MODUL - pbaadp.files.wordpress.com€¦ · BISNIS MANAJEMEN, PARIWISATA, TEKNOLOGI, AGRIBISNIS Jl....

1 | M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r

MODUL

MATA PELAJARAN

MENGANALISIS PERSYARATAN PERSONIL KANTOR

KELAS X OTKP 2

Disusun Oleh:

DWI IKE PURNAMASARI, S.Pd

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 MALANG

BISNIS MANAJEMEN, PARIWISATA, TEKNOLOGI, AGRIBISNIS

Jl. Sonokembang/ Janti Kotak Pos 108 Telp. 0341-325399 Malang 65148

Website : smkn1malang.sch.id E-mail : [email protected]

mailto:[email protected]


KATA PENGANTAR

Alhamdulillah serta puji syukur kami panjatkan Kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan

hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan pembuatan Modul Bahan Ajar Mata Pelajaran

Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi kelas X-AP Program Administrasi Perkantoran di

SMK Negeri 01 Malang.

Buku Modul ini kami buat untuk memenuhi kebutuhan dalam pemenuhan materi

pembelajaran yang telah ditetapkan dalam menunjang pembelajaran siswa secara aktif dan mandiri

khususnya untuk siswa di SMK Negeri 01 Malang program Administrasi Perkantoran.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan

membantu dalam pembuatan modul ini. Besar harapan kami, modul ini dapat membantu siswa

dalam memahami materi pembelajaran Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi di SMK

Negeri 01 Malang.

Kami mengharap kritik dan saran untuk masukan dan perbaikan modul ini di masa yang

akan datang.

Malang, 06 November 2019

Penyusun


PLAGIARISM CHECKER

Plagiarism Checker X Originality Report Similarity Found: 27%

Date: Sunday, December 01, 2019

Statistics: 1520 words Plagiarized / 5639 Total words

Remarks: Medium Plagiarism Detected - Your Document needs Selective Improvement.

MODUL MATA PELAJARAN MENGANALISIS PERSYARATAN PERSONIL KANTOR KELAS X

OTKP 2 / Disusun Oleh: DWI IKE PURNAMASARI, S.Pd PEMERINTAH PROPINSI JAWA

TIMUR DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 MALANG

BISNIS MANAJEMEN, PARIWISATA, TEKNOLOGI, AGRIBISNIS Jl. Sonokembang/ Janti

Kotak Pos 108 Telp. 0341-325399 Malang 65148 Website : smkn1malang.sch.id E-mail :

[email protected] KATA PENGANTAR Alhamdulillah serta puji syukur kami

panjatkan Kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan

pembuatan Modul Bahan Ajar Mata Pelajaran Menganalisis Persyaratan Personil

Administrasi kelas X-AP Program Administrasi Perkantoran di SMK Negeri 01 Malang.

Buku Modul ini kami buat untuk memenuhi kebutuhan dalam pemenuhan materi

pembelajaran yang telah ditetapkan dalam menunjang pembelajaran siswa secara aktif

dan mandiri khususnya untuk siswa di SMK Negeri 01 Malang program Administrasi

Perkantoran. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

mendukung dan membantu dalam pembuatan modul ini.

Besar harapan kami, modul ini dapat membantu siswa dalam memahami materi

pembelajaran Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi di SMK Negeri 01 Malang.

Kami mengharap kritik dan saran untuk masukan dan perbaikan modul ini di masa yang

akan datang. Malang, 06 November 2019 Penyusun DAFTAR ISI COVER KATA

PENGANTAR .............................................................. 2

DAFTAR ISI ............................................................................... 3 PENDAHULUAN

mailto:[email protected]


................................................................................................4 A. Tujuan Pembelajaran

......................................................................................4 B. Gambaran Umum

...........................................................................................4 C. Durasi Waktu


.................................................................................................4 D. Strategi Pembelajaran

....................................................................................5

E. Presentasi Penilaian ......................................................................... ISI

.......................................................................................................................6 A. Pengantar

.......................................................................................................6 B. Tujuan Pembelajaran

.................................................................................... .6 C. Ringkasan Materi

...........................................................................................6-28 D. Rangkuman Materi

.......................................................................................

28-29 E. Penugasan ............................................................................ .. 29-30 F. Evaluasi

.......................................................................................................... 30-33 G. Daftar Rujukan

...............................................................................................34 PENDAHULUAN TUJUAN

PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi pada modul Menganalisis Persyaratan

Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa dapat lebih memahami dan dapat

menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan macam-macam personil

kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor, serta siswa dapat

menjelaskan syarat-syarat personil kantor yang telah di sampaikan.

GAMBARAN UMUM Buku Modul bahan ajar mandiri ini berisi materi mengenai

bagaimana cara Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi seperti pengertian ,

macam-macam, tugas dan tanggung jawab serta syarat menjadi personil kantor yang

baik. DURASI WAKTU Durasi waktu sesuai dengan kompetensi yang dipelajari pada

kelas X semester ganjil.

Kompetensi Pengetahuan _Kompetensi Keterampilan _Durasi Waktu ___ 3.3.1

Menganalisis pengertian personil kantor _3.3.1 Menjelaskan pengertian personil kantor

_2 Minggu _ _3.3.2 Menganalisis macam-macam personil kantor _3.3.2 Menjelaskan

macam-macam personil kantor _2 Minggu _ _3.3.3 Menganalisis tugas dan tanggung

jawab personil kantor _3.3.3 Menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor _3

Minggu __ 3.3.4

Menganalisis Syarat-syarat personil kantor _3.3.4 Menjelaskan Syarat-syarat personil

kantor _2 Minggu _ _ STRATEGI PEMBELAJARAN Pendekatan : Saintifik Model : Problem

based solving Metode : Membentuk diskusi kelompok, penugasan, presentasi, tanya

jawab serta evaluasi.

PROSENTASE PENILAIAN NO _KOMPONEN _PRESENTASI _ _1 _Penugasan _50% ___ 2

_Kegiatan diskusi _20% _ _3 _Evaluasi _30% _ _ ISI MODUL PENGANTAR Buku Modul ini

menyampaikan materi tentang pengertian personil administrasi, macam-macam


personil kantor, tugas dan tanggung jawab personil kantor, serta syarat-syarat personil

kantor yang baik.

TUJUAN PEMBELAJARAN KOMPETENSI DASAR 4 Sesudah mempelajari materi pada

modul Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa lebih

memahami dan dapat menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan

macam-macam personil kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor,

serta siswa dapat menjelaskan syarat-syarat personil administrasi.

RINGKASAN MATERI Pengertian personil kantor Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa

Indonesia), personil kantor dapat diartikan sebagai pegawai; anak buah; awak.Ada yang

mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta,

karyawan tetap ataupun karyawan honorer di sebuah perusahaan atau instansi

pemerintahan. Pengertian dari pegawai negeri yaitu, pegawai yang bekerja pada instansi

pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

Pegawai swasta yaitu, pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi

pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut dimana tempat dia bekerja.

Sedangkan Pegawai tetap yaitu, pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status

pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun

swasta tempat dia bekerja.

Pengertian Pekerja honorer adalah mereka yang bekerja secara tidak tetap yang upah

mereka dibayar secara bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja pekerja itu.

Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian personil kantor merupakan orang-orang

atau karyawan atau pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan

dalam suatu organisasi atau kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu

tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan selama ia

bekerja di tempat tersebut.

Macam-macam personil kantor Macam-macam personil kantor antara lain: Seorang

Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang

menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh

kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan oleh perusahaan. Pimpinan perusahaan atau Manajer adalah

orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf,

mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan atau

instansi.

Seorang Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan


kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam

melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor yang ada. Seorang Worker atau

pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam

melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor yang ada.

Tugas dan tanggung jawab personil kantor Biasanya besar kecilnya tugas dan tanggung

jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Secara

umum tugas dan tanggung jawab personil kantor antara lain: Manager atau Kepala

kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab

terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan di sebuah kantor atau instansi.

Seorang Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan

bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan

masuk setiap harinya. Staff Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap

pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk dalam perusahaan atau

suatu instansi. Seorang sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal

kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat

keluar yang di tujukan pada perusahaan klien.

Seorang Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau

orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, maka seorang

penerima tamu haruslah bersikap sopan, ramah dan tamah kepada tamu kantor.

Syarat-syarat personil kantor Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan

tingkat pendidikan formal, misalnya minimal SMA atau maksimal lulusan dari

Perguruan Tinggi.

Persyaratan keterampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran

modern, dikatakan bahwa seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila

karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas

pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan, enam pola kegiatan itu antara lain:

Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, dan Menyimpan,

Persyaratan kepribadian Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat yang dimiliki

oleh seseorang.

Berikut ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain: Cara berbicara dan cara

berjalan, Sikap badan pada saat duduk, Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi

disesuaikan dengan waktu dan acara yang tepat, Sifat bersih dan rapi, Sifat yang

berkaitan dengan menjaga kesehatan diri, Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari

keterampilan dalam bekerja, dan Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat-syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor antara lain: Loyalitas

(kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa


memiliki dan saling menjaga, Tekun dan rajin, Kesabaran, Kerapian, serta Dapat

menyimpan rahasia Perangkat Kerja Personil Kantor Pada umumnya perangkat kerja

yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas

tulis, komputer, mesin ketik, pesawat telepon, dan lain-lain. Perangkat kerja yang

dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer.

Berikut ini beberapa kemudahan penggunaan computer yakni: Dengan adanya

microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat yang ingin

dikirim ke klien Aplikasi spreedsheet yang ada pada microsoft excel dapat memudahkan

pengerjaan laporan keuangan seorang akuntan Aplikasi data base, digunakan

menyimpan data-data yang ada pada kantor agar tidak hilang Alat scanner, digunakan

untuk scan data dari kertas ke digital Lokal area networking Email, digunakan untuk

mengirim data dan lain sebagainya Tahapan-tahapan pengadaan personil kantor

Tahapan pengadaan personil kantor antara lain: Analisis Jabatan Menurut KBBI (Kamus

Besar Bahasa Indonesia), adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,

perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya atau sebab musabab dari

sesuatu.

Selain itu Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal

yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job

specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Nah, analisis jabatan berguna

untuk: Perekrutan dan seleksi karyawan kantor, Kompensasi gaji karyawan kantor,

Evaluasi jabatan, Penilaian prestasi kerja karyawan, Pelatihan (training), Promosi dan

pemindahan karyawan, Organisasi, Memperkaya pekerjaan, Penyederhanaan pekerjaan,

dan Penempatan karyawan Rekrutmen Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia),

rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja.

Jadi Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja

agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau

instansi, baik instansi swasta maupun pemerintahan. Kegiatan Rekrutmen harus

berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan

tersebut. Selain itu spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui

kualifikasi apa saja yang dibutuhkan oleh pelamar.

Penentuan sumber-sumber rekrutmen yakni: Sumber internal adalah tenaga kerja atau

karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan

tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke

suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru yang sekiranya di

butuhkan oleh kantor atau instansi.


Kelebihan sumber internal antara lain: a) Dapat Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan

karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi jabatan. b) Loyalitas karyawan

menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan tempat ia kerja. c) Biaya rekrutmen dapat

ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan yang lebih. d) Waktu perekrutan relatif

singkat dan berjalan dengan lancar.

Kekurangan sumber internal antara lain: a) Kurang membukanya kesempatan untuk

angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan atau instansi. b) Kurang adanya

wibawa bagi karyawan yang dimutasikan ke bagian lain. Sumber eksternal merupakan

tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan

atau suatu instansi.

Contoh sumber eksternal antara lain: a) Pelamar datang sendiri ke tempat kerja, b)

Kantor dinas tenaga kerja c) Lembaga-lembaga pendidikan formal maupun nonformal

d) Pemuatan iklan/advertising e) Referensi seseorang/rekanan karyawan kantor f)

Mengambil dari perusahaan lain g) Nepotisme Kelebihan sumber eksternal antara lain:

a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik serta berkualitas. b) Kemungkinan

akan membawa sistem kerja baru pada perusahaan.

Kekurangan sumber eksternal antara lain: a) Kurang adanya kesempatan bagi karyawan

untuk promosi jabatan. b) Biaya rekrutmen karyawan relatif besar karena ada biaya iklan

dan biaya tahapan seleksi yang dilaksanakan. c) Waktu rekrutmen relative lama d)

Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui oleh perekrut karyawan baru

Metode-metode dalam perekrutan karyawan antara lain: 1) Metode tertutup Adalah

pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang

tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit

memperoleh karyawan yang baik dan berkualitas.

2) Metode terbuka Adalah pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di

media massa atau online. Biasanya Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak

lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi

lebih besar dan relative cepat. Kendala-kendala dalam proses rekrutmen karyawan

antara lain: 1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji dan lain sebagainya. 2)

Persyaratan jabatan.

Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat pencari kerja. 3)

Soliditas perusahaan. Biasanya besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya pada

perusahaan. 4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Biasanya Sistem terbuka dan tertutup

mempengaruhi minat pelamar kerja pada perusahaan. 5) Kondisi pasar tenaga kerja.

Berdasarkan Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja yang ada. 6) Kondisi


lingkungan eksternal. Biasanya Kondisi perekonomian dan pesaing di luar perusahaan.

Seleksi Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), tahap seleksi adalah pemilihan

(untuk mendapatkan pekerja yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian

personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan suatu pekerjaan tertentu.

Langkah-langkah dalam tahap seleksi personil kantor antara lain: Seleksi administrative,

berhubungan dengan surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup dan lain sebagainya

Penarikan tenaga kerja Klasifikasi jabatan atau pengelompokkan jabatan yang di

butuhkan dalam perusahan Tes dan wawancarayang dilakukan oleh perusahaan

terhadap pelamar kerja Penempatan personil kantor di bagian tertentu Di dalam

melakukan tahapan seleksi harus memperhatikan hal-hal.

Hal-hal tersebut antara lain adalah: Seleksi harus efisien dan efektif agar berjalan

dengan lancer dan mendapatkan karyawan yang terbaik Kegiatan seleksi Harus

memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku sesuai dengan SOP

Seorang Petugas seleksi harus cerdas dan jujur dalam melakukan kegiatan seleksi

Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan

secara dinamis dalam kegiatan ini Kemudian Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui

tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan sangatlah

perlu Macam-macam Tes antara lain terdiri dari di bawah ini: Tes individuàtes artinya

kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik oleh

individu-individu Tes kelompokàtes artinya kemampuan yang dilakukan secara bersama,

biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis dalam suatu waktu yang telah di tentukan

Tes intelegensiàtes digunakan untuk mengetahui tingkat kecerdasan seseorang Tes

minatàtes digunakan untuk mengetahui minat pelamar kerja Tes kepribadian digunakan

untuk mengetahui kepribadian pelamar kerja Tes bakat digunakan untuk mengukur

bakat pelamar kerja Tes kesehatan merupakan tes untuk mengetahui kesehatan pelamar

kerja Berikut Tujuan dari wawancara adalah: Memastikan bahwa pelamar kerja

benar-benar berminat untuk bekerja dalam suatu perusahaan atau sebuah instansi

Memastikan kebenaran data tertulis pelamar kerja agar suatu saat tidak terjadi

kekeliruan Memastikan bahwa seorang pelamar kerja yang dipilih adalah orang yang

tepat dan benar Memberikan informasi kepada pelamar kerja tentang perusahaan yang

telah ia lamar Adanya ajang promosi bagi perusahaan untuk meningkatkan suatu kinerja

karyawan Pada Umumnya ada dua jenis wawancara antara lain: Wawancara subjektif

Biasanya dalam wawancara ini masih terjadi unsur subjektivitas dalam pemilihan

karyawan.

Dan bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung

melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara

tidak berjalan secara objektif, maka dengan adanya wawancara seperti ini di anggap


tidaklah efektif dan efisien. Wawancara objektif Supaya wawancara berlangsung secara

objektif, haruslah memperhatikan hal-hal seperti di bawah ini: Pewawancara haruslah

bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku

bangsa dan agama pelamar kerja Pewawancara merupakan seorang ahli dan

mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang

perusahaan tempat dia bekerja Pewawancara seharusnya lebih menyimak dengan baik

setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh pada karyawan yang sedang

di wawancara Pewawancara seharusnya mencatat semua hasil wawancara secara singkat,

jelas dan sistematis agar tidak lupa atau salah panggil terhadap pelamar kerja yang

telah melaksanakan seleksi administrative dan wawancara.

Tempat wawancara lebih baik di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana

bersahabat serta enjoy, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan

pendapatnya baik itu mengenai pribadi atau tentang perusahaan Penempatan personil

kantor, berikut penjelasan mengenai penempatan personil kantor: Nah apabila proses

seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu dalam

perusahaan.

Dan Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi

karyawan lama yang mengalami mutasi atau pemindahan jabatan. Tujuan seleksi,

berikut tujuan dari tahap seleksi antara lain: Untuk memperoleh karyawan yang memiliki

sikap: 1) Qualified dan professional dalam bekerja 2) Jujur dan disiplin dalam

melaksanakan kerja 3) Inovatif dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan 4) Cakap

dengan penempatan yang tepat 5) Kreatif dan dinamis dalam bekerja 6) Berdedikasi

tinggi dalam melaksanakan pekerjaan 7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan

yang berlaku 8) Dapat bekerja sama dengan rekan kerja 9) Dapat bekerja mandiri

dengan baik 10) Mudah berkembang agar jika ada mutasi jabatan ia mampu

mengikutinya 11) Mempunyai budaya dan perilaku malu Cara-cara seleksi, antara lain:

Non-ilmiah Merupakan seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada

standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau suatu jabatan,

tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman kerja

seseorang.

Unsur-unsur yang diseleksi antara lain: a) Surat lamaran bermaterai atau tidak

bermaterai b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus tertentu c)

Surat keterangan pengalaman pekerjaan sebelumnya d) Surat referensi dari seseorang

atau instansi sebagai bahan pertimbangan di terimanya dia bekerja di suatu perusahaan

e) Wawancara tatap muka atau langsung. f) Penampilan secara fisik si pelamar kerja

(appearance).


g) Garis keturunan si pelamar kerja h) Bentuk tulisan si pelamar kerja 2. Ilmiah

Merupakan seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan

dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu dengan

pelamar kerja.

Berikut Unsur-unsur seleksi ilmiah, antara lain: a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata

karyawan baru pada perusahaan b) Berorientasi kepada prestasi kerja karyawan c)

Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis yang baik d) Berdasarkan

pada job analysis dan ilmu sosial lainnya. e) Berpedoman pada undang-undang

perburuhan yang berlaku di Negara kita Kualifikasi seleksi Biasanya Kualifikasi dasar

seleksi antara lain: 1) Usia 2) Keahlian yang dimiliki 3) Pendidikan terakhir 4) Kesehatan

fisik sang pelamar 5) Jenis kelamin pelamar kerja 6) Bakat yang di miliki oleh pelamar

kerja 7) Tampang atau raut wajah 8) Karakter pelamar kerja 9) Pengalaman kerja yang di

miliki pelamar kerja 10) Kejujuran yang tinggi 11) Kerja sama dengan tim yang baik 12)

Kedisiplinan yang tingi 13) Inisiatif dan kreatif dalam melaksanakan kerjanya Tingkatan

seleksi Berikut Tingkatan seleksi Antara lain: 1) Seleksi tingkat pertama: biasanya

mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar

dinyatakan diterima dalam perusahaan 2) Seleksi tingkat kedua: biasanya dilakukan

pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6

bulan atau 1 tahun saat memulai kerja 3) Seleksi tingkat ketiga: biasanya dengan

mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan

tetap dalam perusahaan.

Pada umumnya langkah-langkah pengadaan personil kantor antara lain: 1) Menetapkan

perencanaan kepegawaian yang baik sesuai SOP 2) Menentukan penarikan karyawan

dari sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern dengan efektif 3) Membuat

iklan lowongan kerja yang menarik 4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja

yang indin bekerja dalam perusahaan 5) Mengadakan seleksi atau penyaringan

administrative bagi pelamar kerja 6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja

yang masuk dalam perusahaan 7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti

soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan) dengan sistematis 8)

Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti

tes atau ujian di perusahaan tempat ia melamar kerja 9) Mengadakan seleksi karyawan,

berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani dengan baik

10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus ujian

11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan atau

training 12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status masa

percobaan atau training 13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan di

perusahaan tempatnya melamar kerja 14) Melakukan penilaian selama calon karyawan

mengikuti masa orientasi dalam perusahaan 15) Menentukan lulus tidaknya masa


orientasi atau training 16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus

karyawan tetap dalam perusahaan 17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan

tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap dalam

perusahaan 18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para

karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja dalam perusahaan.

Pelatihan dan pengembangan personil kantor Berikut pengertian pelatihan dan

pengembangan yakni, Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian

pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih seseorang. Merupakan suatu kegiatan

dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor

untuk melaksanakan pekerjaan tertentu yang ada dalam perusahaan.

Merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi pemerintah atau

swasta yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan

mental personil kantor yang baik. Sedangkan Menurut intruksi presiden no. 15 tahun

1974 pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk

memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku

dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada

teori-teori.

Dan dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan

kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk

melaksanakan pekerjaan di suatu perusahaan atau instansi. Sedangkan Menurut Wexley

dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personalia, pengembangan

adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas

hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan tingkat atas.

Manfaat pelatihan antara lain: Biasanya untuk meningkatkan kualitas pengetahuan,

bakat, dan keterampilan para personil kantor baik yang lama maupun yang baru dalam

bekerja. Manfaat pelatihan lainnya adalah: Dapat meningkatkan kinerja personil atau

karyawan kantor dalam melaksanakan tugasnya Karyawan dapat berkembang dengan

lebih cepat dan relative baik. Memperbaiki cara kinerja karyawan, sehingga dapat

menyesuaikan dengan perkembangan perusahaan dimana tempat ia bekerja.

Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efektif serta

efisien. Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri di dalam

perusahaan. Karyawan Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan

meningkatkan produktivitas kinerjanya. Berikut Jenis dan tujuan pelatihan antara lain:

Supervisory training Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk membantu perusahaan

untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai


instruktur untuk melatih karyawan baru.

Administrative training Merupakan pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan

tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan

pekerjaan kantor yang ada. Office method training Merupakan pelatihan yang bertujuan

untuk melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin,

khususnya bidang kesekretariatan dalam perusahaan.

Refreshing training Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan

tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan yang telah bekerja sebelumnya di

perusahaan. Berikut Tujuan dari pelatihan antara lain: 1) Dapat Meningkatkan

pengetahuan dan keterampilan karyawan kantor 2) Dapat mengembangkan keahlian

karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif dalam kerja. 3) Dapat mengubah

dan membentuk sikap karyawan kantor.

4) Dapat mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan dalam

kantor. 5) Dapat memudahkan pengawasan terhadap karyawa yang sedang bekerja

Berikut Prinsip-prinsip pelatihan antara lain: Prinsip perbedaan individu (jadi bsetiap

individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman kerja.

Prinsip pengembangan karyawan dalam bekerja Komponen pelatihan dan

pengembangan karyawan Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus

disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai dalam perusahaan. Materi

pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

kerja Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya

Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat tertentu

Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan yang telah di tetapkan

Berikut penyebab pemberhentian personil kantor antara lain: Pemutusan hubungan

kerja atau PHK Pemberhentian atas kehendak perusahaan (biasanya perusahaan

mengalami pailit atau lain sebaginya) Dalam rangka melaksanakan perampingan atau

pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)

sehingga harus mengurangi jumlah karyawan perusahaan Karena permintaan sendiri

atau inisiatif sendiri dari karyawan Karena sudah mencapai usia pension kerja Karena

sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam bekerja Tidak cakap jasmani

dan rohani Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan yang baik Meninggal

dunia Terkena wajib militer atau tersangkut masalah dengan hukum Tersangkut partai

terlarang Mutasi Personil Kantor Pengertian dari mutasi yakni: Menurut KBBI (Kamus

Besar Bahasa Indonesia), pengertian mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu

jabatan ke jabatan lain yang ada dalam perusahaan atau organisasi.


Kegiatan Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun

vertikal (promosi dan demosi) Kegiatan Mutasi dilakukan karena : Atas keinginan

perusahaan Alasannya: 1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin

kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan

tersebut dimutasi bukan karena hukuman tapi kaena prestasinya. 2) Perusahaan ingin

meyakinkan bahwa karyawan tidak diberhentikan dari tempat ia bekerja.

3) Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja, agar karyawan tidak bosan dalam

melaksanakan tugasnya. 4) Atas keinginan sendiri dari karyawan. Berikut Alasan mutasi

antara lain : 1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan kondisi

fisik yang dimiikinya. 2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama

lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya di tempat ia bekerja.

Berikut Cara mutasi antara lain: Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa) Merupakan

pemindahan karyawan dari satu posisi atau jabatan atau tempat atau pekerjaan ke posisi

atau jabatan atau tempat atau pekerjaan yang lain yang setara tanpa di ikuti dengan

kenaikan atau penurunan jabatan dalam perusahaan. Manfaat rotasi atau mutasi biasa:

1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu

mengambil tenaga kerja dari luar perusahaan.

2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan

bidang tugas dan kemampuan yang dimilikinya. 3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan

bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja karyawan. 4)

Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya

dalam bekerja.

Vertikal (promosi dan demosi) 1) Promosi a) Pengertian promosi Merupakan

pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai

dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar dalam perusahaan. Promosi

dapat juga diartikan sebaga berikut: Promosi merupakan perubahan dalam kekuasaan,

derajat, dan pangkat kerja seseorang.

Promosi merupakan perubahan jabatan lama ke jabatan baru yang lebih tinggi

tanggung jawab dan kekuasaannya dari pekerjaan sebelumnya. Promosi merupakan

kenaikan pangkat atau jabatan atau yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung

jawab yang lebih besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya yang ia

kerjakan.

Promosi merupakan kemajuan seorang karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga

diberi tugas dan tanggung jawab yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar


juga. Berikut Manfaat dari promosi antara lain: Untuk meningkatkan semangat dan

gairah kerja karyawan kantor Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan

dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang efisien dan efektif. Untuk membina jenjang

karir karyawan kantor. Untuk mengembangkan kemampuan karyawan kantor.

Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia

dari dalam atau internal perusahaan atau organisasi tempat ia bekerja. Sebagai jaminan

bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju dan

berkembang untuk mengembangkan kinerjanya. Berikut Syarat-syarat dari promosi

antara lain: Adanya formasi atau lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang

mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia di tempat kerja sebelumnya.

Biasanya Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan

dalam analisis jabatan tertentu.

Seorang Karyawan tersebut telah lulus seleksi yang di ikutinya. Karyawan mempunyai

kemampuan atau kecakapan untuk mengisi posisi atau suatu jabatan tersebut yang

sekiranya masih kosong. Promosi harus dilakukan berdasarkan metode penilaian

objektif tan tidak subjektif.

Kebijakan pelaksanaan program promosi haruslah terbuka dan disampaikan kepada

seluruh karyawan yang ingin menaikkan jabatannya. Berikut Evaluasi promosi karyawan

Kegiatan Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan

kemudian akan dijawab oleh karyawan yang mengikuti promosi.

Berikut Hal-hal yang perlu di evaluasi antara lain: Apakah promosi juga diikuti kenaikan

pangkat atau jabatan kerja? Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian yang ada

lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua bagian di perusahaan?

Bagian atau bidang apa saja yang akan menjadi persaingan dalam kegiatan promosi

jabatan? Apakah promosi di peruntukkan bagi karyawan di bagian tertentu saja, atau

kah juga di bagian-bagian lain dalam suatu perusahaan atau organisasi tempat ia

bekerja? Apakah seorang karyawan di luar perusahaan di perkenankan ikut juga untuk

bersaing dalam promosi jabatan kerja tersebut? Bagaimanakah sistem penilaian

untuk menentukan kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan promosi

jabatan? Pengertian Senioritas dalam promosi yakni Senioritas dalam promosi

merupakan kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja

karyawan kantor.

Maksudnya adalah dalam pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya karyawan

bekerja lebih diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas

utama dalam memperoleh promosi jabatan tersebut. Jadi Sistem senioritas ini pada

dasarnya bertujuan agar supaya karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu


perusahaan tersebut yang mana ia bekerja.

Cara Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan jabatannya: Biasanya Sebelum

promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan

melakukan pengaderan karyawan, karena melalui pengaderan dapat di ketahui bahwa:

Seseorang Karyawan diberi kesempatan untuk mempersiapkan diri dalam hal

kemampuan, kecakapan maupun mental dengan sebaik-baiknya untuk mengikti

kegiatan tersebut.

Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut

menduduki jabatan yang baru dalam perusahaan. Dapat menciptakan loyalitas yang

tinggi, disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan. Agar kinerja

karyawan tersebut dapat berkembang dengan baik.

Diharapkan karyawan yang dipromosikan dapat meraih keberhasilan dalam

melaksanakan tugasnya untuk di masa yang akan dating dan membawa nama

perusahaan menjadi lebih baik dan di kenal oleh masyarakat luas di sekitar dan di luar

kantor. Berikut Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi antara lain: Kegiatan

promosi dapat Berpengaruh positif, apabila dilaksanakan secara objektif melalui

persaingan yang sehat dan tidak melalui penilaian yang subjektif.

Dapat Berpengaruh negatif, jika dilakukan secara tidak objektif, sehingga

mengakibatkan hal-hal sebagai berikut ini: – Terjadinya Pertentangan antarsesama

karyawan kantor – Terjadinya pertentangan antara atasan dan bawahan dalam kantor –

Adanya Sikap saling curiga antar karyawan dan antara atasan dan bawahan sehingga

suasana kerja tidak harmonis lagi seperti sedia kala.

– Mengakibatkan rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas karyawan dalam

bekerja di perusahaan atau suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun

swasta. -Adanya karyawan yang memiliki sifat ambisius dalam mengejar jabatan,

sehingga karyawan tersebut menghalalkan segala cara untuk mendapatkan jabatan

tersebut, tanpa mempertimbangkan resiko yang akan ia hadapi.

2) Demosi Merupakan pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang

lebih rendah dalam suatu organisasi atau instansi, sehingga wewenang, tanggung

jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena

karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan dengan efisien dan efektif. Sehingga

Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain sebagai berikut : Karyawan dapat

melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman

yang setimpal dengan perbuatannya itu. Adanya karyawan yang Membangkang,


contohnya: menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama dan lain sebagainya.

Dan biasanya Terjadi karena jabatan baru tidak cocok (misalnya: secara fisik tidak

sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai dengan pekerjaan).

Perusahaan tengah mengalami krisis moneter atau krisis keuangan sehingga

perusahaan melakukan re-organisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan,

beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah agar tidak tambah memperburuk

kondisi perusahaan saat ini.

Adanya Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran) melebihi

demand (permintaan), sehingga tidak seimbangnya antara penawaran dan permintaan

yang ada dalam pasar. Seorang Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan

pekerjaannya dengan baik. RANGKUMAN ISI MATERI Pengertian Personil Kantor

Personil administrasi atau personil kantor merupakan orang-orang atau karyawan atau

pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi

atau kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah

di tetapkan, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan sesuai kinerja

mereka.

Macam-macam personil kantor antara lain: Administrator atau petugas kantor Manager

atau direktur atau pimpinan Staff atau karyawan Worker atau pekerja Tugas dan

tanggung jawab personil kantor antara lain: Kepala kantor atau pimpinan kantor atau

direktur kantor bertugas mengatur keseluruhan kegitan yang berlangsung dlam

perusahaan atau kantor atau instansi. Administrasi bertugas membantu kerja dari

manajer atau pimpinan. Bagian keuangan atau kasir bertugas mengatur keuangan

perusahaan.

Sekretaris bertugas membuat surat. Penerima tamu bertugas menerima tamu yag dating

ke perusahaan. Syarat-syarat personil kantor Persyaratan pengetahuan (dilihat dari

tingkat pendidikan) Persyaratan keterampilan (yang dimiliki oleh seorang karyawan)

Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, serta Menyimpan.

Persyaratan kepribadian (dilihat dari pribadi seorang karyawan tersebut) Berikut ciri-ciri

yang menyangkut kepribadian anatara lain: Cara berbicara dan cara berjalan yang baik

Sikap badan pada saat duduk yang baik Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi

disesuaikan dengan waktu dan acaranya (jadi tidak seenaknya memakai baju yang tidak

sesuai dengan kantor) Sifat bersih dan rapi.

Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri (biasanya jasmani) Sifat yang

berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja (mampukah on time


dalam menyelesaikan tugas yang di berikan oleh pimpinan) Sifat agamis yang berkaitan

dengan segi kerohanian setiap individu karyawan. Berikut syarat kepribadian yang

diperlukan seorang personil kantor antara lain: Loyalitas (kesetiaan terhadap

perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling

menjaga antar sesama karyawan. Tekun dan rajin dalam bekerja. Memiliki Kesabaran

yang tinggi. Memiliki sikap rapi dalam segala hal.

Dapat menyimpan rahasia perusahaan. PENUGASAN Penugasan modul ini

meliputi Praktik berdiskusi dan presentasi materi Menganalisis Persyaratan Personil

Administrasi Kantor yang telah di pelajari dalam materi ini. Petunjuk Pengerjaan

antara lain sebagai berikut : Kerjakan tugas berikut secara berkelompok. Setiap

kelompok beranggotakan 5-6 siswa atau anggota.

Bacalah soal dibawah dengan seksama dan teliti. Bacalah literature atau modul untuk

memperkuat pemahaman kalian tentang materi menganalisis persyaratan personil

administrasi kantor. Selesaikan masalah yang diberikan dengan menggunakan strategi

yang telah di diskusikan bersama sesuai dengan petunjuk di atas.

Kerjakan hasil kerja kelompok pada lembar yang telah disediakan oleh guru. Kumpulkan

hasil pekerjaan pada guru dengan rapi. Siswa perkelompok dipilih secara acak untuk

mempresentasikan di depan kelas. EVALUASI Di dalam evaluasi ini kalian akan

mendapatkan 10 soal pilihan ganda (multiple choice).

Berikut beberapa ketentuan yang harus diperhatikan yakni: ? Waktu pengerjaan evaluasi

adalah 60 menit. ? Total Nilai yang disediakan untuk latihan atau ulangan ini adalah 100.

? Pilihlah satu jawaban yang benar untuk soal pilihan ganda. ? Evaluasi dituliskan

jawabannya pada kertas 1 lembar. ? Setelah selesai, hasil jawaban kalian dikumpulkan

kepada tutor atau pengawas.

? Jangan lupa memberi nama kalian pada kertas jawaban kalian. Dan jika kalian telah

membaca dan siap. Silakan menyelesaikan soal evaluasi yang telah disediakan tutor.

Selamat Mengerjakan!!! Semoga Berhasil!!! JAWABLAH PERTANYAAN DIBAWAH INI

SESUAI DENGAN JAWABAN YANG TEPAT. Orang-orang atau karyawan atau pegawai

yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau

kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan

mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari kinerjanya.

Merupakan perngertian dari… Personil kantor Pegawai negeri Pegawai swasta Personil

administrasi Personil Berikut macam-macam personil kantor, kecuali… Administrator

Manager Staff Worker Satpam Para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan


dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan

pekerjaan-pekerjaan kantor.

Merupakan pengertian dari… Worker Staff Manager Professor Administrator Setiap

personil kantor pasti memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Lantas apa

tugas dari kepala kantor atau pimpinan kantor atau direktur kantor… Mengelola urusan

rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat

atau surat keluar dan masuk. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan,

mengatur arus kas keluar dan kas masuk.

Bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara

keseluruhan. Bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan,

juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar. Bertanggung jawab

atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan

terhadap kantor.

Ada berapakan syarat-syarat menjadi bagian dari personil kantor… 3 4 5 2 6 Menurut

The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor

dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu

dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan,

kecuali… Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Menulis Syarat kepribadian

yang diperlukan seorang personil kantor: Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan)

sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga Tekun

dan rajin Kesabaran Kerapian Dapat menyimpan rahasia Nomor berapa sajakah yang

menunjukkan syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor… 1 dan 2

1, 2 dan 3 3 dan 4 Benar semua 3, 4 dan 5 Analisis jabatan berguna untuk, Kecuali…

Perekrutan dan seleksi karyawan Kompensasi gaji karyawan Evaluasi jabatan Penilaian

prestasi kerja karyawan Penentuan gaji tertinggi Mereka yang bekerja secara tidak tetap

yang upah mereka dibayar secara bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja

pekerja tersebut.

Merupakan pengertian dari… Pekerja honorer Pegawai tetap Pegawai negeri Pegawai

swasta Staff Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain, Kecuali… Cara berbicara

dan cara berjalan Sikap badan pada saat duduk Sikap luwes dan cara berbusana yang

serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya Sifat bersih dan rapi Membuat dan

mengirim surat DAFTAR RUJUKAN http://alinaliana11.blogspot.co.id/

https://lp2m.asia.ac.id/wp-content/uploads/2013/08/Tommy-Septian-Purnomo_E-recrui

tment-suatu-inovasi-dalam-perekrutan.pdf

INTERNET SOURCES:

http://alinaliana11.blogspot.co.id/


<1% -

https://budistemdabo.blogspot.com/2014/09/ketentuan-lomba-kompetensi-siswa-lks.ht

ml

<1% - https://uchauchiha.blogspot.com/2014/03/try-out-2.html

<1% -

https://sekolahanggikusumah.blogspot.com/2018/05/makalah-jenis-dan-peranan-iptek-

dalam.html

<1% - http://digilib.fkip.uns.ac.id/cari.php?mode=search

1% - http://pjj.disdik.jabarprov.go.id/public/assets/document/Contoh-Modul-SMK.pdf

<1% -

https://linaherawaty94.blogspot.com/2019/02/makalah-kewirausahaan-tentang-pembu

atan.html

<1% - https://docplayer.info/75284733-Akuntansi-keuangan-1-i.html

<1% - https://bengkelmotorarmes.blogspot.com/2010/06/modul-1-kewirausahaan.html

<1% - https://www.dinamikabelajar.com/2015/07/rpp-dan-silabus-administrasi_73.html

<1% -

https://apkcoyy.blogspot.com/2013/12/materi-administrasi-perkantoran-kelas-x.html

<1% -

https://referensi-plus.blogspot.com/2016/11/syarat-tugas-dan-tanggungjawab-personil.

html

<1% -

https://www.academia.edu/37131744/Adoc.site_prosedur_k3_kesehatan_dan_keselamata

n_kerja

<1% -

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Dra.%20Emy%20Budiastuti,%20M.Pd.

/MODUL%20PENGEMBANGAN%20PERANGKAT%20PENILAIAN%20PEMBELAJARAN%20

KOMPETENSI%20TATA%20BUSANA.pdf

<1% - https://ridwanjuli.blogspot.com/2011/

3% -

https://maryamkim177.blogspot.com/2014/04/tanya-jawab-tentang-personil-kantor.ht

ml

<1% - http://digilib.unila.ac.id/7126/12/BAB%20II.pdf

<1% -

https://syafriliarn.blogspot.com/2013/05/membuat-soal-essay-prinsip-prinsip-adm_30.h

tml

<1% -

https://www.tribunnews.com/regional/2019/02/11/seorang-dokter-ahli-cpns-kota-jambi

-mundur-karena-tak-bisa-resign-dari-rs-swasta-tempatnya-bekerja

<1% -

http://digilib.fkip.uns.ac.id/cari.php?mode=search

http://pjj.disdik.jabarprov.go.id/public/assets/document/Contoh-Modul-SMK.pdf

http://www.dinamikabelajar.com/2015/07/rpp-dan-silabus-administrasi_73.html

http://www.academia.edu/37131744/Adoc.site_prosedur_k3_kesehatan_dan_keselamata

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Dra.%20Emy%20Budiastuti%2C%20M.Pd

http://digilib.unila.ac.id/7126/12/BAB%20II.pdf

http://www.tribunnews.com/regional/2019/02/11/seorang-dokter-ahli-cpns-kota-jambi


https://semarangkota.bps.go.id/index.php/istilah/index?Istilah_page=38&Istilah_sort=de

skripsi_ind

9% -

https://wahyuawaludinblog.wordpress.com/2017/12/15/persyaratan-personil-administra

si/

<1% - https://brainly.co.id/tugas/12542427

<1% -

https://setiawatisusi66.blogspot.com/2014/05/macam-macam-personil-kantor.html

<1% -

https://seputarpengertian.blogspot.com/2016/07/pengertian-personil-kantor.html

4% -

https://sitimardiana97.blogspot.com/2014/10/modul-5-mengidentifikasi-persyaratan.ht

ml

<1% - https://www.academia.edu/36523242/KOMPETENSI_DASAR_2

<1% - https://benikno.wordpress.com/2017/12/02/persyaratan-personil-administrasi/

<1% -

http://chintyaelvira.blog.widyatama.ac.id/2019/03/22/macam-macam-software-dan-fun

gsinya/

<1% -

https://www.academia.edu/8110243/MENDESKRIPSIKAN_ADMINISTRASI_PERKANTORA

N

<1% -

https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/6023/Bab%202.p

df?sequence=9

<1% -

https://windiadmin.blogspot.com/2014/10/tahapan-pengadaan-karyawan-atau-pegawai

.html

<1% -

https://sugengrusmiwari.blogspot.com/2014/03/perbedaan-job-analysis-dengan-job.ht

ml

<1% - https://artikbbi.com/rekrutmen/

1% -

https://fadhilsense.wordpress.com/2017/12/05/menganalisis-persyaratan-personil-admi

nistrasi/

1% -

https://ridwanjuli.blogspot.com/2011/04/mengidentifikasi-persyaratan-personil.html

<1% -

https://www.academia.edu/35153514/KAJIAN_SUMBER_DAYA_MANUSIA_DALAM_PROS

ES_REKRUTMEN_TENAGA_KERJA_DI_PERUSAHAAN

<1% -

http://www.academia.edu/36523242/KOMPETENSI_DASAR_2

http://chintyaelvira.blog.widyatama.ac.id/2019/03/22/macam-macam-software-dan-fun

http://www.academia.edu/8110243/MENDESKRIPSIKAN_ADMINISTRASI_PERKANTORA

http://www.academia.edu/35153514/KAJIAN_SUMBER_DAYA_MANUSIA_DALAM_PROS


https://sukanyapamer.blogspot.com/2014/04/konsep-dan-penerapan-administrasi.html

1% -

https://anandadesita.wordpress.com/2017/12/13/menganalisis-persyaratan-personil-ad

ministrasi/

<1% - https://fauziah-youngentrepreneur.blogspot.com/2011/01/rekrutmen.html

<1% -

https://docplayer.info/123178205-Daftar-isi-daftar-isi-1-modul-1-mendeskripsikan-adm

inistrasi-perkantoran-2-a-administrasi-2-b-kantor-3-c-pengertian-administrasi.html

<1% - https://osis-cs.blogspot.com/

<1% - https://smkicsingaparna.blogspot.com/

<1% -

https://luphitaandrade.blogspot.com/2011/10/bab-1-menyimak-untuk-menyimpulkan.h

tml

<1% -

https://fakhirahumar.blogspot.com/2018/07/makalah-sumber-daya-manusia-ii.html

<1% - https://fitrinurnovitasarii.wordpress.com/2015/12/11/tugas_5ss_p-bisnis/

<1% -

https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/8884/Bab%202.p

df?sequence=10

<1% - https://id.m.wikipedia.org/wiki/Pembelajaran

<1% - https://portal-ilmu.com/pelatihan-dan-pengembangan-personil-kantor/

<1% - http://digilib.unila.ac.id/20824/14/BAB%20II.pdf

<1% -

https://guruprofesionalyes.blogspot.com/2017/07/contoh-surat-perintah-kerjatugas-spk

.html

<1% -

http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/65775/Chapter%20II.pdf?seque

nce=3&isAllowed=y

<1% - https://junitakarnila.blogspot.com/2012/11/prinsip-penyelenggaraan-adm.html

<1% - https://ujiansma.com/jenis-jenis-pelatihan

<1% - http://repository.upi.edu/7751/3/d_pls_0809583_chapter2.pdf

<1% -

https://nadya-nandy.blogspot.com/2010/06/mengembangkan-semangat-wirausaha.htm

l

<1% - https://www.pahlevi.net/pengertian-rekrutmen/

<1% -

https://ikhtisarmateri.blogspot.com/2016/01/pelatihan-dan-pengembangan-personil.ht

ml

<1% -

https://sdnkarangtengah01.blogspot.com/2013/02/mengidentifikasi-persyaratan-person

http://digilib.unila.ac.id/20824/14/BAB%20II.pdf


http://repository.upi.edu/7751/3/d_pls_0809583_chapter2.pdf

http://www.pahlevi.net/pengertian-rekrutmen/


il.html

<1% - https://purenama.blogspot.com/2012/03/memahami-prinsip-prinsip.html

<1% -

https://dewianggraeni107.blogspot.com/2014/05/pemberhentian-personil-kantor.html

<1% - https://iraperkantoran.wordpress.com/

<1% -

http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/44090/Chapter%20II.pdf;sequen

ce=3

<1% -


nce=3&isAllowed=y

<1% -

https://tugassekolah.co.id/2019/07/fungsi-tugas-dan-tanggung-jawab-dalam-ti.html

<1% -

https://whattini.blogspot.com/2012/09/c-mengidentifikasi-persyaratan-personil.html

<1% -

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2006-2-00977-AKSI-bab%202.pdf

<1% - https://gaji.id/blog/pentingnya-membangun-motivasi-kerja-karyawan/

<1% - https://brainly.co.id/tugas/12093505

<1% - https://jurnalsrigunting.com/tag/kejahatan/

<1% -

https://dosenekonomi.com/ilmu-ekonomi/ekonomi-makro/penyebab-terjadinya-inflasi

<1% - https://apkcoyy.blogspot.com/

<1% - https://shelanogu.blogspot.com/2015/06/kegiatan-dalam-kantor.html

<1% -

https://news.detik.com/kolom/d-4755836/andai-ada-komisi-penegak-kaidah-bahasa

<1% - https://nrlanggraini.wordpress.com/

<1% -

https://puterahalong.blogspot.com/2016/10/skripsi-peningkatan-kualitas-dan.html

<1% -

https://sichesse.blogspot.com/2012/04/skripsi-pengaruh-model-pembelajaran.html?m=

1

<1% -

https://rumushitung.com/2018/08/06/mengenal-jangka-sorong-beserta-cara-menggun

akannya-contoh-soal/

<1% - https://docplayer.info/114736787-Plagiat-merupakan-tindakan-tidak-terpuji.html

<1% - https://eddyutomo.blogspot.com/2008/11/rpp-ips-smp-kelas-ix.html

<1% -

https://www.muttaqin.id/2017/01/soal-biologi-bab-bakteri-pilihan-ganda-jawaban.html

<1% - https://lya-arlya.blogspot.com/2014/09/jawaban-mid-d4-bidan-pendidik.html

http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/44090/Chapter%20II.pdf%3Bsequen


http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2006-2-00977-AKSI-bab%202.pdf

http://www.muttaqin.id/2017/01/soal-biologi-bab-bakteri-pilihan-ganda-jawaban.html

25 |M o d u l M e n g a n a l i s i s P e r s y a r a t a n P e r s o n i l K a n t o r

<1% - https://srimulmulyono.blogspot.com/2013/01/soal-soal-tik_22.html

<1% -

https://id.scribd.com/doc/214794497/Materi-Lengkap-Prosedur-Adm-

Perkantoran

<1% - https://asfirifati.blogspot.com/2012/

<1% -

https://ptun-jakarta.go.id/wp-

content/uploads/file/ISO%20PTUN%20Jakarta%202015/S

OP_Sub_Bag_Umum.pdf


DAFTAR ISI

Contents KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2

PLAGIARISM CHECKER ...................................................................................................... 3

DAFTAR ISI ........................................................................................................................... 26

PENDAHULUAN .................................................................................................................. 27

A. TUJUAN PEMBELAJARAN ..................................................................................... 27

B. GAMBARAN UMUM ............................................................................................... 27

C. DURASI WAKTU ...................................................................................................... 27

D. STRATEGI PEMBELAJARAN ................................................................................. 28

E. PROSENTASE PENILAIAN ..................................................................................... 28

ISI MODUL ............................................................................................................................ 29

A. PENGANTAR ............................................................................................................ 29

B. TUJUAN PEMBELAJARAN KOMPETENSI DASAR 4 ......................................... 29

C. RINGKASAN MATERI ............................................................................................. 29

F. EVALUASI ................................................................................................................. 58

DAFTAR RUJUKAN ............................................................................................................. 62


PENDAHULUAN

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi pada modul Menganalisis Persyaratan

Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa dapat lebih memahami

dan dapat menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan macam-

macam personil kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil

kantor, serta siswa dapat menjelaskan syarat-syarat personil kantor yang telah

di sampaikan.

B. GAMBARAN UMUM

Buku Modul bahan ajar mandiri ini berisi materi mengenai bagaimana

cara Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi seperti pengertian ,

macam-macam, tugas dan tanggung jawab serta syarat menjadi personil

kantor yang baik.

C. DURASI WAKTU

Durasi waktu sesuai dengan kompetensi yang dipelajari pada kelas X

semester ganjil.

Kompetensi

Pengetahuan

Kompetensi

Keterampilan

Durasi Waktu

3.3.1 Menganalisis

pengertian personil kantor

3.3.1 Menjelaskan

pengertian personil

kantor

2 Minggu

3.3.2 Menganalisis

macam-macam personil

kantor

3.3.2 Menjelaskan

macam-macam personil

kantor

2 Minggu

3.3.3 Menganalisis tugas

dan tanggung jawab

personil kantor

3.3.3 Menjelaskan tugas

dan tanggung jawab

personil kantor

3 Minggu


3.3.4 Menganalisis Syarat-

syarat personil kantor

3.3.4 Menjelaskan

Syarat-syarat personil

kantor

2 Minggu

D. STRATEGI PEMBELAJARAN

Pendekatan : Saintifik

Model : Problem based solving

Metode : Membentuk diskusi kelompok, penugasan, presentasi, tanya

jawab serta evaluasi.

E. PROSENTASE PENILAIAN

NO KOMPONEN PRESENTASI

1 Penugasan 50%

2 Kegiatan diskusi 20%

3 Evaluasi 30%


ISI MODUL

A. PENGANTAR

Buku Modul ini menyampaikan materi tentang pengertian personil

administrasi, macam-macam personil kantor, tugas dan tanggung jawab personil

kantor, serta syarat-syarat personil kantor yang baik.

B. TUJUAN PEMBELAJARAN KOMPETENSI DASAR 4

Sesudah mempelajari materi pada modul Menganalisis Persyaratan

Personil Administrasi Kelas X ini, diharapkan siswa lebih memahami dan dapat

menjelaskan pengertian personil administrasi, menjelaskan macam-macam

personil kantor, menjelaskan tugas dan tanggung jawab personil kantor, serta

siswa dapat menjelaskan syarat-syarat personil administrasi.

C. RINGKASAN MATERI

1. Pengertian personil kantor

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), personil kantor

dapat diartikan sebagai pegawai; anak buah; awak.Ada yang mengatakan

personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta,

karyawan tetap ataupun karyawan honorer di sebuah perusahaan atau

instansi pemerintahan.

Pengertian dari pegawai negeri yaitu, pegawai yang bekerja pada

instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah. Pegawai swasta yaitu,

pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah

dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut dimana tempat dia bekerja.

Sedangkan Pegawai tetap yaitu, pegawai yang sudah diangkat resmi

memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di

instansi pemerintah maupun swasta tempat dia bekerja. Pengertian Pekerja

honorer adalah mereka yang bekerja secara tidak tetap yang upah mereka

dibayar secara bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja pekerja

itu.


Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian personil kantor merupakan

orang-orang atau karyawan atau pegawai yang menjalankan atau melayani

pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor pemerintahan atau

swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan

jasa berupa gaji dan tunjangan selama ia bekerja di tempat tersebut.

2. Macam-macam personil kantor

Macam-macam personil kantor antara lain:

a. Seorang Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah

orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang

harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan

kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.

b. Pimpinan perusahaan atau Manajer adalah orang yang memimpin

pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan

mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan atau

instansi.

c. Seorang Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena

kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu

administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan

kantor yang ada.

d. Seorang Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang

langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-

pekerjaan kantor yang ada.

3. Tugas dan tanggung jawab personil kantor

Biasanya besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil,

tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Secara

umum tugas dan tanggung jawab personil kantor antara lain:


a. Manager atau Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas

memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor

secara keseluruhan di sebuah kantor atau instansi.

b. Seorang Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor

dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau

surat keluar dan masuk setiap harinya.

c. Staff Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap

pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk dalam

perusahaan atau suatu instansi.

d. Seorang sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal

kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta

membuat surat keluar yang di tujukan pada perusahaan klien.

e. Seorang Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap

tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor,

maka seorang penerima tamu haruslah bersikap sopan, ramah dan

tamah kepada tamu kantor.

4. Syarat-syarat personil kantor

a. Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan tingkat pendidikan

formal, misalnya minimal SMA atau maksimal lulusan dari Perguruan

Tinggi.

b. Persyaratan keterampilan, menurut The Liang Gie dalam buku

administrasi perkantoran modern, dikatakan bahwa seorang personil

kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi

tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas

pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan, enam pola kegiatan itu

antara lain:

Menghimpun,

Mencatat,

Mengolah,

Menggandakan,


Mengirim, dan

Menyimpan,

c. Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat yang dimiliki oleh

seseorang. Berikut ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain:

Cara berbicara dan cara berjalan,

Sikap badan pada saat duduk,

Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan

waktu dan acara yang tepat,

Sifat bersih dan rapi,

Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri,

Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari keterampilan dalam

bekerja, dan

Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat-syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor

antara lain:

Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense

of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga,

Tekun dan rajin,

Kesabaran,

Kerapian, serta

Dapat menyimpan rahasia

5. Perangkat Kerja Personil Kantor

Pada umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi

kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin

ketik, pesawat telepon, dan lain-lain.


Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas

admistrasi adalah komputer. Berikut ini beberapa kemudahan penggunaan

computer yakni:

Dengan adanya microsoft word tidak perlu lagi repot-repot

berulang kali mengetik surat yang ingin dikirim ke klien

Aplikasi spreedsheet yang ada pada microsoft excel dapat

memudahkan pengerjaan laporan keuangan seorang akuntan

Aplikasi data base, digunakan menyimpan data-data yang ada pada

kantor agar tidak hilang

Alat scanner, digunakan untuk scan data dari kertas ke digital

Lokal area networking

Email, digunakan untuk mengirim data dan lain sebagainya

6. Tahapan-tahapan pengadaan personil kantor

Tahapan pengadaan personil kantor antara lain:

a. Analisis Jabatan

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), adalah

penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk

mengetahui keadaan yang sebenarnya atau sebab musabab dari

sesuatu. Selain itu Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan

informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian

pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification),

dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Nah, analisis jabatan berguna

untuk:

Perekrutan dan seleksi karyawan kantor,

Kompensasi gaji karyawan kantor,

Evaluasi jabatan,

Penilaian prestasi kerja karyawan,

Pelatihan (training),

Promosi dan pemindahan karyawan,


Organisasi,

Memperkaya pekerjaan,

Penyederhanaan pekerjaan, dan

Penempatan karyawan

b. Rekrutmen

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), rekrutmen

adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Jadi Rekrutmen adalah

proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau

melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau

instansi, baik instansi swasta maupun pemerintahan. Kegiatan

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah

ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Selain itu spesifikasi harus

diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja

yang dibutuhkan oleh pelamar. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

yakni:

1. Sumber internal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan

mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan

tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang

memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong

atau untuk mengisi tugas baru yang sekiranya di butuhkan oleh

kantor atau instansi.

Kelebihan sumber internal antara lain:

a) Dapat Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan

karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

jabatan.

b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap

perusahaan tempat ia kerja.

c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu

biaya untuk iklan yang lebih.


d) Waktu perekrutan relatif singkat dan berjalan dengan

lancar.

Kekurangan sumber internal antara lain:

a) Kurang membukanya kesempatan untuk angkatan

kerja baru yang berada di luar perusahaan atau instansi.

b) Kurang adanya wibawa bagi karyawan yang

dimutasikan ke bagian lain.

2. Sumber eksternal merupakan tenaga kerja atau karyawan yang

akan mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan atau

suatu instansi.

Contoh sumber eksternal antara lain:

a) Pelamar datang sendiri ke tempat kerja,

b) Kantor dinas tenaga kerja

c) Lembaga-lembaga pendidikan formal maupun

nonformal

d) Pemuatan iklan/advertising

e) Referensi seseorang/rekanan karyawan kantor

f) Mengambil dari perusahaan lain

g) Nepotisme

Kelebihan sumber eksternal antara lain:

a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

serta berkualitas.

b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

pada perusahaan.

Kekurangan sumber eksternal antara lain:

a) Kurang adanya kesempatan bagi karyawan untuk

promosi jabatan.

b) Biaya rekrutmen karyawan relatif besar karena ada

biaya iklan dan biaya tahapan seleksi yang

dilaksanakan.


c) Waktu rekrutmen relative lama

d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

oleh perekrut karyawan baru

Metode-metode dalam perekrutan karyawan antara

lain:

1) Metode tertutup

Adalah pelaksanaan rekrutmen di kalangan

terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang

tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak

banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh

karyawan yang baik dan berkualitas.

2) Metode terbuka

Adalah pelaksanaan rekrutmen yang

diumumkan melalui iklan di media massa atau online.

Biasanya Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak

lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan

yang baik dan andal menjadi lebih besar dan relative

cepat.

Kendala-kendala dalam proses rekrutmen karyawan

antara lain:

1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji

dan lain sebagainya.

2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan

yang dipenuhi semakin sedikit minat pencari kerja.

3) Soliditas perusahaan. Biasanya besar kecilnya

perusahaan dan soliditasnya pada perusahaan.

4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Biasanya Sistem

terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar

kerja pada perusahaan.


5) Kondisi pasar tenaga kerja. Berdasarkan Tinggi

rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja yang ada.

6) Kondisi lingkungan eksternal. Biasanya Kondisi

perekonomian dan pesaing di luar perusahaan.

c. Seleksi

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), tahap

seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan pekerja yang terbaik);

metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika

memilih orang untuk mengisi lowongan suatu pekerjaan tertentu.

Langkah-langkah dalam tahap seleksi personil kantor antara lain:

Seleksi administrative, berhubungan dengan surat lamaran

kerja, daftar riwayat hidup dan lain sebagainya

Penarikan tenaga kerja

Klasifikasi jabatan atau pengelompokkan jabatan yang di

butuhkan dalam perusahan

Tes dan wawancarayang dilakukan oleh perusahaan terhadap

pelamar kerja

Penempatan personil kantor di bagian tertentu

Di dalam melakukan tahapan seleksi harus memperhatikan hal-

hal. Hal-hal tersebut antara lain adalah:

Seleksi harus efisien dan efektif agar berjalan dengan lancer

dan mendapatkan karyawan yang terbaik

Kegiatan seleksi Harus memperhatikan peraturan-peraturan

pemerintah yang berlaku sesuai dengan SOP

Seorang Petugas seleksi harus cerdas dan jujur dalam

melakukan kegiatan seleksi

Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus

diperhatikan dan diartikan secara dinamis dalam kegiatan ini


Kemudian Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat

kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon

karyawan sangatlah perlu

Macam-macam Tes antara lain terdiri dari di bawah ini:

Tes individuàtes artinya kemampuan yang dilakukan secara

perorangan, biasa dilakukan dengan praktik oleh individu-

individu

Tes kelompokàtes artinya kemampuan yang dilakukan secara

bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis dalam

suatu waktu yang telah di tentukan

Tes intelegensiàtes digunakan untuk mengetahui tingkat

kecerdasan seseorang

Tes minatàtes digunakan untuk mengetahui minat pelamar

kerja

Tes kepribadian digunakan untuk mengetahui kepribadian

pelamar kerja

Tes bakat digunakan untuk mengukur bakat pelamar kerja

Tes kesehatan merupakan tes untuk mengetahui kesehatan

pelamar kerja

Berikut Tujuan dari wawancara adalah:

Memastikan bahwa pelamar kerja benar-benar berminat untuk

bekerja dalam suatu perusahaan atau sebuah instansi

Memastikan kebenaran data tertulis pelamar kerja agar suatu

saat tidak terjadi kekeliruan

Memastikan bahwa seorang pelamar kerja yang dipilih adalah

orang yang tepat dan benar


Memberikan informasi kepada pelamar kerja tentang

perusahaan yang telah ia lamar

Adanya ajang promosi bagi perusahaan untuk meningkatkan

suatu kinerja karyawan

Pada Umumnya ada dua jenis wawancara antara lain:

1. Wawancara subjektif

Biasanya dalam wawancara ini masih terjadi unsur

subjektivitas dalam pemilihan karyawan. Dan bagaimanapun

pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara

cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa

suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara

objektif, maka dengan adanya wawancara seperti ini di anggap

tidaklah efektif dan efisien.

2. Wawancara objektif

Supaya wawancara berlangsung secara objektif,

haruslah memperhatikan hal-hal seperti di bawah ini:

Pewawancara haruslah bersikap netral, tidak berpihak

pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku

bangsa dan agama pelamar kerja

Pewawancara merupakan seorang ahli dan mempunyai

pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang

luas tentang perusahaan tempat dia bekerja

Pewawancara seharusnya lebih menyimak dengan baik

setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak

acuh pada karyawan yang sedang di wawancara

Pewawancara seharusnya mencatat semua hasil

wawancara secara singkat, jelas dan sistematis agar

tidak lupa atau salah panggil terhadap pelamar kerja


yang telah melaksanakan seleksi administrative dan

wawancara.

Tempat wawancara lebih baik di ruang tertutup dan

diusahakan menciptakan suasana bersahabat serta

enjoy, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas

mengemukakan pendapatnya baik itu mengenai pribadi

atau tentang perusahaan

Penempatan personil kantor, berikut penjelasan mengenai

penempatan personil kantor:

Nah apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang

diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu dalam

perusahaan. Dan Penempatan tidak hanya berlaku bagi

karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama

yang mengalami mutasi atau pemindahan jabatan.

Tujuan seleksi, berikut tujuan dari tahap seleksi antara lain:

Untuk memperoleh karyawan yang memiliki sikap:

1) Qualified dan professional dalam bekerja

2) Jujur dan disiplin dalam melaksanakan kerja

3) Inovatif dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan

4) Cakap dengan penempatan yang tepat

5) Kreatif dan dinamis dalam bekerja

6) Berdedikasi tinggi dalam melaksanakan pekerjaan

7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan yang

berlaku

8) Dapat bekerja sama dengan rekan kerja

9) Dapat bekerja mandiri dengan baik

10) Mudah berkembang agar jika ada mutasi jabatan ia

mampu mengikutinya


11) Mempunyai budaya dan perilaku malu

Cara-cara seleksi, antara lain:

1. Non-ilmiah

Merupakan seleksi yang dilakukan tidak

berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau

spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau suatu

jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan

atau berdasarkan pengalaman kerja seseorang.

Unsur-unsur yang diseleksi antara lain:

a) Surat lamaran bermaterai atau tidak bermaterai

b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-

kursus tertentu

c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan sebelumnya

d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai

bahan pertimbangan di terimanya dia bekerja di suatu

perusahaan

e) Wawancara tatap muka atau langsung.

f) Penampilan secara fisik si pelamar kerja

(appearance).

g) Garis keturunan si pelamar kerja

h) Bentuk tulisan si pelamar kerja

2. Ilmiah

Merupakan seleksi yang didasarkan kepada job

specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang

harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu

dengan pelamar kerja.

Berikut Unsur-unsur seleksi ilmiah, antara lain:


a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru

pada perusahaan

b) Berorientasi kepada prestasi kerja karyawan

c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan

sistematis yang baik

d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial

lainnya.

e) Berpedoman pada undang-undang perburuhan yang

berlaku di Negara kita

Kualifikasi seleksi

Biasanya Kualifikasi dasar seleksi antara lain:

1) Usia

2) Keahlian yang dimiliki

3) Pendidikan terakhir

4) Kesehatan fisik sang pelamar

5) Jenis kelamin pelamar kerja

6) Bakat yang di miliki oleh pelamar kerja

7) Tampang atau raut wajah

8) Karakter pelamar kerja

9) Pengalaman kerja yang di miliki pelamar kerja

10) Kejujuran yang tinggi

11) Kerja sama dengan tim yang baik

12) Kedisiplinan yang tingi

13) Inisiatif dan kreatif dalam melaksanakan kerjanya

Tingkatan seleksi

Berikut Tingkatan seleksi Antara lain:

1) Seleksi tingkat pertama: biasanya mencakup semua

tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai

pelamar dinyatakan diterima dalam perusahaan


2) Seleksi tingkat kedua: biasanya dilakukan pada

karyawan dengan status masa percobaan, lama masa

percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun saat

memulai kerja

3) Seleksi tingkat ketiga: biasanya dengan mengikuti

tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan

dipromosikan menjadi karyawan tetap dalam

perusahaan.

Pada umumnya langkah-langkah pengadaan personil

kantor antara lain:

1) Menetapkan perencanaan kepegawaian yang baik

sesuai SOP

2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber

tenaga kerja, baik intern maupun ekstern dengan efektif

3) Membuat iklan lowongan kerja yang menarik

4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja yang

indin bekerja dalam perusahaan

5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administrative

bagi pelamar kerja

6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja

yang masuk dalam perusahaan

7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-

soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

dengan sistematis

8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang

memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian di

perusahaan tempat ia melamar kerja

9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan,

tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani

dengan baik


10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta

jumlah calon yang lulus ujian

11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk

mengikuti masa percobaan atau training

12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan,

dalam status masa percobaan atau training

13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa

percobaan di perusahaan tempatnya melamar kerja

14) Melakukan penilaian selama calon karyawan

mengikuti masa orientasi dalam perusahaan

15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi atau

training

16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan

berstatus karyawan tetap dalam perusahaan

17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan

tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab

sebagai karyawan tetap dalam perusahaan

18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap

karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat

bertahan bekerja dalam perusahaan.

7. Pelatihan dan pengembangan personil kantor

Berikut pengertian pelatihan dan pengembangan yakni,

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian pelatihan

adalah proses, cara, perbuatan melatih seseorang.

1. Merupakan suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan

pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk

melaksanakan pekerjaan tertentu yang ada dalam perusahaan.

2. Merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan atau

instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk


meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental

personil kantor yang baik.

Sedangkan Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan

adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk

memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan

yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih

mengutamakan praktik daripada teori-teori.

Dan dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa

pelatihan merupakan kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan

teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan di suatu perusahaan atau

instansi.

Sedangkan Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku

organisasi dan psikologi personalia, pengembangan adalah peningkatan

kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan

manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan tingkat

atas.

Manfaat pelatihan antara lain:

Biasanya untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan

keterampilan para personil kantor baik yang lama maupun yang baru

dalam bekerja. Manfaat pelatihan lainnya adalah:

1) Dapat meningkatkan kinerja personil atau karyawan kantor dalam

melaksanakan tugasnya

2) Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan relative baik.

3) Memperbaiki cara kinerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan

dengan perkembangan perusahaan dimana tempat ia bekerja.

4) Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik,

efektif serta efisien.


5) Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri di

dalam perusahaan.

6) Karyawan Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan

meningkatkan produktivitas kinerjanya.

Berikut Jenis dan tujuan pelatihan antara lain:

1) Supervisory training

Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk membantu perusahaan

untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan

ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan baru.

2) Administrative training

Merupakan pelatihan yang bertujuan memberikan

pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja

yang berhubungan dengan pekerjaan kantor yang ada.

3) Office method training

Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan

tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin, khususnya

bidang kesekretariatan dalam perusahaan.

4) Refreshing training

Merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan

tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan yang telah

bekerja sebelumnya di perusahaan.

Berikut Tujuan dari pelatihan antara lain:

1) Dapat Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan kantor

2) Dapat mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara

efisien dan efektif dalam kerja.

3) Dapat mengubah dan membentuk sikap karyawan kantor.


4) Dapat mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja

karyawan dalam kantor.

5) Dapat memudahkan pengawasan terhadap karyawa yang sedang

bekerja

Berikut Prinsip-prinsip pelatihan antara lain:

1) Prinsip perbedaan individu (jadi bsetiap individu memiliki

kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman kerja.

2) Prinsip pengembangan karyawan dalam bekerja

3) Komponen pelatihan dan pengembangan karyawan

4) Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan

dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai dalam perusahaan.

5) Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan

kemampuan peserta pelatihan kerja

6) Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

sebelumnya

7) Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi

syarat tertentu

8) Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan yang telah

di tetapkan

8. Berikut penyebab pemberhentian personil kantor antara lain:

a. Pemutusan hubungan kerja atau PHK

b. Pemberhentian atas kehendak perusahaan (biasanya perusahaan

mengalami pailit atau lain sebaginya)

c. Dalam rangka melaksanakan perampingan atau pengurangan

karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)

sehingga harus mengurangi jumlah karyawan perusahaan

d. Karena permintaan sendiri atau inisiatif sendiri dari karyawan

e. Karena sudah mencapai usia pension kerja


f. Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam

bekerja

g. Tidak cakap jasmani dan rohani

h. Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan yang baik

i. Meninggal dunia

j. Terkena wajib militer atau tersangkut masalah dengan hukum

k. Tersangkut partai terlarang

9. Mutasi Personil Kantor

Pengertian dari mutasi yakni:

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian mutasi

adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang ada

dalam perusahaan atau organisasi. Kegiatan Mutasi dapat dilakukan secara

horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi)

Kegiatan Mutasi dilakukan karena :

Atas keinginan perusahaan

Alasannya:

1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan

pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan

tersebut dimutasi bukan karena hukuman tapi kaena prestasinya.

2) Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak diberhentikan

dari tempat ia bekerja.

3) Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja, agar karyawan tidak

bosan dalam melaksanakan tugasnya.

4) Atas keinginan sendiri dari karyawan.

Berikut Alasan mutasi antara lain :

1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan

kondisi fisik yang dimiikinya.


2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi

dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya di tempat ia

bekerja.

Berikut Cara mutasi antara lain:

1) Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Merupakan pemindahan karyawan dari satu posisi atau

jabatan atau tempat atau pekerjaan ke posisi atau jabatan atau

tempat atau pekerjaan yang lain yang setara tanpa di ikuti dengan

kenaikan atau penurunan jabatan dalam perusahaan.

Manfaat rotasi atau mutasi biasa:

1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain,

sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar

perusahaan.

2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan

minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuan yang

dimilikinya.

3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap

pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja karyawan.

4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam

mengembangkan kemampuannya dalam bekerja.

2) Vertikal (promosi dan demosi)

1) Promosi

a) Pengertian promosi

Merupakan pemindahan karyawan dari satu jabatan ke

jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan

tanggung jawab yang lebih besar dalam perusahaan.

Promosi dapat juga diartikan sebaga berikut:

1) Promosi merupakan perubahan dalam kekuasaan, derajat, dan

pangkat kerja seseorang.


2) Promosi merupakan perubahan jabatan lama ke jabatan baru

yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya dari

pekerjaan sebelumnya.

3) Promosi merupakan kenaikan pangkat atau jabatan atau yang

disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih

besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya

yang ia kerjakan.

4) Promosi merupakan kemajuan seorang karyawan dalam

melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab

yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar juga.

Berikut Manfaat dari promosi antara lain:

1) Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan

kantor

2) Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan

dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang efisien dan

efektif.

3) Untuk membina jenjang karir karyawan kantor.

4) Untuk mengembangkan kemampuan karyawan kantor.

5) Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan

memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam atau

internal perusahaan atau organisasi tempat ia bekerja.

6) Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan

akan diberi kesempatan untuk maju dan berkembang untuk

mengembangkan kinerjanya.

Berikut Syarat-syarat dari promosi antara lain:

1) Adanya formasi atau lowongan jabatan, biasanya

karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah,


pensiun, atau meninggal dunia di tempat kerja

sebelumnya.

2) Biasanya Karyawan yang bersangkutan sudah

memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis

jabatan tertentu.

3) Seorang Karyawan tersebut telah lulus seleksi yang di

ikutinya.

4) Karyawan mempunyai kemampuan atau kecakapan

untuk mengisi posisi atau suatu jabatan tersebut yang

sekiranya masih kosong.

5) Promosi harus dilakukan berdasarkan metode penilaian

objektif tan tidak subjektif.

6) Kebijakan pelaksanaan program promosi haruslah

terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan

yang ingin menaikkan jabatannya.

Berikut Evaluasi promosi karyawan

Kegiatan Evaluasi dilakukan dengan membuat

kuesioner (daftar pertanyaan) dan kemudian akan

dijawab oleh karyawan yang mengikuti promosi.

Berikut Hal-hal yang perlu di evaluasi antara lain:

1) Apakah promosi juga diikuti kenaikan pangkat

atau jabatan kerja?

2) Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian

yang ada lowongan jabatan atau pada lowongan

jabatan di semua bagian di perusahaan?

3) Bagian atau bidang apa saja yang akan menjadi

persaingan dalam kegiatan promosi jabatan?


4) Apakah promosi di peruntukkan bagi karyawan

di bagian tertentu saja, atau kah juga di bagian-

bagian lain dalam suatu perusahaan atau

organisasi tempat ia bekerja?

5) Apakah seorang karyawan di luar perusahaan di

perkenankan ikut juga untuk bersaing dalam

promosi jabatan kerja tersebut?

6) Bagaimanakah sistem penilaian untuk

menentukan kemampuan karyawan yang berhak

mendapatkan promosi jabatan?

Pengertian Senioritas dalam promosi yakni

Senioritas dalam promosi merupakan kenaikan

jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa

kerja karyawan kantor. Maksudnya adalah dalam

pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya

karyawan bekerja lebih diutamakan atau karyawan

yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama

dalam memperoleh promosi jabatan tersebut. Jadi

Sistem senioritas ini pada dasarnya bertujuan agar

supaya karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada

suatu perusahaan tersebut yang mana ia bekerja.

Cara Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan

jabatannya:

Biasanya Sebelum promosi jabatan, sebaiknya

pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan

melakukan pengaderan karyawan, karena melalui

pengaderan dapat di ketahui bahwa:


1) Seseorang Karyawan diberi kesempatan untuk

mempersiapkan diri dalam hal kemampuan, kecakapan

maupun mental dengan sebaik-baiknya untuk mengikti

kegiatan tersebut.

2) Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap

karyawan, sebelum karyawan tersebut menduduki

jabatan yang baru dalam perusahaan.

3) Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi, disiplin, dan

semangat kerja bagi karyawan yang akan

dipromosikan. Agar kinerja karyawan tersebut dapat

berkembang dengan baik.

4) Diharapkan karyawan yang dipromosikan dapat

meraih keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya

untuk di masa yang akan dating dan membawa nama

perusahaan menjadi lebih baik dan di kenal oleh

masyarakat luas di sekitar dan di luar kantor.

Berikut Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi

antara lain:

Kegiatan promosi dapat Berpengaruh positif,

apabila dilaksanakan secara objektif melalui persaingan

yang sehat dan tidak melalui penilaian yang subjektif.

Dapat Berpengaruh negatif, jika dilakukan secara

tidak objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal sebagai

berikut ini:

– Terjadinya Pertentangan antarsesama karyawan kantor

– Terjadinya pertentangan antara atasan dan bawahan

dalam kantor


– Adanya Sikap saling curiga antar karyawan dan antara

atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak

harmonis lagi seperti sedia kala.

– Mengakibatkan rendahnya semangat kerja, disiplin,

dan loyalitas karyawan dalam bekerja di perusahaan

atau suatu organisasi atau instansi baik pemerintah

maupun swasta.

-Adanya karyawan yang memiliki sifat ambisius dalam

mengejar jabatan, sehingga karyawan tersebut

menghalalkan segala cara untuk mendapatkan jabatan

tersebut, tanpa mempertimbangkan resiko yang akan ia

hadapi.

2) Demosi

Merupakan pemindahan karyawan dari satu jabatan ke

jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi atau

instansi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan,

dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena

karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan dengan

efisien dan efektif. Sehingga Penurunan terjadi karena

beberapa hal, antara lain sebagai berikut :

1) Karyawan dapat melakukan tindakan yang merugikan

perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman yang

setimpal dengan perbuatannya itu.

2) Adanya karyawan yang Membangkang, contohnya:

menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama dan lain

sebagainya. Dan biasanya Terjadi karena jabatan baru tidak

cocok (misalnya: secara fisik tidak sanggup, beban


tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai dengan

pekerjaan).

3) Perusahaan tengah mengalami krisis moneter atau krisis

keuangan sehingga perusahaan melakukan re-organisasi

atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa

karyawan diberi jabatan lebih rendah agar tidak tambah

memperburuk kondisi perusahaan saat ini.

4) Adanya Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana

supply (penawaran) melebihi demand (permintaan),

sehingga tidak seimbangnya antara penawaran dan

permintaan yang ada dalam pasar.

5) Seorang Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan

pekerjaannya dengan baik.

D. RANGKUMAN ISI MATERI

1. Pengertian Personil Kantor

Personil administrasi atau personil kantor merupakan orang-orang atau

karyawan atau pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-

pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor pemerintahan atau swasta

untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah di tetapkan, dengan

mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan sesuai kinerja mereka.

2. Macam-macam personil kantor antara lain:

Administrator atau petugas kantor

Manager atau direktur atau pimpinan

Staff atau karyawan

Worker atau pekerja

3. Tugas dan tanggung jawab personil kantor antara lain:

Kepala kantor atau pimpinan kantor atau direktur kantor bertugas

mengatur keseluruhan kegitan yang berlangsung dlam perusahaan

atau kantor atau instansi.


Administrasi bertugas membantu kerja dari manajer atau

pimpinan.

Bagian keuangan atau kasir bertugas mengatur keuangan

perusahaan.

Sekretaris bertugas membuat surat.

Penerima tamu bertugas menerima tamu yag dating ke perusahaan.

4. Syarat-syarat personil kantor

Persyaratan pengetahuan (dilihat dari tingkat pendidikan)

Persyaratan keterampilan (yang dimiliki oleh seorang karyawan)

Menghimpun,

Mencatat,

Mengolah,

Menggandakan,

Mengirim, serta

Menyimpan.

Persyaratan kepribadian (dilihat dari pribadi seorang karyawan

tersebut)

Berikut ciri-ciri yang menyangkut kepribadian anatara lain:

Cara berbicara dan cara berjalan yang baik

Sikap badan pada saat duduk yang baik

Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan

dengan waktu dan acaranya (jadi tidak seenaknya memakai

baju yang tidak sesuai dengan kantor)

Sifat bersih dan rapi.

Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri (biasanya

jasmani)

Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan

dalam bekerja (mampukah on time dalam menyelesaikan tugas

yang di berikan oleh pimpinan)


Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian setiap

individu karyawan.

Berikut syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil

kantor antara lain:

Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta

“sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga

antar sesama karyawan.

Tekun dan rajin dalam bekerja.

Memiliki Kesabaran yang tinggi.

Memiliki sikap rapi dalam segala hal.

Dapat menyimpan rahasia perusahaan.

E. PENUGASAN

Penugasan modul ini meliputi Praktik berdiskusi dan presentasi materi

Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi Kantor yang telah di pelajari

dalam materi ini.

Petunjuk Pengerjaan antara lain sebagai berikut :

1. Kerjakan tugas berikut secara berkelompok.

2. Setiap kelompok beranggotakan 5-6 siswa atau anggota.

3. Bacalah soal dibawah dengan seksama dan teliti.

4. Bacalah literature atau modul untuk memperkuat pemahaman kalian

tentang materi menganalisis persyaratan personil administrasi kantor.

5. Selesaikan masalah yang diberikan dengan menggunakan strategi yang

telah di diskusikan bersama sesuai dengan petunjuk di atas.

6. Kerjakan hasil kerja kelompok pada lembar yang telah disediakan oleh

guru.

7. Kumpulkan hasil pekerjaan pada guru dengan rapi.

8. Siswa perkelompok dipilih secara acak untuk mempresentasikan di depan

kelas.


F. EVALUASI

Di dalam evaluasi ini kalian akan mendapatkan 10 soal pilihan ganda

(multiple choice). Berikut beberapa ketentuan yang harus diperhatikan yakni:

erjaan evaluasi adalah 60 menit.

i yang disediakan untuk latihan atau ulangan ini adalah 100.

benar untuk soal pilihan ganda.

atau

pengawas.

lian pada kertas jawaban kalian.

Dan jika kalian telah membaca dan siap. Silakan menyelesaikan soal evaluasi

yang telah disediakan tutor.

Selamat Mengerjakan!!!

Semoga Berhasil!!!

JAWABLAH PERTANYAAN DIBAWAH INI SESUAI DENGAN

JAWABAN YANG TEPAT.

1. Orang-orang atau karyawan atau pegawai yang menjalankan atau

melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor

pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan

mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari kinerjanya.

Merupakan perngertian dari…

a. Personil kantor

b. Pegawai negeri

c. Pegawai swasta

d. Personil administrasi

e. Personil

2. Berikut macam-macam personil kantor, kecuali…

a. Administrator

b. Manager


c. Staff

d. Worker

e. Satpam

3. Para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam

bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam

melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Merupakan pengertian dari…

a. Worker

b. Staff

c. Manager

d. Professor

e. Administrator

4. Setiap personil kantor pasti memiliki tugas dan tanggung jawabnya

masing-masing. Lantas apa tugas dari kepala kantor atau pimpinan kantor

atau direktur kantor…

a. Mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab

mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan

masuk.

b. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus

kas keluar dan kas masuk.

c. Bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran

aktivitas kantor secara keseluruhan.

d. Bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja

pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat

surat keluar.

e. Bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang

yang mempunyai kepentingan terhadap kantor.

5. Ada berapakan syarat-syarat menjadi bagian dari personil kantor…

a. 3

b. 4


c. 5

d. 2

e. 6

6. Menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern,

seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan

administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas

pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan, kecuali…

a. Menghimpun

b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menggandakan

e. Menulis

7. Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

1) Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of

belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga

2) Tekun dan rajin

3) Kesabaran

4) Kerapian

5) Dapat menyimpan rahasia

Nomor berapa sajakah yang menunjukkan syarat kepribadian yang

diperlukan oleh seorang personil kantor…

a. 1 dan 2

b. 1, 2 dan 3

c. 3 dan 4

d. Benar semua

e. 3, 4 dan 5

8. Analisis jabatan berguna untuk, Kecuali…

a. Perekrutan dan seleksi karyawan

b. Kompensasi gaji karyawan


c. Evaluasi jabatan

d. Penilaian prestasi kerja karyawan

e. Penentuan gaji tertinggi

9. Mereka yang bekerja secara tidak tetap yang upah mereka dibayar secara

bulanan, tanpa memperhatikan jumlah hari kerja pekerja tersebut.

Merupakan pengertian dari…

a. Pekerja honorer

b. Pegawai tetap

c. Pegawai negeri

d. Pegawai swasta

e. Staff

10. Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian antara lain, Kecuali…

a. Cara berbicara dan cara berjalan

b. Sikap badan pada saat duduk

c. Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan

waktu dan acaranya

d. Sifat bersih dan rapi

e. Membuat dan mengirim surat


DAFTAR RUJUKAN


https://lp2m.asia.ac.id/wp-content/uploads/2013/08/Tommy-Septian-

Purnomo_E-recruitment-suatu-inovasi-dalam-perekrutan.pdf


https://lp2m.asia.ac.id/wp-content/uploads/2013/08/Tommy-Septian-Purnomo_E-recruitment-suatu-inovasi-dalam-perekrutan.pdf

https://lp2m.asia.ac.id/wp-content/uploads/2013/08/Tommy-Septian-Purnomo_E-recruitment-suatu-inovasi-dalam-perekrutan.pdf

MODUL - pbaadp.files.wordpress.com€¦ · BISNIS MANAJEMEN, PARIWISATA, TEKNOLOGI, AGRIBISNIS Jl....

Documents

Transcript of MODUL - pbaadp.files.wordpress.com€¦ · BISNIS MANAJEMEN, PARIWISATA, TEKNOLOGI, AGRIBISNIS Jl....