RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)
Nama Sekolah : SMK NEGERI 1 MALANG
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Kelas / Smester : X / I
Materi Pokok : Struktur Organisasi dan Jabatan di Bidang
Administrasi Perkantoran
Jumlah Pertemuan : 1 JP X 35 menit
A. KOMPETENSI INTI
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia.
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural
dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab
phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk
memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung.
B. KOMPETENSI DASAR
1.2 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan
kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang
menciptakannya.
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli,
santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran
sebagai bagian dari sikap ilmiah.
3.5 Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi.
4.5 Membuat struktur organisasi kantor.
C. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
1.2.1 Meyakini adanya karunia Tuhan Yang Maha Esa atas pemberian amanah
untuk dapat menjelaskan materi tentang struktur organisasi dan jabatan di
bidang administrasi perkantoran.
1.2.2 Berakhlak mulia dalam mengamati berbagai bentuk struktur organisasi di
lingkungan sekitar.
2.2.1 Terlibat aktif dalam berdiskusi.
2.2.2 Terbiasa dalam istilah-istilah yang sering digunakan dalam struktur
organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran.
3.5.1 Menjelaskan pengertian organisasi kantor.
3.5.2 Memahami prinsip-prinsip organisasi kantor.
3.5.3 Mengamati berbagai bentuk struktur organisasi di lingkungan sekitar
sekolah dan menyadari kebesaran Tuhan yang menciptakan segala sesuatu
itu teratur.
3.5.4 Mendiskusikan bentuk-bentuk struktur organisasi di lingkungan sekolah dan
hubungannya dengan bentuk dan jabatan dalam organisasi.
3.5.5 Mengidentifikasi bentuk-bentuk struktur organisasi dan hubungannya
dengan jabatan dalam organisasi.
4.5.1 Menjawab pertanyaan tentang struktur organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran.
4.3.2 Menjelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran.
4.3.3 Membuat kesimpulan tentang struktur organisasi kelas sesuai dengan kajian
kelompok.
4.3.4 Mengamati kreativitas peserta didik dalam organisasi kelas.
D. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca materi mengenai
struktur organisasi dan jabatan di bidang administrassi perkantoran, tanya jawab,
penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai berbagai macam surat dinas, peserta
didik dapat :
1. Melaporkan tugas dengan tepat waktu.
2. Memilah kata-kata yang tepat dalam menjelaskan pengertian dari kantor dan
administrasi perkantoran.
3. Menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor.
4. Memahami struktur organisasi kantor.
5. Memahami jabatan-jabatan yang ada dalam kantor.
6. Mengelolah berbagai macam bentuk-bentuk organisasi kantor dengan
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
7. Mencari informasi mengenai struktur organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran melalui berbagai macam sumber belajar di sekolah
maupun di luar sekolah.
8. Memahami tujuan dari struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi
perkantoran.
9. Menghubungkan struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi
perkantoran dengan perilaku yang efektif dan efisien dalam kehidupan sehari-
hari.
10. Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian struktur organisasi dan
jabatan di bidang administrasi perkantoran.
11. Mengerjakan soal tentang struktur organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran.
E. MATERI PEMBELAJARAN
1. Pengertian struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran.
2. Prinsip-prinsip organisasi kantor.
3. Bentuk-bentuk organisasi kantor.
4. Struktur organisasi kantor.
F. METODE
1. Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach
2. Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan,
Diskusi
3. Model Pembelajaran : Group Investigation
G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR
Media
Power point atau tayangan slide mengenai struktur organisasi dan jabatan di
bidang administrasi perkantoran.
Berbagai macam bahan ajar dari buku cetak.
Beragam macam bahan ajar dari internet.
Alat
LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus
Sumber Belajar
Yuliati, Sari. 2015. AKSI (Akselerasi Kemampuan Siswa) Pengantar Administrasi
Perkantoran untuk SMK Kelas X. Bandung : Yrama Widya
Prasetyo, R. Aghatha C. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran SMK Kelas
X. (online) diakses di
http://www.academia.edu/9910288/pengantaradministrasiperkantoranSMKkelasX
H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN
PERTEMUAN PERTAMA
No. Langkah-Langka Pembelajaran Keterangan
A. Pendahuluan 5’
1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan
salam.
Sikap religius
2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a
sesuai dengan agama dan kepercayaan masing-
masing.
Sikap religius
3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada
hari itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa
Sikap sosial
presensi peserta didik.
4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan
kelas kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar
mengajar.
5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan
tujuan pembelajaran yang akan dicapai hari ini,
yaitu tentang pengertian, bagian-bagian, ciri-ciri,
macam-macam, dan cara menyusun surat dinas.
B. Kegiatan Inti 25’
1. Pendidik menjelaskan tentang pengertian, prinsip-
prinsip oranisasi kantor, bentuk-bentuk organisasi
kantor, bagan atau struktur organisasi kantor, uraian
tugas dan peserta didik menyimak penjelasan yang
diberikan oleh pendidik.
Mengamati/
pemberian
rangsangan
2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan
pertanyaan yang sesuai dengann topik yang
dibicarakan dan peserta didik lain juga boleh
menanggapi pertanyaan dari peserta didik tersebut.
Menanya
3. Pendidik membagi kelas dalam 4 kelompok yang
terdiri dari 4-5 peserta didik.
4. Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap
kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas
yang berbeda dari kelompok lain.
Untuk kelompok I mendiskusikan tentang
pengertian struktur organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran.
Untuk kelompok II mendiskusikan tentang prinsip-
prinsip organisasi kantor.
Untuk kelompok III mendiskusikan tentang bentuk-
bentuk organisasi kantor.
Untuk kelompok IV mendiskusikan tentang bagan
atau struktur organisasi.
Mencoba
5. Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan
oleh setiap kelompok.
Melalui diskusi kelompok, peserta didik
mendiskusikan materi stuktur organisasi dan jabatan
di bidang administrasi perkantoran.
Mengamati
6. Masing-masing kelopok membahas materi yang
sudah ada secara kooperatif.
Menalar
7. Setelah diskusi, masing-masing kelompok secara
bergantian menyampaikan hasil pembahasan
kelompok dan kelompok lain menanggapi.
Menanya
8. Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap
jawaban atau tanggapan peserta didik agar
termotivasi dan tidak takut salah untuk berbicara
didepan kelas.
Mengomunikasik
an
9. Pendidik memberikan tes essai kepada peserta didik
secara individu mengenai materi yang telah
didiskusikan tadi.
Menalar
10. Setelah mengerjakan tes essai tersebut, pendidik
memberikan instruksi kepada peserta didik untuk
mengumpulkan lembar jawaban ke pendidik.
Me
ngkomunikasikan
11. Pendidik memberikan hangout kepada peserta didik
mengenai pertanyaan mengenai struktur organisasi
dan jabatan di bidang administrasi perkantoran.
Mencoba
12. Pendidik menjelaskan berbagai bentuk struktur
organisasi di lingkungan sekitar sekolah.
Mengamati
13. Peserta didik mengikuti penjelasan pendidik dengan
seksama.
Menalar
14. Mempresentasikan struktur organisasi kelas atau
sekolah atau kantor sesuai dengan kajian kelompok.
Mengkomuikasik
an
15. Pendidik memberikan apresiasi dan tanggapan
mengenai hasil presentasi peserta didik.
Mengkomunikasi
kan
C. Kegiatan Penutup 5’
1. Peserta didik dibantu oleh guru untuk
menyimpulkan materi.
2. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut
dengan meminta siswa mempelajari kembali materi
yang akan menjadi bahan ajar untuk pelajaran
selanjutnya.
3. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan
berdo’a yang dipimpin seorang peserta didik dan
mengucapkan salam.
Sikap religius
I. PENILAIAN
1. Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik
(pedoman penilaian terlampir).
2. Tugas bentuk multiple choise (soal terlampir).
Malang, 5 Mei 2016
Mengetahui,
Kepala UPTD SMK Negeri 1 Malang Guru Mata
Pelajaran
____________________________ Rica Monica, S.Pd.
Pembina Tk. I
NIP.
LAMPIRAN 1
1. Penilaian Sikap
Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap
No
.
Nama Peserta
Didik
Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah
Skor
Rata-Rata
Disiplin Tanggungjawab Santun
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
2
3
4
5
6
N
Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.
Keterangan:
4 = jika 4 indikator terlihat
3 = jika 3 indikator terlihat
2 = jika 2 indikator terlihat
1 = jika 1 indikator terlihat
Indikator Penilaian Sikap:
Disiplin
a. Tertib mengikuti instruksi
b. Mengerjakan tugas tepat waktu
c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta
d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif
Tanggung Jawab
a Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c Mengajukan usul pemecahan masalah
d Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan
Santun
a. Berinteraksi dengan teman secara ramah
b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d. Berperilaku sopan
Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari
keempat aspek sikap di atas.
Kategori nilai sikap:
Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1
2. Penilaian Pengetahuan
Bentuk Penilaian : Tes Tertulis
Jenis : Multiple Choise
I. Jawablah pertanyaan berikut ini yang menurut anda benar dengan
memberi tanda silang (X) pada salah satu pilihan jawaban (A), (B), (C),
atau (D)
1. Menurut Neuner dan Kelling terdapat 8 prinsip organisasi perkantoran
yaitu .....
(A) Prinsip tujuan, prinsip kesatuan fungsi, prinsip hubungan individual
(B) Prinsip tujuan, prinsip berorganisasi, prinsip jangkauan pengawasan
(C) Prinsip kepengawasan, prinsip kepemimpinan, prinsip kerja sama
(D) Prinsip kerja sama, prinsip berorganisasi, prinsip kesederhanaan
2. Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu
dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, berupa komite, dewan
atau board dengan pluralistic management, merupakan pengertian dari
struktur .....
(A) Struktur produk
(B) Struktur garis
(C) Struktur garis dan staf
(D) Struktur komite
3. Kelebihan dari struktur matriks adalah .....
(A) Membantu perusahaan beradaptasi dengan cepat terhadap segala situasi
(B) Karyawan lebih menyadari tugas dan tanggung jawab pekerjaannya,
karena strukturnyamudah dipahami dan mudah dimengerti
(C) Meningkatkan tekanan kerja yang berlebihan kepada karyawan
(D) Kebingungan terjadi ketika karyawan memiliki dua atau lebih supervisor
4. Gambar diatas merupakan struktur .....
(A) Komite (C) Matriks (E) Fungsional
(B) Produk (D) Garis
5. Tiga unsur penting dalam organisasi menurut The Liang Gie adalah .....
(A)Pimpinan, tujuan, keuntungan
(B) Individu, kelompok, struktur
(C) Sekelompok manusia, tujuan, dan keuntungan
(D)Sekelompok manusia, kerja sama, tujuan
6. Dibawah ini terdapat ciri-ciri organisasi lini, salah satunya yaitu ....
(A) Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
(B) Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang
staf
(C) Strutur organisasi sederhana dan stabil
(D) Adanya pembagian tugas yang jelas dan tegas
7. Struktur organisasi yang melakukan perekrutan, sementara karyawan pada
beberapa area fungsional seperti keuangan, merupakan ciri dari struktur .....
(A)Struktur komite
(B) Struktur fungsional
(C) Struktur garis dan staf
(D)Struktur matriks
8. Terdapat lima bagan yang menggambarkan aspek utama dari struktur
organisasi dibawah ini, kecuali .....
(A)Pembagian kerja
(B) Rantai perintah
(C) Pengendalian
(D)Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
9. Memiliki kepribadian disiplin, sabar, jujur, memiliki pengetahuan tentang
aktifitas organisasi dan terampil adalah beberapa syarat yang diperlukan
untuk menjadi .....
(A)Sekretaris junior
(B) Sekretaris khusu
(C) Sekretaris profesional
(D)Sekretaris senior
10. Salah satu nama lain dari manajer madya adalah .....
(A)Disfrict manager
(B) Pemimpin proyek
(C) Managing director
(D)Kepala seksi
Kunci Jawaban Multiple Choise
1. A 6. C
2. D 7. D
3. A 8. C
4. B 9. C
5. D 10. A
Pedoman Penilaian Pengetahuan
Skor Maksimal untuk:
Skor No. 1 : 10
Skor No. 2 : 10
Skor No. 3 : 10
Skor No. 4 : 10
Skor No. 5 : 10
Skor No. 6 : 10
Skor No. 7 : 10
Skor No. 8 : 10
Skor No. 9 : 10
Skor No. 10 : 10
Total skor maksimal : 100
Rincian Skor 4
Skor 10 : untuk jawaban benar
Skor 0 : untuk jawaban salah
Rumus Konservasi Nilai
Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100
100
Rubrik Penilaian:
No Nama Siswa Skor Nilai
1
2
3
4
5
N
3. Penilaian Keterampilan
Latihan Membuat Struktur Organisasi Kantor
Buatlah struktur organisasi setelah anda melakukan observasi ke sebuah
organisaisi dan jelaskan struktur organisasi yang digunakan oleh organisasi
tersebut.
Aspek Penilaian Membuat Struktur Organisasi
Format Penilaian:
No Jawaban Skor
1
2
3
4
5
- Sistematika penyusunan struktur organisasi
- Kerapian pembuatan bagan
- Bagan yang dibuat harus sesuai dengan dengan jabatan
- Penulisan rapi, sesuai tata letak sebenarnya
- Penjelasan harus sesuai dengan struktur organisasi yang digunakan
20
20
20
20
20
SKOR MAKSIMAL 100
Rincian Skor 20
Skor 0-5 : Kurang
Skor 6-10 : Cukup
Skor 11-15 : Baik
Skor 16-20 : Sangat Baik
Rubrik Penilaian:
No Nama Siswa Skor Nilai
1
2
3
4
5
N
LAMPIRAN MATERI
MATERI POKOK
STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI
PERKANTORAN
1. ORGANISASI DALAM KANTOR
Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan
kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur
tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang
memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.
Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya yaitu
“Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah keseluruhan ruang
dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan tatausaha atau dilakukan aktivitas-
aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu
organisasi.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu
kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari
sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi
kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik-baiknya. Karena
organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa
pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara
yang paling efisien.
Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga
tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui
organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi
yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar.Organisasi kantor akan terikat
kepada sifat-sifat dari “Office Work” oleh karena setiap organisasi menyangkut
pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi
serta penentuan dari kewajiban -kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.
Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka
ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan dibagi kepada
semua orang yang terlibat, sehingga setiap orangmempunyai tugas dan
kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya menurut
kedudukan mereka agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan efesien.
A. Prinsip-Prinsip Organisasi
Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia,
sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan.
Unsur -unsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Manusia
Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada
manusia (orang-orang) yang bekerjasama. Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja
2. Sasaran/ Tujuan
Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai
3. Tempat Kedudukan
Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi
memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya Manusia (orang-
orang)
4. Pekerjaan
Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada
pembagian kerjanya.
5. Teknologi
Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis
6. Struktur
Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar manusia yang satu
dengan yang lainnya, sehingga tercipta organisasi
7. Lingkungan
Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi.
Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya asas-asas atau
prinsip-prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu organisasi yang baik perlu
dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Dengan pengetahuan
tentang asas-asas atau prinsip-prinsip organisasi maka dalam setiap usaha untuk
mengorganisasi kalau tidak mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka
prinsip-prinsip tersebut harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip
organisasi yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut :
1. Prinsip perumusan tujuan
Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus diperkirakan
adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas tersebut maka berarti bahwa sebelum
organisasi tersebut disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari
organisasi itu dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi tersebut bermaksud
agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja
Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan atau penyusunan
suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara
efisien dan efektif. Karena suatu organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga
orang lain yang kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya
pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian kerja maka tiap orang /
bagian akan dapat mengetahui secara jelas tugas dan tanggung jawab serta
kedudukannya masing- masing dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan
dapat diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan sehingga
pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
3. Prinsip pendelegasian wewenang
Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan seorang diri baik
karena keterbatasan kemampuan waktu dan sebagainnya. Untuk itu perlu bagi
seorang menajer dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan
sebagian yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya.
4. Prinsip koordinasi
Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi maka
diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan sampai terjadi kesimpang
siuran. Akan tetapi, dalam praktek adanya koordinasi yang baik maka
kemungkinan kesimpang siuran itu tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang
atau setiap bagian mempunyai egoisme untuk berusaha melaksanakan tugasnya
sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah baik, tetapi kalau tindakan
ini berlebih-lebihan artinya tidak memperhatikan kegiatan-kegiatan lain maka
justru dapat menyulitkan, misalnya bagian produksi berusaha untuk meningkatkan
produksinya sebanyak mungkin tanpa memperhatikan bagian penjualan, maka ini
berarti akan menimbulan over produksi (produksi yang berlebihan).
5. Prinsip batas efisiensi pengawasan
Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian tersebut
mempunyai beberapa orang yang dibawah pengawasannya untuk itu batas-batas
efisiensi pengawasan harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas
pengawasan orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani
untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat sebenarnya tergantung
pada situasi dan kondisi masing-masing yang tidak dapat dibaut standar secara
tegas. Perbedaan kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor
lain ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik
6. Prinsip pengawasan umum
Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila pengawasannya
kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan organisasi harus dilakukan
sedemikian rupa misalnya diusahakan penyusunan organisasi yang sederhana
sehingga dengan demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara
keseluruhan.
B. Bentuk organisasi kantor
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan
departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini
menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu ;
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi :
1. Organisasi Garis/Lini
Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari
atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang
-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang
dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu
bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang
menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahannya.
Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan
dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi
mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada
satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau
bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis,
karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai
bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis
komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan. Pada
sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat
jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu
garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang
paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat
manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan
organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai
segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima
perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya
bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan
melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya
sederhana. Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian
harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang
pekerjaannya .
Ciri-ciri organisasi lini.
1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan
suatu garis wewenang/komando
2. Struktur organisasi sederhana dan stabil
3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling
mengenal
4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan
wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya
5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga
dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal
6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi
7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
KEUNTUNGAN KELEMAHAN
1. Ada kesatuan komando yang
terjamin dengan baik.
2. Disiplin pengawai tinggi dan
mudah dipelihara
(dipertahankan)
3. Koordinasi lebih mudah
dilaksanakan
4. Proses pengambilan keputusan
dan instruksi – instruksi dapat
berjalan cepat
5. Garis kepemimpinan tegas,
tidak simpang siur, karena
pimpinan langsung
berhubungan dengan
bawahannya sehingga semua
perintah dapat dimengerti dan
di laksanakan
6. Rasa solidaritas pegawai
biasanya tinggi
7. Pengendalian mudah di
1. Tujuan dan keinginan pribadi
pimpinan seringkali sulit
dibedakan dengan tujuan
organisasi
2. Pembebanan yang berat dari
pejabat pimpinan, karena
dipegang sendiri
3. Adanya kecenderungan
pimpinanbertindak secara
otoriter/diktator, cenderung
bersikap kaku (tidak fleksibel)
4. Kesempatan pegawai untuk
berkembang agak terbatas
karena sukar untuk mengambil
inisatif sendiri
5. Organisasi terlalu tergantung
kepada satu orang, yaitu
pimpinan
6. Kurang tersedianya staf ahli
laksanakan dengan cepat
8. Tersedianya kesempatan baik
untuk latihan bagi
pengembangan bakat – bakat
pimpinan
9. Adanya penghematan biaya
10. Pengawasan berjalan efektif
Judul : Kelebihan dan Kekurangan Sistem Organisasi Garis/Lini
2. Organisasi Staff.
KEUNTUNGAN KELEMAHAN
1. Asas kesatuan komando
tetap ada. Pimpinan tetap
dalam satu tangan
2. Adanya tugas yang jelas
antara pimpinan staf dan
pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan
tipe fleksibel (luwes)
karena dapat di tempatkan
pada organisasi besar dan
kecil
4. Pengembalian keputusan
relatif mudah, karena
mendapat bantuan
pemikiran dari staf
5. Koordinasi mudah
dilakukan, karena ada
pembagian tugas yang
jelas
6. Disiplin dan moral
pegawai biasanya tinngi
karena sesuai dengan
spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat
berkembang sesuai
spesialisasinya
8. Diperoleh manfaat yang
besar bagi para ahli
1. Kelompok pelaksana
terkadang bingung untuk
membedakan perintah dan
bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang,
karena adanya pegawai yang
tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan
tidak sehat, karena masing –
masing menganggap tugas
yang dilaksanakannyalah
yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan
advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung
jawab dalam berbagai kerja
anatar pejabat garis dan staf
tidak tegas, maka akan
menimbukan kekacauan
dalam menjalankan
wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa
menambah pembebanan
biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf
melampaui kewenangan
stafnya sehingga
menimbulkan
ketidaksenagan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat
prbedaan interpelasi antar
orang lini dan staf dalam
kebijakan dan tugas yang
diberikan sehingga
menimbukan permasalahan
menjadi kompleks.
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai
hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya berfungsi memberikan
bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando
kebawah.Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan
sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus
persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila
digabungkan dengan bentukorganisasi lainnya.
3. Organisasi Garis dan Staf
Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap
ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai
kepada unit yang ada paling bawah bertugas memberikan. Para staf hanya
bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan
atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan
pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar,
pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia
membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf :
1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks
2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin
pula
diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai
tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang
staf.
4. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-
macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini
masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja
didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu
tugas tertentu saja. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada
pimpinan-pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya
diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akanmendapat
perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian
khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.
Ciri-ciri organisasi fungsional :
a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas
b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan
c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan
d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas
e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama
dapat
dilakukan
KEUNTUNGAN KELEMAHAN
1. Spesialisasi dilakukan secara
optimal
2. Para pegawai bekerja sesuai
ketrampilannya masingmasing
3. Produktivitas dan efisiensi dapat
ditingkatkan
4. Koordinasi menyeluruh bisa
dilaksanakan pada eselon atas,
sehingga berjalan lancar dan
tertib
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin
karyawan yang menjalankan
fungsi
yang sama biasanya cukup tinggi.
1. Pekerjaan seringkali sangat
membosankan
2. Sulit mengadakan perpindahan
karyawan/pegawai dari satu
bagian ke
bagian lain karena pegawai hanya
memperhatikan bidang
spesialisasi
sendiri saja
3. Sering ada pegawai yang
mementingkan bidangnya sendiri,
sehingga koordinasi menyeluruh
sulit
dan sukar dilakukan
6. Pembidangan tugas menjadi jelas
5. Organisasi Kepanitiaan
Organigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas
selesai maka selesailah organisasi tersebut.
KEUNTUNGAN KELEMAHAN
1. Segala keputusan dipertimbangkan
masak-masak dalam pembahasan
yang dalam dan terperinci
2. Kemungkinan pimpinan bertindak
otoriter sangat kecil
3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh
suatu tim
1. Proses pengambilan keputusan
memerlukan diskusi yang berlarut-
larut
yang menghambat pelaksanaan
tugas
2. Tanggung jawabnya tidak jelas,
karena
tanggung jawabnya sama
3. Kreativitas karyawan terhambat
dan
sukar untuk dikembangkan, karena
faktor kolektivitas lebih
dipentingkan
C. Bagan/Struktur Organisasi Kantor
Struktur organisasi merupakan pola komunikasi dan koordinasi
antarbagian atau departemen dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat
tercapai dengan efektif dan efisien. Lebih lanjut tentang struktur organisasi, Gie
(2007)menyatakan bahwa suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya
secara penuh bila memenuhi dua syarat, yaitu efisien dan sehat.
Struktur organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi tersebut memiliki
susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap
persatuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha
dengan hasil kerjanya, baikmengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja itu.
Sedangkan struktur yang sehat berarti bahwa organisasi itu mempunyai
bentukyang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan
wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan
keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa
kesimpangsiuran.
Bila organisasi mengabaikan kedua syarat struktur organisasi tersebut,
maka akibatnya adalah sebagai berikut :
1. Organisasi akan mekar susunannya menjadi berlipat ganda dengan tidak
menambah kegiatan yang dilakukan dan hasilkerja yang dicapai.pemekaran
susunan organisasi ini berarti bertambahnya jumlah karyawan, dan besarnya
biaya, sedangkan pembagian kerjanya mungkin tidak akan tumbuh secara wajar.
2. Terjadinya kembaran satuan-satuan organisasi atau duplikasi kegiatan,
kesimpangsiuran dalam pelaksanaan pekerjaan, dan semakin sukarnya tercapainya
koordinasi.
Menurut Soekoco (2007), terdapat 6 macam struktur organisasi yang biasa
dijumpai dalm suatu organisasi, yaitu :
1. Struktur Garis
Struktur ini merupakan struktur organisasi yang palig tua dan sederhana,
dimana kekuasaan mengalir secara vertikal dari tngkat paling atas, melalui tingkat
menengah dan sampai tingkat bawah. Struktur ini umumnya ditemui pada
perusahaan kecil atau perusahaan yang baru berdiri.
2. Struktur Garis dan Staf
Struktur ini hampir sama dengan struktur garis dengan satu dimensi
tambahan berupa aktifitas staf ahli yang mendukung aktivitas sgruktu garis
dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Keberadaan staf ahli
dibutuhkan sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab
mengelola departemen yang di pimpinnya.
3. Struktur Fungsional
Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau perusahaan yang
mempunyai area spesialisasi sebagai dasar eksistensi sebuah departemen dan
lazim ditemui pada perusahaan kecil dan menengah yang memusatkan mengambil
keputusan pada tingkat tertinggi dari perusahaan.
4. Struktur Produk
Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan
produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur
orrganisasi sebuah perusahaan. Tiap produk utama diberikan status divisi dan
ofisial tingkat tinggi yang memimpin unit tersebut.
5. Struktur Komite
Struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan.
beberapa perusahaan melakukan fungsi manajerial, dimana yang lain hanyalah
sebagai penasihat. Struktur komite yang telah menyelesaikan tugasnya akan
dibubarkan, sementara struktur komite lain dalam perusahaan terus berjalan
hingga menyelesaikan tugasnya.
6. Struktur Matriks
Struktur ini merupakan struktur terbaru dari senua organisasi yang ada dan
paling sering digunakan perusahaan yang melakukan proyek rumit. Struktur ini
mengintegrasikan hubungan vertikal dan horizontal dengan unit lain dalam sebuah
proyek. Struktur ini melibatkan karyawan yang direkrut sementara dari beberapa
area fungsional seperti manufaktur, keuangan, penjualan dan mempekerjakan
mereka sebagai tenaga part time atau full time pada sebuah proyek.
Top Related