44
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
PT. Angka Wijaya Cikarang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
pelayanan jasa di khususkan pada pelayanan jasa air conditioner. Dalam
melakukan berbagai kegiatan bisnis, PT. Angka Wijaya Cikarang menggunakan
berbagai macam prosedur yang dimaksudkan agar terciptanya komunikasi data
dan informasi secara menyeluruh.
Namun dalam memujudkan terciptanya komunikasi data atau informasi
secare menyeluruh masih menggunakan sistem manual. Hal ini membuat
keterlambatan data atau informasi dan rentannya keaamanan data atau informasi.
Dimulai dari permintaan pelayanan,pembuatan surat perintah tugas
(pemeriksaan dan service) , penawaran harga, pembuatan invoice, pembuatan
laporan masih menggunakan manual berdasrkan berkas-berkas yang diarsipkan.
PT. Angka Wijaya Cikarang membutuhkan suatu aplikasi pelayanan jasa
untuk mempermudah dan menyingkat waktu dalam pelaksanaan bisnisnya, dari
permintaan pelayanan sampai pembuatan laporan, hal tersebut tentunya dapat
sangat membantu untuk prosen pengimpanan data dan pengaman data yang ada.
45
Dengan aplikasi pelayanan jasa, proses pencarian data akan lebih cepat dan
mudah, dan dalam pembuatan laporan invoice perpriode dapat dilakukan dengan
mudah, cepat, tepat dan akurat.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur sistem usulan pelayanan jasa pada PT. Angka Wijaya Cikarang adalah
sebagai berikut :
1. Prosedur permintaan pelayanan jasa
Customer melakukan permintaan pelayanan jasa melalui telepon atau email
kepada customer service, kemudia di proses oleh customer service sebagai
data permintaan pelayanan, kemudian pihak customer service memberikan
referensi daftar penawaran harga kepada customer.
2. Prosedur pemesanan barang/ jasa.
Customer melakukan pemesanan berdasarkan daftar penawaran harga,
selanjutnya pihak customer service menerima purchase order dari customer
yang selanjutnya akan menjadi data purchase order.
3. Prosedur surat perintah tugas
Customer service membuat surat perintah tugas berdasarkan puchase order
kepada teknisi. Setelah teknisi melakukan service, surat perintah tugas
ditanda tangani oleh pihak customer sebagai bukti bahwa telah dilakukan
service, surat perintah tugas dikembalikan kepada customer service untuk
diverifikasi.
4. Prosedur pembuatan invoice
46
Berdasarkan surat perintak tugas, customer service membuat invoice dan di
serahkan kepada pihak customer.
5. Prosedur pembuatan laporan invoicee perpriode
Dari data invoice, customer service membuat laporan invoice perpriode.
4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan
Berikut merupakan diagram alir data sistem usulan yang di buat oleh penulis :
A. Diagram Konteks Sistem Usulan
Sistem Pelayanan
Jasa Pada PT. Angka
Wijaya Cikarang
0.0
Customer Teknisi
Direktur
Permintaan Pelayanan
Purchase Order
Daftar Harga
invoice
Surat Perintah Tugas
Surat Perintah Tugas(acc)
Laporan
Gambar IV. 1.
Diagram Konteks Sistem Usulan
47
B. Diagram Nol Sistem Usulan
Permintaan
Pelayanan
1.0
Customer
Permintaan
barang/ jasa
2.0
Surat Perintah
Tugas
3.0
Pembuatan
Invoice
4.0
Teknisi
Pembuatan
Laporan
5.0
Direktur
D1
D2
D7
D6
D4
Permintaan Pelayanan
Daftar Harga
Data Permintaan Pelayanan
File Permintaan
Pelayanan
File CustomerData Customer
D5
File Purchase Order
Purchase Order
Data Purchase
Order
Data Permintaan
Pelayana
Data Purchase OrderFile Teknisi
Data Teknisi
SPTData Surat Perintah Tugas
SPT(ACC)
File Surat
Perintah Tugas
Data Surat Perintah Tugas
InvoiceData Invoice
Data Invoice
File Invoice
Laporan
File Daftar
HargaD3
Data Daftar Harga
Gambar IV. 2.
Diagram Nol Sistem Usulan
48
C. Diagram Detail
Permintaan
Pelayanan
1.1
Verifikasi
Permintaan
Pelayanan
1.2
Permintaan pelayanan
Permintaan pelayanan
D1File Permintaan
Pelayanan
Data CustomerFile customerD2
File Daftar
HargaD3
Data Daftar
Harga
Daftar Harga
Data
Permintaan
Pelayanan
Gambar IV. 3.
Diagram Detail Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Untuk lebih memahami lebih rinci tentang arus data di diagram alir data
sistem usulan, dapat dilihat dalam kamus data sebagai berikut:
A. Kamus Data Masukan Sistem Usulan
1. Nama Arus Data : Data Custumer
Alias : Data Customer
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Customer-Proses 1.0
Penjelasan : Untuk Memasukan Data Customer
49
Periode : Setiap Adanya Permintaan Pelayanan
Volume : Satu Lembar
Strukture Data : Header + Isi
Header : Logo PT. Angka Wijaya Cikarang + Judul
Isi : No Customer + Nama Customer + Alamat +
Telepon
2. Nama Arus Data : Data Teknisi
Alias : Data Teknisi
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Teknisi-Proses 3.0
Penjelasan : Untuk Memasukan Data Teknisi
Periode : Setiap Pembuatan Surat Perintah Tugas
Volume : Satu Lembar
Strukture Data : Header + Isi
Header : Logo PT. Angka Wijaya Cikarang + Judul
Isi : Kode Teknisi + Nama Teknisi + Alamat + Tempat lahir +
Tanggal Lahir + Tanggal Masuk
B. Kamus Data Keluaran Sistem Usulan
1. Nama Arus Data : Data Permintaan Pelayanan
Alias : Data Permintaan Pelayanan
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 1.0- File Data Permintaan Pelayanan File
Data Permintaan Pelayanan-Proses 2.0
50
Penjelasan : Untuk Menyimpan Data Permintaan Pelayanan
Periode : Setiap Adanya Permintaan Pelayanan
Volume : Satu Lembar
Strukture Data : Header + Isi
Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul
Isi :No Permintaan + Tanggal Permintaan + No Customer +
Nama Customer + Alamat + Telepon + Jenis Permintaan
2. Nama Arus Data : Daftar Harga
Alias : Daftar Harga
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 1.0-Customer
Penjelasan : Untuk Pengajuan Penawaran Harga
Periode : Setiap Adanya Permintaan Pelayanan
Volume : Satu Lembar
Strukture Data : Header + Isi
Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul
Isi : Kode Jenis + Jenis Pelayanan + Ukuran Pk + Jumlah +
Harga + Total
3. Nama Arus Data : Data Purchase Order
Alias : Data Purchase Order
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 2.0-File Purchace Order File Purchase Order-
Proses 3.0
Penjelasan : Untuk Melihat Puchase Order Yang Telah Masuk
51
Periode : Setiap Menerima Purchase Order
Volume : Satu Lembar
Strukture Data : Header + Isi
Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul
Isi : No Po + Tanggal Po + No Permintaan +Nama Customer
+ Alamat + Telpon + Jenis Pelayanan + Ukuran Pk +
Jumlah + Harga+ Keterangan + Total
4. Nama Arus Data : Surat Perintah Tugas
Alias : Surat Perintah Tugas
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3.0-Teknisi
Penjelasan : Untuk Pemeriksaan Dan Service
Periode : Setiap Akan Dilakukannya Pemeriksaan Dan Service
Volume : 4 Lembar
Strukture Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul Surat + Nomer
Surat + Tanggal Surat
Isi : Nama customer + Alamat + Jenis Pelayanan + Merk +
Ukuran Pk + Keterangan + Tindakan
Footer :Nama Teknisi 1 + Nama Teknisi 2 + Tanda Tangan
Penerima + Tanda Tangan Customer Service
5. Nama Arus Data : Invoice
Alias : Invoice
52
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4.0-Customer
Penjelasan : Untuk Pengajuan Penagihan Atas Pelayanan Jasa
Periode : Setelah Pelayanan Jasa Dilakukan
Volume : Tiga Lembar
Strukture Data : Header + Isi+ Footer
Header :Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul + Nomer
Invoice + Tanggal Invoice + Nomer Po + Nomer SPT +
Tanggal SPT + Nama Customer + Alamat + Telpon
Isi : Nomer + Jenis Pelayanan + Merk+ Ukuran PK + Jumlah +
Harga + Keterangan + Jumlah Harga + Total
Footer :Nama Teknisi 1 + Nama Teknisi 2 + Tanda Tangan
Penerima + Tanda Tangan Customer Service
Keterangan : Nomer Rekening Transfer
6. Nama Arus Data : Laporan
Alias : Laporan
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 5.0-Direktur
Penjelasan : Laporan Untuk Mengetahui Invoice Yang Keluar
Periode : Setiap Priode
Volume : Satu Lembar
Strukture Data : Header + Isi
53
Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul + Bulan Dan
Tahun
Isi : Nomor Invoice + Tanggal Invoice + Nama Customer +
Alamat + Telpon + Jumlah + Total
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi rancangan sistem usulan menerangkan tentang bentuk
dokumen dari sistem usulan pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka
Wijaya Cikarang. Adapun Spesifikasinya sebagai berikut :
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan pada sistem usulan adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Data Customer
Fungsi :Untuk Mengetahui Customer Yang Melakukan Permintaan
Pelayanan
Sumber : Customer
Tujuan : Customer Service
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Pelayanan
Bentuk : Lampiran C.1
2. Nama Dokumen : Data Teknisi
Fungsi :Untuk Mengetahui Teknisi Yang Melakukan Pelayanan
54
Sumber : Teknisi
Tujuan : Customer Service
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap Ada Pembuatan Surat Perintah Tugas
Bentuk : Lampiran C.2
3. Nama Dokumen : Data Permintaan Pelayanan
Fungsi : Untuk Mengetahui Data Permintaan Pelayanan
Sumber : Customer
Tujuan : Customer Service
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Pelayanan
Bentuk : Lampiran C.3
4. Nama Dokumen : Data Purchase Order
Fungsi : Untuk Bukti Permintaan Pelayanan
Sumber : Customer
Tujuan : Customer Service
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap Ada Purchase Order Yang Masuk
Bentuk : Lampiran C.4
55
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran pada sistem usulan adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Data Daftar Harga
Fungsi : Untuk Mengetahui Daftar Harga Yang Ditawarkan
Sumber : Customer Service
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Pelayanan
Bentuk : Lampiran D. 1
2. Nama Dokumen : Data Purchase Order
Fungsi : Untuk Mengetahui Purchase Order Yang Masuk
Sumber : Customer Service
Tujuan : Teknisi
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap Ada Purchase Order Yang Masuk
Bentuk : Lampiran D. 2
3. Nama Dokumen : Data Surat Perintah Tugas
Fungsi : Untuk Melaksanakan Pemeriksaan Dan Service
Sumber : Customer Service
Tujuan : Teknisi
Media : Kertas
56
Jumlah : Empat
Frekuensi : Setiap Akan Dilakukan Pemeriksaan Dan Service
Bentuk : Lampiran D. 3
4. Nama Dokumen : Data Invoice
Fungsi :Untuk Penagihan Pembayaran Pelayanan Yang Dilakukan
Sumber : Customer Service
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap
Bentuk : Lampiran D.4
4.5.3. Entity Relationship Diagram
Relasi yang telah dibuat dalam diagram alir data kemudian di kembangkan
kembali dalam bentuk entity relationship diagram,dimana dengan entity
relationship diagram tersebut hubungan-hubungan antar entity dan field-field
dalam database usulan dapat terlihat.
Berikut adalah Entity Relationship Diagram (ERD) yang dibuat untuk sistem
pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka Wijaya Cikarang :
a. Entity Relationship Diagram
57
CustomerMenerima
Purchase
Order
Daftar
Harga
Menghasilkan
Melakukan
MemilikiPermintaan
Surat
Perintah
Tugas
Mengeluarkan invoice
Melakukan TeknisiMenghasilkan
Tgl_masu
k
alamat
Tgl_lahir
Tempat
_lahir
Nm_
teknisiKd_
teknisi
1
1
1
1
1
1 1 1
111
1
1
Kd_jenis
Jumlah
Jenis_
pelayanan
Ukuran_
PK
Harga
No_per
mintaan
Tgl_per
mintaan
No_custo
mer
Kd_jenis
Nm_customerNo_customer
Telpon Alamat
No_PONo_permint
aan
Tgl_POTotal
No_surat
Tgl_surat
Keterangan
Kd_teknisi
Tindakan
No_PO
No_invoice No_surat
Tgl_invoic
e
Jumlah Total
Jumlah
1
Gambar IV.4.
Entity Relationship Diagram
58
b. Logical Record Structure
Invoice
No_invoice(PK)
No_Surat
Tgl_invoice
Jumlah
Total
Teknisi
Kd_Teknisi(PK)
Nm_Teknisi
Alamat
Tempat_lahir
Tgl_lahir
Tgl_Masuk
Permintaan
No_Permintaan(PK)
No_customer
Kode_jenis
Tgl_permintaan
Purchase order
No_PO(PK)
Tgl_PO
No_Customer
No_Permintaan
Total
Customer
No_Customer(PK)
Nama_customer
Alamat
Telpon
Daftar harga
Kode_jenis(PK)
Jenis_pelayanan
Ukuran_PK
Jumlah
Harga
Total
Surat Perintah Tugas
No_Surat(PK)
Tgl_Surat
No_PO
Kd_teknisi
Keterangan
Tindakan
1
1
1 1
1
1
1 1
1
1
1
1
Gambar IV.5.
Logical Record Structure
59
4.5.4. Spesifikasi File
Spesifikasi file merupakan penjelasan dari file-file yang digunakan didalam
database sistem usulan yang akan digunakan, adapun spesifikasi file database
yang dibuat adalah sebagai berikut :
a. Spesifikasi File User
Nama File : File User
Akronim : User
Fungsi : Untuk Login User Kedalam Program
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 21 Karakter
Kunci File : Username
Software : MySQL
Tabel IV.1.
Spesifikasi File User
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. User_Name Username Varchar 15 Primary Key
2. Password Password Varchar 6 -
60
b. Spesifikasi File Customer
Nama File : File Customer
Akronim : Customer
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Customer
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 105 Karakter
Kunci File : No_Customer
Software : MySQL
Tabel IV.2.
Spesifikasi File Customer
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. No Customer No_Customer Varchar 3 Primary Key
2. Nama Customer Nm_Customer Varchar 40 -
3. Alamat Alamat Varchar 50 -
4. Telpon Telpon Varchar 12 -
c. Spesifikasi File Permintaan
Nama File : File Permintaan
Akronim : Permintaan
61
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Permintaan Dari Customer
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 9 Karakter
Kunci File : No_Permintaan
Software : MySQL
Tabel IV.3.
Spesifikasi File Permintaan
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. No Permintaan No_Permintaan Varchar 3 Primary Key
2. Tanggal Tanggal Date - -
3. No Customer No_Customer Varchar 3 Foreign Key
4. Kode Jenis Kd_Jenis Varchar 3 Foreign Key
d. Spesifikasi File Daftar Harga
Nama File : File Daftar Harga
Akronim : Daftar Harga
Fungsi : Penyimpanan Daftar Harga Yang Akan Di Tawarkan
Kepada Customer
Tipe : File Master
62
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 41 Karakter
Kunci File : Kode_Jenis
Software : MySQL
Tabel IV.4.
Spesifikasi File Daftar Harga
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. Kode Jenis Kd_Jenis Varchar 5 Primary Key
2. Jenis Pelayanan Jenis_Pelayanan Varchar 15 -
3. Ukuran PK Ukuran_Pk Varchar 3 -
4. Jumlah Jumlah Varchar 3 -
5. Harga Harga Varchar 15 -
e. Spesifikasi File Purchase Order
Nama File : File Puchase Order
Akronim : Purchase Order
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Purchase Order
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
63
Media : Hard Disk
Panjang Record : 18 Karakter
Kunci File : No_Po
Software : MySQL
Tabel IV.5.
Spesifikasi File Purchase Order
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. Nomor PO No_Po Varchar 9 Primary Key
2. Tanggal PO Tgl_Po Date - -
3. Nomor Customer No_Customer Varchar 3 Foreign Key
4. Nomor Permintaan No_Permintaan Varchar 3 Foreign Key
5. Jumlah Jumlah Int - -
6. Total Total Int - -
f. Spesifikasi File Surat Perintah Tugas
Nama File : File Surat Perintah Tugas
Akronim : Surat Perintah Tugas
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Surat Perintah Tugas
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
64
Panjang Record : 84 Karakter
Kunci File : No_Surat
Software : MySQL
Tabel IV.6.
Spesifikasi File Surat Perintah Tugas
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. Nomer SPT No_Surat Varchar 12 Primary Key
2. Kode Teknisi Kode_Teknisi Varchar 3 Foreign Key
3. Tanggal SPT Tgl_Surat Date - -
4. Nomor PO No_PO Varchar 9 -
5. Keterangan Keterangan Varchar 30 -
6. Tindakan Tindakan Varchar 30 -
g. Spesifikasi File Teknisi
Nama File : File Teknisi
Akronim : Teknisi
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Teknisi
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 83 Karakter
65
Kunci File : Kode_Teknisi
Software : MySQL
Tabel IV.7.
Spesifikasi File Teknisi
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. Kode Teknisi Kd_Teknisi Varchar 8 Primary Key
2. Nama Teknisi Nm_Teknisi Varchar 30 -
3. Alamat Alamat Varchar 30 -
4. Tempat Lahir Tempat_Lahir Varchar 15 -
5. Tangga Lahir Tgl_Lahir Date - -
6. Tanggal Masuk Tgl_Masuk Date - -
h. Spesifikasi File Invoice
Nama File : File Invoice
Akronim : Invoice
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Invoice Yang Keluar
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 25 Karakter
Kunci File : No_Invoice
66
Software : MySQL
Tabel IV.8.
Spesifikasi File Invoice
No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan
1. No Invoice No_Invoice Varchar 13 Primary Key
2. Tanggal Invoice Tgl_Invoice Date - -
3. Nomor SPT No_Surat Varchar 12 Foreign Key
4. Jumlah Jumlah Int - -
5.. Total Total Int - -
4.5.5. Struktur Kode
Struktur Kode Yang Digunakan Dalam Rancangan Usulan Perancangan Sistem
Informasi Pelayanan Jasa Pada PT. Angka Wijaya Cikarang Adalah Sebagai
Berikut :
1. Nomor Urut Customer
Nomor Urut Customer
Contoh :
67
0 10
Keterangan :
001 = Nomer Urut Customer
2. Nomer Permintaan
Nomor Urut Permintaan
Contoh :
0 10
Keterangan :
001 = Nomer Urut Permintaan
3. Kode Jenis
Kode Jenis Ukuran PK
68
Contoh :
100ES
Keterangan :
SE= Initial Jenis Pelayanan Service
001 = Ukuran PK
4. Nomer Purchase Order
Initial Purchase Order TahunBulan Nomor Urut PO
Contoh :
OP 1007160
Keterangan :
PO = Initial Purchase Order
07 = Bulan
17 = Tahun
69
001 = Nomer Urut Purchase Order
5. Nomer Surat Perintah Tugas
Initial Surat Perintah Tugas Tanggal Bulan Tahun Nomor Urut SPT
Contoh :
PS 100717061T
Keterangan :
SPT = Initial Surat Perintah Tugas
16 = Tanggal
07 = Bulan
17 = Tahun
001= Nomor Urut SPT
6. Kode Teknisi
70
Nomor Urut Teknisi Bulan Masuk Tahun Masuk
Contoh :
00 716010
Keterangan :
0001 = Nomer Urut Teknisi
06 = Bulan Masuk Teknisi
14 = Tahun Masuk Teknisi
7. Nomor Invoice
Tanggal Bulan Tahun
Initial Invoice Bulan Tahun Nomor urut Invoice Nomor Urut SPT
Contoh:
Tanggal Bulan TahunNI 007160V 1001
71
Keterangan :
Inv = Initial Invoice
07 = Bulan
17 = Tahun
001= Nomor Urut Invoice
001= Nomor Urut SPT
4.5.6. Spesifikasi Program
Spesifikasi program yang diusulkan berisikan suatu rangkaian outlineyang
akan dipakai dalam sistem pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka wijaya
cikarang. Desain programnya adalah sebagi berikut :
72
0
Login
0.0
Menu Utama
1.0
Master
0.0
1.2
Teknisi
1.0
1.1
Customer
1.0
4.0
Keluar
0.0
3.0
Laporan
0.0
2.0
Transaksi
0.0
1.3
Daftar harga
1.0
2.2
Purchase order
2.0
2.1
Permintaan
2.0
2.3
Surat Perintah
Tugas
2.0
2.4
Invoice
2.0
Gambar IV.7
Diagram HIPO
73
Struktur program usulan yang dibuat terdiri dari login, menu utama dan sub-
sub menu utama, adapun rinciannya sebagai berikut :
a. Login
Nama Program : Login
Akronim : Login.Frm
Fungsi : Untuk Login Program
Index Program : --
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.1
Proses : Klik shortcut program lalu akan muncul form login. User
login dengan memasukan username pada kolom
username dan password pada kolom password, klik
tombol login untuk masuk ke dalam menu utama.
b. Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : Menu.Frm
Fungsi : Untuk Melihat Menu Utama
Index Program : --
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 10.0
74
Bentuk Tampilan : Lampiran E.2
Proses : Setelah login user,user akan masuk menu utama dimana
terdapat 4 (empat) pilihan menu yaitu : master, transaksi,
laporan dan keluar
c. Menu Master Customer
Nama Program : Customer
Akronim : Customer.Frm
Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Customer
Index Program : --
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.3
Proses : Pada menu master customer terdapat 4 (empat) kolom
yaitu nomor customer, nama customer, alamat, dan telpon.
Selain itu terdapat 4 (empat) tombol yaitu simpan, batal,
edit, selesai. Jika akan mengimput data maka isi semua
kolom yang tersedia lalu klik tombol simpan, secara
otomatis data akan tersimpan pada tabel database atau klik
tombol batal untuk membatalkan penginputan, dan kolom
tersebut kembali kosong. Jika akan melakukan proses
pengeditan pada data maka klik data yang akan diedit lalu
klik tombol edit, data terrsebut akan muncul pada kolom
lalu edit sesuai data yang salah kemudian klik simpan.
Apabila proses sudah selesai maka klik tombol selesai
maka program akan kembali ke menu utama.
75
d. Menu Master Teknisi
Nama Program : Teknisi
Akronim :Teknisi.Frm
Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Teknisi
Index Program : --
Bahasa Program : Lampiran E.4
Bentuk Tampilan : Microsoft Visual Basic 6.0
Proses : Pada menu master teknisi terdapat 6 (enam) kolom yaitu
kode teknisi, nama teknisi, tempat lahir, tanggal lahir,
alamat, dan tanggal masuk, selain itu terdapat 4 (empat)
tombol yaitu simpan, batal, edit, dan selesai. Jika akan
mengimput data maka isi semua kolom yang tersedia lalu
klik tombol simpan, secara otomatis data akan terrsimpan
pada tabel database atau klik tombol batal untuk
membatalkan penginputan, dan kolom tersebut kembali
kosong. Jika akan melakukan proses pengeditan pada data
maka klik data yang akan diedit lalu klik tombol edit, data
terrsebut akan muncul pada kolom lalu edit sesuai data
yang salah kemudian klik simpan. Apabila proses sudah
selesai maka klik tombol selesai maka program akan
kembali ke menu utama.
e. Menu Master Daftar Harga
Nama Program : Daftar Harga
Akronim : Harga.Frm
76
Fungsi : Untuk Melihat Dan Mencetak Daftar Harga
Index Program : --
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.5
Proses : Pada menu master daftar harga tersedia kolom pencarian
untuk mencari data daftar harga. Daftar harga akan
memunculkan data yaitu kode jenis pelayanan, jenis
pelayanan, ukuran PK, jumlah, harga dan total. Terdapat 2
(dua) tombol yaitu tombo cetak dan tombol selesai,
tombol cetak untuk mencetak daftar harga dan tombol
selesai untuk kembali ke menu utama.
f. Menu Transakasi Permintaan
Nama Program : Permintaan
Akronim : Permintaan.Frm
Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Permintaan
Index Program : --
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tampilan : Lampiran E.6
Proses :Pada menu transaksi permintaan terdapat nomor
permintaan, nomor customer, nama customer, kode jenis
pelayanan, Jenis Pelayanan dan tanggal permintaan, selain
itu terdapat 4 (empat) tombol yaitu simpan, batal, edit, dan
selesai. Jika Kode Jenis Pelayanan diisi maka secara
otomatis jenis pelayanan terisi. Jika nomor customer diisi
77
maka secara otomatis nama customer terisi. Jika akan
mengimput data maka isi semua kolom yang tersedia lalu
klik tombol simpan, secara otomatis data akan terrsimpan
pada tabel database atau klik tombol batal untuk
membatalkan penginputan, dan kolom tersebut kembali
kosong. Jika akan melakukan proses pengeditan pada data
maka klik data yang akan diedit lalu klik tombol edit, data
terrsebut akan muncul pada kolom lalu edit sesuai data
yang salah kemudian klik simpan. Apabila proses sudah
selesai maka klik tombol selesai maka program akan
kembali ke menu utama.
g. Menu Transaksi Purchase Order
Nama Program : Purchase Order
Akronim : Order.Frm
Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Purchase Order
Index Program : --
Bahas Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tampilan : Lampiran E.7
Proses : Pada menu transaksi purchase order terdapat 13 (tiga
belas) kolom yaitu nomor purchase order, tanggal
purchase order, combo box nomor permintaan, nomor
customer,nama customer,alamat, telpon, kode jenis
pelayanan, jenis pelayanan, ukuran PK, harga, jumlah,
dan total, selain itu terdapat 4 (empat) tombol yaitu
78
simpan, batal, edit, selesai. Jika akan menginput isi
kolom nomor purchase order, tanggal purchase order,
nomor permintaan, dan jumlah. Pada saat mengisi nomor
permintaan maka nomor customer, nama customer,
alamat, telpon, kode jenis pelayanan, jenis pelayanan,
ukuran pk, dan harga akan terisi secara otomatis. Pada
kolom total di dapat dari jumlah ditambah harga
sehingga akan terisi otomatis setelah kolom jumlah
sudah terisi , klik tombol simpan dan secara otomatis
data akan tersimpan pada tabel database atau klik tombol
batal untuk membatalkan penginputan, dan kolom
tersebut kembali kosong. Jika akan melakukan proses
pengeditan pada data maka klik data yang akan diedit
lalu klik tombol edit, data terrsebut akan muncul pada
kolom lalu edit sesuai data yang salah kemudian klik
simpan. Apabila proses sudah selesai maka klik tombol
selesai maka program akan kembali ke menu utama.
h. Menu Transaksi Surat Perintah Tugas
Nama Program : Surat Perintah Tugas
Akronim : Surat.Frm
Fungsi : Untuk Menginput Dan Mencetak Surat Perintah Tugas
Index Program : --
Bahas Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tampilan : Lampiran E.8
79
Proses : Pada menu transaksi Surat Perintah Tugas terdapat yaitu
nomor surat perintah tugas, tanggal surat perintah tugas,
combo box nomor purchase order, nama customer,alamat,
jenis pelayanan, combo box kode teknisi 1, nama teknisi 1,
combo box kode teknisi 2, nama teknisi 2, tindakan, dan
keterangan, terdapat pula 5 (lima) tombol yaitu simpan,
batal, edit, cetak, selesai. Jika akan melakukan
penginputan maka isi nomor surat perintah tugas, tanggal
surat perintah tugas, tindakan daan keterangan, combo box
purchase order akan memunculkan secara otomatis nama
customer,alamat dan jenis pelayanan, sedangkan combo
box teknisi 1 dan combo box teknisi 2 akan memunculan
nama teknisi secara otomatis, klik tombol simpan dan
secara otomatis data akan tersimpan pada tabel database
atau klik tombol batal untuk membatalkan penginputan,
dan kolom tersebut kembali kosong. Jika akan melakukan
proses pengeditan pada data maka klik data yang akan
diedit lalu klik tombol edit, data terrsebut akan muncul
pada kolom lalu edit sesuai data yang salah kemudian klik
simpan. Apabila ingin mencetak maka klik tombol cetak
dan bila proses sudah selesai maka klik tombol selesai
maka program akan kembali ke menu utama.
i. Menu Transaksi Invoice
Nama Program : Invoice
80
Akronim : Invoice.Frm
Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Invoice
Index Program : --
Bahas Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tampilan : Lampiran E.9
Proses :Pada menu transaksi invoice terdapat kolom nomor
invoice, tanggal invoice,combo box nomor surat perintah
tugas, nomor purchase order, nama customer, alamat, jenis
pelayanan, ukuran pk, harga, jumlah dan total, terdapat pula
5 (lima) tombol yaitu simpan, batal, edit, cetak, selesai. Jika
ingin menginput maka isi kolom nomor invoice,tanggal
Invoice, combo box nomor surat perintah tugas akan
memunculkan ssecara otomatis nomor purchase order, nama
customer, alamat, jenis pelayanan, ukuran pk, harga, jumlah
dan total, , klik tombol simpan dan secara otomatis data
akan tersimpan pada tabel database atau klik tombol batal
untuk membatalkan penginputan, dan kolom tersebut
kembali kosong. Jika akan melakukan proses pengeditan
pada data maka klik data yang akan diedit lalu klik tombol
edit, data terrsebut akan muncul pada kolom lalu edit sesuai
data yang salah kemudian klik simpan. Apabila ingin
mencetak maka klik tombol cetak dan bila proses sudah
selesai maka klik tombol selesai maka program akan
kembali ke menu utama.
81
j. Menu Laporan
Nama Program : Laporan
Akronim : Laporan.Frm
Fungsi : Untuk Melihat Laporan Perpriode
Index Program : --
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Tampilan : Lampiran E.10
Proses : Klik menu laporan maka akan muncul form dimana form
tersebut terdapat combo box tanggal periode lalu klik
tombol ok, maka akan muncul laporan perperiode yang
diinginkan.
k. Menu Keluar
Nama Program : Keluar
Akronim : Keluar
Fungsi : Untuk Keluar Dari Program
Index Program : --
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 10.0
Tampilan : Lampiran E.11
Proses : Klik menu keluar maka akan muncul kotak dialog “Anda
yakin ingin keluar?” klik Yes jika ingin keluaar dari
program atau klik No untuk tetap berada di program.
82
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Suatu sistem yang baik akan berjalan dengan baik apabila didukung dengan
sistem komputer atau hardware yang baik. Komputer dengan merk dagang
tertentu dan dengan spesifikasi yang bagus dapat menunjang keberhasilan
berjalannya sistem dengan baik.
4.6.1. Umum
Komputer merupakan alat elektronik yang salah satu fungsinya adalah
sebagai alat membuat,mengolah dan menyimpan data. dalam pengolahan
data,komputer memerlukan program tertentu untuk menghasilkan suatu informasi.
Dalam melakukan fungsinya tersebut memerlukan :
1. Perangkat Keras (Hardware)
2. Perangkat Lunak (Software)
4.6.2. Perangkat Keras
Yang dimaksud dengan perangkat keras atau hardware dalam suatu sistem
komputer adalahkompone peralatan yangmembentuk suatu sistem komputer, yang
digunakan untuk mencapai tujuan dalam pengolahan data. Spesifikasi perangkat
keras yang digunakan untuk rancangan sistem usulan pada tugas akhir ini adalah :
a. Server
1) CPU
a) Pentium (R) Dual-Core CPU E5200@2,5GHz(2CPUs)
83
b) RAM DDR2 2GB
c) Hard Disk 500 GB
2) Mouse Standard
3) Keyboard Standard
4) Monitor 14”
5) Koneksi Internet Dengan Kecepatan 1 Mbps
b. Client
1) CPU
a) Pentium (R) dual-core CPU E5200@2,5GHz(2CPUs)
b) RAM DDR2 2GB
c) Hard disk 500 GB
2) Mouse Standard
3) Keyboard Standard
4) Monitor Dengan Resolusi Layar 1360 x 768
5) Koneksi Internet Dengan Kecepatan 100 Mbps
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau software merupakan bagian dari komputer yang berupa
program-program beserta dengan susunan infastruktur yang benar dan berurutan
dalam pengembangan sistem usulan penulis menggunakan perangkat lunak
sebagai berikut :
1. Server
a) Sistem operasi yang digunakan adalah microsoft window 7
84
b) Aplikasi bundle web server seperti Xampp yang terdiri dari beberapa
komponen aplikasi,diantaranya adalah :
1) Aplikasi apache server v2
2) Aplikasi mysql server v5
3) Aplikasi phpmyadmin v3
c) Aplikasi web server seperti mozilla firefox, google chrome
2. Client
a) Sistem operasi yang digunakan adalah microsoft window 7
b) Aplikasi web server seperti mozilla firefox, google chrome
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi menunjukan suatu kegiatan dari penerapan suatu sistem
yang dibuat dalam sistem usulan yang dibuat dalam berbentuk tabel. Penerapan
komputerisasi sistem informasi pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka
Wijaya Cikarang memiliki tahapan sebagai berikut :
1. Persiapan data awal
Pada tahap persiapan data awal, penulis mengumpukan data-data dari
narasumber bertujuan untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dan dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan pada PT. Angka Wijaya
Cikarang, waktu yang diperlukan adalah satu minggu di minggu pertama
bulan pertama.
85
2. Analisa
Menganalisa pokok masalah dari sistem yang berjalan pada PT. Angka
Wijaya Cikarang yang masih menggunakan sistem manual atau menggunakan
aplikasi hitung dan mencari solusi untuk mengubah sistem tersebut menjadi
sistem yang menggunakan perancangan sistem aplikasi. Waktu yang
diperlukan yaitu selama minggu ke dua sampai minggu ketiga di bulan
pertama.
3. Desain sistem
Pada tahap desain sistem, penulis mulai mendesain sistem yang diperlukan
sesuai dengan sistem yang telah diusulkan, waktu yang diperlukan dalam
pendesainan sistem yaitu satu minggu di minggu keempat pada bulan
pertama.
4. Desain perangkat lunak
Tahap selanjutnya adalah desain perangkat lunak sesuai dengan data daan
desain yang telah dibuat sebelumnya. Waktu yang di perlukan yaitu satu
minggu di minggu pertama bulan ke dua.
5. Pembuatan dan tes program
tahap pembuatan program dilakukan dengan cermat dan teliti agar program
yang dibuat sesuai dengan data dan berjalan dengan baik. Tentunya dalam
pembuatan program tersebut, dilakukan pengetesan program, dapat atau
tidaknya program tersebut berjalan. Waktu yang dibutuhkan yaitu minggu
kedua di bulan kedua sampai minggu keempat di bulan kedua.
86
6. Test sistem
Sebelum perancangan sistem digunakan maka tahap selanjutnya adalah test
sistem tujuannya alah untuk menguji kelayakan sistem yang diusulkan secara
keseluruhan. Waktu yang dibutuhkan adalah satu minggu di minggu pertama
di bulan ketiga.
7. Pelatihan
Pada tahap pelatihan, dilakukan pelatihan kepada calon user yang akan
mengoperasikan program, memastikan bahwa calon user benar-benar paham
akan sistem yang baru. Waktu yang diperlukan adalah satu minggu di minggu
kedua di bulan ketiga.
8. Pembuatan buku petunjuk
Buku petunjuk dibuat untuk mengingat langkah-langkah dan petunjuk untuk
mengoperasikan sistem usulan tersebut. Waktu yang diperlukan yaitu satu
minggu di minggu ketiga dibulan ketiga.
9. Operasi dan evaluasi
Sistem baru yang sudah dibuat kemudian dioperasikan secara keseluruhan
dan dilakukan evaluasi untuk mengetahui kekuraangan yang ada pada sistem,
agar dapat dilakukan pembaharuan dan pengembangan dalam sitem tersebut.
Waktu yang digunakan untuk melakukan pengoperasian dan evaluasi sitem
yaitu satu minggu di minggu keempat dibulan ketiga.
Sehingga waktu yang diperlukan secara keseluruhan adalah kurang lebih tiga
bulan, dapat dilihat dalam jadwal implementasi sebagai berikut :
87
Tabel IV.9.
Jadwal implementasi
No
Kegiatan
Waktu
Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Persiapan data awal
2. Analisis
3. Desain sistem
4. Desain perangkat lunak
5. Pembuatan & tes program
6. Tes sistem
7. Pelatihan
8. Pembuatan buku panduan
9. Operasi dan evaluasi
Top Related