BAB 2 LANDASAN TEORI - library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2013-1-00003-SI...
Transcript of BAB 2 LANDASAN TEORI - library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2013-1-00003-SI...
7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Data
Pengertian data menurut O’Brien (2005:696), Data adalah
fakta–fakta atau observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi
bisnis
Menurut McLeod (2007:9) Data terdiridarifakta–faktadan
angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta
mentah yangbelumdiolah.
Dari pendapat di atas dapat di simpulkan data merupakan
fakta-fakta yang belum di olah, sehingga belum memiliki arti bagi
pengguna.
2.2 Pengertian Informasi
Pengertian Informasi menurutO’Brien (2005:27), informasi
adalah data yang telah di olah atau di ubah yang berarti bagi
pengguna.
Menurut McLeod (2007:9) informasi adalah data yang sudah
di proses dan memiliki arti.
Dari pendapat di atas dapat di simpulkan informasi merupakan
kumpulan data yang sudah di oleh sehingga lebih bernilai dan dapat di
gunakan untuk tujuan tertentu.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
pengertian sistem informasi menurut Rommey (1997:16) ialah
Sistem Informasi adalah cara-cara yang organisasi lakukan untuk
mengumpulkan , menginput , mengolah, dan menyimpan data
kemudian mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian
rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Menurut O’Brien (2006:703), sistem informasi merupakan
kombinasi teratur yang terdiri dari user , hardware, software, serta
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang berfungsi dalam
8
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
sebuah organisasi.
Menurut Jhon W. Satzinger, (2005:7), Sistem Informasi
merupakan orang, data, proses dan teknologi informasi yang
berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan
kemudian menyediakan output berupa informasi yang di butuhkan
bagi organisasi.
Bedasarkan pengertian Sistem Informasi di atas dapat di
simpulkan, Sistem Informasi adalah komponen-komponen yang
saling berhubungan satu asma lain dan bekerja sama untuk
menghasilkan informasi yang di gunakan untuk tujuan tertentu dalam
suatu organisasi
2.4 Pengertian Evaluasi
Menurut Arikunto dan Cepi (2008: 2), evaluasi merupakan
kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang performa suatu
system, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk
menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan.
Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-
informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan
kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah
dilakukan.
Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan
proses sistematis yang terdiri dari mengumpulkan, menganalisis,
hingga interpretasi (menafsirkan) data atau informasi yang diperoleh.
2.5 Enterprise Resource Planning (ERP)
2.5.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Brady (2005: 2), ERP adalah program perangkat
lunak yang berguna dalam mengintegrasi proses bisnis
sertateknologi sistem informasi. Program ERP berfungsi mengelola
proses bisnis perusahaan secara luas, menggunakan database yang
9
umum dan alat manajemen bersama pelaporan.ERP mendukung
operasi yang efisien proses bisnis dengan mengintegrasikan
kegiatan usaha, termasuk penjualan, pemasaran, akuntansi
manufaktur, dan staf
Menurut O’Brien (2005:699), Enterprise Resource Planing
adalah software dengan fungsi terpadu meliputi manufaktur,
distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar
lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi,
kelincahan, dan profitabilitasnya.
Berdasarkan hal-hal diatas , dapat disimpulkan bahwa ERP
adalah Merupakan sebuah rancangan /konsep system informasi
sebuah perusahaan yang berfungsi menghubungkan proses bisnis
yang ada di dalam perusahaan , sehingga lebih memudahkan
pengumpulan informasi secara real time sehingga lebih effektif dan
effisien..
2.5.2 Sejarah perkembangan ERP
Gambar 2.1 : Evolusi Sistem ERP
Menurut Wijaya et al(2009:15), Penjelasan dari evolusi
sistem ERP adalah sebagai berikut:
Tahun 1960-an : Pada tahun ini ERP masih berdasarkan
inventory control
10
Tahun 1970-an : Kemudian Pada tahun 1970-an fokus
berpindah kepada MRP (Material Resource
Planning),yang berfungsi melakukan permintaan
material berdasarkan stock yang tersedia. MRP
menjadi konsep dasar manajemen produksi dan kontrol
dalam industri manufaktur. MRP merupakan hasil dari
pemrosesan bill of material (BOM) yang merupakan
daftar berbagai bahan baku atau komponen yang
diperlukan dalam industri. MRP dilihat sebagai solusi
sempurna untuk kebutuhan manufaktur dan
perencanaan produksi karena mampu memecahkan
masalah-masalah utama yang ada, Selain itu sistem
MRP juga berfungsi dalam mengelola tanggal jatuh
tempo pemesanan suatu material dan memberikan
signaling ataupun peringatan ketika suatu material
belum diterima. Kemudian dikembangkannya tools
yang berfungsi mendukung sistem MRP , tools ini
berfungsi dalam berbagai proses bisnis yang ada tidak
hanya untuk perencanaan material namun juga untuk
mengotamisasi proses produksi , tools ini juga disebut
Closed Loop MRP.
Tahun 1980-an :Kemudian MRP berkembang menjadi MRP
II yang mencakup pengelolaan distribusi serta
pengelolaan operasi produksi. MRP II merupakan
kumpulan dari fungsi – fungsi di dalam perusahaan
yang saling terhubung serperti perencanaan operasional
dan penjualan , manajemen permintaan , perencanaan
produksi , schedule , perencanaan kebutuhan material ,
perencanaan kebutuhan kapasitas dan pelakasanaan
sistem pendukung untuk kapasitas dan material.
Tahun 1990-an: MRP II kemudian dikembangkan lagi
menjadi ERP mencakup berbagai hal seperti sumber
11
daya manusia , keuangan , pengelolaan proyek yang
mencakup hampir seluruh aktivitas perusahaan.
Tahun 2000-an : ERP sudah dikembangkan sehingga sudah
mencakup seluruh fungsi di dalam perusahaan atau
disebut juga extended ERP
2.5.3 Manfaat dan kelemahan ERP
2.5.3.1 Manfaat ERP
Leon (2005: 54) menyatakan bahwa ERP
mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-
time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam
waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik,
kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan
fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas,
penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan
akurasi informasi dan kemampuan pembuatan
keputusan.
2.5.3.2 Kelemahan ERP
Menurut Magalhaes, Jahankhani, dan Hessami
(2010: 164), kelemahan-kelemahan pada sistem ERP
diantaranya sebagai berikut:
1. Terbatasnya kustomisasi software ERP.
2. Sistem ERP masih sangat mahal.
3. ERP sering kali dilihat terlalu sulit untuk
diadaptasikan kerangka kerja dan proses bisnis
spesifik beberapa perusahaan.
12
4. Banyak integratedlinks yang membutuhkan akurasi
tinggi di aplikasi lain untuk dapat bekerja secara
efektif.
2.6 Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiono (2004:129) teknik pengumpulan data dapat
dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket),
observasi (pengamatan).
2.6.1 Interview (Wawancara)
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,
apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk
menemukanpermasalahanyangharusditeliti, danjugaapabila peneliti
inginmengetahui hal–hal dari responden yang lebih mendalamdan
jumlah respondennya sedikit/kecil.
Wawancaradapatdilakukan secara terstruktur maupun tidak
terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face)
maupun dengan menggunakan telepon.
Wawancara terdiri dari:
a. Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik
pengumpulan data,bagipenelitiataupengumpuldatatelah
mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan
diperoleh.
b. Wawancara Tidak Terstruktur
Wawancaratidak terstruktur,adalahwawancara
yangbebasdimanapenelititidakmenggunakanpedoman
wawancarayangtelahtersusun secarasistematisdan lengkap
untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang
digunakan hanya berupa garis–garis besar permasalahan
yang akan ditanyakan.
13
2.6.2 Kuesioner (Angket)
Berdasarkan kamus besar bahasa Indonesia kuesioner adalah
daftar pertanyaan yang harus diisi dengan jawabannya.
2.6.3 Observasi (Pengamatan)
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri
yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu
wawancara dan kuisioner. Kalau wawancara dan kuisioner secara
berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada
orang, tetapi juga objek-objek alam yang lain.
Observasi terbagi menjadi:
a. Observasi Terstruktur
Observasi terstruktur adalah observasi yang
telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang
akan diamati, dimana tempatnya. Jadi Observasi
terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan
pasti tentang variable apa yang akan diamati.
b. Observasi Tidak Terstruktur
Observasi tidak terstruktur adalah observasi
yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentan apa
yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena
peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan
diamati.
2.7 SAP
2.7.1 Sejarah SAP
Menurut Brady Monk, dan Wagner(2001:21) SAP berasal
dari bahasa Jerman yang diperkenalkan pada tahun 1972 berarti
14
systeme, anwendungen and produkte in derdatenverarbeitung, yang
dalam bahasa Inggris adalah systems, applications, and products in
data processing. SAP merupakan vendor utama software ERP di
Mannheim, Jerman yang dibangun oleh 5 orang dari IBM.
Versi pertama SAP’s flagshipsoftwareenterprise adalah sistem
akuntansi keuangan bernama R1. Setelah itu digantikan oleh R/2
pada akhir tahun 1970-an. SAP R/2 berada disebuah mainframe
perangkat lumak aplikasi bisnis berbasis suite yang sangat sukses
di tahun 1980-an dan awal 1990-an. Hal ini sangat populer dengan
porsi besar perusahaan-perusahaan multinasional Eropa yang
membutuhkan aplikasi bisnis yang real time, dengan multi-
currency dan kemampuan multi-bahasa yang tertanam di dalamnya.
Dengan didistribusikannya komputasi clientserver, SAP-AG
mengeluarkan client-server versi perangkat lunak yang disebut
SAP R/3 (‘R’ adalah untuk pengolahan data ‘real time’ dan 3
adalah untuk threetier). Arsitektur baru ini kompatibel dengan
berbagai platform dan sistem operasi, seperti Microsoft Windows
atau UNIX. Hal ini membuka SAP ke seluruh basis pelanggan baru,
sistem SAP R/3.
SAP R/3 secara resmi diluncurkan pada tanggal 6 Juli 1992. Ia
kemudian dinamakan SAP ERP dan kemudian kembali berganti
nama menjadi ECC (ERP Central Component). SAP datang untuk
mendominasikan pasar aplikasi bisnis besar selama 10 tahun. SAP
ECC 5.0 ERP adalah penerus SAP R/3 4.7. versi terbaru dari suite
adalah mySAP 2005 atau SAP ECC 6.0. Tahun 2000-an, SAP
menjadi vendorindependent software terbesar ketiga dengan
121.000 instalasi di seluruh dunia, lebih dari 1.500 rekan kerja,
lebih dari 25 solusi bisnis industri khusus, dan lebih dari 41.200
pelanggan di 120 negara. Sekarang SAP dilengkapi dengan
arsitektur berorientasikan layanan (services-oriented architecture-
SOA) dan platform integrasi dan aplikasi, SAP NetWeaver.
15
2.7.2 Produk SAP
Menurut Hernandez, Keogh, dan Martinez (2005: 17-18),
beberapa produk yang diperkenalkan oleh SAP yaitu :
1. SAP for industry
didasarkan pada SAP Industry Solution sebelumnya dan untuk
sebagian besar masih didasarkan pada SAP R/3 yang
dimigrasikan pertama kali ke Enterprise R/3 dan ke SAP Web
Application Server dan juga mempunyai elemen dari SAP
NetWeaver.
2. mySAP
Business suite menyajikan sekumpulan dari semua produk SAP
lintas industri dan didasarkan pada strategi platform SAP
Netweaver. Beberapa solusi di dalam Business Suite adalah
mySAP CRM, mySAP SCM, dan mySAP ERP.
3. SAP x Apps
singkatan dari SAP CrossApplication, juga merupakan
pengembangan khusus yang didasarkan pada Java yang
didasarkan pada SAP NetWeaver yang mengizinkan integrasi
dari fungsi yang spesifik dari beberapa solusi SAP.
4. SAP Smart Business Solution
ditargetkan untuk segmen pasar dari bisnis yang kecil dan
menengah. Produk di dalam solusi ini meliputi:
a. mySAP All-in-One
merupakan paket khusus yang didasarkan pada sistem
SAP R/3 yang telah ditingkatkan dengan fungsi dan aplikasi
dari SAP Solution lainnya.
b. SAP Business One
merupakan produk khusus yang tidak secara langsung
didasarkan pada sistem SAP R/3 tetapi ditambahkan fungsi
16
yang kritis yang dibutuhkan oleh bisnis kecil dan menengah
seperti accounting dan warehouse management
2.7.3 Modul-modul SAP
Menurut Dewanto dan Falahah (2007: 172), modul-modul
yang disediakan dalam SAP antara lain :
1. Financials
1.1 Financial Accounting (FI)
1.2 Controlling (CO)
1.3 Fixed Asset Management (AM)
1.4 Project System (PS)
1.5 Enterprise Controlling (EC)
1.6 Real Estate Management
2. Logistics
2.1 Sales and Distribution (SD)
2.2 Materials Management (MM)
2.3 Quality Management (QM)
2.4 Plant Maintenance (PM)
2.5 Customer Service (CS)
2.6 Production Planning and Control (PP)
2.7 SAP Retail
3. Human Resources
3.1 Personnel Management (PA)
3.2 Personnel Time Management (PT)
3.3 Payroll (PY)
3.4 Training and Event Management (PE)
2.7.4 System-wide Concepts
Menurut SAP AG (2006: 3-2) “System-wide concepts
merupakan konsep, elemen organisasi, master data, dan transaksi,
yang merupakan elemen dasar yang dirancang dan diutilisasi untuk
17
menggambarkan struktur perusahaan dan proses bisnis dengan
sistem SAP”.
Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang dipetakan ke
aplikasi SAP. Berikut adalah elemen organisasi di dalam SAP :
a. Client
Merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi,
mewakili grup perusahaan.
b. Company Code
Merupakan unit legal yang independen secara akuntansi
mewakili elemen organisasi pusat dari akuntansi
keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara.
c. Plant
Merupakan pabrik produk untuk mendistribusikan produk,
atau menyediakan layanan. Plant juga merupakan pusat
unit organisasi dari produksi.
d. Storage location
Lokasi penyimpanan untuk stok material dalam
manajemen inventori yang dapat dibedakan dengan satu
plant disesuaikan dengan Storage location.
e. Sales organization
Merupakan pusat elemen organisasi dalam
manajemensalesorder yang mengontrol cara penjualan ke
pelanggan.
f. Distribution channel
Digunakan untuk mendefinisikan bagaimana produk yang
berbeda menjangkau pemakai, sebagai contoh wholesale.
g. Organization unit
Menggambarkan bermacam-macam unit bisnis yang ada di
perusahaan.
h. Position
Karyawan perorangan yang bertugas di perusahaan.
18
2.8 SAP Material Management
SAP MM (Materials Management) merupakan salah modul
dari SAP yang digunakan untuk menangani proses procurement
(pengadaan barang) suatu perusahaan.
Material management merupakan salah satu modul terbesar
dalam SAP, melibatkan banyak data barang, vendor, dan informasi
internal didalam perusahaan.
Material management digunakan untuk memastikan bahwa
perusahaan telah mendapatkan produk yang benar, sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, memastikan bahwa barang telah diterima
disimpan di tempat yang benar, memastikan bahwa informasi
mengenai harga dan jumlah barang selalu sesuai antara data dalam
system dengan kondisi di lapangan.
Pada modul material management dilakukan kegiatan yang
berkaitan dengan data-data material. Setiap pergerakan barang
dicatat dengan detail, tidak hanya pergerakan barang, dalam sistem
SAP vendor master file, material master file, warehouse
information, report dan stockake yang ada juga ikut diupdate.
Proses pengadaan barang dalam modul Material Management
yaitu:
1. Permintaan pembelian barang.
2. Penentuan vendor.
3. Penyeleksian vendor.
4. Proses pemesanan dan pembuatan Purchase Order.
5. Penerimaan barang.
6. Vertifikasi tagihan.
7. Proses pembayaran.
19
2.9 Procurement Process
G
a
m
b
a
r 2.2 : Procurement Cycle
a. Determination of requirements:
Kebutuhan dari perusahaan diidentifikasi sesuai
dengan perencanaan otomatis yang telah dibuat
sebelumnya, kontrol material ataupun kebutuhan
langsung dari pengguna di perusahaan.
b. Determination of source of supply:
Sebagai pembeli, SAP mendukung penentuan
sumber pasokan material.Penentuan sumber
pasokan dapat digunakan untuk membuat request
for quotation (RFQ). Selain itu, dapat juga dibuat
dengan merujuk ke purchase orders, contracts, dan
conditions yang telah ada di dalam sistem.
20
c. Vendor Selection & Comparison of Quotations:
Memilih vendor yang terbaik dari hasil identifikasi
dari tahap yang sebelumnya, pemilihan biasa
dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai
macam hal, salah satunya adalah harga. Pada
umumnya harga yang paling murah akan dipilih
oleh perusahaan.
d. Purchase order Processing:
Permintaan barang yang sudah terjadi pada tahapan
sebelumnya akan direalisasikan pada tahap ini, ini
adalah bagian dimana perusahaan membeli barang
kepada vendor.
e. Purchase order monitoring/follow-up:
Ini adalah bagian dimana perusahaan memeriksa
jadwal pengiriman dan penerimaan barang dari
vendor, pengawasan dan pemeriksaaan proses
selama pengiriman.
f. Goods receiving and Inventory Management:
Penerimaan barang atas barang yang dipesan
melalui purchase order untuk dikonfirmasi
kecocokan jumlah dan harga dari barang yang
masuk ke gudang.
g. Invoice Verification:
proses untuk mengecek data invoice yang
dimasukkan apakah sesuai dengan purchaseorder
yang berkaitan.
h. Payment Processing:
Setelah barang yang dibeli dan dipesan kepada
vendor dikirimkan ke perusahaan, maka tahapan
21
selanjutnya adalah melakukan pembayaran, dalam
tahapan ini perusahaan akan membayar sejumlah
uang kepada vendor sesuai dengan jumlah tagihan
yang diberikan.
2.10 Inventory Management
Inventory management merupakan salah satu bagian dari
modul material management, Inventory management
memungkinkan pengguna untuk melihat jumlah seluruh persediaan
barang secara real time kapanpun dibutuhkan. Setiap transaksi
yang melibatkan pergerakan barang akan dicatat guna memberi
informasi audit dari segi keuangan. Manajemen persediaan
diperlukan untuk membuat perencanaan persediaan dengan
perhitungan sesuai dengan stock yang diperlukan.
(http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/en/12/085d6a470311d1
894a0000e8323352/content.html)
Beberapa fitur yang ada pada inventory management :
• Pencatatan keluar masuk barang
• Pembuatan dokumen untuk setiap pergerakan barang
• Bisa membagi – bagi persediaan kedalam berbagai kategori
• Inventarisasi manajemen
• Batch manajemen
• Pengelolaan material secara khusus
• Bisa membuat fungsi khusus
• Analisis persediaan barang.
Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva lancar yang
biasanya berjumlah besar, dan merupakan unsur penting dalam
menunjang kegiatan perusahaan, baik perusahaan dagang maupun
perusahaan industri atau manufaktur.Persediaan dapat berupa
bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi,
ataupun suku cadang. Pendapat Ridwan S.Sundjaja (2007:379)
“persediaan meliputi semua barang atau bahan yang diperlukan
22
dalam proses produksi dan distribusi yang digunakan untuk proses
lebih lanjut atau dijual.”
2.11 Master Data
2.11.1 Material Master Records
Material Master Records merupakan sumber utama data
material perusahaan dan digunakan oleh semua area logistik.
Integrasi seluruh material data ke dalam satu objek database
menghapus masalah redundansi data. Semua area, seperti
purchasing, inventorymanagement, materialsplanning, dan invoice
verification dapat bersama-sama menggunakan data yang
tersimpan.
Data yang tersimpan di dalam material master records
diperlukan untuk beberapa tujuan, termasuk diantaranya:
a. Data purchasingdiperlukan untuk melakukan pemesanan.
b. Data inventorymanagement dibutuhkan untuk memantau
pergeseran barang.
c. Data accounting diperlukan untuk penilaian material.
d. Data materialsplanning dibutuhkan untuk perencanaan
kebutuhan material.
2.11.2 Vendor Master
Vendormaster record berisi informasi mengenai vendor
perusahaan. Informasi ini disimpan di dalam individual vendor
master records. Selain nama dan alamat vendor,
vendormasterrecord juga berisi data sebagai berikut:
a. Mata uang yang digunakan dalam transaksi
b. Syarat dan ketentuan pembayaran
c. Kontak penting
Data dalam vendor master record dibagi menjadi beberapa
kategori:
23
a. General Data
Data ini valid untuk semua client. Yang termasuk dalam data
ini contohnya seperti alamat vendor, dan bank.
b. Accounting Data
Dikelola pada level company code. Terdiri dari data seperti
jumlah rekening rekonsiliasi dan metode pembayaran untuk
transaksi pembayaran otomatis.
c. Purchasing Data
Data ini dikelola untuk setiap purchasing organization.
Termasuk diantaranya mata uang yang digunakan, incoterm,
dan berbagai kontrol yang berkaitan dengan vendor.
2.12 Purchase Document
Purchase document adalah dokumen penting yang terkait
dengan materialmanagement, saling berhubungan satu dengan
yang lainnya membentuk suatu ikatan.
Purchse document terdiri dari :
a. Planned Order
Sebuah planned order dikirim ke plant dan merupakan
sebuah permintaan MRP untuk proses
procurementmaterial tertentu dalam jangka waktu tertentu.
Planned order ini menentukan kapan perpindahan material
kedepannya sebaiknya dilakukan dan berapa banyak
material yang dibutuhkan nantinya.
b. Purchase Requisition
Adalah sebuah dokumen request atau instruksi untuk
pembelian sejumlah barang/jasa tertentu supaya
barang/jasa itu tersedia pada waktu yang diinginkan.
24
c. Request for Quotation (RFQ)
Suatu dokumen yang terdiri dari data-data kebutuhan yang
ditransisi dari dokumen requisition untuk material atau
jasa, dan RFQ ini dikirim ke vendor.
d. Quotation
Adalah sebuah tawaran dari vendor terhadap purchasing
organization dalam hal suplai material atau pelayanan jasa
untuk kondisi tertentu. Terdiri dari harga-harga dan
kondisi dari vendordan merupakan dasar dalam tahap
procurement ‘vendor selection’.
e. Purchase order
Purchase order merupakan formal request kepada vendor
untuk menyuplai barang atau jasa dengan kondisi yang
dinyatakan dalam Purchase order.
f. Contract
Merupakan perjanjian pembelian kontrak jangka panjang
dalam SAP merupakan tanda komitmen dalam pembelian
material atau jasa tertentu dari seorang vendor dalam
jangka waktu tertentu.
g. Inbound Delivery
Inbound Delivery adalah sebuah proses dalam penerimaan
dalam pengantaran barang ke tempat penerimaan barang
(warehouse). Proses ini dimulai pada saat barang siap di
kirim oleh vendor dan telah ditentukan melalui jalur apa
dan menggunakan apa pengantarannya, sampai ketika
barang tiba di warehouse dan warehouse receiver membuat
good receipt.
25
h. Goods Receipt
Goods Receipt merupakan pergerakan inbound dalam
bentuk fisik barang atau material ke dalam gudang. Hal ini
berdampak pada meningkatnya stok barang di gudang.
i. Stock Transfer
Stock Transfer adalah perpindahan fisik suatu barang dari
satu lokasi penyimpanan ke lokasi penyimpanan lainnya.
Stock transfer di sistem Material Management antara lain
termasuk perpindahan fisik material dari suatu plant ke
plant yang lain dan storage location ke storage location
yang lain.
j. Goods Return
Retur adalah sistem pengembalian barang yang telah dibeli
dari vendor sebagai akibat dari beberapa sebab seperti
barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan sebelumnya,
barang rusak, dan sebab lainnya.
k. Invoice Verification
Logistic Invoice Verification dikembangkan untuk
memfasilitasi entri invoice dan creditmemo untuk
mengecek kebenaran aritmatika dan untuk mengecek
apakah harga untuk material tertentu sudah sesuai atau
belum. Dalam proses invoiceverification tidak termasuk
pembayaran akan invoice dan evaluasi invoice tersebut.
Proses ini menciptakan hubungan antara
MaterialManagement dengan
Accountingeksternal/internal
26
2.13 Automated Procurement
2.13.1 Material Resources Planing
Gambar 2.3 : Aautomated Procurement
S
i
k
l
u
s
p
r
ocurement dapat disederhanakan di beberapa titik dengan
mengotomatisasi langkah-langkah individual dimana ada 3
tahap dari 4 tahap procurement yang dapat bejalan secara
otomatis.Proses ini merupakan cara singkat dalam melakukan
procurement process, yang terdiri dari:
a. Purchase requisition dengan MRP tanpa harus menginput
secara manual .Oleh karena itu ,penting untuk menentukan
data yang relevan di dalam material master record.
b. Automaticconversion PR into PO, di mana hal-hal berikut
harus terpenuhi :
1. Pada materialmaster record, indikator ‘automated PO’
harus di pilih.
2. Pada vendor master record, indikator ‘automated PO’
harus di pilih.
27
3. Barang pada dokumen PR harus memiliki sumber
suplai yang valid.
c. Evaluated Receipt Settlement (ERS)Dalam proses ERS ini,
harus setuju dengan vendor bahwa proses ini tidak akan
menghasilkan invoice untuk transaksi pemesanan. Tapi,
sistem SAP akan secara otomatis membuat invoice
bersangkutan untuk penerimaan barang. Proses ini
memiliki beberapa keuntungan:
a. Transaksi pemesanan selesai lebih cepat.
b. Error dapat dihindarkan.
c. Jumlah dan varian harga tidak terjadi pada invoice
verification.
Requirementplanning membantu mengawasi stokmaterial
dan mencakup otomatisasi permintaan pengadaan barang
dalam hal pembelian dan produksi. Menentukan
kekurangan dan menghasilkan elemen pengadaan barang
terkait, termasuk diantaranya planned order, purchase
requisition, dan schedule lines.Pada in-house production,
sistem membuat planned orders untuk perencanaan
produksi. Setelah perencanaan lengkap, planned orders
diubah menjadi production orders.
Pada external procurement, sistem membuat planned
order atau purchase requisition secara langsung untuk
perencanaan external procurement quantity. Planned
order dan purchase requisition merupakan elemen
perencanaan internal yang dapat diubah, dijadwalkan
ulang, atau dihapus kapan saja. Jika sebuah planned order
dibuat, bagian pembelian dapat memesan material hanya
apabila MRP controller telah memeriksa planned order
dan mengubahnya menjadi sebuah purchase requisition.
Sebaliknya, permintaan pemesanan dapat langsung
tersedia untuk dilakukan pembelian.
28
2.14 Activity Diagram
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 144), Activity
Diagram adalah sebuah diagram alur kerja yang menggambarkan
berbabgai pengguna kegiatan, orang yang melakukan aktivitas
masing-masing. Dan aliran sekuensial kegiatan ini
Menurut Pressman (2010: 161), Activity diagram adalah
diagram untuk menggambarkan aksi-aksi dan keputusan-keputusan
yang terjadi sesuai fungsi-fungsi yang telah dilakukan.
Gambar 2.4 : Activity Diagram Symbols
2.15 Data Access Layer Sequence Diagram
Menurut Satzinger (2008: 446), data acces layer didorong oleh
adanya pemisahan antar tanggung jawab dalam sistem yang lebih
kecil, data acces layer terbagi menjadi dua yaitu view layer dan
business logic layer
2.16 User Interface
29
User interface adalah bentuk tampak (visible form) dari
sebuah program yang merupakan media interaksi antara user
dengan system.
2.17 Fit/Gap Analysis
2.17.1 Pengertian Fit/Gap Analysis
Menurut Pol dan Paturkar (2011: 2), Fit/Gap Analysis (FGA)
adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses
bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di
urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi
kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap).
Menurut Jeffrey L. Whitten (2005:109), gap analysis adalah
perbandingan persyaratan – persyaratan bisnis dan teknis paket
applikasi komersial terhadap kemampuan kemampuan dan fitur –
fitur paket aplikasi komersial spesifik dengan tujuan
mendefinisikan persyaratan – persyaratan yang tidak dapat
dipenuhi.
Menurut Hoffman dan Bateson (2006:334), Gap Analysis
adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai
kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk
kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan
tersebut. Hal tersebut dilakukan gar dapat mengetahui apakah
suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara
optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.
AnalisaFit/Gapakanmengidentifikasikan gap
(kesenjangan)antarabagaimana operasi bisnis diperlukan untuk
melawan apa yang package tidak bisa penuhi.
2.17.2 Tujuan Analisa Fit/Gap
Analisa Fit/Gap digunakan adalah untuk mengevaluasi
kebutuhanuseruntukdanmengidentifikasibeberapa gap dalam
functionalitypadaSAP.Alternatifakandikembangkan
ketikagapdalam functionalityditemukan.Beberapagapakan diubah
30
sesuai dengan proses bisnis, laporan atau melakukan
penyesuaianterhadap software (customizing).
Tujuan dari analisis Fit/Gap adalah:
1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan.
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)
yang diperlukan.
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses
bisnis perusahaan.
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best Practice”.
5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan
perubahan kebijakan
2.17.3 Peringkat Requirements pada Fit/Gap Analysis
Kebutuhan dari setiap proses harus diidentifikasi untuk
menentukan tingkat prioritas. Tahapan ini mendukung tim proyek
dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis yang dapat
diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru.
Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus
pada area yang paling penting bagi organisasiagarfunctionality
yangbarudapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam
meningkatkan proses bisnis.
31
Tabel 2.1 Peringkat Requirements dalam analisa Fit/Gap
Peringkat Keterangan
H HIGH/Mission critical requirement -
adalah kebutuhan yang merupakan tugas
kritis/penting,diperlukanuntukoperasidan
tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;
termasuk di dalamnya kebutuhan laporan
yang penting bagi internal dan eksternal
M MEDIUM/valueaddrequirements–
adalahkebutuhan yang jika ditemukan, akan
secara signifikan meningkatkan proses di
perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses
sistem bisnisyangbukanmerupakantugas
kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi
jika ditemukan akan mempengaruhi cost
benefit organisasi
L LOW/desirable requirements requirements
-adalah kebutuhan yang bagus untuk
dimilikidan hanyaakanmenambahkannilai
yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis
perusahaan dan mungkin ditemukan melalui
perbaikan sementara atau perubahan pada
proses bisnis
32
2.17.4 Degree of Fit
Langkah lain dalam tahapan Fit / Gap analysis adalah
menentukan tingkat fit antara kebutuhan pengguna dan sistem
software.Dibagi menjadi :Fit, Gap, Partial Fit.
Tabel 2.2 Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap
Kode Keterangan
F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software
G GAP – software tidak dapat dipenuhi kebutuhan.
Komentar, alternatie, saran dan rekomendasi yang dibuat akan
menghasilkan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan
customazitaion terhadap software.
P Partial– software mempunyai fungsional yang memenuhi
kebutuhan. Perubahan sementara laporan khusus atau
customization. Bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar
dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
2.17.5 Gap Resulution
Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan
rekomendasi solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat
beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah
proses bisnis, mendesain lingkungan bisnis atau
mengkustomisasi SAP ERP versi yang digunakan.
Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah:
a. Package Work Around: pertama kali tim akan
mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan
dengan proses yang ada di SAP.
b. Membuat bisnis sesuai dengan Package: jika opsi pertama
tidak memungkinkan, sebaiknya merekomendasikan
perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan
dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang
terjadi.
33
c. Customization: ini adalah jalan terakhir, strategi yang dipilih
adalah membangun fungsionalitas baru di luar SAP dan
memisahkan package dari pada mengubah package. Yang
merupakan customization dari paket SAP adalah perubahan
pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf
pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat
berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada
software yang akan datang, contohnya:
1. Membuat atau memodifikasi menu, field atau kode SAP.
2. Membuat atau memodifikasi proses SAP.
3. Membuat laporan baru atau modifikasi untuk
menghasilkan laporan SAP.
4. Mengubah kode SAP untul mengimplementasikan level
keamanan.
2.18 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Menurut Black (2009:32), Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA) adalah sebuah teknik untuk memahami dan memberi
prioritas pada failure mode (symptom bug) atau risiko kualitas yang
mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, dan
interface sistem. Pada dasarnya, FMEA adalah sebuah prosedur
dalam pengembangan produk dan manajemen operasi untuk
menganalisis failure mode yang mungkin pada suatu sistem dengan
klasifikasi berdasarkan prioritas dan kemungkinan kegagalan.
Aktifitas FMEA yang berhasil membantu sebuah tim
mengidentifikasikan failure mode yang mungkin berdasarkan
pengalaman sebelumnya dengan proses atau produk yang serupa.
Ini memungkinkan tim untuk menghindari kegagalan-kegalan
tersebut dengan usaha dan pengeluaran yang minimum.
Menurut Shirouyehzad (2011:Vol 3(2)), FMEA adalah teknik
desain sistematis yang mengidentifikasi dan menyelidiki
kelemahan sistem potensial (produk atau proses).Ini terdiri dari
metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem
dapat terjadi, efek-efek potensial dari kegagalan pada kinerja
34
sistem dan keamanan, dan besarnya dampak dari efek tersbut.
FMEA ditujukan untuk menentukan keandalan desain dengan
mempertimbangkan potensi penyebab kegagalan dan efeknya pada
sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah
kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user atau pelanggan dan
untuk membantu manajemen dalam alokasi sumber daya yang lebih
efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko
perusahaan untuk mencegah user atau pelanggan menjadi sasaran
kesalahan yang tidak dapat diterima dan untuk menghindari
ketidakpuasan user atau pelanggan.
A. Severity. Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan
(langsung atau tertunda) pada sistem. Rex Black
menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak
berbahaya), sebagaimana berikut ini:
1. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah
keamanan.
2. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
3. Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi.
4. Kehilangan fungsionalitas parsial.
5. Kosmetik atau trivial.
B. Priority. Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan
tersebut pada user , pelanggan, atau operator. Rex Black
menggunakan skala dari 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak
berbahaya), seperti berikut ini:
1. Kehilangan total dari nilai sistem.
2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem.
3. Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai
sistem.
4. Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem.
5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem.
C. Likehood. Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1
(paling rentan) sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang:
a) keberadaan dalam produk (berdasarkan faktor risiko teknis
seperti kompleksitas dan histori kecacatan); b) di luar proses
35
pengembangan saat ini; dan, c) intruksi pada operasi user.
Skala yang digunakan sebagai berikut:
1. Pasti mempengaruhi semua user.
2. Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user.
3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.
4. Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user.
5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata.
Penilaian pada severity, priority dan likelihood selanjutny
aakan digunakan untuk menghitung total FMEA. Perhitungan
biasanya dengan cara mengkalikan ketiga kolom tersebut, dan akan
didapat RPN (Risk Priority Number) yang menjelaskan seberapa
pentingnya untuk menguji model kegagalan ini. Rex Black
(2002:34) membagi range nilai dari 1 ( resiko paling berbahaya)
sampai 125 ( paling tidak beresiko bahaya). Rex Black membagi 3
kategori dalam RPN ini, yakni:
1. High Risk Item :Kategori yang berdampak paling besar bila
terjadi kegagalan pada kegiatan ini. Perlu diberikan alternatif
solusi pada kategori ini. Skor kategori ini antara 1 sampai 42
dari total FMEA yang didapat.
2. Medium Risk Item:Kategori yang memiliki dampak cukup
besar bila terjadi suatu kegagalan dan masih ada beberapa
alternatif solusi. Skor kategori ini antara 43 sampai dengan 64.
3. Low Risk Item:Kategori ini memiliki dampak yang sangat
kecil/minimal bila terjadi sebuah masalah.Pada kegiatan ini
masalah dapat diselesaikan dengan solusi.
2.19 Risk Analysis
2.19.1 Pengertian Risk Analysis
Menurut Marchewka (2010: 207), identifikasi risiko
pada tahap proses manajemen risiko adalah menentukan risiko
mana yang mempengaruhi suatu proyek. Identifikasi risiko
biasanya termasuk project stakeholder dan membutuhkan
36
sebuah pemahaman dari tujuan proyek juga lingkup, jadwal,
anggaran, dan tujuan kualitas proyek.
Menurut Schwalbe (2010: 434), identifikasi risiko
adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial mana
yang dapat merugikan atau meningkatkan sebuah obyek
tertentu. Sangat penting untuk menentukan risiko potensial
lebih cepat, tetapi juga harus berlanjut untuk mengidentifikasi
risiko yang berdasarkan perubahan lingkungan proyek. Di
dalam identifikasi risiko terdapat penentuan risiko mana yang
mungkin mempengaruhi sebuah proyek dan mendokumentasi
karakteristik dari masing-masing risiko. Output dari proses ini
adalah permulaan dari sebuah risk register.
2.19.2 Alat dan Teknik untuk Identifikasi Risiko
Teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan
memahami dasar dari risiko proyek adalah dengan melakukan
tanya-jawab dengan beberapa stakeholder dan user
yangterlibatdenganaplikasi. Teknik ini dapat membuktikan
kegunaan untuk menentukan alternatif dari pandangan
seseorang, tetapi kualitas informasi yang diperoleh tergantung
dari keahlian pihak penanya dan pihak yang ditanya.
2.19.3 Analisis dan Penilaian Risiko
Menurut Marchewka (2010:217), analisis dan penilaian
risiko menyediakan sebuah pendekatan sistematis untuk
mengevaluasi risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh
stakeholders dan user. Tujuan dari analisis risiko adalah untuk
menentukan kemungkinan dan dampak dari masing-masing
risiko pada proyek. Penilaian risiko, pada sisi lain, fokus pada
memprioritaskan berbagai risiko sehingga sebuah strategi
risiko yang efektif dapat diformulasikan. Secara ringkas, risiko
mana yang harus direspon? Untuk derajat yang tinggi, ini akan
ditentukan oleh toleransi stakeholder terhadap risiko.
37
Terdapat dua dasar pendekatan untuk menganalisis dan
menilai risiko proyek. Pendekatan pertama lebih kualitatif
sifatnya karena terdiri atas penilaian subjektif yang didasarkan
pada pengalaman atau instuisi. Analisis kuantitatif,
berdasarkan pada teknik matematika dan statistika. Masing-
masing pendekatan memiliki kekuatan dan kelemahan ketika
dihadapkan pada ketidakpastian, maka kombinasi dari metode
kualitatif dan kuantitatif menyediakan wawasan yang bernilai
ketika melakukan penilaian dan analisis risiko, yaitu
pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif.
2.19.4 Pendekatan Kualitatif (Qualitative Approach)
Menurut Marchewka (2010:207), analisis risiko
kualitatif pada tahap proses manajemen risiko difokuskan pada
analisis kualitas yang berkenaan dengan dampak dan
kemungkinan dari risiko risiko yang telah diidentifikasikan.
Analisis risiko kualitatif berfokus pada analisis risiko
yang subjektif berdasarkan pengalaman dan penilaian dari
project stakeholder. Walaupun teknik-teknik untuk
menganalisis risiko proyek secara kualitatif dapat dilakukan
oleh masing masing stakeholder, tetapi dapat menjadi lebih
efektif jika dilakukan secara berkelompok. Proses
berkelompok ini memperkenankan masing-masing stakeholder
mendengarkan pandangan yang lain dan mendukung
komunikasi yang terbuka diantara berbagai stakeholder.
Sebagai hasilnya, pandangan yang luas dari ancaman,
kesempatan , isu-isu dan sudut pandang dapat didiskusikan
dan dimengerti.
Menurut Schwalbe (2010:464), analisis risiko kualitatif
menilai kemungkinan dan dampak atas risiko-risiko yang
teridentifikasi untuk menentukan tingkat dan prioritas.
38
2.20 Matriks Peluang/Dampak
Menurut Schwalbe (2010:465), seorang manajer proyek dapat
menuangkan dalam bentuk grafik peluang dan dampak risiko pada
Matriks Peluang/Dampak. Sebuah Matriks Peluang/Dampak
mendaftarkan peluang dari sebuah risiko yang muncul pada satu
sisi dari matriks dan dampak yang berhubungan dengan risiko pada
sisi lainnya. Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan
menggunakan teknik sederhana ini untuk membantu mereka
mengidentifikasikan risiko yang perlu mereka perhatikan. Untuk
menggunkana pendekatan ini, project stakeholder mendaftarkan
risiko-risiko yanng mereka perkirakan mungkin muncul atas
proyek yang dilaksanakan. Mereka kemudian menentukan apakah
risiko tersebut termasuk dalam kategori High (tinggi). Medium
(Sedang), atau Low (Rendah) atas peluang timbulnya dan
dampaknya jika risiko tersebut muncul.
Gambar 2.5:Probability/Impact Matrix
Berikut penjelasan penentuan tingkat probability dan impact pada
matrix tersebut :
1. Penilaian kemungkinan timbulnya risiko (probability)
menggunakan Risk ProbabilityRank :
a. HIGH : kemungkinan akan timbulnya risiko relatif
tinggi jika fungsi tidak digunakan
b. MEDIUM : kemungkinan akan timbulnya risiko jika
fungsi tidak digunakan cukup tinggi
39
c. LOW: Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi
tidak digunakan relatif rendah.
2. Penilaian dampak (impact) yang dapat timbul dikarenakan
risiko menggunakan Risk Impact Rank :
a. HIGH: dampak yang timbul dari risiko akan
mempengaruhi dan menghambat aktivitas utama proses
bisnis perusahaan.
b. MEDIUM: Dampak yang ditimbulkan dari risiko cukup
mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis
perusahaan, namun tidak menghambat proses bisnis.
c. LOW: dampak yang ditimbulkan dari risiko sangat kecil
bahkan tidak mempengaruhi aktivitas utama proses
bisnis perusahaan.
2.21 Kerangka Pikir
Gambar 2.6 : Kerangka Pikir
40
2.21.1 Input
Pada tahap input adalah fase menganalisa kesesuaian
antara user requirement dengan proses bisnis saat ini yang di
dukung oleh sistem SAP. Serta melihat beberapa
perkembangan yang terjadi pada proses bisnis saat ini.Pada
tahap ini pengumpulan data-data dilakukan dengan melakukan
survei serta observasi langsung melalui jalur intrenship.
2.21.2 Process
2.21.2.1 FMEA
Failure Mode Effect Analysis (FMEA)
digunakan untuk menilai kebutuhan (Requirement
Assessment) untuk mengetahui kebutuhan tersebut
berada memiliki prioritas pada nilai berapa.
Berikut adalah keterangan cara penilaian :
1. Severity
Tabel 2.3 Severity Description
Skala Arti Deskripsi
1 Kehilangan data,
kerusakan
perangkat keras,
atau masalah
keamanan.
Skala ini menunjukkan bahwa apabila requirement
gagal di jalankan maka akan mengakibatkan
kehilangan data, kerusakan pada perangkat keras, atau
masalah keamanan.
2 Kehilangan
fungsionalitas
yang tidak
memiliki solusi.
Skala ini menunjukkan bahwa apabila requirement
gagal di jalankan maka tujuan yang diharapkan dari
requirement tidak dapat capai dan tidak ada alternatif
lain untuk memenuhi requirement tersebut.
3 Kehilangan Skala ini menunjukkan bahwa apabila requirement
41
fungsionalitas
yang masih
memiliki solusi.
gagal di jalankan maka tujuan yang diharapkan dari
requirement tidak dapat capai tetapi masih ada
alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut.
4 Kehilangan
fungsionalitas
parsial.
Skala ini menunjukkan apabila requirement gagal di
jalankan maka tujuan yang diharapkan dari
requirement tidak dapat di capai seluruhnya
5 Kosmetik atau
trivial.
Skala ini menunjukkan apabila requirement gagal di
jalankan maka tidak akan menggangu tujuan dari
requirement atau tujuan tetap akan tercapai
2. Priority
Tabel 2.4 Priority Description
Skala Arti Deskripsi
1 Kehilangan nilai
sistem secara
keseluruhan
Skala ini menunjukkan sistem mengalami
pengurangan nilai secara keseluruhan sehingga
mengakibatkan pengguna sistem tidak dapat
menggunakkan fungsionalitas dari sistem.
2 Kerugian nilai
sistem yang tidak
dapat diterima
Skala ini menunjukan sistem mengalami
pengurangan nilai tidak secara keseluruhan namun
kerugian yang ditimbulkan tidak dapat diterima ,
namun sistem tetap dapat berfungsi tetapi
kehilangan fungsionalitas dari sistem.
3 Pengurangan nilai
sistem yang masih
dapat diterima
Skala ini menunjukkan sistem mengalami
pengurangan nilai yang masih dapat diterima.Hal
Ini mengakibatkan beberapa fungsionalitas sistem
yang dibutuhkan tidak dapat berjalan .
42
4 Pengurangan nilai
sistem yang
diterima
Skala ini menunjukkan sistem mengalami
pengurangan nilai yang bisa diterima. Hal ini
mengakibatkan beberapa fungsionalitas tidak dapat
berjalan namun masih dapat diterima oleh
pengguna sistem.
5 Pengurangan nilai
sistem yang dapat
diabaikan
Skala ini menunjukan sistem mengalami
pengurangan nilai namun tidak mempengaruhi
sistem secara keseluruhan. Beberapa fungsionalitas
sistem yang tidak dapat berjalan tidak
mempengaruhi pengguna sistem.
3. Likelihood
Tabel 2.5 Likelihood Description
Skala Arti Deskripsi
1 Tentu akan
memperngaruhi
semua user
Skala ini menunjukan bahwa kegagalan pada
requirement akan mempengaruhi semua user,
sehingga user yang berkaitan tidak dapat menjalankan
kegiatan operasional.
2 Akan berdampak
ke beberapa user
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada
requirement akan mempengaruhi ke beberapa user,
sehingga user yang berkaitan tidak dapat menjalankan
kegiatan operasional.
3 Akan berdampak
mungkin pada
beberapa user
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan requirement
akan berdampak mungkin pada beberapa user saja,
sehingga user yang berkaitan tidak dapat mejalankan
kegiatan operasional.
43
4 Dampak terbatas
untuk beberapa
pengguna
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada
requirement akan memiliki dampak terbatas untuk
beberapa user saja, sehingga user yang berkaitan tidak
dapat menjalankan kegiatan operasional.
5 Tak terbayangkan
dalam
penggunaan
nyata.
Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada
requirement akan mengakibatkan user yang berkaitan
tidak dapat menjalankan kegiatan operasional,
demikian dalam segi jumlah user yang terpengaruh
tidak dapat di bayangkan.
Setelah menentukan nilai Severity, Priority
dan Likelihood akan didapat total nilai dari
perkalian ketiganya yang disebut Risk Priority
Number (RPN) :
RPN = Severity x Priority x
Likelihood
KemudianRPN akan dipetakan pada Ranking
Requirement dimana akan menentukan apakah
suatu requirement memiliki rankHigh, Medium,
atau Low. Langkah ini adalah langkah pertama
dalam melakukan Fit/Gap Analysis. Berikut tabel
pemetaannya :
Tabel 2.6 Description from FMEA total (RPN)
Skala FMEA Total
(RPN)
Deskripsi
High /
Mission
Critical
Requirements
1-42 Merupakan requirement yang penting bagi
perusahaan dan dibutuhkan untuk operational
sehingga tanpa requirementini perusahaan
tidak dapat berfungsi.
44
Medium /
Value Add
Requirements
43-84 Merupakan requirement yang jika terpenuhi,
akan secara signifikan meningkatkan proses
namun tidak menghambat operational
perusahaan.
Low
Requirements
/ Desirable
Requirements
85-125 Merupakan requirement yang tidak begitu
perlu dipenuhi dan akan menambah sedikit
nilai untuk proses bisnisjika dilakukan.
2.21.2.2 FIT/GAP
Pada tahap ini adalah menentukan Degree of
Fit terhadap user requirement, menentukan apakah
proses yang sedang berjalan apakah sudah Fit atau
Gap setelah dibandingkan dengan user
requirement, dan menentukan rekomendasi atas
requirement yang memiliki status Gap
2.21.2.3 Risk Analysis
Pada fase ini dilakukan identifikasi terhadap
risiko yang mungkin terjadi apabila perusahaan
tidak menerapkan rekomendasi yang di berikan.
Dan penentuan user requirement yang mana yang
menjadi prioritas pertama, kedua, dan seterusnya
untuk diterapkan sesuai rekomendasi yang di
berikan.
2.21.3 Output
Setelah menganalisa permasalahan dan merancang
perbaikan kemudian diberikan beberapa kesimpulan dan saran
sebagi masukan kepada perusahaan.