106
BAB 4
USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI
4.1 Strategi Sistem Informasi Bisnis
Dalam pembuatan sistem informasi yang dibutuhkan oleh PT. Sinar Jaya Sukses
Mandiri yang telah melalui proses pengamatan dan analisis ditemukan beberapa
kelemahan seperti yang dijelaskan pada bab 3. Sebagai solusi maka disarankan untuk
diadakannya perubahan seperti pada tabel di bawah ini :
Tabel 4-1 Usulan terhadap sistem yang sedang berjalan
Sistem yang berjalan Usulan terhadap Sistem yang berjalan
Sistem Permasalahan Sistem HSCM,
Accurate Belum tersedianya sistem terintegrasi antara service center dengan gudang sparepart (value shop)
Menerapkan CRM (Customer Relationship Management)
- Mengembangkan sistem HSCM, dan mengintegrasikan dengan Accurate.
- Menerapkan sms gateway terintegrasi dengan HSCM
- Menerapkan sistem penjualan online
HSCM Belum tersedianya sistem yang memberikan status servis kepada pelanggan (PEST)
Belum tersedianya sistem yang menghubungkan perusahaan dengan distributor (value shop)
Belum tersedianya sistem penggajian (value shop)
Menerapkan HRMS (Human Resource Management System)
- Menerapkan sistem penggajian - Mengembangkan sistem absensi
terintegrasi dengan penggajian - Menerapkan sistem perekrutan
HIT Belum terintegrasinya absen karyawan dengan penggajian karyawan. (value shop)
Belum tersedianya sistem perekrutan karyawan (value shop)
Belum tersedianya aplikasi untuk request peralatan ATK dari masing-masing divisi (value shop)
Menerapkan sistem pengadaan peralatan operasional
- Menerapkan sistem request pengadaan operasional
- Menerapkan sistem pemilihan vendor
Belum tersedianya aplikasi u.menentukan vendor penjual peralatan operasional. (value shop)
GL, POS
Belum terintegrasinya data penjualan antara finance dengan sales&warehouse
Mengembangkan dan menerapkan sistem terintegrasi antara GL dengan POS
107
4.1.1 Usulan Aplikasi Perusahaan
Dari berbagai permasalahan pada perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
terdapat, beberapa area perubahan dari sistem yang ada. Namun dilihat dari manfaat
yang di dapatkan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri, permasalahan pada sistem HSCM
menjadi perhatian yang sangat penting. Dalam sistem HSCM merupakan sistem yang
berhubungan langsung terhadap pelanggan dalam memberikan pelayan yang optimal.
Dengan adanya sistem CRM, maka diharapkan tingkat pelayanan terhadap pelanggan
akan lebih baik lagi.
Adapun penjelasan dari sistem CRM adalah :
Pembangunan Sistem SMS Gateway
Penerapan Sistem CRM berbasis SMS gateway ini diterapkan dengan tujuan
untuk lebih memfokuskan pelayanan yang diberikan oleh pihak HT-mobile dalam
membantu pelanggan mereka untuk menyelesaikan permasalahan mereka
terhadap perangkat HT-mobile yang mereka miliki. Sistem CRM berbasis SMS
gateway ini akan mencakup 2 fungsi utama yaitu :
- Sistem tracking informasi perbaikan telepon seluler (service order)
sistem ini akan memberikan informasi mengenai estimasi lama pengerjaan,
status perbaikan servis, status kerusakan, informasi pergantian suku cadang
serta konfirmasi/persetujuan pergantian suku cadang.
- Sistem keluhan dan saran
sistem ini akan menerima segala keluhan yang di hadapi oleh pelanggan
terhadap produk yang telah mereka gunakan dan memberikan solusi dini dari
keluhan tersebut. Di samping itu sistem ini akan menampung saran dari
108
pelanggan terhadap produk ataupun hal lain yang berhubungan dengan
produk dari PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri.
Pengembangan Sistem terintegrasi antara HSCM dengan Accurate (sistem stock
gudang suku cadang pengganti).
Pengembangan Sistem terintegrasi antara HSCM dengan Accurate
merupakan suatu sarana solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh internal
perusahaan terhadap kasus pemisahan antara sistem HSCM (pergantian suku
cadang) yang ada saat ini dengan sistem Accurate yang memuat stok gudang suku
cadang. Di harapkan dengan pengintegrasian dari kedua sistem ini akan
mempercepat bagian pelayanan servis dalam pengambilan keputusan suku cadang
yang akan diganti terutama dalam penentuan estimasi pengerjaan.
Pembangunan Sistem Penjualan kedistributor berbasis online
Pembangunan sistem penjualan ke distributor berbasis online merupakan
salah satu upaya dalam peningkatan hubungan baik antara perusahaan dengan
rekan bisnis yang telah ada. Diharapkan dengan adanya sistem penjualan online
ini akan mempercepat proses pemesanan, serta mempermudah pihak distributor
dalam memantau hasil pemesanan mereka. Proses yang ada dalam solusi ini
meliputi : kegiatan order, pemantauan status pengiriman, serta pembuatan invoice
dari barang yang telah terkirim.
Usulan perubahan pada sistem HRMS adalah :
Pada area pemberdayaan sumber daya manusia. kebutuhan akan aplikasi
pengelolaan karyawan masih belum tepenuhi. Sistem yang ada saat ini hanya mengelola
109
kehadiran karyawan. Untuk penghasilan laporan masih menggunakan aplikasi excel.
Dengan adanya human resource management system (HRMS) di harapkan pengelolaan
karyawan seperti pencatatan absensi, lembur, ijin, perekrutan dan perhitungan
penggajian karyawan menjadi lebih baik lagi.
Usulan perubahan pada sistem pengadaan peralatan operasional adalah :
Pada area purchasing yang merupakan bagian pemantauan kebutuhan operasional,
ditemukan permasalahan belum tersedianya sistem yang menangani kebutuhan
pengadaan operasional. sehingga karyawan pada setiap divisi mengalami kesulitan
dalam melakukan request terhadap kebutuhan operasionalnya. Untuk itu dibutuhkan
suatu pengembangan sistem pemantauan kebutuhan operasional yang dapat menampung
request dan memprosesnya lebih cepat. Dalam rekomendasi sistem ini memuat dua
fungsi utama yang meliputi :
- Fungsi request kebutuhan, yang di bangun menggunakan web berbas is internal
Yang menampung request kebutuhan operational pada masing-masing divisi.
- Fungsi pengolahan request, merupakan fungsi backend yang di kelola oleh bagian
purchasing dalam melakukan tindakan dari request yang ada. Meliputi pencarian
vendor, penawaran harga, dan penerimaan barang.
Usulan perubahan pada sistem POS dan GL adalah :
Masalah utama dalam area ini adalah belum terintegrasinya sistem yang ada pada
saat ini, sehingga dalam kegiatan pengecekan dan perencanaan penjualan mengalami
proses keterlambatan serta terjadi kesulitan dalam melakukan kendali antara data yang
110
diterima oleh bagian sales dan warehouse dengan data yang diterima dari bagian
finance perihal jumlah penjualan produk.
4.1.2 Usulan Area, Fungsi dan Proses Bisnis
Tabel 4-2 Usulan Area, Fungsi Dan Proses Bisnis
Area Fungsional
Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis
Bus
ines
s D
evel
opm
ent
Pengelolaan Karyawan
HRMS* mengadakan penilaian kinerja karyawan
mengadakan pelatihan excel mendata peserta pelatihan Fingerprint, HRMS*
mendata absensi karyawan
Excel, HRMS*
mencatat ij in karyawan
Excel, HRMS*
mencatat surat sakit karyawan
Excel, HRMS*
melakukan perhitungan gaji karyawan
Excel, HRMS*
melakukan perhitungan lembur karyawan
Excel, HRMS*
melakukan perhitungan potongan gaji karyawan
menyeleksi cv pelamar melakukan psikotest merekrut karyawan baru
Pengelolaan IT
excel membuat anggaran it excel mendata aset it perusahaan melakukan maintenance
hardware & software memonitor kerja server memasang & memonitor
jaringan sistem perusahaan
Fina
nce
& A
ccou
ntin
g
Pengelolaan Keuangan
GL, GL+POS*
memproses arus ka s
excel membuat anggaran rutin GL, GL+POS*
membuat daftar piutang
excel membuat daftar cicilan piutang excel memantau perubahan kurs
mata uang GL, GL+POS*
menerima bukti pembayaran piutang
mengkonfirmasi jadwal pembayaran piutang
GL+POS* membuat bukti pengeluaran uang
111
Pencatatan Akuntansi
excel menerima data jumlah stok barang
GL mencatat jumlah stok barang GL mencatat perubahan jumlah
stok barang excel menerima laporan status
barang yang diservis excel menerima laporan
pengeluaran sparepart GL membuat laporan jumlah stok
barang
Pengelolaan Pajak
excel mencatat pembayaran pajak melakukan konsultasi dengan
badan pajak excel melakukan pembayaran pajak
barang impor excel mengurus pajak penghasilan
karyawan excel mengurus pajak penghasilan
perusahaan melakukan pembayaran pajak
iklan excel mengelola bukti pembayaran
pajak perusahaan
Pro
cure
men
t
Manajemen Produk
excel melakukan pemilihan fitur & spesifikasi produk
excel membuat perancangan strategi produk (fitur)
excel membuat laporan proses produksi produk
melakukan pengecekan performa produk
menyampaikan keluhan pelanggan
excel membuat laporan hasil testing sample produk
melakukan pengecekan sample produk
Pengadaan Produk
excel melakukan request sample produk
memonitor kinerja pabrik word membuat laporan request
sample produk excel mengelola bukti penerimaan
sample produk excel menerima laporan hasil testing
sample produk word membuat kontrak
Sal
es &
w
areh
ouse
Penjualan Barang
POS, CRM*
pencatatan order
POS, GL+POS*
melakukan pencatatan retur dari distributor
mendistribusian produk ke distributor
112
Word, CRM*
membuat kerjasama mengenai pembelian produk oleh distributor
memantau distribusi barang ke distributor
membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari perusahaan kepada distributor
CRM* membuat faktur penjualan barang
Pengendalian Stok Gudang
excel meminta data penjualan barang ke admin sales
POS mendata nomor imei yang dikirim dari pabrik kegudang warehouse
pengecekan barang masuk dari pabrik
POS pencatatan barang rusak yang datang dari pabrik
excel pendaftaran barang siap jual POS pencatatan deliver order pengiriman pesanan ke
distributor POS mutasi antar gudang POS pencatatan stok barang di
masing-masing gudang POS membuat jadwal pengiriman mengatur surat pengizinan
pengiriman
Gen
eral
Affa
ir Pengadaan Barang
sistem pengadaan operasional*
menerima form permintaan kebutuhan
pembuatan purchase order melalukan pemesanan barang
maupun iklan Excel, sistem pengadaan operasional*
memilih vendor terbaik
melakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor
memutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media
penerimaan barang kebutuhan excel membuat tabel perbandingan
harga barang kebutuhan sistem
pengadaan operasional*
Membuat laporan pembelian
113
Pemeliharaan Persediaan
mengurus setiap keperluan maintenance perusahaan
excel
mencatat segala pengeluaran untuk keperluan maintenance
excel membuat laporan maintenance perusahaan
excel
membuat penjadualan maintenance
word
melakukan dokumentasi terhadap kegiatan maintenance
mengumpulkan bon-bon bukti kegiatan maintenance
excel membuat laporan pengeluaran maintenance
excel mendata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun
Mar
ketin
g
Pengendalian Stok Gudang
memeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan.
memeriksa laporan penerimaan barang iklan dari pihak supplier
memeriksa laporan pengiriman barang iklan
memberikan persetujuan pemberian barang promosi
Anggaran
excel penentukan budget marketing excel melakukan perencanaan
terhadap event pemasaran excel pengalokasi budget marketing
Promosi
excel pengalokasian human resource untuk event
excel membuat jadwal event marketing
excel merencanakan promosi kerjasama
excel memberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk kepada general manager.
excel membuat jadwal pemasangan iklan
memeriksa laporan penayangan iklan
excel pendistribusian iklan di setiap daerah
photoshop, corel draw
merancang design media pemasaran
114
Ser
vice
Pelayanan pelanggan
hscm pencatatan setiap service order oleh service center
hscm pengecekan status service order
hscm daftar perbaikan service order Excel, CRM*
membuat laporan kerusakan handphone
CRM* menginformasikan pergantian su ku cadang
CRM* Menginformasikan status servis produk
Pendataan suku cadang
Word membuat surat pemesanan sparepart ke pabrik
melakukan pengecekan barang untuk menentukan jumlah pemesaran suku cadang
menentukan waktu pemesanan kembali barang sparepart
menentukan waktu pengiriman sparepart
melakukan penetapan jumlah minimum sparepart digudang
accurate memeriksa catatan jumlah sparepart
excel membuat laporan kepada manager service mengenai jumlah barang suku cadang
accurate pendataan pengeluaran suku cadang ke service center
accurate pendataan penerimaan suku cadang ke service center
accurate membuat tagihan pembelian su ku cadang oleh service center
4.1.3 Usulan Subjek Data
Tabel 4-3 Usulan Subjek Data
Departemen Subjek Data
Dire
ktur
Gen
eral
Man
ager
Manager Business Development
Supervisor IT Anggaran IT Software Hardware
Supversior HR Absensi Cuti Lembur izin
115
Karyawan Gaji Kinerja karyawan
Manager R&D Procurement
SCM Officer Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Laporan Request Sample Request Sample Produk Kinerja Pabrik Sample Produk Kontrak Laporan pembelian*
Product management Produk Laporan kerusakan Produk* Laporan keluhan customer Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Sample Produk
Manager service Supervisor sparepart Logistik
Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Bukti Pengambilan SparePart Produk Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk*
Supervisor workshop Produk Informasi Pergantian suku cadang* Laporan kerusakan Produk* Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk* Laporan keluhan customer
Manager General Affair Supervisor Maintenance
Pendataan Fixed Asset Laporam Pengeluaran Maintenance Jadwal Maintenance Laporan Maintenance
116
Laporan kerusakan Produk* Supervisor Puchasing Pemasok*
Purchase request* Surat permintaan pembelian* Laporan pembelian*
Manager Sales & Distribution
Sales Laporan pengiriman* Persediaan Faktur Penjualan* Retur* Surat Perjanjian Kerjasama Distributor* Pencatatatn Order* Konsumen
warehouse Laporan persediaan Persediaan Jadwal Pengiriman Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Faktur Penjualan* Pencatatatn Order*
Marketing staff marketing Laporan pengiriman* Persediaan Jadwal Pengiriman Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Stok Barang Iklan Laporan Penerimaan Produk Iklan Laporan Pengiriman Barang Iklan Approval Barang Promosi Produk Budget Marketing Laporan Marketing
Manager Finance & Accounting
Supervisor Accounting Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Arus ka s Piutang
117
Bukti Pembayaran Piutang Laporan persediaan Bukti Pengambilan SparePart Bukti Pengeluaran Uang Status Service Produk* Persediaan Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Faktur Penjualan* Surat Perjanjian Kerjasama Distributor* Jurnal Neraca Fixed assets Gaji Pendataan Fixed Asset Laporan Pengeluaran Maintenance Anggaran IT Surat permintaan pembelian* Laporan pembelian*
Supervisor Finance Arus ka s Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Tagihan*
Supervisor Tax Admin Laporan Pembelian* Arus ka s Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Faktur Penjualan* Retur* Pencatatatn Order* Tagihan* Neraca Fixed assets Pajak
118
4.1.4 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
Tabel 4-4 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 1)
Sub jek DataLa
pora
npe
ngiri
man
Lapo
ran
pem
belia
nPe
mes
anan
Spa
rePa
rtLa
pora
nPe
nerim
aan
Spa
rePa
rtSp
arep
art
Arus
kas
Piut
ang
Bukt
iPen
gelu
aran
Uang
Bukt
iPem
baya
ran
Piu
tang
Lapo
ran
pers
edia
anBu
ktiP
enga
mbi
lan
Spa
rePa
rtPr
oduk
Info
rmas
iPer
gant
ian
Parts
Lapo
ran
keru
saka
nPr
oduk
Sura
tPen
yera
han
Pro
duk
Ser
vice
Sura
tPen
gam
bila
nPr
oduk
Afte
rSer
vice
Stat
usSe
rvic
ePr
oduk
Lapo
ran
kelu
han
cust
omer
Pers
edia
anJa
dwal
Peng
irim
anPe
ndat
aan
Bar
ang
Rus
akda
riPa
brik
Mut
asiA
ntar
Gud
ang
Deliv
ery
Ord
erPe
ndat
aan
IME
IFa
ktur
Pen
jual
anRe
tur
Sura
tPer
janj
ian
Ker
jasa
ma
Dist
ribut
orPe
ncat
atat
nO
rder
Tagi
han
Jurn
alNe
raca
Fixe
das
sets
Paja
kAb
sens
iCu
tiLe
mbu
riz
inKa
ryaw
anG
aji
Kine
rjaka
ryaw
anKo
ntra
kKo
nsum
enPe
ndat
aan
Fixe
dAs
set
Lapo
ram
Peng
elua
ran
Mai
nten
ance
Jadw
alM
aint
enan
ceLa
pora
nM
aint
enan
cem
aint
enan
ceAn
ggar
anIT
Lapo
ran
test
ing
sam
ple
Lapo
ran
Pros
esPr
oduk
siTe
stin
gSa
mpl
ePr
oduk
Lapo
ran
Requ
estS
ampl
eRe
ques
tSam
ple
Prod
ukKi
nerja
Pabr
ikSa
mpl
eP
rodu
kBu
dget
Mar
ketin
gLa
pora
nM
arke
ting
Prom
osi
Softw
are
Hard
ware
Stok
Bar
ang
Ikla
nLa
pora
nPe
nerim
aan
Pro
duk
Ikla
nLa
pora
nPe
ngiri
man
Bara
ngIk
lan
Appr
oval
Bara
ngPr
omos
iPe
mas
okPu
rcha
sere
ques
tSu
ratp
erm
inta
anpe
mbe
lian
Lapo
ran
pem
belia
n
Fungsi Bisn is * * * * * * * * * * * * *Penge lolaan Kary awan C C C C C C CPenge lolaan Keuangan C C C C CPencatat an Akunt ans i R R R R R R R R R R R R R R C C C R R R R R RPenge lolaan Pajak R R R R R R R R R R R CManajemen Produk C R C C C C CPengadaan Produk C C R R R C C C RPenjua lan Barang * C R C C C C CPengenda lian Stok Gudang C C C C C C C R RPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Pers ediaan R C C C C CPengenda lian Stok Gudang Merchand ise R R R R R R C C C CAnggaran R C Rpromos i R C CPel ayanan pelanggan * R C C C C C RPendataan suk u cadang C C C C R R R RPenge lolaan IT C C C
119
Tabel 4-5 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 2)
Sub jek Dat a
Abse
nsi
Cuti
Lem
bur
izin
Kary
awan
Gaj
iKi
nerja
kary
awan
Arus
kas
Piut
ang
Bukt
iPen
gelu
aran
Uang
Bukt
iPem
baya
ran
Piu
tang
Tagi
han
Jurn
alNe
raca
Fixe
das
sets
Paja
kPr
oduk
Lapo
ran
kelu
han
cust
omer
Lapo
ran
test
ing
sam
ple
Lapo
ran
Pros
esP
rodu
ksi
Test
ing
Sam
ple
Pro
duk
Sam
ple
Pro
duk
Lapo
ran
pem
belia
nKo
ntra
kLa
pora
nRe
ques
tSam
ple
Requ
estS
ampl
ePr
oduk
Kine
rjaPa
brik
Fakt
urP
enju
alan
Retu
rSu
ratP
erja
njia
nK
erja
sam
aD
istri
buto
rPe
ncat
atat
nO
rder
Lapo
ran
peng
irim
anKo
nsum
enPe
rsed
iaan
Jadw
alPe
ngiri
man
Pend
ataa
nB
aran
gR
usak
dari
Pab
rikM
utas
iAnt
arG
udan
gDe
liver
yO
rder
Pend
ataa
nIM
EILa
pora
npe
rsed
iaan
Pem
asok
Purc
hase
requ
est
Sura
tper
min
taan
pem
belia
nLa
pora
npe
mbe
lian
Pend
ataa
nFi
xed
Asse
tLa
pora
mP
enge
luar
anM
aint
enan
ceJa
dwal
Mai
nten
ance
Lapo
ran
Mai
nten
ance
mai
nten
ance
Stok
Bar
ang
Ikla
nL a
pora
n Pe
nerim
aan
Prod
uk Ik
lan
L apo
ran
Peng
irim
an B
aran
g Ik
lan
A ppr
oval
Bar
ang
Prom
osi
Budg
etM
arke
ting
Lapo
ran
Mar
ketin
gPr
omos
iLa
pora
nke
rusa
kan
Pro
duk
Sura
tPen
yera
han
Pro
duk
Ser
vice
Sura
tPen
gam
bila
nP
rodu
kA
fterS
ervi
ceSt
atus
Serv
ice
Pro
duk
Info
rmas
i Per
gant
ian
Par
tsPe
mes
anan
Spar
ePar
tLa
pora
nPe
nerim
aan
Spar
ePar
tSp
arep
art
Bukt
iPen
gam
bila
nSp
areP
art
Angg
aran
ITSo
ftwar
eHa
rdw
are
Fungsi Bisnis * * * * * * * * * * * * *Penge lolaan Kary awan C C C C C C CPenge lolaan Keuangan C C C C CPenca tat an Akuntansi R R R R R C C C R R R R R R R R R R R R R R RPenge lolaan Pa jak R R R R R R R C R R R RMana jemen Produk C C C C C C RPengadaan Produk R R R R C C C C CPen jua lan Barang * C C C C C C RPengenda lian Stok Gudang R R C C C C C C CPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Persediaan C C C C C RPengenda lian Stok Gudang Merc handis e R R R C C C CAnggaran R C Rpromos i R C CPelayanan pe langgan * R R C C C C CPenda taan s uku c adang R R R R C C C CPenge lolaan IT C C C
120
Tabel 4-6 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 3)
Sub jek Dat aA
bsen
siC
uti
Lem
bur
izin
Kar
yawa
nG
aji
Kin
erja
kary
awan
Aru
ska
sP
iuta
ngB
ukti
Peng
elua
ran
Uan
gB
ukti
Pem
baya
ran
Piut
ang
Tagi
han
Jurn
alN
erac
aFi
xed
asse
tsP
ajak
Pro
duk
Lapo
ran
kelu
han
cust
omer
Lapo
ran
test
ing
sam
ple
Lapo
ran
Pro
ses
Pro
duks
iTe
stin
gS
ampl
eP
rodu
kS
ampl
ePr
oduk
Lapo
ran
pem
belia
nK
ontra
kLa
pora
nR
eque
stSa
mpl
eR
eque
stS
ampl
eP
rodu
kK
iner
jaPa
brik
Fakt
urPe
njua
lan
Ret
urS
urat
Per
janj
ian
Kerja
sam
aDi
strib
utor
Pen
cata
tatn
Ord
erLa
pora
npe
ngiri
man
Kon
sum
enP
erse
diaa
nJa
dwal
Peng
irim
anP
enda
taan
Bara
ngRu
sak
dari
Pabr
ikM
utas
iAnt
arG
udan
gD
eliv
ery
Ord
erP
enda
taan
IMEI
Lapo
ran
pers
edia
anP
emas
okP
urch
ase
requ
est
Sur
atpe
rmin
taan
pem
belia
nLa
pora
npe
mbe
lian
Pen
data
anFi
xed
Asse
tLa
pora
mPe
ngel
uara
nM
aint
enan
ceJa
dwal
Mai
nten
ance
Lapo
ran
Mai
nten
ance
mai
nten
ance
Sto
k Ba
rang
Ikla
nLa
pora
n P
ener
imaa
n P
rodu
k Ik
lan
L apo
ran
Pen
girim
an B
aran
g Ik
lan
App
rova
l Bar
ang
Pro
mos
iB
udge
tMar
ketin
gLa
pora
nM
arke
ting
Pro
mos
iLa
pora
nke
rusa
kan
Prod
ukS
urat
Pen
yera
han
Pro
duk
Ser
vice
Sur
atP
enga
mbi
lan
Prod
ukAf
terS
ervi
ceS
tatu
sS
ervi
ceP
rodu
kIn
form
asi P
erga
ntia
n Pa
rtsP
emes
anan
Spa
rePa
rtLa
pora
nP
ener
imaa
nS
pare
Part
Spa
repa
rtB
ukti
Peng
ambi
lan
Spa
rePa
rtA
ngga
ran
ITS
oftw
are
Har
dwar
e
Fungsi Bisnis * * * * * * * * * * * * *Penge lolaan Karyawan C C C C C C CPenge lolaan Keuangan C C C C CPenca tat an Akun tansi R R R R R C C C R R R R R R R R R R R R R R RPenge lolaan Pa jak R R R R R R R C R R R RMana jemen Produk C C C C C C RPengadaan Produk R R R R C C C C CPen jua lan Barang * C C C C C C RPengenda lian Stok Gudang R R C C C C C C CPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Persediaan C C C C C RPengenda lian Stok Gudang Merc handise R R R C C C CAnggaran R C Rpromos i R C CPelayanan pe langgan * R R C C C C CPenda taan s uku c adang R R R R C C C CPenge lolaan IT C C C
121
Tabel 4-7 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 4)
Sub jek Data
Abs
ensi
Cut
iLe
mbu
riz
inK
arya
wan
Gaj
iK
iner
jaka
ryaw
anA
rus
kas
Piu
tang
Buk
tiPe
ngel
uara
nUa
ngB
ukti
Pem
baya
ran
Piu
tang
Tagi
han
Jurn
alN
erac
aFi
xed
asse
tsP
ajak
Pro
duk
Lapo
ran
kelu
han
cust
omer
Lapo
ran
test
ing
sam
ple
Lapo
ran
Pros
esPr
oduk
siTe
stin
gSa
mpl
ePr
oduk
Sam
ple
Pro
duk
Lapo
ran
pem
belia
nK
ontra
kLa
pora
nRe
ques
tSam
ple
Req
uest
Sam
ple
Prod
ukK
iner
jaPa
brik
Fakt
urP
enju
alan
Ret
urS
urat
Per
janj
ian
Ker
jasa
ma
Dis
tribu
tor
Pen
cata
tatn
Ord
erLa
pora
npe
ngiri
man
Kon
sum
enP
erse
diaa
nJa
dwal
Peng
irim
anP
enda
taan
Bar
ang
Rus
akda
riP
abrik
Mut
asiA
ntar
Gud
ang
Del
iver
yO
rder
Pen
data
anIM
EI
Lapo
ran
pers
edia
anP
emas
okP
urch
ase
requ
est
Sur
atpe
rmin
taan
pem
belia
nLa
pora
npe
mbe
lian
Pen
data
anFi
xed
Asse
tLa
pora
mPe
ngel
uara
nM
aint
enan
ceJa
dwal
Mai
nten
ance
Lapo
ran
Mai
nten
ance
mai
nten
ance
Sto
kBa
rang
Ikla
nLa
pora
nPe
nerim
aan
Prod
ukIk
lan
Lapo
ran
Peng
irim
anB
aran
gIk
lan
App
rova
lBar
ang
Prom
osi
Bud
getM
arke
ting
Lapo
ran
Mar
ketin
gP
rom
osi
Lapo
ran
keru
saka
nP
rodu
kS
urat
Pen
yera
han
Prod
ukSe
rvic
eS
urat
Pen
gam
bila
nP
rodu
kA
fterS
ervi
ceS
tatu
sSe
rvic
ePr
oduk
Info
rmas
iPer
gant
ian
Par
tsP
emes
anan
Spa
rePa
rtLa
pora
nPe
nerim
aan
Spar
ePar
tS
pare
part
Buk
tiPe
ngam
bila
nSp
areP
art
Ang
gara
nIT
Sof
twar
eH
ardw
are
Fungsi Bis nis * * * * * * * * * * * * *Pengelo laan Karyawan C C C C C C CPengelo laan Keuangan C C C C CPencat atan Ak unt ans i R R R R R C C C R R R R R R R R R R R R R R R RPengelo laan Pajak R R R R R R R C R R R RMana jemen Produk C C C C C CPengadaan Produk R R R R C C C C CPen jualan Ba rang * C C C C C C RPengendalian St ok Gudang R R C C C C C C CPengadaan Barang * C C C CPemeliharaan Pers ediaan C C C C C RPengendalian St ok Gudang Merc handise R R R C C C CAnggaran R C Rpromosi R C CPelayanan pelanggan * R R C C C C CPendat aan suku cadang R R R R C C C CPengelo laan IT C C C
122
4.1.5 Portofolio Aplikasi Masa Depan
Portofolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang
digunakan oleh perusahaan dimasa depan untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan oleh perusahaan guna mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu
portofolio aplikasi ini juga digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan
perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi yang akan datang.
Strategic High Potential
- CRM (Order service berbasis SMS) - Sistem ERP
- POS+GL (Sales and Warehouse, finance)
- HSCM (Service) - Accurate (gudang sparepart) - HRMS (HRD) - Sistem pengadaan kebutuhan (General
Affair)
- Microsoft Office 2007 (word, excel, power point).
- Adobe Potoshop - Adobe Reader - Corel
Key Operational Support
Gambar 4-1 Matriks Portofolio Aplikasi Masa Depan
4.2 Strategi Manajemen SI/TI
4.2.1 Usulan Perubahan Struktur Organisasi
Dari analisis Area, fungs i dan proses bisnis didapatkan penambahan aplikasi
diarea servis SMS gateway. Dengan adanya penambahan aplikasi ini diharapkan
pelayanan terhadap pelanggan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri dalam area perbaikan
handset dapat lebih baik. Sehingga kepuasan pelanggan dapat meningkat. Pada sisi
service office penambahan fungsi pengecekan dan order sparepart merupakan suatu
solusi yang ditawarkan untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan. Customer
Service pada masing-masing servis center dapat langsung memberikan informasi
123
mengenai pergantian suku cadang, estimasi lama pengerjaan dan status suku cadang
yang masih ada di gudang.
Pada penerapan sistem informasi servis berbasis SMS gateway, dalam prosesnya
akan membutuhkan perawatan berkala dalam basis data dan perangkat SMS gateway itu
sendiri. Untuk itu dibutuhkan seorang tenaga support yang ahli dalam merawat sistem
yang akan dibangun dan bertanggung jawab dalam memelihara data yang masuk dari
pelanggan melalui jaringan SMS gateway ini. Tenaga support ini pun harus dapat
mengestimasi kemampuan penyimpanan inbox yang ada sehingga message yang masuk
dapat terkendali dan dapat ter-cover.
Untuk itu, diusulkan penambahan 1 orang technical support pada divisi service
yang akan melakukan maintenance hardware dan software dari seluruh aplikasi sms
gateway. Untuk seorang technical support diberi gaji Rp. 2.000.000 perbulan.(sumber:
history data salary tahun 2009). Dengan requirement:
‐ Menguasai troubleshooting aplikasi maupun perangkat sms gateway.
‐ Mampu membuat laporan mengenai keluhan dan saran dari pelanggan.
Dikarenakan adanya penambahan fungsi baru pada PT. Sinar Jaya Sukses
Mandiri, maka diusulkan adanya perubahan pada struktur organisasi. Tujuannya adalah
untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja dalam mengembangkan perusahaan. Berikut
ini adalah gambar rekomendasi struktur organisasi pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri.
124
Gambar 4-2 Usulan Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
4.3 Strategi Teknologi Informasi (TI)
Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan
dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi
perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.
4.3.1 Usulan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Tabel 4-8 Usulan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Sedang Digunakan Dibeli Keterangan Pemakai Perangkat jml Spesifikasi Spesifikasi unit harga total
General Manager
Notebook
1
APPLE MacBook Air: Intel Core2 Duo 1.86GHz 2GB DDR3 128GB SSD
Kingston 2GB
SODIMM DDR3 PC-
10666
8 493.000 3.944.000
Tambah memory untuk: - General Manager - Manager
Manager 7
HP Presario CQ42-263TU: Core i5-450M 2GB DDR3 320GB HDD DVD±RW,
125
Junior Manager 4
HP Presario CQ41: Core i3-350 Ram 2GB DDR3 500GB HDD DVD±RW V-GEN
SODIMM DDR3 1GB
14 158.000 2.212.000
Tambah memory untuk: - Junior Manager - admin
Admin 10
HP Presario CQ42-359TU: Pentium P6200 1GB DDR3 320GB HDD DVD±RW
Staff PC
DESKTOP 20
Monitor LCD 15,6 inch Memory DDR2 2G Hardisk 120GB VGA onboard Mouse + keyboard standart DVD R
Vgen DDR2 1GB 20 155.500 3.110.000
Tambah memory untuk: - Staff
Serv er HSCM
1
Spesif ikasi: Processor Q8300 Ram 4GB DDR2 Hd 2x250GB VGA onboard
VISIPRO 2GB
1 304.000 304.000 Tambahan memory untuk: - serv er
GSM Modem Itegno spesif ikasi: USB, GPRS Modem, PCI sopport
1 1.800.000 1.800.000 untuk membangun sms gateway
Harga Total 11.370.000
Keterangan: (*) harga per tanggal 23-01-2011 sumber: www.bhineka.com
126
4.3.2 Usulan Arsitektur Jaringan
Usulan arsitektur jaringan akan menggambarkan mengenai teknologi informasi yang akan ditambahkan dan dihilangkan
berdasarkan strategi teknologi informasi. Usulan arsitektur jaringan akan dijabarkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 4-3 Usulan Arsitektur Jaringan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
127
4.4 Rencana Implementasi
4.4.1 Perencanaan Biaya
Untuk pembangunan beberapa sistem sesuai dengan usulan diatas, PT. Sinar Jaya
Sukses Mandiri menggunakan jasa IT Consultant Juno. Juno merupakan developer yang
membangun sistem HSCM. Dalam pembangunan aplikasinya, terdapat sebuah tim yang
terdiri dari system development, project manager dan system analyst. Untuk seorang
system development diberi gaji sebesar Rp. 2.475.023,- per bulan, sedangkan untuk
seorang project manager diberi gaji sebesar Rp. 4.261.060,- per bulan, dan untuk
seorang system analyst diberi gaji sebesar Rp. 2.970.082,- per bulan. Penambahan biaya
akan dibebankan apabila perusahaan ingin meng-customize aplikasi yang telah dibuat
sesuai dengan requirement awal sebesar Rp. 2.000.000,- perbulan selama masa
implementasi sistem. (Sumber: http://www.zdnetasia.com/indonesia-it-salary-
benchmark-2010-62204816.htm)
Berikut adalah rincian biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan dalam usulan
aplikasi sesuai dengan tabel 4.1 diatas:
128
Tabel 4-9 Perencanaan Biaya
(sumber data: penyelenggaraan pelatihan HSCM tahun lalu)
Sistem KeteranganDeveloper JunoPengerjaan 6 bulanBiaya Develop Rp37.968.741Pelatihan Rp18.240.000
Ket:Jumlah service center = 30Lama pelatihan = 3 hariUang kos t = 50 rb/hariUang makan = 36 rb/ hariTransport = 500 rb/ orang (12)Transport = 250 rb/ orang (18)
Developer JunoPengerjaan 6 bulanBiaya Develop Rp29.058.495Perawatan Rp300.000Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp67.027.236Pelatihan Rp10.160.000
Ket:Jumlah distributor = 20Lama pelatihan = 3 hariUang kos t = 50 rb/hariUang makan = 36 rb/ hariTransport = 250 rb/ orang
Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp81.877.374Pelatihan -Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp67.027.236Pelatihan -Developer JunoPengerjaan 9 bulanBiaya Develop Rp67.027.236Pelatihan -
Total biaya Rp378.686.318
HRMS Pembangunan Sistem Pengelolaan Karyawan dan Implementasinya
Pembangunan Sistem Penjualan Online dan Implementasi
POS + GL Pembangunan Sistem terintegrasi antara POS dan GL dan implementas inya
Procurement Pembangunan Sistem Procurement dan Implementasinya
CRM Penambahan modul di HSCM untuk Accurate dan pengintegrasian HSCM dengan Accurate
Pembangunan Sms Gateway dan pengintegrasian dengan HSCM
Usulan SistemBiaya
129
4.4.2 Perencanaan Waktu
Implementasi sistem dan teknologi informasi membutuhkan waktu tertentu dan
melibatkan dana yang cukup besar, terutama dalam penyelenggaraan pengadaan
peralatan SMS Gateway. Untuk itu, maka perlu dibuat perencanaan implementasi yang
baik dan benar, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan strategis sistem informasi
dapat terpenuhi dengan optimal.
Implementasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri diperkirakan dapat diselesaikan
dalam waktu 5 tahun. Berikut ini tabel jadwal rencana implementasi SI/IT pada PT.
Sinar Jaya Sukses Mandiri :
Tabel 4-10 Perencanaan Waktu
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4Strategi SIPengembangan sistem HSCMPengintegrasian s istem HSCM dengan accuratePembangunan sistem SMS gatewayPengintegrasian s istem HSCM dengan SMS gatewayPembangunan sistem penjualan online ke distributorImplementasi s istem penjualan online ke distributorPembangunan sistem terintegrasi antara general ledger & point of salesImplementasi s istem integrasi general ledger & point of sales
Pembangunan sistem pengadaan peralatan operasionalImplementasi s istem pengadaan peralatan operasionalPembangunan sistem human resource management system (HRMS)Implementasi s istem human resource management system (HRMS)
Strategi Manajem en SI /ITPerekrutan technical supportPelatihan staff service centerPelatihan distributorPelatihan staff sales & warehousePelatihan staff finance dan accountingPelatihan karyawanPelatihan staff human resource development
Strategi TIPembelian hardwarePembenahan struktur jaringanPembenahan serverPemeliharaan SI/IT
Activity PlanTahun Ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3 Tahun ke-4
Top Related