BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 47 B. Diagram Nol Sistem Usulan Permintaan Pelayanan 1.0 Customer...

44

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

PT. Angka Wijaya Cikarang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

pelayanan jasa di khususkan pada pelayanan jasa air conditioner. Dalam

melakukan berbagai kegiatan bisnis, PT. Angka Wijaya Cikarang menggunakan

berbagai macam prosedur yang dimaksudkan agar terciptanya komunikasi data

dan informasi secara menyeluruh.

Namun dalam memujudkan terciptanya komunikasi data atau informasi

secare menyeluruh masih menggunakan sistem manual. Hal ini membuat

keterlambatan data atau informasi dan rentannya keaamanan data atau informasi.

Dimulai dari permintaan pelayanan,pembuatan surat perintah tugas

(pemeriksaan dan service) , penawaran harga, pembuatan invoice, pembuatan

laporan masih menggunakan manual berdasrkan berkas-berkas yang diarsipkan.

PT. Angka Wijaya Cikarang membutuhkan suatu aplikasi pelayanan jasa

untuk mempermudah dan menyingkat waktu dalam pelaksanaan bisnisnya, dari

permintaan pelayanan sampai pembuatan laporan, hal tersebut tentunya dapat

sangat membantu untuk prosen pengimpanan data dan pengaman data yang ada.

45

Dengan aplikasi pelayanan jasa, proses pencarian data akan lebih cepat dan

mudah, dan dalam pembuatan laporan invoice perpriode dapat dilakukan dengan

mudah, cepat, tepat dan akurat.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan pelayanan jasa pada PT. Angka Wijaya Cikarang adalah

sebagai berikut :

1. Prosedur permintaan pelayanan jasa

Customer melakukan permintaan pelayanan jasa melalui telepon atau email

kepada customer service, kemudia di proses oleh customer service sebagai

data permintaan pelayanan, kemudian pihak customer service memberikan

referensi daftar penawaran harga kepada customer.

2. Prosedur pemesanan barang/ jasa.

Customer melakukan pemesanan berdasarkan daftar penawaran harga,

selanjutnya pihak customer service menerima purchase order dari customer

yang selanjutnya akan menjadi data purchase order.

3. Prosedur surat perintah tugas

Customer service membuat surat perintah tugas berdasarkan puchase order

kepada teknisi. Setelah teknisi melakukan service, surat perintah tugas

ditanda tangani oleh pihak customer sebagai bukti bahwa telah dilakukan

service, surat perintah tugas dikembalikan kepada customer service untuk

diverifikasi.

4. Prosedur pembuatan invoice

46

Berdasarkan surat perintak tugas, customer service membuat invoice dan di

serahkan kepada pihak customer.

5. Prosedur pembuatan laporan invoicee perpriode

Dari data invoice, customer service membuat laporan invoice perpriode.

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

Berikut merupakan diagram alir data sistem usulan yang di buat oleh penulis :

A. Diagram Konteks Sistem Usulan

Sistem Pelayanan

Jasa Pada PT. Angka

Wijaya Cikarang

0.0

Customer Teknisi

Direktur

Permintaan Pelayanan

Purchase Order

Daftar Harga

invoice

Surat Perintah Tugas

Surat Perintah Tugas(acc)

Laporan

Gambar IV. 1.

Diagram Konteks Sistem Usulan

47

B. Diagram Nol Sistem Usulan

Permintaan

Pelayanan

1.0

Customer

Permintaan

barang/ jasa

2.0

Surat Perintah

Tugas

3.0

Pembuatan

Invoice

4.0

Teknisi

Pembuatan

Laporan

5.0

Direktur

D1

D2

D7

D6

D4

Permintaan Pelayanan

Daftar Harga

Data Permintaan Pelayanan

File Permintaan

Pelayanan

File CustomerData Customer

D5

File Purchase Order

Purchase Order

Data Purchase

Order

Data Permintaan

Pelayana

Data Purchase OrderFile Teknisi

Data Teknisi

SPTData Surat Perintah Tugas

SPT(ACC)

File Surat

Perintah Tugas

Data Surat Perintah Tugas

InvoiceData Invoice

Data Invoice

File Invoice

Laporan

File Daftar

HargaD3

Data Daftar Harga

Gambar IV. 2.

Diagram Nol Sistem Usulan

48

C. Diagram Detail

Permintaan

Pelayanan

1.1

Verifikasi

Permintaan

Pelayanan

1.2

Permintaan pelayanan

Permintaan pelayanan

D1File Permintaan

Pelayanan

Data CustomerFile customerD2

File Daftar

HargaD3

Data Daftar

Harga

Daftar Harga

Data

Permintaan

Pelayanan

Gambar IV. 3.

Diagram Detail Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Untuk lebih memahami lebih rinci tentang arus data di diagram alir data

sistem usulan, dapat dilihat dalam kamus data sebagai berikut:

A. Kamus Data Masukan Sistem Usulan

1. Nama Arus Data : Data Custumer

Alias : Data Customer

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : File Customer-Proses 1.0

Penjelasan : Untuk Memasukan Data Customer

49

Periode : Setiap Adanya Permintaan Pelayanan

Volume : Satu Lembar

Strukture Data : Header + Isi

Header : Logo PT. Angka Wijaya Cikarang + Judul

Isi : No Customer + Nama Customer + Alamat +

Telepon

2. Nama Arus Data : Data Teknisi

Alias : Data Teknisi


Arus Data : File Teknisi-Proses 3.0

Penjelasan : Untuk Memasukan Data Teknisi

Periode : Setiap Pembuatan Surat Perintah Tugas



Header : Logo PT. Angka Wijaya Cikarang + Judul

Isi : Kode Teknisi + Nama Teknisi + Alamat + Tempat lahir +

Tanggal Lahir + Tanggal Masuk

B. Kamus Data Keluaran Sistem Usulan

1. Nama Arus Data : Data Permintaan Pelayanan

Alias : Data Permintaan Pelayanan


Arus Data : Proses 1.0- File Data Permintaan Pelayanan File

Data Permintaan Pelayanan-Proses 2.0

50

Penjelasan : Untuk Menyimpan Data Permintaan Pelayanan




Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul

Isi :No Permintaan + Tanggal Permintaan + No Customer +

Nama Customer + Alamat + Telepon + Jenis Permintaan

2. Nama Arus Data : Daftar Harga

Alias : Daftar Harga


Arus Data : Proses 1.0-Customer

Penjelasan : Untuk Pengajuan Penawaran Harga





Isi : Kode Jenis + Jenis Pelayanan + Ukuran Pk + Jumlah +

Harga + Total

3. Nama Arus Data : Data Purchase Order

Alias : Data Purchase Order


Arus Data : Proses 2.0-File Purchace Order File Purchase Order-

Proses 3.0

Penjelasan : Untuk Melihat Puchase Order Yang Telah Masuk

51

Periode : Setiap Menerima Purchase Order




Isi : No Po + Tanggal Po + No Permintaan +Nama Customer

+ Alamat + Telpon + Jenis Pelayanan + Ukuran Pk +

Jumlah + Harga+ Keterangan + Total

4. Nama Arus Data : Surat Perintah Tugas

Alias : Surat Perintah Tugas


Arus Data : Proses 3.0-Teknisi

Penjelasan : Untuk Pemeriksaan Dan Service

Periode : Setiap Akan Dilakukannya Pemeriksaan Dan Service

Volume : 4 Lembar

Strukture Data : Header + Isi + Footer

Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul Surat + Nomer

Surat + Tanggal Surat

Isi : Nama customer + Alamat + Jenis Pelayanan + Merk +

Ukuran Pk + Keterangan + Tindakan

Footer :Nama Teknisi 1 + Nama Teknisi 2 + Tanda Tangan

Penerima + Tanda Tangan Customer Service

5. Nama Arus Data : Invoice

Alias : Invoice

52


Arus Data : Proses 4.0-Customer

Penjelasan : Untuk Pengajuan Penagihan Atas Pelayanan Jasa

Periode : Setelah Pelayanan Jasa Dilakukan

Volume : Tiga Lembar

Strukture Data : Header + Isi+ Footer

Header :Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul + Nomer

Invoice + Tanggal Invoice + Nomer Po + Nomer SPT +

Tanggal SPT + Nama Customer + Alamat + Telpon

Isi : Nomer + Jenis Pelayanan + Merk+ Ukuran PK + Jumlah +

Harga + Keterangan + Jumlah Harga + Total

Footer :Nama Teknisi 1 + Nama Teknisi 2 + Tanda Tangan

Penerima + Tanda Tangan Customer Service

Keterangan : Nomer Rekening Transfer

6. Nama Arus Data : Laporan

Alias : Laporan


Arus Data : Proses 5.0-Direktur

Penjelasan : Laporan Untuk Mengetahui Invoice Yang Keluar

Periode : Setiap Priode



53

Header : Logo Pt. Angka Wijaya Cikarang + Judul + Bulan Dan

Tahun

Isi : Nomor Invoice + Tanggal Invoice + Nama Customer +

Alamat + Telpon + Jumlah + Total

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan menerangkan tentang bentuk

dokumen dari sistem usulan pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka

Wijaya Cikarang. Adapun Spesifikasinya sebagai berikut :

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan pada sistem usulan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Data Customer

Fungsi :Untuk Mengetahui Customer Yang Melakukan Permintaan

Pelayanan

Sumber : Customer

Tujuan : Customer Service

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Pelayanan

Bentuk : Lampiran C.1

2. Nama Dokumen : Data Teknisi

Fungsi :Untuk Mengetahui Teknisi Yang Melakukan Pelayanan

54

Sumber : Teknisi


Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap Ada Pembuatan Surat Perintah Tugas


3. Nama Dokumen : Data Permintaan Pelayanan

Fungsi : Untuk Mengetahui Data Permintaan Pelayanan

Sumber : Customer


Media : Kertas

Jumlah : Satu



4. Nama Dokumen : Data Purchase Order

Fungsi : Untuk Bukti Permintaan Pelayanan

Sumber : Customer


Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap Ada Purchase Order Yang Masuk


55

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran pada sistem usulan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Data Daftar Harga

Fungsi : Untuk Mengetahui Daftar Harga Yang Ditawarkan

Sumber : Customer Service

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : Satu


Bentuk : Lampiran D. 1

2. Nama Dokumen : Data Purchase Order

Fungsi : Untuk Mengetahui Purchase Order Yang Masuk


Tujuan : Teknisi

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap Ada Purchase Order Yang Masuk


3. Nama Dokumen : Data Surat Perintah Tugas

Fungsi : Untuk Melaksanakan Pemeriksaan Dan Service


Tujuan : Teknisi

Media : Kertas

56

Jumlah : Empat

Frekuensi : Setiap Akan Dilakukan Pemeriksaan Dan Service


4. Nama Dokumen : Data Invoice

Fungsi :Untuk Penagihan Pembayaran Pelayanan Yang Dilakukan


Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap

Bentuk : Lampiran D.4

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Relasi yang telah dibuat dalam diagram alir data kemudian di kembangkan

kembali dalam bentuk entity relationship diagram,dimana dengan entity

relationship diagram tersebut hubungan-hubungan antar entity dan field-field

dalam database usulan dapat terlihat.

Berikut adalah Entity Relationship Diagram (ERD) yang dibuat untuk sistem

pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka Wijaya Cikarang :

a. Entity Relationship Diagram

57

CustomerMenerima

Purchase

Order

Daftar

Harga

Menghasilkan

Melakukan

MemilikiPermintaan

Surat

Perintah

Tugas

Mengeluarkan invoice

Melakukan TeknisiMenghasilkan

Tgl_masu

k

alamat

Tgl_lahir

Tempat

_lahir

Nm_

teknisiKd_

teknisi

1

1

1

1

1

1 1 1

111

1

1

Kd_jenis

Jumlah

Jenis_

pelayanan

Ukuran_

PK

Harga

No_per

mintaan

Tgl_per

mintaan

No_custo

mer

Kd_jenis

Nm_customerNo_customer

Telpon Alamat

No_PONo_permint

aan

Tgl_POTotal

No_surat

Tgl_surat

Keterangan

Kd_teknisi

Tindakan

No_PO

No_invoice No_surat

Tgl_invoic

e

Jumlah Total

Jumlah

1

Gambar IV.4.

Entity Relationship Diagram

58

b. Logical Record Structure

Invoice

No_invoice(PK)

No_Surat

Tgl_invoice

Jumlah

Total

Teknisi

Kd_Teknisi(PK)

Nm_Teknisi

Alamat

Tempat_lahir

Tgl_lahir

Tgl_Masuk

Permintaan

No_Permintaan(PK)

No_customer

Kode_jenis

Tgl_permintaan

Purchase order

No_PO(PK)

Tgl_PO

No_Customer

No_Permintaan

Total

Customer

No_Customer(PK)

Nama_customer

Alamat

Telpon

Daftar harga

Kode_jenis(PK)

Jenis_pelayanan

Ukuran_PK

Jumlah

Harga

Total

Surat Perintah Tugas

No_Surat(PK)

Tgl_Surat

No_PO

Kd_teknisi

Keterangan

Tindakan

1

1

1 1

1

1

1 1

1

1

1

1

Gambar IV.5.

Logical Record Structure

59

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file merupakan penjelasan dari file-file yang digunakan didalam

database sistem usulan yang akan digunakan, adapun spesifikasi file database

yang dibuat adalah sebagai berikut :

a. Spesifikasi File User

Nama File : File User

Akronim : User

Fungsi : Untuk Login User Kedalam Program

Tipe : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 21 Karakter

Kunci File : Username

Software : MySQL

Tabel IV.1.

Spesifikasi File User

No Elemen Data Akronim Type Size Keterangan

1. User_Name Username Varchar 15 Primary Key

2. Password Password Varchar 6 -

60

b. Spesifikasi File Customer

Nama File : File Customer

Akronim : Customer

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Customer

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci File : No_Customer

Software : MySQL

Tabel IV.2.

Spesifikasi File Customer


1. No Customer No_Customer Varchar 3 Primary Key

2. Nama Customer Nm_Customer Varchar 40 -

3. Alamat Alamat Varchar 50 -

4. Telpon Telpon Varchar 12 -

c. Spesifikasi File Permintaan

Nama File : File Permintaan

Akronim : Permintaan

61

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Permintaan Dari Customer

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci File : No_Permintaan

Software : MySQL

Tabel IV.3.

Spesifikasi File Permintaan


1. No Permintaan No_Permintaan Varchar 3 Primary Key

2. Tanggal Tanggal Date - -

3. No Customer No_Customer Varchar 3 Foreign Key

4. Kode Jenis Kd_Jenis Varchar 3 Foreign Key

d. Spesifikasi File Daftar Harga

Nama File : File Daftar Harga

Akronim : Daftar Harga

Fungsi : Penyimpanan Daftar Harga Yang Akan Di Tawarkan

Kepada Customer

Tipe : File Master

62


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci File : Kode_Jenis

Software : MySQL

Tabel IV.4.

Spesifikasi File Daftar Harga


1. Kode Jenis Kd_Jenis Varchar 5 Primary Key

2. Jenis Pelayanan Jenis_Pelayanan Varchar 15 -

3. Ukuran PK Ukuran_Pk Varchar 3 -

4. Jumlah Jumlah Varchar 3 -

5. Harga Harga Varchar 15 -

e. Spesifikasi File Purchase Order

Nama File : File Puchase Order

Akronim : Purchase Order

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Purchase Order

Tipe : File Transaksi


Akses File : Random

63

Media : Hard Disk


Kunci File : No_Po

Software : MySQL

Tabel IV.5.

Spesifikasi File Purchase Order


1. Nomor PO No_Po Varchar 9 Primary Key

2. Tanggal PO Tgl_Po Date - -

3. Nomor Customer No_Customer Varchar 3 Foreign Key

4. Nomor Permintaan No_Permintaan Varchar 3 Foreign Key

5. Jumlah Jumlah Int - -

6. Total Total Int - -

f. Spesifikasi File Surat Perintah Tugas

Nama File : File Surat Perintah Tugas

Akronim : Surat Perintah Tugas

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Surat Perintah Tugas



Akses File : Random

Media : Hard Disk

64


Kunci File : No_Surat

Software : MySQL

Tabel IV.6.

Spesifikasi File Surat Perintah Tugas


1. Nomer SPT No_Surat Varchar 12 Primary Key

2. Kode Teknisi Kode_Teknisi Varchar 3 Foreign Key

3. Tanggal SPT Tgl_Surat Date - -

4. Nomor PO No_PO Varchar 9 -

5. Keterangan Keterangan Varchar 30 -

6. Tindakan Tindakan Varchar 30 -

g. Spesifikasi File Teknisi

Nama File : File Teknisi

Akronim : Teknisi

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Teknisi

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


65

Kunci File : Kode_Teknisi

Software : MySQL

Tabel IV.7.

Spesifikasi File Teknisi


1. Kode Teknisi Kd_Teknisi Varchar 8 Primary Key

2. Nama Teknisi Nm_Teknisi Varchar 30 -

3. Alamat Alamat Varchar 30 -

4. Tempat Lahir Tempat_Lahir Varchar 15 -

5. Tangga Lahir Tgl_Lahir Date - -

6. Tanggal Masuk Tgl_Masuk Date - -

h. Spesifikasi File Invoice

Nama File : File Invoice

Akronim : Invoice

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Invoice Yang Keluar



Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci File : No_Invoice

66

Software : MySQL

Tabel IV.8.

Spesifikasi File Invoice


1. No Invoice No_Invoice Varchar 13 Primary Key

2. Tanggal Invoice Tgl_Invoice Date - -

3. Nomor SPT No_Surat Varchar 12 Foreign Key

4. Jumlah Jumlah Int - -

5.. Total Total Int - -

4.5.5. Struktur Kode

Struktur Kode Yang Digunakan Dalam Rancangan Usulan Perancangan Sistem

Informasi Pelayanan Jasa Pada PT. Angka Wijaya Cikarang Adalah Sebagai

Berikut :

1. Nomor Urut Customer

Nomor Urut Customer

Contoh :

67

0 10

Keterangan :

001 = Nomer Urut Customer

2. Nomer Permintaan

Nomor Urut Permintaan

Contoh :

0 10

Keterangan :

001 = Nomer Urut Permintaan

3. Kode Jenis

Kode Jenis Ukuran PK

68

Contoh :

100ES

Keterangan :

SE= Initial Jenis Pelayanan Service

001 = Ukuran PK

4. Nomer Purchase Order

Initial Purchase Order TahunBulan Nomor Urut PO

Contoh :

OP 1007160

Keterangan :

PO = Initial Purchase Order

07 = Bulan

17 = Tahun

69

001 = Nomer Urut Purchase Order

5. Nomer Surat Perintah Tugas

Initial Surat Perintah Tugas Tanggal Bulan Tahun Nomor Urut SPT

Contoh :

PS 100717061T

Keterangan :

SPT = Initial Surat Perintah Tugas

16 = Tanggal

07 = Bulan

17 = Tahun

001= Nomor Urut SPT

6. Kode Teknisi

70

Nomor Urut Teknisi Bulan Masuk Tahun Masuk

Contoh :

00 716010

Keterangan :

0001 = Nomer Urut Teknisi

06 = Bulan Masuk Teknisi

14 = Tahun Masuk Teknisi

7. Nomor Invoice

Tanggal Bulan Tahun

Initial Invoice Bulan Tahun Nomor urut Invoice Nomor Urut SPT

Contoh:

Tanggal Bulan TahunNI 007160V 1001

71

Keterangan :

Inv = Initial Invoice

07 = Bulan

17 = Tahun

001= Nomor Urut Invoice

001= Nomor Urut SPT

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program yang diusulkan berisikan suatu rangkaian outlineyang

akan dipakai dalam sistem pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka wijaya

cikarang. Desain programnya adalah sebagi berikut :

72

0

Login

0.0

Menu Utama

1.0

Master

0.0

1.2

Teknisi

1.0

1.1

Customer

1.0

4.0

Keluar

0.0

3.0

Laporan

0.0

2.0

Transaksi

0.0

1.3

Daftar harga

1.0

2.2

Purchase order

2.0

2.1

Permintaan

2.0

2.3

Surat Perintah

Tugas

2.0

2.4

Invoice

2.0

Gambar IV.7

Diagram HIPO

73

Struktur program usulan yang dibuat terdiri dari login, menu utama dan sub-

sub menu utama, adapun rinciannya sebagai berikut :

a. Login

Nama Program : Login

Akronim : Login.Frm

Fungsi : Untuk Login Program

Index Program : --

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lampiran E.1

Proses : Klik shortcut program lalu akan muncul form login. User

login dengan memasukan username pada kolom

username dan password pada kolom password, klik

tombol login untuk masuk ke dalam menu utama.

b. Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : Menu.Frm

Fungsi : Untuk Melihat Menu Utama

Index Program : --


74


Proses : Setelah login user,user akan masuk menu utama dimana

terdapat 4 (empat) pilihan menu yaitu : master, transaksi,

laporan dan keluar

c. Menu Master Customer

Nama Program : Customer

Akronim : Customer.Frm

Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Customer

Index Program : --



Proses : Pada menu master customer terdapat 4 (empat) kolom

yaitu nomor customer, nama customer, alamat, dan telpon.

Selain itu terdapat 4 (empat) tombol yaitu simpan, batal,

edit, selesai. Jika akan mengimput data maka isi semua

kolom yang tersedia lalu klik tombol simpan, secara

otomatis data akan tersimpan pada tabel database atau klik

tombol batal untuk membatalkan penginputan, dan kolom

tersebut kembali kosong. Jika akan melakukan proses

pengeditan pada data maka klik data yang akan diedit lalu

klik tombol edit, data terrsebut akan muncul pada kolom

lalu edit sesuai data yang salah kemudian klik simpan.

Apabila proses sudah selesai maka klik tombol selesai

maka program akan kembali ke menu utama.

75

d. Menu Master Teknisi

Nama Program : Teknisi

Akronim :Teknisi.Frm

Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Teknisi

Index Program : --

Bahasa Program : Lampiran E.4

Bentuk Tampilan : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses : Pada menu master teknisi terdapat 6 (enam) kolom yaitu

kode teknisi, nama teknisi, tempat lahir, tanggal lahir,

alamat, dan tanggal masuk, selain itu terdapat 4 (empat)

tombol yaitu simpan, batal, edit, dan selesai. Jika akan

mengimput data maka isi semua kolom yang tersedia lalu

klik tombol simpan, secara otomatis data akan terrsimpan

pada tabel database atau klik tombol batal untuk

membatalkan penginputan, dan kolom tersebut kembali

kosong. Jika akan melakukan proses pengeditan pada data

maka klik data yang akan diedit lalu klik tombol edit, data

terrsebut akan muncul pada kolom lalu edit sesuai data

yang salah kemudian klik simpan. Apabila proses sudah

selesai maka klik tombol selesai maka program akan

kembali ke menu utama.

e. Menu Master Daftar Harga

Nama Program : Daftar Harga

Akronim : Harga.Frm

76

Fungsi : Untuk Melihat Dan Mencetak Daftar Harga

Index Program : --



Proses : Pada menu master daftar harga tersedia kolom pencarian

untuk mencari data daftar harga. Daftar harga akan

memunculkan data yaitu kode jenis pelayanan, jenis

pelayanan, ukuran PK, jumlah, harga dan total. Terdapat 2

(dua) tombol yaitu tombo cetak dan tombol selesai,

tombol cetak untuk mencetak daftar harga dan tombol

selesai untuk kembali ke menu utama.

f. Menu Transakasi Permintaan

Nama Program : Permintaan

Akronim : Permintaan.Frm

Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Permintaan

Index Program : --


Tampilan : Lampiran E.6

Proses :Pada menu transaksi permintaan terdapat nomor

permintaan, nomor customer, nama customer, kode jenis

pelayanan, Jenis Pelayanan dan tanggal permintaan, selain

itu terdapat 4 (empat) tombol yaitu simpan, batal, edit, dan

selesai. Jika Kode Jenis Pelayanan diisi maka secara

otomatis jenis pelayanan terisi. Jika nomor customer diisi

77

maka secara otomatis nama customer terisi. Jika akan

mengimput data maka isi semua kolom yang tersedia lalu

klik tombol simpan, secara otomatis data akan terrsimpan

pada tabel database atau klik tombol batal untuk

membatalkan penginputan, dan kolom tersebut kembali

kosong. Jika akan melakukan proses pengeditan pada data

maka klik data yang akan diedit lalu klik tombol edit, data

terrsebut akan muncul pada kolom lalu edit sesuai data

yang salah kemudian klik simpan. Apabila proses sudah



g. Menu Transaksi Purchase Order

Nama Program : Purchase Order

Akronim : Order.Frm

Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Purchase Order

Index Program : --

Bahas Program : Microsoft Visual Basic 6.0


Proses : Pada menu transaksi purchase order terdapat 13 (tiga

belas) kolom yaitu nomor purchase order, tanggal

purchase order, combo box nomor permintaan, nomor

customer,nama customer,alamat, telpon, kode jenis

pelayanan, jenis pelayanan, ukuran PK, harga, jumlah,

dan total, selain itu terdapat 4 (empat) tombol yaitu

78

simpan, batal, edit, selesai. Jika akan menginput isi

kolom nomor purchase order, tanggal purchase order,

nomor permintaan, dan jumlah. Pada saat mengisi nomor

permintaan maka nomor customer, nama customer,

alamat, telpon, kode jenis pelayanan, jenis pelayanan,

ukuran pk, dan harga akan terisi secara otomatis. Pada

kolom total di dapat dari jumlah ditambah harga

sehingga akan terisi otomatis setelah kolom jumlah

sudah terisi , klik tombol simpan dan secara otomatis

data akan tersimpan pada tabel database atau klik tombol

batal untuk membatalkan penginputan, dan kolom

tersebut kembali kosong. Jika akan melakukan proses

pengeditan pada data maka klik data yang akan diedit

lalu klik tombol edit, data terrsebut akan muncul pada

kolom lalu edit sesuai data yang salah kemudian klik

simpan. Apabila proses sudah selesai maka klik tombol

selesai maka program akan kembali ke menu utama.

h. Menu Transaksi Surat Perintah Tugas

Nama Program : Surat Perintah Tugas

Akronim : Surat.Frm

Fungsi : Untuk Menginput Dan Mencetak Surat Perintah Tugas

Index Program : --



79

Proses : Pada menu transaksi Surat Perintah Tugas terdapat yaitu

nomor surat perintah tugas, tanggal surat perintah tugas,

combo box nomor purchase order, nama customer,alamat,

jenis pelayanan, combo box kode teknisi 1, nama teknisi 1,

combo box kode teknisi 2, nama teknisi 2, tindakan, dan

keterangan, terdapat pula 5 (lima) tombol yaitu simpan,

batal, edit, cetak, selesai. Jika akan melakukan

penginputan maka isi nomor surat perintah tugas, tanggal

surat perintah tugas, tindakan daan keterangan, combo box

purchase order akan memunculkan secara otomatis nama

customer,alamat dan jenis pelayanan, sedangkan combo

box teknisi 1 dan combo box teknisi 2 akan memunculan

nama teknisi secara otomatis, klik tombol simpan dan

secara otomatis data akan tersimpan pada tabel database

atau klik tombol batal untuk membatalkan penginputan,

dan kolom tersebut kembali kosong. Jika akan melakukan

proses pengeditan pada data maka klik data yang akan

diedit lalu klik tombol edit, data terrsebut akan muncul

pada kolom lalu edit sesuai data yang salah kemudian klik

simpan. Apabila ingin mencetak maka klik tombol cetak

dan bila proses sudah selesai maka klik tombol selesai

maka program akan kembali ke menu utama.

i. Menu Transaksi Invoice

Nama Program : Invoice

80

Akronim : Invoice.Frm

Fungsi : Untuk Menginput Dan Melihat Data Invoice

Index Program : --



Proses :Pada menu transaksi invoice terdapat kolom nomor

invoice, tanggal invoice,combo box nomor surat perintah

tugas, nomor purchase order, nama customer, alamat, jenis

pelayanan, ukuran pk, harga, jumlah dan total, terdapat pula

5 (lima) tombol yaitu simpan, batal, edit, cetak, selesai. Jika

ingin menginput maka isi kolom nomor invoice,tanggal

Invoice, combo box nomor surat perintah tugas akan

memunculkan ssecara otomatis nomor purchase order, nama

customer, alamat, jenis pelayanan, ukuran pk, harga, jumlah

dan total, , klik tombol simpan dan secara otomatis data

akan tersimpan pada tabel database atau klik tombol batal

untuk membatalkan penginputan, dan kolom tersebut

kembali kosong. Jika akan melakukan proses pengeditan

pada data maka klik data yang akan diedit lalu klik tombol

edit, data terrsebut akan muncul pada kolom lalu edit sesuai

data yang salah kemudian klik simpan. Apabila ingin

mencetak maka klik tombol cetak dan bila proses sudah



81

j. Menu Laporan

Nama Program : Laporan

Akronim : Laporan.Frm

Fungsi : Untuk Melihat Laporan Perpriode

Index Program : --



Proses : Klik menu laporan maka akan muncul form dimana form

tersebut terdapat combo box tanggal periode lalu klik

tombol ok, maka akan muncul laporan perperiode yang

diinginkan.

k. Menu Keluar

Nama Program : Keluar

Akronim : Keluar

Fungsi : Untuk Keluar Dari Program

Index Program : --



Proses : Klik menu keluar maka akan muncul kotak dialog “Anda

yakin ingin keluar?” klik Yes jika ingin keluaar dari

program atau klik No untuk tetap berada di program.

82

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Suatu sistem yang baik akan berjalan dengan baik apabila didukung dengan

sistem komputer atau hardware yang baik. Komputer dengan merk dagang

tertentu dan dengan spesifikasi yang bagus dapat menunjang keberhasilan

berjalannya sistem dengan baik.

4.6.1. Umum

Komputer merupakan alat elektronik yang salah satu fungsinya adalah

sebagai alat membuat,mengolah dan menyimpan data. dalam pengolahan

data,komputer memerlukan program tertentu untuk menghasilkan suatu informasi.

Dalam melakukan fungsinya tersebut memerlukan :

1. Perangkat Keras (Hardware)

2. Perangkat Lunak (Software)

4.6.2. Perangkat Keras

Yang dimaksud dengan perangkat keras atau hardware dalam suatu sistem

komputer adalahkompone peralatan yangmembentuk suatu sistem komputer, yang

digunakan untuk mencapai tujuan dalam pengolahan data. Spesifikasi perangkat

keras yang digunakan untuk rancangan sistem usulan pada tugas akhir ini adalah :

a. Server

1) CPU

a) Pentium (R) Dual-Core CPU E5200@2,5GHz(2CPUs)

83

b) RAM DDR2 2GB

c) Hard Disk 500 GB

2) Mouse Standard

3) Keyboard Standard

4) Monitor 14”

5) Koneksi Internet Dengan Kecepatan 1 Mbps

b. Client

1) CPU

a) Pentium (R) dual-core CPU E5200@2,5GHz(2CPUs)

b) RAM DDR2 2GB

c) Hard disk 500 GB

2) Mouse Standard

3) Keyboard Standard

4) Monitor Dengan Resolusi Layar 1360 x 768

5) Koneksi Internet Dengan Kecepatan 100 Mbps

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau software merupakan bagian dari komputer yang berupa

program-program beserta dengan susunan infastruktur yang benar dan berurutan

dalam pengembangan sistem usulan penulis menggunakan perangkat lunak

sebagai berikut :

1. Server

a) Sistem operasi yang digunakan adalah microsoft window 7

84

b) Aplikasi bundle web server seperti Xampp yang terdiri dari beberapa

komponen aplikasi,diantaranya adalah :

1) Aplikasi apache server v2

2) Aplikasi mysql server v5

3) Aplikasi phpmyadmin v3

c) Aplikasi web server seperti mozilla firefox, google chrome

2. Client

a) Sistem operasi yang digunakan adalah microsoft window 7

b) Aplikasi web server seperti mozilla firefox, google chrome

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi menunjukan suatu kegiatan dari penerapan suatu sistem

yang dibuat dalam sistem usulan yang dibuat dalam berbentuk tabel. Penerapan

komputerisasi sistem informasi pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka

Wijaya Cikarang memiliki tahapan sebagai berikut :

1. Persiapan data awal

Pada tahap persiapan data awal, penulis mengumpukan data-data dari

narasumber bertujuan untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang dilakukan

dan dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan pada PT. Angka Wijaya

Cikarang, waktu yang diperlukan adalah satu minggu di minggu pertama

bulan pertama.

85

2. Analisa

Menganalisa pokok masalah dari sistem yang berjalan pada PT. Angka

Wijaya Cikarang yang masih menggunakan sistem manual atau menggunakan

aplikasi hitung dan mencari solusi untuk mengubah sistem tersebut menjadi

sistem yang menggunakan perancangan sistem aplikasi. Waktu yang

diperlukan yaitu selama minggu ke dua sampai minggu ketiga di bulan

pertama.

3. Desain sistem

Pada tahap desain sistem, penulis mulai mendesain sistem yang diperlukan

sesuai dengan sistem yang telah diusulkan, waktu yang diperlukan dalam

pendesainan sistem yaitu satu minggu di minggu keempat pada bulan

pertama.

4. Desain perangkat lunak

Tahap selanjutnya adalah desain perangkat lunak sesuai dengan data daan

desain yang telah dibuat sebelumnya. Waktu yang di perlukan yaitu satu

minggu di minggu pertama bulan ke dua.

5. Pembuatan dan tes program

tahap pembuatan program dilakukan dengan cermat dan teliti agar program

yang dibuat sesuai dengan data dan berjalan dengan baik. Tentunya dalam

pembuatan program tersebut, dilakukan pengetesan program, dapat atau

tidaknya program tersebut berjalan. Waktu yang dibutuhkan yaitu minggu

kedua di bulan kedua sampai minggu keempat di bulan kedua.

86

6. Test sistem

Sebelum perancangan sistem digunakan maka tahap selanjutnya adalah test

sistem tujuannya alah untuk menguji kelayakan sistem yang diusulkan secara

keseluruhan. Waktu yang dibutuhkan adalah satu minggu di minggu pertama

di bulan ketiga.

7. Pelatihan

Pada tahap pelatihan, dilakukan pelatihan kepada calon user yang akan

mengoperasikan program, memastikan bahwa calon user benar-benar paham

akan sistem yang baru. Waktu yang diperlukan adalah satu minggu di minggu

kedua di bulan ketiga.

8. Pembuatan buku petunjuk

Buku petunjuk dibuat untuk mengingat langkah-langkah dan petunjuk untuk

mengoperasikan sistem usulan tersebut. Waktu yang diperlukan yaitu satu

minggu di minggu ketiga dibulan ketiga.

9. Operasi dan evaluasi

Sistem baru yang sudah dibuat kemudian dioperasikan secara keseluruhan

dan dilakukan evaluasi untuk mengetahui kekuraangan yang ada pada sistem,

agar dapat dilakukan pembaharuan dan pengembangan dalam sitem tersebut.

Waktu yang digunakan untuk melakukan pengoperasian dan evaluasi sitem

yaitu satu minggu di minggu keempat dibulan ketiga.

Sehingga waktu yang diperlukan secara keseluruhan adalah kurang lebih tiga

bulan, dapat dilihat dalam jadwal implementasi sebagai berikut :

87

Tabel IV.9.

Jadwal implementasi

No

Kegiatan

Waktu

Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Persiapan data awal

2. Analisis

3. Desain sistem

4. Desain perangkat lunak

5. Pembuatan & tes program

6. Tes sistem

7. Pelatihan

8. Pembuatan buku panduan

9. Operasi dan evaluasi

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 47 B. Diagram Nol Sistem Usulan Permintaan Pelayanan 1.0 Customer...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 47 B. Diagram Nol Sistem Usulan Permintaan Pelayanan 1.0 Customer...