kali mengetik surat yang ingin dikirim ke klien
Aplikasi spreedsheet yang ada pada microsoft excel dapat
memudahkan pengerjaan laporan keuangan seorang akuntan
Aplikasi data base, digunakan menyimpan data-data yang ada pada
kantor agar tidak hilang
Alat scanner, digunakan untuk scan data dari kertas ke digital
Lokal area networking
Email, digunakan untuk mengirim data dan lain sebagainya
6. Tahapan-tahapan pengadaan personil kantor
Tahapan pengadaan personil kantor antara lain:
a. Analisis Jabatan
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), adalah
penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk
mengetahui keadaan yang sebenarnya atau sebab musabab dari
sesuatu. Selain itu Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan
informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian
pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification),
dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Nah, analisis jabatan berguna
untuk:
Perekrutan dan seleksi karyawan kantor,
Kompensasi gaji karyawan kantor,
Evaluasi jabatan,
Penilaian prestasi kerja karyawan,
Pelatihan (training),
Promosi dan pemindahan karyawan,
34 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Organisasi,
Memperkaya pekerjaan,
Penyederhanaan pekerjaan, dan
Penempatan karyawan
b. Rekrutmen
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), rekrutmen
adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Jadi Rekrutmen adalah
proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau
instansi, baik instansi swasta maupun pemerintahan. Kegiatan
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Selain itu spesifikasi harus
diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja
yang dibutuhkan oleh pelamar. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
yakni:
1. Sumber internal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan
mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan
tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang
memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong
atau untuk mengisi tugas baru yang sekiranya di butuhkan oleh
kantor atau instansi.
Kelebihan sumber internal antara lain:
a) Dapat Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan
karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
jabatan.
b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap
perusahaan tempat ia kerja.
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu
biaya untuk iklan yang lebih.
35 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
d) Waktu perekrutan relatif singkat dan berjalan dengan
lancar.
Kekurangan sumber internal antara lain:
a) Kurang membukanya kesempatan untuk angkatan
kerja baru yang berada di luar perusahaan atau instansi.
b) Kurang adanya wibawa bagi karyawan yang
dimutasikan ke bagian lain.
2. Sumber eksternal merupakan tenaga kerja atau karyawan yang
akan mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan atau
suatu instansi.
Contoh sumber eksternal antara lain:
a) Pelamar datang sendiri ke tempat kerja,
b) Kantor dinas tenaga kerja
c) Lembaga-lembaga pendidikan formal maupun
nonformal
d) Pemuatan iklan/advertising
e) Referensi seseorang/rekanan karyawan kantor
f) Mengambil dari perusahaan lain
g) Nepotisme
Kelebihan sumber eksternal antara lain:
a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik
serta berkualitas.
b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru
pada perusahaan.
Kekurangan sumber eksternal antara lain:
a) Kurang adanya kesempatan bagi karyawan untuk
promosi jabatan.
b) Biaya rekrutmen karyawan relatif besar karena ada
biaya iklan dan biaya tahapan seleksi yang
dilaksanakan.
36 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
c) Waktu rekrutmen relative lama
d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui
oleh perekrut karyawan baru
Metode-metode dalam perekrutan karyawan antara
lain:
1) Metode tertutup
Adalah pelaksanaan rekrutmen di kalangan
terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang
tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak
banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh
karyawan yang baik dan berkualitas.
2) Metode terbuka
Adalah pelaksanaan rekrutmen yang
diumumkan melalui iklan di media massa atau online.
Biasanya Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak
lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan
yang baik dan andal menjadi lebih besar dan relative
cepat.
Kendala-kendala dalam proses rekrutmen karyawan
antara lain:
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji
dan lain sebagainya.
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan
yang dipenuhi semakin sedikit minat pencari kerja.
3) Soliditas perusahaan. Biasanya besar kecilnya
perusahaan dan soliditasnya pada perusahaan.
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Biasanya Sistem
terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar
kerja pada perusahaan.
37 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
5) Kondisi pasar tenaga kerja. Berdasarkan Tinggi
rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja yang ada.
6) Kondisi lingkungan eksternal. Biasanya Kondisi
perekonomian dan pesaing di luar perusahaan.
c. Seleksi
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), tahap
seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan pekerja yang terbaik);
metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika
memilih orang untuk mengisi lowongan suatu pekerjaan tertentu.
Langkah-langkah dalam tahap seleksi personil kantor antara lain:
Seleksi administrative, berhubungan dengan surat lamaran
kerja, daftar riwayat hidup dan lain sebagainya
Penarikan tenaga kerja
Klasifikasi jabatan atau pengelompokkan jabatan yang di
butuhkan dalam perusahan
Tes dan wawancarayang dilakukan oleh perusahaan terhadap
pelamar kerja
Penempatan personil kantor di bagian tertentu
Di dalam melakukan tahapan seleksi harus memperhatikan hal-
hal. Hal-hal tersebut antara lain adalah:
Seleksi harus efisien dan efektif agar berjalan dengan lancer
dan mendapatkan karyawan yang terbaik
Kegiatan seleksi Harus memperhatikan peraturan-peraturan
pemerintah yang berlaku sesuai dengan SOP
Seorang Petugas seleksi harus cerdas dan jujur dalam
melakukan kegiatan seleksi
Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus
diperhatikan dan diartikan secara dinamis dalam kegiatan ini
38 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Kemudian Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat
kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon
karyawan sangatlah perlu
Macam-macam Tes antara lain terdiri dari di bawah ini:
Tes individuàtes artinya kemampuan yang dilakukan secara
perorangan, biasa dilakukan dengan praktik oleh individu-
individu
Tes kelompokàtes artinya kemampuan yang dilakukan secara
bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis dalam
suatu waktu yang telah di tentukan
Tes intelegensiàtes digunakan untuk mengetahui tingkat
kecerdasan seseorang
Tes minatàtes digunakan untuk mengetahui minat pelamar
kerja
Tes kepribadian digunakan untuk mengetahui kepribadian
pelamar kerja
Tes bakat digunakan untuk mengukur bakat pelamar kerja
Tes kesehatan merupakan tes untuk mengetahui kesehatan
pelamar kerja
Berikut Tujuan dari wawancara adalah:
Memastikan bahwa pelamar kerja benar-benar berminat untuk
bekerja dalam suatu perusahaan atau sebuah instansi
Memastikan kebenaran data tertulis pelamar kerja agar suatu
saat tidak terjadi kekeliruan
Memastikan bahwa seorang pelamar kerja yang dipilih adalah
orang yang tepat dan benar
39 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Memberikan informasi kepada pelamar kerja tentang
perusahaan yang telah ia lamar
Adanya ajang promosi bagi perusahaan untuk meningkatkan
suatu kinerja karyawan
Pada Umumnya ada dua jenis wawancara antara lain:
1. Wawancara subjektif
Biasanya dalam wawancara ini masih terjadi unsur
subjektivitas dalam pemilihan karyawan. Dan bagaimanapun
pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara
cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa
suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara
objektif, maka dengan adanya wawancara seperti ini di anggap
tidaklah efektif dan efisien.
2. Wawancara objektif
Supaya wawancara berlangsung secara objektif,
haruslah memperhatikan hal-hal seperti di bawah ini:
Pewawancara haruslah bersikap netral, tidak berpihak
pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku
bangsa dan agama pelamar kerja
Pewawancara merupakan seorang ahli dan mempunyai
pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang
luas tentang perusahaan tempat dia bekerja
Pewawancara seharusnya lebih menyimak dengan baik
setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak
acuh pada karyawan yang sedang di wawancara
Pewawancara seharusnya mencatat semua hasil
wawancara secara singkat, jelas dan sistematis agar
tidak lupa atau salah panggil terhadap pelamar kerja
40 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
yang telah melaksanakan seleksi administrative dan
wawancara.
Tempat wawancara lebih baik di ruang tertutup dan
diusahakan menciptakan suasana bersahabat serta
enjoy, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas
mengemukakan pendapatnya baik itu mengenai pribadi
atau tentang perusahaan
Penempatan personil kantor, berikut penjelasan mengenai
penempatan personil kantor:
Nah apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang
diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu dalam
perusahaan. Dan Penempatan tidak hanya berlaku bagi
karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama
yang mengalami mutasi atau pemindahan jabatan.
Tujuan seleksi, berikut tujuan dari tahap seleksi antara lain:
Untuk memperoleh karyawan yang memiliki sikap:
1) Qualified dan professional dalam bekerja
2) Jujur dan disiplin dalam melaksanakan kerja
3) Inovatif dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan
4) Cakap dengan penempatan yang tepat
5) Kreatif dan dinamis dalam bekerja
6) Berdedikasi tinggi dalam melaksanakan pekerjaan
7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan yang
berlaku
8) Dapat bekerja sama dengan rekan kerja
9) Dapat bekerja mandiri dengan baik
10) Mudah berkembang agar jika ada mutasi jabatan ia
mampu mengikutinya
41 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
11) Mempunyai budaya dan perilaku malu
Cara-cara seleksi, antara lain:
1. Non-ilmiah
Merupakan seleksi yang dilakukan tidak
berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau
spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau suatu
jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan
atau berdasarkan pengalaman kerja seseorang.
Unsur-unsur yang diseleksi antara lain:
a) Surat lamaran bermaterai atau tidak bermaterai
b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-
kursus tertentu
c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan sebelumnya
d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai
bahan pertimbangan di terimanya dia bekerja di suatu
perusahaan
e) Wawancara tatap muka atau langsung.
f) Penampilan secara fisik si pelamar kerja
(appearance).
g) Garis keturunan si pelamar kerja
h) Bentuk tulisan si pelamar kerja
2. Ilmiah
Merupakan seleksi yang didasarkan kepada job
specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang
harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu
dengan pelamar kerja.
Berikut Unsur-unsur seleksi ilmiah, antara lain:
42 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru
pada perusahaan
b) Berorientasi kepada prestasi kerja karyawan
c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan
sistematis yang baik
d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial
lainnya.
e) Berpedoman pada undang-undang perburuhan yang
berlaku di Negara kita
Kualifikasi seleksi
Biasanya Kualifikasi dasar seleksi antara lain:
1) Usia
2) Keahlian yang dimiliki
3) Pendidikan terakhir
4) Kesehatan fisik sang pelamar
5) Jenis kelamin pelamar kerja
6) Bakat yang di miliki oleh pelamar kerja
7) Tampang atau raut wajah
8) Karakter pelamar kerja
9) Pengalaman kerja yang di miliki pelamar kerja
10) Kejujuran yang tinggi
11) Kerja sama dengan tim yang baik
12) Kedisiplinan yang tingi
13) Inisiatif dan kreatif dalam melaksanakan kerjanya
Tingkatan seleksi
Berikut Tingkatan seleksi Antara lain:
1) Seleksi tingkat pertama: biasanya mencakup semua
tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai
pelamar dinyatakan diterima dalam perusahaan
43 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
2) Seleksi tingkat kedua: biasanya dilakukan pada
karyawan dengan status masa percobaan, lama masa
percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun saat
memulai kerja
3) Seleksi tingkat ketiga: biasanya dengan mengikuti
tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan
dipromosikan menjadi karyawan tetap dalam
perusahaan.
Pada umumnya langkah-langkah pengadaan personil
kantor antara lain:
1) Menetapkan perencanaan kepegawaian yang baik
sesuai SOP
2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber
tenaga kerja, baik intern maupun ekstern dengan efektif
3) Membuat iklan lowongan kerja yang menarik
4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja yang
indin bekerja dalam perusahaan
5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administrative
bagi pelamar kerja
6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja
yang masuk dalam perusahaan
7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-
soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
dengan sistematis
8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang
memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian di
perusahaan tempat ia melamar kerja
9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan,
tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani
dengan baik
44 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta
jumlah calon yang lulus ujian
11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk
mengikuti masa percobaan atau training
12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan,
dalam status masa percobaan atau training
13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa
percobaan di perusahaan tempatnya melamar kerja
14) Melakukan penilaian selama calon karyawan
mengikuti masa orientasi dalam perusahaan
15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi atau
training
16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan
berstatus karyawan tetap dalam perusahaan
17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan
tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab
sebagai karyawan tetap dalam perusahaan
18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap
karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat
bertahan bekerja dalam perusahaan.
7. Pelatihan dan pengembangan personil kantor
Berikut pengertian pelatihan dan pengembangan yakni,
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian pelatihan
adalah proses, cara, perbuatan melatih seseorang.
1. Merupakan suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan
pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu yang ada dalam perusahaan.
2. Merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan atau
instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk
45 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental
personil kantor yang baik.
Sedangkan Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan
adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk
memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan
yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih
mengutamakan praktik daripada teori-teori.
Dan dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
pelatihan merupakan kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan
teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan di suatu perusahaan atau
instansi.
Sedangkan Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku
organisasi dan psikologi personalia, pengembangan adalah peningkatan
kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan
manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan tingkat
atas.
Manfaat pelatihan antara lain:
Biasanya untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan
keterampilan para personil kantor baik yang lama maupun yang baru
dalam bekerja. Manfaat pelatihan lainnya adalah:
1) Dapat meningkatkan kinerja personil atau karyawan kantor dalam
melaksanakan tugasnya
2) Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan relative baik.
3) Memperbaiki cara kinerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan
dengan perkembangan perusahaan dimana tempat ia bekerja.
4) Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik,
efektif serta efisien.
46 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
5) Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri di
dalam perusahaan.
6) Karyawan Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan
meningkatkan produktivitas kinerjanya.
Berikut Jenis dan tujuan pelatihan antara lain:
1) Supervisory training
Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk membantu perusahaan
untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan
ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan baru.
2) Administrative training
Merupakan pelatihan yang bertujuan memberikan
pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja
yang berhubungan dengan pekerjaan kantor yang ada.
3) Office method training
Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan
tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin, khususnya
bidang kesekretariatan dalam perusahaan.
4) Refreshing training
Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan
tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan yang telah
bekerja sebelumnya di perusahaan.
Berikut Tujuan dari pelatihan antara lain:
1) Dapat Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan kantor
2) Dapat mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara
efisien dan efektif dalam kerja.
3) Dapat mengubah dan membentuk sikap karyawan kantor.
47 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
4) Dapat mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja
karyawan dalam kantor.
5) Dapat memudahkan pengawasan terhadap karyawa yang sedang
bekerja
Berikut Prinsip-prinsip pelatihan antara lain:
1) Prinsip perbedaan individu (jadi bsetiap individu memiliki
kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman kerja.
2) Prinsip pengembangan karyawan dalam bekerja
3) Komponen pelatihan dan pengembangan karyawan
4) Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan
dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai dalam perusahaan.
5) Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan
kemampuan peserta pelatihan kerja
6) Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
sebelumnya
7) Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi
syarat tertentu
8) Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan yang telah
di tetapkan
8. Berikut penyebab pemberhentian personil kantor antara lain:
a. Pemutusan hubungan kerja atau PHK
b. Pemberhentian atas kehendak perusahaan (biasanya perusahaan
mengalami pailit atau lain sebaginya)
c. Dalam rangka melaksanakan perampingan atau pengurangan
karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)
sehingga harus mengurangi jumlah karyawan perusahaan
d. Karena permintaan sendiri atau inisiatif sendiri dari karyawan
e. Karena sudah mencapai usia pension kerja
48 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
f. Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam
bekerja
g. Tidak cakap jasmani dan rohani
h. Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan yang baik
i. Meninggal dunia
j. Terkena wajib militer atau tersangkut masalah dengan hukum
k. Tersangkut partai terlarang
9. Mutasi Personil Kantor
Pengertian dari mutasi yakni:
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian mutasi
adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang ada
dalam perusahaan atau organisasi. Kegiatan Mutasi dapat dilakukan secara
horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi)
Kegiatan Mutasi dilakukan karena :
Atas keinginan perusahaan
Alasannya:
1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan
pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan
tersebut dimutasi bukan karena hukuman tapi kaena prestasinya.
2) Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak diberhentikan
dari tempat ia bekerja.
3) Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja, agar karyawan tidak
bosan dalam melaksanakan tugasnya.
4) Atas keinginan sendiri dari karyawan.
Berikut Alasan mutasi antara lain :
1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan
kondisi fisik yang dimiikinya.
49 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi
dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya di tempat ia
bekerja.
Berikut Cara mutasi antara lain:
1) Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Merupakan pemindahan karyawan dari satu posisi atau
jabatan atau tempat atau pekerjaan ke posisi atau jabatan atau
tempat atau pekerjaan yang lain yang setara tanpa di ikuti dengan
kenaikan atau penurunan jabatan dalam perusahaan.
Manfaat rotasi atau mutasi biasa:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain,
sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar
perusahaan.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan
minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuan yang
dimilikinya.
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap
pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja karyawan.
4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam
mengembangkan kemampuannya dalam bekerja.
2) Vertikal (promosi dan demosi)
1) Promosi
a) Pengertian promosi
Merupakan pemindahan karyawan dari satu jabatan ke
jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan
tanggung jawab yang lebih besar dalam perusahaan.
Promosi dapat juga diartikan sebaga berikut:
1) Promosi merupakan perubahan dalam kekuasaan, derajat, dan
pangkat kerja seseorang.
50 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
2) Promosi merupakan perubahan jabatan lama ke jabatan baru
yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya dari
pekerjaan sebelumnya.
3) Promosi merupakan kenaikan pangkat atau jabatan atau yang
disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih
besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
yang ia kerjakan.
4) Promosi merupakan kemajuan seorang karyawan dalam
melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab
yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar juga.
Berikut Manfaat dari promosi antara lain:
1) Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan
kantor
2) Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan
dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang efisien dan
efektif.
3) Untuk membina jenjang karir karyawan kantor.
4) Untuk mengembangkan kemampuan karyawan kantor.
5) Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan
memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam atau
internal perusahaan atau organisasi tempat ia bekerja.
6) Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan
akan diberi kesempatan untuk maju dan berkembang untuk
mengembangkan kinerjanya.
Berikut Syarat-syarat dari promosi antara lain:
1) Adanya formasi atau lowongan jabatan, biasanya
karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah,
51 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
pensiun, atau meninggal dunia di tempat kerja
sebelumnya.
2) Biasanya Karyawan yang bersangkutan sudah
memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis
jabatan tertentu.
3) Seorang Karyawan tersebut telah lulus seleksi yang di
ikutinya.
4) Karyawan mempunyai kemampuan atau kecakapan
untuk mengisi posisi atau suatu jabatan tersebut yang
sekiranya masih kosong.
5) Promosi harus dilakukan berdasarkan metode penilaian
objektif tan tidak subjektif.
6) Kebijakan pelaksanaan program promosi haruslah
terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan
yang ingin menaikkan jabatannya.
Berikut Evaluasi promosi karyawan
Kegiatan Evaluasi dilakukan dengan membuat
kuesioner (daftar pertanyaan) dan kemudian akan
dijawab oleh karyawan yang mengikuti promosi.
Berikut Hal-hal yang perlu di evaluasi antara lain:
1) Apakah promosi juga diikuti kenaikan pangkat
atau jabatan kerja?
2) Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian
yang ada lowongan jabatan atau pada lowongan
jabatan di semua bagian di perusahaan?
3) Bagian atau bidang apa saja yang akan menjadi
persaingan dalam kegiatan promosi jabatan?
52 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
4) Apakah promosi di peruntukkan bagi karyawan
di bagian tertentu saja, atau kah juga di bagian-
bagian lain dalam suatu perusahaan atau
organisasi tempat ia bekerja?
5) Apakah seorang karyawan di luar perusahaan di
perkenankan ikut juga untuk bersaing dalam
promosi jabatan kerja tersebut?
6) Bagaimanakah sistem penilaian untuk
menentukan kemampuan karyawan yang berhak
mendapatkan promosi jabatan?
Pengertian Senioritas dalam promosi yakni
Senioritas dalam promosi merupakan kenaikan
jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa
kerja karyawan kantor. Maksudnya adalah dalam
pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya
karyawan bekerja lebih diutamakan atau karyawan
yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama
dalam memperoleh promosi jabatan tersebut. Jadi
Sistem senioritas ini pada dasarnya bertujuan agar
supaya karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada
suatu perusahaan tersebut yang mana ia bekerja.
Cara Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan
jabatannya:
Biasanya Sebelum promosi jabatan, sebaiknya
pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan
melakukan pengaderan karyawan, karena melalui
pengaderan dapat di ketahui bahwa:
53 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
1) Seseorang Karyawan diberi kesempatan untuk
mempersiapkan diri dalam hal kemampuan, kecakapan
maupun mental dengan sebaik-baiknya untuk mengikti
kegiatan tersebut.
2) Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap
karyawan, sebelum karyawan tersebut menduduki
jabatan yang baru dalam perusahaan.
3) Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi, disiplin, dan
semangat kerja bagi karyawan yang akan
dipromosikan. Agar kinerja karyawan tersebut dapat
berkembang dengan baik.
4) Diharapkan karyawan yang dipromosikan dapat
meraih keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya
untuk di masa yang akan dating dan membawa nama
perusahaan menjadi lebih baik dan di kenal oleh
masyarakat luas di sekitar dan di luar kantor.
Berikut Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi
antara lain:
Kegiatan promosi dapat Berpengaruh positif,
apabila dilaksanakan secara objektif melalui persaingan
yang sehat dan tidak melalui penilaian yang subjektif.
Dapat Berpengaruh negatif, jika dilakukan secara
tidak objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal sebagai
berikut ini:
– Terjadinya Pertentangan antarsesama karyawan kantor
– Terjadinya pertentangan antara atasan dan bawahan
dalam kantor
54 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
– Adanya Sikap saling curiga antar karyawan dan antara
atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak
harmonis lagi seperti sedia kala.
– Mengakibatkan rendahnya semangat kerja, disiplin,
dan loyalitas karyawan dalam bekerja di perusahaan
atau suatu organisasi atau instansi baik pemerintah
maupun swasta.
-Adanya karyawan yang memiliki sifat ambisius dalam
mengejar jabatan, sehingga karyawan tersebut
menghalalkan segala cara untuk mendapatkan jabatan
tersebut, tanpa mempertimbangkan resiko yang akan ia
hadapi.
2) Demosi
Merupakan pemindahan karyawan dari satu jabatan ke
jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi atau
instansi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan,
dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena
karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan dengan
efisien dan efektif. Sehingga Penurunan terjadi karena
beberapa hal, antara lain sebagai berikut :
1) Karyawan dapat melakukan tindakan yang merugikan
perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman yang
setimpal dengan perbuatannya itu.
2) Adanya karyawan yang Membangkang, contohnya:
menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama dan lain
sebagainya. Dan biasanya Terjadi karena jabatan baru tidak
cocok (misalnya: secara fisik tidak sanggup, beban
55 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai dengan
pekerjaan).
3) Perusahaan tengah mengalami krisis moneter atau krisis
keuangan sehingga perusahaan melakukan re-organisasi
atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa
karyawan diberi jabatan lebih rendah agar tidak tambah
memperburuk kondisi perusahaan saat ini.
4) Adanya Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana
supply (penawaran) melebihi demand (permintaan),
sehingga tidak seimbangnya antara penawaran dan
permintaan yang ada dalam pasar.
5) Seorang Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan
pekerjaannya dengan baik.
D. RANGKUMAN ISI MATERI
1. Pengertian Personil Kantor
Personil administrasi atau personil kantor merupakan orang-orang atau
karyawan atau pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-
pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor pemerintahan atau swasta
untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah di tetapkan, dengan
mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan sesuai kinerja mereka.
2. Macam-macam personil kantor antara lain:
Administrator atau petugas kantor
Manager atau direktur atau pimpinan
Staff atau karyawan
Worker atau pekerja
3. Tugas dan tanggung jawab personil kantor antara lain:
Kepala kantor atau pimpinan kantor atau direktur kantor bertugas
mengatur keseluruhan kegitan yang berlangsung dlam perusahaan
atau kantor atau instansi.
56 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Administrasi bertugas membantu kerja dari manajer atau
pimpinan.
Bagian keuangan atau kasir bertugas mengatur keuangan
perusahaan.
Sekretaris bertugas membuat surat.
Penerima tamu bertugas menerima tamu yag dating ke perusahaan.
4. Syarat-syarat personil kantor
Persyaratan pengetahuan (dilihat dari tingkat pendidikan)
Persyaratan keterampilan (yang dimiliki oleh seorang karyawan)
Menghimpun,
Mencatat,
Mengolah,
Menggandakan,
Mengirim, serta
Menyimpan.
Persyaratan kepribadian (dilihat dari pribadi seorang karyawan
tersebut)
Berikut ciri-ciri yang menyangkut kepribadian anatara lain:
Cara berbicara dan cara berjalan yang baik
Sikap badan pada saat duduk yang baik
Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan
dengan waktu dan acaranya (jadi tidak seenaknya memakai
baju yang tidak sesuai dengan kantor)
Sifat bersih dan rapi.
Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri (biasanya
jasmani)
Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan
dalam bekerja (mampukah on time dalam menyelesaikan tugas
yang di berikan oleh pimpinan)
57 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian setiap
individu karyawan.
Berikut syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil
kantor antara lain:
Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta
“sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga
antar sesama karyawan.
Tekun dan rajin dalam bekerja.
Memiliki Kesabaran yang tinggi.
Memiliki sikap rapi dalam segala hal.
Dapat menyimpan rahasia perusahaan.
E. PENUGASAN
Penugasan modul ini meliputi Praktik berdiskusi dan presentasi materi
Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi Kantor yang telah di pelajari
dalam materi ini.
Petunjuk Pengerjaan antara lain sebagai berikut :
1. Kerjakan tugas berikut secara berkelompok.
2. Setiap kelompok beranggotakan 5-6 siswa atau anggota.
3. Bacalah soal dibawah dengan seksama dan teliti.
4. Bacalah literature atau modul untuk memperkuat pemahaman kalian
tentang materi menganalisis persyaratan personil administrasi kantor.
5. Selesaikan masalah yang diberikan dengan menggunakan strategi yang
telah di diskusikan bersama sesuai dengan petunjuk di atas.
6. Kerjakan hasil kerja kelompok pada lembar yang telah disediakan oleh
guru.
7. Kumpulkan hasil pekerjaan pada guru dengan rapi.
8. Siswa perkelompok dipilih secara acak untuk mempresentasikan di depan
kelas.
58 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
F. EVALUASI
Di dalam evaluasi ini kalian akan mendapatkan 10 soal pilihan ganda
(multiple choice). Berikut beberapa ketentuan yang harus diperhatikan yakni:
erjaan evaluasi adalah 60 menit.
i yang disediakan untuk latihan atau ulangan ini adalah 100.
benar untuk soal pilihan ganda.
atau
pengawas.
lian pada kertas jawaban kalian.
Dan jika kalian telah membaca dan siap. Silakan menyelesaikan soal evaluasi
yang telah disediakan tutor.
Selamat Mengerjakan!!!
Semoga Berhasil!!!
JAWABLAH PERTANYAAN DIBAWAH INI SESUAI DENGAN
JAWABAN YANG TEPAT.
1. Orang-orang atau karyawan atau pegawai yang menjalankan atau
melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor
pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan
mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari kinerjanya.
Merupakan perngertian dari…
a. Personil kantor
b. Pegawai negeri
c. Pegawai swasta
d. Personil administrasi
e. Personil
2. Berikut macam-macam personil kantor, kecuali…
a. Administrator
b. Manager
59 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
c. Staff
d. Worker
e. Satpam
3. Para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Merupakan pengertian dari…
a. Worker
b. Staff
c. Manager
d. Professor
e. Administrator
4. Setiap personil kantor pasti memiliki tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing. Lantas apa tugas dari kepala kantor atau pimpinan kantor
atau direktur kantor…
a. Mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab
mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan
masuk.
b. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus
kas keluar dan kas masuk.
c. Bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran
aktivitas kantor secara keseluruhan.
d. Bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja
pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat
surat keluar.
e. Bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang
yang mempunyai kepentingan terhadap kantor.
5. Ada berapakan syarat-syarat menjadi bagian dari personil kantor…
a. 3
b. 4
60 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
c. 5
d. 2
e. 6
6. Menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern,
seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan
administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas
pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan, kecuali…
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Menulis
7. Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:
1) Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of
belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga
2) Tekun dan rajin
3) Kesabaran
4) Kerapian
5) Dapat menyimpan rahasia
Nomor berapa sajakah yang menunjukkan syarat kepribadian yang
diperlukan oleh seorang personil kantor…
a. 1 dan 2
b. 1, 2 dan 3
c. 3 dan 4
d. Benar semua
e. 3, 4 dan 5
8. Analisis jabatan berguna untuk, Kecuali…
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
61 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Penentuan gaji tertinggi
9. Mereka yang bekerja secara tidak tetap yang upah mereka dibayar secara
bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja pekerja tersebut.
Merupakan pengertian dari…
a. Pekerja honorer
b. Pegawai tetap
c. Pegawai negeri
d. Pegawai swasta
e. Staff
10. Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain, Kecuali…
a. Cara berbicara dan cara berjalan
b. Sikap badan pada saat duduk
c. Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan
waktu dan acaranya
d. Sifat bersih dan rapi
e. Membuat dan mengirim surat
62 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r
DAFTAR RUJUKAN
http://alinaliana11.blogspot.co.id/
https://lp2m.asia.ac.id/wp-content/uploads/2013/08/Tommy-Septian-
Purnomo_E-recruitment-suatu-inovasi-dalam-perekrutan.pdf
Top Related