BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN
P.D. SINAR MULIA
3.1. The Task
1. Gambaran Umum Perusahaan
Perusahaan ini berawal dari sebuah toko pada tahun 1955 yang dirintis oleh Almarhum
Bapak Buddy Tanoto. Toko ini menjual lampu minyak dan perlengkapannya, yang pada
saat itu digunakan sebagai alat penerangan yang lebih baik yang dapat dipergunakan
untuk memenuhi kebutuhan masayarakat yang belum terjangkau listrik. Penggunaan
lampu petromak dinilai lebih praktis dan efesien. Seiring berkembangnya usaha tersebut,
toko ini menjadi sebuah Perusahaan Dagang oleh Almarhum Bapak. Buddy Tanoto,
selaku pimpinannya. Sparepart lampu petromak keseluruhan di impor dari Singapura
dan Hongkong. Pada tahun 1977, karena permintaan yang semakin meningkat dibuat
sebuah pabrik untuk pembuatan sparepart lampu petromak dengan nama PT.Sintika
diperuntukkan khusus untuk menyuplai kebutuhan sparepart lampu petromak kepada
PD.Sinar Mulia. Pada era 90-an, banyak daerah-daerah yang telah terjangkau listrik.
Sehingga akhirnya, PT.Sintika tidak lagi menjadi penyuplai tetap sparepart lampu
petromak kepada PD.Sinar Mulia. Untuk perluasan produknya PD. Sinar Mulia,
menambah lampu dan kompor gas dan produk lainnya. PD. Sinar Mulia sampai saat ini
masih mendapatkan suplai sparepart lampu dari PT.Sintika, supplier lokal dan sebagian
dari impor.
44
Pada tahun 2000 hingga sekarang , pimpinan PD. Sinar Mulia dialihkan kepada Bapak
Santoso Suryadi anak dari Almarhum Bapak Buddy Tanoto. Pelanggannya tersebar di
Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, dan
sekitarnya.
2. Tujuan Perusahaan
Tujuan dari perusahaan ini disamping untuk mendapatkan laba, yaitu untuk
menyediakan produk yang berkualitas kepada para pelanggan serta mendukung
pemerintah dalam penyedia sarana penerangan.
3. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PD. Sinar Mulai ditunjukkan dengan gambar 3.1.
Gambar 3.1. Struktur organisasi P.D. Sinar Mulia
Sumber: Hasil wawancara dengan P.D. Sinar Mulia
Direktur
Bagian Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Keuangan
Bagian Gudang Bagian Pengiriman Service dan Perakitan
45
4. Tugas dan Tanggung jawab
Direktur:
tanggungjawab dalam mengadakan perencanaan, mengkoordinir dan mengawasi serta
memberikan penilaian hasil-hasil tugas dari tiap-tiap bagian serta menetapkan
kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan serta menyetujui
penjualan dan pembelian barang.
Bagian Pembelian:
1. memilih supplier untuk membeli suatu barang
2. mencari supplier dan melakukan kerjasama dengan berbagai pihak untuk
kelancaran pembelian suatu barang untuk mendapatkan biaya yang minimal.
Bagian Penjualan:
1. melayani pelanggan dengan baik, menawarkan barang kepada pelanggan, menjalin
hubungan yang baik dengan pelanggan
2. menerima pesanan pelanggan dengan tepat
3. mengecek barang yang akan dikemas apakah sesuai dengan pesanan.
4. membuat surat jalan
Bagian Keuangan:
1. Bertugas untuk menagih pembayaran kepada pelanggan, dan menerimapembayaran
atas penjualan kepada pelanggan
2. melakukan pembayaran kepada supplier
46
3. melakukan penyetoran kas ke Bank
4. membuat laporan harian kas masuk dan keluar
Bagian Gudang : 1. Bertugas menerima barang dari supplier dan menyediakan barang atas pesanan dari
pelanggan .
2. Bertugas membuat faktur penjualan atas catatan dari bagian penjualan
3. Bertugas mencatat kurangnya order di buku order
4. Melakukan stok opname periode satu tahun.
5. Bertugas melakukan pencatatan barang masuk dan barang keluar untuk
mengendalikan jumlah persediaan
6. Menginformasikan kepada bagian pembelian untuk barang-barang yang harus dibeli.
Bagian Pengiriman :
1. Bertugas dan bertanggungjawab mengirim barang.
Bagian Service atau Perakitan :
1. Bertugas untuk merakit suatu barang pesanan pelanggan
2. Bertugas melakukan service atau perbaikan atas permintaan pelanggan dari barang
yang pernah dibelinya.
47
5. Produk Perusahaan
1. Lampu Minyak Tanah
1. Alcohol type :NO. 821/250 C.P., NO. 826/350 C.P.,NO. 832/500 C.P.
2. Rapyd Type :NO. 828/350 C.P., NO. 830/500 C.P.
Sparepart:
1. Kap Luar
2. Kap dalam
3. Kap tebeng
4. Rangka
5. Stang pompa
6. Bengkokan
7. Mangkok api
8. Mepel
9. Sarangan
10. Tempat spiritus
11. Bakaran spiritus
12. Corong Minyak Tanah
13. Pipa bawah
14. Pipa atas
15. Meteran
16. Kaos lampu kaca
17. Tatakan tengah
18. Kunci lampu
19. Tangki
48
2. Kompor minyak tanah
SparePart :
1. Burner : NO. 100B, NO. 203, NO. 100, NO. 202, NO. 768
2. Oil-Valves : NO.904 4WAYS, NO.903 3WAYS, NO.902
i. 2 WAYS
3. Copper Tube : NO.905 1/8 “, NO. 906 3/16”
3. Kompor listrik
SparePart : pompa listrik
1. 401 Adjustment Nut, 402 Retaining Ring, 403 Plastic Tube,404 Hat-
Shape Washer, 405 Copper Wire Coil, 406 Large Raubber Ring, HW
407 Pump Stand
2. 301 Pump Tube, 302 Rubber Ring, 303 Adjustment road, 304 Spring,
305 Pump Piston, 306 Pump Core, 307 Spring, 308 Pump Core Cover,
309 Rubber Ring
3. 501 Filter, 502 Large Washer, 503 power Switch, 504 Fuse Holder, 505
Rubber Ring, 506 Diodes,507 Fuse, 508 Turning Wheel, 509 Jet Set
4. 800 Washer, 801 Rubber Ring, HW 802 Small Pump Stand, 803
Hexagonal Nut, 804 Plastic tube Connector, 805 Small Gauze, 806
Valve, 807 Screw, 808 Large Hexagonal Nut
49
4. Kompor gas
1. High Pressure Serries : TS-50, TS-60,TS-80 II, PF-2, PF-2T, PF-50
2. Low Pressure Series : E- 40, GSM-20,GSM-30, GSM-40, GSM-50,
GSM 201, GSM 301, GSM 401, GSM 501
Spare Part:
1. Burner Cup
2. Base
3. Body/ bowl
4. Stand
5. High Pressure Control
6. Burner PF-2
7. Burner CF-600
6. Prosedur sistem penjualan yang berjalan
1. Prosedur penerimaan pesanan
Bagian penjualan mendapat pesanan dari pelanggan melalui telepon, faximili, pos surat
ataupun dengan datang langsung ke perusahaan. Bila pesanan secara lisan, bagian
penjualan mencatat pesanan di secarik kertas. Perjanjian penjualan tunai ataupun kredit,
dilakukan pada saat awal pemesanan. Khusus, untuk pelanggan baru penjualan pertama
harus dilakukan secara tunai. Untuk pelanggan lama dapat dilakukan secara tunai
maupun kredit. Jika penjualan terjadi secara kredit dibuat kesepakatan waktu
pembayaran yang biasanya dalam waktu 2 minggu.
50
Pesanan yang sudah dicatat kemudian diberikan ke bagian gudang untuk melihat jumlah
persediaan di buku stok. Bagian gudang akan menginformasikan kembali kepada bagian
penjualan mengenai tersedia atau tidak pesanan tersebut. Kemudian bagian penjualan
akan menginformasikan kembali ke pelanggan melalui telepon ataupun faximili. Setelah
mendapat informasi dari pelanggan, bagian penjualan menginformasikan kembali ke
bagian gudang atas pesanan tersebut Bila jumlah tidak mencukupi, maka akan dikirim
sesuai dengan jumlah yang ada dan akan ada catatan tambahan di faktur penjualan,
bahwa barang akan segera dikirim setelah jumlahnya tersedia. Perhitungan pembayaran
dilakukan berdasarkan jumlah pesanan awal. Bagian gudang akan mencatat jenis dan
jumlah persediaan yang kurang di buku order.
Bagian gudang mengambil barang di gudang, kemudian membuat faktur penjualan tiga
rangkap yang akan diberikan ke bagian penjualan bersama barang pesanan. Faktur
penjualan di otorisasi oleh bagian penjualan. Faktur penjualan rangkap 3 disimpan
bagian penjualan untuk dijadikan arsip.
Untuk penjualan kredit :
Faktur penjualan rangkap 1 dan 2 akan dikirimkan ke pelanggan bersama
barang pesanannya.
Faktur penjualan rangkap 1 yang sudah ditandatangani oleh pelanggan
kemudian diserahkan kepada bagian keuangan sebagai bukti untuk
melakukan penagihan. Faktur penjualan rangkap 2 diberikan ke pelanggan.
Untuk penjualan tunai :
Faktur penjualan rangkap1 akan langsung diberikan ke pelanggan pada saat
pengiriman barang.
51
Barang pesanan kemudian dicocokkan oleh bagian penjualan dengan catatan order yang
dibuat oleh bagian penjualan pada saat adanya pesanan dari pelanggan dengan faktur
penjualan yang dibuat oleh bagian gudang. Untuk barang yang dirakit, bagian gudang
memberikan kepada bagian perakitan untuk dirakit terlebih dahulu.
2. Prosedur pengiriman
Setelah adanya penyesuaian barang yang dipesan dengan barang yang disiapkan bagian
gudang, bagian penjualan membuat surat jalan tiga rangkap yang di otorisasi oleh bagian
penjualan dan memberikannya kepada bagian pengiriman beserta barang pesanan untuk
dikemas. Surat jalan rangkap 3 disimpan oleh bagian penjualan.
Untuk penjualan kredit dengan pengiriman dalam kota :
1. Surat jalan rangkap 1 dan rangkap 2 akan dikirim bersama barang
ke pelanggan.
2. Faktur penjualan rangkap 1 dan rangkap 2 akan dikirim bersama barang ke
pelanggan
Surat jalan rangkap 2 akan diberikan kepada bagian keuangan setelah di
tanda tangani pelanggan. Faktur penjualan rangkap 1 yang sudah
ditandatangani oleh pelanggan diberikan untuk bagian keuangan. Faktur
penjualan rangkap2 dan surat jalan rangkap 1 untuk pelanggan.
Untuk penjualan kredit dengan pengiriman luar kota , pengiriman barang
melalui ekspedisi yang ditunjuk oleh pelanggan. Surat jalan rangkap2
sebagai dokumen ke pihak ekspedisi. Perusahaan akan mendapat tanda
terima dari pihak ekspedisi, dan diberikan kepada bagian keuangan sebagai
lampiran faktur penjualan.
52
Untuk penjualan tunai, dengan kondisi pengiriman dalam maupun luar kota dokumen
surat jalan yang diberikan ke pelanggan maupun pihak ekspedisi sama dengan penjualan
kredit, hanya saja pelanggan akan mendapat faktur penjualan rangkap1 dan faktur
penjualan rangkap 2 disimpan oleh bagian keuangan.
3. Prosedur penagihan ( untuk penjualan kredit)
Pengiriman surat tagihan dilakukan oleh bagian keuangan. Untuk pelanggan dalam kota
bagian keuangan membuat surat tagihan atas dasar faktur penjualan dan surat jalan
rangkap 2 yang sudah ditanda tangani pelanggan. Surat tagihan akan dikirim oleh bagian
keuangan menggunakan faximili maupun surat pos.
4. Prosedur Penerimaan Kas
Pelanggan yang melakukan pembelian secara tunai maupun kredit dapat melakukan
pembayaran melalui uang tunai, transfer rekening bank, giro maupun cek. Bila sudah
membayar, pelanggan akan menginformasikan ke perusahaan melalui telepon atau
mengirimkan bukti pembayaran melalui faximili. Bagian keuangan melakukan
pengecekan rekening bank dan melakukan pencatatan atas kas yang masuk dan kas
keluar setiap hari.
Untuk penjualan kredit, Setelah melunasi pembayaran, bagian keuangan akan
mengirimkan faktur penjualan rangkap 1 akan dikirimkan kembali untuk pelanggan.
Untuk penjualan tunai, Setelah adanya pembayaran, pesanan pelanggan dapat diproses
untuk dikirimkan.
53
3.1.1. Purpose
Sistem pencatatan transaksi harian penjualan pada P.D. Sinar Mulia masih bersifat
manual dan belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi sehingga tidak
memudahkan fungsi-fungsi yang terkait dalam proses pencatatan transaksi harian.
Tujuan dari analisis sistem penjualan ini untuk mencari kelemahan-kelemahan pada
sistem penjualan yang sedang berjalan sehingga dalam pembuatan analisis dan
perancangan sistem informasi akuntansi penjualan diharapkan dapat menghasilkan
sistem penjualan yang mendukung pencatatan transaksi harian dan menghasilkan
laporan disertai dengan pengendalian internal.
3.1.2. System Definition
Sebuah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan untuk mendukung proses penjualan yang
dilakukan oleh tiap-tiap bagian di dalam perusahaan yang terkait dengan proses
penjualan tersebut. Untuk saling mengkomunikasikan informasi yang dihasilkan dari
setiap transaksi harian kepada setiap fungsi yang terkait, serta sebagai sumber untuk
pengambilan keputusan oleh pimpinan. Sistem ini menggunakan arsitektur client dan
server. Setiap client dan server menggunakan PC berbasis windows dan client akan
terhubung dengan server menggunakan LAN. Untuk lebih jelasnya tabel 3.1.
menunjukkan karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.
54
Tabel 3.1. Sistem Definition dengan FACTOR CRITERIA
Functionallity Mendukung pencatatan transaksi harian proses penjualan
sehingga menghasilkan informasi yang tepat yang disertai
pengendalian internal.
Application Domain Bagian Penjualan, Gudang, Keuangan, dan Akuntansi
Condition Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dikembangkan atas
usulan dari permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas
penjualan di dalam perusahaan.
Technology sebuah PC dengan perangkatnya
Objects karyawan, pelanggan, penjualan, penagihan, pembayaran
Responsibility untuk pencatatan dan pengendalian internal.
55
3.1.3. Context
Gambar 3.2 menunjukkan hubungan tiap bagian yang terkait dalam transaksi penjualan.
Gambar 3.2. Rich Picture
3.1.3.1. Problem Domain
56
Setiap pesanan dari pelanggan akan dilakukan pengecekan terhadap data pelanggan oleh
bagian penjualan, jika pelanggan belum terdaftar maka akan dilakukan input terhadap
data pelanggan baru tersebut. Proses selanjutnya adalah pengecekan terhadap persediaan
barang. Kemudian, bagian penjualan akan melakukan pembuatan pesanan penjualan
dengan pembuatan sales order.
Penjualan secara kredit akan mengurangi limit kredit si pelanggan dan akan bertambah
bila sudah dilakukan pembayaran. Limit kredit dapat ditambahkan jumlahnya oleh
bagian keuangan dengan membuat surat permohonan kredit berdasarkan informasi
penjualan dan penerimaan kas. Penambahan limit kredit berdasarkan ketentuan
perhitungan yang ditetapkan perusahaan. Kemudian surat permohonan kredit ditanda
tangani oleh bagian akuntansi dan pimpinan.
Sarana pengiriman yang akan digunakan juga ditentukan pada saat pemesanan
berdasarkan lokas i pengiriman. Jika pelanggan berlokasi di Jakarta, maka pengiriman
akan dilakukan dengan menggunakan kurir perusahaan. Jika pelanggan berlokasi di luar
Jakarta, pengiriman menggunakan perusahaan pengangkutan berdasarkan permintaan
pelanggan atau rekomendasi perusahaan.
Penjualan dengan back order terjadi apabila barang yang dipesan pelanggan melebihi
barang yang tersedia di perusahaan.
Pencatatan order akan dicetak sebagai dokumen sales order ataupun langsung dilakukan
pencetakan picking list maupun packing slip yang disiapkan oleh bagian penjualan.
57
Pelanggan akan menerima dokumen sales order sebagai order acknowledgment .
Pencetakan sales order menjadikan order dari pelanggan tersebut masih dalam status
waiting yang artinya masih dapat dilakukan pengubahan maupun pembatalan apabila
sudah mendapatkan konfirmasi kembali dari pelanggan. Status order menjadi OK
apabila sudah dilakukan pencetakan picking list dan packing slip. Bagian akuntansi akan
mendapatkan dokumen sales order yang sudah OK. Untuk penjualan tunai, bagian
keuangan akan mendapatkan rangkap dari dokumen sales order dari bagian akuntansi
untuk pendataan sewaktu pelanggan membayar. Penjualan yang dilakukan secara tunai
akan diproses bila telah dilakukan pembayaran oleh pelanggan. Bagian keuangan akan
mencetak bukti pembayaran dan memberikan kepada bagian akuntansi untuk diotorisasi.
Untuk pembayaran atas sales order tunai, bagian akuntansi akan menginformasikan
pembayaran pelanggan tersebut kepada bagian penjualan. Setelah adanya pembayaran,
sales order untuk penjualan tunai akan diproses oleh bagian penjualan. Picking list
diberikan kepada bagian gudang sebagai surat pengambilan barang di gudang yang
nantinya akan di tandatangani oleh si pengambil barang. Picking list diserahkan oleh
bagian gudang kepada bagian pengiriman bersamaan dengan barang. Packing slip
diberikan kepada bagian pengiriman untuk disesuaikan dengan barang yang di ambil
oleh bagian gudang, dan akan ditandatangani oleh si pengemas sekaligus yang akan
mengirim barang.
Kemudian picking list bersama packing slip akan diberikan oleh si pengemas barang
kepada bagian gudang untuk dibuatkan surat jalan. Surat jalan berisi jumlah barang yang
58
dikirim pada saat itu, dan bila barang yang di kirim adalah back order maka akan terisi
jumlah barang yang sudah pernah dikirim. Surat jalan akan diotorisasi oleh si pengirim.
Rangkap surat jalan akan diberikan kepada bagian penjualan dan rangkap yang lain akan
disimpan oleh bagian gudang. Kemudian akan dibuatkan Invoice oleh bagian penjualan
berdasarkan surat jalan. Jumlah pembayaran yang tertera di invoice berdasarkan jumlah
order si pelanggan tanpa dikurangi dengan jumlah back ordernya. Sehingga pada saat
pengiriman back order, tidak dilakukan pembuatan invoice. Invoice diotorisasi oleh
bagian akuntansi dan disimpan rangkapnya oleh bagian akuntansi dan penjualan. Untuk
penjualan kredit rangkap invoice akan diberikan kepada bagian keuangan sebagai
sumber informasi apabila pelanggan membayar, dan akan diberikan kembali kepada
bagian akuntansi bila sudah ada pembayaran.
Pengiriman barang yang dilakukan dengan kurir perusahaan, barang akan dikirim
bersama dengan surat jalan dan invoice. Untuk penjualan tunai, invoice rangkap 1 akan
di berikan ke pelanggan. Invoice rangkap 2 akan disimpan oleh bagian akuntansi. Untuk
penjualan kredit, invoice rangkap 2 akan diberikan ke pelanggan. Invoice rangkap 1 akan
disimpan bagian akuntansi. Untuk penjualan baik tunai maupun kredit surat jalan
rangkap 1 diberikan ke pelanggan dan surat jalan rangkap 2 yang telah ditandatangani
pelanggan akan diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan update tanggal sampainya
barang yang kemudian akan diberikan kepada bagian akuntansi. Untuk pengiriman
dengan perusahaan angkutan, invoice yang dikirim adalah invoice dan surat jalan
rangkap 1 saja untuk penjualan tunai. Sedangkan untuk penjualan kredit adalah invoice
rangkap 2 dan surat jalan rangkap1. Perusahaan angkutan akan memberikan tanda
59
terima, yang akan diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan update tanggal
sampainya barang yang kemudian akan diserahkan kepada bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi dapat melakukan pengecekan daftar piutang yang akan jatuh tempo
dan segera melakukan pencetakan dan pengiriman surat tagihan ke pelanggan. Rangkap
surat tagihan juga diberikan kepada bagian keuangan .
Untuk pembayaran dapat dilakukan secara uang tunai, transfer rekening Bank
Perusahaan, cek maupun giro. Pelanggan menginformasikan ke bagian keuangan atas
pembayaran yang telah dilakukannya dan mengirimkan bukti pembayarannya.
Pembayaran dicatat di bukti kas masuk berdasarkan nomor sales order. Untuk
pembayaran secara tunai, transfer, cek maupun giro yang telah jatuh tempo dimasukkan
dalam tipe deposit, sedangkan untuk cek dan giro yang belum jatuh tempo dimasukkan
dalam kondisi undeposit. Bagian keuangan dapat melihat daftar undeposit untuk dicatat
sebagai kondisi deposit pada saat jatuh tempo. Bukti pembayaran akan dicetak oleh
bagian keuangan dengan otorisasi bagian akuntansi. Kemudian invoice rangkap, yang
pada saat awal diberikan oleh bagian akuntansi akan dilampirkan bersama bukti
pembayaran kepada bagian akuntansi. Untuk penjualan kredit, bagian akuntansi akan
mengirimkan bukti pembayaran beserta invoice rangkap1 kepada pelanggan. Untuk
penjualan tunai, bukti pembayaran akan dikirimkan bersama barang beserta invoice
rangkap1.
3.1.3.2. Application Domain
60
Sistem yang membantu tugas-tugas yang ditangani oleh karyawan penjualan, karyawan
gudang, karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan yang terkait dengan transaksi
penjualan untuk menyelesaikan transaksi-transaksi harian serta dapat menghubungkan
tiap bagian terkait tersebut.
1. Bagian Penjualan
Menerima pesanan dari pelanggan dengan membuat Sales Order, mendata pelanggan
baru, membuat Back Order untuk sisa jumlah dari pesanan pelanggan, membuat invoice.
2. Bagian Gudang
Membuat surat jalan, dan update surat jalan.
3. Bagian Akuntansi
Mengecek daftar piutang jatuh tempo, membuat surat tagihan, melakukan otorisasi atas
beberapa dokumen transaksi.
4. Bagian Keuangan
Membuat bukti kas masuk, menyetorkan kas ke bank, mengubah limit kredit pelanggan
dengan ketentuan perhitungan berdasarkan laporan terkait masing-masing pelanggan.
3.1.4. Identifikasi Masalah
61
1. Tidak adanya konfirmasi dokumen pemberitahuan kepada customer, setelah order
disetujui.
Bagian penjualan menerima order dari pelanggan melalui lisan maupun dokumen
tertulis. Untuk order yang diterima secara lisan, bagian penjualan mencatatnya terlebih
dahulu dicatatan order tanpa membuat suatu dokumen tertulis yang diberikan kepada
pelanggan untuk memastikan kembali order tersebut beserta keterangan yang berkaitan
seperti alamat pengirimannya. Salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam siklus
pendapatan perusahaan dagang adalah order acknowledgment yaitu rangkap dari sales
order sebagai konfirmasi kepada pelanggan atas suatu order(Wilkinson et al,2000).
Sebab tidak dibuat dan dikirimkannya kembali dokumen tertulis tersebut kepada
pelanggan, dikarenakan sistem kepercayaan perusahaan tersebut kepada pelanggannya.
Hal ini dapat mengakibatkan suatu risiko kesalahan dalam pencatatan order maupun hal
yang berkaitan dengan pengirimannya. Selain itu, risiko pelanggan tidak mengakui
barang pesanannya pun dapat terjadi. Bagian keuangan akan kesulitan dengan informasi
pembayaran pelanggan atas penjualan secara tunai, karena untuk penjualan tunai
pelanggan tidak mendapatkan suatu dokumen apapun sehingga pada saat membayar
pelanggan hanya memberikan informasi total harga saja.
2. Tidak adanya persyaratan limit kredit bagi pelanggan
Kondisi yang terjadi diperusahaan, untuk keputusan apakah pelanggan berhak atau tidak
mendapatkan kredit adalah berdasarkan keputusan dari bagian penjualan yang hanya
mengandalkan intuisinya. Prosedur siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan order
dari pelanggan yang salah satu langkahnya adalah persetujuan kredit. Suatu order di
setujui apabila sudah melalui pengecekan limit kredit. Batas kredit diverifikasi atas akun
62
dari pelanggan sebelumnya di tambah dengan jumlah order yang dipesan saat ini, bila
tidak melebihi limit kredit maka di setujui, bila melebihi limit kredit maka tidak
disetujui (Romney dan Steinbart (2006) dan Wilkinson et al (2000)). Sebab tidak adanya
persyaratan limit kredit di perusahaan tersebut karena adanya sistem kepercayaan dan
kekeluargaan dari perusahaan kepada pelanggan. Seringkali, pelanggan yang memiliki
hubungan yang baik dengan bagian penjualan dapat dengan mudah memperoleh kredit.
Sehingga, pelanggan yang mendapatkan kredit tersebut sulit dalam pelunasan
hutangnya, karena tidak sesuai dengan kemampuannya. Hal ini dapat mengakibatkan
suatu risiko kemungkinan tidak tertagihnya piutang atau kredit macet yang dapat
mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan akibat meningkatnya kredit macet.
3. Perangkapan tugas di bagian gudang dan bagian penjualan.
Bagian Gudang membuat faktur penjualan setelah mendapatkan informasi dari bagian
penjualan mengenai adanya pesanan dari pelanggan. Bagian gudang mengecek
persediaan barang, jika barang tersedia akan dibuatkan faktur penjualan. Bila tidak
tersedia, akan dicatat di buku order untuk melakukan back order setelah barang tersedia.
Kemudian faktur penjualan beserta barang akan diberikan kepada bagian penjualan
untuk disesuaikan dengan catatan pesanan yang dibuat bagian penjualan pada saat ada
pemesanan. Faktur penjualan akan diotorisasi oleh bagian penjualan. Bagian penjualan
membuat surat jalan, yang akan diotorisasi sendiri oleh bagian penjualan. Bagian
pengiriman hanya bertugas mengirim barang tanpa mengetahui jumlah barang yang
dikemasnya. Hal ini menjadikan kondisi setiap fungsi melaksanakan tugas tidak sesuai
dengan tanggung jawabnya. Pelaksanaan tanggung jawab fungsi penjualan, gudang, dan
63
pengiriman tidak berjalan sebagaimana fungsi dari sebuah prosedur penjualan dilakukan
( Mulyadi, 2001). Kondisi ini dapat terjadi karena perusahaan menganggap pelaksanaan
tugas yang dilaksanakan setiap fungsi dapat memudahkan tiap fungsi gudang, penjualan,
dan pengiriman untuk melaksanakan tugasnya dalam hal pencatatan transaksi dan
pengecekan barang yang dikirim. Selain itu, perusahaan juga memberikan kepercayaan
penuh pada karyawannya.
Akibatnya proses pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan mengenai
persediaan barang tidak cepat karena informasi persediaan ada di gudang. Sedangkan
pelanggan, bila ingin memesan ditangani fungsi penjualan. Bagian gudang juga
mengetahui harga penjualan. Fungsi pengiriman yang harusnya bertanggung jawab atas
barang yang dikirim tetapi tidak mengetahui sesuai atau tidaknya barang yang dikirim
dengan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang.
4.Fungsi Keuangan merangkap dengan fungsi Pencatatan Kas.
Hasil pembayaran yang diterima dari pelanggan ditangani oleh fungsi keuangan yang
juga bertugas sebagai pencatat buku harian kas masuk dan keluar. Kondisi ini terjadi
karena perusahaan tidak mempunyai karyawan khusus yang bertugas sebagai pencatat
buku harian kas masuk dan keluar. Perusahaan menganggap pencatatan transaksi akan
lebih mudah dilakukan. Unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus
dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan fungsi penyimpanan
( Mulyadi,2001). Akibatnya bila kondisi ini dipertahankan kemungkinan adanya
penyelewengan dan kecurangan terhadap kas perusahaan dengan mengubah catatan akun
64
seperti lapping. Karyawan dapat menunda pencatatan terhadap kas yang diterima dan
menggunakannya terlebih dahulu untuk kepentingan pribadi.
5. Tidak adanya daftar pencatatan faktur jatuh tempo , tidak tercantumnya tanggal jatuh
tempo difaktur dan tidak adanya perangkapan surat tagihan.
Karyawan keuangan yang bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan surat
tagihan kepada pelanggan. Bagian Keuangan membuat surat tagih dengan berdasarkan
dokumen rangkap dari faktur penjualan dan surat jalan. Tidak adanya pencatatan jatuh
tempo terhadap faktur tersebut dan difaktur pelanggan pun tidak tercantum tanggal jatuh
tempo sehingga surat tagihan dibuat dan dikirimkan ke pelanggan sering melampaui
batas dari tanggal jatuh tempo. Kondisi ini menyulitkan karyawan untuk membuat surat
tagihan, sehingga pembuatannya pun tanpa ketentuan khusus melainkan berdasarkan
kebebasan dari karyawan untuk mengecek faktur-faktur yang akan jatuh tempo. Surat
tagihan juga tidak dibuatkan rangkap untuk arsip perusahaan maupun persetujuan fungsi
lain. Sebab kondisi ini terjadi karena perusahaan tidak mempunyai karyawan khusus
yang ditugaskan sebagai pembuat dan pengirim surat tagihan kepada pelanggan. Salah
satu sasaran dari Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk melakukan penagihan atas
produk atas jasa secara tepat pada waktunya dan dengan proses yang benar yaitu adanya
struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas dan sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Wilkinson et al ( 2000 ) dan
( Mulyadi,2001)
65
Akibat bila kondisi ini dipertahankan adalah fungsi keuangan dapat beresiko melakukan
kecurangan dengan piutang yang telah ditagihnya. Karena tidak adanya fungsi lain yang
mengetahui adanya pengiriman surat tagihan dan penerimaan piutang dari pelanggan
tersebut. Disamping itu, karena telatnya penagihan kepada pelanggan beresiko piutang
menjadi lama tertagih sehingga dapat mengurangi arus kas masuk bagi perusahaan.
6. Tidak adanya dokumen yang distandarkan dan laporan-laporan yang terkait dengan
penjualan.
a. Bagian Gudang mengambil barang tidak berdasarkan dokumen pengambilan barang
yang terotorisasi.
b. Bagian Pengiriman tidak mendapatkan dokumen untuk menyesuaikan barang yang
diterima dari gudang dan yang akan dikemas untuk disesuaikan dengan order
pelanggan.
Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan mengakibatkan tiap fungsi yang terkait
dengan penjualan serta pimpinan tidak dapat mengetahui kondisi perusahaan dan sulit
untuk mengambil keputusan.
66
3.1.5. Usulan dari permasalahan
1. Pihak perusahaan memberikan order acknowledgement kepada pelanggan
berdasarkan sales order yang dibuat pihak perusahaan untuk konfirmasi order yang
dipesan pelanggan untuk memastikan order sehingga adanya kesepakatan penjualan
antara pihak perusahaan dengan pelanggan.
2. Adanya persyaratan limit kredit untuk pelanggan yang akan melakukan pemesanan.
Dengan adanya persyaratan limit kredit ini maka pelanggan tidak dapat memperoleh
kredit apabila sudah melebihi limit kreditnya. Pelanggan diharuskan untuk membayar
terlebih dahulu. Sehingga meminimumkan resiko tidak tertagihnya piutang dan
mengantisipasi timbulnya kerugian dari dampak ketidak tertagihan piutang.
Penambahan mengenai limit kredit seorang pelanggan juga dapat dilakukan oleh bagian
keuangan atas dasar pertimbangan yang didapat dari bagian penjualan mengenai
transaksi penjualan dan bagian akuntansi mengenai pembayaran piutang dari pelanggan
tersebut.
3. Sebaiknya perusahaan menyesuaikan setiap fungsi dengan tanggung jawab yang
harus dilaksanakannya. Fungsi penjualan yang bertanggung jawab untuk membuat sales
order, mencetak picking list, packing slip, dan invoice berdasarkan surat jalan yang
dibuat oleh bagian Gudang.
Invoice yang dibuat akan diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Surat jalan yang dibuat akan
diotorisasi oleh fungsi Penjualan. Surat jalan dibuat berdasarkan adanya kesesuaian
67
barang yang telah disesuaikan oleh fungsi pengiriman antara barang yang diambil oleh
bagian gudang dengan packing slip dari bagian Penjualan.
4. Sebaiknya tanggungjawab Penerimaan Kas ditangani oleh fungsi Keuangan kemudian
Perusahaan membentuk fungsi akuntansi yang bertanggungjawab sebagai pencatat kas
harian.
5. Sebaiknya ada pencatatan mengenai daftar piutang pelanggan yang akan jatuh tempo
dan adanya tanggal jatuh tempo disetiap faktur penjualan sehingga pembuatan surat
tagihan dapat dilakukan sebelum piutang tersebut jatuh tempo sehingga pelangganpun
dapat melakukan pembayaran sebelum jatuh tempo. Tanggungjawab penagihan piutang
ke pelanggan ditangani oleh fungsi lain yaitu Fungsi Piutang karena tanggungjawab
mengenai pencatatan daftar piutang pelanggan ada di fungsi ini. Di dalam struktur
organisasi fungsi piutang ada dibawah bagian Akuntansi.
6. Sebaiknya dalam setiap transaksi penjualan yang terjadi terdapat dokumen-dokumen
yang distandarkan seperti acknowledgement copy untuk dikirimkan ke pelanggan
sebagai pemberitahuan kembali atas order yang telah dipesannya, picking list adalah
dokumen yang diberikan ke gudang untuk menyiapkan barang untuk diserahkan ke
bagian pengiriman, packing slip dokumen untuk menyesuaikan dengan barang yang
diterima dari bagian gudang. Disamping itu sebaiknya juga tersedia laporan-laporan
yang terkait dengan penjualan seperti laporan penjualan, laporan penerimaan kas, dan
68
laporan analisis umur piutang yang memudahkan tiap fungsi terkait dan pimpinan untuk
mengambil keputusan.
3.2. Problem Domain
3.2.1. Clusters
Gambar 3.3. menunjukkan kegiatan penjualan di perusahaan meliputi karyawan,
pelanggan, penjualan, penagihan, dan pembayaran.
Gambar 3.3. Cluster
3.2.2. Structure
1. Karyawan
Karyawan adalah orang yang melakukan tugas-tugas yang terkait dengan transaksi
penjualan. Gambar 3.4. menunjukkan Karyawan yang terspesialisasi menjadi bagian
Penjualan, bagian Gudang, bagian Pengiriman , bagian Keuangan dan bagian Akuntansi.
Gambar 3.4. Struktur untuk Karyawan
69
2. Pelanggan
Gambar 3.5. menunjukkan struktur untuk pelanggan. Pelanggan adalah orang yang
melakukan transaksi pembelian secara tunai maupun kredit.
Gambar 3.5.Struktur untuk pelanggan
3. Penjualan
Terdiri dari Sales Order, Barang, Back Order, Surat Jalan, Invoice. Gambar 3.6.
menunjukkan struktur untuk penjualan. Sales order memiliki agregasi dengan back
order, sales order memiliki asosiasi dengan barang, dan sales order memiliki asosiasi
dengan surat jalan. Surat jalan berasosiasi dengan invoice. Satu atau banyak sales order
dapat mempunyai satu atau lebih barang, satu sales order dapat mempunyai nol atau
satu back order. Satu sales order mempunyai satu surat jalan. Satu surat jalan
mempunyai satu invoice.
Gambar 3.6. struktur untuk penjualan
70
4. Penagihan
Surat tagihan dibuat untuk transaksi penjualan kredit yang invoicenya akan jatuh tempo.
Gambar 3.7.menunjukkan struktur untuk penagihan.
Gambar 3.7. struktur untuk penagihan
5. Pembayaran
Terdiri dari Bukti kas masuk. Gambar 3.8. menunjukan struktur untuk pembayaran.
Gambar 3.8 Struktur untuk pembayaran
71
3.2.3. Classes
Gambar 3.9. menunjukkan class diagram
Gambar 3.9. class diagram
72
3.2.3.1. Behavioral Pattern
1. Karyawan
Karyawan bagian penjualan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan
penjualan dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat sales order, dan invoice.
Gambar 3.10. menunjukkan behavioral pattern karyawan utnuk bagian penjualan.
Gambar 3.10. behavioral pattern untuk bagian penjualan.
Karyawan bagian gudang mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan gudang
dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat surat jalan.
Gambar 3.11. behavioral pattern untuk bagian gudang
73
Karyawan bagian pengiriman mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan
pengiriman dapat membuat surat jalan.
Gambar 3.12. behavioral pattern untuk bagian pengiriman
Karyawan bagian akuntansi mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan bagian
akuntansi dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat daftar piutang jatuh
tempo, membuat surat tagih.
Gambar 3.13. behavioral pattern untuk bagian akuntansi
74
Karyawan bagian keuangan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif, karyawan
keuangan dapat melakukan pengubahan, pencarian, membuat bukti kas masuk.
Gambar 3.14. behavioral pattern untuk bagian keuangan
2. Pelanggan
Pelanggan mulai aktif saat di create. Pada saat aktif pelanggan dapat melakukan
pengubahan, pencarian, dan pemesanan. Gambar 3.15. menunjukkan behavioral pattern
pelanggan.
Gambar 3.15. behavioral pattern untuk pelanggan
75
3. Barang
Barang diasumsikan tersedia saat sudah di create. Pada saat tersedia, barang dapat
melakukan pengubahan dan pencarian. Pada saat dalam kondisi dipesan, barang akan
terupdate. Gambar 3.16. menunjukkan behavioral pattern untuk barang.
Gambar 3.16. Behavioral pattern untuk barang
4. Sales Order
Sales Order mulai aktif saat di create. Saat aktif, sales order dapat melakukan pencarian
dan pengubahan. Pada saat kondisi sales order dicetak, maka sales order berstatus
waiting. Setelah adanya konfirmasi kembali dari pelanggan, sales order dapat aktif
kembali untuk dilakukan pencarian dan pengubahan. Sales Order berakhir saat sudah
tercetak picking list ataupun dibatalkan. Gambar 3.17. menunjukkan behavioral pattern
untuk sales order.
76
Gambar 3.17. behavioral pattern untuk sales order.
5. Back Order
Back Order mulai aktif pada saat di create. Back Order berakhir pada saat dilakukan
pencetakan. Gambar 3.18. menunjukkan behavioral pattern untuk back order.
Gambar 3.18. behavioral pattern untuk back order
77
6. Surat Jalan
Surat jalan mulai aktif pada saat di create. Saat aktif, surat jalan dapat melakukan
penambahan. Setelah surat jalan dalam kondisi sudah tercetak dan dikirim, surat jalan
dapat melakukan pengubahan terhadap tanggal diterimanya surat jalan tersebut. Surat
jalan berakhir saat kondisi tersimpan. Gambar 3.19. menunjukkan behavioral pattern
untuk surat jalan.
Gambar 3.19. behavioral pattern untuk surat jalan
7. Invoice
Invoice aktif saat di create. Invoice berakhir saat dilakukan pencetakan. Gambar 3.20.
menunjukkan behavioral pattern untuk invoice.
Gambar 3.20. behavioral pattern untuk invoice
78
8. Bukti Kas Masuk
Bukti Kas Masuk aktif, saat di create. Bukti Kas Masuk berakhir pada saat dilakukan
pencetakan.Gambar 3.21. menunjukkan behavioral pattern untuk bukti kas masuk.
Gambar 3.21. behavioral pattern untuk bukti kas masuk
9.Surat tagihan
Surat tagihan aktif saat dicreate. Surat tagihan berakhir pada saat dilakukan pencetakan.
Gambar 3.22. behavioral pattern untuk surat tagihan.
Gambar 3.22. behavioral pattern untuk surat tagihan
79
3.2.4. Event Table
Tabel 3.2 menunjukkan event-event dari class-class behavioral pattern
Tabel 3.2. event table
class
event
Pelanggan Karyawan Barang Sales
Order
Back
Order
Surat
Jalan
Invoice Bukti
Kas
Masuk
Surat
Tagihan
create + + + + + + + + +
update * * * * +
batal +
cetak + + + + + +
cari * * * * *
3.3. Application Domain
3.3.1. Usage
3.3.1.1. Overview
Terdapat empat actor dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia
yang akan menggunakan sistem yaitu karyawan Penjualan, karyawan Gudang, karyawan
Akuntansi dan Karyawan Keuangan.
Tabel 3.3.. menunjukkan actor table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D.
Sinar Mulia.
Tabel 3.3.. actor table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
80
P.D. Sinar Mulia.
Actors Use Cases
Bagian
Penjualan
Bagian
Gudang
Bagian
Akuntansi
Bagian
Keuangan
Update pelanggan X X
Input pelanggan X
Mencari barang X
Membuat sales order X
Update sales order X
Membuat back order X
Mencetak Laporan
Penjualan
X X
Membuat invoice X
Membuat surat jalan X
Update surat jalan X X
Membuat bukti kas
masuk
X
Mencari undeposit X
Mencetak Laporan
Penerimaan Kas
X X
Membuat daftar piutang
jatuh tempo
X
Mencetak surat tagih X
Mencetak Laporan
Analisis Umur Piutang
X
3.3.1.2 Actor
81
Tabel 3.4. menunjukkan spesifikasi actor untuk karyawan penjualan
Tabel 3.4. Actor Specification untuk karyawan penjualan
Karyawan Penjualan
Goal : Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani
transaksi pemesanan barang termasuk pendataan
terhadap pelanggan.
Characteristics : memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem dan
mengetahui proses bisnis yang terjadi. Pada saat
karyawan menggunakan sistem, maka sistem akan
mencatat nama karyawan tersebut.
Examples : Karyawan Penjualan menangani pendataan pelanggan
dan transaksi pemesanan barang, maka ia juga
mengetahui tugas yang harus dilaksanakannya. Pada
saat melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem
akan mencatat nama karyawan tersebut.
82
Tabel 3.5. Actor Specification untuk karyawan gudang
Karyawan Gudang
Goal : Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani
pembuatan dan update surat jalan.
Characteristics : memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem
dan mengetahui proses bisnis yang terjadi dalam
pembuatan surat jalan tersebut. Pada saat karyawan
menggunakan sistem, maka sistem akan mencatat
nama karyawan tersebut.
Examples : Karyawan Gudang membuat surat jalan, ia juga
mengetahui proses dan kondisi yang terjadi sehingga
dapat melaksanakan tugasnya. Pada saat
melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan
mencatat nama karyawan tersebut.
Tabel 3.6. Actor Specification untuk karyawan akuntansi
83
Karyawan Akuntansi
Goal : Karyawan yang bertanggung jawab untuk piutang,
pencetakan surat tagih, pencetakan laporan
penjualan, laporan penerimaan kas, dan analisis
umur piutang.
Characteristics : memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem
dan mengetahui proses bisnis dan kondisi yang
terjadi. Pada saat karyawan menggunakan sistem,
maka sistem akan mencatat nama karyawan
tersebut.
Examples : Karyawan Piutang membuat surat tagih, ia juga
mengetahui proses dan kondisi yang terjadi
sehingga dapat melaksanakan tugasnya. Pada saat
melaksanakan tugasnya tersebut maka sistem akan
mencatat nama karyawan tersebut.
Tabel 3.7. Actor Specification untuk karyawan keuangan
84
Karyawan Keuangan
Goal : Karyawan yang bertanggung jawab menerima
pembayaran dari pelanggan dan melakukan
penyetoran uang tunai ke Bank
Characteristics : memiliki kemampuan dalam menggunakan sistem
dan mengetahui proses bisnis dan kondisi yang
terjadi untuk membuat bukti pembayaran. Pada
saat karyawan menggunakan sistem, maka sistem
akan mencatat nama karyawan tersebut.
Examples : Karyawan Keuangan menangani penerimaan
pembayaran dari pelanggan maka ia mengetahui
proses dan kondisi dalam melaksanakan tugasnya.
Pada saat melaksanakan tugasnya tersebut maka
sistem akan mencatat nama karyawan tersebut.
3.3.1.3. UseCases
85
Gambar 3.23 menunjukkan use case yang mengidentifikasikan empat actor.
Sistem Informasi Akuntansi PenjualanP.D. Sinar Mulia
bagian penjualan
input pelanggan
membuat sales order
mencari barang
membuat surat jalan
membuat daftarpiutang jatuh tempo
update surat jalan
bagian Gudang
membuat back order
membuat invo ice
update pelanggan
update sa les order
mencetak laporanpenjualan
mencetak surattagih
mencetak laporananalisis umur piutang
bagian Keuangan
membuat bukti kasmasuk
mencari undeposit
mencetak laporanpenerimaan kas
Bagian Akuntansi
Gambar 3.23. Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Use Cases Specification
86
Tabel 3.8. menjelaskan spesifikasi use-case untuk update pelanggan.
Tabel 3.8. Use Case Specification untuk update pelanggan
Update Pelanggan
Use Case : update pelanggan diawali dengan pencarian data pelanggan.
Karyawan bagian penjualan dan keuangan dapat
melakukan pencarian data pelanggan di master pelanggan.
Pencarian dapat menggunakan nama pelanggan ataupun
kode pelanggan tersebut. Untuk pelanggan yang sudah
terdaftar, dapat dilakukan pengecekan terhadap data
pelanggan termasuk limit kreditnya. Karyawan penjualan
juga dapat melakukan pengubahan data pelanggan tersebut
kecuali data limit kreditnya, yang dapat melakukan
pengubahan limit kredit yaitu karyawan keuangan.
Objects : Bagian penjualan, bagian keuangan, pelanggan.
Functions: create, mengambil detail pelanggan, update.
Tabel 3.9. Use Case Specification untuk input Pelanggan
input Pelanggan
Use Case : input atau mencatat pelanggan dilakukan bila pada saat
pengecekan data pelanggan ternyata pelanggan belum
terdaftar.
Object : bagian Penjualan, pelanggan
Functions : create, save
87
Tabel 3.10. Use Case Specification untuk Mencari barang
Mencari barang
UseCase : Mencari barang dilakukan pengecekan data barang di master
barang. Bagian penjualan melakukan pengecekan barang
dengan melihat master barang untuk memastikan bahwa
barang yang di pesan pelanggan tersedia atau tidak.
Pengecekan di master barang dapat menggunakan kode
barang ataupun nama barang.
Objects : Bagian penjualan, barang.
Function : create, mengambil detail barang.
Tabel 3.11. Use Case Specification untuk membuat sales order
88
Membuat Sales Order
Use Case : Membuat sales order di windows sales order dengan
mengambil data dari pelanggan dan barang. Dengan
memasukkan kode pelanggan dan nama barang , maka akan
tampil data pelanggan dan data barang yang terkait dengan
sales order. Sales Order yang sudah ter-save dapat
dilakukan pencetakan sales order maupun picking list dan
packing slip. Pencetakan sales order akan menjadikan status
sales order menjadi waiting. Pencetakan picking list dan
packing slip akan menjadikan status sales order menjadi
OK. Sales Order dalam kondisi waiting, masih dapat
dilakukan pengubahan dan pembatalan. Sales Order dalam
kondisi OK tidak dapat dilakukan pengubahan dan
pembatalan.
Object : Bagian Penjualan, sales order, barang, pelanggan.
Function :create, mengambil detail pelanggan, mengambil detail
barang, hitung total, hitung back order,update back order,
update barang, update limit kredit, update status sales order,
save, mencetak sales order.
89
Tabel 3.12. Use Case Specification untuk update sales order
Update Sales Order
Use Case : Update Sales Order dilakukan untuk melihat dan melakukan
perubahan terhadap status sales order. Status waiting terjadi
apabila belum dilakukan pencetakan picking list dan
packing slip. Status OK terjadi apabila telah dilakukan
pencetakan picking list dan packing slip.
Selain itu juga untuk melihat status back order apakah
waiting atau OK. Back order dalam kondisi waiting bila
belum dilakukan pembuatan back order dan akan menjadi
OK bila sudah dilakukan pembuatan back order.
Object : bagian penjualan, sales order, back order,barang, pelanggan.
Function: create, mengambil detail sales order, mengambil detail back
order, mengambil detail pelanggan, update barang, update
limit kredit, update back order, update status sales
order,cetak .
90
Tabel 3.13. Use Case Specification untuk Membuat Back Order
Membuat Back Order
Use Case : Back Order terjadi pada saat jumlah barang yang dipesan
pelanggan melebihi jumlah barang yang tersedia di gudang.
Back order dibuat setelah barang yang menjadi back order
tersebut sudah tersedia. Membuat back order berdasarkan
pendataan di windows data sales order.
Object : bagian penjualan, back order, sales order, pelanggan, barang.
Function : create, mengambil detail sales order, mengambil detail
pelanggan, mengambil detail barang, update status back
order,save, cetak.
Tabel 3.14. Use Case Specification untuk Membuat Surat Jalan
Membuat Surat Jalan
Use Case : Surat jalan dibuat pada saat pesanan barang sudah diambil
dari gudang dan sudah disesuaikan oleh bagian pengiriman.
Dengan berdasarkan picking list, bagian gudang membuat
surat jalan dengan input nomor berdasarkan tipe sales order
ataupun back order.
Object : Bagian gudang, pengiriman, surat jalan, sales order, back
order, pelanggan, barang.
Function: create, mengambil detail sales order, mengambil detail back
order, mengambil detail pelanggan, mengambil detail
barang, mengambil detail pengirim, mengambil detail
gudang, save, mencetak surat jalan.
91
Tabel 3.15. Use Case Specification untuk update surat jalan
Update Surat Jalan
Use Case : Update surat jalan dengan melakukan perubahan tanggal
sampainya barang. Dapat juga dilakukan pencarian data
surat jalan berdasarkan nomor sales order oleh bagian
penjualan.
Object : bagian gudang, bagian penjualan, surat jalan, back order.
Function : create,mengambil detail surat jalan, mengambil detail sales
order, save.
Tabel 3.16. Use Case Specification untuk membuat invoice
Membuat Invoice
Use Case : Membuat invoice dilakukan oleh bagian penjualan setelah
adanya pembuatan surat jalan. Invoice dibuat berdasarkan
nomor surat jalan untuk tipe sales order.
Object : bagian penjualan, invoice, surat jalan, sales order, pelanggan,
barang.
Function : create, mengambil detail surat jalan, mengambil detail sales
order, mengambil detail pelanggan, mengambil detail
barang, save, update invoice, mencetak invoice.
92
Tabel 3.17. Use Case Specification untuk Membuat Bukti Kas Masuk
Membuat Bukti Kas Masuk
Use Case : Membuat Bukti Kas Masuk pada saat bagian keuangan telah
menerima pembayaran dari pelanggan. Keuangan akan input
pembayaran berdasarkan nomor sales order . Sistem juga
akan mengenerate jenis penjualan tersebut apakah tunai
ataupun kredit. Jika penjualan terjadi secara tunai maka
sistem tidak akan mengenerate nomor invoice karena untuk
penjualan tunai invoice akan dibuat setelah adanya
pembayaran. Untuk penjualan yang terjadi secara kredit,
sistem akan mengenerate nomor invoice. Status invoice
tersebut juga akan tergenerate apakah paid atau unpaid.
Kemudian bagian keuangan juga dapat melakukan
pencetakan bukti pembayaran.
Object : bagian Keuangan, bukti kas masuk, sales order, invoice,
pelanggan.
Function : create, mengambil detail sales order, mengambil detail
invoice,mengambil detail pelanggan, save, update limit
kredit, update status invoice, mencetak bukti pembayaran.
93
Tabel 3.18.Use Case Specification untuk Mencari Undeposit
Mencari Undeposit
Use Case : Bagian keuangan mencari undeposit berdasarkan tanggal
cair cek atau giro.
Object : Bagian Keuangan, bukti kas masuk, pelanggan, sales order,
invoice.
Function : create, mengambil detail bukti kas masuk, mengambil detail
pelanggan,mengambil detail sales order, mengambil detail
invoice.
Tabel 3.19.Use Case Specification untuk Membuat Daftar Piutang
Jatuh Tempo
Membuat Daftar Piutang Jatuh Tempo
Use Case : Daftar piutang jatuh tempo menampilkan daftar invoice
yang akan jatuh tempo berdasarkan tanggal yang diinput
bagian akuntansi.
Object : bagian akuntansi, Bukti Kas Masuk, pelanggan, invoice.
Function : create, mengambil detail pelanggan, mengambil detail
invoice, mengambil detail bukti kas masuk.
94
Tabel 3.20. Use Case Specification untuk mencetak surat tagihan
Mencetak Surat Tagihan
Use Case : Surat tagihan dibuat oleh bagian akuntansi setelah melihat
daftar piutang jatuh tempo. Surat tagihan dibuat berdasarkan
nomor invoice.
Object : bagian piutang, surat tagihan, invoice.
Function : create, mengambil detail invoice, save, mencetak surat
tagihan.
Tabel 3.21. Use Case Specification untuk Mencetak Laporan Penjualan
Mencetak Laporan Penjualan
Use Case : Membuat Laporan Penjualan dapat dibuat berdasarkan
pelanggan, ataupun barang. Masing-masing pilihan tersebut
dapat dikategorikan berdasarkan periode atau keseluruhan.
Object : bagian penjualan, bagian akuntansi, sales order, pelanggan,
barang
Function : create, mengambil detail sales order, mengambil detail
pelanggan, mengambil detail barang, cetak laporan
penjualan.
95
Tabel 3.22. Use Case Specification untuk Mencetak Laporan Analisis
Umur Piutang
Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang
Use Case : Membuat Laporan Piutang dapat dibuat berdasarkan
periode, bulan dan keseluruhan.
Object : bagian akuntansi, invoice, pelanggan.
Function : create, mengambil detail invoice, mengambil detail
pelanggan, mencetak laporan piutang.
Tabel 3.23. Use Case Specification untuk mencetak Laporan Penerimaan
Kas
Mencetak Laporan Penerimaan Kas
Use Case : Laporan Penerimaan Kas dapat dibuat berdasarkan
pelanggan. Masing-masing dapat di kategorikan menurut
periode, ataupun keseluruhan.
Object : bagian keuangan, bagian akuntansi , pelanggan, bukti kas
masuk, invoice, sales order.
Function : create, mengambil detil pelanggan, mengambil detail bukti
kas masuk, mengambil detail sales order, mengambil detail
invoice, mengambil detail pelanggan, mencetak laporan
penerimaan kas.
96
3.3.2. Function List
3.3.2.1. Complete Function List
Tabel 3.24. Function List
Function List
Complexity Type
Use Case : Update pelanggan simple read,update
Create simple update
Mengambil detail pelanggan simple read
Update pelanggan simple update
Use Case : input Pelanggan simple update
Create simple update
Save simple update
Use Case : Mencari Barang simple read,update
Create simple update
Mengambil detail barang simple read
Use Case : Membuat sales order complex update,read,
compute
Create simple update
Mengambil detail pelanggan simple read
Mengambil detail barang simple read
Hitung back order medium compute
Hitung total medium compute
Update back order medium compute
Update barang complex compute
update limit kredit complex compute
save simple update
update status sales order simple update
cetak sales order simple read
97
Use Case : Update Sales Order complex read,update,
compute
Create simple update
Mengambil detail Sales Order simple read
Mengambil detail back order simple read
Mengambil detail barang simple read
Membatalkan Sales Order simple update
Mengambil detail pelanggan medium update
Update barang complex compute
Update limit kredit complex compute
Update back order complex compute
Update status sales order simple update
Use Case : Membuat Back Order simple read,update
Create simple update
Mengambil detail pelanggan simple read
Mengambil detail sales order simple read
Mengambil detail barang simple read
Update status back order simple update
Save simple update
Cetak simple read
Use Case : Membuat Surat Jalan simple read,update
Create simple update
Mengambil detail sales order simple read
Mengambil detail back order simple read
Mengambil detail pelanggan simple read
Mengambil detail barang simple read
Mengambil detail pengirim simple read
Mengambil detail gudang simple read
Save simple update
Mencetak surat jalan simple read
98
Use Case : Update Surat Jalan medium read,update
Mengambil detail surat jalan simple read
Mengambil detail sales order medium read
Save simple update
Use Case : Membuat Invoice simple read,update
Create simple update
Mengambil detail surat jalan simple read
Mengambil detail sales order simple read
Mengambil detail pelanggan simple read
Mengambil detail barang simple read
Save simple update
Mencetak invoice simple read
Use Case: Membuat bukti kas masuk complex read,update,
compute
Create simple update
Mengambil detail invoice simple read
Update status invoice simple update
Mengambil detail sales order simple read
Mengambil detail pelanggan simple read
Save simple update
Update Limit Kredit complex compute
Mencetak bukti pembayaran simple read
Use Case : Mencari undeposit simple read,update
Create simple update
Mengambil detail bukti kas masuk simple read
Mengambil detail pelanggan simple read
Mengambil detail sales order simple read
Mengambil detail invoice simple read
99
Use Case :
Mencari daftar piutang jatuh tempo simple read
Mengambil detail invoice simple read
Mengambil detail bukti kas masuk simple read
Mengambil detail pelanggan simple read
Buat surat tagih simple read
UseCase : Mencetak Surat Tagih simple read,update
Create simple update
Mengambil detail invoice simple read
Mencetak surat tagih simple read
Save simple update
Use Case :
Membuat laporan penjualan simple read,update
Create laporan penjualan simple update
Mengambil detail pelanggan simple read
Mengambil detail barang simple read
Mencetak laporan penjualan simple read
Use Case :
Membuat Laporan Penerimaan Kas simple read,update
Create simple update
Mengambil detail bukti kas masuk simple read
Mengambil detail invoice simple read
Mengambil detail pelanggan simple read
Mengambil detail sales order simple read
Mencetak laporan penerimaan kas simple read
100
Use Case : Membuat Laporan
Analisis Umur Piutang complex read,compute
Create simple update
Mengambil detail invoice simple read
Mengambil detail bukti kas masuk simple read
Mengambil detail pelanggan simple read
Menghitung umur piutang complex compute
Mencetak laporan piutang simple read
101
Sequence Diagram
Gambar 3.24. sequence diagram update pelanggan
102
Gambar 3.25. sequence diagram input pelanggan
Gambar 3.26. sequence diagram mencari barang
103
Gambar 3.27. sequence diagram membuat sales order
104
Gambar 3.28. sequence diagram update sales order
105
Gambar 3.29. sequence diagram membuat back order
106
W indows Input Surat Jalan Surat Jal an Back Order Pelanggan Barang
get back order()
create()
get_gudang()
c lose()
get_NO_Surat_jalan()
result ()
Sales Order
get pelanggan()
resul t()
get barang()
Pengiriman G udang
get pengi ri m()
save()
result()
cetak()
get sal es order()
result()
result ()
resul t()
resul t()
result ()
l oad_t ipe()
s im pan()
get_sales_order()
result ()
Bagian G udang
Gambar 3.30. sequence diagram membuat surat jalan
107
Gambar 3.31. sequence diagram update surat jalan
108
Gambar 3.32. sequence diagram membuat invoice
109
Windows Bukti Kas Masuk P elanggan S ales Order
create()
InvoiceBuk ti K as M asuk
get pe langgan( )
res ul t( )
get invo ic e()
save()
get sales order()
result()
c etak ()
close()
get_no_pembayaran()
result()
resu lt()
entry ()
resul t()
load_via_pembayaran()
load_tipe()
update_lim it_kredit()
update_s tatus _invoice()
B agian Keuangan
Gambar 3.33. sequence diagram membuat bukti kas masuk
110
Gambar 3.34. sequence diagram mencari undeposit
111
Gambar 3.35. sequence diagram membuat piutang jatuh tempo
112
Gambar 3.36. sequence diagram mencetak surat tagihan
113
Gambar 3.37. sequence diagram mencetak laporan penjualan
114
Gambar 3.38. sequence diagram mencetak laporan penerimaan kas
115
Gambar 3.39. sequence diagram mencetak laporan analisis umur piutang
116
3.3.3. User Interface
Bahasa Indonesia adalah bahasa yang umumnya digunakan dalam P.D. Sinar Mulia.
Sehingga, bahasa indonesia digunakan dalam sebagian besar user interface Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia. Istilah bahasa inggris juga ada yang
digunakan dalam rancangan muka Sistem Informasi Akuntansi Penjualan tersebut.
3.3.3.1.Dialogue Style
Setiap user interface mempunyai sebuah windows untuk setiap kelas-kelas penting di
dalam sistem. Setiap windows mendukung pencatatan transaksi penjualan rutin di
perusahaan. Sistem juga mendukung pencarian data dan fasilitas pencetakan yang dapat
digunakan untuk menginformasikan perkembangan transaksi penjualan kepada tiap
bagian yang terkait dalam kegiatan tersebut seperti pelanggan, karyawan penjualan,
karyawan gudang, karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan.
Untuk lebih jelasnya gambaran rancangan muka dan hasil pencetakannya dapat dilihat di
table 3.25
117
Tabel 3.25. windows user interface dan printouts
Windows Printouts
Main Menu
Master Pelanggan
Input Pelanggan
Update Pelanggan
Master Karyawan
Input Karyawan
Master Barang
Cari Barang
Transaksi Sales Order
Input Sales Order Sales Order, Picking list,Packing Slip
Update Sales Order Picking list,Packing Slip
Transaksi Back Order Picking List,Packing Slip
Transaksi Surat Jalan
Input Surat Jalan Surat Jalan
Update Surat Jalan
Transaksi Invoice Invoice
Transaksi Bukti Kas Masuk Bukti Pembayaran
Transaksi Cari undeposit -
Transaksi Daftar -
Piutang Jatuh Tempo
Transaksi Cetak Surat Tagih Surat Tagihan
Laporan Penjualan Laporan Penjualan
Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Analisis umurPiutang
Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas
118
3.3.3.2.Overview
Gambar 3.40. menunjukkan sebuah navigasi diagram , yang menyediakan sebuah
gambaran dari windows user interface dan hubungan antar windows user interface.
Windows di rancang serupa dengan bentuk windows yang terdapat di navigation
diagram dan semua fungsi yang penting dapat di aktivasi secara langsung di tiap
windows.
119
Gambar 3.40. Navigation Diagram
120
Gambar 3.41. User Interface Menu Login
Gambar 3.42 User Interface Menu File
121
Gambar 3.43. User interface Menu Master
.
122
Gambar 3.44. User Interface Input Pelanggan Baru
Menambah data
Menyimpandata
Menutup windows
123
Gambar 3.45. User Interface Update Pelanggan
Mencari berdasarkan pilihan
Menampilkan semua data
Menutup Windows
124
Gambar 3.46. User Interface Cari Barang
125
Gambar 3.47. User Interface Menu Transaksi
126
Gambar 3.48. User Interface Sales Order
Menambah data
Menyimpan data
Bersihkan fi eld Menutup Windows
Mencetak
127
Gambar 3.49. User Interface Update Sales Order
128
Gambar 3.50. User Interface Back Order
129
Gambar 3.51. User Interface Input Surat Jalan
130
Gambar 3.52. User Interface Update Surat Jalan
131
Gambar 3.53. User Interface Invoice
132
Gambar 3.54. User Interface Bukti Kas Masuk
133
Gambar 3.55. User Interface Cari Undeposit
Gambar 3.56. User Interface Piutang Jatuh Tempo
134
Gambar 3.57. User Interface Cetak Surat Tagih
Gambar 3.58. User Interface Menu Laporan
135
Gambar 3.59. User Interface Laporan Penjualan
Print Preview
Cetak
Pilih
136
Gambar 3.60. User Interface Laporan Penerimaan Kas
Print Preview
Cetak Pilih
137
Gambar 3.61. User Interface Laporan Analisis Umur Piutang
Print Preview
Cetak
138
3.3.4. The Technical Platform
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia dikembangkan untuk PC
dengan menggunakan bahasa pemrograman berorientasi objek yaitu Visual Basic 6 dan
menggunakan Microsoft Access 2000.
User interface yang digunakan sesuai dengan standar windows. Sistem ini akan
dioperasikan dengan mouse dan keyboard.
3.4. Recommendations
3.4.1. The System’s Usefulness and Feasibility
Sistem yang dibuat dapat membantu dan mempermudah penggunaan dalam transaksi
penjualan. Selain itu sistem juga dapat menghasilkan laporan-laporan mengenai
transaksi harian penjualan yang dilakukan selama periode tertentu dengan tujuan untuk
mengkontrol transaksi-transaksi tersebut.
3.4.2. Strategy
Rancangan sistem yang baru akan dipresentasikan kepada perusahaan sebelum
diimplementasikan dengan menjelaskan konsep sistem. Diharapkan perusahaan dapat
lebih memahami kegunaan sistem dan dapat menerapkannya dalam kegiatan perusahaan.
Apabila mereka dapat menggunakannya, maka sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Sistem diterapkan dengan menggunakan strategi cut off yaitu penerapan
sistem dengan langsung menggunakan s istem yang baru dengan alasan untuk
menghemat waktu proses implementasi dan mengurangi beban kerja karyawan apabila
dibandingkan dengan strategi paralel.
139
3.4.3. Development Economy
Biaya dari sistem yang dirancang dihitung berdasarkan keseluruhan tahap implementasi
proyek mulai dari tahap analisis hingga user evaluation yang diperkirakan akan
membutuhkan anggaran sebesar lima belas juta rupiah dalam kurun waktu tujuh bulan.
Top Related